mpscitywerk-portal Administration Version 3.31

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1 Version 3.31

2 Hinweis zu dieser Dokumentation Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen geben den Kenntnisstand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder. Bei Verwendung der Unterlage zu anderen Zwecken lehnt mps jede Gewährleistung wegen Sach- und Rechtsmängeln ab. Diese Unterlage kann bei Bedarf ohne vorherige Ankündigung von mps geändert werden. Der Inhalt der Unterlage ist urheberrechtlich geschützt. Ohne schriftliche Erlaubnis von mps public solutions gmbh darf die Unterlage weder ganz noch teilweise in irgendeiner Form vervielfältigt werden. Die beschriebenen Programme dürfen nur gemäß den Lizenzbedingungen angewendet werden. Copyrightvermerk Copyright mps public solutions gmbh, Maria Trost 21, Koblenz Versionsangaben Version/Patchlevel Erstellt/Geändert am durch Version K. Bermel, M. Leimbach, R. Ribbrock, P. Winninger Version K. Bermel, P. Winninger mps public solutions gmbh 2/259 Version 3.31

3 Inhaltsverzeichnis Hinweis zu dieser Dokumentation... 2 Copyrightvermerk... 2 Versionsangaben... 2 Inhaltsverzeichnis Allgemeines Start der Administrationsumgebung Navigation Die wichtigsten Schaltflächen Grundlegende Vorgehensweise Modul-Übersicht Portal Menü-Verwaltung Menüebene wechseln Menüpunkt anlegen Menüpunkt bearbeiten Menüpunkt löschen Menüpunkt verschieben Menüpunkt aktivieren/deaktivieren Einleitung Links auf andere Seiten Interne Links Externe Links Top-Links Einrichtung Redirects Einrichtung Redirects verwalten Metadaten Metadaten editieren Benutzerverwaltung Eigene Daten Gesamtübersicht Benutzer Benutzer anlegen Benutzer bearbeiten Stammdaten Benutzer bearbeiten Benutzerdaten Benutzer bearbeiten Benutzerdaten: Modulberechtigungen Benutzer bearbeiten Benutzerdaten: Redaktionsrechte Benutzer bearbeiten Benutzerdaten: Verwaltungsmitarbeiter Benutzer bearbeiten Benutzerdaten: Editionsrechte Benutzer bearbeiten Benutzerdaten: Besucherdaten Benutzer bearbeiten Benutzerdaten: Verwaltungsmitarbeiter Benutzergruppen Rechtevergabe Besucher Besucherübersicht Besuchergruppen Besucherfreigabe Besucherprotokoll Gesperrte Benutzer entsperren Pflichtfelder mps public solutions gmbh 3/259 Version 3.31

4 CSV importieren CSV exportieren Moduleinstellungen Layoutbearbeitung Neues Layout anlegen Layout bearbeiten Menüzuordnung Layout löschen Marktplatz Branchenverzeichnis einrichten Branchen-Übersicht Branchen-Index Branchen Firmen erfassen Eintrag konvertieren Vorschläge entgegennehmen Vorschläge genehmigen oder ablehnen Visitenkarten Visitenkarte anlegen Daten für neue Firma Infotext Ansprechpartner Firmenlogo Moduleinstellungen Datenerfassung zusätzliche Felder Einstellungen pro Branche Redaktion Der Editor Textpassagen formatieren Links, Sprungmarken und Tooltips einfügen Aufzählungen und nummerierte Listen Objekte einbinden Inhalt in Register oder aufklappbare Textpassagen untergliedern Vorschau anzeigen Inhalt abspeichern oder zurücksetzen Magazin Magazin-Übersicht Kategorien einrichten Suche Archiv Automatisches Archiv Individuelles Archiv Vorschlag Artikel erstellen Artikel bearbeiten Liste für ähnliche Artikel bearbeiten Freigaben Überblick Aufbaumöglichkeiten und Funktionsweisen RSS-Feeds RSS-Feeds einrichten RSS Feed Übersicht mps public solutions gmbh 4/259 Version 3.31

5 Moduleinstellungen Autorenverweise Archivierungs-Intervalle Archivoptionen Überschriften und Container Textdarstellung Nicht eingecheckte Artikel Art der Anzeige Sortierung der Anzeige Statische Seite Bearbeiten Status Versionsverlauf Moduleinstellungen Statische Seite HTML Bearbeitungssymbole Links und Sprungmarken einfügen Objekte einbinden Medien Medien-Menü einrichten Medien-Kategorien Medien hinzufügen Medien bearbeiten Moduleinstellungen Tabellen Tabellen-Menü einrichten Tabellen-Kategorien Tabellen hinzufügen Zellen bearbeiten Tabellen bearbeiten Tabellen importieren Formularverwaltung Formular anlegen Formular bearbeiten Felder bearbeiten Formular-Einstellungen Antworten überwachen Imagemaps Imagemap anlegen Linkbereich einfügen Imagemap einbinden Container Individuelle Container anlegen Übersicht Containertypen Erfassungsmasken der verschiedenen Containertypen Containerzuweisung Steuerung Container aktivieren/deaktivieren CMS Container einem Bereich zuordnen und ggf. individuell einrichten Moduleinstellungen Veranstaltungen Übersicht anlegen Kategorien einrichten Vorschläge entgegennehmen Veranstaltungsartikel mps public solutions gmbh 5/259 Version 3.31

6 Veranstaltungen anlegen Schnell-Erfassung Komfort-Erfassung Veranstaltungsorte anlegen Veranstalter anlegen Ansprechpartner anlegen Termine importieren CSV exportieren Notdienstkalender Dienstzeiten erfassen Ausnahmen anlegen Diensthabende erfassen Bezirke erfassen Abfuhrkalender Abfuhrdaten erfassen Ausnahmen anlegen Abfuhrarten Bezirke einrichten Bildergalerie Galerieübersicht oder Bildergalerie anlegen Übersichten und Sektionen Bildergalerien bearbeiten Einzelnes Bild hinzufügen Bilder importieren Moduleinstellungen Linkkatalog Links hinzufügen Links bearbeiten Lexikon Lexikon bearbeiten Neuen Eintrag anlegen Inlineediting Anzeigen Automarkt Übersicht Suche Inserieren Autoanzeigen hinzufügen Immobilien Übersicht Suche Inserieren Immobilienanzeigen hinzufügen Jobbörse Übersicht Angebote Gesuche Suche Inserieren Stellenanzeige hinzufügen Kleinanzeigen Übersicht mps public solutions gmbh 6/259 Version 3.31

7 Angebote Gesuche Suche Inserieren Kategorien einrichten Kleinanzeige hinzufügen Verwaltung Allgemein Beschreibung der Datenstruktur Ersteinrichtung empfohlene Reihenfolge Grundeinstellung Verwaltungsmodul Anlegen von Verwaltungsmodulen (Menü) Strukturanalyse Benutzergruppen Allgemein Begriffsbestimmung Einzel-Benutzergruppen-System (EBS) EBS-System einrichten Multi-Benutzergruppen-System (MBS) MBS-System einrichten Rechte und Gruppenzuordnung verwalten Benutzer einer Benutzergruppe zuordnen Benutzern Benutzerrechte zuweisen Wiederherstellung einspielen (EBS/MBS) Struktur Interne Struktur Eintrag interne Struktur anlegen/bearbeiten Map-Darstellung Änderung der Strukturbezeichnung Externe Struktur Eintrag externe Struktur anlegen/bearbeiten Öffnungszeiten festlegen/verwalten Gebäude und Räume Suchfunktion Gebäude verwalten Räume verwalten Mitarbeiter Telefonliste CSV-Export Mitarbeiter-Visitenkarte bearbeiten Mitarbeiter verwalten Aufgaben & Stellen Aufgaben verwalten Stellen verwalten (Stellen-) Besetzung festlegen Dienstleistung eingrenzen Besuchs-/Ansprechzeiten der Stellenbesetzung Aufgaben zuordnen Dienstleistungen Dienstleistungen verwalten Sortierung festlegen (neue Dienstleistung) Zuordnung Aufgabe zur Dienstleistung (neue Dienstleistung) Stellenbesetzung zur Dienstleistung bearbeiten Aufgaben zuordnen Formulare zuordnen mps public solutions gmbh 7/259 Version 3.31

8 Gebühren zuordnen Fristen zuordnen Stellenbesetzung bearbeiten Gebühren Gebührenarten Zahlungsarten Gebühren erfassen Fristen Fristenarten Fristen erfassen Partner Partner verwalten (Partner-) Mitarbeiter verwalten Formulare Lebenslagen Kategorien für Lebenslagen verwalten Lebenslagen verwalten Lebenslagen anlegen und editieren Dienstleistungen einer Lebenslage zuordnen Lebenslagen einer Kategorie zuordnen Web-Links einer Kategorie zuordnen Ansprechpartner Anhang Index mps public solutions gmbh 8/259 Version 3.31

9 1. Allgemeines Bei mpscitywerk handelt es sich um ein Content-Management-System, das auf die Bedürfnisse von Kommunalverwaltungen zugeschnitten ist. mpscitywerk ist das Portal-Management-Tool, mit dem Sie dem Bürger ein "Virtuelles Rathaus" zur Verfügung stellen können. Dieses Handbuch beschreibt, wie Sie Ihr mpscitywerk-internet-portal strukturieren, gestalten und mit Inhalt füllen. Ebenso erhalten Sie hier Informationen, wie Sie die Benutzerrechte der verschiedenen Anwender, ob Administrator, Redakteur oder Autor, steuern Start der Administrationsumgebung Nachdem Sie die Administrationsumgebung in Ihrem Browser aufgerufen haben, erscheint zunächst die Login-Maske: Geben Sie hier Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und klicken Sie anschließend auf Einloggen. Sie gelangen nun auf die Startseite: mps public solutions gmbhte 9/

10 Allgemeines Oben links werden der aktuell eingeloggte Benutzer sowie das aktuelle Tagesdatum angezeigt. Möchten Sie sich wieder ausloggen, klicken Sie rechts oben auf die Schaltfläche Logout. Wurden neue Benutzer im Portal angemeldet, werden diese hier angezeigt. Anderenfalls wird dieser Bereich nicht eingeblendet. Haben sich öffentliche Besucher auf dem Portal angemeldet, die auf Ihre Freischaltung warten, werden diese hier aufgelistet. Um eine Person freizuschalten, setzen Sie einen Haken in der Spalte aktiv. Mit einem Klick auf die Bearbeiten-Schaltfläche der jeweiligen Person können Sie in die Benutzerverwaltung wechseln. Siehe auch Kapitel Besucherfreigabe. Liegen keine Freischaltungen an, wird dieser Bereich nicht eingeblendet. Liegen noch nicht eingecheckte Artikel vor, werden diese hier aufgelistet. Um einen Artikel einzuchecken, klicken Sie auf den Haken auf der rechten Seite Navigation Folgende Hauptmenüpunkte stehen Ihnen auf der horizontalen Navigationsleiste zur Verfügung: Menüpunkt Home Marktplatz Redaktion Anzeigen Verwaltung Portal Vernetzung Beschreibung Über diesen Menüpunkt gelangen Sie wieder auf die Startseite. Hier können Sie ein Branchenverzeichnis pflegen. Erfassen Sie Adressen und WEB-Links von Firmen, Ärzten, Vereinen, Gaststätten etc. aus Ihrer Kommune. Diesen Menüpunkt nutzen Sie hauptsächlich zur Contentpflege. Hier werden die Seiten mit Inhalt gefüllt und hier befindet sich die Formular- und die Medienverwaltung. Dies ist der Menüpunkt, der am häufigsten von den Autoren genutzt wird. Über diesen Menüpunkt werden alle Arten von Anzeigen (Automarkt, Immobilien etc.) verwaltet. Unter diesem Menüpunkt verwalten Sie die Struktur der Behörde. Hier werden alle Mitarbeiter, Gebäude, Dienstleistungen, Aufgaben etc. erfasst und miteinander verknüpft, so dass der Besucher später weiß, wer für was zuständig ist und wo man was erledigt. Über diesen Menüpunkt werden die Menüstruktur und das Layout der Seite verwaltet. Hier befindet sich auch die Benutzerverwaltung. Hier befinden sich die Tools, über die Sie Daten mit anderen mpscitywerk- Portalbetreibern austauschen können. mps public solutions gmbh 10/259 Version 3.31

11 Allgemeines Wählen Sie einen der Hauptpunkte an, werden auf der linken Seite die Menüunterpunkte angezeigt: Der gerade aktuelle Hauptmenüpunkt (im Beispiel Redaktion) ist in der Navigationsleiste hell hinterlegt. Menüpunkte auf der linken Navigation, die weitere Unterpunkte enthalten, sind dunkel hinterlegt (im Beispiel Inhalte, Community, Karten und Wege und Mobile Seiten) Die wichtigsten Schaltflächen Mit dieser Schaltfläche legen Sie neue Einträge an. Über diese Schaltfläche können Sie einen Eintrag bearbeiten. Über diese Schaltfläche gelangen Sie auf eine tiefere Menüebene. Über diese Schaltfläche können Sie einen Eintrag löschen. Mit diesen Schaltflächen können Sie die Reihenfolge von Menüpunkten bzw. anderen Listeneinträgen ändern. Über diese Schaltfläche können Sie sich eine Vorschau zu einem Eintrag anzeigen lassen. Über diese Schaltfläche werden Änderungen abgespeichert. Über diese Schaltfläche wird eine Eingabemaske verlassen, ohne Änderungen abzuspeichern. Über diese Schaltfläche können Sie Änderungen in einer Eingabemaske rückgängig machen. mps public solutions gmbh 11/259 Version 3.31

12 Allgemeines Grundlegende Vorgehensweise Um in Ihrem Portal eine neue Seite anzulegen, müssen Sie zwei Arbeitsschritte vornehmen: 1. Legen Sie im Bereich Portal Menü-Verwaltung einen neuen Menüpunkt an und bestimmen Sie über das Feld Modul, welchen Inhalt Ihre Seite haben soll (einfacher Text, Formular, Magazin, Anzeigen etc.). Je nach gewähltem Modul müssen Sie in der Menü-Verwaltung ggf. noch weitere Angaben vornehmen, um die neue Seite weiter zu spezifizieren. 2. Anschließend kann der Inhalt der Seite, je nach gewähltem Modul, über einen der Menüpunkte Marktplatz, Redaktion, Anzeigen oder Verwaltung erfasst werden Modul-Übersicht Bei der Anlage einer neuen Seite geben Sie an, welcher Art die neue Seite sein soll. Die Seitenart wird im Folgenden als Modul bezeichnet. Folgende Liste gibt Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Module, die Ihnen zur Verfügung stehen: Modulbeschreibung Abfuhrkalender Mit diesem Modul können Sie eine Kalenderübersicht für die Müllabfuhr erstellen. Sie können hier verschiedene Abfuhrarten definieren, Bezirke erfassen und die Abfuhrtermine festlegen. Bearbeitung über den Menüpunkt Redaktion Inhalte Abfuhrkalender Automarkt Mit diesem Modul legen Sie Anzeigenseiten für den Bereich Automobilmarkt an. Die Anzeigenseiten können als Übersicht über aktuelle Angebote, als Suchseite oder als Eingabeseite zum Anlegen eigener Inserate angelegt werden. Bildergalerie Dieses Modul verwenden Sie, wenn Sie eine größere Anzahl Bilder zu einem bestimmten Thema veröffentlichen möchten (z.b. Bilder von einer Veranstaltung). Zu jedem Bild in einer Bildergalerie kann ein Beschreibungstext hinterlegt werden. Anzeigen Automarkt Redaktion Inhalte Bildergalerie mps public solutions gmbh 12/259 Version 3.31

13 Allgemeines Modulbeschreibung Download Dieses Modul verwenden Sie, wenn Sie eine Seite mit Downloads zur Verfügung stellen möchten (z.b. zum Herunterladen von Broschüren oder Formularen). Bearbeitung über den Menüpunkt Redaktion Inhalte Download Externer Link Dieses Modul verwenden Sie, um direkt über einen Menüpunkt Ihres Portals auf eine externe Seite zu verlinken. Firmen-Verzeichnis Über dieses Modul können Sie ein Branchenverzeichnis erstellen, über das der Besucher nach Firmen, Vereinen, öffentlichen Einrichtungen etc. in Ihrer Kommune suchen kann. Portal Menü-Verwaltung Marktplatz Formulare Nutzen Sie dieses Modul, um Formulare zur Verfügung zu stellen, die der Besucher online ausfüllen und versenden kann. Redaktion Formularverwaltung Gästebuch Verwenden Sie dieses Modul, um den Besuchern Ihrer Seite ein Gästebuch zur Verfügung zu stellen. Redaktion Community Gästebuch mps public solutions gmbh 13/259 Version 3.31

14 Allgemeines Modulbeschreibung Gewinnspiel Über dieses Modul können Sie Seiten mit verschiedenen Gewinnspielen in Ihr Portal einfügen. Bearbeitung über den Menüpunkt Redaktion Community Gewinnspiel Immobilien Mit diesem Modul legen Sie Anzeigenseiten für den Bereich Immobilienmarkt an. Die Anzeigenseiten können als Übersicht über aktuelle Angebote, als Suchseite oder als Eingabeseite zum Anlegen eigener Inserate angelegt werden. Interner Link Dieses Modul verwenden Sie, um direkt über einen Menüpunkt auf eine andere Seite Ihres Portals zu verlinken. Jobbörse Mit diesem Modul legen Sie Anzeigenseiten für den Bereich Arbeitsmarkt an. Die Anzeigenseiten können als Übersicht über aktuelle Angebote, als Suchseite oder als Eingabeseite zum Anlegen eigener Inserate angelegt werden. Kleinanzeigen Mit diesem Modul legen Sie eine Anzeigenseite für den Bereich Kleinanzeigen an. Die Anzeigenseiten können als Übersicht, als Angebotsseite, als Gesucheseite, als Suchseite oder als Eingabeseite zum Anlegen eigener Inserate angelegt werden. Anzeigen Immobilien Portal Menü-Verwaltung Anzeigen Jobbörse Anzeigen Kleinanzeigen mps public solutions gmbh 14/259 Version 3.31

15 Allgemeines Modulbeschreibung Lexikon Mit diesem Modul können Sie eine Lexikonseite anlegen. Hier können Begriffserläuterungen oder Informationen zu bestimmten Schlagworten hinterlegt werden. Der Besucher kann auf die Begriffe über eine Buchstabennavigation oder ein Suchfeld zugreifen. Linkkatalog Dieses Modul verwenden Sie, um eine Seite mit Links auf andere Seiten zur Verfügung zu stellen. Bearbeitung über den Menüpunkt Redaktion Inhalte Lexikon Redaktion Inhalte Linkkatalog Magazin Nutzen Sie dieses Modul, um Newsartikel zu veröffentlichen. Für die einzelnen Artikel wird ein Anrisstext angezeigt mit einem Link zum kompletten Artikel. Redaktion Magazin Medien Bei diesem Modul handelt es sich nicht um einen Seitentyp. Vielmehr kann man hierüber Kategorien für Bilder anlegen. Notdienst-Kalender Mit diesem Modul können Sie eine Seite zur Verfügung stellen, mit Informationen zu den ärztlichen Notdiensten. Redaktion Medien Redaktion Inhalte Notdienstkalender mps public solutions gmbh 15/259 Version 3.31

16 Allgemeines Modulbeschreibung Portalsuche Verwenden Sie dieses Modul, um den Besuchern Ihrer Seite eine einfache Suchmaske zur Verfügung zu stellen, um Inhalte Ihres Portals zu durchsuchen. Bearbeitung über den Menüpunkt Hierzu gibt es keine Bearbeitungsmöglichkeit. Die Portalsuche kann lediglich über die Menü- Verwaltung aktiviert oder deaktiviert werden. Postkarten Mit diesem Modul können Sie eine Seite zur Verfügung stellen, über die die Besucher elektronische Postkarten verschicken können. Redaktion Community Postkarten Sitemap Mit diesem Modul lässt sich eine Seite anlegen, die die Seitenstruktur Ihres Internetauftritts anzeigt. Es handelt sich hierbei quasi um die komplette Menüstruktur, bei der jeder Unterpunkt aufgeklappt ist und die dem Besucher einen schnellen Überblick über alle Inhalte des Portals bietet. Statische Seite Mit diesem Modul lässt sich eine einfache Seite mit Text, Bildern und Tabellen gestalten. Hierzu gibt es keine Bearbeitungsmöglichkeit. Der Inhalt einer Sitemap- Seite wird automatisch generiert. Die Sitemap kann lediglich über die Menü-Verwaltung aktiviert oder deaktiviert werden. Redaktion Statische Seiten Statische Seite HTML Mit diesem Modul lassen sich ebenfalls statische Seiten anlegen. Der Editor für HTML-Seiten bietet allerdings mehr Möglichkeiten als der Editor für die normalen statischen Seiten, da hier der volle Umfang von HTML verwendet werden kann. Redaktion Statische Seiten HTML mps public solutions gmbh 16/259 Version 3.31

17 Allgemeines Modulbeschreibung Tabellen Über dieses Modul werden Kategorien für Tabellen angelegt. Umfrage Mit diesem Modul können Sie eine Seite anlegen, mit der Sie eine Umfrage unter den Seitenbesuchern durchführen können. Veranstaltungen Mit diesem Modul können Sie eine Seite anlegen, auf der Sie Veranstaltungstermine veröffentlichen. Bearbeitung über den Menüpunkt Redaktion Tabellen Redaktion Community Umfrage Redaktion Inhalte Veranstaltungen Verwaltung Mit diesem Modul können Sie alle Seiten, die mit der Verwaltungs-Struktur Ihrer Behörde zu tun haben, anlegen. Dies sind z.b. Lebenslagen, Mitarbeiter, Dienstleistungen etc.. Verwaltung mps public solutions gmbh 17/259 Version 3.31

18 Portal 2. Portal Unter diesem Menüpunkt werden die Grundlegenden Einstellungen Ihrer Webseite (wie z.b. das Layout), sowie der Menüaufbau festgelegt. Hier werden auch die einzelnen Seiten angelegt, die anschließend im Bereich Redaktion mit Inhalt gefüllt werden Menü-Verwaltung In der Menü-Verwaltung legen Sie den Aufbau der Webseite fest. Hier werden auch die Seiten angelegt und Wählen Sie über Portal den Menüpunkt Menü-Verwaltung, so erhalten Sie eine Übersicht über alle Hauptmenüpunkte Ihrer Homepage: Von hier können Sie in die nächsttiefere Ebene wechseln, um Unterpunkte zu bearbeiten. neue Menüpunkte auf dieser Ebene anlegen. Menüpunkte bearbeiten. Menüpunkte löschen. die Position der Menüpunkte verändern. Menüpunkte aktivieren/deaktivieren und die Ausrichtung bestimmen. Einleitungstexte für die Seiten editieren. zur Bearbeitung der Top-Links wechseln (siehe Kapitel 2.2). mit einem Klick auf den Menüpunkt direkt zur Inhaltsbearbeitung in den für den jeweiligen Modultyp vorgesehenen Bereich der Redaktion wechseln. mps public solutions gmbh 18/259 Version 3.31

