Schulungsunterlage: Mobiler Monteur. Teil 2 Mobile Monteure

Transkript

1 Schulungsunterlage: Mobiler Monteur Teil 2 Mobile Monteure

2 1. Bearbeitung von Aufträgen mit dem Mobilen Monteur Übersicht Montageaufträge Informationen zum Montageauftrag Aufzeichnen der Fahrt- und Arbeitszeit Bearbeitung eines Montageauftrages Kopfdaten Positionsliste -> Materialerfassung Arbeitszeit -> Zeiterfassung Wartungsanlage Sonstiges Dokumentation Abschluss - Kundenunterschrift Anlage von manuellen Aufträgen Weitere Funktionen im Mobilen Monteur Textbausteine Einst. Prüfen

3 1. Bearbeitung von Aufträgen mit dem Mobilen Monteur 1.1 Übersicht Montageaufträge Sie öffnen die Übersicht über Ihre vorhandenen Montageaufträge über den Menüpunkt Übersicht -> Montageaufträge Dort werden Sie erstmal eine leere Liste vorfinden. Um sich die für Sie vorgesehenen Aufträge auf s Gerät zu holen, klicken Sie einfach auf den Button Datenabgleich. Wichtig: Zum Datenabgleich ist eine funktionierende Internetverbindung nötig. Hierbei ist es allerdings egal ob es sich dabei um eine mobile UMTS-Verbindung, eine WLAN-Verbindung in der Werkstatt oder eine kabelgebundene DSL Internetverbindung zu Hause handelt. 3

4 Bei jedem Datenabgleich werden neue Aufträge auf s Gerät geladen, sofern Aufträge für Sie bereitgestellt wurden. Es werden beim Datenabgleich allerdings auch abgeschlossene Aufträge gleich wieder zurück in s Hauptsystem übertragen. Tipp 1: Sortierung der Aufräge am Gerät Standardmässig sind die Aufträge in der Reihenfolge sortiert, in der sie am Hauptsystem erstellt wurden (laufende Montageauftrags-Nummer). In der Praxis erweist sich aber meist eine Sortierung nach Termin sinnvoller. Diese dauerhafte Sortierung können Sie in den Einstellungen des mobilen Gerätes vornehmen. 4

5 Sie finden diese unter Optionen -> Einstellungen, und dort im Bereich Auftragsübersicht. Tipp 2: Anzeigefilter Um die Anzahl der angezeigten Aufträge übersichtlicher zu gestalten, können Sie auch bestimmte Anzeigefilter aktivieren. Durch eine farbige Hinterlegung des Schalters werden Sie darauf aufmerksam gemacht, wenn Sie einen Anzeigfilter aktiv haben. Tipp 3: Sortierung der Spalten Die Sortierung und Grösse der Spalten in der Übersichtsliste können Sie übrigens auch ändern. 5

6 1.2 Informationen zum Montageauftrag Haben Sie in der Übersichtsliste einen Montageauftrag markiert, so finden Sie im unteren Bereich verschiedene Reiter mit Zusatzinformationen zu diesem Auftrag: AUFTRAGSDETAILS ADRESSE TERMIN BEMERKUNG sowie weitere Reiter mit möglichen Aktionen zu diesem Auftrag: FAHRTZEIT AKTIONEN (Arbeitszeit, Abschluss etc.) 1.3 Aufzeichnen der Fahrt- und Arbeitszeit In den Reitern FAHRTZEIT und AKTIONEN finden Sie die Möglichkeit, die Fahrt- und Arbeitszeit aufzuzeichnen. Dazu ist bei Beginn der jeweiligen Zeit einfach nur die BEGINN Taste zu betätigen, zum Beenden der Zeit einfach nur die STOP-Taste. Unterbrechungen sind mit der PAUSE Taste möglich. Selbstverständlich können Sie die gestoppten Zeiten auch nachträglich noch anpassen, näheres dazu folgt später. 1.4 Bearbeitung eines Montageauftrages Durch einen Doppelklick auf einen Auftrag oder über den Auswahlpunkt Auftrag -> Bearbeiten gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus für einen Montageauftrag. Dieser teilt sich wiederum auf mehrere Reiter auf, zwischen denen Sie (in der Regel von links nach rechts) wechseln können: Kopfdaten Hier sehen Sie nochmal eine Zusammenfassung der wichtigsten Daten des Montageauftrages. 6

