Hochschule Fulda: IT-gestütztes prozessorientiertes Qualitätsmanagement. Johann Janssen Elke Sass

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1 Hochschule Fulda: IT-gestütztes prozessorientiertes Qualitätsmanagement Johann Janssen Elke Sass

2 Was bedeutet Qualitätsmanagement? Aufeinander abgestimmte Tätigkeiten zum Leiten und Lenken einer Organisation bezüglich Qualität ANMERKUNG: Leiten und Lenken bezüglich Qualität umfassen üblicherweise das Festlegen der Qualitätspolitik und der Qualitätsziele, die Qualitätsplanung, die Qualitätslenkung, die Qualitätssicherung und die Qualitätsverbesserung Quelle: DIN EN ISO 9000:2000

3 Drei zentrale Aspekte des QM-Modells: 1. IT-Unterstützung 2. Prozessorientierung 3. KVP = Kontinuierliche Verbesserung (PDCA Plan Do Check Act)

4 Prozessorientierung Beschaffung Qualität Prozessziele etc. Dekanat Prüfungsausschuss Studienausschuss Lehrende Prüfungsamt Studierende Haushaltsabteilung Personalabteilung Kosten + Personalaufwand Durchlaufzeit Berufung Funktionsziele

5 4 Leistungsarten (I) Nutzleistung (geplant) (z.b. Durchführen einer Lehrveranstaltung entsprechend den Lernzielen, Erklären eines Laborversuchs, Beraten von Studierenden, Verfassen einer Publikation, Durchführen einer Tagung, etc.) Stützleistung (geplant) (z.b. Installieren einer benötigten Software, Durchführen einer Beschaffung, Bereitstellen von wiss. Literatur, Bereitstellen von Beamer und Notebook für Präsentationen, Gebäudemanagement, Raumplanung, etc.)

6 4 Leistungsarten (II) Blindleistung (nicht geplant) (z.b. Wartezeiten, Hinterhertelefonieren, Suchen v. Unterlagen und Formularen, aufwändige Evaluationen ohne konsequente Maßnahmenableitung und -umsetzung, Widerspruchsverfahren bei Berufungen und Prüfungen wegen Formfehler im Verfahren, Doppelarbeiten, etc.) Fehlleistung (nicht geplant) (z.b. falsche Ablage, fehlender Klausurtext bei Prüfungsbeginn, Lehrbeauftragte/r hält sich aus Nichtwissen nicht an Lernziele, Lehrbeauftragte/r bekommt falsche Vergütung, Raum ist doppelt vergeben, viele Studierende wussten nicht von der Verlegung einer LV, Scheitern oder Verzögern einer Beschaffung wegen mangelhafter Kenntnis der Verfahrensweise, etc.)

7 PDCA-Zyklen Check Anforderungen der Stakeholder Strategie Do Verb.- Maßnahme Plan Act Act g Plan g Act QM-System Do g g Check

8 Zwei Modelle DIN EN ISO 9000:2000 ff Total Quality Management (TQM) EFQM-Modell für Excellence

9 Das EFQM- Modell für Excellence Innovation und Lernen Mitarbeiterorientierung 9 % Mitarbeiterbez. Ergebnisse 9 % Führung 10 % Politik und Strategie 8 % Prozesse 14 % Kundenbez. Ergebnisse 20 % Wichtige Ergebnisse der Organisation 15 % Partnersch. u. Ressourcen 9 % Gesellsch.bez. Ergebnisse 6 % Befähiger 50 % Ergebnisse 50 %

10 Wichtige Aspekte des QM-Systems Strategische und operative Regelkreise (Orientierung am PDCA-Zyklus) alle Bereiche der Hochschule umfassende Prozesslandschaft (Prozessliste) Partizipativer und bedarfsorientierter Ansatz: Aktive Mitarbeit der Prozessbeteiligten und Leistungsempfänger der Prozesse unter Federführung der Prozessverantwortlichen IT-Unterstützung

11 1. Strategischer und operativer Regelkreis (Orientierung am PDCA-Zyklus) Umfeld Hochschulleitung und QM-Kommission Benchmarking EFQM-Selbstbewertung der Hochschule Analyse: Welche Prozesse sind erfolgskritsch und wie müssen diese Prozesse ablaufen, um die strategischen Ziele zu erreichen? Strategische Ziele der Hochschule aktualisieren strategischer Regelkreis regelmäßiges strategisches Feedback an HL geben QM-Bericht alle 2 Jahre erstellen Maßnahmen für erfolgskritische Prozesse festlegen Maßnahmen für Prozesse festlegen erfolgskritische Prozesse lenken Prozesse lenken operativer Regelkreis Prozessziele aktualisieren erfolgskrtische Prozesse evaluieren Prozesse evaluieren Leistungskennzahlen Absolventenbefragungen Akkreditierung u.reakkreditierungen CHE-Ranking ENWISS HIS-Bericht Selbstbewertung der Prozesse Evaluation der Studienorganisation Studentische Veranstaltungskritik Forschungsevaluation Zielvereinbarungen zw. Präsidium und einzelnen HFD-Bereichen

12 2. Umfassende Prozesslandschaft individuelle und kreative Prozesse, nicht modellierbar! Plan Plan Act Lehren u. Lernen Do Act Forschung Do Check Check prozessorientiertes Qualitätsmanagement (modellierte Prozesse) H o c h s c h u l R a h m e n

13 Prozesslandschaft Prozessgruppen Prozesse und Teilprozesse Prozessdetails und mitgeltende Unterlagen (Basisinformationen, Checklisten, Formulare)

