ATOSS Staff Efficiency Suite (ASES)

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1 ATOSS Staff Efficiency Suite (ASES) Schulungsunterlagen für Vorgesetzte Allgemeines Universitätspersonal Seite 1 von 17

2 Inhaltsverzeichnis 1. Aufruf Zeiterfassung automatisch Zeiterfassung manuell Arbeitszeitübersicht und Überstundenanträge Antrag auf Mehrarbeit/Überstunden stellen Auszahlung Überstunden Überstunden in Zeit Jahresübersicht und Abwesenheitsanträge Antrag stellen Monatsbericht Antragshistorie OE-Kalender Antragsbearbeitung Auswahl Antragserledigung Saldenliste Vertreter festlegen Die Rolle einer Vertreterin / eines Vertreters einnehmen Vertretung beenden Seite 2 von 17

3 Inhalt 1. Aufruf Sie können die ASES über folgenden Link aufrufen: Der Login erfolgt mit den gleichen Zugangsdaten wie für MOZ-NET oder GroupWise. 2. Zeiterfassung automatisch Auf diesem Reiter können Sie automatisch Komme- und Gehe-Zeiten erfassen ("Stempeln") und ggf. untertägige Abwesenheiten eintragen. Für untertägige Abwesenheiten (ausgenommen Krankenstand) holen Sie bitte im Vorfeld eine Genehmigung der oder des Vorgesetzten ein. Wenn Sie hier untertägige Abwesenheiten automatisch erfassen, werden diese auch in der Arbeitszeitübersicht (siehe Punkt 4) angezeigt. Über "Jetzt buchen" eine Buchung durchführen. Das System beginnt hier eine Komme- Zeit zu verbuchen und wechselt bei der nächsten Buchung auf eine Gehe-Zeit, und so weiter. Über Fehlgrund eine untertägige Abwesenheit erfassen: ag = Arztgang - ks = untertägiger Krankenstand bh = Behördengang - rz = Ruhezeit auf SZ angerechnet dr = Dienstreise untertägig - sa = sonstige Abwesenheit dw = Dienstweg - ub = Unterbrechung Arbeitszeit gb = GZ-Ausgleich i.d. Blockzeit - za = Abbau ZA-ÜST * nur imzuge 11stündiger Ruhezeit, soweit diese in der Blockzeit des Folgetages liegt! Seite 3 von 17

4 3. Zeiterfassung manuell Auf dem Reiter können manuell Zeiten erfasst werden. Sie können hier nachherig Ihre Komme- und Gehe-Zeiten eintragen oder Zeiten aus der automatischen Zeiterfassung (inklusive untertägiger Abwesenheiten) korrigieren. Tag auswählen Unter "Zeitpaare" die Komme- und Gehe-Zeit eintragen Speichern alle manuell erfassten Zeiten werden mit einem kleinen "k" versehen alle über die automatische Zeiterfassung getätigten Buchungen haben kein Kürzel Seite 4 von 17

5 4. Arbeitszeitübersicht und Überstundenanträge Die Arbeitszeitübersicht dient der Übersicht der Arbeitszeit über einen bestimmten Zeitraum. Über die "Auswahl" kann der Zeitraum der Ansicht verändert werden. Sie können hier auch die Arbeitszeitübersicht Ihrer Mitarbeitenden aufrufen: Erklärung Spalten: Datum Tagescode wenn eine ganztägige Abwesenheit vorliegt Status: sind Mehrarbeits- oder Überstundenanträge offen, genehmigt oder abgelehnt Zeitpaare Salden: Gleitzeit (1): täglich Gleitzeit (2): Wochen- & Monatsabschluss Geld-ÜST (1): täglich Geld-ÜST (2): Wochen- & Monatsabschluss ZA-ÜST (1): täglich ZA-ÜST (2): Wochen- & Monatsabschluss Nicht gen.: nicht genehmigte/ abgeschnittene Zeiten (Überstunden/ Mehrstunden, für welche keine Genehmigung vorliegt) Seite 5 von 17

