Kaufmännisches Wissen kompakt

Transkript

1 Kaufmännisches Wissen kompakt Teil 1 Bedienanleitung für WISO Mein Büro 2009 Teil 2 Ratgeber der ZDF-Wirtschaftsredaktion 4. Auflage Autoren: Günter D. Alt / Horst-Dieter Radke / Robert Chromow 1

2 Kaufmännisches Wissen kompakt Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser, Sie haben ein Produkt erworben, das aus unserer Sicht höchsten Ansprüchen an Qualität und Güte genügt. Dennoch sind wir verpflichtet darauf hinzuweisen, dass keine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Inhalte übernommen werden kann. Auch wenn die Abfassung der Inhalte sorgfältig und gewissenhaft erfolgte, können wir insbesondere für Druck- und Übertragungsfehler keine Gewähr leisten. Dieses Handbuch und die darin beschriebene Software wird nur in Lizenz vergeben und darf nur in Übereinstimmung mit den Bedingungen des Lizenzvertrages verwendet werden. Weiterhin ist dieses Handbuch urheberrechtlich geschützt. Jede Verwendung außerhalb des bestimmungsgemäßen Gebrauchs mit der zugehörigen Software ist ohne Zustimmung der Rechteinhaber unzulässig. Das gilt insbesondere für die Vervielfältigung, Übersetzung, Veröffentlichung (auch auszugsweise) und die Einspeicherung in elektronische Systeme. Alle Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind geschützte Warenzeichen der Hersteller und sind als solche zu betrachten. Lizenz durch ZDF Enterprises copyright Buhl Data Service GmbH Software-Entwicklung, Produktion und Vertrieb: Buhl Data Service GmbH 2

3 Inhalt Teil 1 Erfolg braucht Know-how Bedienanleitung für WISO Mein Büro 2009 Systemvoraussetzungen...15 Wie Sie WISO Mein Büro 2009 installieren...15 Immer auf dem neuesten Stand...16 Hilfe und Support...17 Komfortable Fernwartung...18 WISO Mein Büro 2009: Eines für alles!...21 Business ohne Bilanzbuchhalter...24 Von Null auf Rechnung in 60 Sekunden...26 Ein- und Ausgabe à la carte...27 So finden Sie sich in WISO Mein Büro 2009 zurecht...31 Oberflächlich betrachtet: Die Programmbereiche...31 Meine Zentrale: Office Heute...32 Allgegenwärtige Kontextmenüs...33 Karteikarten, Tastatur und Funktions- Buttons...34 Tolle Turbo-Tasten...35 Kompletter Eingabe-Komfort...37 am Beispiel Angebot...37 Karteikarte Druckansicht...39 Tabelleneingaben...43 Die Statusanzeige: Alles im Blick...45 Tabellen durchsuchen und sortieren...47 Tabellen gruppieren, filtern und anpassen...48 Tabellen auswerten und dauerhaft speichern...52 Interaktive Listen...55 Ich freu mich auf Mein Büro!...56 Büro-Eröffnung: Meine Firma...57 Die Stammdaten-Erfassung...60 Einzelkämpfer oder Team?...64 Briefpapier gestalten...67 Erweitertes Layout-Design erste Schritte: Im Schnelldurchgang vom Werbebrief zur Steuererklärung

4 Kaufmännisches Wissen kompakt 4 Der erste Brief...73 Die erste Kundin...77 Der erste Termin...77 Die erste Dokumentenmappe...78 Das erste Angebot...80 Die erste Auftragsbestätigung...82 Die erste Rechnung...84 Der erste Lieferschein...85 Die erste Mahnung...87 Die erste Kundenüberweisung...89 Die erste Umsatzsteuer-Voranmeldung...91 Die erste Überschussrechnung...92 Zwischen-Fazit...96 Mein Büro 2009 von A wie Abschreibung bis Z wie Zusammenfassende Meldung...97 Abschreibung...97 Absetzung für Abnutzung AfA, AfA-Tabelle Aktualitäts-Garantie Allgemeine Geschäftsentwicklung Angebot Anlagenverzeichnis Anmerkungen Ansicht Artikel Artikelkategorien Artikelstammblatt Auftragsarten Ausgabeoptionen Auswertungen Bankkonto Belegnummer Benutzer (wechseln) Bestellung Brief Briefpapier Buchung Buchungsjournal...118

5 Inhalt Buchungskategorien Dateiimport-Assistent Daten sichern, Datensicherung Daten wiederherstellen Datenbank reorganisieren Datenfilter Datenimport Datenimport-Assistenten Dauerfristverlängerung Demodaten Details Dokumente Drucken Einheiten definieren Einkauf Einkaufspreis Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) Einstellungen Elster Ersteinrichtungs-Assistent EÜR Export Fax Fernwartung Filtern Finanzen Gruppieren/Gruppierungsbereich Gutschrift GWG-Sofortabschreibung GWG- Sammelposten (Pool) Hilfe Historie Import Individuelle Felder Kalender Karteikarten Kasse/Kassenbuch

6 Kaufmännisches Wissen kompakt Kaufartikel Kennwort (ändern) Kontenliste, Kontenplan, Kontenrahmen Kontenübersicht Kopieren und Bearbeiten Kosten-/Erlösart Kunden Kundenkategorie Kundenstammblatt Landkartenanzeige Lieferanten Lieferantenstammblatt Lieferbedingungen Lieferschein Mahngebühren Mahnung Manuelle Buchungen Mehrwertsteuer Meine Firma Mitarbeiter MS Excel MS Outlook NetViewer Nummernkreise Offene Posten Office Office Heute Offline-Konto Online-Banking Online-Forum Online-Hilfe (FAQ) Online-Poststelle Online-Update PDF Pendelordner Preise Rabatt Rechnung

7 Inhalt Rechnungsarchiv Rechnungs- und Buchhaltungslisten Rechnungsstellung Register/Reiter Rohgewinn Routenplaner Sachbearbeiter Sachkonto Sammelposten (GWG-Pool) Scannen Sortieren Spalten definieren Spalten einblenden Spaltenbreite Splittbuchung Stammdaten Stammdaten-Listen Statistik Statusanzeige Steuernummer Steuer-Auswertungen Suche(n) Tabellenansichten Tabellen-Auswertungen Termin Textbausteine Überweisung Umsatz Umsätze abrufen Umsatzsteuer Umsatzsteuererklärung Umsatzsteueridentifikationsnummer Umsatzsteuervoranmeldung Unternehmer-Wiki Verkauf Verkaufspreise Verrechnungskonto Vorgänge

8 Kaufmännisches Wissen kompakt 8 Verwendung Vorlagen Vorsteuer Zahlungen Bank/Kasse Zahlungsbedingungen Zahlungserinnerung Zuordnen Zuordnungs-Assistent Zusammenfassende Meldung Das Profi-Büro Oberflächlich betrachtet: Die Programmbereiche Profi-Funktionen von A bis V Auftrag/Aufträge Ausländische Kunden Datev-Schnittstelle Debitorenkonto Fibu-Export Komplettrechnung Kundenlimit Kundenrabatt Lastschriften Mandanten/Mandantenverwaltung Netto-Rechnung Online-Konten Rabattsperre Sammel-Lieferschein Sammel-Rechnung Soll-Versteuerung Teil-Lieferschein Teil-Rechnung Teil-/Sammellieferschein Teil-/Sammelrechnung Vorlagen-Designer Zeitplan Das Mittelstands-Büro Oberflächlich betrachtet: Die Programmbereiche...241

