KOSTEN- UND LEISTUNGSRECHNUNG

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1 KOSTEN- UND LEISTUNGSRECHNUNG

2 KOSTEN- UND LEISTUNGSRECHNUNG Hey Tina! Was lernt man in diesem Kapitel? In diesem Kapitel lernen wir alles rund um die Kosten- und Leistungsrechnung im öffentlichen Sektor. Wir lernen unter anderem, wichtige Begriffe in diesem Zusammenhang kennen, den Aufbau der Kostenrechnung, die Entstehung, die Ziele und den Nutzen der Kosten- und Leistungsrechnung und deren Adressanten. Und wozu lernen wir das? Ganz einfach Tim: Jede Leistung, die ein Mitarbeiter erbringt, verursacht Kosten. Mit Hilfe der Kosten- und Leistungsrechnung werden die verursachten Kosten mit der erbrachten Leistung verglichen. Dadurch kann kontrolliert werden, wie effizient gearbeitet wurde, das heißt, ob mit den aufgewendeten Kosten eine gute oder eine schlechte Leistung erbracht wurde. Die Kosten- und Leistungsrechnung stellt daher eine sehr wichtige Kontrollmöglichkeit dar. Verwaltungsakademie des Bundes

3 INHALTSVERZEICHNIS Kosten und Leistungsrechnung 1. Ausgangslage Überblick über die Bundes-, Kosten- und Leistungsrechnung (BKLR) Begriffsabgrenzungen Was sind Kosten? Kostenträger Einzelkosten Gemeinkosten Fixe Kosten Variable Kosten Kostenarten Entstehung von Kosten Kostenstellen Leistungen Interne Leistungen Externe Leistungen Ziele und Nutzen der Kosten- und Leistungsrechnung Adressaten der Kosten- und Leistungsrechnung Kostenwälzung Verrechnung von internen Leistungen Verrechnung von externen Leistungen Verwaltungsakademie des Bundes

4 Die Kostenrechnung im öffentlichen Sektor erleichtert die Planung und Kontrolle der anfallenden Kosten. Den Kosten werden die erbrachten Leistungen gegenübergestellt, wodurch kontrolliert werden kann, wie effizient (=wie gut) gearbeitet wird. 1. Ausgangslage Im Jahr 2002 hat die österreichische Bundesregierung beschlossen eine Kosten- und Leistungsrechnung nach einheitlichen Gesichtspunkten in der Bundesverwaltung einzusetzen. Die einzelnen Ministerien hatten bis 31. Dezember 2004 Zeit eine Kostenund Leistungsrechnung in ihren Ressorts zu implementieren (einzuführen). Mit 29. Dezember 2004 wurde vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) die dementsprechende Kosten- und Leistungsrechnungs-Verordnung erlassen. Im Jahr 2001 wurde die Firma SAP damit beauftragt, ein einheitliches Buchungsprogramm für das gesamte Rechnungswesen des Bundes (also für alle Ressorts) zu entwickeln. Es hat den Namen SAP-HV und wird in allen Ressorts eingesetzt. Die Firma SAP ist einer der weltweit größten Computersoftware- Hersteller, sie wurde im Jahr 1972 gegründet und hat derzeit rund MitarbeiterInnen. Die Abkürzung SAP steht für Systeme Anwendungen Produkte. Mittlerweile setzen weltweit über Unternehmen die Produkte der Firma SAP ein. Überblick HV-SAP Softwareeinsatz Verwaltungsakademie des Bundes

5 Die Kosten- und Leistungsrechnung Kosten stellt und Leistungsrechnung neben den Kreisen der Haushaltsverrechnung / des Haushaltsmanagements und der Finanzbuchhaltung den dritten Rechnungskreis im Gesamtsystem der Haushaltsverrechnung (Rechnungswesen in SAP) des Bundes dar. Die Kosten- und Leistungsrechnung stellt neben den Kreisen der Haushaltsverrechnung / des Haushaltsmanagements und der Finanzbuchhaltung den dritten Rechnungskreis im Gesamtsystem der Haushaltsverrechnung (Rechnungswesen in SAP) des Bundes dar. Rechnungswesen in SAP Haushaltsverrechnung / Haushaltsmanagement: Haushaltsverrechnung Budgetierung / und Haushalts- Budgetmanagement: vollzug Budgetierung und Budgetvollzug VWV / Finanzierungsrechnung Rechnungswesen in SAP Finanzbuchhaltung: Hauptbuchhaltung, Finanz- Debitoren- buchhaltung: und Kreditorenbuchhaltung Hauptbuchhaltung, Debitoren- und Kreditoren- BEV buchhaltung / Ergebnisrechnung Kosten- und Leitungsrechnung / Controlling: Kosten- und Leitungs- Gemeinrechnunkostencontrolling / Controlling: Gemeinkostencontrolling BKLR VWV / Auszahlung Finanzierungs- vs. Einzahlung rechnung Ausgaben vs. Einnahmen Auszahlung vs. Einzahlung BEV / Ergebnis- (Vermögen rechnung vs. Kapital) Aufwand vs. Ertrag (Vermögen vs. Kapital) Kosten BKLR vs. Erlöse Leistungen Kosten vs. Erlöse Ausgaben vs. Aufwand vs. Leistungen Einnahmen Liquidität Ertrag Erfolg Effizienz Liquidität Erfolg Effizienz Rechnungswesen in SAP Rechnungswesen in SAP Verwaltungsakademie des Bundes Verwaltungsakademie des Bundes

