Zeit- und Abwesenheitserfassung Information am und HR Projekte

Transkript

1 Zeit- und Abwesenheitserfassung Information am und HR Projekte

2 Agenda 1. Allgemeiner Teil Allgemeine Informationen zur Zeit- und Abwesenheitserfassung durch den Leiter HR, Lukas Vonesch Zeitwirtschaft: Einstellung und Erfassung Überblick der Zeitwirtschaft Einstellungen Taskmanager Erstellung von Projekten (im spez. EU-Projekte) An- und Abwesenheiten erfassen Jahrabschluss 2016 Jahresübersicht inkl. EU-Time-Sheet Fragen & Antworten 2. Informationen für Administrative Assistenz HR Neue Funktionen für Rolle AA-HR Startguthaben 2017 für Mitarbeitende in ETHIS erfassen Stellvertretend Abwesenheiten für Mitarbeitende erfassen Fragen & Antworten HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

3 Allgemeine Informationen zur Zeit- und Abwesenheitserfassung Die Schulleitung hat am 13. Dezember 2016 das Reglement zur Erfassung der Arbeitszeit und Abwesenheiten genehmigt. Dieser orientiert sich an IPSAS, dem internationalen Rechnungslegungsstandards für den öffentlichen Sektor. Gemäss diesem Reglement ist die Pflicht zur Zeiterfassung je nach Personalkategorie unterschiedlich geregelt. Keine Änderung bei den Rechten und Pflichten zur Arbeitszeit. Über den Prozess für die Jahresendbestätigung wird im 4. Quartal 2017 informiert. HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

4 Anzeige Zeiterfassungsflicht Die Zeiterfassungspflicht richtet sich nach folgenden Personalkategorien HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

5 Agenda 1. Allgemeiner Teil Allgemeine Informationen zur Zeit- und Abwesenheitserfassung durch den Leiter HR, Lukas Vonesch Zeitwirtschaft: Einstellung und Erfassung Überblick der Zeitwirtschaft Einstellungen Taskmanager Erstellung von Projekten (im spez. EU-Projekte) An- und Abwesenheiten erfassen Jahrabschluss 2016 Jahresübersicht inkl. EU-Time-Sheet Fragen & Antworten 2. Informationen für Administrative Assistenz HR Neue Funktionen für Rolle AA-HR Startguthaben 2017 für Mitarbeitende in ETHIS erfassen Stellvertretend Abwesenheiten für Mitarbeitende erfassen Fragen & Antworten HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

6 Übersicht Zeitwirtschaft An der ETH Zürich arbeiten rund Mitarbeitende und können ihre Zeitwirtschaft über ETHIS verwalten. HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

7 Einstellungen In den Einstellungen können Sie die Zeitwirtschaft nach Ihren Wünschen einrichten. HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

8 Taskmanager Mit dem Taskmanager können Sie Projekte und Aufgaben erfassen in der Sie und/oder Gruppenmitglieder die Zeitwirtschaft erfassen müssen. Diese empfiehlt sich sehr bei EU- und SNF-Projekten. HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

9 Taskliste In der Taskliste werden in braun die vorgegebenen Tasks Ferien, Krankheit usw. angezeigt. In blau sehen Sie die Aufgaben, die Sie eingerichtet haben oder die Ihnen zugewiesen wurden. HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

10 Kalender Im Kalender sehen Sie die An- und Abwesenheiten Ihrer ArbeitskollegInnen. HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

11 Abwesenheitserfassung Unter Abwesenheiten können Sie alle Ihre Abwesenheiten wie Ferien, Krankheit, bezahlter Urlaub usw. erfassen. HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

12 Anwesenheitserfassung Unter «Anwesenheit von bis erfassen» können Sie Ihre Anwesenheiten in mehreren Abschnitten eingeben. HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

13 Jahresübersicht In der Jahresübersicht sehen Sie eine Zusammenfassung der Soll- und der Ist- Arbeitszeit, der Ferien und der bezahlten Absenzen. HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

14 Online Informationen Web Services & Ressourcen > Anstellung & Arbeit > Zeit und Abwesenheitserfassung ETHIS ETHIS Arbeitszeit und Absenzen erfassen > Persönlich > Zeitwirtschaft > Arbeitszeit und Absenzen erfassen HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

15 Kontakte HR Support Arbeitszeitreglement und dessen Anwendung: Personalchef/-in Übertrag sowie Korrektur von Salden in ETHIS: Ihr/e Personalsachbearbeiter/-in Technischer Support ETHIS: HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

16 Fragen HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

17 Agenda 1. Allgemeiner Teil Allgemeine Informationen zur Zeit- und Abwesenheitserfassung durch den Leiter HR, Lukas Vonesch Zeitwirtschaft: Einstellung und Erfassung Überblick der Zeitwirtschaft Einstellungen Taskmanager Erstellung von Projekten (im spez. EU-Projekte) An- und Abwesenheiten erfassen Jahrabschluss 2016 Jahresübersicht inkl. EU-Time-Sheet Fragen & Antworten 2. Informationen für Administrative Assistenz HR Neue Funktionen für Rolle AA-HR Startguthaben 2017 für Mitarbeitende in ETHIS erfassen Stellvertretend Abwesenheiten für Mitarbeitende erfassen Genehmigung Abwesenheitsanträge Fragen & Antworten HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