14 Stärken QM umfasst alle Bereiche der Hochschule (Lehre und Forschung nach bisherigen Verfahren und gesamte administrative Aufgaben prozessorientiert) Hohe Transparenz der Hochschulprozesse. Klare strategische und operative Regelkreise Das organisatorische Wissen der Hochschule ist im QM-System verankert und steht jedem zur Verfügung Bedarfsorientierte Ausrichtung und Weiterentwicklung der Prozesse. Mitarbeiter bringen sich stärker in die Entwicklung der Hochschule ein Kontinuierlicher Prozess des institutionellen und individuellen Lernens Leichtere Einarbeitung von Hochschulpersonal und von Funktionsträgern in der Selbstverwaltung und Verwaltung Schnelle Verfügbarkeit von Verfahrensweisen, Dokumenten und Informationen (Zugriff in wenigen Sekunden). Anwendung ist ohne Schulung möglich und die Prozessmodellierung mit Minimum an Schulung (30 min) Wissenschaftliche Begleitung ermöglicht Aussage über Wirkung des QM- Systems Höhere Effektivität und Effizienz durch Senkung von Blind- und Fehlleistungen mit positivem Effekt auf Mitarbeitermotivation

15 4. IT-Unterstützung Anforderungen der Anspruchsberechtigten mail Ressourcenmanagement Eingabe Personal Wissen Beschaffung Telefonliste Gesundheitsförderung Gebäude, Fahrzeuge, Sicherheit und Räume, Qualitätsmanagementsystem HS Fulda Leitung Zielplanung Finanzplanung / Controlling Personaleinstellung und -entwicklung Diversity Management / Frauenförderung Selbstverwaltung Verwaltung Qualitätsmanagement KVP Lehre, Forschung u. Wissentransfer (Kernprozesse) Einrichtung, Aufhebung v. Studiengängen Studienorientierung Studium und Lehre Dokumentenlenkung Entwicklung von Fernstudienangeboten Forschung, Entwicklung u. Wissenstransfer Qualitätspolitik Evaluation Selbstbewertung Evaluation von Studium und Lehre Evaluation der Forschung Neue Dokumente Ergebnis Notfall-Telefon Zufriedenheit der Anspruchsberechtigten Gültig ab: Entwurf Dokument: QM-System-HS Freigabe: P Ersteller: QMB Seite: 1 Version: 1.0 K

16 1a Implementierung des operativen Regelkreises 1. Modellierung der Prozesse durch Prozessteam 2. Bestimmen der Prozessverantwortlichen 3. Festlegen der Ergebnisse und Erfolgsindikatoren und Anpassen der Prozesse 4a. Im zweijährigen Turnus Selbstbewertung durch Prozessteam 4b. Einsatz verschiedener Evaluationsverfahren für Lernen und Lehre sowie Forschung 5. Im zweijährigen Turnus QM-Bericht vom QMB der Hochschule und den QMBs der Fachbereiche über QM-Team an Präsidium

17 1b Implementierung des strategischen Regelkreises 1. Entwicklung der strategischen Ziele 2a. Erfolgskritische Prozesse identifizieren und Ergebnisse festlegen 2b. Zielvereinbarungen mit den einzelnen HFD-Bereichen 3. Lenken der erfolgskritischen Prozesse 4. Kontinuierliches Monitoring der Erfolgsindikatoren und strategisches Feedback an das Präsidium; ggf. Korrekturmaßnahmen 5. Management-Review - Erfolgsindikatoren - Ergebnisse der Selbstbewertung - Bericht zu Zielvereinbarungen von HFD-Bereichen an Präsidium

18 Zu beachten: Völlig neuer Ansatz der Prozessorientierung kann zu Akzeptanz-problemen führen (keine unnötige Detaillierung!) Optimale Wirksamkeit nur(!) mit nachhaltigem Engagement der Hochschulleitung mit sehr gut qualifizierter/m QMB (wichtig: Schlüsselqualifikationen und Prozessmanagementkenntnisse) bei erfolgreicher Einbindung der Prozessverantwortlichen bei Bereitschaft der Hochschulmitglieder zur Nutzung des Systems Prozesslandschaft ist wegen Komplexität zunächst gewöhnungsbedürftig (Hohe Bedeutung der Begriffe!) Dokumente oder Prozesse werden nicht gefunden, wenn MA die Logik der Prozesslandschaft noch nicht vollständig verinnerlicht haben

19 Dokumentenlenkung Gültig ab: Dokument: DOK Freigabe: P Seite: 1 Ersteller: G DOK Version: 1.0 K DOK / / 1 von 2 / QMB

20 Qualitätsmanagementsystem Hochschule Fulda Home Organisation Intranet Homepage Glossar Symbole Abkürzungen Gesetze und Verordnungen

21 Voraussetzungen für Erfolg des QM-Systems Lehrende sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben einen eindeutigen Nutzen: Transparenz hinsichtlich der Abläufe an der Hochschule Schnelle Verfügbarkeit von Prozessdarstellungen u. Dokumenten Aktualität der Dokumente Weniger Arbeitsaufwand (Senkung v. Blind- und Fehlleistungen) Führung der Hochschule fördert die QM-Einführung Partizipation der zuständigen Hochschulmitglieder Anwendung ist ohne Schulung möglich.

22 Evaluation des QM-Projekts Okt Sep Sep Dez Modellierung d. prior. Prozesse KVP-Prozess (PDCA) Modellierung d. restl. Prozesse Evaluation (1. Phase) Sep Evaluation (2. Phase) Sep Evaluation (3. Phase) Sep Evaluation (3. Phase) Mar. 2011