Technische Spezifikationen der DATANORM Dateien in Haufe Lexware

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1 Technische Spezifikationen der DATANORM Dateien in Haufe Lexware Autor: Oliver Diedershagen, Wissensmanager Haufe-Lexware Warenwirtschaft Stand: Zur Verwendung dieses Dokuments: Für DATANORM-Dateien gibt es gemäß dem DATANORM-Standard bestimmte technische Anforderungen, wie Inhalte aufbereitet sein müssen. In dieser Datei werden Ihnen für die vier wichtigsten Datei- Typen, die Sie auch als Katalog-Dateien importieren können, die Spezifikationen gezeigt und wo die häufigsten Fehlerquellen liegen. Hinweis: Wenn Sie dieses Zeichen im Dokument sehen, werden wichtige Hinweise oder Tipps gegeben! support.lexware.de 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeines Datei-Typen im Katalog-Import nach DATANORM Artikelstammdatendatei Preisdaten-/ Preisdatenänderungsdatei Warengruppendatei Rabattdatei Neuerungen in DATANORM Quellennachweis Allgemeines Sie können vier verschiedene Datei-Typen zum Katalog-Import in Haufe-Lexware verwenden. Dabei dient jeder Typ einer ganz bestimmten Aufgabe. In jedem Typ werden ganz bestimmte Sätze verwendet, für die genaue Vorgaben nach dem DATANORM-Standard gelten. Der Lexware-Import beherrscht sowohl den DATANORM 4 als auch den DATANORM 5 Standard. Da aber immer noch in der überwiegenden Zahl der Fälle der DATANORM 4 Standard Verwendung findet, wird in erster Linie auf diesen Bezug genommen. Am Ende des Dokuments werden dann kurz die Neuerungen im DATANORM 5 Standard beleuchtet. Im Folgenden sind für jeden Datei-Typ die wichtigsten Aspekte und an welchen Stellen es am Ehesten zu Problemen kommt, aufgeführt. Unterschieden wird hier nach: Artikelstammdaten Preisdaten Warengruppen Rabattgruppen Egal, welche Satzart in die Betrachtung gezogen wird, am Anfang jeder Zeile steht ein Großbuchstabe, das Satzkennzeichen. Jeder Satz ist 128 Zeichen lang plus dem Satzendekennzeichen (Zeichenschaltung Carriage return /0DH 0AH). support.lexware.de 2

3 Allen Dateien gemeinsam ist der Vorlaufsatz V. Tabelle 1: Aufbau des Vorlaufsatzes V : Stelle Länge in Zeichen Format Zeichen Numerisch Zeichen Zeichen Zeichen Numerisch Zeichen Bemerkung Satzartenkennzeichen V Frei Datum TTMMJJ Infotext 1 Infotext 2 Infotext 3 DATANORM Version Währungskennzeichen Beispiel für einen Vorlaufsatz: V TTMMJJFirmenname Datanorm Export Fabrikat: Name 04EUR Im Folgenden werden die weiteren Sätze in der Reihenfolge ihrer Dateizugehörigkeit nach aufgeführt und erklärt. 2. Datei-Typen im Katalog-Import nach DATANORM 2.1 Artikelstammdatendatei In dieser Datei werden, wie der Name schon sagt, die grundlegenden Artikeldaten übertragen. Die wichtigsten Satzarten, die hier Verwendung finden, sind folgende: Hauptsatz 1 Satzkennzeichen A (Tabelle 2). Hauptsatz 2 Satzkennzeichen B (Tabelle 3). Dimensionssatz Satzkennzeichen D (Tabelle 4). Langtextsatz Satzkennzeichen T (). Die DATANORM-Konvention sieht vor, dass Artikelstammdaten-Dateien immer DATANORM heißen und im Suffix (in der Dateiendung) steht. Tabelle 2: Spezifikationen Hauptsatz 1. 1 Satzartenkennzeichen [1] Buchstabe A für Hauptsatz 1 2 Verarbeitungskennzeichen [1] N = Neuanlage, L = Löschen, A = Änderung 3 Artikelnummer [15] Inhalt: Zeichen 4 Textkennzeichen [2] Inhalt: Numerisch. Erste Ziffer: Textverarbeitung (max. Darstellungsmöglichkeit) Diese Ziffer gibt an, wie die Texte aus den Feldern Kurztext 1, Kurztext 2, Langtext und Dimensionstext übernommen werden. Zweite Ziffer: Verarbeitung der Kurztextzeile 2 Hier wird im Speziellen gesteuert, wie das Feld Kurztext Zeile 2 behandelt wird. support.lexware.de 3

