PLANON ACCELERATOR ÜBERBLICK

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1 STÄRKT IHRE WETTBEWERBSFÄHIGKEIT BIETET EINEN SCHNELLEREN MEHRWERT BASIERT AUF BEWÄHRTEN STANDARDS PLANON ACCELERATOR ÜBERBLICK Planon Accelerator enthält (*) pro Geschäftsprozess: SOFORT NUTZBARE PROZESSE FÜR EINEN SCHNELLEN MEHRWERT Vorkonfigurierte Workflows Relevante Funktionen und Aufgaben Vordefinierte Screens mit passenden Feldern Vordefinierte Alarme und Benachrichtigungen Berichte und Dashboards Berichtsvorlagen Geeignete Self-Service Formulare Standard Integration-Links mit anderen Prozessen Datenkataloge Datenimport-Tools Rollen und Authorisierungen Passende Business Rules und Extensions Konfigurationsdokumentation Planon Standard Software (*)Inhalte sind pro Geschäftsprozess unterschiedlich. 1

2 Planon Accelerator ist die sicherste, rentabelste und schnellste Methode, um die Lösungen von Planon umzusetzen. Diese sofort einsatzbereite Lösung beinhaltet Standard- und integrierte Geschäftsprozesse für die Bereiche Immobilien-, Flächen- und Arbeitsplatzmanagement sowie Instandhaltung, integriertes Dienstleistungs- und Nachhaltigkeitsmanagement. real estate management Vorkonfigurierte Prozesse ermöglichen schnellen Return On Investment Portfoliomanagement Planon s Portfolio Management bietet eine vollständige, einheitliche Lösung, die Ihnen einen klaren Überblick über Ihr Immobilienportfolio gibt, einschließlich des technischen Zustands, der Raum- und Flächennutzung, Szenarioplanung, CAD- Visualisierung und Portfolio Reporting. Planon gibt Ihnen auch die Werkzeuge an die Hand, die Sie benötigen, um zu gewährleisten, dass Ihre Immobilienstrategie immer in Einklang mit den Zielsetzungen Ihrer Organisation steht. Strategische Flächenplanung Planon s Strategische Flächenplanung unterstützt Sie bei der Ausrichtung Ihrer Immobilienstrategie an den Unternehmenszielen. Sie können damit verschiedene Was-wäre-wenn -Szenarien erstellen und analysieren, um so die richtige Lösung für die Zukunft zu finden. Ausgangspunkt ist die Erfassung des aktuellen und zukünftigen Platzbedarfs basierend auf Szenarien wie potenziellen Fusionen, Übernahmen oder zum Beispiel auch Wachstumserwartungen. Zweitens ist es wichtig, einen klaren Einblick in die aktuelle und zukünftige Auslastung und Verfügbarkeit Ihrer Räume zu haben. Mit seinen einzigartigen Funktionalitäten hilft Planon s Strategische Flächenplanung Ihnen, Flächenachfrage und angebot auszubalancieren und effektive Flächenstrategien zu entwickeln. Transaktionsmanagement Planon s Transaktionsmanagement Lösung stellt Ihnen die geeigneten Hilfsmittel zur Verfügung, um Akquisitionen und Veräußerungsprojekte vorzubereiten, zu prüfen und effektiv zu managen. Sie können Planon nutzen, um eine Reihe von Szenarien zu erstellen, die Ihnen helfen, verschiedene Optionen zu evaluieren, die auf finanziellen Überlegungen oder auf der erwarteten Nutzung basieren. Planon s Transaktionsmanagement Lösung kann genutzt werden, um jegliche Arten von Gebäuden zu suchen, die Ihre Organisation benötigt, wie bspw. Büros, Retailflächen, Industriegebäude und viele andere. Mietvertrags- und Flächenmanagement Planon s Lösung für Mietvertrags- und Flächenmanagement unterstützt Sie dabei, Ihr Inventar genau zu beurteilen und den besten Weg zu finden, um die Raumbelegung zu optimieren. Sie können die aktuelle Belegungsrate analysieren, Leerstände prognostizieren und Strategien entwickeln, um die