ScanVo 2.0 Dokumentenmanagement im Bereich der Sonstigen Leistungserbringer

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1 ScanVo 2.0 Dokumentenmanagement im Bereich der Sonstigen Leistungserbringer Dipl. Ing. (FH) Marco Gohl Dipl. Math. Günther J. Knaak

2 2 Inhaltsverzeichnis ScanVo Einleitung Scanner Twain Schnittstelle OCR Verordnungen (Rezepte) ScanVo Programmablauf Ablaufdiagramm Aufbau & Funktionsweise Datenbankeinstellungen Suchen Funktion Scannen/OCR Hauptbildschirm Programmeinstellungen Scanner/OCR Einstellungen Funktion Erkennen(...) Textblock filtern Mandanten Hauptbildschirm Imageverfahren Abwicklung des Imageverfahren Hauptbildschirm Imageverfahren - Datenaustausch Dateiaufbau der Vorlaufdatei Nachrichtenstruktur Servicesegmente Nutzdatensegmente Imagename Beispieldatei Aufbau der Imagedatei Aufbau der Imagedatei Fehlerverfahren...43 Abkürzungen...44

3 3 1. Einleitung Das Thema Dokumentenmanagement wird in der stetig digitaler werdenden Bürowelt immer stärker in den Vordergrund gerückt. Auch bei dem Versuch, einen nahezu papierlosen Arbeitplatz zu schaffen, spielt dieses Thema eine extrem wichtige Rolle. Da alle Leistungserbringer 1 verpflichtet sind, die zur Abrechnung mit den gesetzlichen Krankenkassen notwendigen Angaben in maschinenlesbarer Form an die Kostenträger 2 zu übermitteln, müssen alle Verordnungen elektronisch erfasst werden. Weil sich dieser Aufwand für die Leistungserbringer in den meisten fällen nicht mehr lohnt, übernimmt diese Aufgabe eine Abrechnungsstelle. Die Verordnungen werden den Abrechnungsstellen ein- bis zweimal im Monat von den Leistungserbringern angeliefert. Da es im allgemeinen recht viele Verordnungen sind, die so zusammenkommen, muss die Bearbeitung der Verordnungen so gut es geht optimiert werden. In Abhängigkeit von der Größe der Abrechnungsstellen können so pro Monat zwischen Verordnungen anfallen. Bei dieser Menge der Verordnungen ist es nicht mehr möglich, alle Daten von Hand zu erfassen. In Verbindung mit einem Hochleistungsscanner werden die Verordnungen eingescannt und als Grafikdateien gespeichert. Nach dem Scannvorgang wird versucht, die wichtigsten Daten mittels einer Texterkennung (OCR 3 ) von den Rezeptgrafiken zu lesen. Diese Daten werden für eine spätere Weiterverarbeitung gespeichert. Nachdem die Daten zur weitern Verarbeitung zur Verfügung stehen, können diese auf mehreren Rechnern in einem Netzwerk abgerufen werden. Hier werden die Patientendaten überprüft und ggf. korrigiert. Die Leistungs- und Behandlungsdaten werden noch nachgetragen, danach kann die Verordnung abgerechnet werden. 1 Mit diesem Sammelbegriff werden alle Personengruppen zusammengefasst, mit denen die Krankenkassen zur Versorgung der Versicherten zusammenarbeiten: Vertrags(zahn)ärzte, Psychotherapeuten, Krankenhäuser, Apotheken, Erbringer von Heil- und Hilfsmittelleistungen, Hersteller von Arzneimittel, Hebammen, Personen, Einrichtungen und Unternehmen, die Leistungen häuslicher Krankenpflege, häuslicher Pflegehilfe, häuslicher Pflege oder Haushaltshilfe erbringen, Rettungsdienste und Krankentransportunternehmen. 2 Gesetzlich, soziale und private Krankenkassen 3 Die Abkürzung OCR steht für "Optical Character Recognition" oder auf deutsch "Optische Zeichenerkennung"

4 4 Sind alle Verordnungen eines Leistungserbringers erfasst und geprüft, werden die Daten in die Hauptdatenbank übertragen. Über das Abrechnungsprogramm werden die Rechnungen für die Kostenträger und Leistungserbringer erstellt. Die Firma SwS Göttingen hat sich auf die Entwicklung und Optimierung solcher Programme spezialisiert. Sie hat unter anderem Programme speziell für Leistungserbringer erstellt (MaGyX) die Rezeptdaten in maschineller Form den Abrechnungsstellen anbieten. Das hat den großen Vorteil, dass diese Daten nur noch überprüft und ggf. die Positionspreise angepasst werden müssen. Vorgestellt wird hier eine Software, die Verordnungen per Scanner einlesen kann und über eine Texterkennung auswertet. Die Daten sollen zur späteren Weiterverarbeitung in einer Datenbank gespeichert werden. Außerdem soll die Möglichkeit bestehen, Verordnungen einer vorhandenen Kostenträgerabrechnung zu scannen und diese nach den Richtlinien der Spitzenverbände der Krankenkassen Abs. 2 SGB V (Imageverfahren) zu speichern.

