Einführung eines Ticketsystems im Personalwesen

Transkript

1 Einführung eines Ticketsystems im Personalwesen

2 Wir über uns. Zahlen und Fakten zum Personalmanagement Mitarbeiter 40 Kliniken / Zentren 26 Institute 6 Geschäftsbereiche 34,5 VK Maileingänge Vorgänge Anrufe Seite 2

3 Ausgangslage» Personalvorgänge pro Jahr» Steigende Komplexität der Vorgänge» Forderung nach kürzeren Laufzeiten» Forderung nach höherer Transparenz Unsere Wünsche Mehr Übersicht in den Vorgängen für die Sachbearbeiter Alarmierungen bei drohender Terminüberschreitung Automatisierung von Workflows Start eines Self Service Portals Seite 3

4 Management von Vorgängen und Aufgaben im GB 1» Verbesserung der Servicequalität und Kommunikation Eingangsbestätigung, Statusmeldung, Abschlussmeldung, Dokumentation im laufenden Prozess/Vorgang.» Verschlankung der Prozesse (automatische Vorgänge) In Zukunft Abbildung der Nachrichten an die Antragsteller auch online bzw. via .» Übersichtlichtes Management der Aufgaben und Vorgänge in den Teams Ablösung der aktuellen Bearbeitungsliste, Dokumentation bei Rückfragen im Ticket gesichert, Zusammenarbeit im Ticket dokumentiert. Seite 4

5 Einstieg in die Oberfläche Aufgabenmanagement Personalmaßnahmen, ToDos, Aufgaben ( ehemalige Excel Liste für Maßnahmen ) Anonyme Sicht auf alle Tickets für den Telefondienst Vorlagen für häufige Tickets/Schnellerfassung Wissensdatenbank -Vorlagen + Signaturen Stammdaten (SAP-Stammdaten sowie hinzugefügte Externe) Seite 5

6 Vorgänge Arbeitsrechtliche Vorgänge Priorität hoch Vorgänge in meiner Zuständigkeit Vorgänge ohne Zuständige/n Vorgänge des Teams Erledigte Vorgänge der letzten sechs Monate danach Archivierung Zugang für kleinen Personenkreis (Datenschutz). Führendes System = Personalakte! Alle Vorgänge des Teams Seite 6

7 Knowledge Base Wissensdatenbank: Hier können zukünftig Handbücher, Ausarbeitungen, Tipps & Tricks für alle hinterlegt werden und nach den Inhalten kann gesucht werden. Ebenso können diese einem Ticket beigefügt werden. Die Wissensdatenbank ist ein mit Leben zu füllendes System und benötigt den Input von Jedermann/Jederfrau. Seite 7

8 Aktionsleiste Annehmen, Weiterleiten, Bearbeiten und Schließen von Tickets (Vorgängen) Wenn Urlaub und nicht fertig an Rolle Team zurück geben, damit das Ticket fertig gestellt werden kann Weiterleiten an ein anderes oder das eigene Team Anhalten von Tickets nur dann, wenn auf eine Rückmeldung gewartet wird. Ticket nicht aus dem Auge verlieren!!! Doppelte Tickets zusammenführen Wiedereröffnen von bereits erledigten Tickets Möglichkeit der freiwilligen Arbeitszeiterfassung aus dem Ticket senden, Suchen von Tickets, Knowledge Base Artikeln Aufgaben und Artikel erstellen Kurzzusammenfassung des Tickets welches gerade markiert ist Seite 8

9 1. Customizing Tabulatoren Default Customized Seite 13

10 2. Customizing Strukturen Default Customized Seite 14

11 Customizing Ergebnis Seite 15

12 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Torsten Hintz Geschäftsbereichsleiter Personalwesen (GB 1) Telefonisch: 0228/ I Fotomaterial: fotolia.de Seite 18