Auswirkungen von Sanierungen zu minimieren. Sie können auch Szenarien erstellen und deren Auswirkungen auf Ihre Organisation bewerten. Damit gewährleisten Sie, dass Sie das bestmögliche Bündel von Maßnahmen treffen. Finance Planon s Finance Lösung bietet viele Funktionalitäten für die Abwicklung und Verwaltung von Finanzprozessen sowie das entsprechende Reporting. Sie hilft Ihnen, alle finanziellen Verpflichtungen einzuhalten, unterstützt Sie bei Rechnungsprüfung, Kostenverrechnung, Budgetkontrolle, Monitoring von Bareinnahmen und erinnert Sie an Zahlungs- oder Vertragsfristen. Um Compliance zu gewährleisten, unterstützt Planon auch Auditprozesse. Über Webservices können Sie die Lösung in Ihr Finanz- oder ERP-System integrieren. Das garantiert niedrige TCO, eine schnelle Abwicklung und hohe Output-Qualität. Projektmanagement Planon s Projektmanagement Lösung unterstützt Sie dabei, Projektaktivitäten zu identifizieren, Prioritäten zu setzen, Zeitpläne zu prüfen, Arbeitsstrukturen aufzuschlüsseln, Verbindlichkeiten und Budgets zu managen und die Kommunikation mit dem Projektteam zu erleichtern. Durch die Zentralisierung dieser Funktionalitäten stellen Sie sicher, dass Details nicht vergessen werden, die Finanzen im Rahmen bleiben und Fristen eingehalten werden. 2

3 space & workplace management Flächenmanagement Planon s Flächenmanagement Lösung bietet Ihnen die geeigneten Werkzeuge, um Ihre Flächen über das gesamte Immobilienportfolio hinweg systematisch zu managen. Die Lösung hilft Ihnen, die Nutzung Ihrer Flächen optimal mit der Nachfrage in Einklang zu bringen, indem sie Ihnen einen verlässlichen Einblick in die derzeitige und die erwartete Nutzung gibt, genauso wie Einblick in derzeitige und zukünftige Leerstände. So sind Sie in der Lage, die beste Lösung für Ihre derzeitigen und zukünftigen Bedarfe zu finden und zu implementieren. CAD Integration Planon s CAD Integration Lösung erlaubt Ihnen, Ihre CAD-Pläne in Planon zu importieren und die grafischen Elemente aus den Zeichnungen mit entsprechenden Planon Elementen wie Räumen, Arbeitsplätzen, Anlagen und anderem Inventar zu verknüpfen. Sie können Layout-Pläne, Flächennutzung, Leerstände und verfügbare flexible Arbeitsplätze genauso visualisieren, wie Fluchtwege, technische Informationen oder Dimensionen und Größen. Außerdem können Sie Änderungen in Ihren CAD-Zeichnungen mit Planon synchronisieren, ohne dafür eine AutoCAD-Lizenz zu benötigen. Arbeitsplatzmanagement Planon s Arbeitsplatzmanagement Lösung bietet Ihnen die Möglichkeit, die Nutzung verschiedener Flächen- und Arbeitsplatzkonzepte zu managen. Unabhängig davon, ob Sie bestehende Flächen nutzen, eine Remote-Arbeitsplatz- Richtlinie einführen oder die derzeitige Bürostruktur ändern wollen, Planon s Arbeitsplatzmanagement Lösung ermöglicht Organisationen, flexible Arbeitsplatzkonzepte vorausschauend und gut gemanagt einzuführen. Planon bietet Ihnen zudem eine Lösung, um Belegungskosten zuverlässig und gut organisiert zu verrechnen. PLANON KIOSK LÖSUNGEN Planon Kiosk Lösungen sind effiziente, intuitive Applikationen, die die Nutzung von flexiblen Arbeitsplätzen und -räumen maximieren und helfen Ihren Mitarbeitern, schnell und einfach einen Platz zum Arbeiten oder Besprechen zu finden. Doppelbuchungen werden vermieden und Produktivität sowie Kommunikation auf einfache Weise verbessert. Umzugsmanagement Planon s Umzugsmanagement Lösung bietet genau die Werkzeuge, die Sie benötigen, um Umzüge