Anhang A zur Vorlesung Grundlagen Projektmanagement

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1 Anhang A zur Vorlesung Grundlagen Projektmanagement Unterstützende Prozesse, Methoden und Werkzeuge (siehe auch: Lexikon der Projektmanagement-Methoden, Drews, Hillebrand, 2007) Vorhabensplanung Projektsteckbrief Stakeholderanalyse Risikoanalyse Projektstrukturplan (PSP), Beispiele Arbeitspaket Cockpit-Bericht Projektabschluss Kochrezept Projektstart Projekt-Plan Deckblatt (gesamte Vorlage extra) Version 02/2011 Dr. Meyer Consulting Waldauweg Bad Friedrichshall / Fax / um@mci-consulting.de

2 Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 2

3 Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 3

4 Stakeholderanalyse Suchfelder Geschäftsführung andere interne Projekte Geldgeber Eigentümer direkte Auftraggeber intern externer Kunde "Auftraggeber" Lieferanten interne Organisation, Linie/Teams Projekt Betroffene Nutzer/Anwender indirekte Interessengruppen, Verbände Politiker Behörden Medien Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 4

5 Stakeholderanalyse Checkliste potentielle Stakeholder Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 5

6 Stakeholderanalyse Formblatt Stakeholdermatrix Stakeholder Erwartungen / Betroffenheitsaspekt Interesse am Projekt (Grad der Betroffenheit) Einstellung zum Projekt (Art der Betroffenheit) Einfluss auf das Projekt Was tun? Wer? passiv (wenig) aktiv (hoch) positiv negativ gering hoch Termin Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 6

7 Stakeholderanalyse Formblatt Stakeholder Portfolio aktiv (hoch) Stakeholder-Portfolio Legende Einstellung zum Projekt: Interesse am Projekt (Betroffenheitsgrad) positiv neutral negativ grün orange rot passiv (niedrig) niedrig mittel hoch Einfluss auf das Projekt Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 7

8 Risikoanalyse Suchfelder Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 8

9 Risikoanalyse Beispiel einer Checkliste (VDMA-Checkliste nach ProjektManager ) (1) Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 9

10 Risikoanalyse Beispiel einer Checkliste (VDMA-Checkliste nach ProjektManager ) (2) Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 10

11 Risikoanalyse Risikotabelle Projekt: Bearbeiter: Datum: Nr. Beschreibung Eintitts- Wahrsch. Tragweite mögliche Konsequenzen Gegenmaßnahmen Verantw. Termin Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 11

12 Risikoanalyse Risiko-Portfolio Projekt: Bearbeiter: Datum: Risiko-Portfolio hoch Eintrirttswahrscheinlichkeit niedrig gering Tragweite gravierend Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 12

13 Risikoanalyse FMEA FMEA als weitere Methode auf Produktebene FMEA Failure Mode Effect Analysis Kriterien Eintrittswahrscheinlichkeit Tragweite / Bedeutung Entdeckungswahrscheinlichkeit RPZ Risiko-Prioritäts-Zahl Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 13

14 Risikoanalyse FMEA Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 14

15 Projektstrukturpläne Beispiele Allgemein, nummeriert Haus (objektorientiert) Haus (funktionsorientiert) Haus (gemischtorientiert) PKW (objekt-, funktions-, gemischtorientiert) Kamera (objektorientiert) Kamera (funktionsorientiert) Kamera (phasenorientiert) Bau einer Fabrikanlage Projekt Existenzgründung Projekt Joint Venture Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 15

16 Vorlage Projektstrukturplan (PSP) allgemein, nummeriert Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 16

17 Objektorientierter PSP Bau eines Einfamilienhauses Haus Grundstück Fundament Mauerbau Dach Wände Decken Sonderbau (Schornst.,...)...) Mauerwerk Mauerwerk Außenwände/ Verklinkerung Versorgungsleitungeleitungen Dämmung Dämmung (Wärme, (Wärme, etc.) etc.) Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 17

18 Funktionsorientierter PSP Bau eines Einfamilienhauses Haus Projektmanagement Planen // Erschließen Rohbau erst. Ausbauen Vorkoppeln Erstellen Prüfung/ Abnahme Feinplanen Feinplanen Gewerke Gewerke abstimmen abstimmen Material Material bereitstellen bereitstellen Mitarbeiter Mitarbeiter einsetzen einsetzen Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 18

