Datenzugriff bei Betriebsprüfungen

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1 Datenzugriff bei Betriebsprüfungen Pflichten und Anforderungen an kleine und mittelständische Unternehmen Teil 2: Die unternehmerische und organisatorische Betrachtung Uwe Stelle Tel / Bedeutung für das Unternehmen (Welche Auswirkungen sind generell für das Unternehmen vorhanden?) 2 1

2 Betrifft alle Unternehmensbereiche Geschäftsleitung Verkauf Kalkulation Auftragsbearbeitung Einkauf Arbeitsvorbereitung Buchhaltung (Finanz-, Lohn-, Anlagenbuchhaltung) EDV Organisation Kommunikation 3 Betrifft alle Abläufe Bis jetzt wurden die Ergebnisse der Arbeit auf Papier geprüft (Rechnungen, Konten, Bilanzen) Ab jetzt wird der Weg den die Daten nehmen, vom Anfang bis zum Ende geprüft Ab jetzt werden auch die Stammdaten geprüft (Kundenstamm, Artikelstamm, Lieferantenstamm usw.) Die Daten werden mit Analysewerkzeugen ausgewertet (zu welchen Einzelpreisen wurde der Artikel verkauft?) 4 2

3 Betrifft Hard- und Software Buchhaltungssysteme: Finanzbuchhaltung Lohnbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Der Buchhaltung vorgelagerte Systeme: Faktura Kassenbuch Reisekostenabrechnung Zeiterfassung Electronic Banking Fahrtenbuch Weitere Systeme: (Inhalte spezifisch) Warenwirtschaft / Materialwirtschaft Kostenrechnung / Leistungsrechnung Webshop Systeme mit übergreifenden Funktionalitäten: ERP-System Office-Systeme: (Inhalte unspezifisch) Textverarbeitung Tabellenkalkulation Datenbank Datenadministrationssysteme: (Inhalte unspezifisch) Datenbank Data-Warehouse Archivierungssystem Dokumenten-Management-System Webserver Datensicherung und Archivierung Bandsicherung CD Archivierung Festplatten 5 Bedeutung für die Unternehmensbereiche (Wie wirkt sich das in den einzelnen Bereichen aus?) 6 3

4 Kaufmännische Software (ERP) muss -tauglich sein Bietet die Software einen -Export? Kann nach Geschäftsjahren getrennt ausgelagert werden? Sind die entsprechenden Lizenzen vorhanden? Ist es möglich, einen User Prüfer anzulegen? Werden Stammdaten exportiert? Ist Ihnen bekannt, welche Daten exportiert werden? Ist gewährleistet, dass die Software über den gesamten Aufbewahrungszeitraum vorhanden ist? Wie stabil ist der Anbieter der Software? Bei Systemwechsel: Altes System funktionsfähig halten oder Daten in neues System übernehmen? Für viele Unterlagen sind die Aufbewahrungsfristen damit verlängert worden Das ERP System muss in jeder Version archiviert werden 7 s: s müssen im Original archiviert werden Täglich den Maileingang prüfen Geschäftliche s archivieren Schnellen und jederzeitigen Zugriff sicherstellen Private von geschäftlichen s trennen 8 4

5 Dateien Das PDF-Format ist als Archivierung nicht zugelassen Nur wenn Dokumente EDV gestützt erstellt und dann ausschließlich manuell weiterverarbeitet werden, sind diese ausgeschlossen (sie dürfen nicht gespeichert sein) Nicht nur das Dokument, sondern auch der Veränderungsnachweis ist wichtig 9 Archivierung Eigentlich ist es besser ohne EDV zu arbeiten, weil dann die ganze Regel nicht greift Aber wer kann das schon? DMS-Systeme sind nur sinnvoll, wenn sie die Aufgaben erfüllen (nicht auf Werbesprüche hören) Archivierungsmethoden: Online = Alle Daten auf dem Server belassen Near Online = Wechseldatenträger (Wechselplatten usw.) Offline = Bänder, CD/DVD usw. Was passiert mit Daten, die in dem Zeitraum vor dem entstanden sind, aber nach diesem Datum archiviert wurden? 10 5