7 1.4.2 Positionsliste -> Materialerfassung In der Positionsliste schreiben Sie Ihr benötigtes bzw. verbautes Material auf. Über den Button Neu fügen Sie neue Positionen hinzu. Hierzu haben Sie die Möglichkeit Positionen aus den vorhandenen Artikelkatalogen zu verwenden, Sie können manuelle Positionen aufnehmen oder auch beschreibende Textpositionen hinzufügen. Über den Button Bearbeiten bieten sich Ihnen Möglichkeiten zum Bearbeiten, Löschen oder Verschieben von Positionen. 7

8 Speziell bei der Materialerfassung aus dem Artikelkatalog haben Sie diverse Möglichkeiten. Ganz rechts oben finden Sie den Artikelkatalog, der aktuell eingestellt ist. Sie können über den Schalter 123 zwischen Nummern und Textsuche umschalten. Speziell das Verzeichnis kann Ihnen eine Vor-Sortierung der wichtigsten Artikel bieten. Die Erstellung und Pflege dieses Verzeichnisses geschieht im Hauptsystem. Markieren Sie die gewünschten Artikel, tragen eine Menge ein (Alternativ Doppelklick oder hochzählen der Menge mit + ), mit dem Butten Übernahme übernehmen Sie die gewählten Artikel in der gewünschten Menge in die Positionsliste Arbeitszeit -> Zeiterfassung Im Reiter Arbeitszeit erfassen Sie Ihre Arbeitszeit, ggf. auch weitere Zeiten wie Rüst- oder Fahrtzeit. Auch die mitgestoppte Zeit (via Aktion Arbeitszeit Beginn / Pause / Ende) landet in dieser Übersicht. Sie erkennen am gesetzten Hake in der Spalte Sys. dass es sich um eine automatisch gestoppte Arbeitszeit handelt. 8

9 Auch hier haben Sie natürlich die Möglichkeit, Arbeitszeiten manuell hinzuzufügen oder zu bearbeiten, Zeiten zu kopieren usw Wartungsanlage ACHTUNG: Diesen Reiter sehen Sie nur, wenn es sich beim aktuellen Auftrag um einen Wartungsauftrag handelt. Bei sonstigen Regieaufträgen oder Aufträgen aus dem Projekt-Bereich ist dieser Reiter nicht sichtbar. 9

10 An dieser Stelle finden Sie weitere Informationen zur Wartungsanlage, sämtliche benötigten Adressen (Anlagenstandort, Mieter, Eigentümer, Rechnungsadresse, Hausmeister etc.), eine Historie früherer Aufträge, sowie die Mess- und Gerätedaten zur Anlage. Speziell die Mess- und Gerätedaten können an dieser Stelle auch verändert oder z.b. neue Messdatensätze hinzugefügt werden Sonstiges Dokumentation Im Bereich Sonstiges haben Sie noch diverse Möglichkeiten bzw. Angaben zur Dokumentation des Auftrages. 10

11 AUSGEFÜHRTE ARBEITEN Hier tragen Sie Ihren Arbeitsbericht ein, eine kurze Beschreibung der ausgeführten Tätigkeiten. ARBEITEN ERLEDIGT / NICHT ERLEDIGT; WEIL Ist die Arbeit abgeschlossen oder nicht wenn nicht, warum nicht? (z.b. Ersatzteil muss bestellt werden etc.) Ferner haben Sie die Möglichkeit über eine ggf. im Gerät integrierte Kamera Bilder zu machen, die mit dem Auftrag zurück in s Büro übertragen und dort archiviert werden. Handschriftliche Notizen sind im Bereich Notizen (gelber Notizzettel) möglich. Ausserdem können beliebige sonstige Anhänge mit an den Auftrag gehängt werden. Tipp: Im Bereich Anhänge finden Sie ggf. auch Dateien, die Ihnen vom Hauptsytem aus mit dem Auftrag mitgeschickt wurden. Deutlich wird dies in der Auftragsübersicht an einem kleinen Büroklammer- Symbol in der Spalte Anhänge (ggf. müssen Sie sich diese Spalte in den sofort sichtbaren linken Bereich der Liste verschieben) Abschluss - Kundenunterschrift Um einen Auftrag vom Kunden unterschreiben lassen zu können, müssen Sie diesen im Bereich Abschluss erst abschliessen. Möglicherweise kommt beim Abschluss eines Auftrages erst noch dieses Fenster: 11