9 Inhalt Mittelstands-Funktionen von A bis V Abo-Rechnung Bestände aktualisieren/bestände erfassen Bestellvorschläge Bewertung Bewirtschaftungsart Einkauf Inventur Kundenauftrags-Steuerung Lagerbestände Lagerbestandsführung Lagerbewegungen Lagerort Lagerübersicht Lieferantenpreise Massenänderungen durchführen Preise bearbeiten Preislisten Preisänderungs-Automatik Standard-Lieferant Tabellenbearbeitung der Artikelpreise Verkauf Fazit Anhang Liste der Datenbankfelder Teil 2 Erfolg braucht Know-how Ratgeber der ZDF-Wirtschaftsredaktion Haben Sie noch eine Rechnung offen? Gut kalkuliert ist der halbe Gewinn Kalkulieren, aber wie? Preise nennen, aber richtig

10 Kaufmännisches Wissen kompakt 10 Reden Sie drüber! Einführung in das Marketing CD, CI, C... was ist das? Organisation ist alles Das Ganze ist zu abstrakt? Computer! Wie einführen? Was man auf jeden Fall benötigt: Was heißt eigentlich Buchhaltung? Für wen werden Bücher geführt? Wer hat die Buchhaltung erfunden? Alles, was Recht ist Nicht nur für Penible: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Welche Buchhaltungssysteme gibt es? Das Ganze und die Teile: Das betriebliche Rechnungswesen Die Bücher der Buchhaltung Eine zweiseitige Angelegenheit: Das Konto Bestandsaufnahme: Inventar und Inventur Der Reihe nach: Die Aufstellung eines Inventars Bilanz die Waagschale des Unternehmens Wie lange müssen alle Unterlagen aufbewahrt werden? Was ist ein Beleg? Keine Buchung ohne Beleg Vom Beleg zur Buchung EDV und Buchhaltung Der Buchungssatz Grundlage jeder Buchung Für alles den richtigen Rahmen finden: Konten und Klassen Jetzt aber mal genau: Die Kontenklassen im Detail Zuerst das, was Bestand hat: Buchen auf Bestandskonten Steuern im Unternehmen und in der Buchhaltung Was heißt eigentlich Umsatzsteuer? Die gesetzlichen Regelungen der Umsatzsteuer Gar nicht diebisch: Elster Wie die Umsatzsteuer gebucht wird Auch das noch: Sonstige Unternehmenssteuern...353

11 Inhalt Nix doppelt gemoppelt: Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Vereinfachte Buchführung für wen? Unterschiede zur doppelten Buchführung Die Umsatzsteuer in der Überschussrechnung Grenzenlose Freiheit? Die Form der Überschussrechnung Heute so, morgen so? Wechsel der Gewinnermittlungsart Zum Ende kommen: Abschluss und Ergebnisrechnung Nichts bleibt, wie es war: Abschreibungen Zeitfallen in der Buchhaltung: Die Abgrenzung Die hohe Kante: Rückstellungen Was ist was (noch) wert? Bewertungen in der Bilanz Das richtige Ende finden: Abschlusstechnik Kommunikation Der richtige Ton Der richtige Stil bei und Briefen Exkurs: DIN-Norm für einen Geschäftsbrief Kommunikation in aller Öffentlichkeit: Öffentlichkeitsarbeit Aufgaben und Anforderungen der PR Von Preisen und Stundensätzen Dienstleistungskalkulation für Einsteiger Büroorganisation für Anfänger Datensicherung Von Viren, Würmern und Trojanern Was sind elektronische Viren und Würmer? Seit wann gibt es Computerviren Was kann man tun? Was es sonst noch gibt Was tun? Stichwortverzeichnis

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13 Erfolg braucht Know-how Teil 1 Bedienanleitung für WISO Mein Büro

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15 Systemvoraussetzungen Systemvoraussetzungen Für einen reibungslosen Betrieb von WISO Mein Büro 2009 empfehlen wir die folgende Hard- und Software-Ausstattung: Prozessor: mindestens 1 GHz Hauptspeicher: mindestens 512 MB freier Festplattenspeicher: mindestens 180 MB XGA Grafikkarte: mindestens 1024 x 768 Bildpunkte Betriebssystem: Windows 2000 ab SP4, Windows XP ab SP2 oder Windows Vista ab SP1 Für die Nutzung der Serienbrief-Funktion: MS Word 2003 Internet-Zugang für das Online-Banking und Aktivierung der Software Wie Sie WISO Mein Büro 2009 installieren Sobald Sie die Installations-CD in das Laufwerk gelegt haben, sehen Sie sich einem Startfenster gegenüber. Wählen Sie Jetzt installieren, um den Installationsassistenten zu starten. Klicken Sie auf Weiter und lesen Sie den Lizenzvertrag aufmerksam durch. Bestätigen Sie bitte, dass Sie mit dem Inhalt des Vertrages einverstanden sind, und klicken Sie danach auf Weiter. Der Installationsassistent prüft automatisch, ob genügend Speicherplatz auf dem Ziellaufwerk vorhanden ist. Anschließend legen Sie fest, ob das Programm nur von Ihnen selbst oder allen Benutzern des Computers genutzt werden darf. Außerdem wählen Sie das Laufwerk, auf dem WISO Mein Büro 2009 installiert werden soll. Als Zielordner ist Programme/Buhl/Mein Büro 2009 voreingestellt. Sie können stattdessen aber auch einen anderen Ordner vorgeben: Dazu klicken Sie auf Ändern, wählen einen anderen Ordner oder geben einen Pfad von Hand ein. Klicken Sie dann auf OK und Weiter. Zu guter Letzt entscheiden Sie dann noch, ob Verknüpfungen zu WISO Mein Büro 2009 auf dem Desktop und/oder der Schnellstartleiste angelegt werden sollen. Klicken Sie abschließend auf Weiter und starten Sie den Installationsprozess per Mausklick auf die Schaltfläche Installieren. 15