6 1.1 Überblick über die Bundes-, Kosten- und Leistungsrechnung (BKLR) Die Kosten- und Leistungsrechnung ist wie schon erwähnt ein Teilsystem des Rechnungswesens in SAP und besteht aus folgenden aufeinander abgestimmten Elementen: Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Kostenartenrechnung Die Kostenartenrechnung bildet die Grundlage und den Ausgangspunkt der BKLP. Ihre Kernaufgabe besteht darin, alle für die Erstellung der Leistungen der Bundesverwaltung verbrauchten Ressourcen vollständig, eindeutig und überschneidungsfrei nach einzelnen Kostenarten zu erfassen und auszuweisen. Sie dokumentiert welche Kosten, nach Arten differenziert, in welcher Höhe, innerhalb einer Abrechnungsperiode angefallen sind und gibt somit Aufschluss über den Werteverzehr (primäre Kosten) sowie den internen Wertefluss (sekundäre Kosten) innerhalb der Organisationseinheiten. Kostenstellenrechnung Kostenstellen dienen der verursachungsgerechten Zuordnung der angefallenen Kosten zu bestimmten Orten der Kostenentstehung. Der Begriff Ort ist dabei nicht nur räumlich zu verstehen, er kann auch einen Funktionsbereich oder beispielsweise eine Ressource umfassen. Jede Kostenstelle soll genau einer verantwortlichen Person zugeordnet werden, damit ergibt sich eine eindeutige Kostenverantwortung. Auf Kostenstellen werden alle Kosten kontiert, die zum Verbuchungszeitpunkt nicht direkt den Leistungen der Verwaltungseinheit zugeordnet werden können. Das sind praktisch alle Personalkosten, Kosten für interne Leistungen, aber auch klassische Gemeinkosten, also Beträge die mit einem Schlüssel aufgeteilt werden müssen. Verwaltungsakademie des Bundes

7 Kostenträgerrechnung Kosten und Leistungsrechnung Im Mittelpunkt der Kostenträgerrechnung steht die externe Leistung. Eine externe Leistung ist das Ergebnis eines abgeschlossenen Arbeitsprozesses, der aus einer Reihe von sachlich zusammengehörenden Arbeitsschritten (Aktivitäten, Tätigkeiten, Handlungen) besteht. Im Gegensatz zu den internen Leistungen befinden sich die Abnehmer (Empfänger, Nutzer) von externen Leistungen außerhalb des Ressorts. Leistungen sind so zu definieren, dass die gesamte Arbeitszeit der Mitarbeiter auf die einzelnen Leistungen klar zurechenbar ist. Die Leistungen müssen den gesamten Leistungsumfang einer Organisationseinheit abdecken, d.h. dass die Tätigkeiten sämtlicher Mitarbeiter der Organisationseinheit diesen Leistungen zurechenbar sein müssen. Die vielfältigen Tätigkeiten etc. sind daher zu Leistungen zusammenzufassen. 2. Begriffsabgrenzungen 2.1 Was sind Kosten? Unter Kosten versteht man folgendes: Kosten sind der in Geld bewertete Ge- oder Verbrauch von Wirtschaftsgütern oder Dienstleistungen, der für die Erstellung, Erbringung und Verwertung von öffentlichen Leistungen sowie zur Aufrechterhaltung der Leistungsbereitschaft innerhalb einer Periode entstanden ist. Das ist ein sehr komplizierter Satz, den sollten wir uns genauer ansehen. Zum besseren Verständnis werden wir die einzelnen Satzbausteine getrennt voneinander analysieren! versteht man den in Geld bewerteten Kosten werden immer in Geldeinheiten angegeben, also zum Beispiel in Euro oder Dollar. Ge- oder Verbrauch von Wirtschaftsgütern oder Dienstleistungen Der Gebrauch eines Wirtschaftsgutes ist zum Beispiel das Arbeiten auf dem Firmen-PC. Der Verbrauch eines Wirtschaftsgutes ist zum Beispiel das Schreiben mit einem Bleistift. (der Bleistift ist nach einer gewissen Zeit ausgeschrieben und kann nicht mehr verwendet werden. Er wurde verbraucht.) der für die Erstellung, Erbringung und Verwertung von öffentlichen Leistungen Erstellung: zum Beispiel Schreiben eines Geschäftsbriefes Erbringung: zum Beispiel Besprechung mit einem Kunden Verwertung: zum Beispiel Verwenden von Forschungsergebnissen Verwaltungsakademie des Bundes

8 sowie zur Aufrechterhaltung der Leistungsbereitschaft Auch für bereits vorhandene Leistungsträger fallen Kosten an, zum Beispiel Stromkosten für die Firmen-PCs. innerhalb einer Periode entstanden sind. Um die Kosten miteinander vergleichen zu können, werden sie immer für einen gewissen Zeitraum berechnet. Dies kann zum Beispiel ein Monat oder ein Jahr sein. Kosten sind sachlich, zeitlich und kalkulatorisch abzugrenzen. Sachliche Abgrenzung: Die Kosten sind einem bestimmten Produkt bzw. einer bestimmten Leistung zuzuordnen. Zeitliche Abgrenzung: Die Kosten sind einer bestimmen Periode zuzuordnen (z.b. Mai 2011). Kalkulatorische Abgrenzung: Einige Kosten sind für das Ergebnis des Betriebes nicht relevant (sogenannte neutrale Aufwendungen), diese gehören in der Kostenrechnung ausgeschieden. Andererseits gibt es einige Kosten, die mit realen Geldströmen nicht übereinstimmen, sondern vielmehr zu den Kosten hinzugerechnet werden müssen (sogenannte kalkulatorische Kosten). 2.2 Kostenträger Jede erbrachte Leistung bzw. jedes hergestellte Produkt ist ein Kostenträger. Für einen Friseur ist zum Beispiel jede Frisur ein Kostenträger. Für einen Autohersteller ist jedes Auto ein Kostenträger. Um festzustellen, wie viele Kosten von einem einzelnen Kostenträger verursacht wurden, versucht man, die Gesamtkosten auf die Kostenträger aufzuteilen. Dies ist jedoch nicht immer möglich, denn es gibt zwei Arten von Kosten: 2.3 Einzelkosten Einzelkosten sind Kosten, die einem bestimmten Kostenträger eindeutig zugeordnet werden können. Wenn zum Beispiel ein Tischler 5 Laufmeter Holz für das Fertigen eines Kastens benötigt, dann sind diese 5 Laufmeter Einzelkosten, die direkt der Erstellung des Kastens zugeordnet werden können. Verwaltungsakademie des Bundes

