Kosten- und Leistungsrechnung, Prozesse, Steuerung

Transkript

1 Umstellung auf das Neue Kommunale Rechnungswesen Ergebnisse der Projektgruppe 1.2 Kosten- und Leistungsrechnung, Prozesse, Steuerung

2 Gliederung Allg. Doppik-Projektorganisation Ziele, Zweck und Nutzen der KLR Elemente der KLR Controlling und Berichtswesen Weiterentwicklung der KLR Stand: TP KLR 2

3 Allg. Doppik- Projektorganisation TP 1: Vermögenserfassung und -bewertung, Eröffnungsbilanz TP 2: Softwareauswahl, -beschaffung und -implementierung TP 3: Kosten- und Leistungsrechnung, Produktrahmen, betriebswirtschaftliches Instrumentarium TP 4: Organisation mit anpassungsbezogenen Aspekten der Ablauforganisation und der Geschäftsprozesse TP 5: Aus- und Fortbildung TP 6: Haushaltsplanung im neuen System Stand: TP KLR 3

4 Gliederung Allg. Doppik- Projektorganisation Ziele, Zweck und Nutzen der KLR Stand: TP KLR 4

5 Ziele und Zweck der KLR Die KLR schaltet die Schwächen chen der Kameralistik aus, weil: Kalkulatorische Kosten einbezogen werden Rechnungsbeträge ge sachgerecht den Perioden und leistungs- bzw. projektbezogen zugeordnet werden Fazit: Durch diese Kostentransparenz kann die Wirtschaftlichkeit von Leistungen beurteilt werden! Nur wer seine Kosten auch kennt, kann Maßnahmen zur Kostenverringerung ergreifen! Welche Ergebnisse liefert die KLR (Beispiele): Mit Hilfe der Kosten- und Leistungstransparenz kann eine Entscheidung über Eigenerstellung oder Vergabe von Leistungen an Dritte getroffen werden Gebühren und Entgelte der KE können k überprüft und ggf. angepasst werden Stand: TP KLR 5

6 Nutzen der KLR Die KLR ist nicht für f r alle Aufgabenbereiche von gleichem Nutzen. Eine sinnvolle Anwendung sind Bereiche: in denen Gebühren oder Entgelte erhoben werden die nach Art oder Umfang kommunal disponibel (beeinflussbar) sind (sog. freiwillige Aufgabe), z.b. im Bereich Kultur durch externe Anbieter wahrgenommen werden könnenk Stand: TP KLR 6

7 Gliederung Allg. Doppik-Projektorganisation Ziele, Zweck und Nutzen der KLR Elemente der KLR Stand: TP KLR 7

8 Einführung der KLR Erfolgsfaktoren bei der Einführung der KLR: Ziel der KLR-Einf Einführung und Einführungsstrategie festlegen Einbindung des Personalrates sicherstellen Projekt(zeit)planung aufstellen Information und Qualifizierung der Mitarbeiter und Gremien gewährleisten Standards für f r die Ausgestaltung der KLR definieren Beschaffung und Einführung erforderlicher DV- Systeme klären Erstellung einer Geschäftsanweisung Stand: TP KLR 8

9 Elemente der KLR Was heißt Schaffung von Kosten- und Leistungstransparenz? Produkte Projekte Kostenartenrechnung Welche? Kosten Personalkosten Sachkosten Kalkulatorische Kosten Dezernat Amt Abteilung Wofür? Wo? Kostenträgerrechnung Kostenstellenrechnung Stand: TP KLR 9

10 Rahmenvorgaben der KLR Für r eine einheitliche KLR sind bestimmte Rahmenvorgaben bzw. Mindestvorschriften erforderlich. Folgende Rahmenvorgaben sind bindend: Aufbau des Kostenrechnungssystems Kontenrahmen, Erlös- und Kostenartenplan Erfassung und Ansatz der Personalkosten Grundsätze der Anlagenbuchhaltung Struktur des Berichtswesens Stand: TP KLR 10

11 Kostenartenrechnung zentrale Frage der Kostenartenrechnung Welche Kosten sind entstanden? Die Kostenartenrechnung ist der Ausgangspunkt jeder KLR sorgt für f r eine systematische und vollständige Erfassung der in einer Rechnungsperiode angefallenen Kosten und Erlöse und grenzt diese bei Bedarf zeitlich und wertmäß äßig ab Beispiele: Personalkosten Sachkosten Kalkulatorische Kosten Stand: TP KLR 11

12 Kostenstellenrechnung zentrale Frage der Kostenstellenrechnung Wo sind die Kosten entstanden? Kriterien für f r die Bildung von Kostenstellen nach Funktionsbereichen nach Verantwortungsbereichen nach Leistungsarten/-bereichen Verrechnung der Kosten auf die Kostenstellen 1. Schritt: Verteilung der Kosten je Kostenart auf die einzelnen Kostenstellen 2. Schritt: Sekundärkostenverrechnung oder innerbetriebliche Leistungsverrechnung (u.a. Umlage von Service- und Steuerungsleistungen sowie Vor- auf Endkostenstellen) Stand: TP KLR 12