16 Kaufmännisches Wissen kompakt Immer auf dem neuesten Stand In unserer schnelllebigen Zeit unterliegen Hard- und Software, aber auch Steuer- und andere Rechtsgrundlagen einem ständigen Wandel. Das gilt vor allem für das Geschäftsleben: Damit Sie stets auf Basis der aktuellen Gesetze und Rechtsprechung arbeiten und von den laufenden technischen Weiterentwicklungen profitieren, bieten wir Ihnen eine Aktualitäts-Garantie: Für 365 Tage ist diese Garantie bereits im Kaufpreis von WISO Mein Büro 2009 enthalten. Die Kosten der Vertragsverlängerung in Höhe von derzeit 89,95 Euro fallen erst bei Verlängerung an. Um in den Genuss der Aktualitäts-Garantie zu kommen, brauchen Sie das Programm im Anschluss an die Installation nur noch freizuschalten. Dafür ist eine Online-Verbindung erforderlich. Falls gerade keine Verbindung zum Internet besteht, stellt die Software mit Ihrem Einverständnis den Kontakt zum WISO-Server her. Zur Nutzung der Software muss diese online über das Internet aktiviert werden. Dazu stehen Ihnen drei Alternativen zur Wahl: Dauerhafte WISO Aktualitäts-Garantie. Vorteil: Sämtliche Änderungen werden per Live-Update direkt ins Programm eingespielt. Außerdem haben Sie Anspruch auf telefonischen Support und bekommen zusätzliche Premium-Vorteile im Wert von 15 Euro. Der komfortable Garantievertrag verlängert sich von Jahr zu Jahr, kann aber jederzeit ohne Angabe von Gründen zum Ende der Laufzeit gekündigt werden. Befristete WISO Aktualitäts-Garantie: Die befristete Garantie-Option bietet die gleichen Vorteile, endet aber grundsätzlich nach 365 Tagen. Bei Installation im Jahr 2008 ist die Aktualität auf jeden Fall bis Ende 2009 gewährleistet. Sie können die Software auch nach diesem Zeitpunkt für alle Vorgänge des Geschäftsjahres 2009 nutzen kümmern sich darüber hinaus jedoch selbst um die Aktualisierung des Programms. Verzicht auf die WISO Aktualitäts-Garantie: In diesem Fall nutzen Sie WISO Mein Büro 2009 in der vorliegenden Fassung und übernehmen selbst die Aktualisierung der Software. Sollten Sie im Anschluss an die Installation auf das Aktivieren des Aktualitätsvertrags verzichtet haben, können Sie den Vorgang später jederzeit nachholen: Sie erreichen die Funktion über den Menüpunkt Hilfe - Aktualitäts-Garantie freischalten

17 Hilfe und Support Voraussetzung für das Freischalten ist die Eingabe Ihrer Kundendaten. Ihre Bankverbindung ist nur dann erforderlich, wenn Sie sich für die erste Garantie-Option entscheiden. Falls Sie bereits Kunde der Buhl Data Service GmbH sind, genügt die Angabe von Kundennummer und Postleitzahl. Damit ersparen Sie sich unnötigen Erfassungsaufwand und vermeiden Fehleingaben. WISO Tipp: Manuelle Online-Updates Die komfortable Aktualitäts-Garantie sorgt für automatische Programmaktualisierungen. Über den Menüpunkt Hilfe - Online-Update können Sie die kostenlosen Software-Updates bei Bedarf aber auch von Hand anstoßen: Das Programm stellt daraufhin eine Internetverbindung her und lädt die bereitgestellten Daten vom Buhl-Data-Server herunter. So arbeiten Sie immer mit der aktuellsten Version von WISO Mein Büro Hilfe und Support Falls eine Ihrer Fragen durch dieses Bedienbuch nicht beantwortet wird, können Sie Kontakt zu uns aufnehmen. Wir beantworten Ihre Anfragen gern, möchten Sie aber bitten, zuvor zwei weitere Informationsquellen zurate zu ziehen: Sollte Ihre Frage bereits von anderen Anwendern gestellt worden sein, wird sie in den Online-FAQ beantwortet. Sie erreichen die Frage- und Antwortsammlung über den Menüpunkt Hilfe - Online-Hilfe (FAQ). Zahlreiche Tipps und Lösungsvorschläge finden Sie darüber hinaus in unserem Online-Forum: Dort können Sie Ihre Anliegen, Kritik oder Anregungen zum Programm mit unseren Experten und anderen erfahrenen Benutzern diskutieren. Aus Mein Büro 2009 heraus rufen Sie die Informationsplattform über den Menüpunkt Hilfe - Online-Forum auf. Die Internetadresse lautet Außerdem können Sie auf den folgenden Wegen mit uns Kontakt aufnehmen: Kunden mit Aktualitäts-Garantie erreichen unseren telefonischen Kundendienst unter / (0,14 Euro pro Minute aus dem deutschen Festnetz Mobilfunktarife können abweichen). Die Hotline ist in folgenden Zeiten besetzt: Montag bis Freitag von 9 bis 21 Uhr und Samstag von 9 bis 13 Uhr. 17

18 Kaufmännisches Wissen kompakt Anfragen per Fax schicken Sie bitte an: / (0,14 Euro pro Minute aus dem deutschen Festnetz) Die Postanschrift lautet: Buhl Data Service GmbH Support Center Am Siebertsweiher 3/ Neunkirchen Komfortable Fernwartung Sollte sich ein Anwendungsproblem einmal nicht auf Anhieb telefonisch lösen lassen, kann ein Mitarbeiter unserer Hotline den Fernsupport aktivieren: Er fordert Sie dann auf, das Teilnehmerprogramm Netviewer zu starten. Dabei handelt es sich um ein externes Hilfsprogramm, das Sie in WISO Mein Büro 2009 über den Menüpunkt Hilfe - Fernsteuerung Supportteam... aufrufen: Sollte nach Starten der Fernsteuerung eine auf Ihrem PC installierte Firewall-Software Sie nach dem Zulassen oder Verweigern einer Internetverbindung fragen, wählen Sie bitte zulassen. Der Berater teilt Ihnen am Telefon daraufhin eine mehrstellige Beratungsnummer mit, die Sie in den Dialog Teilnehmer Login eintragen. Zwischen Ihrem PC und dem des Beraters besteht nun eine gesicherte und verschlüsselte Internetverbindung. Sie befinden sich zunächst im Watch -Modus: In einem separaten Fensterrahmen sehen Sie den Bildschirm-Inhalt des Beraters. So können Sie verfolgen, welche Arbeitsschritte Ihr Be- 18

19 Hilfe und Support rater gerade ausführt: Er zeigt Ihnen zum Beispiel Schritt für Schritt, wie ein bestimmtes Programm-Modul zu bedienen ist. Sie können dem Mitarbeiter umgekehrt aber auch Ihren eigenen Bildschirminhalt zeigen: Dafür schalten Sie die Online-Verbindung in den Zeige -Modus um - ein Mausklick auf den Show -Button genügt. Ohne dass komplizierte Beschreibungen erforderlich sind, erkennt der Berater auf Anhieb, an welcher Stelle des Programms Sie sich gerade befinden und wo das Problem liegt. Besonders praktisch: Falls erforderlich, kann der Berater Ihren PC sogar von Ferne bedienen oder benötigte Dateien übertragen! Dafür braucht er aber in jedem Fall Ihr ausdrückliches Einverständnis. Über die Schaltflächen On und Off schalten Sie die Fernsteuerung im Show -Modus bei Bedarf ein und aus. 19