19 Portal Menüebene wechseln Bevor Sie Menüpunkte anlegen, bearbeiten oder löschen können, müssen Sie sich in der richtigen Menüebene befinden. Beim Anklicken der Menü-Verwaltung befinden Sie sich zunächst auf der Hauptebene. Möchten Sie jedoch Unterpunkte bearbeiten, müssen Sie bei dem entsprechenden Hauptpunkt auf die Schaltfläche klicken, um auf die Übersicht der Unterpunkte zu gelangen. An der Farbe des Ordner-Icons können Sie erkennen, ob zu diesem Menüpunkt Unterpunkte existieren (leere Ordner sind heller). Befinden Sie sich auf einer Unterebene, steht Ihnen am Ende der Liste der Link Zurück zur Verfügung. Hierüber gelangen Sie wieder auf die übergeordnete Ebene. Von einem Unterpunkt können Sie wieder auf eine weitere Unterebene verzweigen. Hinweis Es lassen sich zwar mehr als vier Ebenen anlegen, üblicherweise wird aber eine Menüstruktur mit maximal vier Ebenen verwendet. In der Layout-Bearbeitung stehen für das vertikale Menü standardmäßig drei Einstellungsebenen zur Verfügung. Für die vierte Ebene können die Einstellungsoptionen auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden Menüpunkt anlegen Befinden Sie sich auf der Menüebene, in der Sie einen neuen Punkt anlegen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche, um einen neuen Menüpunkt hinzuzufügen. Sie gelangen auf die Seite, auf der Sie zunächst die grundlegenden Informationen zu dem neu anzulegenden Menüpunkt angeben müssen: In der obersten Zeile wird angezeigt, auf welcher Menüebene Sie sich befinden. Die Bezeichnung für die oberste Ebene ist immer "Home". Evtl. weitere Unterebenen werden dahinter (durch einen Schrägstrich "/" getrennt aufgeführt). mps public solutions gmbh 19/259 Version 3.31

20 Portal Erfassen Sie die Felder wie folgt: Feld Label * 1 * 2 Beschreibung Geben Sie hier den Titel der neuen Seite an. Dieser erscheint an verschiedenen Stellen auf der Seite: Zudem erscheint dieser Titel in der Sitemap, im Ergebnis einer Suche, sowie in der Seitenauswahl bei der Erstellung eines internen Links. Labelvariante inkl. Zeilenumbruch und Trennung Titel des HTML Dokuments * 2 Titel des Ankers Modul auswählen * 1 nur diesen Menüzweig anzeigen Sie können hier einen abweichenden Text für Ihren Menüpunkt angeben, der den Titel im vertikalen Menü, in der Brotkrumennavigation, sowie in der Sitemap ersetzt. Sie können hier einen abweichenden Text für Ihren Menüpunkt angeben, der den Titel in der Titelleiste des Browsers, sowie in der Registerbezeichnung ersetzt. Hier kann eine dritte Alternative zum Label und zur Labelvariante angegeben werden. Diese muss explizit in das Layout eingebaut werden. Wählen Sie hier den Seitentyp aus. Die zur Verfügung stehenden Module sind im Kapitel Modul-Übersicht kurz erläutert. Je nach ausgewähltem Modul ändern sich die Zusatzangaben, die Sie auf der nächsten Seite erfassen müssen. Ebenso ist die Bearbeitung des Seiteninhalts abhängig vom gewählten Modul. Wo Sie den Seiteninhalt eines bestimmten Moduls bearbeiten, ist ebenfalls in der Modul-Übersicht beschrieben. Ist diese Option aktiviert, werden bei der Anwahl dieses Menüpunkts alle anderen Menüpunkte - außer den eigenen Untermenüs und der Startseite - ausgeblendet. Diese Einstellung kann nur auf der obersten Ebene vorgenommen werden! eigener Container- Bereich eigener Newsticker- Bereich Standardmäßig wird ein Containerbereich definiert, der für alle Seiten gleich ist. Soll eine Seite einen individuellen Containerbereich erhalten, setzen Sie hier einen Haken. Weitere Informationen zu Containern erhalten Sie im Kapitel 4.9. Standardmäßig wird ein Newstickerbereich definiert, der für alle Seiten gleich ist. Soll eine Seite einen individuellen Newstickerbereich erhalten, setzen Sie hier einen Haken. Die Deklaration des Newsticker-Bereichs muss im Layout berücksichtigt werden, um diese Funktion nutzen zu können. mps public solutions gmbh 20/259 Version 3.31

21 Portal Feld nur für registrierte User (einfaches Login) Beschreibung Soll die Seite nur für registrierte Besucher zur Verfügung stehen, setzen Sie hier einen Haken. Bei der Auswahl des Menüpunktes erscheint dann ein Login-Fenster. Ist der Besucher bereits registriert, kann er nach dem Einloggen sofort die Seite nutzen. Anderenfalls kann er über einen Link ein Anmeldeformular öffnen. Sobald der Besucher registriert ist und seine Zugangsdaten erhalten hat, kann er sich einloggen und die Seite nutzen. Menüpunkte mit einfachem Login sind in der Übersicht mit dem Icon gekennzeichnet. Zugang nur für User mit expliziter Freigabe Setzen Sie hier einen Haken, so muss zusätzlich zum Login diese Seite für den Besucher freigegeben sein. Wird diese Option gewählt, wird eine zusätzliche Einstellmöglichkeit angezeigt: siehe nächste Feldbeschreibung Menüpunkte, die eine explizite Freigabe verlangen sind in der Übersicht mit dem Icon gekennzeichnet. Anmeldeformular ermöglichen Setzen Sie hier einen Haken, so steht dem Besucher ein Link zur Verfügung, über den er ein Anmeldeformular öffnen kann. Nach der erfolgreichen Anmeldung muss aber dieser Menüpunkt noch explizit von einem Portal-Administrator freigegeben werden. *1 Diese Felder sind Pflichtfelder. Ohne den Haken fehlt dieser Link. Besucher, die diese Seite nutzen möchten, müssen vom Portal-Administrator angelegt und für diese Seite freigeschaltet werden. *2 Ist ein Meta-Titel für das Portal eingerichtet, wird dieser in der Titelleiste und in der Registerbezeichnung angezeigt. Siehe dazu Kapitel 2.4. Haben Sie alle Felder der ersten Seite ausgefüllt, klicken Sie auf. Sie gelangen nun auf eine zweite Seite, auf der Sie Zusatzangaben erfassen müssen. Diese Zusatzangaben sind je nach ausgewähltem Modul unterschiedlich. Die Beschreibung zu diesen modulspezifischen Seiten finden Sie in den entsprechenden Kapiteln, in denen die Inhaltsbearbeitung der verschiedenen Module beschrieben ist. Wo welches Modul bearbeitet wird, können Sie in der Übersicht der Module (Kapitel 1.1.4) nachlesen Menüpunkt bearbeiten Um die Einstellungen eines Menüpunkts zu bearbeiten, klicken Sie in der Übersicht der Menüpunkte auf die Schaltfläche. Sie können nun den Menüpunkt bearbeiten, wie im vorigen Kapitel beschrieben. Klicken Sie auf Klicken Sie auf Klicken Sie auf Maske anzuzeigen., um Ihre Änderungen zu speichern und auf die Übersicht zurückzukehren., um Ihre Änderungen zu verwerfen und auf die Übersicht zurückzukehren., um Ihre Änderungen zu verwerfen und wieder die ursprünglichen Daten auf der mps public solutions gmbh 21/259 Version 3.31

22 Portal Menüpunkt löschen Sind Sie berechtigt, Menüpunkte zu löschen, steht Ihnen in der Übersicht der Menüpunkte die Schaltfläche zur Verfügung. Klicken Sie auf die Löschschaltfläche, so gelangen Sie zunächst auf folgende Seite: Erst, wenn Sie diese Sicherheitsabfrage mit bestätigen, wird der Menüpunkt gelöscht Menüpunkt verschieben Um einen Menüpunkt zu verschieben, stehen Ihnen mehrere Schaltflächen zur Verfügung: Verschieben innerhalb einer Ebene Um einen Menüpunkt innerhalb einer Ebene zu verschieben, können Sie entweder über die Pfeilschaltflächen den Punkt um eine Position auf oder ab bewegen oder Sie geben die gewünschte Position direkt an und klicken anschließend auf den Pfeil nach rechts. Verschieben in eine andere Ebene Um einen Menüpunkt in eine andere Ebene zu verschieben, klicken Sie auf die Schaltfläche sich folgende Seite:. Es öffnet Klappen Sie das Feld auf, so können Sie den gewünschten Menüpunkt auswählen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit. mps public solutions gmbh 22/259 Version 3.31

23 Portal Menüpunkt aktivieren/deaktivieren Zur Aktivierung und Deaktivierung der Menüpunkte stehen Ihnen die Optionsfelder links, rechts und Suche zur Verfügung: Über die ersten beiden Optionsfelder wird gesteuert, ob der Menüpunkt im linken oder rechten Menü angezeigt wird. Ist keines dieser Häkchen gesetzt, ist der Menüpunkt nicht aktiv. Über den Haken bei Suche wird gesteuert, ob die Seite über die Suchfunktion gefunden werden kann. Hinweis Bei Seiten vom Typ V e r w a l t u n g kann die Option Suche an dieser Stelle nicht bearbeitet werden! Die Einbindung der Verwaltung in die Portalsuche erfolgt in den Grundeinstellungen der Verwaltung (Aufruf über Verwaltung Grundeinstellungen) Einleitung Möchten Sie bei einer Seite einen einleitenden Text hinterlegen, klicken Sie in der Übersicht der Menüpunkte auf die Schaltfläche. Es öffnet sich der Editor, in dem Sie die Einleitung für die Seite erfassen können: Informationen zur Bedienung des Editors erhalten Sie im Kapitel 4.1 Der Editor. mps public solutions gmbh 23/259 Version 3.31

24 Portal Die Einleitung wird standardmäßig zwischen dem Titel und dem eigentlichen Inhalt der Seite angezeigt. Je nach Layout kann die Einleitung aber auch beispielsweise oberhalb des Titels angezeigt werden Links auf andere Seiten Über die Menü-Verwaltung können zwei Modularten ausgewählt werden, bei denen kein eigener Inhalt erfasst wird. Hierbei handelt es sich um interne und externe Links. Interne und externe Links benötigen keine gesonderte Bearbeitung über Redaktion, Marktplatz etc., sondern werden gleich in der Menü- Verwaltung bearbeitet Interne Links Interne Links verwenden Sie, um direkt über einen Menüpunkt auf eine andere Seite Ihres Portals zu verlinken. Dies ist dann sinnvoll, wenn Sie eine Seite, die thematisch zu zwei unterschiedlichen Menüpunkten passt, nicht doppelt anlegen möchten. Beispiel: Sie haben einen Menüpunkt "Öffentliche Einrichtungen" und einen Menüpunkt "Angebote für Kinder". Sie möchten in beide Menüs den Unterpunkt "Kindergärten" einfügen. Sie legen die Seite mit den Informationen zu den Kindergärten einmal unter einem der beiden Menüpunkte an. Bei dem anderen Menüpunkt hinterlegen Sie dann nur noch den internen Link auf diese Seite. Um einen internen Link zu hinterlegen, geben Sie bei der Anlage des Menüpunkts (siehe Kapitel 2.1.2) im Feld Modul auswählen I n t e r n e r L i n k an und wechseln Sie über die Schaltfläche auf die zweite Seite: Sie erhalten hier eine Übersicht der bereits angelegten Menüstruktur, in der Sie die Seite markieren können, auf die Sie verlinken möchten. Möchten Sie auf einen Menüpunkt verweisen, der nicht auf erster Ebene der Menüstruktur liegt, klicken Sie auf Ganze Struktur zeigen, um auch alle Unterpunkte einzublenden. mps public solutions gmbh 24/259 Version 3.31

25 Portal Nach der Auswahl des Menüpunkts wird der Pfad in das Feld URL übertragen. Sollte statt eines internen Links ein externes Ziel in den URL-Pfad eingetragen werden, wird diese Seite in einem Frame angezeigt. Im Feld Höhe des IFrames können Sie dann angeben, wie hoch dieser sein soll. Option Menüverfolgung deaktivieren Ist hier kein Haken gesetzt, wird beim Klick auf diesen Menüpunkt zum Menüpunkt der Zielseite navigiert. In der Brotkrumennavigation wird ebenfalls der Pfad der Zielseite angezeigt. Ist der Haken gesetzt, ändert sich beim Klick auf den Menüpunkt weder die Navigation im Menü noch die Anzeige in der Brotkrumennavigation, so dass der Portalbesucher nicht erkennt, dass diese Seite eine Verlinkung ist. Speichern Sie den Menüpunkt mit einem Klick auf ab Externe Links Externe Links verwenden Sie, um direkt über einen Menüpunkt Ihres Portals auf eine externe Seite zu verlinken. Um einen externen Link zu hinterlegen, geben Sie bei der Anlage des Menüpunkts (siehe Kapitel 2.1.2) im Feld Modul auswählen Ext e r n e r L i n k an und wechseln Sie über die Schaltfläche auf die zweite Seite: Tragen hier die URL der zu verlinkenden Seite ein und bestätigen Sie mit automatisch eingestellt.. Das Protokoll wird Je nach Einstellung des Browsers öffnet sich beim Klick auf den Link ein neuer Tab oder ein neues Fenster mit der Zielseite Top-Links Top-Links sind Links, die auf der Startseite als Button angezeigt werden, um bestimmte Seiten direkt anwählen zu können. Sie werden je nach gewünschtem Layout über oder unterhalb der Artikel der Startseite angezeigt. z.b.: Es ist auch möglich die Startseite nur aus diesen Top-Links zu gestalten. Abbildung 1 - Top-Link Information mps public solutions gmbh 25/259 Version 3.31

26 Portal Einrichtung Zum Einrichten wählen sie unterhalb des Hauptmenübutton Portal den Punkt Top-Links aus. Es wird eine Sitemap mit allen Ihren Seiten angezeigt: Setzen Sie einen Haken bei der Seite, die als Top-Link angezeigt werden soll. Hierbei ist folgendes zu beachten: Seiten auf der obersten Ebene können jederzeit ausgewählt werden. Diese erscheinen dann als Button auf der Startseite. Werden Seiten unterhalb der ersten Ebene ausgewählt, müssen hierzu auch die zugehörigen höheren Seitenebenen mit angehakt werden. Soll z.b. die Seite Veranstaltungen auf der Startseite anklickbar sein, so muss auch der Haken bei Aktuelles gesetzt werden. Darstellung auf der Startseite: Abbildung 2: Top-Links Sitemap Abbildung 3 - Top-Links Aktuelles Die gesetzten Haken können mit gespeichert werden. Unterhalb von Top-Links können, wenn das eingestellte Layout dies zulässt, über den Menüpunkt Moduleinstellungen folgende Anpassungen gemacht werden: Einstellung Nur Artikel auf der Startseite anzeigen Nur Top-Links auf der Startseite anzeigen Artikel und Top-Links auf der Startseite anzeigen Top-Links werden dargestellt: über/unter den Artikel Beschreibung Ist dieser Punkt gesetzt, werden nur die Artikel auf der Startseite angezeigt. Hiermit können die Top-Links deaktiviert werden, ohne die vorher getroffene Auswahl rückgängig zu machen. Ist dieser Punkt gesetzt, werden nur noch die gewählten Top-Links auf der Startseite angezeigt und keine Artikel mehr. Ist dieser Punkt gesetzt, werden die Top-Links entsprechend des Auswahlfeldes oberhalb oder unterhalb der Artikel dargestellt. Die gewählte Einstellung wird über den Button gespeichert. mps public solutions gmbh 26/259 Version 3.31

27 Portal 2.3. Redirects Redirects sind verkürzte Weiterleitungs-URLs die auf bestimmte Seiten verweisen. Die URLs einer Homepage können, je nach Information die dargestellt oder Funktion die zur Verfügung gestellt werden, sehr lang sein. z.b. Um jemanden das Tippen solcher langen URLs zu ersparen oder zum einfacheren Veröffentlichen bestimmter Seiten der Homepage, kann man eine Kurz-Weiterleitung = Redirect einrichten. z.b. Diese verweist dann auf die lange URL Einrichtung Zur Einrichtung wählen sie unterhalb des Hauptmenübutton Portal den Punkt Redirect aus. Klicken Sie zum Anlegen eines neuen Redirect auf. Anschließend wird die Einrichtungsseite angezeigt. Anfrage-Adresse: Erfassen Sie hier die Bezeichnung oder Kurzform des Redirects, z.b. /info. Der vordere Teil ihrer normalen URL ( darf nicht angegeben werden. Zieladresse: Erfassen oder kopieren Sie hier entweder die ursprüngliche, lange URL, oder wählen Sie unter Mit Portalinhalten verlinken einen Menüpunkt aus. Hierbei wird automatisch die Zieladresse in das Feld eingetragen. Eintrag aktivieren: Zum aktivieren des Redirect, setzen Sie den Haken. Solange der Haken nicht gesetzt ist, kann die Redirect-Adresse nicht verwendet werden. HTTP Status: Wenn der Redirect deaktiviert ist, kann über die Auswahl ein bestimmter Status gesetzt werden, der beim Aufruf der Redirect URL erscheinen soll. Zum Speichern des Redirect, klicken Sie auf. mps public solutions gmbh 27/259 Version 3.31

28 Portal Redirects verwalten Alle eingetragenen Redirects werden in einer Übersicht unter Portal Redirects aufgelistet: Hinter dem Eintrag könne sie über Schalter folgende Aktionen für den Redirect ausführen: Hiermit wird der Redirect aktiviert (grün) oder deaktiviert (rot). Bearbeiten: Die Einstellung für das Redirect könne hierüber bearbeitet werden. Löschen: Der komplette Redirect Eintrag wird gelöscht. Am Ende kann bei jedem Eintrag ein Haken gesetzt werden. Damit können gleichzeitig mehrere Redirects ausgewählt werden. Anschl. kann über die Auswahl Wählen Sie eine Aktion gewählt werden, z.b. aktivieren. Mit wird die Aktion ausgeführt. mps public solutions gmbh 28/259 Version 3.31

29 Portal 2.4. Metadaten Metadaten sind suchmaschinenrelevante Angaben im Head-Bereich der HTML-Datei. Diese können sowohl global, als auch spezifisch für einzelne Menüpunkte hinterlegt werden. Für alle Menüpunkte, für die keine expliziten Metadaten eingetragen sind, werden die globalen verwendet. Metadaten können unter dem Hauptmenüpunkt Portal Metadaten angelegt und bearbeitet werden: Globale Metadaten Bereits hinterlegte globale Metadaten werden im oberen Bereich der Seite angezeigt. Um diese zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche. Explizite Metadaten für bestimmte Menüpunkte Um zu einem bestimmten Menüpunkt explizite Metadaten zu hinterlegen, klicken Sie auf die Bearbeiten- Schaltfläche. Ob ein Menüpunkt eigene Metadaten hat, erkennt man an der Löschschaltfläche links in der Zeile. Um sich untergeordnete Menüpunkte anzeigen zu lassen, klappen Sie entweder ein bestimmtes Menü über die Schaltfläche auf oder lassen Sie sich über die Schaltfläche die komplette Sitemap mit allen Seiten anzeigen. mps public solutions gmbh 29/259 Version 3.31

30 Portal Metadaten editieren Zum Editieren der Metadaten öffnet sich ein separates Fenster, mit folgenden Eingabefeldern: Titel: Im Gegensatz zu den anderen Metaangaben, ist der Titel für den Besucher der Seite sichtbar. Dieser wird als Tabbeschriftung angezeigt: Beschreibung: Die Beschreibung ist eine kurze Darstellung des Seiteninhalts. Oftmals wird diese von Suchmaschinen als Beschreibungstext bei Suchergebnissen verwendet. Dies kann erreicht werden durch Setzen des Hakens bei Beschreibung öffentlich anzeigen? Schlüsselwörter: Schlüsselwörter geben die Inhalte der Seite stichpunktartig wieder und geben Suchmaschinen die Information, welche Suchbegriffe für diese Seite zutreffend sind. Diese sollten im Inhalt der Seite wiederzufinden sein. Sie können hier sowohl feste Texte, als auch folgende Platzhalter verwenden: # # # P a g e t i t l e # # # # # # P o r t a l n a m e # # # # # # M e n u l a b e l # # # # # # H t m l T i t l e # # # Diese beiden Platzhalter werden durch den Seitentitel bzw. den Portalnamen ersetzt. Diese beiden Platzhalter werden durch den Labelnamen bzw. den HTML- Titel der jeweiligen Seite ersetzt, der in der Menü-Verwaltung hinterlegt wird. Nach der Eingabe der notwendigen Daten bestätigen Sie mit. mps public solutions gmbh 30/259 Version 3.31

31 Portal 2.5. Benutzerverwaltung Mit der Version 3.31 wird die Benutzerverwaltung von mpscitywerk in einer optimierten Version bereitgestellt: Die neue Benutzerverwaltung fasst nun die früher separat gehaltenen Besucher, Benutzer und Mitarbeiter zusammen. Jede Person bekommt nun einen Account und die Bereiche "Benutzer", "Besucher" und "Verwaltung Mitarbeiter" werden nun als Rolle zu dem Account angelegt/realisiert. Im Account werden die übergreifenden Angaben wie z.b. Vorname, Nachname, aber auch Login und Passwort gespeichert. In den Rollen finden Sie die bekannten Programmoberflächen für die Steuerung der Rechte, z.b. für die Festlegung der Redaktionsrechte bei Benutzern oder die öffentlich angezeigten Vornamen bei Mitarbeitern. Die Listen bei den Ansichten "Verwaltung Mitarbeiter", "Benutzer" etc. sind somit immer nur Ansichten des gleichen Accounts, nur wird jeweils auf eine bestimmte Rolle gefiltert. Unter "Mitarbeiter" finden Sie somit nur die Accounts, die mindestens die Rolle "Verwaltungsmitarbeiter" besitzen, unter "Besucher" entsprechend nur die Accounts, die mindestens die Rolle "Besucher" haben, usw. Die Benutzerverwaltung wird über Portal Benutzerverwaltung aufgerufen. Hier stehen Ihnen alle Seiten zur Verwaltung von Benutzer- und Besucherdaten zur Verfügung Eigene Daten Um sich die Benutzerdaten anzeigen zu lassen, mit denen man derzeit im Administrationsbereich angemeldet ist, wählen Sie Portal Benutzerverwaltung Eigene Daten: Sie können auf dieser Seite Ihre Benutzerangaben, sowie das Passwort anpassen. Speichern Sie Ihre Änderungen über die Schaltfläche. mps public solutions gmbh 31/259 Version 3.31

