3126 SAP Kosten- und Leistungsrechnung (Kameralistik) 3136 SAP Kosten- und Leistungsrechnung (Doppik)

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1 Finanzmanagement / SAP SAP Kosten- und Leistungsrechnung Aus- und Fortbildungszentrum SAP Kosten- und Leistungsrechnung (Kameralistik) 3136 SAP Kosten- und Leistungsrechnung (Doppik) Organisation der KLR Kostenrechnungsrelevante Kontierungen Kostenarten Kostenstellen Kostenträger Leistungsmengen Kostenstellenverrechnungen Berichtswesen Dozent: Torsten Hentrop Freie Hansestadt Bremen

2 Finanzmanagement / SAP SAP Kosten- und Leistungsrechnung Inhalt 1 Organisation und Grundlagen Organisationsstrukturen Vorsysteme des CO-Moduls Belegprinzip CO-Benutzermenü und SAP-Menü Benutzereinstellungen im CO Kostenrechnungsrelevante Kontierungen Sachkonten und Kostenarten Kontierung von Kostenstellen und Kostenträger Kostenarten Primäre und sekundäre Kostenarten Kostenart-Stammdaten anlegen Kostenart-Stammdaten ändern Kostenart-Stammdaten anzeigen Kostenart-Stammdaten löschen Feldbeschreibungen zu den Stammdaten der Kostenarten Kostenartentypen Sammelbearbeitung von Kostenarten Kostenarten des IT-Controllings Standardhierarchie FHB-Kostenartengruppe Kostenartengruppen anlegen Kostenartengruppen ändern Kostenartengruppen anzeigen Kostenartengruppe löschen Kostenartengruppen des IT-Controllings Verrechnungskostenarten Infosystem zu Kostenarten Übersichtsbericht Kostenarten-Aufriss Geschäftsbereich Übersichtsbericht Kostenarten-Aufriss Objektart Übersichtsbericht Kostenarten-Aufriss Objektart in Spalten Kostenstellen Kostenstellen und Standardhierarchie Kostenstellen-Standardhierarchie anzeigen Kostenstellen-Stammdaten anlegen Kostenstellen mit Vorlage anlegen Kostenstellen-Stammdaten ändern Kostenstellen-Stammdaten anzeigen Kostenstellen-Stammdaten löschen Feldbeschreibungen zu den Kostenstellen-Stammdaten Kostenstellen-Stammdaten Sammelbearbeitung - Ändern Kostenstellen-Stammdaten Sammelbearbeitung - Anzeigen Kostenstellen-Stammdaten Sammelbearbeitung - Löschen Seite 2 von 290

3 Finanzmanagement / SAP SAP Kosten- und Leistungsrechnung 5.12 Kostenstellengruppen Kostenstellengruppe-Stammdaten Sammelanzeige Kostenstellengruppen anlegen Kostenstellengruppen ändern Kostenstellengruppen anzeigen Kostenstellengruppe kopieren Kostenstellengruppe kopieren mit Vorlage Infosystem zu Kostenstellen Benutzereinstellungen zum Infosystem Kostenstellen Einzelpostenliste Kostenstellen Ist Ist- / Plan-Vergleiche Kostenstellen Bericht Kostenarten in Kostenstellen Kostenträger / Innenaufträge Produkte, Kostenträger und Innenaufträge Innenaufträge anlegen Innenaufträge ändern Innenaufträge anzeigen Innenaufträge löschen und sperren Feldbeschreibungen zu den Kostenträger-Stammdaten Sammelanzeige von Innenaufträgen Innenaufträge des IT-Controllings Auftragsarten Auftragsgruppen Auftragsgruppen im IT-Controlling Infosystem Aufträge Aufträge Einzelposten Ist Auftrag Ist- / Plan-Abweichung Auftrag Ist- / Plan-Abweichung im IT-Controlling Kostenrechnungsbelege Istkosten Benutzereinstellungen zum Infosystem Innenaufträge Leistungsarten Leistungsmengen und -arten Leistungsarten anlegen Leistungsarten ändern Leistungsarten anzeigen Leistungsarten löschen Feldbeschreibungen zu den Leistungsarten Sammelbearbeitung von Leistungsarten Leistungsartengruppen Leistungsartengruppen Leistungsartengruppen anlegen Leistungsartengruppen ändern Leistungsartengruppen anzeigen Leistungsartengruppen löschen Seite 3 von 290