9 2.4 Gemeinkosten Kosten und Leistungsrechnung Gemeinkosten betreffen allgemein die gesamte Leistungserstellung. Sie können nicht einem Kostenträger eindeutig zugeordnet werden. Gemeinkosten sind zum Beispiel die Heizkosten für die Bürogebäude. Man unterscheidet echte Gemeinkosten und unechte Gemeinkosten. Unter echte Gemeinkosten versteht man folgendes: Bei echten Gemeinkosten ist die direkte Zurechnung der Kosten auf die verschiedenen Kostenträger technisch bzw. organisatorisch nicht möglich. Hier ist noch ein Beispiel für echte Gemeinkosten: Stromkosten für eine Lagerhalle, es ist nicht möglich festzustellen, welches Produkt im Lager welche Stromkosten verursacht. Unter unechte Gemeinkosten versteht man folgendes: Bei unechten Gemeinkosten wäre die direkte Zurechnung der Kosten auf den Kostenträger möglich, ist jedoch wirtschaftlich nicht sinnvoll. Hier ist noch ein Beispiel für unechte Gemeinkosten: Nägel in einer Tischlerei. Prinzipiell könnte der Tischler alle Nägel abzählen, die er für das Erstellen eines Tisches benötigt hat, jedoch würde hier ein unnötig hoher Arbeitsaufwand entstehen. Verwaltungsakademie des Bundes

10 Beim Verbuchen von Gemeinkosten geht man folgendermaßen vor: Man erfasst sie in einem ersten Schritt alle gemeinsam. Danach teilt man sie mittels eines vorgegebenen Schlüssels auf die einzelnen Kostenträger auf. Bei uns gibt es vier Abteilungen: Einkauf, Vertrieb, Personal und Sekretariat. Ich soll nun die jährlichen Heizkosten von 1.600,- auf die einzelnen Abteilungen aufteilen, der vorgegebene Schlüssel ist: Einkauf 3 Vertrieb 2 Personal 4 Sekretariat 1 Ich zähle also die einzelnen Schlüssel zusammen und komme auf einen Gesamtschlüssel von 10. Daher dividiere ich die gesamten Heizkosten durch 10 ( / 10 = 160) und multipliziere sie dann mit den einzelnen Schlüsseln: Einkauf: 3 x 160 = 480 Vertrieb: 2 x 160 = 320 Personal: 4 x 160 = 640 Sekretariat: 1 x 160 = 160 Und somit habe ich die gesamten Heizkosten mit Hilfe des vorgegebenen Schlüssels auf die einzelnen Abteilungen aufgeteilt! Neben der Unterscheidung zwischen Einzel- und Gemeinkosten gibt es noch ein weiteres Unterscheidungskriterium in der Kostenrechnung: Fixe und variable Kosten. 2.5 Fixe Kosten Unter fixen Kosten versteht man folgendes: Fixe Kosten entstehen immer, also unabhängig von der Auslastung eines Unternehmens. Für ein Bürogebäude beispielsweise muss man Miete zahlen, diese Miete fällt immer an, egal ob in dem Büro tatsächlich etwas gearbeitet wird oder nicht, daher zählt die Miete zu den Fixkosten. Verwaltungsakademie des Bundes

11 2.6 Variable Kosten Kosten und Leistungsrechnung Unter variable Kosten versteht man folgendes: Variable Kosten entstehen nur dann, wenn von dem Unternehmen eine Leistung erbracht wird. In einer Druckerei beispielsweise fallen Kosten für den Einkauf von Papier nur dann an, wenn tatsächlich etwas gedruckt wird. Daher zählen die Papierkosten in der Druckerei zu den variablen Kosten. Die Aufteilung in fixe und variable Kosten ist manchmal recht schwierig. In einem Hotel fallen beispielsweise immer Heizkosten an, auch wenn keine Gäste anwesend sind. Kommen jedoch viele Gäste, werden sie die Heizkörper stärker aufdrehen bzw. mehr Warmwasser verbrauchen, wodurch die Heizkosten steigen, deswegen sind die Heizkosten in diesem Fall nur teilweise fixe Kosten. 2.7 Kostenarten In der Einleitung haben wir gelernt, dass die Kosten- und Leistungsrechnung ein Teilbereich des Rechnungswesens ist. Ein anderer Teilbereich ist die Finanzbuchhaltung. In der Finanzbuchhaltung spricht man von Aufwänden und Erträgen, während man in der Kosten- und Leistungsrechnung (wie der Name schon sagt) von Kosten und Leistungen spricht. Bei der Verbuchung der Aufwendungen in der Finanzbuchhaltung (z.b. Rechnungserfassung) werden aufgrund einer Co-Kontierung die Kostenstelle oder ein SAP-Innenauftrag (Kostenträger) des Verursachers angegeben und mitgebucht. Die Sachkonten der Kontenklassen 4-8 bzw. die letzten sieben Stellen der Finanzposition stehen in einer 1:1-Beziehung mit der primären Kostenart der Kostenartenrechnung. Somit ist die Kostenstelle oder der SAP-Innenauftrag mit Kosten belastet. Die Kostenartenrechnung geht von den Aufwendungen aus der Finanzbuchhaltung aus. Die Aufwendungen werden kontrolliert und bei Bedarf abgegrenzt normalisiert umgewertet ergänzt Abgrenzen Aufwände die nichts mit der betrieblichen Leistungserstellung zu tun haben, sollen in der Kostenrechnung abgegrenzt (also abgezogen) werden. Verwaltungsakademie des Bundes