32 Portal Gesamtübersicht Über den Menüpunkt Portal Benutzerverwaltung Gesamtübersicht erhalten Sie eine Auflistung aller im System gespeicherten Benutzerdaten: (Portal-) Benutzer, Mitarbeiter und Besucher: Innerhalb der Seite werden für jeden der Benutzer folgende Informationen angezeigt: Name, , Username, Letzter Login. Über das Icon kann die Einzelansicht für ein Benutzerkonto aufgerufen werden, um dieses beispielsweise zu bearbeiten oder Detailinformationen abzurufen Benutzer Über Portal Benutzerverwaltung Benutzer kann eine spezielle Ansicht der (Backend-) Benutzer aufgerufen werden: Die Benutzerverwaltung. Die Besucherkonten sind hier automatisch ausgeblendet und es werden nur noch Portalmitarbeiter (Benutzer Backend) kommerzielle Nutzer Verwaltungsmitarbeiter nicht zugeordnete Nutzer angezeigt. Über das Feld Anzeige eingrenzen auf kann die Darstellung auf eine dieser Teilgruppen beschränkt werden. Die Darstellung gleicht der Gesamtübersicht, jedoch wird zusätzlich die Funktion bereitgestellt. mps public solutions gmbh 32/259 Version 3.31

33 Portal Benutzer anlegen Über die Schaltfläche kann ein neuer Benutzer angelegt werden (dies ist sowohl aus der Gesamtübersicht als auch aus der Benutzerverwaltung heraus möglich). Es wird die Eingabeseite Benutzerverwaltung: Neu anlegen angezeigt: Die Pflichtfelder (fett dargestellt) sind , Username und Passwort. Das Feld Passwort kann hierbei leer gelassen werden. Ein automatisch generiertes Kennwort wird an die -Adresse verschickt. Optional können weitere Angaben zu dem Benutzerkonto gemacht werden: Vor- und Nachname, Adresse, Kontaktdaten, etc.. Über die Haken am Ende der Seite wird festgelegt, welche Benutzerrolle der neue Account einnehmen soll (Portalbenutzer oder Besucher) bzw. welche zusätzlichen Rechte zugewiesen werden können: Benutzer (Backend) Besucher (Frontend) Verwaltungsmitarbeiter Speichern Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf die Schaltfläche ab, werden abhängig von den gemachten Angaben am oberen Rand der Seite zusätzliche Reiter eingeblendet: Über diese Reiter kann dann direkt die weitere Rechtevergabe erfolgen (siehe nachfolgende Abschnitte der Dokumentation). mps public solutions gmbh 33/259 Version 3.31

34 Portal Benutzer bearbeiten Stammdaten Um die Stammdaten eines bestehenden Benutzerkontos anzuzeigen oder zu bearbeiten, klicken Sie in der Gesamtübersicht bzw. der Benutzerverwaltung auf das Icon. Auf der Seite Benutzerverwaltung wird dann automatisch der Reiter Stammdaten aktiviert und angezeigt: Benutzer bearbeiten Benutzerdaten Benutzerdaten dienen zur Verwaltung der Zugriffsrechte für Portalbenutzer (Benutzer-Backend). Sie gliedern sich in die Bereiche Modulberechtigungen Redaktionsrechte Verwaltungsrechte Editionsrechte Um die Benutzerdaten eines bestehenden Benutzerkontos anzuzeigen oder zu bearbeiten, klicken Sie in der Gesamtübersicht bzw. der Benutzerverwaltung auf das Icon. Auf der Seite Benutzerverwaltung wechseln Sie anschließend auf den Reiter Benutzerdaten (dieser Reiter wird nur angezeigt, wenn das Benutzerkonto bereits als Benutzer (Backend) gekennzeichnet ist). Um Rechte einzusehen oder zu ändern, klicken Sie auf den Balken mit der zutreffenden Bezeichnung, deren Detailbeschreibung Sie in den nachfolgenden Abschnitten finden. mps public solutions gmbh 34/259 Version 3.31

35 Portal Benutzer bearbeiten Benutzerdaten: Modulberechtigungen Rufen Sie in der Benutzerverwaltung bei einem Benutzer über Benutzerdaten den Bereich Modulberechtigungen auf, wird angezeigt, zu welchen Administrationsbereichen der Benutzer Zugriff hat. Durch Klicken auf Modulberechtigungen ( )können Sie die Detailansicht wieder ausblenden Benutzer bearbeiten Benutzerdaten: Redaktionsrechte Wenn Sie in der Benutzerverwaltung bei einem Benutzer über Benutzerdaten den Bereich Redaktionsrechte aufrufen, werden die redaktionellen User-Rechte des Benutzerkontos angezeigt. mps public solutions gmbh 35/259 Version 3.31

36 Portal Durch Klicken auf die Überschrift Redaktionsrechte ( ) können Sie die Detailansicht wieder ausblenden. Standardmäßig wird beim Aufruf der redaktionellen Rechten nur die oberste Ebene des Menüs eingeblendet und man kann bei Bedarf nachgeordnete Ebenen einblenden. Alternativ kann über den Link Ganze Struktur zeigen ( ) erreicht werden, dass die vollständige Struktur des Portals angezeigt wird. In diesem Block ist zusätzlich eine Legende der Symbole für die nachfolgende Tabelle eingebunden. Über das Auswahlfeld ( ) kann der Umfang der Anzeige der verfügbaren Rechte vorgenommen werden. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: in redaktionellen Bereichen alle existierenden Kategorien anzeigen (Baumstruktur) in redaktionellen Bereichen ausschließlich vom Benutzer einsehbare Kategorien anzeigen (Baumstruktur) in redaktionellen Bereichen ausschließlich vom Benutzer einsehbare Kategorien anzeigen (flache Liste) Die Detailbeschreibung für die Verwaltung der Redaktionsrechte finden Sie im Abschnitt bei der Beschreibung der Redaktionsrechte auf Gruppenebene. Funktional ist die dort beschriebene Vorgehensweise identisch mit der Rechtevergabe auf Benutzerebene Benutzer bearbeiten Benutzerdaten: Verwaltungsmitarbeiter Wenn Sie in der Benutzerverwaltung bei einem Benutzer über Benutzerdaten den Bereich Verwaltungsmitarbeiter aufrufen, werden die User-Rechte des Benutzerkontos für die verschiedenen Elemente der Verwaltung angezeigt. Durch Klicken auf die Überschrift Verwaltungsrechte können Sie die Detailansicht wieder ausblenden. Im oberen Bereich legen Sie fest, welche Zugriffsberechtigungen der Benutzer im Verwaltungsbereich erhalten soll. Die Steuerung des Zugriffs erfolgt in vier Stufen: kein Zugriff Lesen Schreiben (= Neuanlage, Bearbeiten, Löschen) Vollzugriff (auch Veröffentlichen) mps public solutions gmbh 36/259 Version 3.31

37 Portal Die Vergabe der Rechte erfolgt getrennt nach den Verwaltungsmodulen innerhalb des Portals. Mit Hilfe der beiden Listenfelder unterhalb der Verwaltungsmodule erfolgt die Festlegung, wo der Benutzer Zugriff erhalten soll (z.b. Dienstleistungen für den Fachdienst 31 Soziales). Die Detailbeschreibung für die Administration der Verwaltungsrechte finden Sie im Abschnitt bei der Beschreibung der Verwaltungsrechte auf Gruppenebene. Funktional ist die dort beschriebene Vorgehensweise identisch mit der Rechtevergabe auf Benutzerebene Benutzer bearbeiten Benutzerdaten: Editionsrechte Wenn Sie in der Benutzerverwaltung bei einem Benutzer über Benutzerdaten den Bereich Editionsrechte aufrufen, werden die User-Rechte des Benutzerkontos für die verschiedenen Elemente beim Editieren von Beiträgen angezeigt. Editionsrechte legen fest, welche Möglichkeiten der Benutzer beim Editieren von Beiträgen innerhalb des Portals haben soll. So kann beispielsweise sichergestellt werden, dass nicht irrtümlich durch zu umfangreiche Formatierungsmaßnahmen das Look & Feel des Portals gestört wird. Die Detailbeschreibung für die Verwaltung der Editionsrechte finden Sie im Abschnitt Rechtevergabe bei der Beschreibung der Editionsrechte auf Gruppenebene. Funktional ist die dort beschriebene Vorgehensweise identisch mit der Rechtevergabe auf Benutzerebene. mps public solutions gmbh 37/259 Version 3.31

38 Portal Benutzer bearbeiten Benutzerdaten: Besucherdaten Um die Besucherdaten eines bestehenden Benutzerkontos anzuzeigen oder zu bearbeiten, klicken Sie in der Gesamtübersicht, der Benutzerverwaltung oder bei Besucher auf das Icon. Auf der Seite Benutzerverwaltung wechseln Sie anschließend auf den Reiter Besucherdaten (dieser Reiter wird nur angezeigt, wenn das Benutzerkonto bereits als Besucher (Frontend) gekennzeichnet ist). Auch interne Mitarbeiter können Besucherdaten erhalten (wenn diese sich z.b. zu Testzwecken über das Webportal anmelden). In der Regel dient dieser Bereich jedoch zur Verwaltung von Besuchern des Portals. Die Detailbeschreibung für die Verwaltung der Besucherdaten finden Sie im Abschnitt in einem gesonderten Kapitel Benutzer bearbeiten Benutzerdaten: Verwaltungsmitarbeiter Um die Daten Verwaltungsmitarbeiter eines bestehenden Benutzerkontos anzuzeigen oder zu bearbeiten, klicken Sie in der Gesamtübersicht bzw. der Benutzerverwaltung auf das Icon. Auf der Seite Benutzerverwaltung wechseln Sie anschließend auf den Reiter Verwaltungsmitarbeiter (dieser Reiter wird nur angezeigt, wenn das Benutzerkonto bereits als Verwaltungsmitarbeiter gekennzeichnet ist). Nach dem Aufruf des Reiters wird eine Seite mit den Angaben, mit den Angaben, die zusätzlich für das Verwaltungsmodul notwendig sind und nicht bereits in den Stammdaten enthalten sind, angezeigt. Die Detailbeschreibung für die Verwaltung der Verwaltungsmitarbeiter finden Sie im Abschnitt 6.9 dieser Dokumentation. mps public solutions gmbh 38/259 Version 3.31

39 Portal Benutzergruppen Benutzergruppen werden als interne Gruppe eingerichtet. Dies geschieht über das Menü Portal Benutzerverwaltung Benutzergruppen. In diesem Fenster werden Ihnen zunächst die vorhandenen Benutzergruppen angezeigt: Klicken Sie auf Neu, um eine neue Gruppe anzulegen: Geben Sie dazu im Feld Gruppenname eine Bezeichnung für die Benutzergruppe an. Optional kann eine IP- Beschränkung erfolgen. Durch Setzen der jeweiligen Haken legen Sie fest, zu welchen Administrationsbereichen die Gruppe Zugang erhalten soll. Die Einrichtung der Benutzergruppe schließen Sie durch Klicken auf ab. Benutzer zur Gruppe hinzufügen Durch Klicken auf das Benutzer-Symbol der jeweiligen Gruppe öffnen Sie einen Dialog, über den Sie die verfügbaren Benutzer einzeln mittels der Pfeil-Symbole der Gruppe zuweisen können: Um die Einstellungen zu speichern, klicken Sie auf. mps public solutions gmbh 39/259 Version 3.31

40 Portal Rechtevergabe Den einzelnen Benutzergruppen können unterschiedliche Rechte für die zuvor freigegebenen Bereiche des Portals eingeräumt werden. Dies geschieht über die Seite Interne Benutzergruppen. Die Rechtevergabe ist in drei Bereiche unterteilt: Redaktionsrechte, Verwaltungsrechte und Editionsrechte. Zur Vergabe dieser Rechte klicken Sie auf das jeweilige Schlüssel-Symbol. Redaktionsrechte Die Redaktionsrechte werden für jeden Menüpunkt bzw. Menüunterpunkt des Portals durch Setzen des jeweiligen Hakens einzeln vergeben: Erfolgt der Aufruf aus der Benutzerverwaltung heraus, werden im oberen Bereich Angaben zum Benutzerkonto angezeigt ( ). Standardmäßig werden beim Aufruf der Seite nur die obersten Menüpunkte angezeigt. Optional können durch einen Klick auf die Link Ganze Struktur zeigen ( ) auch alle nachfolgenden Menüebenen eingeblendet werden. Rechts daneben wird in einer Legende ( ) die Zeichenerklärung der nachfolgenden Tabelle angezeigt. Innerhalb der Tabelle erfolgt die eigentliche Verwaltung der Redaktionsrechte von CITYWERK ( ). Die Vergabe erfolgt pro Menüzweig (sofern für eine nachgeordnete Ebene eine Zuweisung erfolgen soll, die derzeit noch nicht sichtbar ist, klicken Sie auf das Symbol vor der Menübezeichnung). mps public solutions gmbh 40/259 Version 3.31

41 Portal Die vier Arten von Zugriffsrechten haben dabei folgende Bedeutung: Symbol Recht Modul- und Menürechte Beschreibung Über dieses Merkmal erteilen Sie für den Benutzer bzw. die Gruppe Zugriffsrechte auf das Menü bzw. das Modul. Um die Zuweisung vorzunehmen, klicken Sie auf das Symbol separates Fenster wird geöffnet: : Ein Setzen Sie hier auf der linken Seite bei den Modulen, für die Zugriffsrechte gewährt werden sollen, ein Häkchen und auf der rechten Seite, wenn der Benutzer auch Zugriff auf den Menübaum erhalten soll. Bestätigen Sie die Auswahl durch Klicken auf. Autorenrechte Redakteurrechte Chefredakteurrechte Werden für eine Benutzergruppe Autorenrechte vergeben, dürfen die Benutzer dieser Gruppe lediglich Artikel erfassen. Diese Artikel werden nicht direkt veröffentlicht, sondern müssen erst von einem Benutzer mit Redakteur- und/oder Chefredakteurrechten freigegeben werden. Bei statischen Seiten darf nur die "Arbeitsversion" der Seite verfasst werden. Redakteure dürfen Magazin-Artikel verfassen und veröffentlichen. Der Status des Artikels ist aber maximal "normal". Der Status HOT oder TOP kann nicht verwendet werden (Redakteure können somit keine Artikel veröffentlichen, die auf der Startseite angezeigt werden). Ein Chefredakteur kann den Artikel auch mit dem Status HOT oder TOP erstellen und veröffentlichen. Bei statischen Seiten kann er den Text veröffentlichen. Einem Benutzer bzw. einer Gruppe kann nur eines der Rechte A, R oder CR zugewiesen werden. Sind alle Angaben vollständig, bestätigen Sie die Rechtezuordnung durch Klicken auf die Schaltfläche ( ). mps public solutions gmbh 41/259 Version 3.31

42 Portal Verwaltungsrechte An dieser Stelle legen Sie fest, auf welche Verwaltungsbereiche die Benutzer der Gruppe in welchem Umfang zugreifen dürfen: Das Attribut L umfasst dabei lediglich Leserechte, d. h. die Benutzer dürfen keinerlei Veränderungen vornehmen; S steht für Schreibrechte, die die Neuanlage, das Bearbeiten und das Löschen innerhalb des jeweiligen Verwaltungsbereichs beinhalten; V bedeutet Vollzugriff und umfasst neben Schreib- und Leserechten auch die Erlaubnis zu Veröffentlichungen. Weitere, detaillierte Hinweise zur Administration der Verwaltungsrechte finden Sie im Abschnitt dieser Dokumentation. Editionsrechte Über die Editionsrechte legen Sie fest, in wie weit den Benutzern der Gruppe diverse Editor-Funktionen zur Verfügung stehen sollen. Setzen Sie dazu die Haken in den jeweiligen Feldern. Durch die gezielte Einschränkung von Editionsrechten kann vermieden werden, dass das einheitliche Layout des Portals negativ beeinflusst und ggf. das Gesamtbild stört: Zugriffsrechte sollte daher auf die notwendigen (und gewünschten) Funktionen für die Benutzer bzw. Gruppen eingeschränkt werden. mps public solutions gmbh 42/259 Version 3.31

43 Portal Wichtiger Hinweis Beachten Sie bitte, dass die Editionsrechtevergabe an dieser Stelle abhängig ist von den Redaktions- und Verwaltungsrechten! Die jeweiligen Rechte-Kategorien müssen daher aufeinander abgestimmt werden! So wird beispielsweise festgelegt, dass ein Autor keine IFrames verwenden darf, während ein anderer Anwender in der Rolle eines Redakteurs oder Chefredakteurs auch dieses Element verwenden darf. mps public solutions gmbh 43/259 Version 3.31

44 Portal Um Rechte möglichst schnell zuzuordnen, besitzt die Tabelle für die Editionsrechte eine besondere Funktion: Sowohl bei den Spalten als auch bei den Zeilen sind Plus-/Minus-Symbole verfügbar: Klicken Sie auf das + Symbol, werden alle Häkchen in der Spalte bzw. der Zeile gesetzt, klicken Sie auf das Symbol, werden alle Häkchen entfernt. Folgende Einzelrechte beim Editieren können aktiviert bzw. deaktiviert werden: Recht Kurzbeschreibung Editier-Funktionen zur Vorschau Vorschau Zeigt eine Vorschau in einem separaten Fenster an. Editier-Funktionen zur Textformatierung und zum Einfügen von Textbausteinen Fett Kursiv Unterstrichen Textgröße Absatz Sonderzeichen Überschrift IFrame Farben Textausrichtung Markiert einen Bereich zur Darstellung im Fettdruck. Markiert einen Bereich zur Darstellung in kursiver Schrift. Markiert einen Bereich zur Darstellung als unterstrichenen Text. Markiert einen Bereich zur Darstellung in größerer oder kleinerer Schrift. Fügt einen Absatz in den Text ein. Fügt ein Sonderzeichen ein oder validiert einen Text, der bereits eingegebene Sonderzeichen enthält. Fügt eine Überschrift in einen Text ein. Fügt einen IFrame ein. Wird häufig verwendet, um externe Seiteninhalte im Inhaltsbereich anzuzeigen. Erlaubt die Änderung der Farben eines Textes. Markiert einen Bereich zur horizontalen Ausrichtung des entsprechenden Wertes. Editier-Funktionen zur Absatz- und Linkformatierung Marker Link -Link Fügt einen Marker ein. Auf diesen kann später über einen Link verwiesen werden. Fügt einen Link ein. Verwiesen werden kann auf externe und interne "Seiten", aber auch auf Marker. Fügt einen -Link ein. Dieser wird dann mittels "mailto:"-anweisung in dem vom Besucher bevorzugten -Programm geöffnet. Editor-Funktionen zur Listendarstellung Liste Nummerierte Liste Listenpunkt Fügt eine Liste ein. Fügt eine numerische Liste ein. Fügt einen Listenpunkt für einen der beiden Listentypen ein. mps public solutions gmbh 44/259 Version 3.31

45 Portal Recht Kurzbeschreibung Editor-Funktionen zum Einfügen eigener Objekte Artikel Medien Imagemaps Tabellen Lexikon RSS-Feed Fügt einen Link auf einen Artikel aus dem Magazin ein. Fügt ein Medium ein. Fügt eine Imagemap ein. Fügt eine Tabelle ein. Fügt einen Link auf einen Begriff im Lexikon ein. Fügt einen RSS-Feed-Aufruf ein. Editor-Funktionen zum Einfügen von Verwaltungsobjekten Dienstleistung Formular Fügt einen Link auf eine Dienstleistung im Portal ein. Fügt ein Formular ein. Editor-Funktionen zur Voranstellung eines Artikels Immer oben Festlegung "immer oben" kann bei einem Artikel aktiviert werden. Sind alle Angaben vollständig, bestätigen Sie die Rechtezuordnung durch Klicken auf Besucher Für die Verwaltung der Besucher eines Portals ist innerhalb der Benutzerverwaltung ein eigener Bereich verfügbar, der alle mit den (Portal-) Besuchern zusammenhängenden Funktionen bündelt. Besucher sind dabei mehr als lediglich externe Nutzer des Webportals, da beispielsweise auch interne Mitarbeiter die Besucherrolle einnehmen können Besucherübersicht Beim Aufruf über Portal Benutzerverwaltung Besucher wird zunächst eine Übersichtsseite angezeigt, in der alle im System gespeicherten Benutzer, die mindestens die rolle Besucher innehaben, angezeigt werden. mps public solutions gmbh 45/259 Version 3.31

46 Portal Im Kopf der Seite wird zunächst nachrichtlich die Anzahl der gefundenen Besucherkonten angezeigt ( ). Darunter kann mit dem Dropdownfeld Anzeige eingrenzen auf ( ) die Darstellung auf Besucher mit bestimmten Gruppenzuordnungen eingeschränkt werden. Standardmäßig sind hier die Einstellungen Alle Gruppen und keine Gruppenzugehörigkeit verfügbar. Zusätzlich kann die Filterung auch auf jede der individuell eingerichteten Besuchergruppen erfolgen. Um die Filterung zu aktivieren, klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld. Eine Legende ( ) informiert über besondere Eigenschaften des Besucherkontos. So kann auf einen Blick festgestellt werden, ob es sich um einen Benutzer handelt, der über das Web angelegt wurde, aber noch nicht bestätigt ist, ob noch Freigaben fehlen oder ob die Freigaben bereits erteilt wurden. Über die Schaltfläche kann ein neues Besucherkonto angelegt werden ( ). Der Aufruf verzweigt auf die bereits im Abschnitt Benutzer beschriebene Funktion des Portals (siehe Abschnitt ). In der Tabelle ( ) werden folgende Informationen zu den Besucherkonten angezeigt: Feld History / Eigenschaften Beschreibung Zum einen wird in dieser Spalte die Eigenschaft des Benutzerkontos farblich signalisiert (siehe Legende). Zum anderen kann hier eine Historie aufgerufen werden. Diese gibt Auskunft über die letzten Aktionen des Benutzers im Portal. Klicken Sie auf das Symbol, um sich Angaben zum Zeitpunkt, dem Menü, dem Anfragetyp und dem Status anzeigen zu lassen. Beispiel Name Username Name des Besucherkontos Angegebene -Adresse. Der von dem Besucher festgelegte Benutzername für das Konto. Konto Das Symbol signalisiert, dass zu diesem Besucherkonto Bankverbindungsdaten hinterlegt sind. Freigaben Gruppen Über diese Spalte kann die ggf. für besonders geschützte Seiten erforderliche Freigabe für den Zugriff eines Besuchers erfolgen. Siehe Hinweis unten. Ist das Besucherkonto einer Besuchergruppe zugeordnet worden, wird hier ein aktiviertes Icon angezeigt. Um die Zuordnung einzusehen bzw. zu ändern, klicken Sie auf das Icon. In dem Dialog Gruppenzuordnung für Besucher ändern kann dann eine Neuzuordnung erfolgen. Beispiel aktiv Über das Häkchen aktiv wird ein Besucherkonto freigeschaltet (bzw. die Freischaltung widerrufen). mps public solutions gmbh 46/259 Version 3.31