18 Meldungen für Mitarbeitende AA-HR Rolle Abwesenheiten erfassen HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

19 Abwesenheiten erfassen (1/2) Auswahl der Leitzahl und dann Personalnummer HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

20 Abwesenheiten erfassen (2/2) Abwesenheiten stellvertretend für den Mitarbeitenden erfassen HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

21 Meldungen für Mitarbeitende AA-HR Rolle Zeitwirtschaft pflegen HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

22 Zeitguthaben pflegen Startsalden 2017 (1/3) Gruppe A ETHIS wurde bereits in der Vergangenheit für die Erfassung von Arbeitszeit und Abwesenheiten genutzt und wird weiterhin eingesetzt Der Übertrag der Salden (Ferien, Dienstaltersgeschenk und ggf. Arbeitszeit in Stunden) ins 2017 erfolgt in ETHIS automatisch, sobald die Mitarbeitenden alle Monate des Jahres 2016 abgeschlossen haben. Als AA-HR müssen Sie in diesem Fall nichts weiter unternehmen. Bitte stellen Sie sicher, dass der Jahresabschluss zeitnah und korrekt, spätestens bis zum 31. März 2017, getätigt wird. Sie haben die Möglichkeit, dies stellvertretend für Ihre Mitarbeitenden vorzunehmen. Ebenfalls können Sie allfällige Korrekturen an den übertragenen Salden vornehmen. Bitte überprüfen Sie die Überträge aktiv, um korrekt zu starten. HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

23 Zeitguthaben pflegen Startsalden 2017 (2/3) Gruppe B Die Arbeitszeit wurde bisher nicht in ETHIS erfasst. Ab 2017 wird neu ETHIS zur Erfassung verwendet Holen Sie bei Ihren Mitarbeitenden die finalen Salden (Ferien, Dienstaltersgeschenk und ggf. Arbeitszeit in Stunden) per Jahresende, Stand 31. Dezember 2016, ab. Bitte übertragen Sie diese bis zum 31. März 2017 ins ETHIS. Die Arbeitszeiterfassung ist ab 1. Januar 2017 möglich, unabhängig davon, ob der Jahresübertrag bereits erfolgt ist. Bitte überprüfen Sie die Überträge aktiv, um korrekt zu starten. HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

24 Zeitguthaben pflegen Startsalden 2017 (3/3) Gruppe C Ihr Bereich (z.b. Bibliothek, CSCS) hat bisher ein anderes Zeiterfassungssystem als ETHIS für die Erfassung von Arbeitszeit und / oder Abwesenheiten eingesetzt und wird dieses auch künftig nutzen. Bitte lassen Sie die Nutzung des alternativen Systems durch Ihren Personalchef / Ihre Personalchefin bestätigen. Damit Ihr Bereich das bisherige Zeiterfassungssystem weiterhin unverändert einsetzen kann, muss es die minimalen Standards des neuen Reglements erfüllen. Wichtig ist, dass die Mitarbeitenden Ihres Bereichs ihre Arbeitszeit gemäss der neuen Regelung und entsprechend ihrer Personalkategorie erfassen. Ende 2017 müssen Sie sicherstellen können, dass für alle Mitarbeitenden jeweils die verbindlichen Salden von Ferienguthaben, Dienstaltersgeschenken und ggf. Arbeitszeit in ETHIS übertragen werden. Live-Link HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

25 Zeitguthaben pflegen Gruppe A1: Initialisierung von Mitarbeitenden, welche im 2016 in diesem Zeiterfassungssystem erfasst haben HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

26 Zeitguthaben pflegen Gruppe A2: Initialisierung von Mitarbeitenden, welche im 2016 in diesem Zeiterfassungssystem erfasst haben; Abschluss durch AA-HR HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

27 Zeitguthaben pflegen Gruppe B: Initialisierung von Mitarbeitenden, welche im 2016 nicht in diesem Zeiterfassungssystem erfasst haben HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

28 Zeitguthaben pflegen Korrektur von 32.8 Stunden bei Ferien vornehmen HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

29 Meldungen für Mitarbeitende AA-HR Rolle Einstellungen Zeitwirtschaft HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

30 Einstellungen Zeitwirtschaft Bei Mitarbeitenden mit «Zeiterfassung und Abwesenheitserfassung» können Sie stellvertretend Standard-Einstellungen vornehmen. HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

31 Kontakte HR Support Arbeitszeitreglement und dessen Anwendung: Personalchef/-in Übertrag sowie Korrektur von Salden in ETHIS: Ihr/e Personalsachbearbeiter/-in Technischer Support ETHIS: HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

32 Weiteres Vorgehen 26. Januar 2017 Go live-ethis-zeiterfassungstool (Änderungen) 27. Januar 2017 Informations- für AA-HR Anleitung für den Saldo-Übertrag ins ETHIS an die AA-HR 31. Januar 2017 / Demo-Veranstaltungen, Hönggerberg 1. Februar 2017 Demo-Veranstaltungen, HG 23. März 2017 Modulschulung für admin. Assistenz / Zeitwirtschaft Mai 2017 TURaktuell Administrative Assistenz HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar

33 Fragen HR Projekte Projektteam Arbeitszeit Januar