4 Finanzmanagement / SAP SAP Kosten- und Leistungsrechnung 11 Statistische Kennzahlen Leistungsmengen und statistische Kennzahlen Statistische Kennzahlen anlegen Statistische Kennzahlen ändern Statistische Kennzahlen anzeigen Statistische Kennzahlen löschen Feldbeschreibungen zu statistischen Kennzahlen Sammelanzeige von statistischen Kennzahlen Statistische Kennzahlen im IT-Controlling Statistische Kennzahlengruppen Kennzahlengruppe anlegen, ändern, anzeigen und kopieren Kennzahlengruppe anlegen Kennzahlengruppe ändern Kennzahlengruppe anzeigen Kennzahlengruppe löschen Statistische Kennzahlengruppen im IT-Controlling Statistische Kennzahlen - Istbuchungen Ist-Buchungen auf statistischen Kennzahlen erfassen Ist-Buchungen auf statistischen Kennzahlen anzeigen Ist-Buchungen auf statistischen Kennzahlen stornieren und ändern Periodenaufriss für statistische Kennzahlen Vorgangsbezogene Buchungen Direkte Leistungsverrechnung Leistungsverrechnung erfassen Leistungsverrechnung anzeigen Leistungsverrechnung stornieren Umbuchung direkte Leistungsverrechnung Manuelle Verrechnung von Kosten Manuelle Umbuchung von Kosten Manuelle Umbuchung von Kosten erfassen Manuelle Umbuchung von Kosten anzeigen Manuelle Umbuchung stornieren Kostenverrechnungen zum Periodenabschluss Periodenabschluss Periodische Umbuchung Abgrenzung Verrechnungen zum Periodenabschluss Zyklus Segment Technik Zyklus anlegen Feldbeschreibungen zu den Zyklen Zyklus ausführen Berechnungen überprüfen Seite 4 von 290

5 Finanzmanagement / SAP SAP Kosten- und Leistungsrechnung 20 Planung Planversionen Planungsprofile Kostenstellenplanung Planung statistischer Kennzahlen Leistungsartenplanung Planung primärer Kosten Planung sekundärer Kosten Budgetierung Planung der Leistungserbringung und Leistungsaufnahmenplanung Funktionalitäten in der manuellen Planung Periodische Verrechnungen im Plan Iterative Plantarifermittlung Hilfsmittel Innenaufträge Periodensperre Anlagen Statistische Kennzahlen Versionenkonzept der Haushaltsaufstellung im IT-Controlling Planung im SAP CO-Modul mit Excelupload Stichwortverzeichnis Creative Commons Licence Seite 5 von 290

6 Organisation und Grundlagen Organisationsstrukturen 1 Organisation und Grundlagen 1.1 Organisationsstrukturen Organisationseinheiten dienen der Strukturierung betriebswirtschaftlicher Funktionen.Die wichtigsten strukturierenden Merkmale der Finanzbuchhaltung sind die Mandanten, der Kontenplan, die Buchungskreise und die Kostenrechnungskreise. Die hierzu erforderlichen Einstellungen werden im Rahmen des Customizings vorgenommen. Mandant 100 (FHB) Haushalt Haushalt Haushalt Finanzkreis XXXX Finanzkreis 1100 Finanzkreis XXXX Kostenrechnungskreis 1100 Land und Stadt Bremen Bilanz Buchungskreis 1100 Kontenplan BKR Geschäftsbereich Geschäftsbereich Geschäftsbereich Mandanten Mandanten stellen höchste Ebene in der Hierarchie eines SAP-Systems dar. Mandanten sind handelsrechtlich, organisatorisch und technisch abgeschlossene Einheiten innerhalb von SAP mit getrennten Stammsätzen und Tabellen. Die zentralen Tabellen gewähren die Einhaltung einheitlicher Verarbeitungsregeln. Auf der Mandantenebene werden die Spezifikationen gepflegt, die in allen Organisationseinheiten der verschiedenen SAP-Anwendungen verwendet werden sollen. Ein Mandant stellt üblicher Weise die Konzernebene dar Seite 6 von 290

