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1 IT-Systeme erfolgreich auswählen» Whitepaper «Alzenau, 12. Juni 2014 Kirchner + Robrecht GmbH management consultants Büro Berlin: Martin-Buber-Str Berlin Tel Büro Alzenau: Burgstraße Alzenau Tel Büro München: Oettingenstr München Tel

2 Eine einfache Frage: Welches System ist für mein Unternehmen das richtige?? Whitepaper Professionelle Systemauswahl 2

3 Aber keine schnelle Antwort, denn die künftige Systemlandschaft soll effizientes und flexibles Agieren ermöglichen Typische (allgemeine) Anforderungen an IT-Systeme integriert strukturiert flexibel wirtschaftlich zukunftssicher Harmonische Ein- und Anbindung in die bestehende Systemlandschaft Übergreifende Planungs- und Steuerungsfunktionen Standardisierte APIs für gängige (Branchen-)Software Zentrale, strukturierte Datenhaltung, Informationen als singuläre Assets organisiert Durchgängiges Berechtigungs- und Rollenkonzept Groupware- und Workflowunterstützung Schnelle Anpassbarkeit an sich ändernde Produkte, Preise, Kanäle, Gesetze, Mandantenspezifische Konfiguration von Strukturen und Prozessen Modularer Aufbau des Gesamtsystems Hoher Automatisierungsgrad, ausgeprägte Ergonomie, einfacher Betrieb Systemausprägung (kann) nah am Hersteller-Standard (bleiben) Umfangreiche funktionale Grundausstattung, geringer Eigenentwicklungsbedarf Gängige Standards bei Programmiersprache, Entwicklungsumgebung, Datenbanken Saubere Schnittstellen (z.b. REST-API, Ex-/Import XML + JSON) Durchgängig objektorientierter Systemaufbau Whitepaper Professionelle Systemauswahl 3

4 Die IT wird von der permanenten technischen Entwicklung getrieben - und wirkt selber auch als Treiber des Business Die 10 wichtigsten IT-Trends 2014 Dynamic Infrastructure Consumerisation Digitalization IT as Product Social Business Software as a Service (SaaS) Identitiy Management and Cybersecuity ERP, CRM, SCM of the future Cloud Computing Mobile Workspace and Apps Big Data vgl. Whitepaper Professionelle Systemauswahl 4

5 Die eigenen Systeme im Unternehmen können da oft nicht mehr mithalten Systemlebenszyklus Entwicklung Einführung Wachstum Sättigung Rückgang Abschaffung Systemkosten Systemnutzung Systemnutzen? Entwicklung: Schritte der Ideenfindung und -verwirklichung der Software-Entwicklung werden durchlaufen. Systemeinführung: Erfolgt eine schrittweise Einführung, ergibt sich eine wachsende Nutzung. Die Nutzungsintensität wird auch vom Auftreten und Beseitigen von Fehlern während der Tests und zu Beginn des produktiven Betriebes bestimmt. Wachstum: Alle Tests sind abgeschlossen, alle während der Einführung aufgetretenen Fehler beseitigt und alle Funktionen können produktiv genutzt werden. Die Nutzung nimmt durch weitere Nutzer zu. Sättigung/Reife: Die Nutzung erreicht ihren Höhepunkt. Bisherige Nutzer können keine weiteren Nutzungsmöglichkeiten entdecken und weitere Nutzer kommen nicht mehr hinzu. Das System entspricht nicht mehr dem Stand der Technik, konkurriert mit anderen oder die unterstützten Aufgaben verlieren an Bedeutung. Rückgang: Der in der Phase Sättigung/Reife einsetzende Rückgang setzt sich fort. Abschaffung: Hier muss die Entscheidung getroffen werden, zu welchem Zeitpunkt ein System durch ein neues abgelöst wird. vgl. Whitepaper Professionelle Systemauswahl 5

6 Mit Kirchner + Robrecht folgt die Auswahl einem systematischen Vorgehen und führt zu sicheren Entscheidungen Aufgaben im Auswahlprojekt 1 Business- und Produktstrategie beschreiben 2 IT-strategischen Rahmen ggf. erarbeiten und beschreiben 3 Sollprozesse und organisation definieren 4 Anforderungen an die technischen Systeme ableiten und Lastenheft erstellen 5 Marktsichtung durchführen 6 Leistung / System ausschreiben 7 Businesscase erarbeiten 8 Anbieter auswählen 9 Vertrag gestalten 10 Umsetzungsprojekt planen Whitepaper Professionelle Systemauswahl 6