47 Portal Für jeden Eintrag stehen rechts am Rand der Zeile folgende Funktionsaufrufe zur Verfügung: Bearbeiten Löschen Bei Löschen erfolgt eine Sicherheitsabfrage. Bei Bearbeiten wird die Seite Benutzerverwaltung aufgerufen, die bereits im Abschnitt Benutzerverwaltung beschrieben wurde (siehe Abschnitt 2.5.3). Abschließend kann mit Hilfe der Suchfunktion ( ) ein bestimmtes Besucherkonto anhand der Information Name, Username oder direkt gesucht werden. Die Spalte Freigaben bezieht sich auf besonders geschützte Menüpunkte des Portals. Ist in der Menü- Verwaltung bei Sicherheit die Option Zugang nur für User mit expliziter Freigabe aktiviert, muss der Zugriff auf diesen Teil des Portals durch den Administrator freigegeben werden: (es genügt bei den so gekennzeichneten Menüpunkten nicht, ein registrierter Benutzer zu sein!). Innerhalb der Menü-Verwaltung wird diese Einstellung durch ein zusätzliches Symbol dargestellt: Möchten Sie einem Besucher den Zugriff auf einen solchen Menüpunkt gewähren, klicken Sie in der Besucherverwaltung auf das Symbol in der Spalte Freigaben. Die Menüstruktur wird angezeigt. Wählen Sie nun den Menüpunkt aus, zu dem der Besucher Zugriffsrechte erhalten soll und setzen sie in der Spalte Besucher ein Häkchen: Bestätigen Sie die Auswahl durch Klicken auf die Schaltfläche Besuchergruppen Ähnlich wie bei den Benutzergruppen kann auch für Besucher die Verwaltung der Zugriffsrechte anhand von Gruppen erfolgen. Der Aufruf zum Verwaltungsmodul der Besuchergruppen erfolgt über Portal Benutzerverwaltung Benutzer Benutzergruppen. mps public solutions gmbh 47/259 Version 3.31

48 Portal Auf der Seite Öffentliche Benutzergruppen werden die aktuell eingerichteten Benutzergruppen angezeigt. Öffentliche Benutzergruppen dienen anders als die internen Benutzergruppen der Zusammenfassung von Einzelaccounts zur leichteren Verwaltung. Mit Ausnahme der Möglichkeit, Freigaben über die Gruppe zu steuern, sind mit der Gruppenzuordnung keine Rechtezuweisungen verbunden. Soll allen Mitgliedern einer Gruppe die Freigabe und somit der Zugriff auf besonders geschützte Menüpunkte zugewiesen werden, klicken Sie auf das Symbol Vorgehensweise siehe Beschreibung Besucher). in der Spalte Freigabe ( zur weiteren In der Spalte Besucher kann die Zuordnung von Benutzerkonten zu der Gruppe erfolge. Klicken Sie auf das Symbol, wird die Seite Benutzer der Gruppe "[Bezeichnung]" zuordnen angezeigt: Um Konten der Gruppe zuzuordnen, markieren Sie diese in der linken Liste und klicken Sie anschließend auf das Symbol : Die Daten werden in die rechte Liste übernommen. Die Einstellung wird durch Klicken auf die Schaltfläche gespeichert. Für jeden Eintrag in der Tabelle stehen rechts am Rand der Zeile folgende Funktionsaufrufe zur Verfügung: Bearbeiten Löschen Bei der Neuanlage einer Besuchergruppe durch Klicken auf die Schaltfläche öffentliche Gruppe anlegen gestartet: wird die Seite Neue Es muss lediglich ein Gruppenname definiert werden. Bestätigen Sie die Neuanlage durch Klicken auf die Schaltfläche Besucherfreigabe Eine gesonderte Ansicht wird innerhalb der Portalverwaltung für die Besucherkonten zur Verfügung gestellt, die auf ihre Freigabe warten. Die Ansicht kann über Portal Benutzerverwaltung Besucher Besucherfreigaben aufgerufen werden. mps public solutions gmbh 48/259 Version 3.31

49 Portal Innerhalb dieser Ansicht werden nur solche Benutzerkonten angezeigt, die auf Ihre Freigabe warten. Aufbau, Inhalt und Funktionen gleichen hierbei der Übersicht Besucher (siehe Abschnitt ). Um ein Besucherkonto freizugeben, setzen Sie bei dem entsprechenden Eintrag der Tabelle in der Spalte aktiv ein Häkchen. Sofern erforderlich, können zuvor in den Spalten Freigaben und Gruppen weitere Festlegungen für den Account gemacht werden oder über das Symbol Bearbeiten der Benutzereintrag selbst angezeigt und editiert werden Besucherprotokoll Das Besucherprotokoll liefert dem Portaladministrator eine Übersicht der Aktivitäten von (angemeldeten) Besuchern im Web-Portal. Der Aufruf erfolgt über Portal Benutzerverwaltung Besucher Besucherprotokoll. Das Protokoll wird automatisch vom System geführt. Einträge, die älter als 90 Tage sind, werden automatisch gelöscht. Je nach Umfang der Nutzung des Portals durch angemeldete Benutzer kann die Anzahl der Einträge im Protokoll sehr hoch sein. Aus diesem Grund stehen im oberen Bereich der Seite verschiedene Filterfunktionen zur Verfügung: Über die Felder Datum vom/bis kann die Anzeige auf einen bestimmten Zeitraum eingeschränkt werden. Das Dropdownfeld Logins erlaubt die Filterung nach der Art des Logins. Hierbei wird zwischen folgenden Arten unterschieden: Alle (= keine Filterung) Erfolgreiche Fehlgeschlagene Sperrung Freischaltung Abschließend kann die Anzeige auch nach einem bestimmten Usernamen eingeschränkt werden. Um eine Filterung vorzunehmen, klicken Sie nach der Festlegung des Filterkriteriums auf. Innerhalb der Tabelle werden folgende Informationen angezeigt: Feld (Kennzeichnung) Username IP Datum Login OK Bereich Beschreibung Name des Besucheraccounts. In dem Kästchen vor dem Benutzernamen kann der Datensatz (für eine Löschung) markiert werden (siehe Hinweis unten). IP-Adresse, die bei der Anmeldung verwendet wurde. Datum (und Uhrzeit) des Protokolleintrags. Angabe zur Art des Logins (Ja = Login okay; ansonsten entsprechender Fehlerstatus). Zeigt an, in welchem Bereich die Anmeldung durch den Besucher erfolgt ist. mps public solutions gmbh 49/259 Version 3.31

50 Portal Unterhalb der Tabelle werden durch Links zusätzlich folgende Funktionen bereitgestellt: Alle auswählen: Setzt bei allen Protokolleinträgen ein Häkchen. Alle abwählen: Entfernt bei allen Protokolleinträgen das Häkchen. markierte Einträge löschen: Löscht die mit einem Häkchen markierten Einträge. Daten im CSV-Format herunterladen: Erstellt eine CSV-Datei und lädt diese herunter. Beim Herunterladen der CSV-Datei wird je nach Browser ein Download-Dialog angezeigt. Beispiel (IE 9) Gesperrte Benutzer entsperren Wurde ein Besucherkonto gesperrt (standardmäßig werden Besucher-Logins nach drei Falsch-Versuchen automatisch gesperrt), stellt das CITYWERK-Portal eine eigene Ansicht zur Verfügung, in der der nur solche Accounts angezeigt und bei Bedarf manuell freigegeben werden können. Der Aufruf dieser Ansicht erfolgt über Portal Benutzerverwaltung Besucher Besucherprotokoll Gesperrt. Angezeigt werden hier ausschließlich Benutzerkonten, die gesperrt wurden (inkl. der Angabe, wann die Sperre erfolgt ist). Um einen Account wieder freizugeben, setzen Sie in der Spalte Entsperren ein Häkchen Pflichtfelder Innerhalb des Portals kann festgelegt werden, welche Felder bei einer Anmeldung über das Webfrontend durch den Besucher angegeben werden müssen. Der Aufruf erfolgt über Portal Benutzerverwaltung Besucher Pflichtfelder: Setzen Sie bei den Angaben, die Sie als Pflichtfeld in Ihrem Portal verwenden möchten, ein Häkchen. Bestätigen Sie Ihre Vorgabe durch Klicken auf die Schaltfläche. mps public solutions gmbh 50/259 Version 3.31

51 Portal CSV importieren Optional können Besucherkonten auch außerhalb des CITYWERK-Portals verwaltet und dann importiert werden. Hier steht ein eigener Menüpunkt zur Verfügung, der über Portal Benutzerverwaltung Besucher CSV importieren aufgerufen werden kann: Wichtig! Da durch den Import die Benutzeraccounts verändert werden, sollte diese Funktion nur durch versierte Anwender erfolgen! Es wird empfohlen, vor einem Import eine Datensicherung zu erstellen! Über den Link Excel-Vorlage Datei kann eine (Muster-) CSV-Datei mit der Bezeichnung people.csv heruntergeladen werden. Diese kann als Basis für die externe Datenerfassung verwendet werden. Beispiel Alternativ kann die Muster-Datei auch über den Link auch als zip zum Download aus dem Portal abgezogen werden (Dateiname people.zip). Hinweise zu der Musterdatei people.csv Zeilen mit einer Raute (#) im Datensatz (erste Spalte) werden beim Import nicht als Besucher-Datensatz angelegt! Die Spalten entsprechen den Feldern im Administrationsbereich von CITYWERK. Die Reihenfolge der Felder kann bei Bedarf geändert werden. Am Ende eines Datensatzes können beliebig viele Benutzer- Gruppen angehangen werden (Gruppe 1, 2, 3, 4 ). Für den Import muss die Datei wieder im CSV-Format abgespeichert werden. mps public solutions gmbh 51/259 Version 3.31

52 Portal Um eine CSV-Datei zu importieren, klicken Sie im Feld Datei auf die Schaltfläche Sie dort die erstellte CSV-Datei aus. Bei Bedarf kann für den Import noch folgendes festgelegt werden: und wählen Trennzeichen (Felder getrennt durch): Hier kann zwischen Semikolon und Komma gewechselt werden. Kennzeichnung von Textfeldern (Felder eingeschlossen von): Hier kann zwischen einfachen und doppelten Hochkommas gewählt werden. Sind alle Angaben korrekt, klicken Sie auf, um die Datenübernahme zu starten. Nach erfolgreicher Verarbeitung wird eine Hinweismeldung ausgegeben: Wichtig! Prüfen Sie im Anschluss (zumindest stichprobenweise!), ob die neue Datensätze korrekt und in der gewünschten Form als Benutzerkonten in CITYWERK angelegt wurden CSV exportieren Über diesen Funktionsaufruf im Menü (Portal Benutzerverwaltung Besucher CSV exportieren) wird direkt ein Export aller im Portal gespeicherten Besucherkonten im CSV-Format gestartet. Beim Herunterladen der CSV-Datei wird je nach Browser ein Download-Dialog angezeigt. Beispiel (IE 9) Moduleinstellungen Über die Moduleinstellungen (Portal Benutzerverwaltung Besucher Moduleinstellungen) erhalten Sie Zugriff auf die Konfiguration aller besucherrelevanten Einstellungen innerhalb des Portals: mps public solutions gmbh 52/259 Version 3.31

53 Portal Über diese Seite werden zum einen allgemeine Einstellungen verwaltet, die für Besucher im gesamten Portal dienen. Ferner konfigurieren Sie hier die Textbausteine, die bei Anfragen oder Anfragen an den Besucher des Portals gesendet werden sollen. Abschnitt Allgemein Für alle Aufrufe im Abschnitt Allgemein gilt: Klicken Sie auf das Symbol Eintrag, um ein separates Fenster mit den Einstellungen zu öffnen. bei dem entsprechenden Modulweite Einstellungen Sofern Loginseiten innerhalb des CITYWERK-Portals immer auf eine SSL-Verschlüsselung (= Secure Sockets Layer; HTTPS-Adresse) verwenden sollen, setzen Sie in dem Feld ein Häkchen und bestätigen Sie die Auswahl durch Klicken auf die Schaltfläche. Mailversand Hier können Sie (allgemeine) Vorgaben für den Mail-Versand über das CITYWERK-Portal festlegen: Feld Empfänger der Registrierungs Absender der Registrierungs Absender der Aktivierungs Beschreibung Geben Sie in diesem Feld die -Adresse des Postfachs an, an das Registrierungsanfragen gesendet werden sollen. In diesem Feld ist die -Adresse anzugeben, die bei der Benachrichtigung des Anfragenden als Absender der Nachricht angezeigt werden soll. In diesem Feld ist die -Adresse anzugeben, die bei der Aktivierungs an den Anfragenden als Absender der Nachricht angezeigt werden soll. Bestätigen Sie die Auswahl durch Klicken auf die Schaltfläche. mps public solutions gmbh 53/259 Version 3.31

54 Portal Protokollierung Hier können sie Vorgaben für die Protokollierung von Benutzeraktionen im CITYWERK-Portal erfassen: Feld Besucherprotokoll Sperrung nach Anzahl erlaubter Fehlanmeldungen Benachrichtigung an Portalbetreiber bei Sperrung Benachrichtigung an öffentlichen Benutzer bei Sperrung Beschreibung Setzen Sie in diesem Feld ein Häkchen, wenn Besucheraktionen protokolliert werden sollen. In diesem Feld können Sie die Anzahl der Fehlversuche bei der Eingabe von Benutzer/Kennwort festlegen, bis das Konto automatisch gesperrt wird. Setzen Sie in diesem Feld ein Häkchen, wenn automatisch eine - Benachrichtigung an den Portalbetreiber gesendet werden soll, wenn ein Benutzerkonto gesperrt wurde. Setzen Sie in diesem Feld ein Häkchen, wenn automatisch eine an die E- Mail-Adresse des Besuchers gesendet werden soll, wenn das Benutzerkonto gesperrt wurde. Bestätigen Sie die Auswahl durch Klicken auf die Schaltfläche. Benutzernamen & -passwörter In diesem Dialog können Sie Vorgaben für neue Benutzernamen und Kennwörter festlegen: Feld Minimale Länge des Benutzernamens Maximale Länge des Benutzernamens Minimale Länge des Passworts Maximale Länge des Passworts Beschreibung In diesen beiden Feldern können Sie eine minimale und maximale Länge für den Benutzernamen festlegen. In diesen beiden Feldern können Sie eine minimale und maximale Länge für das Kennwort des Benutzers festlegen. mps public solutions gmbh 54/259 Version 3.31

55 Portal Bestätigen Sie die Auswahl durch Klicken auf die Schaltfläche. Abschnitt Textbausteine Für alle Aufrufe im Abschnitt Textbausteine gilt: Klicken Sie auf das Symbol Eintrag, wird die entsprechende Einrichtungsseite gestartet. Nachfolgend eine Übersicht der Bereiche und der einzelnen Textbausteine: bei dem entsprechenden Bereich Textbaustein Art Loginbereich - Allgemein Anmeldeprozess Allgemein Anmeldeprozess - Mailversand an den öffentlichen Benutzer Anmeldeprozess - Mailversand an den Portalbetreiber Passwort vergessen - Allgemein Passwort vergessen - Mailversand an den öffentlichen Benutzer Einleitungstext Einleitungstext Bestätigung (Registrierung Schritt 1) Bestätigung (Registrierung Schritt 2) Bereits bestätigt (Registrierung Schritt 2) Ablehnung (Registrierung Schritt 2) Bestätigung der Neuanmledung (Registrierung Schritt 1) - Inhalt Bestätigung der Neuanmledung (Registrierung Schritt 1) - Betreff Versand der Zugangsdaten (Registrierung Schritt 2) - Inhalt Versand der Zugangsdaten (Registrierung Schritt 2) - Betreff Aktivierungsmitteilung - Inhalt Aktivierungsmitteilung - Betreff Zugangssperrung - Inhalt Zugangssperrung - Betreff Signatur des Portalbetreibers Benachrichtigung über Neuanmeldungen - Inhalt Benachrichtigung über Neuanmeldungen - Betreff Änderungsmitteilung Inhalt Änderungsmitteilung Betreff Zugangssperrung - Inhalt Zugangssperrung - Betreff Bestätigung (Anfrage Schritt 1) Bestätigung (Anfrage Schritt 2) Ablehnung (Anfrage Schritt 2) Anfragebestätigung (Anfrage Schritt 1) - Inhalt Anfragebestätigung (Anfrage Schritt 1) Betreff Versand der Zugangsdaten (Anfrage Schritt 2) - Inhalt Versand der Zugangsdaten (Anfrage Schritt 2) Betreff Web Web Web Web Web Web Web Web Web mps public solutions gmbh 55/259 Version 3.31

56 Portal Da die einzelnen Seiten hinsichtlich Aufbau und Funktion identisch sind und sich lediglich anhand des spezifischen Anwendungsbereichs unterscheiden, wird nachfolgend exemplarisch eine Beispielseite für das Editieren der Texte vorgestellt: Nach dem Aufruf einer Seite wird im Kopf die genaue Bezeichnung bzw. die Art der Verwendung des Textes angezeigt ( ). Darunter wird nachrichtlich die interne HRID des Textbausteins angezeigt ( ). Der eigentliche Editor ( ) bietet dem Anwender verschiedene Möglichkeiten, die Texte in der gewünschten Art und Weise zu erfassen und zu formatieren. Hierbei ist folgendes zu beachten: Der bereitgestellte Editor entspricht dem, der auch für die Formatierung innerhalb des CITYWERK- Portals verwendet wird. Siehe hierzu auch die Beschreibung im Abschnitt 4.1. Bei Textbausteinen der Art Betreff sollte die Länge des Textes nicht zu groß gewählt werden. Es sind keine Formatierungsanweisungen zulässig, da diese im Betreff einer nicht umgesetzt werden können. Bei -Textbausteinen können keine Grafiken oder ähnliches integriert werden. Die zusätzlichen Optionsaufrufe nach der Textbox Tabelle Medien Imagemap ( ) werden daher nur bei Website-Texten innerhalb des Portals zum Einsatz kommen. Sind die Angaben vollständig erfasst, bestätigen Sie die Eingaben durch Klicken auf die Schaltfläche ( ) Layoutbearbeitung Mit dem Layout legen Sie die Farben der verschiedenen Elemente der Homepage fest. Um das Layout zu bearbeiten oder neue Layouts zu definieren, wählen Sie über Portal den Menüpunkt Layoutübersicht. Hier erhalten Sie eine Übersicht der vorhandenen Layouts: mps public solutions gmbh 56/259 Version 3.31

57 Portal Hinweis Das Layout mit dem Namen D e f a u l t ist als Standardlayout vorgegeben. Dieses Layout kann nicht gelöscht werden! Neues Layout anlegen Um ein neues Layout anzulegen, wird immer erst eine Kopie eines bereits vorhandenen Layouts angelegt, das dann geändert werden kann. Zur Neuanlage haben Sie zwei Möglichkeiten: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche, so wird eine Kopie des Layouts D e f a u l t angelegt. Das neue Layout wird ebenfalls unter dem Namen D e f a u l t angelegt. 2. Möchten Sie, dass das neue Layout auf einer anderen Kopie basiert, klicken Sie bei dem gewünschten Layout auf den Link kopieren. Das neue Layout erhält zunächst den Namen K o p i e v o n 'Name des Ursprungslayouts'. Das neue Layout kann nun angepasst werden. Siehe nächstes Kapitel. mps public solutions gmbh 57/259 Version 3.31

58 Portal Einstellungen übernehmen von Sie können nach der Anlage eines Layouts auch die Einstellungen eines anderen Layouts übernehmen, indem Sie dieses Layout über das Auswahlfeld einstellen: Es öffnet sich folgende Maske: Hier können Sie einstellen dass eine Kopie vom ursprünglichen Layout erstellt werden soll, dass die Menüpunkte, bei denen das ausgewählte Layout eingestellt ist, dem neuen Layout zugeordnet werden und dass das Layout, von dem die Einstellungen übernommen werden, anschließend gelöscht wird. Klicken Sie auf, um die Einstellungen mit denen des ausgewählten Layouts zu überschreiben. mps public solutions gmbh 58/259 Version 3.31

59 Portal Layout bearbeiten Um ein Layout zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeitungsmaske "Layoutbearbeitung":. Sie gelangen nun auf die Die Bearbeitungsumgebung ist in verschiedene Erfassungsmasken aufgeteilt, auf die Sie über die Links im Kopf navigieren (nach dem Aufruf wird zuerst die Maske Bilder angezeigt). Die einzelnen Eingabemasken sind in diesem Kapitel beschrieben. Zum größten Teil bestehen die Eingabemasken aus Feldern zur Farbangabe. Aus diesem Grund wird zunächst die Erfassung einer Farbangabe beschrieben. Erfassung einer Farbangabe In einem Farbfeld wird links immer die aktuell eingestellte Farbe angezeigt. Bei dem Wert im Feld handelt es sich um die Darstellung der Farbe im Hexadezimalcode (hier stehen die ersten beiden Zahlen für den Rot-Wert, die nächsten beiden Stellen für den Grün- Wert und die letzten beiden Stellen für den Blau-Wert). Um eine Farbe zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche die neue Farbe einstellen können:. Es klappt nun ein Fenster auf, in dem Sie Hier können Sie entweder links über die Farbkästchen eine der Standardfarben auswählen, oder Sie bewegen mit der Maus den Kreis in dem runden Farbfeld, um eine individuelle Farbe einzustellen. Über den Schieberegler kann die Helligkeit gesteuert werden. Sie können aber auch die Farbwerte direkt erfassen. In den Feldern R, G und B können Sie die Rot-, Grünund Blauwerte erfassen. Diese Werte müssen zwischen 0 und 255 liegen. Haben Sie die gewünschte Farbe eingestellt, klicken Sie auf die Farbwert in das Farbfeld zu übernehmen. -Schaltfläche oben rechts, um den mps public solutions gmbh 59/259 Version 3.31

60 Portal Einzustellende Farben Maske Feld Beschreibung Standards Hintergrundfarbe Farbe, die hinter der kompletten Seite angezeigt wird, sofern kein Hintergrundbild eingestellt ist. Rahmenfarbe Die hier eingestellte Farbe wirkt sich auf die Kopf- und die Fußleiste, Titel- und Überschriftenhintergrund, sowie die Textfarbe der Brotkrumennavigation aus. Content Textfarbe Farbe des Standardtextes. Container Vertikales Menü Horizontales Menü Überschriften Textfarbe Links Textfarbe Hintergrundfarbe Formulare, Listings & Masken Hintergrundfarbe Formulare, Listings & Masken Textfarbe Weiterschaltleiste Container Hintergrundfarbe Textfarbe Überschrift Links Hintergrund Überschrift Hintergrund Text Hintergrundfarbe Aktive Hintergrundfarbe Hervorgehobene Hintergrundfarbe Textfarbe Aktive Textfarbe Hervorgehobene Textfarbe Textfarbe der Titel und Zwischenüberschriften. Farbe des Textes, hinter dem ein Link liegt. Hintergrundfarbe des Seiteninhalts. Hintergrundfarbe in Formularen, Auflistungen und Masken. Textfarbe in Formularen, Auflistungen und Masken. Textfarbe der aktuellen Seite auf einer Weiterschaltleiste (Paging-Leiste bei Listen mit mehreren Seiten). Farbe des Bereichs, der hinter dem kompletten Container liegt. Der Hintergrund ist nur sichtbar, wenn bei einem Container (über die individuellen Einstellungen) eine feste Höhe eingerichtet ist, der Inhalt aber nicht diese Höhe erreicht. In dieser Farbe wird auch die Brotkrumennavigation angezeigt, sobald die Maus darüber bewegt wird. Textfarbe in einem Containerelement Farbe der Überschrift eines Containerelements. Textfarbe eines Links in einem Containerelement. Hintergrundfarbe der Überschrift. Hintergrundfarbe eines Containerelements. Hintergrundfarbe der inaktiven Menüpunkte. Hintergrundfarbe des aktuell angezeigten Menüpunkts. Hintergrundfarbe des Menüpunkts, über den sich die Maus bewegt. Textfarbe der inaktiven Menüpunkte. Textfarbe des Menüpunkts der aktuell angezeigten Seite. Textfarbe des Menüpunkts, über den sich die Maus bewegt. mps public solutions gmbh 60/259 Version 3.31