4 5 Kurztextzeile 1 [40] Inhalt: Zeichen 6 Kurztextzeile 2 [40] Inhalt: Zeichen 7 Preiskennzeichen [1] Inhalt: Zeichen. 1 = Brutto, 2 = Netto. 8 Preiseinheit [1] Inhalt: Numerisch. 0: Per Mengeneinheit 1 1: per Mengeneinheit 10 2: per Mengeneinheit 100 3: per Mengeneinheit Mengeneinheit [4] Inhalt: Zeichen. Z. B. Stück, Liter, Stunden, etc. 10 Preis [6/2] Inhalt: Numerisch. Vgl. auch Preisdatendatei. Die Währung wurde im Vorlaufsatz definiert. Die letzten beiden Ziffern sind immer die Nachkommastellen. 11 Rabattgruppe [4] Inhalt: Zeichen. Siehe Rabattgruppen-Datei 12 Hauptwarengruppe [3] Inhalt: Zeichen. Siehe Warengruppen-Datei 13 Langtextschlüssel [8] Inhalt: Zeichen. Siehe auch Langtextsatz T A;N;Artikel-Nummer;30;Kurztext Zeile 1;Kurztext Zeile 2;2;0; ;1234;Rabattgruppe;Hauptwarengruppe;Langtextschlüssel; Das obige Beispiel beschreibt eine Neuanlage (Verarbeitungskennzeichen N). Interessant ist das Textkennzeichen. Die Kombination aus 3 und 0 stellt eine der häufigsten Kombinationen dar. Ziffer 3 besagt, dass bei einer maximalen Datendarstellung die Kurztextzeile 1 mit dem Langtext und die Kurztextzeile 2 mit dem Dimensionstext ausgetauscht werden. Die 0 bedeutet, dass die Kurztextzeile 2 normal verarbeitet wird. Die Verarbeitung erfolgt in der Reihenfolge Langtext Dimensionstext. Tabelle 3: Spezifikationen Hauptsatz 2. 1 Satzartenkennzeichen [1] Buchstabe B für Hauptsatz 2 2 Verarbeitungskennzeichen [1] N = Neuanlage, L = Löschen, A = Änderung 3 Artikelnummer [15] Inhalt: Zeichen 4 Matchcode [15] Inhalt: Zeichen 5 Alternativ-Artikelnummer [15] Inhalt: Zeichen 6 Katalogseite [8] Inhalt: Zeichen 7 Bereich für Kupferzuschlag Wenn kein Z -Satz übertragen wird, kann nachfolgender Bereich genutzt werden. Werden Z-Sätze verwendet, dürfen die Felder hier nicht gefüllt werden. 7a Kupfer-Gewichtsmerker [1] Inhalt: Numerisch 7b Kupfer-Kennzahl [3/0] Inhalt: Numerisch 7c Kupfer-Gewicht [4/2] Inhalt: Numerisch 8 EAN-Nummer [3] Inhalt: Zeichen 9 Anbindungsnummer [12] Inhalt: Zeichen. Zur Anbindung von Bildern/ Bildkoordinaten. 10 Warengruppe [10] Inhalt: Zeichen. Ein Eintrag hier setzt einen Hauptwarengruppen-Eintrag im Hauptsatz 1 voraus. 11 Kostenart [2/0] Inhalt: Numerisch 12 Verpackungsmenge [5/0] Inhalt: Numerisch 13 Reverenznummern-Erstellerkürzel Inhalt: Zeichen [4] 14 Reverenznummer [17] Reverenznummer support.lexware.de 4