und Veränderungen innerhalb Ihrer Organisation zu managen. Planon hilft Ihnen, verfügbare Flächen zu identifizieren, deren Effizienz zu maximieren und komplette Umzüge zentral zu planen und zu steuern. Auf einen Blick sehen Sie, was getan werden muss und wann es stattfinden soll. Planon kann Sie auch bei der On- und Off-Boarding-Planung für Mitarbeiter unterstützen. Sie können nicht nur alle Details koordinieren, die das Zuweisen von Arbeitsplätzen betreffen, sondern Sie können auch die den Mitarbeitern während des Arbeitsverhältnisses zur Verfügung gestellten Betriebsmittel monitoren. Zusätzlich erhalten Sie mithilfe der Berichtsmöglichkeiten eine aktuelle und akkurate Einsicht in die Performance Ihrer Umzugsteams und die Fluktuationsrate Ihrer Organisation. Schnelle, einfache und kostengünstige Implementierung für alle Organisationen 3

4 Planon Accelerator basiert auf weltweit über erfolgreichen Implementierungen bei Organisationen unterschiedlichster Art und ist die erste und einzige wirklich integrierte, sofort einsatzbereite Out-of-the-box-CAFM- Lösung. maintenance management Durchdachte Standardisierung für optimale Benchmark-Möglichkeiten Gebäude- & Anlagenmanagement Planon s Anlagenmanagement Lösung fungiert als zentrale Ablage für jegliche Informationen, die Anlagen und Ausstattung Ihres Unternehmens betreffen. Sie erlaubt Ihnen, Anlagen und Ausstattung zu kategorisieren, deren aktuellen Status zu dokumentieren und den Zustand über den gesamten Lebenszyklus hinweg nach zu verfolgen. Sobald Ihre Anlagen aufgenommen und kategorisiert sind, können Sie ein umfangreiches Profil aufbauen, in dem alle Informationen zu jedem einzelnen Element enthalten sind, wie bspw. sämtliche gesetzliche Vorgaben, die Anlagenhistorie oder Verknüpfungen mit anderen Anlagen innerhalb des Gebäudes und des Portfolios. Zudem haben Sie auch die Möglichkeit, Health & Safety Dokumentationen abzulegen und können so Compliance mit gesetzlichen Regelungen gewährleisten. Reaktive Instandhaltung Planon s Lösung für Reaktive Instandhaltung bietet einen vorkonfigurierten Ansatz, der es Ihnen ermöglicht, sämtliche Funktionen effizient zu organisieren, die reaktive Instandhaltung und nicht-budgetierte Anforderungen betreffen. Mit diesem Ansatz können Sie die Einhaltung spezifischer anlagenbezogener Sicherheitsrichtlinien und gesetzlicher Vorgaben gewährleisten, Lagerbestände für Reparaturen bereitstellen und die Service Level Performance Ihrer internen oder externen Instandhaltungsteams in Bezug auf Ausführung und Reaktionszeit nachverfolgen. Durch die Konsolidierung aller Informationen verringern Sie zudem die Wahrscheinlichkeit, das Ressourcen verschwendet und Arbeiten doppelt durchgeführt werden. Geplante Instandhaltung Planon s Lösung für Geplante Instandhaltung ist eine Plattform, mit der Sie alle verschiedenen Komponenten zusammenführen, die notwendig sind, um einen umfassenden Instandhaltungsplan zu erstellen. Planon bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Informationen zu Anlagen / Ausstattung, Personal, gesetzlichen Vorgaben, vertraglichen Verpflichtungen, Health & Safety und Budgets zusammen zu bringen, damit Sie einen optimalen Plan für Ihre Organisation entwickeln können. Zustandbasierte Instandhaltung Planon s Lösung für zustandsbasierte Instandhaltung ermöglicht Ihnen eine präzisere Prognose Ihrer zukünftigen Bedarfe für Instandhaltung, indem sie Ihnen erlaubt, den Zustand Ihrer Anlagen in