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21 Eines für alles! WISO Mein Büro 2009: Eines für alles! Herzlichen Glückwunsch: Mit WISO Mein Büro 2009 verfügen Sie über eine Software, mit der Sie sämtliche kaufmännischen Aufgaben einfach und bequem unter einem Dach erledigen. Das ewige Hin und Her zwischen Steuer- und Buchführungssoftware, Textprogramm, Tabellenkalkulation, Terminkalender, Adressverwaltung, Aufgabenplaner und anderen Datenbanken bleibt Ihnen künftig erspart. Der Funktionsumfang im Überblick: Sie schreiben aus dem Stand professionelle, finanzamtssichere Rechnungen - und das noch dazu viel einfacher und bequemer als mit Word & Co.! Sie haben jederzeit den Überblick über Ihre Umsätze, Kosten und offenen Posten, über Ihre Zahlungsfähigkeit und Gewinnentwicklung. Falls erforderlich erstellen Sie darüber hinaus optisch ansprechende Bestellschreiben, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Gutschriften, Mahnungen und alle anderen Arten von Geschäftskorrespondenz. Sogar auf eine ganze Reihe fertiger Textvorlagen können Sie zugreifen! Oft benötigte Artikel-, Kunden- und Lieferanten-Daten verwalten Sie mithilfe einer eingebauten Datenbank, die sich ohne separaten Erfassungsaufwand nach und nach wie von selbst füllt. Mithilfe eines Online-Moduls holen Sie sich mühelos den tagesaktuellen Kontoauszug von Ihrer Bank ab. Die einzelnen Geschäftsvorgänge ordnen Sie im Handumdrehen den steuerlichen Einnahme- und Ausgabekategorien zu. Alles andere übernimmt WISO Mein Büro 2009 für Sie: Freuen Sie sich auf die kinderleichte Buchführung per Mausklick! Umsatz- und Einkommensteuer-Formulare werden vom Programm automatisch mit den Zahlen Ihrer laufenden Geschäftsaktivitäten gefüttert und müssen nur noch ausgedruckt oder direkt über die eingebaute ELSTER- Schnittstelle ans Finanzamt übermittelt werden. Der Terminkalender sorgt dafür, dass Sie nichts Wichtiges vergessen. 21

22 Kaufmännisches Wissen kompakt Über eine Schnittstelle zu Online-Kartendiensten wie GoogleMaps, KlickTel oder Via Michelin lassen Sie sich die Standorte Ihrer Kunden und Lieferanten und die dazugehörigen Wegbeschreibungen anzeigen. Die neue Online-Poststelle bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Briefe, Bestellungen, Angebote und Rechnungen via Internet zu versenden: Um das Drucken, Falzen, Kuvertieren und die Auslieferung Ihrer Papierkorrespondenz brauchen Sie sich künftig nicht mehr zu kümmern. Auch der bequeme SMS- und Fax-Versand ist direkt aus dem Programm heraus möglich. Besonders praktisch: Wenn Sie Ihre Rechnungen elektronisch versenden wollen, können Sie sie in der Online-Poststelle sogar formvollendet digital signieren lassen! Und das Beste: Sämtliche Programmbereiche sind ganz eng miteinander verzahnt! Das erspart Ihnen umständliche und fehleranfällige Mehrfacheingaben. Über Ihre Bürozentrale Office Heute und das Auftragsmodul Vorgänge rufen Sie sämtliche aktuellen Geschäftsaktivitäten mit einem einzigen Mausklick auf. So haben selbst Nicht-Kaufleute schnelle Erfolgserlebnisse. Die von vielen Unternehmern und Selbstständigen gefürchtete Buchhaltung läuft künftig weitgehend unsichtbar im Hintergrund ab. So kommen Sie problemlos zu einer ordentlichen Buchführung. Eine drohende Betriebsprüfung verliert dadurch viel von ihrem Schrecken. Ob Sie WISO Mein Büro 2009 zunächst einmal nur zum Schreiben von Rechnungen einsetzen oder gleich den kompletten Funktionsumfang nutzen wollen, bleibt dabei allein Ihnen überlassen. Wer klein anfängt, nimmt die übrigen Module später einfach nach und nach hinzu. So oder so: Sie können sofort loslegen, ohne dass langwierige Datenerfassungen oder gar Software-Schulungen erforderlich sind: Das Programm lässt sich ebenso einfach bedienen wie ein normales Office-Produkt. 22

23 Eines für alles! Neue Büro-Vielfalt: Mein Büro Pro und Mittelstands-Edition Neben der Basisversion von WISO Mein Büro 2009 gibt es erweiterte Versionen für größere Unternehmen und Anwender mit speziellen betrieblichen Anforderungen: WISO Mein Büro 2009 Professional ist mandantenfähig und unterstützt die Soll-Versteuerung. Die Pro-Version ermöglicht Teil- und Sammelrechnungen, kundenbezogene Rabatte und viele weitere Vereinfachungen bei der Auftragsverwaltung. Das Programm erlaubt die Überwachung mehrerer Online-Konten, die Verarbeitung von Lastschriften und verfügt über eine konfigurierbare DATEV-Schnittstelle. Ein praktisches Zeitplan -Modul erleichtert die Planung und Überwachung zeitkritischer Projekte. Abgerundet wird der erweiterte Funktionsumfang durch noch mehr Flexibilität bei der Vorlagengestaltung. Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem Kapitel Das Profi-Büro am Ende dieses Handbuchs. WISO Mein Büro 2009 Mittelstand ist darüber hinaus netzwerkfähig, kann also gleichzeitig von verschiedenen Arbeitsplätzen aus genutzt werden (z. B. Vertrieb, Lager und Buchhaltung). Obendrein steht Ihnen eine komplette Lagerverwaltung zur Verfügung - inklusive Inventur- und Bewertungs-Modul. Eine Beschreibung der Zusatzfunktionen finden Sie im Kapitel Das Mittelstands-Büro am Ende dieses Handbuchs. Tipp: Falls Sie nicht sicher sind, ob Sie den erweiterten Funktionsumfang tatsächlich benötigen, fangen Sie einfach klein an: Der nahtlose Umstieg auf eine höhere Version ist jederzeit problemlos möglich. Nachteile entstehen Ihnen nicht: Der ursprüngliche Kaufpreis wird bei einem Versionswechsel in voller Höhe angerechnet. 23

24 Kaufmännisches Wissen kompakt Business ohne Bilanzbuchhalter WISO Mein Büro 2009 wurde ausdrücklich auf die Bedürfnisse kaufmännisch unvorbelasteter Praktiker zugeschnitten: Beim Alltagseinsatz benötigen Sie daher weder spezielle Buchführungskenntnisse noch jahrelange Erfahrungen mit der Selbstständigkeit! Und noch etwas können wir Ihnen versprechen: Die Bedienung des Programms erklärt sich in den allermeisten Fällen ganz von selbst. Aus diesem Grund haben wir bewusst darauf verzichtet, Sie mit einer kompletten Programmdokumentation zu behelligen, in der Tabelle für Tabelle, Dialog für Dialog, die einzelnen Eingabeund Ausgabefelder erklärt werden. Stattdessen möchten wir mit Ihnen die wichtigsten betrieblichen Einsatzmöglichkeiten anhand vieler Beispiele durchgehen. 24

25 Eines für alles! Demo-Datenbank Apropos Beispiel: Zusammen mit WISO Mein Büro 2009 stellen wir Ihnen eine Demo-Datenbank zur Verfügung, die beim ersten Aufruf des Programms automatisch geöffnet wird. Darin finden Sie zahlreiche Geschäftsvorgänge des fiktiven Unternehmens Automobiltuning GbR: Bevor Sie WISO Mein Büro 2009 mit Ihren eigenen Daten füttern, können Sie anhand dieses Beispiels sämtliche Funktionen ausprobieren und sich mit der Handhabung vertraut machen. Mehr noch: Die praktischen Demo-Daten bleiben erhalten, nachdem Sie in den Echtbetrieb gewechselt sind. Wenn Sie beim Aktivieren neuer Module also nicht ganz sicher sind, welche Wirkungen eine bestimmte Funktion hat und wie sie mit anderen Programmbestandteilen verzahnt ist, können Sie über den Menüpunkt Mein Büro - Demodaten jederzeit die Test-Datenbank aufrufen und nach Herzenslust damit experimentieren. Wie einfach und bequem die Bedienung von WISO Mein Büro 2009 ist, wollen wir Ihnen nun gleich einmal anhand einer neuen Rechnung demonstrieren. 25