5 B;N;Artikel-Nummer; ; ; ;;;;EAN-Nummer; ;Warengruppe;0;0; ; ; Die 0 bei der Kostenart-Vorgabe bedeutet, dass es keine Vorgabe gibt. Die Verpackungsmenge ist so eingestellt, dass die kleinste Liefermenge des Artikels automatisch als eine Einheit gewertet wird (in Abhängigkeit vom Eintrag im Hauptsatz 1). Wichtig: Wenn ein Hauptsatz 2 verwendet werden soll, muss er direkt im Anschluss an den Hauptsatz 1 des jeweiligen Artikels folgen. Tabelle 4: Spezifikationen Dimensionstextsatz. 1 Satzartenkennzeichen [1] Buchstabe D für Dimensionstext 2 Verarbeitungskennzeichen [1] N = Neuanlage, L = Löschen, A = Änderung 3 Artikelnummer [15] Inhalt: Zeichen 4 Zeilennummer [2/0] Inhalt: Numerisch 5 Unterkennzeichen [1] Inhalt: Zeichen. F = freier Text,. T = Einfügen von Textblöcken, E = Einfügungen von Textblöcken und Werten 6 [8] Inhalt: Zeichen. In Abhängigkeit vom Unterkennzeichen befüllt bzw. benötigt 7 Zeilentext [40] Inhalt: Zeichen. In Abhängigkeit vom Unterkennzeichen befüllt bzw. benötigt D;N;Artikel-Nummer;1;F;;Dimensionstext;2;F;;Dimensionstext; Sehr oft wird das Unterkennzeichen F verwendet. In diesem Fall bleibt die Stelle 6 leer und der Dimensionstext aus Stelle 7 wird direkt übergeben. Wenn stattdessen ein Textblock eingefügt werden soll, wird an Stelle 6 der achtstellige Langtextschlüssel eingetragen. Stelle 7 bleibt leer und der korrespondierende Langtextsatz T wird übertragen. Tabelle 5: Spezifikationen Langtextsatz. 1 Satzartenkennzeichen [1] Buchstabe T für Langtext 2 Verarbeitungskennzeichen [1] N = Neuanlage, L = Löschen, A = Änderung 3 Langtextnummer [8] Inhalt: Zeichen. Soll im Hauptsatz 1 Langtext eingefügt werden, muss diese Nummer im Hauptsatz 1 als Langtextschlüssel an Stelle 13 hinterlegt werden. 4 Zeilennummer [2/0] Inhalt: Numerisch 5 Unterkennzeichen [1] Inhalt: Zeichen. F = freier Text, T = Einfügen von Textblöcken, E = Einfügungen von Textblöcken und Werten. 6 [8] Inhalt: Zeichen. In Abhängigkeit vom Unterkennzeichen befüllt bzw. benötigt. 7 Zeilentext [40] Inhalt: Zeichen. In Abhängigkeit vom Unterkennzeichen befüllt bzw. benötigt. T;N;Langtext-Nummer;;1;;Text Langtextzeile 1;2;; Text Langtextzeile 2; T;N;Langtext-Nummer;;3;; Text Langtextzeile 3;4;; Text Langtextzeile 4; support.lexware.de 5

6 Beispiel einer kompletten Artikelstammdatendatei: V TTMMJJFirmenname Datanorm Export Fabrikat: Name 04EUR T;N;Langtext-Nummer;;1;;Langtextzeile 1;2;;Langtextzeile 2; T;N;Langtext-Nummer;;3;;Langtextzeile 3;4;;Langtextzeile 4; A;N;Artikel-Nummer;Kurztext Zeile 1;Kurztext Zeile 2;1;0;Stck;0;Rabattgruppe;Warengruppe;Langtextschlüssel; B;N;Artikel-Nummer; ; ; ;;;;EAN-Nummer; ;Warengruppe;0;0; ; ; D;N;Artikel-Nummer;1;F;;Dimensionstext;2;F;;Dimensionstext; D;N;Artikel-Nummer;3;F;;Dimensionstext;4;F;;Dimensionstext; Nicht alle Satztypen müssen verwendet werden. Wenn sie aber verwendet werden, müssen sie in genau der Reihenfolge wie oben aufgeführt sein. Alle Verweise zueinander sollen stimmen und die Verarbeitungskennzeichen korrekt angegeben sein. 2.2 Preisdaten-/ Preisdatenänderungsdatei Artikelpreise werden normalerweise mit dem Hauptsatz 1 in der Artikelstammdatendatei gesetzt. Mit Hilfe der Preisdatei lassen sich Preise ändern oder für eine Anfrage kennzeichnen. Nach den Spezifikationen von DATANORM heißen Preisdatendateien immer PREISDAT. Das Suffix besteht aus Tabelle 6: Spezifikationen Preisänderungssatz. 1 Satzartenkennzeichen [1] Buchstabe P 2 Verarbeitungskennzeichen [1] A = Änderung, P = Preisanfrage 3 Artikel-Nummer Inhalt: Zeichen 4 Preiskennzeichen Inhalt: Numerisch; 1 Brutto / 2 Netto / 3 Werkspreis 5 Preis Inhalt: Numerisch 6 Rabattkennzeichen A Inhalt: Numerisch; 0 = Rabattgruppe / 1 = Rabattsatz / 2 = Multiplikator / 3 = Teuerungszuschlag. 7 Rabatt / Multiplikator A Inhalt: Numerisch / Zeichen, in Abhängigkeit vom Rabattkennzeichen; Rabattgruppe = Zeichen / Rabattsatz = Numerisch 2 Nachkommastellen / Multiplikator = Numerisch 3 Nachkommastellen / Teuerungszuschlag = Numerisch 2 Nachkommastellen 8 Rabattkennzeichen B Siehe A 9 Rabatt / Multiplikator B Siehe A 10 Rabattkennzeichen C Siehe A 11 Rabatt / Multiplikator C Siehe A Nächster Artikel Wiederholung der Stellen 3 11 für den nächsten Artikel support.lexware.de 6

