Anleitung zur Arbeitszeittabelle

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1 Universität Zürich Personal Schönberggasse 2 CH-8001 Zürich Anleitung zur Arbeitszeittabelle A Allgemeines 1 Alle weissen und roten Felder sind Eingabefelder 2 Alle Zeitwerte in Stunden und Minuten müssen durch Doppelpunkt getrennt eingegeben werden (z.b. 8:24) 3 Um Überzeit erfassen und Korrekturen von Mehrstunden, Ferien usw. anbringen zu können, muss der Blattschutz aufgehoben werden: Dafür in der Menuleiste Extras è Schutz è Blattschutz aufheben klicken. 4 Nach dem Erfassen oder Korrigieren den Blattschutz wieder aktivieren: Menuleiste Extras è Dokument schützen è OK drücken (keine Kennwort- Eingabe). 5 Durch Anklicken des + -Zeichens am linken Bildschirmrand können verborgene Zeilen sichtbar gemacht werden. 6 Die tägliche Soll-/Ist-Abweichung der geleisteten Arbeitszeit wird nicht angezeigt. B Was muss ich zwingend im Eingabeblatt ausfüllen? 1 Jahr è Zeile 2, Spalte B 2 Name è Zeile 3, Spalte B 3 Geburtsjahr è Zeile 4, Spalte F. Der Ferienanspruch wird danach automatisch berechnet. 4 Funktion è Zeile 2, Spalte I 5 Institut/Abt è Zeile 3, Spalte I 6 Personalkat. à Zeile 5, Spalte I. Hier muss zwischen Administratives und Technisches Personal, Wissenschaftliche Mitarbeitende/r oder Qualifikationsstelle gewählt werden. Qualifikationsstellen sind Doktoranden, Assistierende mit Abschluss, Postdoktorierende und Oberassistierende. Auch Assistierende ohne Abschluss können in diese Kategorie gezählt werden. 7 Beschäftigungsgrad è Zeilen 12 bis 23, Spalte H Diese Eingaben werden automatisch auf die Monatsblätter und auf die Jahresübersicht übertragen 8 Überträge aus dem Vorjahr è Zeilen 29 bis 32, Spalte D. Danach in Spalte C eintragen, ob es sich um Plusstunden (+) oder Minusstunden (-) handelt. C Was finde ich wo im Eingabeblatt? Kompensationsanspruch; in Spalte F, Zeile 29 Der Kompensationsanspruch richtet sich nach 124 VVO. Es können nur Stunden kompensiert werden, die vorgängig auch tatsächlich geleistet wurden. Die Zeit der Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr können unabhängig vom Kompensationsanspruch Seite 1/5 Anstellungsbedingungen Verfuegung / Conditions of Employment Order