5 5 2. Scanner Der Scanner ist das optische Erfassungsgerät. Er dient dazu, die in Papierform vorliegenden Dokumente, in den Computer einzulesen. Zur Weiterverarbeitung in DV-Systemen 4 werden auf Papier vorliegende Grafiken gescannt, d. h., mit einem Scanner optisch abgetastet, digitalisiert und auf einen Datenträger geschrieben. Außer Flachbettscanner gibt es auch noch Einzugsscanner. Diese eignen sich besonders gut zum Erfassen von Rezeptverordnungen, da hier ein Einzugsschacht für Vorlagen vorhanden ist. Es muss nicht jede Verordnung einzeln eingelegt werden. Außerdem haben Einzugsscanner den großen Vorteil, dass diese auch doppelseitig (duplex) scannen Vorder- und Rückseite in einem Bild 1: Duplex-Scanner Durchgang. Das erzielt man durch eine Verdopplung der Scanneinheit. Diese muss nicht, wie bei Flachbettscannern, über das ganze Dokument bewegt werden, sondern kann hier fest installiert sein. Das Dokument wird zwischen beiden Scanneinheiten durchgezogen. Durch diese Technik des Duplexscannens erreicht man Scanngeschwindigkeiten mit über 100 ppm Twain Schnittstelle Die Kommunikation von ScanVo mit dem Scanner erfolgt über die standardisierte TWAIN-Schnittstelle. Jeder TWAIN-kompatible Scanner (und das sind die meisten!) wird deshalb mit einer entsprechenden Software, dem TWAIN-Treiber, ausgeliefert Twain ist ein Treiberstandart, der es ermöglicht, dass die Scanner verschiedener Hersteller mit sehr unterschiedlicher Software angesprochen werden können. Im Idealfall sollte jeder TWAIN-kompatible Scanner mit jeder TWAIN-kompatiblen Software zusammenarbeiten können. 4 DV-Systeme Datenverarbeitungssysteme 5 ppm Pages Per Minute (Seiten pro Minute)

6 6 3. OCR Die Abkürzung OCR steht für "Optical Character Recognition" oder auf deutsch "Optische Zeichenerkennung". Was verbirgt sich hinter dieser eigentümlichen Bezeichnung? Einfach ausgedrückt versucht man, die mühselige Arbeit des Abschreibens von Texten vom Computer erledigen zu lassen. Mit Hilfe eines Scanners und einer OCR-Software kann man somit dem PC das Lesen beibringen. Der erste Schritt ist die optische Abtastung des Textes durch einen Scanner. Die Vorlage wird dabei in Bildpunkte zerlegt und jedem dieser Bildpunkte wird ein Wert für die Graustufen- bzw. Farbinformationen zugeordnet. Die Auflösung eines Scanners wird in dpi6 angegeben und ist ein Maß dafür, wie feinmaschig die Vorlagen abgetastet werden können. Eine gute Auflösung ist hier etwa 300 bis 400 dpi, hierbei werden die Grafiken nicht zu groß und die Erkennungsrate ist immer noch gut. Bild 2: Beispiel, wie versucht wird ein Als Ergebnis eines Scannvorgangs Buchstabe im Raster zu erkennen erhält man eine Grafikdatei, die mit Hilfe von Bildbearbeitungsprogrammen gedruckt und verändert werden kann. Soll der Text aber mit einem Textverarbeitungsprogramm weiterverarbeitet werden, muss ein Texterkennungsprogramm im gescannten Abbild nach Buchstaben suchen und diese interpretieren. In einem ersten vorbereitenden Arbeitsgang wird die Textvorlage segmentiert und in einzelne Buchstaben und Zeichen zerlegt. Für die Auswertung der Zeichen können verschiedene Technologien benutzt werden. 6 Dots per inch / Punkte pro Zoll Gibt an, mit wie vielen Punkten pro Zoll abgetastet wird.