Ihrem vorbeugenden Instandhaltungsplan zu berücksichtigen. Durch Verwendung dieses vollkommen automatisierten Prozesses zur Integration der zwei Funktionen bringen Sie Ihre Instandhaltungsaktivitäten auf die höchste Stufe der Professionalität. Mit Planon sind Sie in der Lage, die Vorteile neuester intelligenter Gebäudetechnologie zu nutzen und einen Katalog mit intelligenten Anlagen aufzubauen, die Ihren aktuellen Zustand automatisch an das System kommunizieren. Damit ersparen sie sich die aufwendige Arbeit, aktiv deren Status kontinuierlich zu monitoren. Zustandsbewertung Planon hat den Prozess noch schlanker gestaltet und macht es Ihnen so einfach wie nie zuvor, den Zustand Ihrer Anlagen und Ausstattung objektiv und in Übereinstimmung mit Ihren Anforderungen zu evaluieren. Mit der Zustandsbewertungslösung von Planon bestimmen Sie selbst, welche Kriterien Sie zur Bewertung nutzen. Entweder können Sie die vorkonfigurierten Checklisten und Alterungskurven verwenden, oder Ihre eigenen spezifischen Kriterienkataloge erstellen. Das erlaubt Ihnen, die bestmögliche Lösung zu finden, um die Business Continuity sicherzustellen. Mit Planon können Sie die in der Vergangenheit durchgeführten Instandhaltungen und Wartungen einer Anlage mit dem aktuellen Zustand verknüpfen und so alle notwendigen Informationen an einer zentralen Stelle abspeichern. 4

5 Health & Safety Planon s Health & Safety Lösung hilft Ihnen, alle notwendigen Sicherheitsvorkehrungen genau zu überwachen und so auf kritische Situationen optimal vorbereitet zu sein. Durch die frühzeitige Wahrnehmung der erforderlichen Sorgfalt können Sie im Falle eines Zwischenfalls einige potentielle Folgen mindern. Wenn eine Störung auftritt, stellt Ihnen Planon die erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung, um diese schnell und effektiv zu beheben. Nach Behebung der Störung wird das gesamte Material hochgeladen und mit den entsprechenden Lösungen im Instandhaltungssystem synchronisiert. Dadurch stellen Sie vollständige Transparenz sicher und gewährleisten, dass alle Informationen für Berichts- und Auditzwecke, bspw. im Hinblick auf das Thema Betreiberhaftung zur Verfügung stehen. Instandhaltungsverwaltung Planon s Lösung für die Instandhaltungsverwaltung erlaubt Ihnen, all Ihre Instandhaltungsaktivitäten zentral zu steuern und zu koordinieren. Indem Sie alle Informationen, die Ihre Instandhaltungsaktivitäten betreffen, an einer Stelle abspeichern, vermeiden Sie Verschwendung und haben mehr Zeit, um sich auf andere Elemente Ihrer Tätigkeit zu konzentrieren. Lagerverwaltung Planon s Lösung für Lagerverwaltung gibt Ihnen die Möglichkeit, alle Ihr Lager betreffenden Informationen auf einer zentralen Plattform vorzuhalten und gleichzeitig große Teile des Prozesses zu automatisieren. Auf einen Blick können Sie Informationen wie Bestände, den Lagerwert oder die Position von Betriebsmitteln sehen. Entsprechende Aktivitäten können Sie mithilfe von Planon so koordinieren, dass Sie Ihre Ressourcen bestmöglich nutzen. Field Services Mobility Basierend auf der Tensing Mobility Platform, ist die Planon Field Services Mobility Lösung eine Out-of-the-Box Lösung, die Best-Practice Prozesse beinhaltet und es Ihnen erlaubt, schnell und effektiv mit Ihren Außendienstmitarbeitern zu kommunizieren. Die Techniker haben drahtlosen Zugang zu den ausstehenden Arbeitssaufträgen. Die Aufträge werden automatisch verteilt und mit deren Mobilgeräten synchronisiert, die auch offline genutzt werden können. Alle Einträge oder Änderungen, die die Techniker direkt vor Ort machen, werden automatisch in Planon gespeichert. So wird eine ungestörte und voll integrierte Administration und Prozesskontrolle garantiert. Vorkonfigurierte Import- Templates Sorgen für schnellen Daten-Upload 5

