IT-Informationen zum Semesterbeginn 2004

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1 IT-Informationen zum Semesterbeginn 2004 Aktuelle Grenzwerte beim -System: maximal erlaubte Größe ausgehender s auf kb eingehende nicht beschränkt Warnmeldung bei Postfachgröße kb erreicht hat (ca. 400 MB). Eine Nachricht darf maximal 5000 Empfänger haben es wird maximal 2 Tage versucht, eine Nachricht zuzustellen mit ENTF gelöschte s können innerhalb von 10 Tagen wiederhergestellt werden mit UMSCH-ENTF gelöschte s sind gänzlich weg (bei Spam oder großen s bitte verwenden) Austauschverzeichnis: neue Regelung Aufgrund fehlenden Speicherplatzes mußten wir das Austauschverzeichnis (unter Laufwerk S) auf einen neuen Server verlagern. Außerdem herrschte bisher erheblicher "Wildwuchs" und die Plattenbelegung auf dem Server nahm immer mehr zu. Um jetzt eine gewisse Struktur hineinzubekommen gibt es auf dem neuen Server einige Unterordner mit teilweise eingeschränkten Rechten. Dauerhafte Datenspeicherung ist nicht vorgesehen. Die hier befindlichen Verzeichnisse werden nicht täglich gesichert. Es dient nur der kurzzeitigen Speicherung großer Datenmengen zum Zwecke des Austauschs. Ordnen Sie Ihre zu speichernden Daten selbst in die zur Verfügung stehenden "Aufbewahrungskategorien" ein. Erstellen Sie jeweils Unterordner. Nach Ablauf der "Aufbewahrungsfrist" werden die Daten gelöscht (zunächst in einen separaten Ordner verschoben, aus dem Sie bei Bedarf die Daten wieder herausholen können). Für wichtige große Projekte fordern Sie bitte beim IT-Servicezentrum (itsz@fheberswalde.de) ein eigenes Projekt-Verzeichnis an. Wir benötigen dazu folgende Angaben: - Wer ist Verantwortlich: Name, Matrikelnummer - Für welchen Zweck: Art der Arbeit, Fachgebiet, kurze Inhaltsbeschreibung - Umfang: voraussichtliche Dauer der Nutzung und zu erwartende Größe - Rechte: wer soll außer Ihnen Schreibrechte erhalten Verbesserte Spam-Filter für Alle! INFO: zur Zeit sind 75%..90% aller s, die uns erreichen unerwünscht (spam) Eine neue Version des Spam-Filter am server erlaubt jetzt verbesserte und Filtermöglichkeiten. Alle Nutzer können jetzt ganz einfach den Spam-Filter selbst verbessern. Bisher waren folgende Dinge ärgerlich: 1) - Sie haben einen Newsletter aboniert und die s landen immer im Spam-Ordner 2) - s bestimmter Absender (yahoo.de; web.de etc.) landen immer im Spam-Ordner 3) - Sie erhalten unerwünschte s in den Posteingang Alle diese Probleme können jetzt per Drag-and-Drop beseitigt werden. Öffnen Sie in der Outlook Orderliste den Eintrag "Öffentliche Ordner". Dort unter "Alle öffentlichen Ordner" finden Sie "GFI Antispam Folders" mit einer Reihe von Unterpunkten, die verschiedene Filtertechniken betreffen. Da Sie wahrscheinlich häufiger den Ordner "This is spam "

2 benutzen müssen, ziehen Sie diesen mit der Maus einfach auf "Favoriten". Dort können Sie den langen Namen mit einem rechten Mausklick umbenennen (im Beispiel: "--> SPAM "). Nun zu den notwendigen Schritten zur Lösung o.g. drei Ärgernisse: zu 1) ziehen Sie eine Kopie (!!! STRG-Taste gedrückt halten!!!) der fälschlicherweise im Spam-Ordner gelandeten auf "I want this Discussion list" zu 2) ziehen Sie eine Kopie (!!! STRG-Taste gedrückt halten!!!) der fälschlicherweise im Spam-Ordner gelandeten auf "Add to whitelist" zu 3) ziehen Sie die Spam- auf "This is spam " oder auf den (evtl. umbenannten Ordner) unter "Favoriten" Jede Stunde werden die Ordner vom Mailserver verarbeitet und die Filterregeln werden aktualisiert. Achtung: Legen Sie keine s mit persönlichem Inhalt in den Ordnern ab! Jeder kann sie lesen (bis max für einer Stunde - nach der Verarbeitung durch den Mailserver verschwindet sie). Sie selbst können Ihre eigene und auch alle anderen aus dem Ordner löschen. Eine andere Sicherheitseinstellung ist momentan nicht möglich - außer, dass der Inhalt des Ordners für alle unsichtbar bleibt, auch für Sie selbst (keine Kontrolle über dort hineinverschobene s!). Wenn von mehreren die unsichtbare Variante gewünscht wird, können wir das gerne einrichten. Sonstige Einstellungen/Infos: Studenten, die im Wohnheim wohnen, können sich mit ihrem FH-Benutzernamen und ihrer Matrikelnummer für den Internetzugang anmelden. Dazu gibt es auf der ITSZ- Webseite einen Link: Die Nutzung des -Servers und des Webservers der FH (Intranet) ist kostenlos. Für eine Verbindung zu Internet muss vorab Datenvolumen gekauft werden und das Geld auf ein FH-Konto überwiesen werden (5 je Gigabyte je Überweisung Gebühr). Der Datenvolumenkauf muss ebenfalls über die genannte Webseite beantragt werden. Informationen zum Ablauf des Ganzen finden sich unter: -Weiterleitungen der FH- an externe Postfächer (z.b. nach Yahoo) können nicht geschaltet werden. Solche externen Postfächer sind oft in der Größe begrenzt und senden Post an den Absender zurück, wenn das Postfach voll ist. Das würde zu -Schleifen führen, indem die zwischen externem Postfach und FH-Server hin- und hergeschickt wird. Outlook kann aber so eingerichtet werden, dass fremde server mit abgefragt werden. Das geschieht über das Hinzufügen eines neuen Dienstes (Extras Dienste), wie im folgenden Beispiel für Web.de gezeigt.