7 7 Eine Möglichkeit ist es, gescannte und separierte Zeichen mit abgespeicherten Mustern zu vergleichen und bei Übereinstimmung bestimmte Buchstaben zuzuordnen. Eine andere Technik ist die Auswertung nach Merkmalen der Zeichen. Hierbei wird ein Zeichen in geometrische Figuren wie Linien und Kreise zerlegt und diesen Elementen wird dann ein Buchstabe zugeordnet. Sicher kann man sich vorstellen, dass die Auswertung ähnlich aussehender Zeichen wie I und 1 oder 0 und O sehr schwierig ist, wenn nicht auf Sinnzusammenhänge zurückgegriffen werden kann. Bei der Leistungsfähigkeit heutiger Texterkennungssysteme werden natürlich zahlreiche Technologien und Analysen eingesetzt, um sehr hohe Genauigkeiten zu erzielen. Der Faktor Erkennungsgenauigkeit ist in starkem Maße abhängig von der Vorlagenqualität und natürlich auch von den Helligkeitseinstellungen beim Scannvorgang. Das Gesamtergebnis können die meisten OCR-Systeme durch bestimmte Hilfsmittel wie Wörterbücher oder Trainingsmöglichkeiten positiv beeinflussen. Außerdem gibt es für einige Scannermodelle zusätzliche Hardwareerweiterungen, die dafür sorgen, dass die gescannten Bilder noch vor der Übertragung zum Rechner bearbeitet werden. Bei dieser Bearbeitung wird versucht das gescannte Bild zu säubern (despeckle) und das Bild dem Textfluss entsprechend richtig zu drehen (rotate). Eine 100%-ige Erkennung kann jedoch kein System garantieren. Außerdem haben alle Texterkennungen noch erhebliche Probleme mit von Hand geschriebenen Texten. Diese können noch nicht sicher erkannt werden, so das hier eine Nacherfassung nötig ist. Trotzdem ist es sehr beeindruckend, wie die Fehlerrate bei neuen Versionen um Größenordnungen gesenkt werden kann und die Verarbeitung schwieriger Vorlagen ermöglicht wird. 4. Verordnungen (Rezepte) Die Verordnungen dienen als Arbeitsnachweise des behandelnden Therapeuten (Leistungserbringer) an dem Patienten. Hier werden die erbrachten Leistungen und Behandlungszeiträume eingetragen. Die Verordnungen werden dann mit den Kostenträgern (Krankenkassen) abgerechnet. Alle Daten auf einer Verordnung müssen natürlich richtig sein. Z.B. darf nur maximal eine Bestimmte Zeit zwischen dem Ausstellungsdatum und der Behandlung

8 8 liegen. Die Zeit zwischen 2 Behandlungen darf nicht ohne Grund länger als 10 Tage sein. Es müssen die richtigen Positionsnummern für die entsprechenden Leistungen angegeben werden und die Patientendaten müssen vollständig sein. Eine Wichtige Angabe ist auch ob ein Patient von der Zuzahlung befreit ist oder nicht, da hiervon abhängt ob er einen Teil des Verordnungsbetrags selber zahlen muss oder nicht. Es gibt 2 verschiedene Verordnungsvorlagen die für die Abrechnung mit den Sonstigen Leistungserbringern verwendet werden.. Bild3: Verordnungen

9 9 Auf beiden Vorlagen stehen auf der Vorderseite die Patientendaten, die Leistungen und die einzelnen Leistungsbeträge mit BuPos 7 -Nummern. Auf der Rückseite werden die Behandlungen mit Datum und Unterschrift eingetragen. Aus den Angaben auf der Rückseite berechnet sich auch der Betrag, der mit den Kostenträgern abgerechnet wird. Es dürfen nur so viele Behandlungen abgerechnet werden, wie auch unterschrieben sind. 7 BuPos = Bundeseinheitliche Positionsnummer, Positionslisten mit Preisen werden von den gesetzlichen Krankenkassen ausgegeben 8 Tiff - Tag Image File Format ist ein herstellerübergreifendes Format, das von Aldus, HP und Microsoft definiert wurde.