13 Kostenträgerrechnung zentrale Frage der Kostenträgerrechnung Wofür r sind die Kosten angefallen? Ziel: Verrechnung aller Kosten und Erlöse auf Kostenträger/Produkte Begriff Kostenträger: Ein Produkt ist eine Leistung oder eine Gruppe von Leistungen, die außerhalb der eigenen Organisationseinheit nachgefragt wird / werden. Man kann zwischen internen Produkten (Leistungen der Servicebereiche) und externen Produkten (Leistungen, die vom Bürger nachgefragt werden) unterscheiden. In größ ößeren Verwaltungen (ab ca Einw.) ist davon auszugehen, dass mehrere Kostenträger zu einem Produkt gehören. Beispiel Standesamt: Die KTR Geburtenbuch, Sterbebuch, Randbeurkundungen gehören zum Produkt Geburten, Sterbefälle Stand: TP KLR 13

14 Integration der Anlagenbuchhaltung In die Anlagenrechnung zu übernehmen sind Ausgaben, durch die neues Anlagevermögen gen geschaffen, verbrauchtes Anlagevermögen gen ersetzt, vorhandenes Anlagevermögen gen in seiner Substanz vermehrt, in seinem Wesen verändert oder über den bisherigen Zustand hinaus erheblich verbessert wird. In die Anlagenrechnung werden nicht die geringwertigen Wirtschaftsgüter ter übernommen (Anschaffungskosten <410 netto). Stand: TP KLR 14

15 Gliederung Allg. Doppik-Projektorganisation Ziele, Zweck und Nutzen der KLR Elemente der KLR Controlling und Berichtswesen Stand: TP KLR 15

16 Controlling Controlling soll die FührungskrF hrungskräfte mit steuerungsrelevanten Informationen bei der Entscheidungsfindung informieren und unterstützen. tzen. Controlling zeichnet sich in der Verwaltung durch das Zusammenspiel von Informationen aus Planung, Analyse entstandener Abweichungen, Steuerung und Zielkontrolle aus. Stand: TP KLR 16

17 Controlling gliedert sich in Operatives Controlling: bezieht sich auf die Jahresfrist analysiert kurzfristige Abweichungen im Mitteleinsatz und tatsächlicher Leistung auf Basis der KLR Strategisches Controlling: Langfristperspektive bezieht Umfeldinformationen, wie z.b. Informationen aus interkommunalen Vergleichen oder aus politischen Beschlüssen mit ein Das strategische Controlling wird mit Hilfe von Zielvereinbarungen mit dem operativen Controlling verzahnt! Stand: TP KLR 17

18 Berichtswesen Das Berichtswesen dokumentiert und bereitet Ergebnisse für Führungskräfte auf, weist die Einhaltung der Ziele und Vorgaben nach und zeigt bei Abweichungen geeignete Maßnahmen für das Gegensteuern auf! Das Berichtswesen sollte sich auf Schwerpunkte beschränken. Berichtsformen bei der LH Kiel: Finanzbericht (Stand zum , Stand zum , Jahresbericht) Personal(kosten)bericht / Personalentwicklungsbericht Kostenstellenbericht / Produktbericht Beteiligungsbericht Bericht über die Ausführung der politischen Beschlüsse sse (Beschlusskontrolle) Ad-Hoc Hoc-Berichte (z.b. zu bestimmten Bauprojekten) Stand: TP KLR 18

19 Gliederung Allg. Doppik-Projektorganisation Ziele, Zweck und Nutzen der KLR Elemente der KLR Controlling und Berichtswesen Weiterentwicklung der KLR Stand: TP KLR 19

20 Weiterentwicklung der KLR KLR-Ziele Anforderungen KLR-System Basissystem zur Schaffung von Ist-Kostentransaparenz Gebührenkalkulation systematische Erfassung und verursachungsgerechte Verrechnung der Kosten Bereitstellung von Kalkulationsverfahren Ist-Kostenrechnung und Standard-Kostenrechnung Planung, Steuerung und Kontrolle von Kosten und Leistungen in Kostenstellen und für Produkte outputorientiertekostenplanung Übernahme der Plankostenansätze in das HHplanverf. Soll-Ist-Vergleiche Plan-Kostenrechnung Vollkostenrechnung Schaffung von Transparenz in Gemeinkostenbereichen Bereichen mit repetitiven Tätigkeiten systematische Gliederung der Kosten in variable und fixe Kosten Ermittlung der Kostentreiber Prozeß-Kostenrechnung Schaffung von Transparenz für Kostenwirkungen von Entscheidungen (z.b. make or buy) Ermittlung von internen oder externen Vergleichskosten Abbilden der Fixkosten Teilkostenrechnung Quelle: Vorschriftensammlung der Bundesverwaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Copyright Arthur D. Little International, modifiziert Stand: TP KLR 20

21 Zusammenfassung Nutzen Sie die Handlungsempfehlungen des NKR- SH und helfen Sie sich gegenseitig bei der Umstellung auf die Doppik! Stand: TP KLR 21

22 Ansprechpartner Patricia Müller, Projektleiterin dieser Projektgruppe Stadt Kiel Postfach Kiel Tel.: 0431/ Im Internet: oder Frank Dieckmann Hauptkoordinator Innovationsring NKR-SH Reventlouallee Kiel frank.dieckmann@sh-landkreistag.de Tel.: 0431/ Fax: 0431/ Internet: Stand: TP KLR 22