7 Welches (zukünftige) Geschäft soll das System unterstützen? 1 Business- und Produktstrategie Beschreibung des bestehenden und künftigen Produkt- und Dienstleistungsspektrums sowie der resultierenden systemtechnischen Anforderungen Beschreibung der zugrundeliegenden Geschäftsmodelle und Zuordnung der Rolle, die die Systeme bei Entwicklung, Herstellung und Betrieb der Produkte und / oder der Administration spielen Darstellung der zu bedienenden Vertriebskanäle und relevanten Vermarktungsformen sowie der hierfür erforderlichen systemtechnischen Unterstützung Ableitung der dafür benötigten Kundendaten und Beschreibung, wie diese gewonnen und verarbeitet werden können Festlegung der zu bedienenden Märkte und der resultierenden Bedeutung für das System Whitepaper Professionelle Systemauswahl 7

8 Welche Rahmenbedingungen gibt die IT-Strategie des Unternehmens vor? 2 IT-strategischer Rahmen Formulierung der Grundsätze, die sich das Unternehmen bei der Beschaffung von Software gibt, nämlich: Bedingungen, unter denen Applikationen eigenentwickelt bzw. als Kaufsoftware bezogen werden Die Rolle von Standardsoftware im Verhältnis zu Individual- oder branchenspezifischen Applikationen Möglichkeiten und Grenzen des Einsatzes von Open Source Software, Bedingungen für den Einsatz kommerzieller Produkte Betriebsgrundsätze für Software: On-Premise- Implementierungen versus Bezug als Service (SaaS) Einführungsprinzip für neue Software: Big Bang, modulweise, mittels Piloten, Whitepaper Professionelle Systemauswahl 8

9 In welche Organisation wird das System implementiert und welche Organisation soll das System ermöglichen? 3 Sollprozesse und organisation Beschreibung der Geschäftsprozesse, die das System abdecken soll: Wie gestalten sich diese heute, wie sollen sie in Zukunft aussehen? Örtliche und organisatorische Zuordnung der künftig wahrzunehmenden Aufgaben: Welche funktionale Aufteilung bzw. Abgrenzung zwischen den bestehenden und zukünftigen Systemen folgt daraus? Trennung zwischen zentralen und dezentralen Aufgaben: Welche Folgen hat das für die Auslegung und den Betrieb der Systeme? Darstellung der abzubildenden Workflows, des Prozess- und Qualitätsmanagements und eines daraus abgeleiteten (groben) Rollenkonzeptes Whitepaper Professionelle Systemauswahl 9

10 Was muss das System in Bezug auf Funktionen, Technik, Ergonomie und Wirtschaftlichkeit leisten? 4 Anforderungen und Lastenheft Festlegung einer angemessenen Form der Anforderungsbeschreibung: Soll die Entwicklung bzw. das Customizing eher agil oder nach einer ausformulierten Spezifikation erfolgen? Definition des Personenkreises, der zur Entwicklung der Anforderungsbeschreibung beitragen soll und mit wem diese abgestimmt werden muss Strukturierung und Beschreibung der konkreten funktionalen, technischen ergonomischen und wirtschaftlichen Anforderungen an die Systeme Gewichtung der Anforderungen, ausgerichtet am Beitrag der beschriebenen Features zum Geschäftserfolg Zusammenführung der Ergebnisse in einem Lastenheft oder Backlog Whitepaper Professionelle Systemauswahl 10

11 Welche Systeme und welche Anbieter kommen hierfür in Frage? 5 Marktsichtung Eruierung der grundsätzlich geeigneten und am Markt verfügbaren Systeme Zuordnung der in Frage kommenden Anbieter (Hersteller, Integratoren) national / international Longlist Definition der wesentlichen Bewertungskriterien sowie der Ausschlusskriterien (z.b. Qualität der Referenzen, Standort, Größe, technologische Plattform der Lösung, ) Reduzierung der Liste der potenziellen Anbieter auf eine handhabbare Zahl von etwa 3 bis maximal 10 Anbieter Shortlist Whitepaper Professionelle Systemauswahl 11

12 Welche konkreten Angebote können die Hersteller und Integratoren machen? 6 Ausschreibung Erstellung und Versand einer (formalen) Ausschreibung auf Grundlage des Lastenheftes und strategischer, organisatorischer und prozessualer Vorgaben Auswertung der Angebote nach den definierten Bewertungskriterien; Ranking der Anbieter / Systeme und Selektion der weiter zu verfolgenden Optionen Bewertung der Leistungsfähigkeit der Systeme und Anbieter durch Angebots- und Systempräsentationen (nach einem strukturierten Drehbuch ), Referenzbesuche bei vergleichbaren Anwendern und (optional) Teststellungen, sofern sinnvoll möglich Gegenüberstellung der Angebote in Scoring-Modell Workshops mit den (beiden) am besten bewerteten Anbietern zur weiteren Vertiefung der Beurteilung Whitepaper Professionelle Systemauswahl 12