12 Arbeitszeiten in Positionsliste übertragen Hierdurch wird die erfasste Arbeitszeit noch in die Positionsliste übertragen. Dabei wird je nach Einstellung die Zeit aufgerundet und ein im Hauptsystem definierter Artikel als Arbeitszeitartikel verwendet. Bestätigen Sie dieses Fenster mit Übernehmen, so kommt noch eine Sicherheitsabfrage, ob Sie den Auftrag wirklich abschliessen wollen. Hintergrund: Ein abgeschlossener Auftrag wird zur weiteren Bearbeitung gesperrt, dafür werden die Unterschriftsfelder freigegeben. 12

13 Sollte Ihnen nach geleisteter Unterschrift noch auffallen dass Sie etwas vergessen haben, so können Sie den Abschluss wieder Aufheben dadurch wird der Auftrag wieder zur Bearbeitung freigegeben. Die Unterschriften werden dabei aber vom Auftrag gelöscht, er müsste ggf. nach der Änderung wieder abgeschlossen und nochmal unterschrieben werden. Schliessen Sie die Bearbeitungsmaske des Auftrages nun ab, so werden Sie sehen dass dieser Auftrag mit einem Schloss-Symbol als Abgeschlossen gekennzeichnet ist. Der Auftrag befindet sich aber nach wie vor auf Ihrem Gerät erst beim nächsten Datenabgleich (dafür ist wieder eine Internetverbindung nötig) wird der abgeschlossene Auftrag zurück in s Hauptsystem übermittelt. 2. Anlage von manuellen Aufträgen Im Punkt 1 wurde die Bearbeitung von Montageaufträgen behandelt am Beispiel von Aufträgen, die im Büro-Hauptsystem angelegt und via Datenabgleich auf s mobile Gerät übertragen wurden. Es gibt aber auch noch die Möglichkeit, manuelle Aufträge direkt am mobilen Gerät anzulegen. 13

14 Dies kann z.b. bei Notdiensten am Wochenende Sinn machen. Sie finden die Möglichkeit der Neuanlage eines manuellen Auftrages in der Übersicht Montageaufträge, wenn Sie auf Auftrag und dann auf Neu klicken. Ebenso ist es möglich direkt im Hauptmenü unter Datei -> Neu -> manueller Auftrag in folgendes Fenster zu gelangen: Um einen Auftrag anzulegen müssen mindestens folgende Eingräge gefüllt sein: BETREFF NAME Im Bereich Adresse können Sie die Adressdaten manuell eintragen, auf Wunsch ist es aber auch möglich über eine Online-Verbindung direkt auf die Adressen aus dem Hauptsystem zuzugreifen und von dort eine Adresse zu übernehmen. Sofern Sie die Adresse (oder Teile davon) manuell eintragen, kann bzw. muss später bei der Weiterverarbeitung durch die Kollegen im Büro die korrekte Adresse ausgewählt (oder ggf. angelegt) werden. Sollte es sich um Aufträge zu Wartungskunden handeln, kann über einen ähnlichen Mechanismus auch im Reiter Wart.-Anlage eine bestehende Wartungsanlage ausgewählt werden. Dies hat z.b. im Notdienst-Bereich den Vorteil, dass die benötigten Daten zur Wartungsanlage beim Auftrag zur Verfügung stehen. 14

15 Aber auch hier gilt: dies ist kein Muss in jedem Fall kann der Bezug zur richtigen Wartungsanlage später noch im Hauptsystem nachgeholt werden. Interessant ist auch die Funktion Kopie vorh. Aufträge hier kann ein auf dem Gerät befindlicher Auftrag als Vorlage für einen neuen Auftrag ausgewählt werden dabei werden Bezüge zu Adresse, Vorgang und ggf. Wartungsanlage automatisch im neuen Auftrag vorgeschlagen. Ein Klick auf Anlegen legt den manuellen Auftrag an er befindet sich danach in der Auftragsübersicht und kann wie gewohnt bearbeitet werden. 3 Weitere Funktionen im Mobilen Monteur 3.1 Textbausteine An manchen Stellen mit Texteingabe im Mobilen Monteur finden Sie den Schalter Textbausteine. Damit ist es Ihnen möglich, vorbereitete Textkonserven in das jeweilige Textfeld einzufügen. 3.2 Einst. Prüfen Die Funktion Einst. Prüfen finden Sie im Bereich Optionen -> Einstellungen. Beim Ausführen dieser Funktion werden Internetverbindung ist hier wieder nötig diverse Einstellungen / Formulare usw. aus dem Hauptsystem übertragen. 15

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