61 Portal Hinweise Sowohl im vertikalen Menü als auch im horizontalen Menü können Sie die Farben für drei Menüebenen einstellen. Die Layouteinstellungen für die vierte Ebene ist standardmäßig nicht vorgesehen, kann aber angefragt werden. In manchen Portalen ist für bestimmte Einstellungen in der CSS ein fester Wert definiert, der nicht über die Layoutbearbeitung veränderbar sein soll. Bei diesen Fällen haben Einstellungen im Layout keine Auswirkung auf die Anzeige. Auf der Seite Diverse können eigene Farben in Zusammenarbeit mit mpscitywerk definiert werden. Sonstige Einstellungen Maske Feld Beschreibung Standards Name Name des Layouts. Page-Titel Der hier eingetragene Titel wird in der Titelleiste des Browsers und in der Registerbezeichnung angezeigt. Linksbündige Darstellung des Layouts Ist diese Option angehakt, so wird die Seite im Browser linksbündig angezeigt: Anderenfalls ist die Seite mittig ausgerichtet: Bilder Logo * Hier wird das Logo im Kopf der Seite definiert. Ist bei einem neuen Layout kein eigenes Logo definiert, wird das Standard-Bild aus dem Default-Layout verwendet. Logo-Verlinkung ALT-Text Hier kann der Link einer Seite eingetragen werden, auf die verlinkt werden soll, wenn man auf das Logo klickt. Standardmäßig ist hier die Startseite eingestellt. Tragen Sie hier den Hover-Text ein, der eingeblendet wird, wenn der Mauszeiger über das Logo bewegt wird. In neuen Fenster öffnen Hintergrundbild * Randbild * Ist diese Option aktiviert, wird die Seite, die mit dem Logo verlinkt ist, in einem neuen Fenster geöffnet. Hier kann ein Bild hinterlegt werden, dass im Hintergrund der Seite angezeigt wird. Hier kann ein Bild hinterlegt werden, dass rechts neben dem Logo (oberhalb der Containerspalte) angezeigt wird. mps public solutions gmbh 61/259 Version 3.31

62 Portal * Einstellen von Bildern Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um den Pfad der Bilddatei für das Logo einzustellen. Nach der Übernahme der Einstellungen über die Schaltfläche wird der Pfad der Bilddatei initialisiert. Sie erkennen jedoch an den beiden Schaltflächen Bild löschen und Bild anzeigen, dass ein Bild hinterlegt ist. Über die Schaltfläche Bild löschen können Sie die Verknüpfung zu dem Bild entfernen. Über die Schaltfläche Bild anzeigen können Sie sich das aktuell eingestellte Bild in einem neuen Fenster anzeigen lassen. Die eingestellten Bilder werden wie folgt angezeigt: Menüzuordnung Sie können den einzelnen Menüpunkten unterschiedliche Layouts zuordnen. Wählen Sie dazu über Portal den Menüpunkt Layoutübersicht Menüzuordnung. Sie erhalten nun eine Übersicht der Menüpunkte auf der obersten Ebene: Klicken Sie bei einem Menüpunkt auf die Schaltfläche, so werden die Unterpunkte der nächsten Ebene dieses Menüs aufgeklappt. Bei erneutem Klick auf diese Schaltfläche werden die Unterpunkte wieder zugeklappt. Klicken Sie auf die Schaltfläche, so werden alle Untermenüpunkte der kompletten Menüstruktur aufgeklappt. Bei erneutem Klick auf diese Schaltfläche werden die Unterpunkte wieder zugeklappt. Um das Layout eines bestimmten Menüpunkts zu ändern, klicken Sie im Feld Layout auf aus den zur Verfügung stehenden Layouts das gewünschte aus. und wählen Sie mps public solutions gmbh 62/259 Version 3.31

63 Portal Hinweise Ändern Sie das Layout eines Menüpunkts, so werden automatisch auch evtl. vorhandene Unterpunkte auf dieses Layout umgestellt. Diese können aber anschließend individuell angepasst werden. Ändern Sie das Layout des Menüpunkts Home, so werden automatisch auch alle anderen Seiten, denen kein Layout explizit zugeordnet wurde, auf das neue Layout umgestellt! Layout löschen Um ein Layout zu löschen, klicken Sie in der Layoutübersicht bei dem zu löschenden Layout auf die Schaltfläche. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage: Klicken Sie hier auf, um das Layout zu entfernen. Hinweis Sollte das Layout z.zt. verwendet werden, wird zusätzlich der Hinweis " W a r n u n g : D a s L a y o u t i s t z u M e n ü p u n k t e n z u g e o r d n e t. " angezeigt. Wird in diesem Fall das Layout gelöscht, so wird den Menüpunkten, die das gelöschte Layout verwendet haben, das Layout des Menüpunkts Home zugewiesen. mps public solutions gmbh 63/259 Version 3.31

64 Marktplatz 3. Marktplatz Über das Menü Marktplatz haben Sie die Möglichkeit, ein Branchen- und Firmenverzeichnis anzulegen Branchenverzeichnis einrichten Um ein Branchenverzeichnis anzulegen, ist es erforderlich, zunächst über die Menü-Verwaltung eine Branchen-Übersicht, einen Branchen-Index und dann die einzelnen Branchen einzurichten. Gehen Sie dazu wie in Kapitel 2.1 beschrieben vor Branchen-Übersicht Richten Sie zunächst die Branchen-Übersicht ein. Dazu wählen Sie im Feld Modul auswählen die Option Firmen-Verzeichnis aus und geben im Feld Label die Bezeichnung (z. B. "Branchen") ein. Wählen Sie auf der folgenden Seite die Option Übersicht aus. Durch Klicken auf kehren Sie zurück zur Menü-Verwaltung Branchen-Index Öffnen Sie in der Menü-Verwaltung den Branchen-Übersicht Ordner und erstellen Sie durch Klicken auf Neu in diesem Ordner einen Branchen-Index. Dazu verfahren Sie analog zur Branchen-Übersicht, wählen jedoch die Option Branchen-Index aus Branchen Öffnen Sie aus dem Branchen-Übersicht-Ordner heraus den Branchen-Index-Ordner und legen in diesem Ordner die einzelnen Branchen an. Die Einrichtung erfolgt ebenfalls analog zur Branchen-Übersicht, jedoch ist die Option Branchen zu wählen. mps public solutions gmbh 64/259 Version 3.31

65 Marktplatz 3.2. Firmen erfassen Wählen Sie Marktplatz Grundeintrag und klicken Sie anschließend auf den Button. Über die Seite Neuer Eintrag können neue Firmen in das Branchenverzeichnis aufgenommen werden: Die Felder dieser Seite füllen Sie bitte anhand folgender Tabelle aus. Pflichtfelder sind auf der Browserseite fett dargestellt. Feld Firma Zusatz Ortsteil Straße PLZ Ort Land Telefon Telefax Mobil-Telefon URL Beschreibung Geben Sie in diesem Feld die Firmenbezeichnung an. In diesem Feld können Sie einen Zusatz zur Bezeichnung hinterlegen Hier können Sie den Ortsteil angeben, in dem die Firma ansässig ist. Geben Sie in diesem Feld die Straße und die Hausnummer an. In diesen Feldern müssen Sie die Postleitzahl und den Ort angeben. Hier können Sie das Land angeben. In diesen Feldern können Sie Angaben zur Erreichbarkeit machen. mps public solutions gmbh 65/259 Version 3.31

66 Marktplatz Feld Schlagworte Beschreibung bearbeiten Beschreibung Schlagworte sind Textelemente, die von der Suchfunktion berücksichtigt werden. Sie können als kurze Beschreibung des Eintrags für die Suchfunktion gesehen werden. Klicken Sie auf den Link, wenn Sie dem Eintrag eine Beschreibung hinzufügen möchten. Es öffnet sich ein separates Fenster, über das Sie die Beschreibung eingeben können. Klicken Sie anschließend auf. Wählen Sie auf der nachfolgenden Seite die jeweilige Branche oder Branchen aus und klicken Sie erneut auf : Setzen Sie nach der Übernahme den Haken im Feld Aktiv, um den Eintrag auf dem Portal zugänglich zu machen. Hinweis Die Branchen stehen nur zur Verfügung, wenn die entsprechenden Menüpunkte eingerichtet wurden Eintrag konvertieren Grundeinträge können zu Visitenkarten (siehe Kapitel 3.4) konvertiert werden. Klicken Sie dazu in der Firmen-Verwaltung auf das Pfeil-Symbol des jeweiligen Eintrags. Auf der nachfolgenden Seite wählen Sie die Option Visitenkarte und klicken Sie auf. Visitenkarten sind eine erweiterte Darstellung einer Firma mit Textausgaben Bildern und ggf. Kontaktformular. Siehe dazu Kapitel 3.4. Sie können die vorhandenen Daten im Anschluss überprüfen und ggf. ändern. Durch Klicken auf wird der Eintrag konvertiert. Sie gelangen zur Visitenkarten-Verwaltung, wo der Eintrag durch Setzen des Hakens im Feld Aktiv aktiviert werden kann Vorschläge entgegennehmen Sie können Firmen auch die Möglichkeit bieten, sich über eine Eingabemaske selbst in das Verzeichnis einzutragen. Diese Eingaben müssen jedoch geprüft und anschließend freigegeben werden. Das Einrichten dieser Eingabemaske erfolgt analog zur Branchen-Übersicht, jedoch ist die Option Vorschlag zu wählen. Um die bereits hinterlegten Branchen zur Auswahl in der Eingabemaske auf ihrem Portal verfügbar zu machen, gehen Sie folgendermaßen vor: Über Marktplatz Grundeintrag Vorschläge gelangen Sie zur Seite Vorschläge bearbeiten. mps public solutions gmbh 66/259 Version 3.31

67 Marktplatz Klicken Sie hier auf Branchenauswahl für Vorschlags-Option: Hier können Sie aus den verfügbaren Branchen wählen, zu welchen den Besuchern die Möglichkeit gegeben werden soll, Eintragsvorschläge einzureichen Vorschläge genehmigen oder ablehnen Über Marktplatz Grundeintrag Vorschläge erhalten Sie eine Übersicht der eingegangenen Vorschläge. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol, um die gemachten Angaben zu überprüfen und ggf. zu überarbeiten. Möchten Sie den Eintrag genehmigen, klicken Sie auf übernehmen, möchten Sie ihn ablehnen, klicken Sie auf abbrechen. Der Vorschlag wird dadurch nicht gelöscht. Zum Löschen eines Vorschlags klicken Sie auf. mps public solutions gmbh 67/259 Version 3.31

68 Marktplatz 3.4. Visitenkarten Visitenkarten sind eine erweiterte Darstellung einer Firma mit Textausgaben, Bildern und ggf. Kontaktformular. Die Visitenkarten-Verwaltung finden Sie unter Marktplatz Visitenkarte Visitenkarte anlegen Klicken Sie in der Visitenkarten-Verwaltung auf Neu. Um eine neue Visitenkarte anzulegen, müssen Sie zunächst aus folgender Auswahl eine Option auswählen: Feld Neuen Benutzer anlegen Bestehenden Benutzer verwenden Beschreibung Bei dieser Option gelangen Sie durch Übernehmen auf die Seite Neuen Benutzer anlegen. Hierbei handelt es sich um eine abgespeckte Version der Seite Neuer Benutzer, die im Kapitel beschrieben ist. Wählen Sie diese Option, müssen Sie auf der nachfolgenden Seite einen Benutzer auswählen. Falls ein Benutzer ausgewählt wird, wird dieser als zusätzliches Feld auf der Visitenkarte angezeigt. Keinen Benutzer verwenden Durch Klicken auf Wird diese Option gewählt, wird die Visitenkarte ohne Angabe eines Benutzers erfasst. Durch Klicken auf Übernehmen gelangen Sie direkt zur Seite Daten für Neue Firma. gelangen Sie zur Seite Daten für Neue Firma. mps public solutions gmbh 68/259 Version 3.31

69 Marktplatz Daten für neue Firma Auf dieser Seite werden die Firmendaten für die Visitenkarte erfasst: Gehen Sie dazu bitte anhand folgender Tabelle vor. Pflichtfelder sind auf der Browserseite fett dargestellt. Feld Firma Zusatz Ortsteil Straße PLZ Ort Land Beschreibung Geben Sie in diesem Feld die Firmenbezeichnung an. In diesem Feld können Sie einen Zusatz zur Bezeichnung hinterlegen Hier können Sie den Ortsteil angeben, in dem die Firma ansässig ist. Geben Sie in diesem Feld die Straße und die Hausnummer an. In diesen Feldern müssen Sie die Postleitzahl und den Ort angeben. Hier können Sie das Land angeben. mps public solutions gmbh 69/259 Version 3.31

70 Marktplatz Feld Telefon Telefax Mobil-Telefon URL Schlagworte Beschreibung bearbeiten zusätzliche Felder Beschreibung In diesen Feldern können Sie Angaben zur Erreichbarkeit machen. Schlagworte sind Textelemente, die von der Suchfunktion berücksichtigt werden. Sie können als kurze Beschreibung des Eintrags für die Suchfunktion gesehen werden. Klicken Sie auf den Link, wenn Sie dem Eintrag eine Beschreibung hinzufügen möchten. Es öffnet sich ein separates Fenster, über das Sie die Beschreibung eingeben können. Wurde ein Benutzer ausgewählt, wird dieser hier automatisch angegeben. Durch Klicken auf Übernehmen gelangen Sie zur Seite Branche auswählen. Klicken Sie nach Ihrer Auswahl erneut auf Übernehmen, um die Visitenkarte anzulegen Infotext Zu bereits erstellten Visitenkarten kann ein Infotext hinzugefügt werden. Klicken Sie dazu auf das Bearbeiten-Symbol anschließend links im Menü auf Infotext. der jeweiligen Visitenkarte und Hier können Sie die benötigten Informationen in Textform erfassen und umfangreich bearbeiten (siehe Kapitel 4.1). Zudem ist es möglich über die entsprechenden Schaltflächen Tabellen und Medien hinzuzufügen. mps public solutions gmbh 70/259 Version 3.31

71 Marktplatz Ansprechpartner Um einen Ansprechpartner hinzuzufügen, klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol Visitenkarte und anschließend links im Menü auf Ansprechpartner: der jeweiligen Die einzelnen Felder füllen Sie bitte mithilfe folgender Tabelle aus. Pflichtfelder sind auf der Browserseite fett dargestellt. Feld Anrede Titel Name Vorname Position Telefon Telefax Zusätzliche Informationen Bild Beschreibung Wählen Sie hier zwischen Frau und Herr Geben Sie hier, falls vorhanden, den Titel des Ansprechpartners ein. In diesem Feld muss der Name des Ansprechpartners angegeben werden. Hier kann der Vorname hinterlegt werden. In diesem Feld können Sie die Position des Ansprechpartners in der Firma angeben. In diesen Feldern können Sie Angaben zu Kommunikationsmöglichkeiten machen. Geben Sie hier ggf. zusätzlich notwendige Informationen an. Über Durchsuchen können Sie ein Bild des Ansprechpartners auf Ihrem Computer auswählen und hier hinterlegen. Klicken Sie auf Übernehmen um die Eingaben zu speichern. mps public solutions gmbh 71/259 Version 3.31

72 Marktplatz Firmenlogo Einer Visitenkarte können Sie ein Firmenlogo hinzufügen. Klicken Sie dazu auf das Bearbeiten-Symbol der jeweiligen Visitenkarte und anschließend links im Menü auf Firmenlogo: Über Durchsuchen können Sie das Firmenlogo auf Ihrem Computer auswählen und hier hinterlegen Moduleinstellungen Wählen Sie Marktplatz Moduleinstellungen, um festzulegen, in welcher Form das Branchen- bzw. Firmenverzeichnis auf dem mpscitywerk-portal für den Besucher dargestellt wird: Datenerfassung Klicken Sie auf das Einstellungen-Symbol neben Datenerfassung, um folgendes Fenster zu öffnen: Hier können Sie festlegen, wie viele Zeichen das Beschreibungsfeld umfassen darf und welche Felder bei der Eingabe Pflichtfelder sein sollen. mps public solutions gmbh 72/259 Version 3.31

73 Marktplatz zusätzliche Felder Durch Klicken auf das Einstellungen-Symbol neben zusätzliche Felder, öffnet sich folgendes Fenster: Hier können Sie zwei zusätzliche Felder für die Firmeneinträge festlegen Einstellungen pro Branche Klicken Sie auf das Einstellungen-Symbol Branche individuell vorzunehmen: neben einer Branche, um die Einstellungen für die jeweilige Die einzelnen Felder sind dabei folgendermaßen zu betrachten: Feld Suchfelder Alphabetischer Index Firmenlogo der Visitenkarte in Listendarstellung übernehmen Firmen Alias Anzahl dazustellender Listeneinträge pro Seite Darstellungsform Beschreibung Legen Sie hier die Felder fest, die bei einer Suche berücksichtigt werden sollen. Hier können Sie wählen, ob der Index alphabetisch aufgebaut sein soll oder nicht. An dieser Stelle können Sie festlegen, ob das Firmenlogo, das auf der Visitenkarte dargestellt wird (sofern vorhanden), in die Listendarstellung übernommen werden soll. Geben Sie hier an, wie die Einträge betitelt werden sollen. Hier können Sie festlegen, wie viele Einträge pro Seite in der Liste dargestellt werden sollen. Bei den Darstellungsformen können Sie wählen zwischen: S t a n d a r d S t a n d a r d m i t Z u s a t z f e l d e r n K u r z f o r m K u r z f o r m m i t D i e n s t l e i s t u n g e n mps public solutions gmbh 73/259 Version 3.31

74 Redaktion 4. Redaktion Unter diesem Menüpunkt finden Sie alle Funktionen, mit denen Sie den Inhalt der Seiten, die zuvor in der Menü-Verwaltung angelegt wurden, editieren können Der Editor Der Editor kommt überwiegend zur Erstellung und zur Pflege von Seiten zum Einsatz. Er ermöglicht die einfache und schnelle Pflege von simplen Textdokumenten, auch mit Abbildungen bis hin zu komplexen Tabellen-Layouts. Im Kopf des Editors sind die zur Verfügung stehenden Bearbeitungssymbole aufgelistet: Hinweise zu den Bearbeitungssymbolen Der Editor kommt an verschiedenen Stellen zum Einsatz (z. B. Bearbeitung von Statischen Seiten, Einleitungstexten etc.). Je nach dem, an welcher Stelle der Editor aufgerufen wird, stehen mehr oder weniger Bearbeitungssymbole zur Verfügung! Zudem können die verschiedenen Benutzer unterschiedliche Rechte für den Editor haben. Somit kann es sein, dass nicht jedem Benutzer alle in diesem Kapitel beschriebenen Bearbeitungsschaltflächen zur Verfügung stehen. Der Inhalt des Editors wird nicht im WYSIWYG-Modus ("What you see is what you get") dargestellt, bei dem dieser schon genauso angezeigt wird, wie er später auf der Seite aussieht, sondern ähnlich wie bei HTML- Text mit sogenannten Tags. Im folgenden Beispiel sehen Sie links den Inhalt des Editors und rechts die entsprechende Seite: Abbildung 4: Inhalt des Editors Abbildung 5: Anzeige der Seite Bei den Tags kann man grundsätzlich zwischen zwei Arten unterscheiden: Tags, mit denen Textpassagen formatiert werden Tags, mit denen andere Objekte eingebunden werden (z. B. Bilder, Tabellen etc.) Folgende Regeln gelten für die Tags: Die Tags befinden sich immer in eckigen Klammern. Bis auf einige Ausnahmen (z. B. Tabellen, Bilder, Absätze) müssen Tags immer paarweise auftreten. D.h. zu einem öffnenden Tag muss es immer ein schließendes Tag (gekennzeichnet durch den Schrägstrich "/") geben. Beispiel: Um einen Text fett darzustellen, muss vor dem Text das öffnende Tag [fett] und nach dem Text das schließende Tag [/fett] stehen. mps public solutions gmbh 74/259 Version 3.31

75 Redaktion Paarweise auftretende Tags können ineinander verschachtelt sein, wenn z. B. ein Text mehrere Formatierungen haben soll (siehe Abbildung 4, Beispielformatierung blau und fett). Das Einfügen der Formatierungs-Tags geschieht automatisch über die entsprechenden Bearbeitungssymbole. Sie können hier entweder zuerst den zu formatierenden Text erfassen, markieren und dann auf die entsprechende Formatierungsschaltfläche klicken oder Sie fügen zuerst über die entsprechende Schaltfläche die Tags ein und erfassen dann den Text zwischen den Tags. In den folgenden Kapiteln sind alle zu Verfügung stehenden Bearbeitungssymbole des Editors beschrieben Textpassagen formatieren Für eine umfangreiche Formatierung der Inhalte stehen diverse Formatierungs-Icons über dem Textfeld zur Verfügung, die in der nachfolgenden Tabelle erläutert werden: Zeichen formatieren Um einzelne Textstellen zu formatieren, markieren Sie diese und klicken Sie auf das Symbol, um den Text fett darzustellen. Darstellung: [fett]text[/fett], um den Text kursiv darzustellen. Darstellung: [kursiv]text[/kursiv], um den Text unterstrichen darzustellen. Darstellung: [unterstrichen]text[/unterstrichen] Textgröße ändern Durch Klicken auf das Symbol öffnet sich folgende Eingabeaufforderung: Geben Sie hier die gewünschte Schriftgröße an. Als Zusatz zur Größe können "em" oder "px" angegeben werden. Bestätigen Sie mit OK. Hinweis Bei "em" handelt es sich um eine relative Angabe, "px" dagegen bezeichnet einen absoluten Wert. Wird kein Zusatz angegeben, wird automatisch "em" angenommen. Bei zweistelligen Angaben ohne Zusatz wird automatisch ein Kommawert angenommen, d. h. bei der Angabe "12" wird für die Ausgabe die Größe "1.2em" ermittelt. Beispieldarstellung im Editor: [groesse 12]Herzlich Willkommen![/groesse] Textfarbe Hier kann entweder direkt eine der 16 eingeblendeten Standardfarben ausgewählt oder über die Schaltfläche Eigene Farben eine spezielle Farbe eingestellt werden. Die Auswahl eigener Farben ist nur möglich, wenn dies dem Benutzer entsprechend erlaubt wird. Auch die Auswahlmöglichkeiten bei den Standardfarben sind abhängig von der jeweiligen Befugnis. Es können außerdem speziell definierte Farben zur Verfügung gestellt werden, um eine einheitliche Farbgebung sicherzustellen. Beispieldarstellung im Editor: [farbe blue]überblick[/farbe] mps public solutions gmbh 75/259 Version 3.31