6 4.1. Antrag auf Mehrarbeit/Überstunden stellen Um einen Antrag zu stellen, klicken Sie bitte auf den Tag, für den der Antrag gestellt werden soll und wählen Sie aus, ob die Überstunden mit Zeit ausgeglichen oder mit Geld abgegolten werden sollen. In beiden Fällen muss im Feld "Kommentar" der Grund für die Überstunden erfasst werden. ACHTUNG: Überstunden dürfen nur geleistet werden, wenn Sie auf Ihren Antrag eine Genehmigung der oder des Vorgesetzten erhalten. Die Option Überstunden zu beantragen entfällt für Personen, deren Überstunden durch dienstrechtliche Bestimmungen oder arbeitsvertragliche Vereinbarungen pauschal abgegolten sind ( All-In ) Auszahlung Überstunden Um Überstunden mit Geld abgelten zu lassen, setzen Sie bitte ein "*" in das Feld "Geld-ÜST", sowie ein "*" bei "Vor GZR" oder "Nach GZR", je nachdem, ob die beabsichtigten Überstunden vor dem Beginn oder nach dem Ende Ihres Gleitzeitrahmens liegen (an freien Tagen kann das "*" beliebig bei "Vor GZR" oder "Nach GZR" gesetzt werden). Seite 6 von 17

7 Überstunden in Zeit Um Überstunden in Zeit gutgeschrieben zu bekommen, setzen Sie bitte ein "*" in das Feld "ZA-ÜST", sowie ein "*" bei "Früh" oder "Spät", je nachdem, ob die beabsichtigten Überstunden vor dem Beginn oder nach dem Ende Ihres Gleitzeitrahmens liegen (an freien Tagen kann das "*" beliebig bei "Vor GZR" oder "Nach GZR" gesetzt werden). 5. Jahresübersicht und Abwesenheitsanträge Die Jahresübersicht bietet eine Übersicht über alle ganztägigen Abwesenheiten im ausgewählten Zeitraum.Sie können sich über Auswahl auch die Jahresübersicht Ihrer Mitarbeitenden ansehen. Seite 7 von 17

8 5.1. Antrag stellen Um einen Antrag für eine Abwesenheit zu erstellen, klicken Sie auf den Tag oder den Zeitraum, für den der Antrag gültig sein soll. Wählen Sie die Abwesenheitsart aus: Seite 8 von 17

9 Hinweis zu Dienstreiseanträgen Um den Antrag zu stellen, klicken Sie auf "beantragen". Wichtiges zum Krankenstand: Neben den Abwesenheitsanträgen sind hier auch ganztägige Krankenstände zu erfassen. Bei Krankenständen von mehr als drei Arbeitstagen bzw. wenn die oder der Vorgesetzte es ausdrücklich verlangt, auch bei kürzeren Krankenständen, ist zusätzlich eine ärztliche Bestätigung an die Personalabteilung zu übermitteln. Bei längeren Krankenständen, die sich über das Wochenende/ Feiertage oder sonstige freie Tage (bei Schichtdiensten) ziehen, muss der KS durchgehend eingetragen werden. Seite 9 von 17

10 Alle geplanten und nicht genehmigten Abwesenheiten werden rot hinterlegt im Kalender dargestellt. Genehmigte Abwesenheiten erscheinen in grün. Sonstige Kürzel:. Mitarbeiterin / Mitarbeiter anwesend == Mitarbeiterin / Mitarbeiter nicht beschäftigt / Wochenende / Feiertage (dunkelblau) / betriebsfreie Tage (hellblau) 6. Monatsbericht Um den Arbeitszeitnachweis für einen Monat zu drucken, geben Sie das Beginndatum des entsprechenden Monats ein. Um die Mitarbeitenden auszuwählen, klicken Sie entweder auf die Auswahl "Abteilungen" um eine ganze Abteilung zu drucken, oder auf die Auswahl "Personalnummer" um einzelne Mitarbeitende auszudrucken. Klicken Sie auf Auswertung erstellen. Es wird ein PDF erstellt, welches auf einem angeschlossenen Drucker ausgegeben werden kann. Seite 10 von 17