7 Organisation und Grundlagen Organisationsstrukturen Kontenplan Der Kontenplan ist die zentrale Organisationsstruktur, in der alle Sachkontenstammsätze (Sachkonten) der Finanzbuchhaltung erfasst sind. Er ist das verbindende Element zwischen dem externen Rechnungswesen (FI) und dem Controlling (CO). Die Konten eines Kontenplans können gleichzeitig Aufwands- bzw. Ertragskonto in der Finanzbuchhaltung und Kosten- bzw. Erlösart in der Kostenrechnung sein. Pro Buchungskreis kann es nur einen Kontenplan geben. Kontenpläne beruhen auf Kontenrahmen. Der FHB ist folgender Kontenrahmen zugeordnet: BKR Bremer Kontenrahmen Kostenrechnungskreis Der Kostenrechnungskreis ist die betriebswirtschaftliche Organisationseinheit, für die eine Kostenrechnung durchgeführt wird. Im Kostenrechnungskreis werden die innerbetrieblichen Geschäftsvorfälle abgebildet. Aus der Finanzbuchhaltung werden die primären Kosten übernommen. Handelt es sich hierbei um Einzelkosten erfolgt die direkte Zuordnung auf Kostenträger. Bei Gemeinkosten wird eine Zuordnung auf Kostenstellen und eine anschließende möglichst verursachungsgerechte Verrechnung auf die Kostenträger vorgenommen. Die Stammdaten der Kostenrechnung sind sowohl einem Kostenrechnungs- als auch einem Buchungskreis zugeordnet. Die Finanzbuchhaltung kann somit diese Objekte beim Buchen mit verwenden. Ein Kostenrechnungskreis ist häufig organisatorisch identisch mit einem Buchungskreis. Es gibt aber auch die Möglichkeit, mehrere Buchungskreise in einem übergreifenden Kostenrechnungskreis zusammenzufassen. Für eine buchungskreisübergreifende Kostenrechnung ist es erforderlich, dass alle Buchungskreise auf einem gemeinsamen Kontenplan beruhen. Es ist folgender Kostenrechnungskreis für die FHB eingerichtet: 1100 Land und Stadt Bremen Buchungskreis Ein Buchungskreis repräsentiert eine selbständig bilanzierende Einheit wie beispielsweise eine Tochterfirma eines Konzerns. Dies beinhaltet die Erfassung aller buchungspflichtigen Ereignisse und die Erstellung aller Nachweise für einen gesetzlichen Einzelabschluss, wie Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechungen. Ein Mandant kann mehrere Buchungskreise haben. Der Buchungskreis der FHB lautet: 1100 Freie Hansestadt Bremen Seite 7 von 290

8 Organisation und Grundlagen Organisationsstrukturen Geschäftsbereich Ein Geschäftsbereich ist im betriebswirtschaftlichen Verständnis ein rechtlich unselbständiger Teilbereich eines Unternehmens mit eigener Ergebnisverantwortung. In einem Geschäftsbereich sind alle betriebswirtschaftlichen Funktionen wie Einkauf, Lager, Produktion und Vertrieb für ein Produkt oder eine Produktgruppe vereint. Für die ergebnisorientierte Steuerung eines Geschäftsbereichs werden kurzfristige Ergebnisrechnung (KER) erstellt. Damit ergibt sich unmittelbar eine Verbindung zum Controlling. Aus Sicht des Controllings werden solche Einheiten als Profit Center bezeichnet. In der Praxis werden für die Geschäftsbereiche zusätzlich auch interne Bilanzen und Gewinnund Verlustrechnungen erstellt, die jedoch nicht den rechtlichen Anforderungen von externen Jahresabschlüssen entsprechen müssen. Die Verwendung von Geschäftsbereichen ist optional und kann buchungskreisübergreifend erfolgen. Für die FHB sind folgende Geschäftsbereiche eingerichtet: G = Gemeinsam Stadt + Land L = Land Bremen S = Stadtgemeinde Bremen Finanzkreise Der Finanzkreis ist die zentrale organisatorische Einheit der Finanzmittelrechnung und des Haushaltsmanagements, innerhalb derer Planung, Steuerung und Kontrolle von Finanzmitteln bzw. von Finanzbudgets vorgenommen wird. Finanzkreise untergliedern ein Unternehmen in Einheiten, in denen eine unabhängige Finanzmittelrechnung und ein unabhängiges Haushaltsmanagement durchgeführt werden können. Der Finanzkreis der Freien Hansestadt Bremen (FHB) lautet: 1100 Freie Hansestadt Bremen Seite 8 von 290