26 Kaufmännisches Wissen kompakt Von Null auf Rechnung in 60 Sekunden Über den Menüpunkt Vorgänge - Rechnungen rufen Sie die Rechnungsliste des Beispielbetriebs auf. Wenn Sie dort am unteren rechten Fensterrand auf die Schaltfläche Neu klicken (oder die Funktionstaste <F10> drücken) sehen Sie gleich der intelligenten Druckansicht einer neuen Rechnung gegenüber: Diese unscheinbare Druckansicht bietet weit mehr als die sonst übliche Vorschaufunktion: Sämtliche Felder, in denen sich veränderbare Daten befinden, sind blau hervorgehoben. Ein Mausklick auf eine Hervorhebung sorgt dafür, dass sich die passende Eingabemaske öffnet: 26

27 Eines für alles! So geben Sie im Handumdrehen die Kundenanschrift und die übrigen Rechnungsdetails ein. In jedem Einzelfall haben Sie die Wahl, ob Sie Ihre Eingaben manuell machen oder zum Beispiel die Kunden-, Produkt- und Dienstleistungs- Informationen aus zuvor gespeicherten Artikel- oder Kunden- Stammdaten übernehmen wollen. Ein- und Ausgabe à la carte Haben Sie sich für die manuelle Erfassung entschieden, können Sie die Daten anschließend für eine erneute Benutzung in den Stammdaten speichern. Auf diese Weise wachsen Ihre Artikel-, Kunden- oder auch Lieferanten-Listen Schritt für Schritt. Separate Dateneingaben werden dadurch im besten Fall ganz verhindert. Wenn Sie die Rechnungsdaten lieber in Tabellenform als in der Druckansicht eingeben, nutzen Sie dafür das Register Eingabemaske am linken oberen Fensterrand: 27

28 Kaufmännisches Wissen kompakt Am Ergebnis ändert die alternative Darstellungsweise nichts: Nach Rückkehr zur Druckansicht brauchen Sie nur noch auf das Druckersymbol zu klicken - und schon halten Sie Ihre erste selbst erstellte Rechnung in Händen! Sie sehen: Länger als eine Minute muss das Erstellen eines professionellen Geschäftsdokuments wirklich nicht dauern! Ausgabe-Vielfalt: Elektronik statt Papier! Falls Sie Ihre Rechnung statt auf Papier lieber per oder Fax verschicken wollen oder auch eine PDF-Version für Ihr elektronisches Archiv benötigen, stehen Ihnen diese Ausgabemöglichkeiten in der Druckansicht ebenfalls zur Verfügung. Mehr noch: Die Online-Poststelle verbindet die Geschwindigkeit und Bequemlichkeit des versands mit der Seriosität und Akzeptanz gedruckter Geschäftskorrespondenz. Dabei übermitteln Sie Ihre Ausgangspost via Internet an die virtuelle Poststelle, wo die Schreiben gegen eine geringe Gebühr gedruckt, eingetütet, frankiert und bei der Post eingeliefert werden. 28

29 Eines für alles! Besonders praktisch: Anders als bei einem Text- oder Tabellenprogramm müssen Sie sich über die Platzierung der Rechnungselemente auf dem Ausdruck keine Gedanken machen. Falls Sie mit vorgedruckten Geschäftspapieren arbeiten, haben Sie außerdem die Möglichkeit, das Briefpapier von WISO Mein Büro 2009 abzuschalten oder aber an Ihre eigenen Vorstellungen anzupassen. Für diese Zwecke gibt es ein spezielles Design-Modul, das Sie über Extras - Briefpapier gestalten aufrufen. Angefangen beim eigenen Logo über die Absenderzeile und Fußtexte bis hin zur Auswahl erforderlichen Rechnungsinformationen bringen Sie Ihre Geschäftsdokumente mit dem Design- Baukasten Schritt für Schritt in die gewünschte Form. Schickes Design-Modul Die verschiedenen Möglichkeiten der Vorlagengestaltung werden im Kapitel Büro-Eröffnung ausführlich vorgestellt. 29

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31 So finden Sie sich zurecht So finden Sie sich in WISO Mein Büro 2009 zurecht Soviel Zeit muss sein: Um Ihnen die Orientierung in WISO Mein Büro 2009 zu erleichtern und damit wir uns in den folgenden Kapiteln richtig verstehen, geben wir Ihnen zunächst einen Überblick über die wichtigsten Programmelemente. Oberflächlich betrachtet: Die Programmbereiche Ganz oben im Programmfenster befindet sich die Menüleiste, über die Sie Zugriff auf sämtliche Bereiche von WISO Mein Büro 2009 haben. Die fünf wichtigsten Handlungsfelder Ihres Betriebs können Sie aber auch über den Navigationsbereich aufrufen, der sich am linken Fensterrand befindet und aus drei Teilen besteht: der Überschrift des gerade aktiven Handlungsfelds ( Stammdaten, Office, Vorgänge, Finanzen oder Auswertungen ) mehreren Symbolen, über die Sie die wichtigsten Unterfunktionen der jeweiligen Rubrik aufrufen (unter Stammdaten sind das zum Beispiel Kunden, die Lieferanten, Artikel, Anlagenverzeichnis und Meine Firma ) sowie fünf Auswahl-Buttons, mit deren Hilfe Sie zwischen Ihren Arbeitsumgebungen umschalten. 31

32 Kaufmännisches Wissen kompakt Und das verbirgt sich hinter den einzelnen Tätigkeitsbereichen: Stammdaten : In diesem Bereich geben Sie Ihre grundlegenden Firmendaten ein und verwalten die immer wieder genutzten Artikel-, Kunden- und Lieferanten-Informationen sowie Ihr Betriebsvermögen. Office : Im virtuellen Büro überwachen Sie Ihre Termine, schreiben und verschicken Ihre Ausgangspost, versenden SMS und Fax-Mitteilungen und signieren elektronische Rechnungen. Vorgänge : Im Auftragsmodul erstellen und überwachen Sie Angebote, Rechnungen und Bestellungen. Finanzen : Hier kontrollieren Sie Ihre Kontoauszüge und Kassenbestände, erledigen Überweisungen, Mahnungen oder Steuer-Angelegenheiten und kontrollieren Rechnungs- und Buchhaltungslisten. Auswertungen : In Ihrer Controlling -Abteilung lassen Sie sich differenzierte Berichte zur Umsatz-, Kosten- und Gewinnentwicklung zeigen. Die grundlegende Bedienung von WISO Mein Büro 2009 folgt zunächst stets demselben Muster: Sie wählen zuerst eines der fünf Handlungsfelder und dann den gewünschten Funktionsbereich aus, in dem Sie gerade arbeiten wollen. Wenn Sie zum Beispiel einen Brief schreiben möchten, klicken Sie auf Office und dann auf das Symbol Briefe. Zusätzlich zu dieser Hauptverkehrsstraße gibt es viele pfiffige Abkürzungen und Schleichwege, um zum gleichen Ergebnis zu kommen. Einige davon möchten wir Ihnen kurz vorstellen. Meine Zentrale: Office Heute Eine erste Vereinfachung bietet die Startseite Office Heute : Dort erkennen Sie auf einen Blick, wie viele aktuelle Termine auf Sie warten, wie viele schwebende Bestellungen, Angebote, nicht gedruckte oder unbezahlte Rechnungen in Arbeit sind, wie Ihr aktueller Kontostand aussieht und wie viele fällige Mahnungen es gibt. Wer einen Motivationsschub braucht, kann außerdem einen Blick auf den in Euro und Cent ausgewiesenen Tagesumsatz werfen. 32