6 Planon Accelerator ermöglicht Ihnen, schnell von Best- Practice-Prozessen zu profitieren - ohne großen Programieroder Konfigurationsaufwand. integrated services management Ein hervorragender Start für zukünftiges Wachstum FM Service Desk Planon s FM Service Desk Lösung unterstützt Sie mit einer integrierten Plattform, die Ihnen erlaubt, alle Serviceanfragen effizient zu managen. Durch die Automatisierung vieler Aspekte des Prozesses haben Sie mehr Zeit, sich auf den eigentlichen Service für Ihre internen und externen Kunden zu konzentrieren, anstatt diese in aufwendige administrative Aufgaben zu investieren. Weil die gesamten Anfragen zentral zur Verfügung stehen, können Sie und Ihre Mitarbeiter außerdem auf einen Blick sehen, welche Ressourcen verfügbar sind und entsprechend planen. Algemeine FM Services Mit Planon s Allgemeiner FM Services Lösung stellen Sie sicher, dass alle Aufgaben zur richtigen Zeit am richtigen Ort durchgeführt werden. Indem der Prozess automatisiert wird und Sie die Möglichkeit haben, vorkonfigurierte Workflows zu erstellen, ermöglicht Ihnen Planon, Ihren Kunden Dienstleistungen von höchster Qualität auf effiziente Art und Weise zu liefern. Mit einem integrierten Ansatz werden Sie zusätzlich in die Lage versetzt, neue Kosteneinsparungspotentiale zu identifizieren, Qualitätsverbesserungen zu erreichen, Änderungen zu realisieren, das Lieferanten-Contracting besser zu managen und neue Sourcing-Strategien zu implementieren. Planon unterstützt Sie zudem mit den notwendigen Monitoring-Berichten, um Ihre Performance genau zu beurteilen und sie mit Industriestandards zu benchmarken. Empfangsmanagement Mit Planon s Empfangsmanagement Lösung sind Ihre Empfangsmitarbeiter in der Lage, viele Funktionen von einer zentralen Plattform aus zu koordinieren, den Prozess signifikant zu verschlanken und so die Effizienz insgesamt zu erhöhen. Sie können eine Reihe von Aufgaben automatisieren, die mit verschiedensten Funktionalitäten zusammenhängen, einschließlich Reisemanagement Reinigung, Abfallbeseitigung, Recycling, und Sicherheit. Damit sparen Sie Zeit sowie interne Ressourcen und bieten gleichzeitig einen erkennbaren Mehrwert für das Kerngeschäft Ihrer Organisation. Außerdem können Sie nicht nur die Bandbreite der angebotenen Dienstleistungen erweitern sondern auch die Arbeitszufriedenheit bei Ihren Empfangsmitarbeitern verbessern. Bedarfs- & Vertragsmanagement Planon s Bedarfs- und Vertragsmanagement Lösung unterstützt Sie mit einer integrierten Plattform, die Ihnen ein kompetentes und effektives Management aller Details ermöglicht, die in Zusammenhang mit den Verwaltungsfunktionen und externen SLA s bzw. Verträgen stehen. Mit der Zentralisierung dieser Prozesse gewährleistet Planon, dass alle relevanten Daten an einer Stelle gespeichert und verfügbar sind. Damit wird das Risiko von Redundanzen reduziert und die Effizienz des gesamten Betriebs verbessertodigde reactieve onderhoud en voorkomt het risico op uitval van bedrijfskritische installaties en productiemiddelen. IT Services Management Planon s IT Service Management Lösung basiert auf ITIL Standards und enthält