12 z.b.: Für die Opfer eines Erdbebens in China spendet unsere Firma 400,-. Diese Spende hat nichts mit der eigentlichen Geschäftstätigkeit unserer Firma zu tun, und gehört daher in der Kostenrechnung abgezogen. z.b.: Unsere Firma hat 500,- an der Börse verspekuliert. Der Verlust aus dem Aktienkauf ist abzuziehen, da diese Kosten nicht betriebsnotwendig sind. Normalisieren In der Finanzbuchhaltung werden Aufwände und Erträge nach ihrem zufälligen zeitlichen Anfall und nicht nach ihrem durchschnittlichen Anfall verrechnet, in der Kostenrechnung sollen solche unregelmäßig anfallenden Aufwände normalisiert (also aufgeteilt) werden. z.b.: der Selbstbehalt einer Versicherung beträgt 300,-, durchschnittlich passiert alle drei Jahre ein Unfall. In der Finanzbuchhaltung entsteht der gesamte Aufwand von 300,- im Jahr des Unfalls, während man in unfallfreien Jahren gar keine Aufwände verbucht. In der Kostenrechnung werden die 300,- auf die drei Jahre aufgeteilt, somit also 100,- jedes Jahr verbucht. z.b.: Für unser Büro wird um 360,- ein neuer Drucker gekauft, seine Nutzungsdauer beträgt drei Jahre. Die Kosten des Druckers werden in der Kostenrechnung auf seine Nutzungsdauer aufgeteilt, also 360 / 3 = 120. Umwerten In der Finanzbuchhaltung erfolgt die Bewertung von Aufwendungen auf Basis des Anschaffungswertprinzips. In der Kostenrechnung sollen die Anschaffungswerte umgewertet werden und nach Möglichkeit die betriebswirtschaftlich richtigen Werte angesetzt werden. z.b.: Es wird ein neuer PKW für die Firma angeschafft. Laut Finanzbuchhaltung beträgt die Buchungsdauer des PKWs 8 Jahre, allerdings beträgt die tatsächliche Nutzungsdauer des PKWs nur 5 Jahre. Daher ist in der Kostenrechnung mit den 5 Jahren Nutzungsdauer zu rechnen. Ergänzen Es gibt auch Kosten, die von der Finanzbuchhaltung nicht erfasst werden, aber für den Betrieb trotzdem relevant sind. Diese Kosten gehören ergänzt. z.b.: der Lohn des Geschäftsführers. Gleichartige Kostenarten können zu Analyse- und Verrechnungszwecken zu Kostenartengruppen zusammengefasst werden. Kostenartengruppen sind dann hilfreich, wenn mehrere Kostenarten in einem Vorgang bearbeitet bzw. verrechnet werden. Verwaltungsakademie des Bundes

13 2.8 Entstehung von Kostenarten Kosten und Leistungsrechnung Die Sachkonten der Ergebnisrechnung (=Kontenklassen 4 bis 8) werden automatisch als primäre Kostenarten in die BKLR übernommen. Die Sachkonten der Kontenklassen 0 bis 3 sowie 9 finden in der BKLR keine Berücksichtigung. Die Erfassung der Kostenarten erfolgt zum Großteil direkt über integrierte Buchungen im Rahmen der Finanzbuchhaltung bzw. im Rahmen des Haushaltsmanagements. Die Abbildung zeigt den Zusammenhang der Sachkonten der Finanzbuchhaltung. Dies sind die primären Kostenarten der BKLP. Kostenarten in der BKLP Primäre Kostenarten: Kosten, die ihren Ursprung in der Ergebnisrechnung haben Sekundäre Kostenarten: dienen im Wesentlichen zur Abbildung von Leistungsbeziehungen in der BKLR. Sekundäre Kostenarten haben keine Entsprechung in der Ergebnisrechnung Neutrale Kostenarten: eigentlich keine Kosten im engeren Sinn, da sie nicht mit der Leistungserstellung in direktem Bezug stehen (z.b. Subventionen) Verwaltungsakademie des Bundes

14 2.9 Kostenstellen Kosten und Leistungsrechnung Wir haben bereits gelernt, dass jede erbrachte Leistung bzw. jedes verkaufte Produkt ein Kostenträger ist. Oft will man aber nicht wissen, welchem Produkt bzw. welcher Leistung die Kosten zugeordnet werden können, sondern in welchem Bereich des Unternehmens die Kosten angefallen sind. Dazu bedient man sich der Kostenstellen-Rechnung. Unter Kostenstellen versteht man folgendes: Kostenstellen sind Leistungs- bzw. Verantwortungsbereiche, die räumlich und/oder organisatorisch abgrenzbar sind und denen einzelne Kosten zugeordnet werden können. Ein Computerhersteller könnte zum Beispiel folgende Kostenstellen haben: Verwaltung, Vertrieb, Produktion, Lager, Buchhaltung, Einkauf Die Gliederung von Kostenstellen erfolgt nach Organisationseinheiten Räumlichen Gegebenheiten Tätigkeiten Abgrenzungszwecken Wie man Kosten mit Hilfe von Schlüsseln aufteilt, haben wir bereits bei der Aufteilung von Gemeinkosten gelernt! Kostenstellenrechnung - Kostenfluss Verwaltungsakademie des Bundes