10 10 5. ScanVo Programmablauf 5.1 Ablaufdiagramm Bild 8: ScanVo Ablaufdiagramm

11 11 6. Aufbau & Funktionsweise ScanVO nimmt zum größten Teil die Arbeit des Handerfassens der Verordnungen ab. Die Verordnungen werden eingescannt und als Grafikdateien (Tif-Format) gespeichert. Die Texterkennung (OCR) wandelt einen vorgegebenen Bereich der Grafik in Text um und speichert die Daten in einer Datenbank. Außerdem können die Verordnungen einer schon vorhandenen Bild 9: ScanVo Startbildschirm Kostenträgerabrechnung eingescannt werden und als Dateien für das Imageverfahren mit den Kostenträgern gespeichert werden. ScanVo besitzt eine eigene Datenbank (ScanVo.mdb). Es handelt sich dabei um eine Access Datenbank. Dort sind 2 Tabellen vorhanden, eine für die Verordnungsdaten (Rezepte) und eine Postleitzahlentabelle Die Datenbank wird beim Start sofort mitgeöffnet und die Verbindung bleibt bis zum Beenden des Programms bestehen. 6.1 Datenbankeinstellungen Bild 10: Tabellenstruktur Rezepte Unter dem Menüpunkt Datenbankeinstellungen können nach dem Start die Verbindungen zur Stamm3- und Abr3-Datenbank angepasst werden. Als Datenbanksystem wird der SQL-Server 7.0 der Firma Microsoft verwendet. Im Auslieferungszustand ist die Serververbindung auf (lokal) eingestellt und die zugehörigen Datenbanken auf Stamm3 und Abr3. (lokal) bedeutet, dass sich der SQL-Sever auf dem gleichen Rechner befindet wie auch das Programm. Die gleiche Bedeutung wie (lokal) hat auch ein Punkt. oder die IP-Adresse Benutzername und Kennwort stehen auf sa (für Systemadministrator). Diese Benutzerdaten sind die Standartvorgaben, über die man beim SQL-Server von Microsoft Zugang zu den Datenbanken bekommt. Da diese Konfiguration aber nicht immer vorkommt, hat man hier die Möglichkeit, diese Daten zu verändern. Die

12 12 Eingaben werden in der ScanVo.INI Datei gespeichert und bei jedem Programmstart ausgelesen. Auszug der INI-Datei: [Einstellungen] Mastercounter=2060 Rezeptcounter=16 Refreshtimer=60 ScanPath=C:\ScanVo_Tiffs BackupPath=c:\ScanVo_Backup NoScanner=0... DB_Server=bratmaxe2003 DB_Data=abr3 DB_Stamm=stamm3 DB_UID=sa DB_PWD= ScanVoPlz=1 Wozu sind diese Datenbankverbindungen zu den Stamm3- und Abr3 DB s? In der Stamm3 Datenbank sind unter anderem alle Mandanten und Kostenträger gespeichert. Diese werden benötigt, um zum einen zu prüfen ob die eingegebene Mandantennummer unter dem Scanndialog richtig ist, und um die passenden Daten (Anschriften, Institutionskennzeichen,...) für das Imageverfahren mit den Kostenträgern zu ermitteln. Weiter sind dort auch alle Postleitzahlen und Orte gespeichert, diese können beim OCR-Vorgang geprüft und korrigiert werden. Dazu dient auch der Check-Button bei den Datenbankeinstellungen. Über den kann man angeben, ob die Postleitzahlen aus der Stamm3-Datenbank oder aus der eigenen ScanVo.mdb ausgelesen werden sollen. Da die Software später auch ohne vorhandene Abrechnungssoftware arbeiten soll, kann so die interne Postleitzahlentabelle verwendet werden. Wird mit der Abrechnungssoftware gearbeitet, kann die Tabelle aus der Stamm3-Datenbank verwendet werden. So braucht nur eine Tabelle gepflegt werden und es stehen immer die aktuellen Daten zur Verfügung. In der Datenbank Abr3 sind unter anderem die Verordnungen und die erstellten Mandanten- und Kostenträgerabrechnungen gespeichert. Beim Erzeugen der Dateien für das Imageverfahren mit den Kostenträgern werden in diesen Tabellen die nötigen Daten ausgelesen. Um im Programm Zugriff auf die beiden Datenbanken zu bekommen werden jeweils für die Stamm3- und die Abr3 Datenbank Datenbankzeiger global in der Applikation gespeichert.

