Wirtschaftskammer Oberösterreich FRAGEN? Geben Sie Ihre Fragen im Fragen-Chat ein

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2 Wirtschaftskammer Oberösterreich FRAGEN? Geben Sie Ihre Fragen im Fragen-Chat ein 1 2 3

3 Bundesvergabegesetz 2018 (BVergG 2018) Neues BVergG 2018 seit in Kraft. Regeln zur E-Vergabe sind ab anzuwenden.

4 E-Vergabe ab Oberschwellenbereich: Öffentliche Auftraggeber müssen bei Vergabeverfahren elektronisch mit den teilnehmenden Unternehmen kommunizieren. Unterschwellenbereich: Öffentliche Auftraggeber können die E-Vergabe durchführen, müssen jedoch nicht.

5 Schwellenwerte seit Der Oberschwellenbereich beginnt ab einem geschätzten Nettoauftragswert bei Bauleistungen: über ,00 (K/S) bei Dienstleistungen: über ,00 (K)/ ,00 (S) für Lieferleistungen: über ,00 (K)/ ,00 (S). K: klassischer öffentlicher Auftrag S: Sektorenauftrag

6 Elektronische Kommunikation Ziel des BVergG 2018 ist, dass die gesamte externe Kommunikation im Vergabeverfahren elektronisch durchgeführt wird. Die interne Kommunikation beim Auftraggeber muss nicht zwingend elektronisch erfolgen.

7 Elektronische Kommunikation Davon sind umfasst: Ausschreibungsunterlagen Wettbewerbsunterlagen Teilnahmeanträge die gesamte Anfrage-Kommunikation zwischen AG und Bietern/Teilnehmern Berichtigungen und Ergänzungen Angebote und Wettbewerbsarbeiten Zuschlagsentscheidung, Zuschlagserteilung bzw. Auftragsbestätigung

8 Pflichten des Auftraggebers (AG) Der öffentliche AG hat folgende Pflichten: Sicherstellung der Integrität der Daten in seinem Verfügungsbereich; vollständige und nachvollziehbare Dokumentation sämtlicher Entscheidungen und Vorgänge im Vergabeverfahren; die Dokumentation ist mindestens 3 Jahre ab Zuschlagserteilung aufzubewahren und so zu speichern, dass ein nachträgliches Verändern feststellbar wäre.

9 Ausschreibung Der AG hat in der Ausschreibungsunterlage den Weg der elektronischen Kommunikation sowie die zu verwendenden Kommunikationsmittel festzulegen. 2 Möglichkeiten bestehen: elektronische Übermittlung elektronische Bereitstellung (samt Verständigungsmechanismus) Bieter/Teilnehmer sollten sich rechtzeitig mit der verwendeten Vergabeplattform, den Zugangserfordernissen und der digitalen Signatur befassen!

10 Ablauf E-Vergabe Phase 1: Suche nach Ausschreibungen Der AG hat die Ausschreibungen elektronisch bekannt zu machen: - Bund: - Land OÖ: - EU-weit: Die Suche im Internet ist kostenlos. Ab erfolgen sämtliche Bekanntmachungen auf Ausschreibungsinformationsdienste (z.b. auftrag.at, vergabeportal.at, vemap.at, ankoe.at, infodienstausschreibungen.at) bieten gezielte Suchen und Verständigungen an (teils kostenpflichtig).

11 Ablauf E-Vergabe Phase 2: Download der Unterlagen Bereitstellung des Kommunikationsweges durch den AG. Der AG muss Vollständigkeit, Echtheit und Unverfälschtheit der Datensätze gewährleisten. Daher Registrierung/Login des Bieters/Interessenten erforderlich (Datenverschlüsselung).

12 Ablauf E-Vergabe Phase 3: Prüfung der Ausschreibung durch die Bieter Studium der Ausschreibungsunterlage Prüfung, ob Teilnahme möglich und aussichtsreich ist Überprüfung auf Diskriminierungsfreiheit und sonstige vergaberechtliche Aspekte

13 Ablauf E-Vergabe Phase 4: Angebotserstellung Eingabe direkt auf der Website des AG oder Bearbeitung des heruntergeladenen Datensatzes und Ergänzung durch erforderliche Unterlagen/Datensätze

14 Ablauf E-Vergabe Phase 5: Fragen/Kommunikation mit AG bei Fragen an den AG ist der in der Ausschreibung vorgegebene elektronische Weg einzuhalten; Antworten erfolgen im selben Kommunikationsweg durch den AG (Auskunftsfrist: längstens 6 Tage); Antworten werden gleichzeitig an sämtliche beteiligten Unternehmen übermittelt; wie bisher sind Fristsetzungen des AG streng zu beachten.

