Kosten- und Leistungsrechnung in der österreichischen Bundesverwaltung. Bundes-KLR Konzept. Februar 2002

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1 Kosten- und Leistungsrechnung in der österreichischen Bundesverwaltung Bundes-KLR Konzept Februar 2002 Stand:

2 Kosten- und Leistungsrechnung in der Bundesverwaltung Konzept Kurzfassung Februar 2002

3 Konzept: Kurzfassung K.1 Die österreichische Bundesregierung hat beschlossen, in der Bundesverwaltung eine nach einheitlichen Kriterien aufgebaute, betriebwirtschaftliche Kosten- und Leistungsrechnung einzuführen. Damit soll ein Paradigmenwechsel in der Art und Weise der Bereitstellung öffentlicher Leistungen eingeleitet werden. Das traditionelle Denken der Verwaltung in Aufgaben und Input- Kategorien soll durch ein leistungsorientiertes Management ersetzt werden, das sich an den Kosten, Leistungen und Wirkungen orientiert. Die KLR-Konzepterarbeitung erfolgte zwischen Juli 2001 und Februar 2002 durch ein interministerielles Projektteam, das vom inhaltlich, methodisch und organisatorisch unterstützt wurde. Die Kosten- und Leistungsrechnung stellt ein wichtiges Instrument der leistungsorientierten Verwaltungssteuerung (New Public Management) dar, mit dem mehrere Ziele verfolgt werden: (1) Schaffung von Transparenz über die Leistungen und Kosten der Bundesministerien als Voraussetzung für die Definition von Leistungskennzahlen (2) Schaffung der Basis für eine leistungsorientierte Budgetierung (performance budgeting) (3) Ermittlung des Kostendeckungsgrades von Gebühren, Abgaben, Kostenerstattungsbeiträgen und Preisen (4) Ermittlung der Folgekosten von Rechtsnormen und öffentlichen Investitionen (5) Durchführung von Wirtschaftlichkeitsvergleichen und Benchmarking innerhalb und zwischen vergleichbaren Einrichtungen der Bundesministerien (6) Bereitstellung von Informationen für Entscheidungen zwischen Eigenfertigung oder Fremdbezug, Zentralisierung oder Dezentralisierung von Leistungen, über Ausgliederungen, über die Gestaltung des Leistungsangebots, etc. (7) Bewertung der Leistungsbeziehungen (Leistungsverflechtungen) zwischen Verwaltungseinheiten innerhalb und zwischen Bundesministerien. Mit der Kosten- und Leistungsrechnung sind ressortinterne und ressortübergreifende Informationsbedürfnisse (insbesondere im Falle von Benchmarking zwischen den Bundesministerien) zu befriedigen. Das von der Arbeitsgruppe entwickelte Standardmodell für die Kosten- und Leistungsrechnung ist überwiegend als Vollkostenrechnung auf Istkostenbasis konzipiert. Normkosten finden sowohl bei der Kalkulation der internen Leistungen, als auch in der Kostenträgerrechnung Anwendung, insbesondere bei einem Teil der Personalkosten (=nicht disponible Personalkosten) und Gebäudekosten. Die Kostenarten gliedern sich in primäre und sekundäre Kosten. Die primären Kosten werden wiederum in Personalkosten, Betriebskosten, kalkulatorische Kosten, Erlöse und kalkulatorische Erlöse unterteilt. Die Nominalkosten (Transferzahlungen) sind von den Betriebskosten abzugrenzen, sie werden in KLR-Berichten gesondert ausgewiesen. Damit die Zusammenhänge zwischen Bundesvoranschlag und Kostenrechnung nachvollziehbar bleiben, werden alle kalkulatorischen Rechengrößen im System getrennt verrechnet (als sekundäre Kosten). Auf