13 13 7. Suchen Funktion Eingabefeld für Suchbegriffe Suche manuell starten Vorhandene Spalten in denen Gesucht wird Ergebnismenge Auswahl aus der Ereignismenge übernehmen Bild 11: Suchendialog Die Suche kann auf 3 verschiene Weisen gestartet werden. Zum einen über den Suche starten -Button, außerdem durch Drücken der Enter/Return-Taste im Eingabefeld und zum Schluss kann die Suche so konfiguriert werden, dass nach jeder Änderung der Eingabe automatisch gesucht wird. Zwei Möglichkeiten bestehen um eine Auswahl aus der Ergebnismenge zu übernehmen. Zum einen reicht ein einfaches Doppelklicken in der Ergebnismenge, zum anderen kann dort eine Zeile selektiert- und mittels Übernehmen Button ausgewählt werden. Die Suche funktioniert nur mit einer vorhanden Datenbankverbindung, diese muss beim Aufruf mit übergeben werden. Suchbeispiele: In allen ausgewählten Spalten wird nach dem String Meyer gesucht. Es werden alle Zeilen Bild 12: Suchbeispiele

14 14 zurückgegeben, in denen das Wort einzeln oder als Teilstring auftaucht. Es werden alle Zeilen zurückgegeben in denen Ingo oder verschiedene Schreibweisen des Wortes Me[y]er vorhanden sind, _ ist das Jokerzeichen. Hier werden alle Zeilen zurückgegeben, in denen Meyer und Ingo vorhanden sind.

15 15 8. Scannen/OCR 8.1 Hauptbildschirm Start Der Scann- / OCR-Vorgang wird gestartet. Mandantennummer für die die Verordnungen gescannt werden. Wird ein Mandantenblatt gescannt, wird Mandantennummer automatisch geändert. Einstellungen Scanneroptionen, Scannbereiche, Programmvorgaben. Rezeptzähler #1 Es werden alle Rezepte des aktuellen Scannvorgans mitgezählt. Über R -Button kann der Zähler jederzeit auf 0 gesetzt werden. Dieses Modul dient dazu Rezepte einzuscannen und mittels einer OCR zu verarbeiten. Die Grafiken werden gespeichert für eine spätere Archivierung und dienen als Vorlage bei der Prüfung der Rezeptdaten. Aktueller Scannfortschritt und Dateiname Rezeptzähler #2 Es werden alle Rezepte mitgezählt, dieser Zähler lässt sich vom Programm aus nicht zurücksetzen. Gescannte und OCR te Verordnungsdaten Bearbeitungsinformationen der Texterkennung Bild 15: Hauptbildschirm Scannen/OCR Der Hauptdialog des Scannen/OCR Moduls. Hier wird der Scannvorgang und/oder die Texterkennung gestartet. Im Grid stehen alle, durch die Texterkennung erkannten Daten. Diese werden nach dem Abschluss des Verarbeitungsprozesses in der Datenbank ScanVo.mdb abgespeichert.

16 Programmeinstellungen Backup Verzeichnis Hier werden die Verordnungen für Archivierungszwecke gespeichert Scannordner Hier werden alle gescannten Verordnungen in Mandantenunterordnern gespeichert. Verzeichnis für die Imagedateien, aus diesemverzeichnis können diese verschickt werden Bild 16: Programmeinstellungen Weitere Einstellungen, Scanner und OCR- Einstellungen Kleine Verwaltung für Postleitzahlen und den zugehörigen Orten Ohne Scanner: Es werden Grafikdateinen ohne voriges Scannen OCR t. Debugmodus: Während des OCR-Vorgangs werden alle Schritte angezeigt, wie die Daten der Rezeptes ausgewertet werden. Dieser Modus wird später noch erklärt. Deckblattmodus: Die Option des automatischen Mandantenwechsels kann hier aktiviert oder dektiviert werden. Ist die Funktion deaktiviert, werden Mandantenblätter erkannt, aber ignoriert. Die Mandantennummer wird automatisch gewechselnt wenn, die Funktion aktiv ist. Vorlage begradigen:

17 17 Vor dem Texterkennen wird versucht die Vorlage, so zu begradigen, dass Zeilen horizontal ausgerichtet sind. (Einzugsfehler durch den Scanner können so korrigiert werden). Diese Option ist recht zeitaufwendig. Hierfür sollte ein schneller Rechner vorhanden sein. Man muß hier testen ob das schnelle Verfahren, mit einem etwas schlechteren OCR-Resultat ausreicht oder das langsamere aber dafür mit einem besseren OCR-Resultat eingesetzt werden soll. Vorlage reinigen: Auch despeckle genannt. Hierbei wird versucht, die Vorlage von Pixelverunreinigungen zu säubern. Es werden einzeln verstreute Farbpixel beseitigt. Dieser Vorgang nimmt genauso, wie das Begradigen, sehr viel Zeit in Anspruch, so dass auch hier diese Funktion deaktiviert werden kann. Zähler automatisch auf 0 setzen wenn neuer Mandant: Wie die Beschreibung schon sagt, kann hier bestimmt werden, ob der Zähler #1 automatisch zurückgesetzt werden soll oder nicht. Dieser Zähler dient dazu, zu prüfen ob die Anzahl der Verordnungen mit der Anzahl der gescannten übereinstimmt. Postleitzahlen überprüfen: Nachdem das Postleitzahlenfeld per OCR erkannt wurde, wird geprüft, ob es sich um eine mögliche Postleitzahl handelt. Es kann entschieden werden, ob die Postleitzahl in der Postleitzahlentabelle überprüft werden soll, um ggf. den zugehörigen Ort einzutragen. So erreicht man eine gute Sicherheit, dass die Postleitzahl zum Ort passt, und dass der Ort richtig geschrieben ist. Die Einstellungen werden, wie die Datenbankparameter auch, in der ScanVo.INI gespeichert. Bild 17: Postleitzahlen bearbeiten