3 Sollen die in Web.de erhalten bleiben, so ist im Reiter Erweitert ein Häkchen bei Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen zu machen. Die Beschreibung der einzutragenden Server findet sich auf den Fragen und Antworten Seiten der ITSZ- Webseite:

4 Ersteinrichtung für neue Nutzer Es erscheint die Meldung Ihr Kennwort ist abgelaufen und muss geändert werden. - ein neues Kennwort wählen und 2x eintragen: mind. 7 Zeichen (Groß- und Kleinbuchstaben und Zahlen bzw. Sonderzeichen) - Outlook Starten Benutzername bestätigen Outlook als Standardmanger einrichten: JA Extras Optionen -Dienste Offline-Zugriff deaktivieren

5 Extras Optionen Weitere AutoArchivierung Autoarchivierung abschalten

6 im Outlook-Fenster: Ansicht : Ordnerliste wählen Outlook-Verknüpfungs-Leiste schmaler machen:

7 Extras Anpassen: Personalisiertes Menü abschalten.

8 Extras Dienste Eigenschaften von Outlook-Adressbuch Namen ordnen nach Nachname/Vorname aktivieren.

9 Reiter Adressierung wählen: Anzeigereihenfolge tauschen indem im obersten Feld Kontakte ausgewählt wird. Sendeüberprüfung tauschen, indem Globales Adressbuch markiert und mit dem Pfeil nach unten auf der rechten Seite nach unten verschoben wird:

10 Öffentliche Ordner bis Prüfungslisten öffnen und Ordner Prüfungslisten in Favoriten ziehen: HINWEIS: Den Spam-Ordner im Postfach regelmäßig kontrollieren und leeren. Es können auch fehlgeleitete s dort eingehen. Wenn , die z.b. an eine Newsadresse geschickt wurde, unter Spam eingeht, dann muss man eine Kopie (! STRG-Taste halten!) in den Öffentlichen Ordner I want this Discussion list ziehen. Outlook beenden und Word starten.

11 In Word: - Kopfzeilen neu anordnen und evtl. einige Dinge aus Autokorrektur entfernen. Am besten jetzt einmal abmelden und wieder anmelden am System. Hinweise: Eigene Dateien ist gleich Laufwerk P (ab der 2. Anmeldung erst). Dort stehen standardmäßig 350 MB zur Verfügung. Das kann im Explorer kontrolliert werden. Über das Kontextmenü der rechten Maustaste ist Treesize aufrufbar um zu sehen, wo der Speicherplatz geblieben ist. Gepackte/Gezippte Dateien: im Kontextmenü (rechte Maustaste) gibt es jetzt den Punkt Add to zip oder Extract to.. bzw. Extract here. Dafür wird die Freeware ZipCentral benutzt, die ähnlich wie Winzip arbeitet. Totalcommander oder Powerdesk kann alternativ benutzt werden. HINWEIS: Dieses neue ZIP-Programm ist nur auf den neu installierten Computern vorhanden. Manche Computerpools werden erst in den nächsten Tagen neu installiert (z.b. Hote, Zuse, IFEIT, BWL) Ansonsten gibt es sehr viele Informationen auf der ITSZ-Webseite. Aktuelle Nachrichten aus dem ITSZ können per Newsletter-Abonnement bezogen werden. HINWEIS zu den Computerpools: Die Computer sind zur Zeit so eingestellt, dass sie ab 19:30 Uhr automatisch herunterfahren. Dieser Vorgang kann abgebrochen werden. Dazu ist 5 min Zeit. / Die Pools im Haus 2 sind rund um die Uhr nutzbar. Dazu wird eine Chipkarte benötigt, die gegen eine Kaution von 10 über Herrn Großmann (Personensuche benutzen, um ihn zu erreichen) bezogen werden kann.