76 Redaktion Titel einfügen Über diese Schaltfläche können Sie weitere Zwischenüberschriften auf der Seite einfügen. Geben Sie dazu den Titel ein, markieren Sie Ihn und klicken Sie auf das Symbol. Beispieldarstellung im Editor: [titel]titel[/titel] Hinweis Die Darstellung dieser Überschriften ist abhängig von der Einrichtung des Layouts. Absatz einfügen Mit diesem Symbol fügen Sie einen Absatz (Zeilenumbruch) in den Text ein. Beispieldarstellung im Editor: [absatz] Text ausrichten Mit diesen Schaltflächen können Sie den markierten Text folgendermaßen ausrichten: Text linksbündig Text zentriert Text rechtsbündig Text als Blocksatz Der Text wird am linken Fensterrand ausgerichtet. Darstellung: [ausrichtung=links]grußwort[/ausrichtung] Der Text wird mittig ausgerichtet. Darstellung: [ausrichtung=mitte]grußwort[/ausrichtung] Der Text wird am rechten Fensterrand ausgerichtet. Darstellung: [ausrichtung=rechts]grußwort[/ausrichtung] Der Text wird links- und rechtsbündig ausgerichtet und in der Mitte entsprechend gestreckt oder gestaucht. Darstellung: [ausrichtung=block]grußwort[/ausrichtung] Geschütztes Leerzeichen einfügen Mit einem Klick auf die Schaltfläche können Sie zwischen zwei Wörtern ein geschütztes Leerzeichen einfügen. Ein geschütztes Leerzeichen verhindert einen Zeilenumbruch zwischen zwei Wörtern. Verwendet wird dies beispielsweise bei Anrede und Name ("Dr. Mustermann"), Wert und Einheit ("85 km") oder Tag und Monatsname ("10. Mai"). Darstellung: Dr.[leer]Mustermann Text zweispaltig darstellen Sie können den Text in Ihrem Container zweispaltig darstellen. Dazu steht Ihnen unterhalb des Editors die Option Layout zur Verfügung: Wechseln Sie hier von N o r m a l zu Z w e i s p a l t i g. Abbildung 6: Seite mit zweispaltigem Text mps public solutions gmbh 76/259 Version 3.31

77 Redaktion Links, Sprungmarken und Tooltips einfügen Marker setzen Mit dieser Schaltfläche setzen Sie eine Sprungmarke an eine bestimmte Stelle des Textes. Sprungmarken sind das Ziel eines Links auf derselben Seite. Markieren Sie die gewünschte Textstelle und klicken Sie auf das Anker-Symbol. Es öffnet sich eine Eingabeaufforderung: Tragen Sie hier den Namen der Sprungmarke ein und bestätigen Sie mit OK. Beispieldarstellung im Editor: [marker Seitenanfang]Hier ist der Seitenanfang[/marker] Auf eine Textmarke können Sie anschließend einen Link setzen (siehe nachfolgende Beschreibung). Link einfügen Über dieses Symbol können Sie Links einfügen. Es öffnet sich folgende Seite: Es gibt drei Arten von Links: Link auf eine Sprungmarke innerhalb derselben Seite Tragen Sie den Namen der Sprungmarke (siehe Beschreibung Marker setzen) in das Feld URL ein und klicken Sie auf. Bei dieser Art der Verlinkung muss sich der Link auf derselben Seite befinden wie die Sprungmarke! Beispieldarstellung im Editor: [link Seitenanfang]Hier geht's zum Seitenanfang[/link] Link auf interne Seiten des Portals Öffnen Sie über den Link Menüstruktur anzeigen die Übersicht der vorhandenen Seiten Ihres Portals, wählen Sie dort die gewünschte Seite aus und klicken Sie anschließend auf. Beispieldarstellung im Editor: [link http :// Startseite[/link] Link auf externe Seiten Geben Sie die URL-Adresse der externen Seite in das Feld URL ein und klicken Sie auf. Beispieldarstellung im Editor: [link http :// Zwischen den Link-Tags muss nicht zwingend ein Text eingetragen werden. Fehlt der Text, wird stattdessen der Name der Sprungmarke bzw. der Pfad des internen oder externen Links angezeigt. mps public solutions gmbh 77/259 Version 3.31

78 Redaktion -Link einfügen Markieren Sie den Link-Text und klicken Sie auf das -Link-Symbol, um folgende Eingabeaufforderung zu starten: Geben Sie hier die -Adresse ein, auf die Sie verlinken möchten und bestätigen Sie mit OK. Beispieldarstellung im Editor: [mail news.de]post[/mail] Wichtig Bei einem -Link muss ein Text zwischen den Tags eingetragen werden, sonst wird nicht der Link auf der Seite angezeigt, sondern lediglich die Tags ohne Funktion! Artikel einfügen Über dieses Symbol können Sie einen Link auf einen Artikel aus Ihrem Portal einfügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche, öffnet sich die Seite Artikel-Auswahl: Über das Feld Suchbegriff können Sie nach dem Titel eines Artikels suchen. Zudem können Sie die Übersicht nach einer bestimmten Kategorie filtern. Haben Sie den gewünschten Artikel gefunden, klicken Sie auf den zugehörigen Link auswählen. Beispieldarstellung im Editor: [artikel 2]weitere Informationen[/artikel] Wichtig Bei einem Artikel-Link muss ein Text zwischen den Tags eingetragen werden, sonst wird nicht der Link auf der Seite angezeigt, sondern lediglich die Tags ohne Funktion! mps public solutions gmbh 78/259 Version 3.31

79 Redaktion Tooltips (Erläuterungen) einfügen Mit einem Tooltip können Sie Begriffe oder Abkürzungen im Text erläutern. Ein Textteil, bei dem ein Tooltip hinterlegt ist, ist auf der Seite mit einer gestrichelten Unterstreichung gekennzeichnet. Die Erläuterung erscheint, wenn der Nutzer mit der Maus über diese Textstelle navigiert (Hovereffekt). Um eine Erläuterung in Ihren Text eizufügen, markieren Sie den zu erklärenden Text und klicken Sie auf die Schaltfläche. Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der Sie den Erläuterungstext eingeben können. Beispieldarstellung im Editor: [abbr Integrierte Gesamtschule]IGS[/abbr] mps public solutions gmbh 79/259 Version 3.31

80 Redaktion Aufzählungen und nummerierte Listen Listenpunkt einfügen Um Aufzählungen oder nummerierte Listen darzustellen, muss jeder Punkt der Aufzählung/Liste als Listenpunkt gekennzeichnet werden. Markieren Sie den jeweiligen Punkt und klicken Sie auf das Symbol, um die Tags für den Listenpunkt einzufügen. Beispieldarstellung im Editor: [listenpunkt]punkt Eins[/listenpunkt] Liste einfügen Sollen die Listenpunkte als einfache Aufzählung dargestellt werden, muss der komplette Listeninhalt als einfache Liste gekennzeichnet werden. Markieren Sie dazu alle Punkte und setzen Sie über das Symbol die Tags für die Liste. Beispieldarstellung im Editor: [liste] [listenpunkt]punkt Eins[/listenpunkt] [listenpunkt]punkt Zwei[/listenpunkt] [listenpunkt]punkt Drei[/listenpunkt] [/liste] Anzeige auf der Seite: Nummerierte Liste einfügen Sollen die Listenpunkte als fortlaufend nummerierte Auflistung dargestellt werden, muss der komplette Listeninhalt als nummerierte Liste gekennzeichnet werden. Markieren Sie dazu alle Punkte und setzen Sie über das Symbol die Tags für die nummerierte Liste. Beispieldarstellung im Editor: [nummernliste] [listenpunkt]punkt Eins[/listenpunkt] [listenpunkt]punkt Zwei[/listenpunkt] [listenpunkt]punkt Drei[/listenpunkt] [/nummernliste] Anzeige auf der Seite: Hinweis Ob Sie zuerst die Listenpunkte anlegen und danach die komplette Liste als einfache oder nummerierte Liste markieren oder zuerst die Tags für die einfache oder nummerierte Liste setzen und anschließend die Listenpunkte einfügen ist unerheblich. Wichtig ist nur für die korrekte Anzeige, dass außerhalb die Tags für die komplette Liste (also [liste] [/liste] oder [nummernliste] [/nummernliste]) liegen und sich innerhalb dieser Tags die eigentlichen Listenelemente ([listenpunkt] [/listenpunkt]) befinden. Zudem darf zwischen den einzelnen Listenpunkten kein anderer Text stehen! mps public solutions gmbh 80/259 Version 3.31

81 Redaktion Objekte einbinden Medien einfügen Über das Symbol können Sie Bilder auf Ihrer Seite einfügen. Diese müssen zuvor hochgeladen worden sein (siehe Kapitel 4.5 Medien). Es öffnet sich die Seite Medien-Auswahl: Hier erhalten Sie eine Übersicht aller hochgeladenen Bilder. Klicken Sie bei dem gewünschten Bild auf eines der Symbole unter Einbau. Das gewählte Symbol bestimmt, wo und wie das Bild eingebunden wird (Ausrichtung, Größe und Textfluss). Eine Hilfe dazu wird durch überfahren mit dem Maus-Zeiger angezeigt. Beispieldarstellung im Editor: [media 6 grosslinks] Galerie einfügen Sie können auf Ihrer Seite eine Galerie einfügen, in der wechselnde Bilder (wie bei einer Diashow) angezeigt werden. Die einzubindende Galerie muss vorher angelegt sein (siehe Kapitel 4.13 Bildergalerie). Um eine Galerie einzubinden, klicken Sie auf die Schaltfläche Sie eine Übersicht aller angelegten Galerien erhalten:. Es öffnet sich die Seite Galerien, in der Geben Sie hier die gewünschte Breite und Höhe an. Geben Sie im Feld Effekt an, wie der Übergang der Bilder angezeigt werden soll (A u s b l e n d e n, H o r i z o n t a l oder V e r t i k a l ). Geben Sie im Feld Zeit an, wie lange die einzelnen Bilder angezeigt werden sollen. Klicken Sie bei der gewünschten Galerie auf das Symbol um die Galerie einzufügen. Beispieldarstellung im Editor: [galerie 1014 mitte fade 1000] mps public solutions gmbh 81/259 Version 3.31

82 Redaktion Tabelle einfügen Über das Symbol können Sie Tabellen in Ihre Seite einbinden. Diese müssen zuvor eingerichtet worden sein (siehe Kapitel 4.6 Tabellen). Es öffnet sich die Seite Tabellen-Auswahl: Durch Klicken auf eines der Symbole unter Einbau wird festgelegt, wo die Tabelle eingebunden wird. Eine Hilfe dazu wird durch überfahren mit dem Maus-Zeiger angezeigt. Beispieldarstellung im Editor: [tabelle 1 rechts] IFrame einfügen Über einen IFrame (Inlineframe) können Sie Inhalt einer anderen Seite in einem Ausschnitt der aktuellen Seite anzeigen. Es wird sozusagen eine Seite in eine andere "eingebettet". Um einen IFrame einzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche. Es öffnet sich folgende Eingabemaske: Geben Sie im Feld URL die Adresse der anzuzeigenden Seite an. In den Feldern Höhe und Breite geben Sie an, wie groß das Fenster innerhalb der Seite sein soll. Geben Sie nun noch einen Namen und einen Titel an und bestätigen Sie die Angaben mit. Beispieldarstellung im Editor: [iframe http :// [Wetter] [Wetter in Koblenz]] Beispieldarstellung eines IFrames auf einer Seite: mps public solutions gmbh 82/259 Version 3.31

83 Redaktion Sonderzeichen einfügen Über dieses Symbol öffnen Sie das Fenster Sonderzeichen einfügen: Die Sonderzeichen verfügen über zwei Kategorien mit jeweils verschiedenen Zeichenvorräten. Klicken Sie das gewünschte Zeichen an, um es in den Text zu übernehmen. Darstellung im Editor: Bei den Sonderzeichen gibt es keine Tags. Hier wird das ausgewählte Symbol genauso im Editor angezeigt, wie auf der Seite. RSS-Feed einbinden Um einen RSS-Feed auf der Seite einzubinden, klicken Sie auf die Schaltfläche nachfolgend angezeigt Eingabemaske aus: und füllen Sie die Feld RSS-URL Anzahl Items Max. Anzahl Zeichen Anriss wie Magazin verlinken Beschreibung Tragen Sie hier zunächst den Pfad des RSS-Feeds ein. Stellen Sie hier ein, wie viele Artikel des RSS-Feeds angezeigt werden. Beispiel: Wird hier 3 eingestellt, werden die neuesten drei Artikel eingeblendet. Bei der Einstellung A l l e werden die neuesten 25 Artikel eingeblendet. Geben Sie hier an, wie viele Zeichen pro Artikel angezeigt werden sollen. Standardmäßig wird man bei einem Klick auf den Link mehr direkt zur Ursprungsseite weitergeleitet. Ist hier der Haken gesetzt, wird nicht sofort zur Ursprungsseite weitergeleitet, sondern zunächst der Artikel erweitert. Von diesem erweiterten Text kann man dann wiederum zur Ursprungsseite wechseln. mps public solutions gmbh 83/259 Version 3.31

84 Redaktion Inhalt in Register oder aufklappbare Textpassagen untergliedern Um den Inhalt einer Seite weiter zu untergliedern, können Sie diesen auf mehrere Inhaltselemente aufteilen. Diesen können Sie wahlweise als Tabbed Content (Register) oder als Akkordeon (untereinander auf- und zuklappbare Textpassagen) einfügen. Abbildung 7: Tabbed Content (Register) Abbildung 8: Akkordeon Inhaltselement einfügen Um die verschiedenen Textpassagen voneinander abzugrenzen, muss jeder Abschnitt als Inhaltselement gekennzeichnet werden. Markieren Sie dazu die jeweilige Textpassage und klicken Sie auf das Symbol, um die Tags für das Element einzufügen. Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der der Inhaltstitel eingegeben wird. Der Inhaltstitel ist der Text, der später in der Seite als Beschriftung der Tabulatoren bzw. der Leisten in der Akkordeondarstellung dient. Beispieldarstellung im Editor: [inhalt Punkt Eins]Text1 Text1 Text1[/inhalt] Tabbed Content einfügen Sollen die Textpassagen in Registerform dargestellt werden, markieren Sie alle Inhaltselemente und klicken Sie auf das Symbol, um die Tags für den Tabbed Content zu setzen. Beispieldarstellung im Editor: [tabs] [inhalt Punkt 1]Text1 Text1 Text1[/inhalt] [inhalt Punkt 2]Text2 Text2 Text2[/inhalt] [inhalt Punkt 3]Text3 Text3 Text3[/inhalt] [/tabs] mps public solutions gmbh 84/259 Version 3.31

85 Redaktion Akkordeon einfügen Sollen die Textpassagen in Akkordeonform dargestellt werden, markieren Sie alle Inhaltselemente und klicken Sie auf das Symbol, um die Tags für das Akkordeon zu setzen. Beispieldarstellung im Editor: [accordion] [inhalt Punkt 1]Text1 Text1 Text1[/inhalt] [inhalt Punkt 2]Text2 Text2 Text2[/inhalt] [inhalt Punkt 3]Text3 Text3 Text3[/inhalt] [/accordion] Hinweise Ob Sie zuerst die Inhaltselemente anlegen und danach den kompletten Inhalt als Tabbed Content oder Akkordeon markieren oder zuerst die Tags für Tabbed Content oder Akkordeon setzen und anschließend die Inhaltselemente einfügen ist unerheblich. Wichtig ist nur für die korrekte Anzeige, dass außerhalb die Tags für Tabbed Content (also [tab] [/tab] oder Akkordeon [accordion] [/accordion]) liegen und sich innerhalb dieser Tags die eigentlichen Inhaltselemente ([inhalt ] [/inhalt]) befinden. Text, der zwischen zwei Inhaltselementen platziert wird, kann nicht angezeigt werden! Folgendes ist beim Einfügen eines Bildes in der Akkordeondarstellung zu beachten: bei einem linksoder rechtsbündig eingefügten Bild wird der nachfolgende Text als Fließtext um das Bild angezeigt. Ist der Fließtext zu kurz oder steht das Bild ganz am Ende des Inhaltselements, fügen Sie hinter den Text bzw. das Bild einen Absatz (Schaltfläche ) ein, damit das Bild nicht in die Überschrift des nächsten Inhaltselements überlappt Vorschau anzeigen Um sich während der Bearbeitung der Seite eine Vorschau anzeigen zu lassen, ohne dass die Seite abgespeichert werden muss, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Auge. Die Seite wird auf einem neuen Reiter angezeigt Inhalt abspeichern oder zurücksetzen Möchten Sie den Editorinhalt abspeichern und den Editor verlassen, klicken Sie auf. Möchten Sie den Editorinhalt abspeichern ohne den Editor zu verlassen, klicken Sie auf. Möchten Sie den Editor beenden, ohne Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie auf. Möchten Sie Ihre Änderungen verwerfen, ohne den Editor zu verlassen, klicken Sie auf. Hinweis Damit abgespeicherte Änderungen auf einer bereits geladenen Seite sichtbar werden, müssen Sie im Browser auf die Seite wechseln und einen Refresh durchführen. Bei den meisten Browsern geht dies mit der Tastenkombination STRG+F5. mps public solutions gmbh 85/259 Version 3.31

86 Redaktion 4.2. Magazin Das Magazin dient beispielsweise dazu, aktuelle Neuigkeiten und wichtige Informationen den Bürgern mitzuteilen Magazin-Übersicht Legen Sie über die Menü-Verwaltung (siehe Kapitel 2.1Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.) eine Magazin-Übersicht an. Dazu geben Sie im Feld Label eine Bezeichnung dafür an (z. B. Aktuelles) und wählen Sie das Modul Magazin. Auf der darauffolgenden Seite stehen Ihnen zwei Alternativen für die Übersicht zur Verfügung: Es wird nur eine Übersicht benötigt. Wählen Sie diese anhand Ihrer Bedürfnisse aus. In der Übersicht nach Kategorien werden die Artikel auf dem mpscitywerk-portal nach Kategorien geordnet dargestellt. In einer Übersicht nach Datum werden die Artikel automatisch nach Datum sortiert. Nachdem Sie Ihre Übersicht erstellt haben, setzen Sie z. B. im Feld links einen Haken, um die Übersicht in das Menü des Portals zu übernehmen. Wichtiger Hinweis Bei beiden Übersichts-Varianten müssen im Anschluss Kategorien eingerichtet werden, da ohne Kategorien keine Artikel erstellt werden können. Die Einrichtung der Übersichten dagegen ist optional Kategorien einrichten Kategorien müssen eingerichtet werden, da Artikel nur innerhalb von Kategorien erstellt werden können. Öffnen Sie zunächst den zuvor angelegten Übersichts-Ordner. Die Einrichtung der Kategorien in diesem Ordner erfolgt dann analog zum Einrichten der Übersicht, jedoch ist hierbei die Option Kategorie auszuwählen. Es können beliebig viele Kategorien eingerichtet werden Suche Die Einrichtung der Suche ist Voraussetzung dafür, dass die Artikel später von den Besuchern durch Eingabe eines Suchbegriffs gefunden werden können. Öffnen Sie zunächst den zuvor angelegten Übersichts-Ordner. Die Einrichtung der Suche in diesem Ordner erfolgt dann analog zum Einrichten der Übersicht, jedoch ist hierbei die Option Suche auszuwählen Archiv Artikel können nur archiviert werden, wenn ein Menüpunkt Archiv vorhanden ist. Für Ihr Archiv stehen Ihnen zwei Alternativen zur Verfügung. mps public solutions gmbh 86/259 Version 3.31

87 Redaktion Automatisches Archiv Wählen Sie das automatische Archiv, werden alle Ihre Artikel aus neben- oder untergeordneten Kategorien in einem gemeinsamen Archiv gemäß Ihren Vorgaben zu den Archivierungs-Intervallen (siehe Kapitel ) automatisch archiviert. Zur Einrichtung des automatischen Archivs öffnen Sie den zuvor angelegten Übersichts-Ordner. Die Einrichtung in diesem Ordner erfolgt dann analog zum Einrichten der Übersicht Individuelles Archiv Ein individuelles Archiv kann als gemeinsames Archiv für alle Kategorien eingerichtet werden. Die Kategorien sind dann dem Archiv jeweils einzeln zuzuordnen. Werden Sie nicht zugeordnet, werden sie nicht archiviert. Möchten Sie ein gemeinsames individuelles Archiv für alle Kategorien einrichten, öffnen Sie den zuvor angelegten Übersichts-Ordner. Die Einrichtung in diesem Ordner erfolgt dann analog zum Einrichten der Übersicht. Das individuelle Archiv kann alternativ auch jeweils für jede Kategorie separat eingerichtet werden. Auf diese Weise wird jede Kategorie einzeln archiviert. Sollen Kategorien nicht archiviert werden, wird zu diesen kein Archiv eingerichtet. Bei dieser Variante öffnen Sie zunächst den Übersichts-Ordner und anschließend den Ordner der Kategorie, zu der Sie ein individuelles Archiv wünschen. Die Einrichtung des individuellen Archivs erfolgt dann analog zum Einrichten der Übersicht, jedoch ist hierbei die Option individuelles Archiv auszuwählen. Auch beim individuellen Archiv können Sie Archivierungs-Intervalle (siehe Kapitel ) festlegen. Wichtiger Hinweis Artikel können auch ablaufen und werden dann nicht archiviert! Das Ablaufen eines Artikels wird über die Laufzeit des Artikels und den Archivierungsintervall definiert. Grundsätzlich wird ein Artikel nach Ablauf der Laufzeit aus dem öffentlichen Bereich gelöscht. Das bedeutet: Ist die Laufzeit des Artikels kürzer als das Archivierungsintervall, wird der Artikel automatisch aus dem öffentlichen Bereich gelöscht, noch bevor er archiviert werden konnte. Durch die Löschung aus dem öffentlichen Bereich steht der Artikel nur noch im Admin-Bereich zur Verfügung und bleibt dort erhalten, sofern er nicht manuell gelöscht wird Vorschlag Den Besuchern Ihres mpscitywerk-portals können Sie die Möglichkeit geben, über eine Eingabemaske selbst Artikel zur Veröffentlichung einzureichen. Zum Einrichten der Eingabemaske öffnen Sie zunächst den zuvor angelegten Übersichts-Ordner. Das weitere Vorgehen in diesem Ordner erfolgt analog zur Übersicht, jedoch ist die Option Vorschlag zu wählen. Über diese Eingabemaske auf dem öffentlichen Portal eingereichte Artikel-Vorschläge müssen unter dem Menüpunkt Redaktion Magazin Freigaben geprüft und freigegeben werden, sofern sie veröffentlichungswürdig sind (siehe Kapitel 4.2.9). mps public solutions gmbh 87/259 Version 3.31