6 Allgemeine EDV Elektronische Signatur sicherstellen (z.b. Rechnung Online der Telekom!) Beachten, dass Papier UND Daten aufbewahrt werden müssen Zertifizierungen von Hard- und Software durch das Finanzamt sind nicht vorhanden (Ermessen des Prüfers) Die sind eine Zugriffsregel für Prüfer, keine Vorschrift für Werkzeuge. Genau das macht es so schwer. Verfahrensanweisungen müssen vorhanden sein 11 Grundregeln des Unternehmens aufstellen (Auch eine falsche Regel ist besser als keine!) 12 6

7 Grundregeln für das Unternehmen aufstellen Oberste Regel: Erst denken dann rennen! Welche Maßnahmen werden ergriffen, welche nicht? àdieses ist ein wichtiges Dokument für das Gespräch mit dem Prüfer Festlegen, wie vergangene Jahre behandelt werden Für Z1 und Z2 Daten und Programme archivieren Für Z3 zusätzlich die Daten bereitstellen um abzusichern, falls das Altsystem nicht mehr nutzbar ist 13 Faustregel: Alle Daten, die einmal beim Steuerpflichtigen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger gespeichert waren, sind auch in dieser Form vorzuhalten, damit sie durch die Finanzbehörde maschinell ausgewertet werden können. 14 7

8 Handlungsbedarf (Leider ist noch lange nicht alles geklärt) 15 Ungeklärte Probleme Lizenzprobleme bei Bedienung von Software durch den Prüfer Datenschutz Müssen nicht zugelassene Formate (PDF) wirklich konvertiert werden? Wie schließt man Nebenfindungen aus? (Kein Verwertungsverbot für Zufallsfindungen) Wer haftet für Versäumnisse bei der Archivierung zum Schaden eines Kunden / Lieferanten? Wie kommen Steuerberater und EDV-Unternehmen zusammen? Wie wird sichergestellt, dass die Software in 10 Jahren noch funktioniert? Abgrenzung der Daten nach Geschäftsjahren 16 8

9 Umsetzung in Phasen (Nur in einzelnen Schritten kann die Aufgabe bewältigt werden) 17 Informationsveranstaltung Allgemeine Informationen um die Größe des Themas zu begreifen Erkennen was bedeutet Den Handlungsbedarf ermitteln Vorschläge zur Umsetzung erhalten Fragen beantworten bekommen Am Ende der Veranstaltung sollte man entscheiden, wie man vorgeht. 18 9

10 Workshop (im Unternehmen) Aufklärung der leitenden Mitarbeiter und Festlegung der Strukturen für die Umsetzung Dieser muss soweit gehen, dass der nächste Schritt eine reine Durchführungsaktion ist Erarbeiten, wie die weiteren Schritte durchgeführt werden Zuständigkeiten festlegen Welche -Elemente gibt es? Welche Elemente müssen angewandt werden? Erstellung eines Aufgaben- und Zeitplans Verantwortlichkeiten festlegen Was passiert mit den Jahren 2002 bis 2005? Teilnehmer: GF, IT, Buchhaltung, QM, Controller, Personalverantwortlicher Dauer: einen Tag 19 CheckUp Überprüfung des Unternehmens um festzustellen, welche Maßnahmen durchgeführt werden müssen. Abarbeiten von Checklisten Feststellen, wo Veränderungen notwendig sind Ausgenommen sind die Detailprüfungen der Software und Hardware Sinnvoller Weise gleich als Betriebsanalyse 20 10

11 Grundregeln erstellen Die Grundregeln für die festlegen und mit dem Steuerberater abstimmen Checkliste Betriebsprüfung anfertigen Bestimmen welche Daten archiviert werden Festlegen welche Archivierungen für das Unternehmen unzumutbar sind Datenschutzgesetze beachten (nicht zu lange aufbewahren) Alle Orga- und IT-Entscheidungen werden in Zukunft auf ihre -Verträglichkeit geprüft Welche Verfahrensanweisungen müssen vorhanden sein? Wer ist wofür verantwortlich und wer überwacht? Was und wie wird archiviert? 21 ERP System Check Das ERP System prüfen und sicherstellen, dass die Anforderungen erfüllt werden. Den Anbieter prüfen Prüfen ob die Abläufe korrekt sind Prüfen ob die Software korrekt angewendet wird Bei der Anwendung der Software darf nicht mehr getrickst werden, weil das bei Z3 sofort auffällt Alle Prozesse genau prüfen, ob die Abläufe -konform sind 22 11