15 Kostenstellenarten: Kosten und Leistungsrechnung Endkostenstellen: o Hauptkostenstellen (erbringen Leistung) o Nebenkostenstellen (nicht in Verbindung mit Leistungserbringung) Vorkostenstellen: o Geben (interne) Leistungen, im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung, an andere KoSt (Kostenstellen) ab o Weiterverrechnung von gesammelten Kosten auf andere KoSt (z.b. Telefonkosten) Die Verrechnung (Belastung/Entlastung der Kostenstellen) erfolgt im Rahmen der Kostenwälzung (siehe auch Punkt 6) In der Kostenstellenrechnung wird also die Frage gestellt, wo die Kosten für die betriebliche Leistung angefallen sind, während in der Kostenträgerrechnung berechnet wird, wie viel die betriebliche Leistung gekostet hat! Verwaltungsakademie des Bundes

16 Also zusammenfassend muss ich mir zu den Kosten folgendes merken: Kosten sind der in Geld bewertete Ge- oder Verbrauch von Wirtschaftsgütern oder Dienstleistungen, der für die Erstellung, Erbringung und Verwertung von öffentlichen Leistungen sowie zur Aufrechterhaltung der Leistungsbereitschaft innerhalb einer Periode entstanden ist. Kosten sind sachlich zeitlich kalkulatorisch abzugrenzen. Jede erbrachte Leistung bzw. jedes hergestellte Produkt ist ein Kostenträger. Kosten werden unterteilt in Einzelkosten Gemeinkosten fixe Kosten variable Kosten abgegrenzt normalisiert umgewertet ergänzt Kostenstellen sind Leistungs- bzw. Verantwortungsbereiche, die räumlich und/oder organisatorisch abgrenzbar sind und denen einzelne Kosten zugeordnet werden können. Verwaltungsakademie des Bundes

17 3. Leistungen Kosten und Leistungsrechnung Unter Leistung versteht man folgendes: Eine Leistung ist das Ergebnis eines abgeschlossenen Arbeitsprozesses. Jeder Arbeitsprozess besteht aus einer Reihe von sachlich zusammengehörenden Arbeitsschritten. Leistungen haben den gesamten Leistungsumfang einer Organisationseinheit abzudecken, das bedeutet, dass die Tätigkeiten sämtlicher Mitarbeiter der Organisationseinheit zu den Leistungen zurechenbar sein müssen (es darf also keine Tätigkeit geben, die keiner Leistung zugeordnet ist!). Die einzelnen vielfältigen Tätigkeiten sind daher zu Leistungen zusammenzufassen. Jede Leistung hat einen Abnehmer (Empfänger), für den die Leistung erbracht wird. Diese können sich sowohl innerhalb eines Bundesministeriums als auch außerhalb des Ministeriums befinden. Man unterscheidet daher zwischen internen und externen Leistungen. 3.1 Interne Leistungen Interne Leistungen stellen eine Voraussetzung für die Erfüllung von Kernaufgaben eines Ministeriums dar. Hierbei handelt es sich überwiegend um Leistungen, die von der inneren Verwaltung erbracht werden. Eine interne Leistung ist beispielsweise das Überweisen der Mitarbeitergehälter von der Personalabteilung auf die Konten der einzelnen Mitarbeiter. 3.2 Externe Leistungen Bei externen Leistungen befinden sich die Leistungsempfänger außerhalb des Ministeriums. Hier unterscheidet man: Leistungen für die Politik Leistungen für Private (z.b.: Kunden, Bürger) Leistungen für andere öffentliche Körperschaften (z.b.: EU, Drittstaaten, Bundesländer) Unter Körperschaft versteht man folgendes: Eine Körperschaft ist ein aus mehreren Personen bestehender Verband bzw. eine politische Partei. Sie ist mitgliedschaftlich organisiert, besteht aber unabhängig vom Wechsel ihrer konkreten Mitglieder (d.h. wenn ein Mitglied aus der Körperschaft austritt, bleibt die Körperschaft weiterhin bestehen). Verwaltungsakademie des Bundes

18 4. Ziele und Nutzen der Kosten- und Leistungsrechnung Die Kosten- und Leistungsrechnung soll im Sinne des Regierungsabkommens aus dem Jahr 2000 als Werkzeug für die Planung, Steuerung und Kontrolle der Wirtschaftlichkeit Zweckmäßigkeit Wirksamkeit dienen. Die Bedeutung dieser Begriffe haben wir bereits im Modul Beschaffung, Inventar und Materialverwaltung gelernt! Ein weiteres Ziel der Kosten- und Leistungsrechnung ist es, jegliche Handlungen in den einzelnen Ressorts transparenter zu machen, sprich die Öffentlichkeit soll dadurch mehr Einblicke in die Leistungen (und den damit verbundenen Kosten) der Ressorts bekommen. Unter Transparenz versteht man folgendes: Das Wort Transparenz leitet sich vom lateinischen Wort transparens ab, was übersetzt durchscheinend bedeutet. Unter transparentem Handeln versteht man also, dass jeder Einblick in Entscheidungen und Vorgänge erhält, und nichts verschleiert und vertuscht wird. Außerdem ist die Kosten- und Leistungsrechnung ein wichtiges Hilfsmittel bei der Budgetierung, sie hilft die Leistungen der Ressorts zu bewerten und die finanziellen Mittel des Bundes gerecht auf die einzelnen Ressorts zu verteilen. Mit der Kosten- und Leistungsrechnung sollen Entscheidungen über den richtigen Mitteleinsatz getroffen werden können, sie soll bei Reorganisationsvorhaben (der Ablaufund Aufbauorganisation) unterstützen, sie soll die Möglichkeit einer Kontrolle des Kapazitätsauslastungsgrades bieten und Vergleiche zwischen einzelnen Ämtern vereinfachen. Die Kosten- und Leistungsrechnung bietet den Führungskräften in den Ressorts erstmals die Möglichkeit, ihre Führungsarbeit über Kennzahlen zu steuern und bereichsinterne Prozesse hinterfragen zu können. Verwaltungsakademie des Bundes