33 So finden Sie sich zurecht Auch wenn man das den meisten Info-Zeilen nicht auf Anhieb ansieht: Es handelt sich um klickbare Hyperlinks, über die Sie bei Bedarf sofort in die jeweilige Arbeitsumgebung wechseln. Probieren Sie s aus: Wenn Sie mit dem Mauszeiger zum Beispiel auf Fällige Mahnungen zeigen, verwandelt sich die Anzeige in einen Link. Ein einfacher Mausklick bringt Sie zur Liste der Mahnungen. Allgegenwärtige Kontextmenüs Ausgesprochen praktisch sind auch die zahlreichen Arbeitserleichterungen, die WISO Mein Büro 2009 seinen Anwendern bietet. Fangen wir mit dem sogenannten Kontextmenü an, in dem je nach Arbeitsumgebung die passenden und am häufigsten genutzten weiterführenden Funktionen zusammengefasst sind. Sie rufen das Kontextmenü auf, indem Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Listeneintrag klicken: 33

34 Kaufmännisches Wissen kompakt Wenn Sie Mausliebhaber sind und nach dem schnellsten Weg zu einer bestimmten Funktion suchen, ist ein Rechtsklick auf ein Programmelement also fast immer eine gute Idee. Extra-Tipp: Kontextmenü per Tastatur Wer den Umweg über die Maus vermeiden will, kann zum Öffnen von Kontextmenüs auch die viel zu selten genutzte Kontextmenü-Taste verwenden: Die befindet sich auf der PC-Tastatur rechts neben der <Leer-> und <Alt Gr>- Taste. Voraussetzung ist aber, dass das gewünschte Programmelement zuvor markiert worden ist. Karteikarten, Tastatur und Funktions- Buttons In WISO Mein Büro 2009 werden an vielen Stellen sogenannte Karteikarten (= Register) eingesetzt, um Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung zu stellen. Per Klick auf den Reiter einer solchen Kartei- oder Registerkarte holen Sie die 34

35 So finden Sie sich zurecht betreffende Eingabemaske in den Vordergrund und füllen sie anschließend aus. Sie haben den Reiterwechsel beim Umschalten von der Druckansicht zur Eingabemaske im Rechnungs-Beispiel ja bereits ausprobiert. Besonders praktisch: Bisherige Eingaben gehen durch einen Klick auf einen anderen Reiter nicht verloren: Das Programm merkt sich die Änderungen automatisch! Wenn Sie zur großen Mehrheit der Windows-Anwender gehören, benutzen Sie Ihre Tastatur überwiegend für die Text- oder Zifferneingabe und drücken ab und zu die <Return>- oder <Enter>-Taste zum Abschließen von Dialogen. Das Bedienen von Programmelementen hingegen erledigen die meisten Menschen per Maus. Leider ist das in vielen Fällen ein unproduktiver Umweg: Achten Sie bei nächster Gelegenheit einmal darauf, wie störend der wiederholte Griff zur Maus ist und wie lang die Mauswege sind, die Sie immer wieder zurücklegen. Vor allem bei Routinetätigkeiten kostet das ungeheuer viel Zeit. In den meisten Fällen geht die Bedienung zum Beispiel das Aufrufen von Eingabeformularen, das Speichern oder das Drucken sehr viel leichter von der Hand, wenn man das per Tastatur erledigt. Tolle Turbo-Tasten Insbesondere die zwölf Sondertasten am oberen Rand der Tastatur, die vermeintlich altmodischen Funktionstasten, fristen bei Windows-Anwendern völlig zu Unrecht ein Schattendasein. Ein Grund dafür ist, dass niemand Lust hat, die Belegung dieser Turbo-Tasten auswendig zu lernen. Um Ihnen diese Mühe zu ersparen, finden Sie in den Programmfenstern von WISO Mein Büro 2009 viele Schaltflächen, die zusätzlich zur eigentlichen Beschriftung mit einem Funktionstasten-Symbol versehen sind: 35

36 Kaufmännisches Wissen kompakt Statt mit der Maus auf die Schaltfläche zu klicken, drücken Sie einfach die angezeigte Funktionstaste auf der Tastatur. Dadurch, dass Ihnen die Tastaturabkürzungen in WISO Mein Büro 2009 immer wieder vor Augen geführt werden, gehen sie Ihnen nach und nach in Fleisch und Blut über: So können Sie zum Beispiel mit <F10> einen neuen Vorgang anlegen mit <F11> vorhandene Belege bearbeiten oder mit <F12> löschen. Je nach Aufgabenbereich kann sich die konkrete Funktion einer einzelnen Sondertaste zwar ändern - die sinngemäße Wirkung bleibt aber auf jeden Fall erhalten. Sie müssen also nicht befürchten, durch Drücken von <F10> ungewollt einen Geschäftsvorgang zu löschen. 36

37 So finden Sie sich zurecht Noch mehr praktische Tastenkürzel Immer dort, wo Sie in WISO Mein Büro 2009 Texte eintippen, können Sie mit den aus Office-Programmen bekannten Tastenkombinationen <Strg-C>, <Strg-V> oder <Strg-X> Texte kopieren, einfügen oder ausschneiden. Ein Beispiel: Sie markieren einen Textabschnitt in Ihrem Textprogramm mit der Maus und drücken <Strg-C> (das heißt: Sie halten die <Strg>-Taste gedrückt und tippen dann zusätzlich das <C> auf der Tastatur). Wechseln Sie nun zu WISO Mein Büro 2009, zum Beispiel zur Rubrik Office - Briefe. Dort können Sie den Text in einen vorhandenen oder noch leeren neuen Brief einfügen. Das erledigen Sie mithilfe der Tastenkombination <Strg-V>. Kompletter Eingabe-Komfort Im Mittelpunkt der täglichen Büroarbeit steht bei den meisten Selbstständigen und Unternehmern der Schriftverkehr mit Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern. Deshalb haben wir uns bemüht, die Produktion und Verwaltung von Geschäftskorrespondenz mit WISO Mein Büro 2009 ganz besonders komfortabel und zeitsparend zu gestalten. Einheitliche Bedienung Die Bedienung der Office-Bereiche Briefe, Angebote, Rechnungen sowie Bestellungen ist weitgehend identisch. Bei der 60-Sekunden-Rechnung haben wir Ihnen eingangs die wichtigsten Schritte ja bereits gezeigt. Am Beispiel der Angebote werden wir Sie nun genauer mit der Handhabung vertraut machen. am Beispiel Angebot Viele Wege führen zum neuen Angebot: Anfangs bietet sich der Standardweg über Vorgänge - Angebote - Neu an. Sind in Ihrer Arbeitsumgebung erst einmal ein paar Vorgänge angelegt, erreichen Sie das gleiche Ziel aber oft schneller und bequemer, indem Sie ein bereits vorhandenes Angebot Kopieren und bearbeiten. Aufgerufen wird diese Funktion in der Angebotsliste über <F5> oder über das Kontextmenü bzw. den Button Weitere Funktionen : 37