11 7. Antragshistorie In der Antragshistorie werden alle eigenen Anträge mit ihrem Status aufgelistet. In diesem Dialog kann keine Aktion durchgeführt werden. 8. OE-Kalender Im OE-Kalender sehen Sie die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden für max. 31 Tage. Über die Auswahl kann der Anzeigezeitraum abgeändert werden: Wichtiges zum Krankenstand: Bei mehrtägigen Krankenständen, die Sie als Vorgesetzte/ Vorgesetzter eintragen, ist auch an den Wochenenden/ Feiertagen und sonstigen freien Tagen (Schichtdienst) zwingend ein K einzutragen. Seite 11 von 17

12 Auswahl: Achtung: In Ausnahmefällen kann es passieren, dass sich die Grundeinstellungen bei Startdatum und Abteilung eigenständig verstellen, wodurch es sein kann, dass Ihre Mitarbeitenden nicht mehr vollständig aufscheinen. In diesem Fall müssen Sie bitte das Startdatum und die Abteilung wieder richtig stellen. 9. Antragsbearbeitung In der Antragsbearbeitung erscheinen alle Anträge, die an Sie gestellt wurden. Über einen neuen Antrag werden Sie auch mit einem automatischen informiert Auswahl In der Auswahl können Sie einschränken, welche Anträge Ihnen angezeigt werden sollen: zu bearbeiten: nur offene Anträge werden angezeigt genehmigt: nur bereits genehmigte Anträge werden angezeigt abgelehnt: nur abgelehnte Anträge werden angezeigt Im oberen Bereich ist die Einschränkung über organisatorische Kriterien möglich. Seite 12 von 17

13 9.2. Antragserledigung Sie können die ausgewählten Anträge durch klicken auf den einzelnen Antrag öffnen und dann genehmigen, ablehnen oder abbrechen. Geld-Überstunden dürfen nur genehmigt werden, wenn eine Genehmigung des zuständigen Rektoratsmitglieds vorliegt. Geld-Überstunden-Hinweis -> Überstunden müssen mit Geld abgegolten werden wenn: Auf das Dienstverhältnis das VBG oder das BDG anzuwenden ist: an Sonn- und Feiertagen Auf das Dienstverhältnis der KV anzuwenden ist: bei Nachtstunden zwischen 22:00 und 6:00 Uhr Überstundenanträge dürfen nicht genehmigt werden, wenn die Überstunden innerhalb von Überstundenpauschalen liegen. Dienstreiseanträge dürfen nur genehmigt werden, wenn sie im Feld Kommentar Ziel und Grund für die Dienstreise enthalten. Ist dies nicht der Fall, lehnen Sie den Antrag mit dem Kommentar bitte unter Nennung von Ziel/Grund der Dienstreise neu beantragen ab. Seite 13 von 17

14 10. Saldenliste In der Saldenliste können Sie sich einen Überblick über die Saldenstände Ihrer Mitarbeitenden verschaffen. Alle relevanten Einstellungen werden in der "Auswahl" getroffen: Geben Sie hier das Datum ein, zu dem Sie die Saldenstände sehen wollen, sowie die Namen der auszuwertenden Salden. Seite 14 von 17

15 11. Vertreter festlegen Hier können Sie für eigene Abwesenheiten eine Vertretung anlegen. Die Vertreterin oder der Vertreter können dann für Sie Anträge in der ASES genehmigen. Über Neuer Vertreter können Sie die Vertretung festlegen: Seite 15 von 17

16 11.1. Die Rolle einer Vertreterin / eines Vertreters einnehmen Wenn Sie an einem Tag Vertreterin / Vertreter sind, erscheint folgender Hinweis: Um die Vertretung zu starten, klicken Sie auf das Lupensymbol und wählen Sie die Vertretung aus: Klicken Sie anschließend Vertretung starten. Sie verlassen damit Ihr eigenes Benutzerprofil und wechseln in die Benutzerrolle der Person, die Sie vertreten. Nach der Bestätigung können Sie Anträge für die Abwesende / den Abwesenden bearbeiten. Seite 16 von 17

17 11.2. Vertretung beenden Um die Vertretung zu beenden, klicken Sie Vertretung beenden. Sie können die Vertreterrolle so oft einnehmen wie Sie möchten. Während der Vertretung befinden Sie sich nicht in Ihrer Benutzerrolle! Seite 17 von 17