13 Wie rechnet sich das insgesamt? 7 Businesscase Gegenüberstellung des zu tätigenden Investments und der laufenden Kosten mit den zu erwartenden (quantifizierbaren) Nutzeneffekten wie Wegfall bestehender Kosten, nicht anfallende Kosten für zusätzliche Leistungen, Opportunitätskosten o.ä. im Sinne einer Wirtschaftlichkeitsrechnung Abgleich der sich daraus ergebenden wirtschaftlichen Kennwerte (z.b. ROI) mit den Unternehmensvorgaben Bei Nichterreichung der Vorgaben Ermittlung der Kosten- und Nutzentreiber und darauf aufbauend Überprüfung des Projektumfangs ggf. Anpassung des Umfangs (Rescoping) Überführung des Ergebnisses in die Budget- und Kostenplanung des Unternehmens Whitepaper Professionelle Systemauswahl 13

14 Wer schnürt das attraktivste Gesamtpaket? 8 Anbieterauswahl Entscheidung, ob mit einem oder zwei Anbietern fortgefahren werden soll Ggf. Formulierung eines LOI zur weiteren Vertiefung der Erkenntnisse, z.b. in Form einer weiteren Lösungsspezifikation Vorverhandlungen zur Erreichung einer finalen Preisgestaltung durch den / die Anbieter Zusammenfassung der Erkenntnisse und Ergebnisse und Ableitung einer Empfehlung für die entscheidungsrelevanten Gremien Abstimmung der Empfehlung mit den Stakeholdern und Herbeiführung einer Entscheidung Whitepaper Professionelle Systemauswahl 14

15 Auf welcher vertraglichen Grundlage soll gearbeitet werden? 9 Vertragsgestaltung Erarbeitung und Abstimmung eines Vertragsentwurfs zur Lizensierung und Implementierung der Systemkomponenten sowie der dafür erforderlichen begleitenden Dienstleistungen auf fachlicher Ebene, also Funktionen, Betrieb, Sicherheit, Mitwirkungspflichten, Vorgehen etc. Veranlassung der juristischen Prüfung des Vertragswerkes (Nutzungsrechte, Gewährleistungen, Vorgehen im Fall von Streitigkeiten, Fristen, Pönalen etc.) und Abstimmung konsensfähiger Formulierungen Herbeiführung eines (zügigen) Vertragsabschlusses Whitepaper Professionelle Systemauswahl 15

16 Wie sieht konkret die Umsetzung aus? 10 Umsetzungsplanung Projektierung der Umsetzung Strukturierung in Phasen (z.b. Vorbereitung, Blueprint, Realisierung, Schulung, Produktivschaltung und Betriebsbegleitung) Zusammenstellung der Projektstruktur in Teilprojekte, Teams, Funktionen (Projektleitung, PMO, Testmanagement, Projektcontrolling, ) und Gremien (Lenkungsausschuss, Fachbereichsausschuss, Sounding-Board, ) Planung der erforderlichen organisatorischen Maßnahmen und eines systematischen Change Management Feinplanung des Implementierungsprojektes Durchführung einer Kickoff-Veranstaltung Whitepaper Professionelle Systemauswahl 16

17 Um den Auswahlprozess erfolgreich zu gestalten, sind eine Reihe von Voraussetzungen zu erfüllen Erfolgsfaktoren im Auswahlprozess Klare strategische Vorgaben bezüglich Produkte, Business und Technik (Möglichst) breite Einbindung aller unmittelbar und mittelbar betroffenen Bereiche Systematische und neutrale Moderation und Herstellung eines angemessenen Interessenausgleichs, Vermeidung einer einseitigen Durchsetzung von Partikularinteressen Strukturiertes und stringentes Vorgehen Professionelles und straffes Projektmanagement, Einsatz geeigneter Projektmanagement-Tools Ganzheitliche Sicht über Bereiche und Marken des Hauses Whitepaper Professionelle Systemauswahl 17

18 Professionelle Systemauswahl lohnt sich Ergebnisse des Auswahlprozesses Die Entscheidungsfindung wird beschleunigt Der Weg ist für jeden transparent Die Auswahl ist objektiv Die Kriterien sind gewichtet Die entscheidungsrelevanten Personen werden beteiligt Die Wahl ist rein nutzenorientiert Whitepaper Professionelle Systemauswahl 18

19 Kontaktdaten Kirchner + Robrecht GmbH Büro Berlin Martin-Buber-Str. 18 D Berlin Tel Fax Büro Alzenau Burgstraße 3 D Alzenau Tel Fax Büro München Oettingenstr. 25 D München Tel Fax Whitepaper Professionelle Systemauswahl 19

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