19 Also zusammenfassend muss ich mir zu den Leistungen und den Zielen und dem Nutzen der Kosten- und Leistungsrechnung folgendes merken: Eine Leistung ist das Ergebnis eines abgeschlossenen Arbeitsprozesses. Jeder Arbeitsprozess besteht aus einer Reihe von sachlich zusammengehörenden Arbeitsschritten. Es gibt interne Leistungen externe Leistungen Die Kosten- und Leistungsrechnung soll im Sinne des Regierungsabkommens aus dem Jahr 2000 als Werkzeug für die Planung, Steuerung und Kontrolle der Wirtschaftlichkeit Zweckmäßigkeit Wirksamkeit dienen. Verwaltungsakademie des Bundes

20 5. Adressaten der Kosten- und Leistungsrechnung Also werden in der Kosten- und Leistungsrechnung detaillierte Aufzeichnungen über die erbrachten Leistungen und die damit verbundenen Kosten der einzelnen Ressorts gemacht. Doch wer sieht sich diese Aufzeichnungen eigentlich an? Es gibt viele Personengruppen, die Interesse an den Aufzeichnungen der Kosten- und Leistungsrechnung haben. Prinzipiell unterscheidet man ressortinterne und ressortexterne Adressaten. Ressortinterne Adressanten Ressortexterne Adressanten Bundeskanzler / Bundesminister BMF (Bundesministerium für Finanzen) Staatssekretäre Rechnungshof Sektionsleiter Allgemeine Öffentlichkeit Gruppenleiter Abteilungsleiter Verwaltungsakademie des Bundes

21 6. Kostenwälzung Kosten und Leistungsrechnung Die kostenmäßige Darstellung der internen Leistungsverflechtungen bzw. Leistungsbeziehungen ist eine weitere wichtige Aufgabe der Kosten- und Leistungsrechnung. Man unterscheidet hier zwei Arten: Verrechnung von internen Leistungen Verrechnung von externen Leistungen 6.1 Verrechnung von internen Leistungen Eine Kostenstelle erbringt oft Leistungen für andere Kostenstellen, die Kosten die dabei anfallen, müssen entsprechend auf andere Kostenstellen (die die Empfänger der Leistung waren) weiterverrechnet werden. Hier ist ein Beispiel für eine Kostenstelle: Die Kostenstelle Betriebskantine kocht nicht für sich selbst, sondern für das gesamte Unternehmen. Sie erbringt 20 % ihrer Leistungen für das Sekretariat, 40 % für Einkauf & Lager und 40 % für Marketing & Vertrieb. Daher muss man die Gesamtkosten der Betriebskantine auf die anderen Kostenstellen umwälzen. Position Kosten Sekretariat Einkauf & Marketing & Betriebskantine Lager Vertrieb Strom Miete Summe Umlage Betriebskantine Die Gesamtkosten der Betriebskantine werden also zu 20/40/40 auf die anderen Kostenstellen verteilt. In der Praxis kommt es allerdings auch häufig vor, dass mehrere Kostenstellen gegenseitig Leistungen voneinander beziehen. Solche Beziehungen werden durch den Einsatz spezieller Verrechnungsprogramme am PC berechnet. Verwaltungsakademie des Bundes

22 6.2 Verrechnung von externen Leistungen Außerdem werden auch oft Leistungen von Kostenstellen für externe Leistungsempfänger erbracht, in so einem Fall werden die Kosten von der Kostenstelle auf Kostenträger weiterverrechnet. Kombinierte Verrechnung Unter kombinierter Verrechnung wird in der Kosten- und Leistungsrechnung eine gleichzeitige Verrechnung einer Kostenstelle auf interne und externe Leistungen verstanden. Das Ebenenmodell Die Kosten- und Leistungsrechnung des Bundes sieht in den einzelnen Ressorts eine Verrechnung nach einem Ebenenmodell vor. Hierfür ist erforderlich, dass die Kostenstellen in eine bestimmte Reihenfolge gebracht werden, in welcher dann die Kostenwälzung (also die Weiterverrechnung von Kosten einer Kostenstelle auf eine andere) erfolgt. Das Ebenenmodell sieht für die Verrechnung eines Ressorts folgende Struktur vor: Ebenenbezeichnung Ebene 1: Gebäude Einsatz Sowohl für Zentralstelle als auch für nachgeordnete Dienststellen Ebene 2: Interne Leistungserbringer Zentralstelle Zentralstelle Ebene 3: Externe Leistungserbringer Zentralstelle Ebene 4: Interne Leistungserbringer nd Ebene 5: Externe Leistungserbringer nd nachgeordnete Dienststellen Ebene 6: Produktion (optional) Den Aufbau des Ebenenmodells/Kostenwälzung findest du auf der nächsten Seite! Verwaltungsakademie des Bundes