12 Dateispeicher Check Trennung nach Stammdaten und Bewegungsdaten Trennung der Geschäftsjahre Sicherstellen, dass nur zugelassene Formate benutzt werden Speicherregeln prüfen Abgrenzung nach Geschäftsjahren vorhanden? 23 Kommunikation Check Sicherstellen, dass Mails, Faxe usw. -konform behandelt und abgelegt werden Trennung nach Geschäftsjahren Einbringung in Archivierung Trennung private und geschäftliche Nachrichten Trennung Steuerrelevante von nicht Steuerrelevanten Nachrichten 24 12

13 Verfahrensanweisungen erstellen Verfahrensanweisungen der Abläufe erstellen Möglichst (wenn vorhanden) inkl. ISO Die Geschäftsprozesse auf - Konformität prüfen Mitarbeiter ausbilden, damit Sie die Verfahrensanweisungen einhalten Die Verfahrensanweisungen der GDPDU Archivierung des Geschäftsjahres hinzufügen 25 Archivierung Festlegen und Durchführen der jährlichen Erzeugung des -Archivs mit den Programmen, den Daten und den IDEA-Formaten Programme und Installationsanweisungen beilegen Z3 Export beilegen Genaue Kontrolle, ob alle notwendigen Daten archiviert werden Nach Bilanzerstellung Update der Daten vornehmen Lieber mehr als weniger archivieren Archivstruktur so aufbauen, dass Daten strukturiert entnommen werden können 26 13

14 IDEA Check Durchlauf der Daten nach dem Jahresabschluss durch IDEA und Beurteilung durch erfahrene Personen Dadurch kann erkannt werden, welche Ergebnisse die Analyse durch den Prüfer wahrscheinlich offen legen wird Lieber vorher wissen welche Sorgen vorhanden sind, als diese vom Prüfer gezeigt bekommen Sollte bei den ersten 2 Jahren auf jeden Fall durchgeführt werden Vorherige Erkennung von Problemen bei Benford Test, Chi Quadrat Test und Zeitreihenvergleich 27 Jährliche Audits Jährliche Prüfung, ob die Abläufe noch -konform sind Am besten mit dem Jahresabschluss zusammen einleiten Die Regeln werden sich ständig ändern 28 14

15 Synergieeffekte (es gibt auch gute Nachrichten) 29 Es entstehen auch Vorteile Wer nichts regelt, riskiert mindestens eine Steuerschätzung über mehrere Geschäftsjahre, also erhebliche, laufende Kosten Wer Vorkehrungen trifft, hat kalkulierbare Kosten Die Verfahrensanweisungen helfen Fehler zu vermeiden Schnellerer Datenzugriff im Alltag weil besser strukturiert 30 15

16 Na, schon die Nase voll? Man überlebt das Thema besser, wenn man sich nicht dagegen wehrt. 31 Zitate (Zum Schluss einige Zitate zum Thema) 32 16

17 Die Unternehmen sind nicht vorbereitet "Ich sehe eine ganz große Gruppe von Unternehmen, die sich dem Thema bisher überhaupt nicht gestellt hat, was ich für sehr kritisch halte. Denn wer sich heute damit nicht beschäftigt, der kann, wenn in drei bis vier Jahren die Betriebsprüfung kommt, gewisse Daten in der verlangten Form nicht liefern. T. Hafner, Ernst & Young (Quelle: A&B) 33 Problematik versehentlich überlassener Daten "Auch für versehentlich freiwillig überlassene Daten besteht kein Verwertungsverbot (Quelle: BMF, Referat IV D2) 34 17

18 Präferenzen der Prüfer beim Datenzugriff "Nach meiner Einschätzung werden die Prüfer die Datenträgerüberlassung bei der Prüfung von KMUs im Regelfall zunächst vorziehen. Wenn wir Prüfer mit Laptops und der IDEA-Prüfsoftware ausgestattet haben, dann soll die Prüfsoftware auch genutzt werden. B. Lindgens, Bundesamt für Finanzen (Quelle: A&B) 35 18