vorkonfigurierte Lösungen, die Sie bei folgenden Prozessen unterstützen: Anfrage-, Problem-, Change-, Release, Konfigurations-, und Service Level Management. Durch die Integration dieser Prozesse mit dem FM Service Management, können Sie Ihren Help Desk ganz im Sinne von one face to the customer zu einem Shared Services Desk umbauen, der als alleinige Schnittstelle zu Ihren Kunden fungiert. Damit verfügen Ihre Mitarbeiter über ein exzellentes Werkzeug für ihre Arbeit und Sie unterstützen die Produktivität im Kerngeschäft. Gleichzeitig erreichen Sie eine optimierte interdisziplinäre Verbindung in den Prozessen. 6

7 sustainability management MONITORING Planon s Monitoring Lösung bietet Tools, mit denen Sie Kosten, Verbräuche und den CO 2 - Fußabdruck unter Kontrolle haben. Sie gibt Ihnen Einblick in die wichtigsten Faktoren, die Ihr Nachhaltigkeitsprofil beeinflussen, wie den Verbrauch von Energie, Gas, Wasser oder Öl. Planon Monitoring hilft Ihnen, Einsparpotenziale in Ihrem Portfolio aufzudecken und überwacht die Resultate von Einsparmaßnahmen. Durch die strukturierte Erfassung von Daten können Sie viele Dashboards und KPI s nutzen, um Kosten, Verbräuche und CO 2 - Emissionen zu analysieren. Das hilft bei der Optimierung und der Kommunikation der Kennzahlen an die entsprechenden Stellen. Mit dieser Lösung treffen Sie fundierte Entscheidungen zu Nachhaltigkeitsstrategie und Optimierungsprojekten. AUDITS Planon s Audit Lösung ermöglicht Ihnen, den Auditprozess auf Basis von Standards, wie DGNB, BREEAM oder LEED umfassend zu unterstützen und die Ergebnisse für Analyseund Reporting-Zwecke zu erfassen. Einzigartig ist, dass Sie dann die intuitiven, web-basierten Planon Dashboards nutzen können, um die Resultate auszuwerten. Die Audit Lösung unterstützt Sie auch mit einem Überblick zum Status sämtlicher Audits: welche Audits sind in Vorbereitung, welche im Gange und welche sind abgeschlossen. Zudem ist sie das perfekte Tool, um Möglichkeiten zur Verbesserung der Nachhaltigkeitsperformance Ihres Portfolios zu identifizieren. Improvements Planon s Improvement Lösung hilft, Projekte, Aktivitäten und übergeordnete Programme effizient zu implementieren, die Ergebnisse zu überwachen und gegebenenfalls korrigierend einzugreifen. Dadurch erreichen Sie eine optimierte Integration von Nachhaltigkeitsaudits, der Identifikation von Möglichkeiten, der Übersetzung von Anforderungen in Projekte und dem Monitoring der Ergebnisse. Die Nachhaltigkeitsaktivitäten können projektweise, inklusive der Zeitpläne, Teams, Budgets etc. verwaltet werden. Integriert bewährte Standards 7

8 Planon ist ein führender globaler Anbieter von Computer Aided Facility Management Lösungen (CAFM). Mit modernster Technologie und exzellentem Kunden-Support schafft Planon für Organisationen die Voraussetzung, ihre Aufgaben im Facility- und Immobilienmanagement effektiv zu lösen. Das Lösungsportfolio umfasst Flächen- und Arbeitsplatzmanagement, Instandhaltungsmanagement, Integrated Services Management, Real Estate Management und Nachhaltigkeitsmanagement gegründet, hat Planon mehr als 1800 Kunden in 40 Ländern und Niederlassungen in Deutschland, Österreich, den Niederlanden, Frankreich, Großbritannien, Belgien, den USA, Kanada, Indien und Singapur. DEUTSCHLAND Planon GmbH Wilhelm-Leuschner-Straße Frankfurt am Main Tel.: info-de@ ÖSTERREICH Planon GmbH Bürgerstraße Linz Tel.: info-at@ SCHWEIZ AIA GmbH Technoparkstrasse Zürich Tel.: info-ch@ 9