18 Scanner/OCR Einstellungen Der aktive OCR-Bereich wird bearbeitet und die Bearbeitungsschritte werden angezeigt. Mit den aktuellen Scannereinstellungen wird eine Vorlage eingescannt und angezeigt Auswahl, mit welchem Scanner gearbeitet werden soll. Spezielle Scannereinstellungen vom Scannertreiber. Vorhandene Vorlage öffnen und darstellen Hier kann die Ausgabequalität speziell angegeben werden OCR-Bereich markieren. Der hier gewählte Bereich wird durch die OCR nur berabeitet. Der hier eingestellte Bereich ist für alle Vorlagen gültig Bild 18: Scanner/OCR Einstellungen Vorlage vergrößern oder verkleinern, bzw. auf angepasste Größe zurücksetzen Der Dialog dient dazu, den Scanner auszuwählen, das Grafikformat zu wählen und den OCR-Bereich festzulegen. Hier kann anhand einer Vorlage,gescannt oder von der Festplatte, geprüft werden wie sich bestimmte Einstellungen auf das OCR- Resultat niederschlagen. Auch diese Einstellungen werden, wie die anderen Parameter, in der ScanVo.INI gespeichert.

19 Funktion Erkennen(...) Erkennen(...) ist die entscheidene Funktion, sie liest die Verordnungsgrafik ein, wählt den zu bearbeitenden Bereich aus und wandelt diese Grafik mittels der Texterkennung in Zeichen um. Die Texterkennung arbeitet in 2 Stufen: Stufe1: - Integrierte Texterkennung von Imageing for Windows 2.6 OCX liest die Grafik ein. - Grafikbereich wird anhand den vorgegebenen Ränder aus der ScanVo.INI Datei ausgewählt und in die Zwischenablage kopiert. - Grafikbereich wird ggf. durch Rotation begradigt und durch Despekle- Funktion gereinigt. - Texterkennung wandelt Grafik in Text um und speichert diesen in der Zwischenablage von Windows. Stufe 2: - Erkannter Text wird bereinigt (Fehlerhafte Zeichen werden durch Platzhalterzeichen ersetzt, unnötige Leerzeichen werden beseitigt. - Erkannter Text wird anhand mehrerer Filter so angepasst, dass am Ende eine bestimmte Zeilenfolge vorhanden ist (dazu später). - Ggf. wird erkannte Postleitzahl in Leitzahlentabelle gesucht und zugehöriger Ort ersetzt. - Ggf. wird erkannter Patient in Datenbank gesucht und kompletter Datensatz ersetzt. Wie oben schon beschrieben, wird Erkennen(...) in der OnTimer Funktion aufgerufen. Bei jedem Aufruf dieser Funktion wird eine Verordnungsgrafik eingelesen und bearbeitet. Bild 21: Fortschritt Über die Fortschrittsanzeige wird angezeigt, welche Datei- und wieviel davon noch zu bearbeiten ist. Diese Anzeige bezieht sich immer auf die aktuelle Verordnung. Die Funktion Erkennen(...) bekommt 2 Parameter übergeben, einmal die Mandantennummer (long) und den Hauptpfad (CString) zu den Grafiken. Daraus wird der komplette Pfad zusammengesetzt.