88 Redaktion Artikel erstellen Neue Artikel können Sie über die Übersicht des Moduls Magazin hinzufügen. Wählen Sie Redaktion Magazin. Um alle Übersichten und Kategorien anzeigen zu lassen, klicken Sie auf Ganze Struktur zeigen: Klicken Sie bei der Kategorie auf zur Artikelübersicht, zu der Sie einen Artikel hinzufügen möchten und wählen Sie auf der nachfolgenden Seite Neu. Sie gelangen zur Seite Artikel erstellen: mps public solutions gmbh 88/259 Version 3.31

89 Redaktion Zum Erstellen eines Artikels gehen Sie bitte anhand folgender Tabelle vor: Feld Titel Kurztext Kurztext-URL in externem Fenster öffnen Text Kategorie Start Datum Startzeit Ende Datum Endzeit Archivsuche Immer oben Klicken Sie auf Beschreibung Geben Sie hier den Titel des Artikels ein. Geben Sie an dieser Stelle eine kurze Zusammenfassung des Artikels ein. Link hinzufügen vorhandenen Link löschen Setzen Sie hier den Haken, wenn die Kurztext-URL in einem externen Fenster geöffnet werden soll. Geben Sie hier den Artikeltext ein. Dieser kann umfangreich formatiert werden (siehe dazu Kapitel 4.1). Zudem ist es möglich, an dieser Stelle Tabellen (siehe Kapitel 4.6), Medien (siehe Kapitel 4.5), Imagemaps (siehe Kapitel 0), Bilder aus der Bildergalerie (siehe Kapitel 4.13) oder Links aus dem Linkkatalog (siehe Kapitel 4.14) einzufügen. An dieser Stelle können Sie die Kategorie noch einmal überprüfen und ggf. anpassen. Am Start Datum wird der Artikel veröffentlicht. Geben Sie hier wenn nötig das Start Datum ein. Standardmäßig ist immer der aktuelle Tag eingestellt. Um den Veröffentlichungszeitpunkt genauer zu definieren, können Sie hier zusätzlich zum Startdatum noch eine Uhrzeit eingeben. Geben Sie hier ein Ende Datum ein, falls der Artikel ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr im öffentlichen Bereich zur Verfügung stehen soll. Auch den Zeitpunkt des Endes können Sie durch Eingabe einer Uhrzeit genauer definieren. Setzen Sie hier den Haken, um den Artikel in die Archivsuche mit einzubeziehen. Setzen Sie in diesem Feld einen Haken, um den Artikel unabhängig von neueren Artikeln immer an erster Stelle anzeigen zu lassen., um die Einstellungen zu speichern. mps public solutions gmbh 89/259 Version 3.31

90 Redaktion Artikel bearbeiten Zum Bearbeiten der Liste für ähnliche Artikel wählen Sie Redaktion Magazin. Klicken Sie dort auf Ganze Struktur zeigen, um alle Übersichten und Kategorien anzeigen zu lassen. Wählen Sie anschließend zur Artikelübersicht in der Kategorie, in der Sie einen Artikel bearbeiten möchten: Auf dieser Seite stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung: Feld Status i.oben Beschreibung Im Feld Status können Sie einen Status an den Artikel vergeben. Die einzelnen Optionen haben folgende Bedeutung: g e s p e r r t n o r m a l t o p h o t Der Artikel wird nicht im öffentlichen Bereich angezeigt. Der Artikel wird im öffentlichen Bereich angezeigt, erfährt aber keine besondere Behandlung. Der Artikel wird im öffentlichen Bereich angezeigt und mit "top" gekennzeichnet. "Top"-Artikel sind als wichtig anzusehen. Der Artikel wird im öffentlichen Bereich angezeigt und mit "hot" gekennzeichnet. "Hot"-Artikel sind als sehr wichtig anzusehen. Wird der Haken in diesem Feld gesetzt, wird der Artikel immer an erster Stelle angezeigt, ungeachtet dessen, ob neuere Artikel vorhanden sind. Die Beschreibung dieser Symbole finden Sie im Kapitel 2.1. Um den Inhalt eines Artikels zu bearbeiten, klicken Sie in der Übersicht auf das Bearbeiten-Symbol des jeweiligen Artikels. Die Bearbeitung erfolgt dann analog zum Erstellen von Artikeln Liste für ähnliche Artikel bearbeiten Zum Bearbeiten der Liste für ähnliche Artikel wählen Sie Redaktion Magazin. Klicken Sie dort auf Ganze Struktur zeigen, um alle Übersichten und Kategorien anzeigen zu lassen. Wählen Sie anschließend zur Artikelübersicht in der Kategorie, in der Sie einen Artikel bearbeiten möchten. In der nun angezeigten Übersicht klicken Sie auf das -Symbol des jeweiligen Artikels, um zu diesem eine Liste für ähnliche Artikel zu erstellen bzw. zu bearbeiten Freigaben Der Menüpunkt Redaktion Magazin Freigaben dient dazu, Artikel, die von Benutzern erstellt wurden, die nicht über Chefredakteurrechte (siehe Kapitel ) verfügen, oder über das mpscitywerk-portal eingereicht wurden (siehe Kapitel 4.2.5) freizugeben. mps public solutions gmbh 90/259 Version 3.31

91 Redaktion Überblick Aufbaumöglichkeiten und Funktionsweisen mit automatischem Archiv Übersicht nach Kategorie oder nach Datum Kategorie A Kategorie B individuelles Archiv Suche Vorschlag Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Prüfung mit individuellem Archiv pro Kategorie Übersicht nach Kategorie oder nach Datum Kategorie A Kategorie B individuelles Archiv Suche Vorschlag Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Prüfung mit gemeinsamem individuellen Archiv Übersicht nach Kategorie oder nach Datum Kategorie A Kategorie B individuelles Archiv Suche Vorschlag Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Prüfung mps public solutions gmbh 91/259 Version 3.31

92 Redaktion RSS-Feeds RSS-Feeds dienen zur Darstellung von Magazin-Artikeln in Feedreadern und können von den Besuchern des mpscitywerk-portals über das Browser-Standardsymbol abonniert werden RSS-Feeds einrichten RSS-Feeds werden über das Menü Redaktion Magazin RSS-Feeds eingerichtet. Sie können ausschließlich für Seiten mit dem Modul Magazin und deren übergeordnete Seiten eingerichtet werden: Gehen Sie dabei anhand folgender Tabelle vor: Feld Titel des RSS-Feeds (öffentlich) Titel (intern) Kurzbeschreibung Teaser-Bild für den Feed folgende Magazin- Kategorien auslesen folgende Filter berücksichtigen Beschreibung Geben Sie hier den Titel des RSS-Feeds an. In diesem Feld können Sie eine interne Bezeichnung für den Feed eingeben. Hier können Sie eine kurze Beschreibung des RSS-Feeds angeben. Über den Button Durchsuchen öffnen Sie einen Windows-Standard-Dialog, über den Sie ein Bild auswählen können. Dieses Bild wird in der RSS-Feed-Übersicht angezeigt Wählen Sie hier mindestens eine Magazin-Kategorie, die der RSS-Feed auslesen soll. Hier können Sie festlegen, über welchen Status die berücksichtigten Artikel mindestens verfügen müssen. Dabei gilt folgendes: n o r m a l t o p h o t Es werden alle Artikel berücksichtigt. Es werden alle Artikel berücksichtigt, die mit "top" oder "hot" gekennzeichnet sind. Es werden alle Artikel berücksichtigt, die mit "hot" gekennzeichnet sind. mps public solutions gmbh 92/259 Version 3.31

93 Redaktion Feld Aktiv Feed global anzeigen (Browserzeile) Beschreibung Setzen Sie diesen Haken, um den RSS-Feed zu aktivieren. Ist dieser Haken gesetzt, wird der Feed im <head>-bereich aller Seiten ausgegeben werden und nicht nur auf einer Magazin-Kategorie-Seite o.ä. Das Layout muss dafür entsprechend vorbereitet sein! Wichtig Die hier eingerichteten RSS Feeds sind nicht mit dem Button Feed im Editor zu verwechseln, über den externe RSS Feeds in Ihr Portal eingebunden werden können (siehe Kapitel 4.1.4) RSS Feed Übersicht Auf dieser Seite werden alle verfügbaren RSS-Feeds auf Ihre Magazin-Artikel aufgelistet. Die Einrichtung erfolgt analog zu der der Magazin-Übersicht, allerdings ist die Option RSS Feed Übersicht zu wählen. Nachdem Sie Ihre Übersicht erstellt haben, setzen Sie z. B. im Feld links einen Haken, um die Übersicht in das Menü des Portals zu übernehmen Moduleinstellungen Über die Moduleinstellungen können verschiedene grundlegende Vorgaben festgelegt werden: mps public solutions gmbh 93/259 Version 3.31

94 Redaktion Autorenverweise Über die Autorenverweise legen Sie fest, ob und wie Verweise zum Autor in der Detailansicht der Artikel angezeigt werden. Um generell einen Autorenverweis anzeigen zu lassen, setzen Sie den Haken im Feld Zeige Autorenverweis. Sie haben dann folgende Optionen: Zeige realen Autor Der tatsächliche Autor des Artikels wird angezeigt. Zeige festen Autor Bei dieser Option wird bei allen Artikeln der Autor angezeigt, den Sie aus der Liste Ihrer Autoren ausgewählt haben. Zeige freien Autorenverweis Wählen Sie diese Option, müssen Sie einen entsprechenden freien Autorenverweis und eine - Adresse eingeben. Möchten Sie das Datum, an dem der Artikel erstellt wurde, anzeigen lassen, setzen Sie im Feld Zeige Datum den Haken. Durch Setzen des Hakens im Feld Zeige Änderungsdatum wird auch dieses im Artikel angezeigt Archivierungs-Intervalle Hier können Sie die Archivierungsintervalle für die einzelnen Kategorien festlegen. Klicken Sie auf, um die Einstellungen zu speichern. mps public solutions gmbh 94/259 Version 3.31

95 Redaktion Archivoptionen Über diesen Menüpunkt können Sie festlegen, wie das Archiv dargestellt werden soll: Gehen Sie dazu anhand folgender Tabelle vor: Feld Anzahl der Artikel pro Seite Startansicht Navigation Ergebnisleiste Online-Archiv Klicken Sie auf Beschreibung Geben Sie hier an, wie viele Artikel Sie pro Seite angezeigt bekommen möchten. Wählen Sie zwischen Archivsuche und Archivübersicht. Setzen Sie hier den Haken, um den Nutzern den Wechsel zwischen den Ansichten Archivsuche und Archivübersicht zu ermöglichen. Setzen Sie an dieser Stelle den Haken, um in der Ergebnisleiste auch die Details anzeigen zu lassen. Setzen Sie hier den Haken, um auch Artikel, die noch nicht abgelaufen sind, in das Archiv mit einzubeziehen., um die Einstellungen zu speichern. mps public solutions gmbh 95/259 Version 3.31

96 Redaktion Überschriften und Container Hinweis Diese Einstellungen können nur vorgenommen werden, wenn die Templates nicht über spezielle Layoutanpassungen verfügen. mps public solutions gmbh 96/259 Version 3.31

97 Redaktion Bereich Feld Beschreibung Titel Schriftgröße Über diese Auswahl können Sie eine bestimmte Pixel-Größe oder die Standardeinstellung festlegen. Schriftfarbe Hier können Sie die Schriftfarbe ändern. Klicken Sie dazu auf das kleine Farbfeld. Es öffnet sich folgendes Fenster: Sie können eine Farbe auswählen, die manuell über die Felder RGB bzw. Hexadezimal eingeben oder den Haken setzen, um die Standardschriftfarbe zu verwenden. Untertitel Textdekoration Schriftgewicht Untertitel anzeigen Untertitel nur im Container anzeigen Schriftgröße Schriftfarbe Textdekoration Schriftgewicht Hier können Sie wählen zwischen: S t a n d a r d e i n s t e l l u n g k e i n e u n t e r s t r i c h e n ü b e r s t r i c h e n An dieser Stelle können Sie wählen zwischen: S t a n d a r d e i n s t e l l u n g k e i n e d ü n n fet t Setzen Sie hier den Haken, wenn Untertitel grundsätzlich angezeigt werden sollen. Setzen Sie in diesem Feld den Haken, wenn Untertitel nur in Container angezeigt werden sollen. Der Haken bei Untertitel anzeigen muss für diese Option gesetzt sein. Siehe Titel. mps public solutions gmbh 97/259 Version 3.31

98 Redaktion Bereich Feld Beschreibung Titel im Container Untertitel im Container Schriftgröße Schriftfarbe Textdekoration Schriftgewicht Schriftgröße Schriftfarbe Textdekoration Schriftgewicht Siehe Titel. Siehe Titel. Klicken Sie auf, um die Einstellungen zu speichern Textdarstellung Über dieses Menü können Sie festlegen, wie die Texte in den Artikeln dargestellt werden sollen. Die Einstellungsmöglichkeiten sind identisch mit denen der Überschriften und Container (siehe Kapitel ). Klicken Sie auf, um die Einstellungen zu speichern. mps public solutions gmbh 98/259 Version 3.31

99 Redaktion Nicht eingecheckte Artikel An dieser Stelle können Sie festlegen ob und wenn ja wer Informationen über nicht eingecheckte Artikel bekommen soll. Klicken Sie auf, um die Einstellungen zu speichern Art der Anzeige Über diesen Menüpunkt können Sie festlegen, wie die Artikel später dargestellt werden sollen. Klicken Sie auf, um die Einstellungen zu speichern Sortierung der Anzeige Über diesen Menüpunkt können Sie die Reihenfolge der Darstellung der Kategorien bearbeiten. Dazu können die Kategorien mithilfe der Pfeile verschoben werden oder aber Sie können die Position der Kategorien durch Änderung der Positionsnummer zuweisen. Klicken Sie auf, um die Einstellungen zu speichern. mps public solutions gmbh 99/259 Version 3.31

100 Redaktion 4.3. Statische Seite Bei der Statischen Seite handelt es sich um den Standard-Seitentyp, mit dem sich einfache Seiten mit Text, Bildern und Tabellen gestalten lassen. Bei der Anlage einer Statischen Seite in der Menü-Verwaltung (siehe Kapitel 2.1.2) können Sie unter zwei Typen von statischen Seiten auswählen: Bei der Standardeinstellung S e i t e wird die Überschrift mit dem Titel der Seite angezeigt. Bei der Einstellung S e i t e o h n e T i t e l wird die Überschrift ausgeblendet. Dies ist dann sinnvoll, wenn man in diese Seite einen IFrame einbinden möchte, der meist eine eigene Überschrift enthält Bearbeiten Um eine Statische Seite zu bearbeiten, wählen Sie im Bereich Redaktion den Menüpunkt Statische Seiten. Sie erhalten hier eine Übersicht über alle statischen Seiten und Ordner, die statische Seiten enthalten. Möchten Sie alle Untermenüs und seiten einblenden, klicken Sie auf Ganze Struktur zeigen. Möchten Sie nur von einem Menüpunkt die Unterpunkte sehen, klicken Sie auf die jeweilige Ordner-Schaltfläche. Über den Haken in der Spalte online können Sie den Menüaufruf der Seite deaktivieren. aktivieren oder Möchten Sie sich eine Vorschau der Seite anzeigen lassen, klicken Sie auf die Schaltfläche. Die Seite wird je nach Browsereinstellung in einem neuen Fenster oder einem neuen Reiter angezeigt. Klicken Sie bei der Seite, die Sie bearbeiten möchten, auf die Schaltfläche. Es öffnet sich der Editor: mps public solutions gmbh 100/259 Version 3.31

101 Redaktion Hier können Sie Text erfassen, Medien, Tabellen oder Imagemaps einfügen. Die genaue Beschreibung des Editors finden Sie im Kapitel Status Über das Feld Status kann man einstellen, ob die bearbeitete Seite nach der Übernahme sofort in der Live-Version sichtbar sein soll oder nicht. Möchten Sie eine Seite, die noch nicht fertig ist, zwischenspeichern, setzen Sie vor dem Speichern den Status auf A r b e i t s v e r s i o n. Die Änderungen sind dann beim Aufruf der Seite noch nicht sichtbar. Sie können dann später, wenn die Seite fertig ist, den Status wieder auf L i v e - V e r s i o n umstellen, um die Änderungen zu veröffentlichen Versionsverlauf Bei den statischen Seiten werden verschiedene Versionen gespeichert. Über das Feld Version erhalten Sie eine Übersicht, wann die Seite von wem geändert wurde. Außerdem können Sie sich über dieses Feld ältere Versionen der Seite anzeigen lassen. Zudem besteht beim Ändern einer Seite die Möglichkeit, einen Benutzer, der diese Seite vorher bearbeitet hat, zu kontaktieren. Klicken Sie dazu auf das rechte Feld neben der Version, um den Benutzer auszuwählen. Es wird automatisch eine neue geöffnet, in der der angegebene Benutzer als Empfänger eingetragen ist und im Betreff auf die entsprechende Seite verwiesen wird. Hier muss nur noch der Text der Mail verfasst werden. Dies funktioniert jedoch nur mit "echten" Mail-Clients wie z. B. Outlook oder Thunderbird. Mit Webmailern steht diese Funktion nicht zur Verfügung. mps public solutions gmbh 101/259 Version 3.31

102 Redaktion Moduleinstellungen Im Unterpunkt Moduleinstellungen zu den statischen Seiten kann die Schaltfläche zum Drucken einer Seite ein- oder ausgeschaltet werden. Wählen Sie diesen Menüpunkt, wird folgende Seite angezeigt: Klicken Sie hier auf die Bearbeiten-Schaltfläche gewechselt: bei Druckversion, so wird auf folgende Seite Hier können Sie den Link zur Druckversion ein- oder ausschalten. Ist der Link zur Druckversion eingeschaltet, wird dieser unten rechts auf den Seiten eingeblendet. mps public solutions gmbh 102/259 Version 3.31

103 Redaktion 4.4. Statische Seite HTML Bei den statischen Seiten HTML steht Ihnen ein anderer Editor zur Verfügung als bei den einfachen statischen Seiten. Dieser bietet zum Einen mehr Funktionen (wie z.b. das Einfügen von speziellem HTML- Code), zum anderen wird der Inhalt des Editors im WYSIWYG-Modus ("What you see is what you get") dargestellt, so dass Formatierungen und eingefügte Objekte im Editor schon so dargestellt werden wie sie später auf der eigentlichen Seite erscheinen. Um eine Statische Seite HTML zu bearbeiten, wählen Sie im Bereich Redaktion den Menüpunkt Statische Seiten HTML. Sie erhalten hier eine Übersicht über alle statischen HTML-Seiten. Möchten Sie sich eine Vorschau der Seite anzeigen lassen, klicken Sie auf die Schaltfläche. Die Seite wird je nach Browsereinstellung in einem neuen Fenster oder einem neuen Reiter angezeigt. Klicken Sie bei der Seite, die Sie bearbeiten möchten, auf die Schaltfläche. Es öffnet sich der Editor: mps public solutions gmbh 103/259 Version 3.31

104 Redaktion Bearbeitungssymbole Symbol Beschreibung Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wird der Editorinhalt im HTML-Code angezeigt: Sie haben nun die Möglichkeit speziellen HTML-Code oder javascript einzufügen. Bei erneutem Klick auf die Schaltfläche wird wieder der Formatierte Text angezeigt: Klicken Sie auf dieses Symbol, um Ihre Änderungen zu speichern und den Editor zu verlassen. Sie können auch unten auf der Seite auf klicken. Klicken Sie auf dieses Symbol, um den Inhalt des Editors zu löschen und eine neue Seite zu editieren. Klicken Sie auf dieses Symbol, um sich eine Vorschau der Seite in einem anderen Reiter anzeigen zu lassen ohne den Editor verlassen zu müssen. Über diese Schaltfläche können Sie sich eine von folgenden Vorlagen in den Editor einfügen: I m a g e a n d T i t l e S t r a n g e T e m p l a t e T e x t a n d T a b l e Fügt einen Platzhalter für ein Bild, sowie eine Titel- und Textvorlage ein. Fügt zwei Textspalten mit Titel, sowie einen Textbereich über die komplette Breite ein. Fügt einen Platzhalter für eine Tabelle, sowie eine Titel- und Textvorlage ein. Ist die Option Aktuellen Inhalt ersetzen angehakt, wird alles, was sich bisher im Editor befand, gelöscht! Diese Schaltflächen verwenden Sie zum Ausschneiden bzw. Kopieren und Einfügen des markierten Textes. Statt dieser Schaltflächen können Sie auch die gebräuchlichen Tastenkombinationen STRG+X, STRG+C und STRG+V verwenden. Hinweis: Das Einfügen kann je nach eingesetztem Browser leicht variieren. Diese Schaltfläche ist vergleichbar mit der normalen Einfügen-Schaltfläche dass hier keinerlei Formatierungen mit übernommen werden., nur Mit dieser Schaltfläche können Sie formatierten Text aus Word kopieren. Es öffnet sich nebenstehende Box, in die Sie den Text aus Word mit STRG+V einfügen und mit OK in den Editor übernehmen können. Soll die Schriftart-Definition mit übernommen werden, entfernen Sie den Haken bei Ignoriere Schriftart-Definition. Sollen Style-Definitionen (z.b. Schriftgröße) nicht übernommen werden, setzen Sie den Haken bei Entferne Style-Definitionen. mps public solutions gmbh 104/259 Version 3.31

105 Redaktion Symbol Beschreibung Klicken Sie auf dieses Symbol, um den Seiteninhalt einer Rechtschreibprüfung zu unterziehen. Mit diesen Schaltflächen können Sie die letzte Aktion rückgängig machen bzw. eine rückgängig gemachte Aktion wiederherstellen. Um eine Textstelle zu suchen, können Sie über diese Schaltfläche den Dialog "Suchen und Ersetzen" Reiter Finden öffnen. Geben Sie den Suchbegriff ein und klicken Sie auf Finden. Um bestimmten Text zu ersetzen, können Sie über diese Schaltfläche den Dialog "Suchen und Ersetzen" Reiter Ersetzen öffnen. Geben Sie den zu ersetzenden Text und den neuen Text ein und klicken Sie auf Ersetzen, um die zuerst gefundene Textstelle zu ersetzen oder auf Alle Ersetzen um alle gefundenen Textstellen zu ersetzen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den kompletten Editorinhalt zu markieren. Dies können Sie auch mit der Tastenkombination STRG+A tun. Mit dieser Schaltfläche können Sie die Formatierung des markierten Textes entfernen. Diese Schaltflächen verwenden Sie um den markierten Text fett, kursiv, unterstrichen oder durchgestrichen darzustellen. Diese Schaltflächen verwenden Sie um den markierten Text tiefgestellt oder hochgestellt darzustellen. Mit diesen Schaltflächen können Sie nummerierte Listen oder Aufzählungen einfügen. Mit diesen Schaltflächen können Sie Einzug des markierten Textes verringern oder erhöhen. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche können Sie den markierten Text als Zitat definieren. Der Text wir automatisch so formatiert, wie dies im Portal für Zitate definiert ist. mps public solutions gmbh 105/259 Version 3.31