23 Zentralstellen (Ministerien) Objektkostenstellen (Kostenstellenart 1) Gebäude 1 Gebäude 2... Gebäude n Ebene 2 (Kostenstellenart 2): Erbringer Interner Leistungen Verrechnung auf die Organisationskostenstellen Immobilienabt. Facility Mgt. Budgetabteilung Personalabt. EDV-Abteilung Fuhrpark... Kanzlei Leitung PersAbt. Leitung EDV Abt. Ebene 3 (Kostenstellenart 3): Erbringer Externer Leistungen Leitung Kanzlei Betrieb/ Wartung Budget-Mgt. Personal-Mgt. Fuhrpark Kommunikation IKT... Verrechnung auf Ebene 3, Ext. Lstg. Fachabteilung 1 Fachabteilung 2 Fachabteilung 3 Fachabteilung 4 Fachabteilung 5 Fachabteilung 6 Leitung Abt. 2 Leitung Abt. 4 Leitung Abt. 5 Externe Leistungen Leistung X Leistung V Leistung W Leistung U Verrechnung auf Ext. Lstg. Legende: Kostenstelle Interne Leistung Leitung Externe Leistung Oberste Organe und kleine nachgeordnete Dienststellen können nach Erstellen des Einvernehmens mit dem BMF und dem Rechnungshof das vereinfachte BKLP-Modell einrichten. Das vereinfachte BKLP-Modell findest du auf der nächsten Seite! Verwaltungsakademie des Bundes

24 Nachgeordneter Bereich (vereinfachtes BKLR-Modell) Objektkosten der Ebene 1 Ebene 4: Erbringer Interner Leistungen Verwaltung und Infrastruktur Leitung Verw. und Infrastruktur Verwaltungs- und Infrastrukturleist.... Fuhrpark Ebene 5: Erbringer Externer Leistungen 1 bis n Kostenstellen 0 bis n Leitungsleistungen 1 bis n interne Leistungen bzw. Leistungsgruppen Verrechnung auf Ebene 5, Ext. Lstg. 1 bis n Externe Leistungen Fachabteilung 1 Leitung F.-Abt Fachabteilung n 1 bis n Kostenstellen 0 bis n Leitungsleistungen Verrechnung auf Ext. Lstg. Leistung X Leistung V Legende: Kostenstelle Interne Leistung Interne Leistungsgruppe Leitung Externe Leistung Verwaltungsakademie des Bundes

25 Also zusammenfassend muss ich mir zu den Adressanten der Kosten- und Leistungsrechnung und zur Kostenwälzung folgendes merken: Es gibt Ressortinterne Adressanten Ressortexterne Adressanten Die kostenmäßige Darstellung der internen Leistungsverflechtungen bzw. Leistungsbeziehungen ist eine weitere wichtige Aufgabe der Kosten- und Leistungsrechnung. Dabei gibt es die Verrechnung interner Leistungen Verrechnung externer Leistungen Verwaltungsakademie des Bundes

26 Übersicht der Abkürzungen Kosten und Leistungsrechnung Die wichtigsten Abkürzungen sind hier noch einmal übersichtlich dargestellt: Abkürzung Bezeichnung BKLR Bundes- Kosten- und Leistungsrechnung KoSt Kostenstelle nd nachgeordnete Dienststelle SAP-HV Einheitliche Buchungs-Software für alle Ressorts Verwaltungsakademie des Bundes

27 Glossar Kosten und Leistungsrechnung Begriff Erklärung Echte Gemeinkosten Bei echten Gemeinkosten ist die direkte Zurechnung der Kosten auf die verschiedenen Kostenträger technisch bzw. organisatorisch nicht möglich. Einzelkosten Einzelkosten sind Kosten, die einem bestimmten Kostenträger eindeutig zugeordnet werden können. Fixkosten Fixe Kosten entstehen immer, unabhängig von der Auslastung eines Unternehmens. Gemeinkosten Gemeinkosten betreffen allgemein die gesamte Leistungserstellung, sie können keinem Kostenträger eindeutig zugeordnet werden. Körperschaft Eine Körperschaft ist ein aus mehreren Personen bestehender Verband bzw. eine politische Partei. Sie ist mitgliedschaftlich organisiert, besteht aber unabhängig vom Wechsel ihrer konkreten Mitglieder (d.h. wenn ein Mitglied aus der Körperschaft austritt, bleibt die Körperschaft weiterhin bestehen). Kosten Kosten sind der in Geld bewertete Ge- oder Verbrauch von Wirtschaftsgütern oder Dienstleistungen, der für die Erstellung, Erbringung und Verwertung von öffentlichen Leistungen sowie zur Aufrechterhaltung der Leistungsbereitschaft innerhalb einer Periode entstanden ist. Kostenartenrechnung Die Kostenartenrechnung geht von den Aufwendungen aus der Finanzbuchhaltung aus. Gegebenenfalls werden Aufwendungen abgegrenzt, normalisiert, umgewertet oder ergänzt. Kostenstellen Kostenstellen sind Leistungs- bzw. Verantwortungsbereiche, die räumlich und/oder organisatorisch abgrenzbar sind und denen einzelne Kosten zugeordnet werden können. Verwaltungsakademie des Bundes

28 Kostenstellenrechnung Auf Kostenstellen werden alle Kosten kontiert, die zum Verbuchungszeitpunkt nicht direkt den Leistungen der Verwaltungseinheit zugeordnet werden können. Das sind praktisch alle Personalkosten, Kosten für interne Leistungen, aber auch klassische Gemeinkosten, also Beträge die mit einem Schlüssel aufgeteilt werden müssen. In der Kostenstellenrechnung wird die Frage gestellt, wo die Kosten für die betriebliche Leistung angefallen sind. Kostenträger Jede erbrachte Leistung bzw. jedes hergestellte Produkt ist ein Kostenträger. Leistung Eine Leistung ist das Ergebnis eines abgeschlossenen Arbeitsprozesses. Jeder Arbeitsprozess besteht aus einer Reihe von sachlich zusammengehörenden Arbeitsschritten. Leistungsempfänger Jede Leistung hat einen Empfänger (Abnehmer), für den die Leistung erbracht wird. Man unterscheidet interne und externe Leistungen. Transparenz Das Wort Transparenz leitet sich vom lateinischen Wort transparens ab, was übersetzt durchscheinend bedeutet. Unter transparentem Handeln versteht man also, dass jeder Einblick in Entscheidungen und Vorgänge erhält, und nichts verschleiert und vertuscht wird. Unechte Gemeinkosten Bei unechten Gemeinkosten wäre die direkte Zurechnung der Kosten auf den Kostenträger möglich, ist jedoch wirtschaftlich nicht sinnvoll. Variable Kosten Variable Kosten entstehen nur dann, wenn von dem Unternehmen eine Leistung erbracht wird. Verwaltungsakademie des Bundes