9 Organisation und Grundlagen Vorsysteme des CO-Moduls 1.2 Vorsysteme des CO-Moduls Integration bedeutet, dass alle Buchungen, sofern sie für das Controlling relevant sind, vollständig und in Echtzeit an das Controlling weitergeleitet werden. Die Buchungsdaten kommen entweder aus anderen Modulen des SAP oder aus Fremdsystemen, die über Kommunikationsschnittstellen in das SAP übergeben werden. Die folgende Abbildung zeigt beispielhaft die dem Controlling vorgelagerten Module sowie eine schematische Auswahl der möglichen Ausprägungen innerhalb und zwischen den Komponenten des Controlling. Kidicap FI-AA IS-PS FI MM Personalkosten Anlagenbuch - haltung Abschreibung Zinsen inv. Ausgaben (stat.) Haushaltsmanagement Mittelreservierung Mitelbindung OBLIGO Auszahlungsanordnung KOSTEN Annahmeanordnung ERLÖSE Beschaffungswesen Kostenarten Kostenstellen Aufträge Massnahmen Aufträge Produkte Umlagen Direkte Leistungsverrechnung Verteilungen etc. CO Projekte PS Anlagenrechnung AiB Bei der Belegerfassung werden die primären Kosten aus den Komponenten Haushaltsmanagement (IS-PS), Finanzwesen (FI), Anlagenbuchhaltung (FI-AA) sowie Materialwirtschaft (MM) direkt übernommen und auf Kostenstellen gesammelt. Dabei sind während des Erfassungsvorgangs die Kontierungs-objekte aus der Kostenrechnung (Kostenstelle, Innenauftrag oder Projekt) mitzugeben, so dass die Kosten sofort auf diesem Objekt ausgewiesen werden. Kontierungselemente einer kameralen Anordnung Wenn das Sachkonto ein GuV-Konto ist, wird es als Kostenart übernommen. Zudem ist eine Kontierung auf ein CO-Objekt (Kostenstelle / Auftrag) erforderlich. Die primären Kosten- und Erlösarten werden aus den Aufwands- und Erfolgskonten der Gewinn- und Verlustrechnung der Finanzbuchhaltung erzeugt. Durch die Eingabe des Sachkontos der Finanzbuchhaltung bei der Belegerfassung im Haushaltsmanagement wird ebenfalls die korrekte Kostenart bzw. Erlösart mitbebucht. Die Verbindung zwischen Haushaltsstelle und Sachkonto und damit auch zwischen Kosten- bzw. Erlösart ist in einer definierten Kontenfindungstabelle (PAYAC) hinterlegt Seite 9 von 290

10 Organisation und Grundlagen Vorsysteme des CO-Moduls Die Kontierungsobjekte können echt oder statistisch bebucht werden. Die echte Buchung ist kostenwirksam und kann ggf. weiter verrechnet werden. Statistische Buchungen dienen nur Auswertungszwecken. Z.B. können Einzelkosten direkt auf einen Auftrag (Produkt) gebucht werden, wenn sie direkt zugeordnet werden können und gleichzeitig auf der dafür verantwortlichen Kostenstelle der Dienststelle statistisch zur Budgetkontrolle ausgewiesen werden. Durch die statistische Mitbuchung auf der Kostenstelle können in der Dienststelle zusätzlich alle Kosten, sowohl Gemein- als auch Einzelkosten getrennt oder zusammen ausgewiesen werden. IS- PS FI Haushaltsstelle ,77 CO Kostenstelle 7000 Kostenart ,77 Auszahlungsanordnung HH-Stelle: 4713 Kreditor: 1234 Kostenstelle: 7000 Betrag: 4000,77 Kontenfindung (vereinfacht) HH-Stelle FI-Konto Personenkonto Personenkonto Kreditor ,77 Aufw.Kto ,77 GuV GuV Die Kosten- und Leistungsrechnung erfasst Kosten und Erlöse unabhängig von einem Zahlungsaus- oder -eingang im Haushaltsmanagement. Daher wirken sich Auszahlungs- und Annahmeanordnung im CO-Bericht unmittelbar auf das verfügbare Budget aus, obwohl die Zahlung tatsächlich noch nicht erfolgt ist bzw. die Einnahme noch nicht eingegangen ist Seite 10 von 290