20 20 Mit diesem Pfad z.b. C:\ScanVo_Tiffs\12345\ wird die nächste Grafik erstmal ermitteilt. Dazu wird der Dateiname ocr00001.tif gebildet. Dieser setzt sich aus dem String ocr und dem icount-wert zusammen. Es wird immer von 1 angefangen zu zählen, erst wird nach Bild ocr00001.tif gesucht, dann nach ocr00002.tif, und so weiter. Außerdem wird davon ausgegangen, dass jedes neue Bild, das gefunden wird, sich um die Vorderseite einer Verordnung handelt: ocr00001.tif = Vorderseite dann ist ocr00002.tif = Rückseite und ocr00003.tif = wieder Vorderseite... Nachdem die erste Stufe der Erkennung durchgeführt wurde, befinden sich mehrere Zeilen Text in der Zwischenablage. Dieser muss jetzt noch sortiert werden. Dafür wird die 2te Stufe der Erkennung aufgerufen. Hierbei werden die Textzeilen durch mehrere Filter ausgewertet. Warum werden nicht die Bereiche der Verordnung einzeln ausgelesen? Die Texterkennungs-OCX kann auch mehrere angegebene Bereiche bearbeiten. Dabei werden mehrere Textblöcke erzeugt und nacheinander zurückgegeben. Leider liegen die Verordnungen in sehr unterschiedlicher Qualität vor. Einige Leistungserbringer bedrucken diese ordnungsgemäß, andere jagen diese durch ihre Drucker, ohne auf die Ränder zu achten, und einige füllen diese auch noch von Hand aus. Bild 22: Nächste Grafik ermitteln

21 21 Wie in diesem Beispiel zu sehen ist, sind die Daten nach links außerhalb des Bereiches der Texterkennung gerutscht. Die Versicherten-Nr. ist auch schon mit einer 0 in dem Feld für die Kassen-Nr., genauso wie die 5 des Status-Felds.Durch diesen kleinen Versatz wären alle erkannten Daten falsch, so dass die komplette Verordnung von Hand korrigiert werden müsste. Aus diesem Grund wird bei ScanVo nur noch ein großer Bereich für die Texterkennung ausgelesen und es werden keine speziellen Bereichsangaben für die Felder Kassen-Nr., Versicherten-Nr., Status, Vertragsarzt, VK gültig bis und Rezeptdatum gemacht. Bild 23: Versatz bei Verordnungen und Problem der Mehrfachbereiche

22 22 Bild 24: ScanVo Bereichsangabe Wie im Bild zu sehen, gibt es bei nur einem Bereich nicht das Problem mit den versetzten Zeichen. Dadurch, dass nur ein Bereich existiert, gibt es ein neues Problem. Die Texterkennung liefert jetzt nur noch einen großen Textblock zurück, nicht mehr separate Texte, die eindeutig zuzuordnen sind. Um diese Probleme zu lösen, ist die 2te Stufe entwickelt worden. Diese versucht in mehreren Schritten den Textblock in einzelne Zeilen zu zerlegen und zu erkennen, um welche Zeilen und Textabschnitte es sich handelt. 9. Textblock filtern Als erstes wurde bei der Entwicklung überlegt, was für Begriffe auf einer Verordnung vorkommen und wie sie in dem Textblock stehen. Ein typischer Textblock, wie er in der Zwischenablage steht sieht so aus: OAK Hahn Heinz Maarweg Ammersbek ~1 '9 / /04 ~ Hier stehen die Rohdaten, so wie sie die Texterkennung ausgelesen hat. Diese Daten des Beispiels sind qualitativ gut. Bis auf das Rezeptdatum in der linken unteren Ecke und der Straßennummer, die 5G heißen müsste, konnten alle Daten fehlerfrei erkannt werden. Jetzt müssen die Daten für die Rezeptstruktur geordnet und eingetragen werden. Innerhalb von 5 Schritten werden die Daten aus dem Textblock ausgewertet.

23 23 11 Afx = Application Information and Management Functions, spezielle, von der MFC- Bibliotek bereitgestellte Hilfsfunktionen.

24 24 Bei der Dimensionierung der Arrays ist davon ausgegangen, dass nicht mehr als 20 Zielen mit maximal 10 Worten pro Zeile in dem Textblock existieren. Sollten mehr Zeilen vorhanden sein, ist mit großer Wahrscheinlichkeit die Verordnung nicht zu erkennen gewesen, und der Vorgang wird mit der nächsten Verordnung weitergemacht. Dieser Fall kann bei handgeschriebenen- oder stark zerknickten Verordnungen vorkommen. Im Idealfall sind es 10 Zeilen (incl. Leerzeilen) mit maximal 4 Worten. Schritt 1: - Es werden alle Zeilen aus dem Textblock in das szeilen[...] Array eingelesen. - Alle Zeichen außerhalb der ASCII Werte zwischen 44-57, und werden gelöscht. Schritt 2: Schritt 3: - Alleinstehende X Zeichen werden gelöscht. Diese entstehen durch Ankreuzen des Befreitfeldes auf der Verordnung. - Alle Zeilen mit weniger als 4 Zeichen werden gelöscht. - Übrig gebliebene nicht leere Zeilen werden ins Array szeilenfix[...] kopiert. - Es wird geprüft, ob in der ersten Zeile eine Mandantennummer steht (5 Zahlen). Wenn ja, wird der Vorgang abgebrochen und ggf. der Mandant gewechselt. - Erste Zeile wird gelöscht, da dort die Krankenkasse steht. Diese wird nicht mit verarbeitet.