2 1 Beschäftigungsgrad; in Spalte H, Zeile 24, wird der durchschnittliche Beschäftigungsgrad für das Jahr berechnet. 2 Sollarbeitszeit; In Spalte I, Zeilen 12 bis 23, wird die monatliche Sollarbeitszeit gemäss Beschäftigungsgrad berechnet. 3 Regelarbeitszeit; In Spalte J, Zeilen 12 bis 23, wird die durchschnittliche Tagesarbeitszeit resp. Die Regelarbeitszeit wird bei einer 5-Tage-Woche angegeben. 4 Ferienanspruch in Wochen; In Spalte K, Zeile 9, ist der Ferienanspruch in Wochen für das ganze Jahr angegeben. 5 Ferienanspruch in Stunden; In Spalte K, Zeile 24, ist der Ferienanspruch in Stunden für das ganze Jahr angegeben. 6 Projekterfassung; Vorgesetzte können eine Projekterfassung bestimmen. In den Spalten H-K, Zeilen 26 bis 34, werden die einzelnen Projekte erfasst. Die Bezeichnung der Projekte wird automatisch auf das Monatsblatt übertragen. D Was finde ich wo im Monatsblatt? 1 Überzeit; In der Zeile 17 wird angeordnete Überzeit eingetragen. Überzeit muss stets vom/von der Vorgesetzten schriftlich angeordnet werden. 2 Überzeitsaldo; In der Spalte AI, Zeilen 17 bis 19 und 22 bis 27, wird der Überzeitsaldo berechnet. Für geleistete Überzeit, die im gleichen Monat kompensiert werden kann, wird kein Zeitzuschlag berechnet. Für nicht im gleichen Monat kompensierte Überzeit erhalten Sie automatisch einen Zeitzuschlag von 25%. 3 Ausbezahlte Überzeit; In der Spalte AI, Zeile 27, kann allfällig ausbezahlte Überzeit eingegeben werden. 4 Ferienkorrektur; Allfällige Ferienkorrekturen können nur vorgenommen werden, wenn diese auch verfügt wurden (z.b. bei lang andauernder Krankheit oder unbezahltem Urlaub). Eintrag in Spalte AI, Zeile Mehrzeit-Abbuchung; In der Spalte AI, Zeile 23, können allfällig ausbezahlte Mehrstunden eingegeben werden. Mehrstunden können nur in Absprache mit der Abteilung Personal ausbezahlt werden und nur bei Austritt und/oder aus betrieblichen Gründen, wenn keine Kompensation erfolgen kann. Werden beim Austritt Mehrstunden ausbezahlt, erfolgt automatisch ein Zuschlag von 25%. 6 Arbeitszeitsaldo; Die Zeile 16 zeigt die effektiv geleistete Arbeitszeit pro Tag zuzüglich allfällige anrechenbare Absenzen aus den Zeilen 29 bis 39. Die tägliche Mehr- oder Minderleistung wird nicht ausgewiesen. 7 Monatszeitsaldo; In der Spalte AI, Zeile 16, wird das monatliche Total der geleisteten Arbeitszeit ausgewiesen. 8 Angeordnete Überzeit; In der Zeile 17 (wird die angeordnete Überzeit eingetragen. Die Überzeit wird bestenfalls durch die Vorgesetzte/den Vorgesetzten schriftlich angeordnet. In Zeile 15 ist nur die Zeit einzutragen, die über der Regelarbeitszeit hinaus geleistet wurde. ArbeitszeittabelleEingabehilfev2.docx Januar 2015 Seite 2 von 5

3 9 Kompensierte Überzeit; In Zeile 18 wird die kompensierte Überzeit eingetragen. 10 Monatliche Sollarbeitszeit; Diese wird in Spalte AI, Zeile 20, abgebildet. 11 Monatliche Mehr-/Minderstunden; Die Spalte AI, Zeile 23, zeigt die Mehr- oder Minusabweichung für den betreffenden Monat. 12 Monatliche Mehr-/Minderstunden inkl. Korrekturen; Spalte AI, Zeile Kompensierte Mehrstunden; In Zeile 29 werden die ganzen Tage eingetragen, an denen Mehrstunden kompensiert werden (der Eintrag muss in Stunden erfolgen, zb. 8:24). Diese werden mit dem Kompensationssaldo ( 124 VVO) verrechnet. Es müssen ganze Tage als Kompensationstage eingetragen werden. 14 Projekte; In den Zeilen sind alle im Eingabeblatt definierten Projekte hinterlegt. Achtung: Die Projektarbeitszeiten müssen zusätzlich zur effektiven Arbeitszeit erfasst werden. 15 Feriensaldo; Der Feriensaldo per Ende Jahr ist in der Zeile 31 ersichtlich. 16 Monatliche Gutschriften; Spalte AJ (verborgen). 17 Aufaddierte Saldi der Vormonate; Spalte AK 18 Übertrag Folgemonat; Spalte AL = Summe der Spalten AI-AK. E Was finde ich wo in der Jahresabrechnung? 1 Kompensationsanspruch/Jahr; Spalte C, Zeile Ferien; Jahresanspruch; Spalte K, Zeile 11 3 Ferien, Übertrag vom Vorjahr; Spalte K, Zeile 12 4 Eintrag DAG laufendes Jahr; Spalte U, Zeile 11 5 Übertrag DAG vom Vorjahr; Spalte U, Zeile 12 6 Jahresarbeitszeit kumuliert; Spalte AK, Zeile 11 (Totalarbeitszeit entsprechend Beschäftigungsgrad) 7 Übertrag Überzeit vom Vorjahr; Spalte I, Zeile 11, (inkl. 25%-Zuschlag) 8 Übertrag Arbeitszeitsaldo vom Vorjahr; Spalte AG, Zeile 12 9 Summe der bezogenen Kompensationstage; Spalte C, Zeile Überzeitsaldo Ende Jahr; Spalte I, Zeile Summe der bezogenen Ferien; Spalte K, Zeile Summe der jeweiligen Absenz: Spalte M bis U, Zeile Arbeitszeitsaldo Ende Jahr; Spalte AI, Zeile 26 F Was trage ich ins Eingabeblatt vom nächsten Jahr ein (wenn < oder > als 0)? 1 Überzeitsaldo; Spalte I, Zeile 26 2 Feriensaldo; Spalte K, Zeile 26 3 DAG-saldo; Spalte U, Zeile 26 4 Arbeitszeitsaldo; Spalte AG, Zeile 26 ArbeitszeittabelleEingabehilfev2.docx Januar 2015 Seite 3 von 5