7 Voraussetzung für einen Preisänderungssatz ist, die beschriebenen Artikel bereits mit einem Hauptsatz implementiert wurden. Bezugsfeld in einem Preisänderungssatz ist die Artikel-Nummer. V Firmenname Datanorm Export Fabrikat: Name 04EUR P;A;Artikel-Nummer;Preiskennzeichen;Preis;Rabattkennzeichen A;Rabatt / Multiplk. A;RKZ B;MP B;RKZ C;MP C; 2.3 Warengruppendatei In der Warengruppendatei erfolgt die Ausweisung der Warengruppen. Zwar werden die Artikel schon im Hauptsatz den Warengruppen zugeordnet, die korrekte Darstellung und Zuweisung im Programm erfolgt nur, wenn eine entsprechende Warengruppendatei mitgeliefert wird. Jede Warengruppendatei kann aus Haut- und Warengruppensätzen bestehen. Laut Datanorm-Spezifikation muss allerdings immer zuerst eine Hauptwarengruppe definiert werden. Die zugehörigen Warengruppen sollen im Anschluss daran folgen. Erst dann soll die nächste Hauptwarengruppe deklariert werden usw. Hinweis: Einige Lieferanten weichen von dieser Vorgabe ab und definieren zuerst alle Hauptwarengruppen und erst dann die Warengruppen. Wenn die Kataloge so geliefert werden, kann beim Import in Lexware folgende Fehlermeldung auftauchen: A item group must have a parent main item group (Eine Warengruppe muss eine Übergeordnete Hauptwarengruppe haben) Dieser Fehler lässt sich sehr leicht lösen, indem die Warengruppen den entsprechenden Hauptwarengruppen unterordnet werden. Dies kann mit dem Texteditor erledigen werden. Warengruppendateien werden DATANORM genannt und tragen als Suffix.WRG, um sie sofort als Warengruppendatei kenntlich zu machen. Tabelle 7: Spezifikationen Hauptwarengruppensatz. 1 Satzartenkennzeichen [1] Buchstabe S 2 Frei Inhalt: Zeichen 3 Hauptwarengruppe Inhalt: Zeichen 4 Bezeichnung der Hauptwarengruppe Inhalt: Zeichen 5 Unbenutzt Inhalt: Zeichen 6 Unbenutzt Inhalt: Zeichen support.lexware.de 7

8 S;;Hauptwarengruppe;Bezeichnung Hauptwarengruppe;;; Tabelle 8: Spezifikationen Warengruppensatz. 1 Satzartenkennzeichen [1] Buchstabe S 2 Frei Inhalt: Zeichen 3 Hauptwarengruppe Inhalt: Zeichen 4 Frei Inhalt: Zeichen 5 Warengruppe Inhalt: Zeichen 6 Warengruppen-Bezeichnung Inhalt: Zeichen S;;Hauptwarengruppe;;Warengruppe;Bezeichnung Warengruppe; Beispiel einer kompletten Warengruppendatei: V Firmenname Datanorm Export Fabrikat: Name 04EUR S;;HWG01;Hauptwarengruppe 01;;; S;;HWG01;;WG01;Warengruppe 01 S;;HWG01;;WG02;Warengruppe 02 S;;HWG02;Hauptwarengruppe 02;;; S;;HWG02;;WG01;Warengruppe 01 S;;HWG02;;WG02;Warengruppe 02 Usw. 2.4 Rabattdatei Mit Hilfe der Rabattdatei gibt der Lieferant Rabattgruppen, Rabattgruppentexte sowie die eigentlichen Rabatte, Zuschläge bzw. Multiplikatoren weiter. Laut Datanorm-Spezifikation werden Artikel ohne Rabattgruppeneintragung im Hauptsatz mit 0 % Rabatt ausgewiesen. support.lexware.de 8