4 Konzept: Kurzfassung K.2 Grund der wertmäßigen Bedeutung der Personalkosten werden diese deutlich differenzierter und umfassender als im Bundesvoranschlag dargestellt. In die Personalkosten werden alle Personen, die Arbeitsleistungen für die Bundesministerien erbringen, einbezogen. Diese Personen werden nach Berufsgruppen (Verwaltungsdienst, Exekutivdienst, etc.), Beschäftigungsverhältnissen (Beamte, Vertragsbedienstete, etc.) und Qualifikationsgruppen (Höherer Dienst, Gehobener Dienst, etc.) differenziert. Weiters werden die verschiedenen Bestandteile der Personalkosten hinsichtlich ihrer Beeinflussbarkeit in disponible und nicht-disponible Personalkosten strukturiert. Aus Gründen der Vergleichbarkeit der Ergebnisse der Kosten- und Leistungsrechnung der Bundesministerien wurde in einem ersten Schritt für die Zentralstellen der Bundesministerien ein Standard-Modell für die Kostenstellenrechnung erarbeitet, das fünf Ebenen (1. Ebene: Gebäude; 2. Ebene: Unterstützungsleistungen; 3. Ebene: Leitung (Generalsekretariat); 4. Ebene: Präsidialleistungen; 5. Ebene: Fachsektionen) umfasst. Die im Modell vorgelagerten Kostenstellen verrechnen ihre Kosten auf alle nachfolgenden Ebenen entsprechend dem Stufenleiterverfahren (auf nachgelagerte Kostenstellen oder Leistungen). Jede Kostenstelle kann sowohl interne als auch externe Leistungen erstellen. Das Modell ist so aufgebaut, dass Kostenstellen der Ebene 1 bis 4 (Vorkostenstellen) überwiegend interne Leistungen, Kostenstellen der Ebene 5 (Endkostenstellen) überwiegend externe Leistungen erbringen. Innerhalb einer jeden Ebene sind mehrstufige Umlagen möglich. Die tatsächliche Ausgestaltung hängt von den ressortspezifischen Gegebenheiten (räumlich, funktional und organisatorisch) ab. Die Leistungsrechnung besteht einerseits aus der Kalkulation der Leistungen (= kostenmäßige Bewertung der Leistungen im Rahmen der Kostenträgerrechnung) und andererseits aus der Definition, Erfassung, Speicherung und Auswertung von Informationen betreffend die Leistungen der Bundesministerien. Die Kalkulation stellt nur ein Element der Leistungsrechnung dar und setzt voraus, dass die Bundesministerien ihre Leistungen definieren und in Form eines Leistungskataloges dokumentiert haben. Die Erarbeitung des Leistungskataloges ist bereits Aufgabe des Controlling. Angeregt wird die Erstellung eines Leistungskataloges aller Bundesministerien (= Bundesleistungskatalog), der von zentraler Stelle systematisch auswertbar ist. Um dies zu ermöglichen, wurden die internen Leistungen der Bundesministerien standardisiert. Auch für den Bereich der externen Leistungen liegt ein erster Vorschlag für eine Typologie vor. An dieser Stelle wird auf die Notwendigkeit der Koordination zwischen dem Leistungskennzahlen-bericht des Bundes (BMÖLS), der leistungsorientierten Budgetierung (BMF) und der Kosten- und Leistungsrechnung (BMF) hingewiesen. Die Standardkalkulation sieht vor, dass die Leistungen zum Teil mit Normkosten und zum Teil mit Istkosten bewertet werden. Die auf den Kostenstellen gesammelten nicht-disponiblen Ist- Personalkosten werden in Form von (bundesweiten) Normkosten auf die Kostenträger (= Innenaufträge) verrechnet. Die disponiblen Ist-Personalkosten und alle anderen primären und sekundären Kostenarten werden als Istkosten auf die Kostenträger umgelegt.

5 Konzept: Kurzfassung K.3 Die im Rahmen der Kosten- und Leistungsrechnung erfassten, verarbeiteten und gespeicherten Informationen sind in Berichtsform auszuwerten und den Entscheidungsträgern zur weiteren Veranlassung zugänglich zu machen. Bei der organisatorischen Verankerung der Kosten- und Leistungsrechnung in den Bundesministerien wird zwischen der Phase der Implementierung und dem Echtbetrieb unterschieden. Die Implementierung erfolgt in der Regel in Form einer Projektorganisation. Für die organisatorische Verankerung im Echtbetrieb wird die Ansiedelung im Querschnittsbereich (Budgetabteilung, Controlling) empfohlen. Der für den Echtbetrieb notwendige Personaleinsatz ist vom Grad der Arbeitsteilung zwischen Controlling, Buchhaltung, Budgetabteilung, Personalabteilung und den Fachabteilungen bzw. vom Grad der Automatisierung im Vorfeld abhängig. Ebenfalls wirkt sich die Größe des Ressorts auf den Personalbedarf aus. Die einzelnen Ressorts haben folgenden Implementierungsfahrplan für die Umsetzung der Kosten- und Leistungsrechnung in den Bundesministerien (Zentralstellen) vorgeschlagen. Ressort KLR - Projektstart (geplant) KLR Echtbetrieb (geplant) BMSG ab 1/2004 BMLFUW seit 10/2001 ab 1/2003 BKA seit 10/2000 (Pilot im CO von SAP) BMöLS seit 1/2002 wird nach dem geklärt BMJ 6/2003 6/2004 BMI ab 9/2002 ab 1/2004 BMVIT BMWA (Echtbetrieb in der Betriebsabrechnung der HV seit 1/1994) BMBWK ab 2/2002 ab 1/2004 BMF ab 2004 BMaA ab 3/2003 ab 10/2003 (Echtbetrieb in der Betriebsabrechnung der HV seit 1/1997) BMLV ab 1/2003 ab 1/2004