4 G Arbeitszeiterfassung bei Teilzeit-Mitarbeitenden Grundsatz Die/der Vorgesetzte vereinbart mit den Teilzeit-Mitarbeitenden eine Präsenzzeit = Regelarbeitszeit. Diese wird in eine von folgenden Varianten in die Arbeitszeittabelle erfasst. Auf das ganze Jahr verteilt ergibt sich kein Unterschied zwischen den einzelnen Varianten. Für besondere, ganztägige Veranstaltungen (z.b. Klausurtage, Weiterbildungstage etc.) können 8:24 h eingetragen werden. Variante A Die/der Mitarbeitende arbeitet seine durchschnittliche Soll-Arbeitszeit auf 5 Tage pro Woche verteilt (5 x 6:43h = 80%). Bei einem Beschäftigungsgrad von 80% wird an 5 Tagen pro Woche die Sollarbeitszeit von 6:43 h geleistet. Bei Abwesenheiten (Ferien, Krankheit, Unfall etc.) werden somit jeden Tag 6:43 h erfasst Variante B Die/der Mitarbeitende hat eine vereinbarte, festgelegte Regelarbeitszeit unter Berücksichtigung betrieblicher und persönlicher Bedürfnisse. Bei einem Beschäftigungsgrad von 80% wird an 4 Tagen pro Woche voll gearbeitet (4 x 8:24h = 80%), am fünften Tag wird gar nicht gearbeitet. Bei Abwesenheiten (Ferien, Krankheit, Unfall etc.) wird an vier Tagen die vereinbarte Regelarbeitszeit (8:24h) eingetragen, am fünften Tag wird nichts eingetragen. Variante C Der/die Mitarbeitende leistet die Regelarbeitszeit unterschiedlich auf die Woche verteilt. Bei einem BG von 90% wird von Montag bis Donnerstag voll gearbeitet (4 x 8:24h = 80%) und jeden zweiten Freitag voll gearbeitet (1 x 8:24h = 20%). Bei Abwesenheiten (Ferien, Krankheit, Unfall etc.) wird von Montag bis Donnerstag 8:24 h für einen vollen Tag und für Freitag 4:12h eingetragen. ArbeitszeittabelleEingabehilfev2.docx Januar 2015 Seite 4 von 5

5 H Was muss ich tun, wenn ich ein EU-Projekt habe? Eingabeblatt Die/der Mitarbeitende füllt im Eingabeblatt zusätzlich innerhalb des Blocks Projekte rechts unten sämtliche Felder pro EU-Projekt aus. Bezeichnung Akronym Projekt Projektart 3 PSP-Element E-ZZZZZ-ZZ-ZZ Vertragsnummer (sechsstellige Nummer der EU) Projektverantw. Prof. Dr. M. Muster (Verantwortlicher Projektinhaber) %-Anstellung 50% (Beschäftigungsgrad gem. Anstellungsverfügung) Monatsblatt In den einzelnen Monatsblättern sind pro Monat auf der Zeile des jeweiligen Projektes die produktiven Stunden (summarisch) pro Projekt zu erfassen. Projektübersicht EU-Projekte In der Projektübersicht EU-Projekte kann pro Projekt überprüft werden, ob pro Monat sowie Jahr die produktiven Stunden erreicht wurden. Bitte zwingend die zusätzlichen Anforderungen an EU-Timesheets beachten. Diese sind wie folgt abrufbar: (Merkblatt Zeiterfassungstabelle). ArbeitszeittabelleEingabehilfev2.docx Januar 2015 Seite 5 von 5