9 Auch die Rabattdateien heißen DATANORM, allerdings lautet ihr Suffix.RAB. Damit sind auch die Rabattdateien sofort erkennbar. Tabelle 9: Spezifikationen Rabattsatz. 1 Satzartenkennzeichen [1] Buchstabe R 2 Frei Inhalt: Zeichen. 3 Rabattgruppe Inhalt: Zeichen. 4 Rabattkennzeichen Inhalt: Numerisch; 1 = Rabattsatz / 2 = Multiplikator 5 Rabatt / Multiplikator Inhalt: Numerisch; in Abhängigkeit vom Rabattkennzeichen Rabattsatz 2 Nachkommastellen / Multiplikator 3 Nachkommastellen. 6 Rabattgruppenbezeichnung Inhalt: Zeichen. 7 Unbenutzt Inhalt: Zeichen. R;;Rabattgruppe;RG-Kennzeichnung;R/M;RG-Bezeichnung;; Wenn keine Rabattsätze übertragen werden, erfolgt die Kennzeichnung der Artikel mit 0 % Rabatt, auch wenn sie einer Rabattgruppe zugeordnet sind. Sobald Rabattgruppen in einer Rabattdatei übergeben werden, soll auch ein Rabattsatz mitgeliefert werden. Viele Lieferanten lassen das Feld leer und interpretieren dies als auf Anfrage. Diese Funktion ist erst ab Datanorm 5 möglich. Beim Importversuch einer solchen Rabattdatei kommt deshalb eine Fehlermeldung. Hinweis: Wenn in einer Rabattdatei Rabattgruppen übertragen werden, muss auch ein Wert im Feld stehen, auch wenn es eine 0 ist! Sollten Sie beim Import eine Fehlermeldung erhalten, schauen Sie z. B. mit Hilfe des Texteditors nach, ob die Einträge komplett und korrekt sind. 3. Neuerungen in DATANORM 5 Im Jahre 1999 wurde die Datanorm Version 5.0 in Buchform vom Krammer Verlag Düsseldorf veröffentlicht. Hier sollen kurz die wichtigsten Änderungen von Version 4 auf Version 5 erwähnt werden. Vorlaufsatz: Maschinelle Erkennung der übermittelten Datenart möglich Währungskennzeichen EUR für (auch schon Version 4) support.lexware.de 9

10 Abstellung der kompletten Anschrift des Datenerstellers Endesatz: Aufnahme eines Endesatzes, der das Ende einer Datanorm-Datei anzeigt Dadurch Prüfung auf Vollständigkeit nach der Übernahme möglich Satz A und B: Zusammenlegung der Sätze A und B (Version 4) Übertragungssatz B wird nur noch zum Löschen und Ändern der Artikelnummer verwendet Feste Staffelung der Preiskennzeichen wurde aufgehoben, direkte Eintragung der Preiseinheit nun möglich Kennzeichnung unterschiedlicher Mehrwertsteuersätze innerhalb eines Artikelstamms Grafik-Anbindungssatz G: Anbindung mehrerer Grafiken an einen Artikel möglich Bis zu 99 Anbindungen möglich Unterschiedlich Foramte (Bild, CAD, Video, Audio) Kurzbeschreibung Satz B: Löschungen können mit Auslaufdatum angekündigt werden Löschungen können mit einem Ersatzartikel übergeben werden Weitere Änderungen und tiefergehende Informationen finden Sie entweder auf den Seiten des Arbeitskreises DATANORM oder in den offiziellen Handbüchern zur Spezifikaitonsbeschreibung der jeweiligen Versionen. support.lexware.de 10

11 4. Quellennachweis 1. Homepage des Arbeitskreises DATANORM, Stand August Verantwortlich gemäß 5 Abs. 1 TMG: Volker Storck, Turmstraße 8, D Ludwigshafen. 2. DATANORM Version Standardverfahren für den Datenaustausch. Krammer Verlag Düsseldorf. ISBN-Nr: DATANORM Version Standardverfahren für den Datenaustausch. Krammer Verlag Düsseldorf. ISBN-Nr: support.lexware.de 11