19 Gemischtorientierter PSP Bau eines Einfamilienhauses Haus Projektmanagement Planen // Erschließen Rohbau erst. Firma Ausbauen Grundstück // Fundament Wände/Decken Sonderbau (Schornst., etc.) Mauerwerk Mauerwerk Außenwände/ Außenwände/ Verklinkerung Versorgungsleitungen Versorgungsleitungen Dämmung Dämmung (Wärme, (Wärme, etc.) etc.) Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 19

20 PSP-Varianten Entwicklung eines PKW objektorientiert gemischtorientiert funktionsorientiert PKW PKW PKW Karosserie Karosserie Antrieb Fahr-gestell Karosserie Karosserie Antrieb Fahr-gestell Entwurf Fertig-ung Konstruktion Kon- Getriebe Motor Motor Differenzial Differenzial Getriebe Motor Motor Differenzial Differenzial Vorber.- arbeit arbeit Prototybabau Serienprodukt. Serien- Gehäuse Kurbeltrietrieb Nebenaggregat Neben- Fertig-ung Konstruktion Kon- Erprob-ung Montage Prototyp Fertig. Fertig. Prototyp Erprob. Prototyp Pleuel Pleuel Kurbelwell ee Kolben Kolben Entwurf Detailzeichn. Detailzeichn. Zusam.- Zeichn. Materialbeschaff. Einzelteilbearbeit. Qualit.- kontrolle Quelle: Rinza, Projektmanagement, 4. Auflage, S. 41 Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 20

21 Objektorientierter PSP Entwicklung einer Kamera (nach PM Fachmann, ohne Anspruch auf Vollständigkeit) Kamera Optik Mechanik Elektronik Gehäuse Gehäuse CCD-Array Linsen Rahmen fur Array Platine Blende/ Verschluss Verbindungen/ Steccker Software Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 21

22 Funktionsorientierter PSP Herstellung einer Kamera (nach PM Fachmann, ohne Anspruch auf Vollständigkeit) Herstellung Kamera Konstruktion Fertigung Integration u. Test Lieferung Entwurf Fertigungsvorbereitung Vertriebskanäle beliefern Vorkonstruktion Prototyp Service Detailkonstruktion Serienfertigung Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 22

23 Phasenorientierter PSP Herstellung einer Kamera (nach PM Fachmann, ohne Anspruch auf Vollständigkeit) Kamera Konzeptphase Entwicklungsphase Produktionsphase Test- und Erprobungsphase Nutzungsphase Vorstudie Definition Testdefinition Fertigungsvorbereitung Vermarktung Machbarkeitsstudie Vorkonstruktion Prototypen Produktion Vertriebskanäle Detailkonstruktion Erprobung Lieferung Service Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 23

24 Funktionsorientierter PSP Bau einer Fabrikanlage (nach PM Fachmann, ohne Anspruch auf Vollständigkeit) Bau einer Fabrikanlage Projektmanagement Planung Durchführung Inbetriebnahme Zielklärung Grundlagenermittlung Beschaffung Abnahme Bau Projektplanung Entwurf Bau Funktionstest Projektorganisation Genehmigung Realisierung Schulung Controlling Ausführungsplanung Abrechnung Produktionsanlauf Dokumentation Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 24

25 Projekt Existenzgründung Projekt- Managem. Studien & Analysen Ausstatt. des Untern. Kosten u. u. Finanzen diverse Aktivitäten laufender Betrieb Mitarbeiter Projektdefinition Situationsanalysen Grundstücke & Gebäude Kosten für für den Aufbau verschiedene Verträge Aufbau- und Ablauforg Bedarfsermittlung Projektplanung Markt- u. u. Standortanal. Maschinen & Fuhrpark Kosten des lfd. Betriebs Qualitätssicherung Führung u. u. Verhandlung Mitarbeiter einstellen Projektrealisierung Wahl der Rechtsform Prod.-layout, Büroausst. Umsätze u. u. Steuern Risikomanagement Finanzmanagement Mitarbeiter entwickeln Projektabschluss Machbarkeitsstudien Prod., Vorp., Halbf.-erz. Liquidität/ Rentabilität Schulung u. u. Beratung Strategieplanung Mitarbeiter einweisen Abbruchstrategien Partnerbewertung Roh-, Hilfs-, Betriebsstof. Finanzier.- planung Werbung/ Marketing Marketing/ Vertrieb Mitarbeiter führen Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 25