29 Wissensfragen Kosten und Leistungsrechnung Jetzt seid ihr an der Reihe und könnt durch die Beantwortung der folgenden Fragen euer Wissen unter Beweis stellen. 1. Wie heißt das einheitliche Buchungsprogramm des Bundes und seit wann wird es flächendeckend in allen Resorts eingesetzt? 2. Was versteht man ganz allgemein unter dem Begriff Kosten? 3. Was ist ein Kostenträger? Nenne ein Beispiel für einen Kostenträger eines Elektrohändlers! 4. Was ist der Unterschied zwischen Einzel- und Gemeinkosten? 5. Welche zwei Arten von Gemeinkosten gibt es? Wodurch unterscheiden sie sich? 6. Was ist der Unterschied zwischen Fixkosten und variablen Kosten? 7. Was versteht man unter Kostenstellen? 8. Was ist der Unterschied zwischen der Kostenstellenrechnung und der Kostenträgerrechnung? 9. Was versteht man unter einer Leistung? 10. Nenne zwei Ziele der Kosten- und Leistungsrechnung! 11. Nenne zwei mögliche ressortexterne Adressaten der Kosten- und Leistungsrechnung! 12. Wann ist eine interne Leistungsverrechnung notwendig? Verwaltungsakademie des Bundes

30 Arbeitsaufgaben Kosten und Leistungsrechnung Zum Schluss bräuchte ich jetzt noch eure Unterstützung bei der Bearbeitung der folgenden Aufgaben. Aufgabe 1: Als erstes haben wir die Aufgabe, verschiedene Kostenarten die in unserem Ministerium anfallen, in Einzel- oder Gemeinkosten aufzuteilen! Bitte begründe immer deine Auswahl! Heizkosten für unsere Bürogebäude Einzelkosten Gemeinkosten Begründung Getränke im Foyer (für die Begrüßung unserer Gäste) In unserer Betriebskantine gibt es heute Erdäpfelgulasch. Der Chefkoch benötigt für jede Portion exakt 500 g Rindfleisch und 200 g Kartoffeln Der Chefkoch der Betriebskantine bekommt pro Monat ein Gehalt von 2.000,- überwiesen Verwaltungsakademie des Bundes

31 Aufgabe 2: Als nächstes sollen wir Aufwendungen aus unserer Finanzbuchhaltung in Kosten für unsere Kosten- und Leistungsrechnung umwandeln. Kontonummer, Bezeichnung Gehälter Aufwand laut G & V Überleitung Kosten 9.200,00 Gehaltsnebenkosten 2.900,00 Geringwertige Wirtschaftsgüter 330,00 Versicherungsaufwand 0 Verlust aus Aktienkauf 500 Sonstige Aufwendungen 3.700,00 Zinsaufwand für Darlehen 900,00 Summe Kosten Summe Leistungen ,00 Betriebsergebnis Position Geringwertige Wirtschaftsgüter : Im Frühjahr wurde für unser Büro ein Kopierer um 330,- gekauft und in der Finanzbuchhaltung voll als Aufwand verbucht. Die Nutzungsdauer des Kopierers kann mit drei Jahren angenommen werden. Position Versicherungsaufwand : Der Selbstbehalt bei der Versicherung des Firmen- Dienstwagens beträgt bei einem Unfall 2.000,-. Durchschnittlich passiert alle fünf Jahre ein Unfall, heuer ist keiner passiert. Position Verlust aus Aktienkauf : Unser Unternehmen hat heuer Aktien gekauft, die rasant an Wert verloren haben und mittlerweile mit einem Verlust von 500,- wieder verkauft wurden. Position Sonstige Aufwendungen : In den sonstigen Aufwendungen sind Spenden für eine Hungerskatastrophe in Afrika in Höhe von insgesamt 900,- enthalten. Verwaltungsakademie des Bundes

32 Aufgabe 3: Kosten und Leistungsrechnung Als letzte Aufgabe für diese Einheit sollen wir Kosten, auf unsere verschiedenen Kostenstellen aufteilen! Die Aufteilungsschlüssel sehen folgendermaßen aus: Telefongebühren: 4/3/1/2 Büromaterial (Kugelschreiber, Papier,...): 5/4/3/0 Mineralwasser für unsere Mitarbeiter (Aufteilung nach verbrauchten Litern): 5/25/10/20 Miete (Aufteilung nach m²): 45/90/50/60 Die Betriebskantine erbringt Leistungen für die anderen Kostenstellen, daher sollen ihre Gesamtkosten mit dem Schlüssel 30/30/40 auf die anderen Kostenstellen umgelegt werden! Deine Aufgabe: Teile die Gesamtkosten mit Hilfe der Schlüssel auf die einzelnen Kostenstellen auf und berechne die Summen! Danach lege bitte die Kostenstelle Betriebskantine mit Hilfe des Schlüssels 55/70/68 (konsumierte Mahlzeiten pro Abteilung) auf die anderen Kostenstellen um! Einkauf & Lager Marketing & Vertrieb Position Kosten Sekretariat Betriebskantine Telefongebühren 530 Büromaterial 240 Mineralwasser 120 Miete 980 Summe Umlage Betriebskantine Verwaltungsakademie des Bundes