25 25 Schritt 4: - Zeilenendezeichen wird an jeder Zeile angehängt. - Alle einzelnen Textabschnitte (getrennt durch Leerstellen) werden in das sworte[...][...] Array geschrieben. - Sollten es jetzt nicht genau 6 Zeilen sein, muss geprüft werden,welche Zeilen noch zuviel sind oder welche Zeilen nicht vorhanden sind. Als erstes wird versucht, die Zeile mit der Postleitzahl und dem Ort zu finden. dieses muss die 3 Zeile sein. Wurde die Postleitzahlenzeile nicht gefunden, werden die Zeilen am Ende soweit weggelassen, dass 6 Zeilen übrigbleiben. Wurden an sich nur 4 oder weniger Zeilen erkannt, wird eine Warnung ausgegeben und die Anzahl der Zeilen wird auf 6 erhöht (durch auffüllen mit Leerzeilen). Bei 6 Zeilen stehen folgende Daten in den Zeilen: 1: Nachname 2: Vorname 3: Strasse 4: Plz. und Wohnort 5: Kassen-Nr., Versicherten-Nr. und Status 6: Arzt-Nr., VK Gültig bis, und Rezeptdatum - In den ersten 3 Zeilen wird außerdem versucht, das Geburtsdatum zu ermitteln.

26 26 Schritt 5: - Geburts- und Rezeptdatum werden auf Gültigkeit geprüft, außerdem werden ggf. vorhandene Monatsangaben wie (Jan, Feb,...) durch Zahlen ersetzt. - Die Werte des Arrays sworte[...][...] werden in die Struktur geschrieben. Nachdem alle Daten der Verordnung in die Struktur eingetragen wurden, wird die nächste Zeile des Grids gefüllt. Zum Schluss bekommen die beiden Grafikdateien (Vorder- und Rückseite) noch neue Namen. Diese bekommen einen eindeutigen Namen, um sie später den Verordnungen zuordnen zu können. Die Dateinamen der Grafiken werden aus der Mandantennummer, dem Bearbeitungsdatum, der Seitenkennung und der fortlaufenden Nummer vom Scannvorgang gebildet z.b.: Vorderseite: Rückseite: A tif B tif Lfd. Bezeichnung Stellenanzahl Stellen von Inhalt / Erläuterung Nr. - bis 1 Mandanten-Nr Stellige Mandatennummer 2 Datum Datum im Format (JJJJMMTT) 3 Zeit Zeit im Format (HHMMSS) 4 Seite 1 24 A für Vorderseite B für Rückseite 5 Lfd. Scann-Nr Lfd. Nr. des Scannvorgangs 6 Dateiendung TIF

27 27 Bild 26: Gefülltes Grid mit verarbeiteten Verordnungen Alle Verordnungen wurden eingelesen und ins Grid eingetragen. Jetzt müssen diese Daten nur noch in die Datenbank geschrieben werden.

28 Mandanten 11.1 Hauptbildschirm Combobox, zur Auswahl des Mandanten anhand der Mandantennummer Daten des aktuell ausgewählten Mandanten löschen Alle Verordnungsdaten des ausgewählten Mandanten Bild 27: Mandantenhauptdialog Der Hauptbildschirm der Mandantenseite setzt sich aus einem Auswahlfeld für die Mandanten, einem Button Mandant löschen und dem eigentlichen Grid mit den Daten zusammen. Nach Auswahl eines Mandanten werden die entsprechenden Daten für diesen aus der Tabelle Rezepte der Datenbank ScanVo.mdb ausgelesen und angezeigt. Der Dialog dient dazu, die Daten nachträglich zu überprüfen, um ggf. diese bei zu schlechter Erkennungsrate, erneut zu scannen. Für diesen Zweck können über Mandant löschen alle vorhandenen Verordnungsdaten des Mandaten gelöscht werden. Hierbei werden die Datenbankeinträge und die Grafikdateien komplett gelöscht.