26 Projekt Joint Venture Projektmanagement Studien & Analysen Ausstattung Mitarbeiter Organisation Definition Situationsanalyse Grundstücke & Gebäude Bestandsermittlung JV-Verträge Planung Länderanalysen Maschinen & Fuhrpark Bedarfsermittlung Aufbau- und Ablauforg. Steuerung, Controlling Partneranalysen Prod.-Layout, Büroausst. Rekrutierung/ Freisetzung Abbruchstrategien Evaluation Marktanalysen Halbfertigerzeugnisse Mitarbeiter- Entwicklung Machbarkeitsstudie Roh-, Hilfs-, Betriebsstoffe Mitarbeiter- Einweisung Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 26

27 Formblatt Arbeitspaket (nach Peipe) Projektname: Projekt-Nr.: Datum: Arbeitspaket-Titel: Arbeitspaketbeschreibung: Ziele (Welche Leistungen sollen erbracht werden?): Ergebniserwartung: PSP-Nr.: Verantwortlich: Start: Ende: Schnittstellen zu anderen Arbeitspaketen/Projekten/ Organisationseinheiten: Aktivitäten/Termine: Voraussetzungen für das Arbeitspaket: Aufwand:... Std. Kosten:... EUR Sonstiges: Unterschrift Projektleitung: Anlagen: Unterschrift Arbeitspaketverantwortlicher: Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 27

28 Berichte Cockpitbericht Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 28

29 Projektabschluss Projektabschlusssitzung Checkliste (Quelle: Peipe, Crashkurs Projektmanagement) Was Haben wir die gesetzten Ziele erreicht? Wenn nein, was waren die Gründe? Ist unser Kunde mit dem Ergebnis zufrieden? Wenn nein, was sind die Gründe für seine Unzufriedenheit? Was ist im Projekt gut, was schlecht gelaufen? Wie war das Klima im Team? Wie war die Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen und Externen? Welche Konsequenzen werden aus den Erfahrungen für künftige Projekte gezogen? Sind diese Erfahrungen dokumentiert? Wie werden sie allgemein zugänglich gemacht? Sind noch Restarbeiten zu erledigen? Werden die Projektleitung und das Projektteam entlastet? ja nein Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 29

30 Projektabschluss Erhebungsfragebogen Klima im Projekt Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 30

31 Projektabschluss Erhebungsfragebogen Kundenzufriedenheit Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 31

32 Projektabschluss Projektabschlussbericht (Quelle: Peipe, Crashkurs Projektmanagement) Projektabschlussbericht Projektleiter: Datum: Projekt: Seite... bis... Termine Aufwand Kosten Geplante Projektziele: Geplant: Geplant: Geplant: Ist: Ist: Ist: Wurden die Projektziele erreicht? Wenn nein, Abweichungen kurz darstellen: Chancen und Verbesserungen im Projekt: Hindernisse und Probleme im Projekt: Wichtige Informationen für die Projekterfahrungs-Datenbank: Restarbeiten: Unterschrift Projektleitung: Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 32

33 Kochrezept Projekt-Start 1. Projekt-Ziele definieren, beschreiben und mit Auftraggeber abklären 2. Gemeinsame Suche nach Lösungsmöglichkeiten (Machbarkeit / Konzept) Alternative Lösungen aufstellen Risiken ermitteln und bewerten Stakeholder identifizieren QM-Maßnahmen planen 3. Projekt strukturieren (Phasen- oder Objekt- orientiert) Unterprojekte (UP), Arbeitspakete (AP), Einzelaufgaben (EA) Jede (s) Phase / Objekt muss zu einem Ergebnis führen Nur bis zum bekannten Detaillierungsgrad planen 4. Projektablauf Dauer und Abhängigkeiten der Aufgaben abschätzen. vernetztes Balkendiagramm (Gantt-D) sonst. Ablaufpläne, z.b. Netzplan o.ä. Aufwandsermittlung 5. Projekt-Organisation Verantwortliche und Ressourcen für UP, AP, EA festlegen PM-Werkzeuge und Controlling-Instrumente festlegen Projekt-Team zusammenrufen Kick-Off-Meeting 6. Gemeinsame Verabschiedung des Projekt-Plans und des Projekt-Antrags Projekt-Start-Workshop und fachliche Detailarbeit Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 33

34 Vorlage Projekt-Plan Deckblatt und Inhalt (gesamte Vorlage (12 Seiten) getrenntes Papier) Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 34