38 Kaufmännisches Wissen kompakt Auf diese Weise erstellt das Programm ein inhaltsgleiches Angebot - nur eben versehen mit dem aktuellen Datum und einer neuen Angebotsnummer. Falls Sie das Angebot an einen anderen als den ursprünglichen Kunden richten oder einzelne Angebotspositionen ändern, hinzufügen oder löschen wollen, können Sie das im neu angelegten Vorgang problemlos tun. 38

39 So finden Sie sich zurecht Zusätzliche Anlage -Möglichkeit Sollten Sie sich gerade im Bereich Stammdaten - Kunden aufhalten, können Sie ein neues Angebot auch noch über folgende Abkürzung anlegen: Markieren Sie in der Liste den gewünschten Kunden und klicken Sie dann auf Weitere Funktionen - Neuer Vorgang - Angebot. Wie üblich finden Sie diesen Befehl auch im Kontextmenü. Ganz gleich, auf welchem Weg Sie ein neues Angebot erzeugen: WISO Mein Büro 2009 lässt Ihnen in jedem Fall die Wahl, ob Sie Ihre Eingaben gleich in der intelligenten Druckansicht machen oder zur tabellarischen Eingabemaske wechseln. In einer dritten Karteikarte stehen Ihnen darüber hinaus erweiterte Eingabemöglichkeiten zur Verfügung. Karteikarte Druckansicht In der Druckansicht wird das Angebot - fast - genauso angezeigt, wie es später ausgedruckt aussehen wird: 39

40 Kaufmännisches Wissen kompakt Am oberen Fensterrand haben Sie die Möglichkeit, unterschiedliche Gestaltungsvorlagen für das Angebot auszuwählen. Außerdem können Sie entscheiden, ob es mit oder ohne Briefpapier ausgedruckt werden soll oder ob Sie das Briefpapier vor dem Druck noch umgestalten möchten. In der Druckansicht sind alle änderbaren Daten Ihres Angebotes in blauer Schrift dargestellt. Um Daten (Adressen, Positionen, Lieferkonditionen etc.) zu ändern, klicken Sie auf die blau hervorgehobenen Seitenelemente und passen die gewünschten Daten an. Falls Sie eine genauere Vorstellung vom Aussehen des ausgedruckten Angebots bekommen möchten, schalten Sie über den Button veränderbare Daten einfärben die blaue Markierung ab: Das Angebot wird dann genauso dargestellt, wie es gedruckt aussieht. Zur Eingabe der Kundendaten: Haben Sie den Adressaten des Angebots in Ihren Stammdaten bereits als Kunden erfasst, rufen Sie mit einem Klick auf den Link aus den Stammdaten wählen das Dialogfenster Kunde suchen auf: 40 Die Kontaktdaten des gefundenen Kunden übernehmen Sie dann mit <F11> (oder einem Klick auf Übernehmen ) in das Dialogfenster Adresse ändern. Mit <F12> brechen Sie den Auswahlvorgang ab, die Kundendaten werden dann nicht übernommen.

41 So finden Sie sich zurecht Falls Sie Ihr Angebot an einen Neukunden richten, können Sie die erforderlichen Angaben an dieser Stelle selbstverständlich auch manuell vornehmen: Drücken Sie <F2> oder klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen. Wenn Sie die Kontaktdaten des Interessenten am Ende Ihrer Eingaben in Ihre Kundendatenbank übernehmen wollen, aktivieren Sie die Option Kunden in den Stammdaten speichern. Diese Informationen stehen Ihnen dann künftig jederzeit per Knopfdruck bereit. Zu den übrigen Angebots-Bestandteilen: Sofern Ihnen die vorbereiteten Einleitungs- oder Schlusstexte im Einzelfall nicht behagen, ändern sie auch die einfach per Mausklick - auf die blaue Textzeile. Daraufhin erscheint zum Beispiel das Dialogfenster Einleitungstext : Dort geben Sie Ihre eigene Formulierung ein, die Sie mit Platzhaltern aus dem Menü Variable einfügen... kombinieren können. Auf diese Weise lässt sich zum Beispiel der Name des Geschäftspartners oder das aktuelle Datum einsetzen. Die Variablen werden in spitzen Klammern (< >) dargestellt und erst bei Rückkehr in die Druckvorschau in lesbaren Text übersetzt. Falls Sie eine eingefügte Variable löschen wollen, entfernen Sie den Text inklusive der spitzen Klammern mit der <Rückschritt>- oder <Entf>-Taste. Um die Eingabe abzubrechen, ohne die Änderungen zu übernehmen, drücken Sie <F12> oder klicken Sie auf Abbrechen. Wenn Sie das Dialogfenster Einleitungstext mit <F11> (oder Mausklick auf den OK -Button) schließen, wird Ihr Text mitsamt den Änderungen in das Angebot übernommen. Auch die Lieferbedingungen, Zahlungsbedingungen, das Datum, die Angebotsnummer oder den Sachbearbeiter können Sie direkt in der Druckansicht ändern: Ein einfacher Mausklick auf das betreffende Seitenelement genügt, um das Dialogfenster Weitere Daten... zu öffnen. Im Mittelpunkt eines Angebots stehen letztlich die Informationen zu den angebotenen Waren und Dienstleistungen. Sämtliche Artikel, die Sie im Bereich Stammdaten angelegt haben, können Sie im Handumdrehen in Ihre Angebote übernehmen: Dazu klicken Sie in das Feld Artikel-Nr. und wählen die gewünschte Position per Doppelklick aus der Artikelstamm -Liste. Sofern erforderlich fügen Sie auf diese Weise bei Bedarf nach und nach alle Einzelpositionen in Ihr Angebot ein. Um gleich mehrere Artikel auf einen Schlag aus dem Artikelstamm zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Stapel aus Artikelstamm holen.... Daraufhin erscheint das erweiterte Dialogfenster Artikelauswahl : 41

42 Kaufmännisches Wissen kompakt Dort wählen Sie die gewünschten Waren oder Dienstleistungen, indem Sie ein Häkchen in die Auswahlbox am Zeilenanfang setzen. Die Anzahl der einzelnen Artikel pro Position können Sie dabei nachträglich ändern. Tipp: Gut sortiert ist halb gefunden Um Artikel leichter zu finden, können Sie die Spalten des Dialogfensters Artikelauswahl sortieren: Dazu klicken Sie auf die Spaltenbezeichnung. Auf diese Weise wird die Tabelle alphabetisch nach der von Ihnen ausgewählten Spalte geordnet. Ein zweiter Mausklick auf die Spaltenbezeichnung kehrt die Sortierreihenfolge um. Falls Ihr Artikelbestand im Laufe der Zeit immer umfangreicher wird, lohnt es sich, Artikel- Kategorien zu bilden: Durch den Kategorien -Filter beschleunigen Sie die Artikelauswahl zusätzlich. 42 Um einen noch nicht gespeicherte Artikel von Hand zu erfassen, klicken Sie in der Druckansicht auf den Text Hier klicken, um Artikel einzugeben. Es erscheint das Dialogfenster Positionen bearbeiten..., in dem Sie die Positionen des Angebotes eingeben und bearbeiten können. Wenn Sie eine bereits erfasste Position nachträglich ändern wollen, klicken Sie sie in der Liste an.