15 Ablauf E-Vergabe Phase 6: Hochladen/Signieren des Angebotes vollständiger Upload der Unterlagen/Nachweise elektronische Verifizierung der Vollständigkeit (wenn vorgesehen) Verschlüsselung und elektronische Signatur des Bieters dadurch rechtsgültige Unterfertigung

16 Ablauf E-Vergabe Phase 7: Übertragung an AG bei Eingang der Unterlagen vergibt der Server des AG einen Zeitstempel (Prüfung der Rechtzeitigkeit); die elektronische Signatur wird abgeglichen; der Datensatz kann vom AG nicht geöffnet werden; die Änderung des Angebotes ist noch möglich.

17 Ablauf E-Vergabe Phase 8: Abruf und Öffnung durch AG Erst nach Ablauf der Angebotsfrist kann der AG die Angebotsunterlagen vom Server abrufen und entschlüsseln (= Öffnung der Angebote); Öffnung ist nicht mehr zwingend öffentlich (kann aber öffentlich erfolgen, z.b. via elektronischer Medien).

18 Ablauf E-Vergabe Phase 9: Protokoll Der AG hat über die Angebotsöffnung ein Protokoll zu verfassen (beim offenen und nicht offenen Verfahren) Inhalt: Name und Sitz des Bieters Gesamtpreis/Angebotspreis mit Nachlässen/Aufschlägen und so vorgesehen Lospreisen/Variantenpreisen wesentliche Erklärungen des Bieters sonstige Angaben zu den Zuschlagskriterien offensichtliche Angebotsmängel Namen der Kommissionsmitglieder und Geschäftszahl Protokoll ist jedem Bieter zu übermitteln/bereitzustellen

19 Ablauf E-Vergabe Phase 10: Stillhaltefrist und Zuschlag Zuschlagsentscheidung ist elektronisch bereitzustellen/zu übermitteln. Stillhaltefrist nun einheitlich 10 Kalendertage. Zuschlagserteilung/Auftragsbestätigung ist dem erfolgreichen Bieter elektronisch zu übermitteln. Die gesamten Daten des Vergabeverfahrens sind vom AG mindestens 3 Jahre aufzubewahren.

20 Ausnahmen - Sonderfälle Vergabeverfahren können (teilweise) außerhalb der E-Kommunikation durchgeführt werden wenn die erforderlichen Instrumente, Vorrichtungen oder Dateiformate nicht allgemein verfügbar sind oder die Lizenzen nicht beigestellt werden können; spezielle Bürogeräte für den AG nicht verfügbar sind; physische oder maßstabsgetreue Modelle verlangt werden; besonders hohe Anforderungen an die Sicherheit und den Schutz der Daten geboten sind. Festlegungen in der Ausschreibungsunterlage beachten!

21 Mündliche Kommunikation? Die mündliche Kommunikation mit Bietern darf ausnahmsweise erfolgen wenn keine wesentlichen Bestandteile des Vergabeverfahrens betroffen sind und der Inhalt der Kommunikation ausreichend dokumentiert ist.

22 E-Vergabeplattformen in Österreich

23 Wie vermeidet man Stolpersteine? Keine Widersprüche zur Ausschreibung! Vorgaben des AG genau beachten! Sämtliche Subunternehmer nennen! Bei Fragen den vorgegebenen Kommunikationsweg (schriftlich) nutzen! Auf die Übermittlung des Protokolls über die Angebotsöffnung achten und genau kontrollieren! Stillhaltefrist (einheitlich 10 Tage) frühzeitig zur Kontrolle nutzen!

24 Checkliste E-Vergabe E-Vergabeportale erkunden Zeichnungsbefugnis(se) im Unternehmen abklären und elektronische Signatur(en) rechtzeitig besorgen Regelmäßiges Sichern Ihrer Dateien während der Angebotserstellung Angebot nicht in der letzten Sekunde abgeben

25 Technische Voraussetzungen beim Bieter Leistungsfähige Internetverbindung Mindestens 5 MB Download und 2-3 MB Upload Hardware Internetfähiger PC bzw. Notebook (mind. 2 GB RAM Speicher und 50 GB Festplatte, WLAN-fähig) Aktuelle Betriebssysteme und Software

26 Wirtschaftskammer Oberösterreich FEEDBACK

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Mag. Bernhard Scharmüller Mag. Andreas Lehner wko.at/ooe Tel.: 0732/ T 05/90909/3443 Fax: 0732/ F 05/90909/3449 Prof. Haslinger & Partner R E C H T S A N W Ä L T E

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