43 So finden Sie sich zurecht Alle Felder im Dialogfenster Positionen bearbeiten lassen sich ändern. So können Sie zum Beispiel Mengen und Preise korrigieren. Sobald Sie Menge oder Anzahl eines Artikels oder auch den Listenpreis geändert haben, passt WISO Mein Büro 2009 eventuelle Rabatte und den resultierenden Einzel- und Gesamtpreis automatisch an. Die Reihenfolge der einzelnen Angebotsbestandteile auf dem fertigen Schreiben ändern Sie falls erforderlich über das Dropdown-Menü Position bearbeiten.... Außerdem löschen Sie auf diesem Weg entbehrliche Artikel und fügen leere Positionen ein. Falls Sie einen anderen als den üblichen Listenpreis von Hand eingegeben haben, können Sie sich zudem den Standard-Listenpreis aus dem Artikelstamm anzeigen lassen: Über den Link Spalten definieren... schließlich fügen Sie der Übersicht bei Bedarf weitere Datenbank-Felder hinzu (zum Beispiel den Mehrwertsteuersatz): Ziehen Sie dazu die gewünschte Spaltenbezeichnung aus dem Dialogfenster Anpassung in die Übersichtstabelle. Um Spalten zu entfernen, ziehen Sie diese aus dem Hauptfenster hinaus, indem Sie mit der Maus auf den Spaltenkopf zeigen, die linke Maustaste festhalten und das Spaltensymbol außerhalb der Tabelle fallen lassen. Nachdem Sie die Tabelle entsprechend Ihren Vorstellungen geändert haben, beenden Sie das Dialogfenster Anpassung mit einem Klick auf den Schließ-Button ( x ). Tabelleneingaben So praktisch die multifunktionale Druckansicht ist: Wenn Sie viele verschiedene Angebotselemente eingeben oder ändern müssen, kann das Aufrufen mehrerer 43

44 Kaufmännisches Wissen kompakt Einzeldialoge zeitraubend sein. Daher stellt Ihnen WISO Mein Büro 2009 zusätzlich zur Druckansicht die Karteikarten Eingabemaske und Erweitert zur Verfügung. Dort sehen Sie alle editierbaren Angebotsfelder auf einen Blick und können Ihre Eingaben in einer zusammenhängenden Tabelle machen. In der Eingabemaske machen Sie die Kunden-, Artikelangaben, wählen die Zahlungs- und Lieferbedingungen und ändern bei Bedarf das Datum oder die Angebotsnummer. In der Karteikarte Erweitert können Sie eine alternative Textvorlage auswählen, den Einleitungs- oder Schlusstext ändern, Anmerkungen und Zusatzangaben zum Projekt hinterlegen oder auch einen Mehrwertsteuersatz einstellen, der von den Artikel-Stammdaten abweicht. Das Erfassen und Bearbeiten der Informationen in den Sammel-Eingabemasken unterscheidet sich nicht von der zuvor beschriebenen Bedienung der einzelnen Dialogfenster in der Druckansicht. Sind schließlich alle erforderlichen Angaben gemacht, steht Ihnen wieder die bereits erwähnte Ausgabe-Vielfalt von WISO Mein Büro 2009 zur Verfügung: Sie können Ihre Angebote wahlweise drucken, per PC oder via Internet faxen, über die Online-Poststelle drucken und versenden lassen, als -Anhang verschicken oder auch im PDF-Format exportieren. Um die Fax-Funktion nutzen zu können, müssen Sie bei der Online-Poststelle angemeldet sein oder ein Faxmodem an Ihren Computer anschließen. Der nahtlose versand funktioniert nur, wenn Sie mit MS Outlook oder Outlook Express arbeiten. Tipp: PDF-Dokument im anhang Falls Sie ein anderes programm verwenden, erzeugen Sie ein PDF-Dokument und versenden das anschließend per . Sieht man einmal von dem zusätzlichen Zwischenschritt ab, führt das zum selben Ergebnis wie die direkte -Übergabe. 44

45 So finden Sie sich zurecht Die Statusanzeige: Alles im Blick Mit dem Schreiben eines Angebotes (bzw. Rechnungen, Bestellungen etc.) ist es bekanntlich nicht getan. Sie wollen ja auch den Überblick behalten, was aus Ihren schwebenden Vorgängen geworden ist und wo es Handlungsbedarf gibt. Wenn Sie in der Navigationsleiste auf Vorgänge klicken und dort Angebote wählen, erscheinen im Arbeitsbereich sämtliche Angebote, die Sie erstellt haben bzw. die in der Demodatenbank abgelegt sind. Jede Zeile steht für ein Angebot. Vor jeder Zeile finden Sie ein farbiges Symbol, das auf Basis des bekannten Ampelschemas den aktuellen Status des Angebotes zusammenfasst: grün = Auftrag/Rechnung erzeugt gelb = Auftrag offen (in der Schwebe) rot = Auftrag/Rechnung unwahrscheinlich 45

46 Kaufmännisches Wissen kompakt Wertewandel Wichtig: Je nach Dokumenttyp unterscheidet sich die Bedeutung der Farbwerte: Bei Rechnungen gibt es sogar sechs verschiedene Statuswerte. Unterhalb der Listen finden Sie aber immer eine Klartext-Legende. Wenn Sie auf Details klicken, wird die Tabelle zudem in zwei Hälften zerlegt: In der oberen Hälfte erscheint eine verkürzte Angebotsliste, in der unteren finden Sie dafür Detailinformationen zum gerade markierten Angebot. (Ein erneuter Klick auf Details lässt den unteren Bereich bei Bedarf wieder verschwinden.) Per Mausklick auf den Spaltenkopf der Statusanzeige sortieren Sie die Tabelle nach dem Stand der Dinge: Auf diese Weise erkennen Sie auf Anhieb, wo Sie als nächstes nachfassen müssen. Bei der anschließenden Kontaktaufnahme stellt Ihnen WISO Mein Büro 2009 jeden nur erdenklichen Komfort zur Verfügung: Über das Kontextmenü (Rechtsklick auf einen Eintrag in der Angebotsliste) erzeugen Sie eine , schreiben einen Blitzbrief, verschicken eine SMS-Kurzmitteilung oder lassen sich die Telefonnummer des Kunden oder Interessenten anzeigen. Falls Ihr Computer ans Telefonnetz angeschlossen und die Windows- Wählhilfe eingerichtet ist, stellen Sie bei Bedarf sogar direkt eine Telefonverbindung her! Via Kontextmenü können Sie das betreffende Angebot übrigens auch ohne den Umweg über die Druckansicht ausdrucken, es überarbeiten, seinen Status ändern, eine Auftragsbestätigung drucken oder es ganz bequem ohne weiteren Erfassungsaufwand in eine Rechnung umwandeln. Tipp: Kontext-Alternative Wenn Sie nicht so gerne mit Kontextmenüs arbeiten, drücken Sie stattdessen die Taste <F2> oder klicken auf die Schaltfläche Weitere Funktionen unterhalb der (Angebots-)Liste. 46