106 Redaktion Symbol Beschreibung Mit einem Klick auf diese Schaltfläche können Sie den markierten Text als einen zusammenhängenden Bereich definieren, den man dann mit Hilfe von Stylesheets formatieren kann. Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der man den gewünschten Style einstellen kann. Mit diesen Schaltflächen können Sie den markierten Text linksbündig, mittig, rechtsbündig oder als Blocksatz ausrichten. Über diese Schaltflächen können Sie Links einfügen, bearbeiten und entfernen, sowie Sprungmarken festlegen. Eine genaue Beschreibung finden Sie im nächsten Kapitel. Über diese Schaltfläche können Sie eine horizontale Linie einfügen. Über diese Schaltfläche können Sie einen Smiley an die Stelle im Text einfügen, an der sich der Cursor befindet. Über diese Schaltfläche können Sie ein Sonderzeichen an die Stelle im Text einfügen, an der sich der Cursor befindet. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche fügen Sie an die Stelle, an der der Cursor steht, einen Seitenumbruch ein. Dieser wird im Editor als hellgraue Doppellinie angezeigt. Über dieses Feld kann der Stil des markierten Textes geändert werden. Einige Stile wirken sich auf die komplette Zeile aus. Über dieses Feld kann das Format der markierten Zeile geändert werden. Über dieses Feld kann die Schriftart des markierten Textes geändert werden. Über dieses Feld kann die Größe des markierten Textes geändert werden. Über diese Schaltfläche können Sie die Farbe des aktuell markierten Textes ändern. Über diese Schaltfläche können Sie die Hintergrundfarbe des aktuell markierten Textes ändern. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche können Sie den Editor auf Vollbildmodus umstellen. Mit einem erneuten Klick stellen Sie wieder um auf die Normalansicht. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche können Sie definierte Blöcke im Editor verdeutlichen. mps public solutions gmbh 106/259 Version 3.31

107 Redaktion Links und Sprungmarken einfügen Über die Bearbeitungssymbole können Links eingefügt, bearbeitet oder entfernt, sowie Sprungmarken definiert werden. Anker (Sprungmarke) einfügen/editieren Mit dieser Schaltfläche setzen Sie eine Sprungmarke an eine bestimmte Stelle des Textes. Sprungmarken sind das Ziel eins Links auf derselben Seite. Markieren Sie die gewünschte Textstelle und klicken Sie auf das Anker-Symbol. Es öffnet sich eine Eingabeaufforderung: Tragen Sie hier den Namen des Ankers ein und bestätigen Sie mit OK. Im Editor erkennt man die Sprungmarke an dem gelben Ankersymbol vor der Textstelle: Auf einen Anker können Sie anschließend einen Link setzen (siehe nachfolgende Beschreibung). Link einfügen Über dieses Symbol können Sie Links einfügen. Es öffnet sich die Eingabemaske Link, auf der Sie einen von drei möglichen Link-Typ einstellen können: Link auf externe Seiten Es muss der Link-Typ U R L eingestellt sein (Standardeinstellung). Geben Sie die URL-Adresse der externen Seite in das Feld URL ein und klicken Sie auf OK. Link auf eine Sprungmarke innerhalb derselben Seite Stellen Sie den Link-Typ A n k e r i n d i e s e r S e i t e ein und stellen Sie im Feld Anker auswählen nach Name die zuvor definierte Sprungmarke ein. mps public solutions gmbh 107/259 Version 3.31

108 Redaktion -Link Stellen Sie den Link-Typ E - M a i l ein und geben Sie im Feld darunter die Adresse. Weiter können Sie eine Betreffzeile und Nachrichtentext vorgeben Objekte einbinden Bild einfügen/editieren Über diese Schaltfläche können Sie Bilder einfügen oder ein markiertes Bild bearbeiten. Es öffnet sich folgende Bearbeitungsmaske: Geben Sie im Feld Bildauswahl den Pfad zu der Grafik an. Im Feld Alternativer Text können Sie eine Beschreibung zum Bild erfassen, die als Hover-Text angezeigt wird, wenn die Maus auf die Grafik zeigt. In den Feldern Breite und Höhe können Sie die Bildgröße verändern. Das Verhältnis Breite zu Höhe ist standardmäßig gesperrt (Symbol ), so dass sich bei der Eingabe der Breite automatisch auch die Höhe ändert. Mit einem Klick auf das Schlosssymbol entsperren Sie das Größenverhältnis (Symbol ). Die Grafik kann nun verzerrt werden. Mit einem Klick auf das Symbol können Sie wieder die Originalgröße herstellen. In den übrigen Feldern können Sie einen Rahmen definieren und den Abstand sowie die Ausrichtung zum umgebenden Text festlegen. Möchten Sie einen Link bei dem Bild hinterlegen, wechseln Sie auf den Reiter Link und geben Sie die URL des Links an. mps public solutions gmbh 108/259 Version 3.31

109 Redaktion 4.5. Medien Das Menü Redaktion Medien dient dazu, Bilder, die beispielsweise in Artikel eingefügt werden sollen, zentral abzulegen. Die Vorteile dabei sind: Die Bilder können immer wieder verwendet werden. Der Zugriff kann aus verschiedenen Modulen der Redaktion erfolgen. Alle Bilder werden in einer Übersicht inkl. Vorschau dargestellt. Wichtig Das Menü Medien ist nicht mit der Bildergalerie (siehe Kapitel 4.13) zu vergleichen und vor allem nicht damit zu verwechseln. Bilder in der Bildergalerie dienen nur zur Ansicht. Sie können nicht aus der Bildergalerie heraus an anderen Stellen verwendet werden Medien-Menü einrichten Legen Sie zunächst über die Menü-Verwaltung (siehe Kapitel 2.1) ein Menü Medien oder verschiedene Menüs dieser Art an. Dazu geben Sie im Feld Label eine Bezeichnung dafür an (z. B. Medien) und wählen Sie das Modul Medien und auf der nachfolgenden Seite die Option Kategorie aus. Sie können beliebig viele Medien-Menüs einrichten. Diese Menüs werden in der Medien-Redaktion als einzelne Kategorien dargestellt Medien-Kategorien Medien-Kategorien sind die Grundlage für das zentrale Speichern von Bildern. Sie dienen dazu, Dokumente in Menüpunkten vom Modul-Typ M e d i e n in einer Liste im öffentlichen Bereich darzustellen. Durch die Kategorien können die Bilder auch nach verschiedensten Kriterien gegliedert werden und auch die Zugriffsrechte auf die Bilder eingeschränkt werden (siehe dazu Kapitel 2.5). Über das Menü Redaktion Medien gelangen sie zur Seite Medien-Kategorien: Auf dieser Seite können Sie sich durch Klicken auf Zur Gesamt-Übersicht die Übersicht aller vorhandenen Medien anzeigen lassen. Durch Klicken auf das Bearbeiten-Symbol der einzelnen Kategorien, gelangen Sie jeweils zu deren Medien- Übersicht. mps public solutions gmbh 109/259 Version 3.31

110 Redaktion Medien hinzufügen Neue Medien können nur über die Medien-Übersichten (siehe Kapitel 4.5.2) der einzelnen Kategorien hinzugefügt werden. Klicken Sie in der jeweiligen Übersicht auf Neu, um zur Seite Neuer Medieneintrag zu gelangen: Auf dieser Seite gehen Sie bitte mithilfe folgender Tabelle vor: Bereich Feld Beschreibung Grundinformationen für das Medium Titel Beschreibung Medium und Download sind geschützt, Login wird benötigt Vergrößerung ermöglichen Titel im öffentlichen Bereich anzeigen Hier können Sie einen Titel für das Bild eingeben. Hier wird eine kurze Beschreibung für das Bild hinterlegt. Setzen Sie in diesem Feld den Haken, um die Anzeige und den Zugriff auf das Bild und den Download durch einen Login zu schützen. Setzen Sie hier den Haken, um die Vergrößerung des Bildes zu ermöglichen. Setzen Sie diesen Haken, um den Titel des Bildes auf dem mpscitywerk-portal anzeigen zu lassen. Dieser Haken ist standardmäßig gesetzt. mps public solutions gmbh 110/259 Version 3.31

111 Redaktion Bereich Feld Beschreibung Medium in Portalsuche einbinden URL zur Verlinkung Setzen Sie hier den Haken, um das Medium in die Portalsuche einzubinden. Dieser Haken ist standardmäßig gesetzt. An dieser Stelle können Sie manuell eine URL zur Verlinkung des Bildes angeben. Medium/Bild Bild Klicken Sie auf Durchsuchen, um das Bild auf Ihrem Computer zu suchen. Verlinktes Medium/ Download Verlinktes Medium immer in neuem Fenster öffnen Datei Setzen Sie diesen Haken, damit ein verlinktes Bild immer in einem neuen Fenster geöffnet wird. Klicken Sie auf Durchsuchen, um das Dokument, das verlinkt werden soll auf Ihrem Computer zu suchen. Um das Bild hinzuzufügen, klicken Sie auf. Hinweis Bitte beachten Sie, dass Dateien nur bis zu einer Größe von 80 MB hochgeladen werden können und dass das Hochladen bei entsprechend großen Dateien einige Zeit dauern kann Medien bearbeiten Klicken Sie auf der Seite Medien-Kategorien auf das Bearbeiten-Symbol des Bildes, das Sie bearbeiten möchten. Die Bearbeitung von Medien erfolgt dann analog zum Hinzufügen Moduleinstellungen Über Redaktion Medien Moduleinstellungen können Sie festlegen, ob die Vergrößerung der Bilder in einer Shadowbox geöffnet werden soll. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol neben Vergrößerung, um folgendes Fenster zu öffnen: Hier können Sie festlegen, ob Vergrößerungen der Medien in einer Shadowbox geöffnet werden sollen (siehe Kapitel 0). mps public solutions gmbh 111/259 Version 3.31

112 Redaktion 4.6. Tabellen Das Menü Redaktion Tabellen dient dazu, Menüpunkte mit Tabellen zu bearbeiten. Außerdem ermöglicht es, Tabellen, die beispielsweise in Artikel eingefügt werden sollen, zentral abzulegen. Die Vorteile dabei sind: Die Tabellen können immer wieder verwendet werden. Der Zugriff kann aus verschiedenen Modulen der Redaktion erfolgen. Alle Tabellen werden in einer Übersicht inkl. Vorschau dargestellt Tabellen-Menü einrichten Legen Sie zunächst über die Menü-Verwaltung (siehe Kapitel 2.1) ein Menü Tabellen oder verschiedene Menüs dieser Art an. Dazu geben Sie im Feld Label eine Bezeichnung dafür an (z. B. Tabellen) und wählen Sie das Modul Tabellen. Sie können beliebig viele Tabellen-Menüs einrichten. Diese Menüs werden in der Tabellen-Redaktion als einzelne Kategorien dargestellt Tabellen-Kategorien Tabellen-Kategorien sind die Grundlage für das zentrale Speichern von Tabellen. Durch diese Kategorien können die Tabellen nach verschiedensten Kriterien gegliedert werden und auch die Zugriffsrechte auf die Tabellen eingeschränkt werden (siehe dazu Kapitel 2.5). Über das Menü Redaktion Tabellen gelangen sie zur Seite Tabellen-Kategorien: Auf dieser Seite können Sie sich durch Klicken auf Zur Gesamt-Übersicht die Übersicht aller vorhandenen Tabellen anzeigen lassen. Durch Klicken auf das Bearbeiten-Symbol der einzelnen Kategorien, gelangen Sie jeweils zu deren Tabellen-Übersicht Tabellen hinzufügen Neue Tabellen können nur über die Tabellen-Übersichten (siehe Kapitel 4.6.2) der einzelnen Kategorien hinzugefügt werden. Klicken Sie in der jeweiligen Übersicht auf Neu, um zur Seite Neue Tabelle zu gelangen: mps public solutions gmbh 112/259 Version 3.31

113 Redaktion Auf dieser Seite gehen Sie bitte mithilfe folgender Tabelle vor: Feld Titel Spaltenanzahl Zeilenanzahl Abstand zum Zellrand [Pixel] Rahmen um die Tabelle zeichnen Tabelle als Popupfenster anzeigen Titel im öffentlichen Bereich anzeigen Beschreibung In diesem Feld können Sie einen Titel für die Tabelle angeben Geben Sie hier die Spaltenanzahl als Zahl an. Geben Sie hier die Zeilenanzahl als Zahl an. Hier können Sie einen Abstand zwischen Zellrand und Zellinhalt in Pixeln festlegen. Geben Sie die Größe als Zahl ein. Setzen Sie hier den Haken, wenn Sie einen Rahmen um die Tabelle wünschen. Setzen Sie diesen Haken, wenn die Tabelle in einem separaten Popupfenster angezeigt werden soll. Setzen sie in diesem Feld den Haken, wenn der Titel der Tabelle auf dem mpscitywerk-portal angezeigt werden soll. Klicken Sie anschließend auf füllen:. Auf der nachfolgenden Seite können Sie die Tabelle mit Daten Mithilfe der Pfeil-Symbole können die Positionen von Spalten oder Zeilen geändert werden, die Löschung kann über vorgenommen werden. mps public solutions gmbh 113/259 Version 3.31

114 Redaktion Zellen bearbeiten Zum Bearbeiten der einzelnen Zellen, klicken Sie auf die Bearbeiten-Symbole der einzelnen Spalten/Zeilen-Kombinationen. Sie gelangen dadurch zur Seite Zelle bearbeiten: Auf dieser Seite verfahren Sie bitte anhand folgender Tabelle: Feld Zelleninhalt Hintergrundfarbe Beschreibung Geben Sie hier den Zelleninhalt ein. Dieser kann umfangreich formatiert werden (siehe dazu Kapitel 4.1). Zudem ist es möglich, an dieser Stelle Tabellen oder Medien (siehe Kapitel 4.5) einzufügen. Sie können bereits nach dieser Eingabe auf Übernehmen klicken, ohne weitere Einstellungen vorzunehmen. Durch Klicken auf das Kleine Farbfeld öffnet sich folgendes Fenster: Hier können Sie eine der vorgegebenen Farben auswählen oder eine individuelle Farbe durch Ihre Eingaben in den Feldern Rot, Grün und Blau erstellen. Klicken Sie anschließend auf Übernehmen. mps public solutions gmbh 114/259 Version 3.31

115 Redaktion Feld Textfarbe Textausrichtung Medien Breiten- und Höhenangaben Beschreibung Siehe Hintergrundfarbe Diese Farbe können Sie zusätzlich durch Setzen des entsprechenden Hakens auf die ganze Zeile übertragen, auf die ganze Spalte übertragen oder auf die ganze Tabelle übertragen Wählen Sie hier zwischen eine der folgenden Ausrichtungen: l i n k s b ü n d i g z e n t r i e r t r e c h t s b ü n d i g Diese Einstellung können Sie zusätzlich durch Setzen des entsprechenden Hakens auf die ganze Zeile übertragen, auf die ganze Spalte übertragen oder auf die ganze Tabelle übertragen Durch Klicken auf diesen Button öffnet sich die Seite Medien. Auf dieser Seite können Sie ein bereits angelegtes Bild auswählen. Über diese Felder können Sie die Größe der Zelle festlegen. 0 bedeutet dabei Standard bzw. automatisch. Klicken Sie anschließend auf Tabellen bearbeiten Klicken Sie auf der Seite Tabellen-Kategorien auf das Bearbeiten-Symbol der Tabelle, die Sie bearbeiten möchten. Die Bearbeitung von Tabellen erfolgt dann analog zum Hinzufügen (siehe Kapitel 4.6.3) Tabellen importieren Um Tabellen zu importieren, klicken Sie in der jeweiligen Übersicht auf Neu, um zur Seite Neue Tabelle (siehe Kapitel 4.6.3) zu gelangen. Klicken Sie auf dieser Seite wiederum auf den Button Import. Sie gelangen dadurch zur Seite Tabelle importieren: Geben Sie im Feld Titel eine Bezeichnung für die Tabelle an. Zur Darstellung der Tabelle können Sie den Abstand des Tabelleninhalts zum Zellrand in Pixel angeben, durch Setzen des jeweiligen Hakens einen Rahmen um die Tabelle zeichnen und/oder die Tabelle als Popupfenster anzeigen lassen. Durch Klicken auf Durchsuchen öffnen Sie einen Windows-Standard-Dialog, über den Sie die CVS-Datei für den Import auswählen können. mps public solutions gmbh 115/259 Version 3.31

116 Redaktion Wichtig Achten Sie unbedingt darauf, durch welche Zeichen die Felder in der CSV-Datei getrennt und von welchen Zeichen die Felder eingeschlossen sind. Treffen Sie Ihre Auswahl für den Import analog dazu. Andernfalls kann die Tabelle nicht korrekt erstellt werden! Es können nur Tabellen im CSV-Format importiert werden. Klicken Sie auf in Anspruch nehmen., um den Import zu starten. Je nach Größe der Datei kann dies einige Minuten Die importierte Tabelle wird Ihnen anschließend noch einmal beispielsweise folgendermaßen dargestellt: mps public solutions gmbh 116/259 Version 3.31

117 Redaktion 4.7. Formularverwaltung In der Formularverwaltung können Sie Formulare anlegen und definieren, die der Portalbesucher online ausfüllen und an Sie versenden kann Formular anlegen Legen Sie zunächst die gewünschten Formulare in Form von Menüpunkten über die Menü-Verwaltung (siehe Kapitel 2.1) an. Dazu geben Sie im Feld Label für das jeweilige Formular eine Bezeichnung an (z. B. "K o n t a k t ") und wählen Sie das Modul F o r m u l a r. Auf der darauffolgenden Seite legen Sie den Typ des Formulars fest: Sie können hier unter folgenden Typen auswählen: Menü-Typ Mailversand Speicherung in Datenbank Mailversand und Datenspeicherung Datenspeicherung und Vorgangsbearbeitung Beschreibung Die im Formular erfassten Daten werden per an einen Zuständigen verschickt, aber nicht in der Datenbank gespeichert. In der "Formular- Übersicht" wird in der Spalte Eingang keine Datenspeicherung angezeigt. Die im Formular erfassten Daten werden in der Datenbank gespeichert, aber nicht per an einen Zuständigen verschickt. In der "Formular-Übersicht" wird in der Spalte Eingang der Link Antworten lesen angezeigt. Die im Formular erfassten Daten werden sowohl per an einen Zuständigen verschickt, als auch in der Datenbank gespeichert. In der "Formular-Übersicht" wird in der Spalte Eingang der Link Antworten lesen angezeigt. Dieser Typ wird verwendet, wenn das Formular in einem definierten Workflow verwendet werden soll. Bei dem Bereich Workflowbearbeitung handelt es sich um ein kostenpflichtiges Zusatzmodul, das in dieser Bedienungsanleitung nicht beschrieben ist. mps public solutions gmbh 117/259 Version 3.31

118 Redaktion Formular bearbeiten Das Menü Redaktion Formularverwaltung dient dazu, Formulare, die der Portalbesucher ausfüllen und an Sie senden kann, zu definieren und den Dateneingang zu überwachen. Beim Aufruf gelangen Sie zunächst auf die "Formular-Übersicht", in der alle bereits angelegte Formulare aufgelistet werden: Von hier können Sie Felder Antworten lesen die Felder des Formulars definieren/bearbeiten. die Antworten lesen, die mit dem Formular geschickt wurden. eine Vorschau des Formulars in einem neuen Fenster anzeigen lassen. die Formulareinstellungen bearbeiten. das Formular in eine andere Kategorie kopieren Felder bearbeiten Um die Felder eines Formulars zu definieren bzw. zu bearbeiten, klicken Sie in der "Formular-Übersicht" bei dem jeweiligen Formular auf den Link Felder. Hier erhalten Sie eine Übersicht bereits angelegter Felder: Um ein Feld auf dem Formular zu verschieben, können Sie es entweder über die Pfeilschaltflächen um eine Position auf oder ab bewegen oder Sie geben die gewünschte Position direkt an und klicken anschließend auf den Pfeil nach rechts. Über die Schaltfläche können Sie ein Feld wieder vom Formular entfernen. Um ein neues Feld hinzuzufügen, klicken Sie auf. Es öffnet sich folgende Seite: mps public solutions gmbh 118/259 Version 3.31

119 Redaktion Die auf dieser Maske zur Verfügung stehenden Felder variieren je nach ausgewähltem Feldtyp. Nachfolgend sind alle möglichen Felder aufgeführt: Feld Feldname Langbezeichnung Typ Größe Optionen Standardwert Pflichtfeld Feldbezeichnung neben dem Feld positionieren Feld neben dem nachkommenden Feld positionieren Beschreibung Geben Sie in diesem Feld eine kurze Bezeichnung des Formular-Feldes ein. Diese ist nur für den Besucher sichtbar, wenn das Feld Langbezeichnung nicht gefüllt ist. Beim Formular-Feld vom Typ E r k l ä r u n g ist der Inhalt niemals für den Benutzer sichtbar. Dieses Feld dient dazu, eine umfangreichere Bezeichnung für das Formular-Feld zu hinterlegen. Ein Sonderfall ist das Formular-Feld E r k l ä r u n g. Hier legen Sie die Art des Feldes fest. Eine Übersicht der zur Verfügung stehenden Feldtypen finden Sie in der nachfolgenden Tabelle. In diesem Feld legen Sie fest, wie breit das Eingabefeld sein soll. Wird hier nichts angegeben, wird die Standardbreite 30 verwendet. Dieses Feld wird nur bei den Feldtypen e i n z e i l i g e s T e x t f e l d, m e h r z e i l i g e s T e x t f e l d und P a s s w o r t eingeblendet. Dieses Feld wird bei den Feldtypen R a d i o B u t t o n s, R a d i o B u t t o n s i n R e i h e, D r o p d o w n m e n ü, e i n z e i l i g e s T e x t f e l d m i t V e r g l e i c h und M a i l k o p i e a n A u s f ü l l e r K r e u z k ä s t c h e n O p t i o n = F e l d n a m e f ü r M a i l a d r e s s e eingeblendet und wird je nach Feldtyp unterschiedlich verwendet (siehe nachfolgende Tabelle "Feldtypen"). Über dieses Feld kann ein Standardwert als Vorbelegung für das Feld definiert werden. Um ein Formular-Feld als Pflichtfeld zu deklarieren, setzen Sie hier den Haken. Beim Formular-Feld vom Typ E r k l ä r u n g ist diese Checkbox irrelevant. Setzen Sie diesen Haken, um die Bezeichnung des Formular-Feldes neben dem Feld zu positionieren. Setzen Sie diesen Haken, um das Formular-Feld neben dem nachkommenden Feld positionieren. mps public solutions gmbh 119/259 Version 3.31

120 Redaktion Feldtypen Typ Einzeiliges Textfeld Mehrzeiliges Textfeld Passwort Datum Beschreibung Dieser Feldtyp wird zur Eingabe von Text in einer Zeile verwendet. Es sind max. 255 Zeichen möglich. Über das Feld Größe kann die max. Eingabe von Zeichen definiert werden. Dieses Feld dient im Formular zur Eingabe von Texten über mehrere Zeilen. Über das Feld Größe kann die max. Eingabe von Zeichen definiert werden. Dieses Formular-Feld dient zur Eingabe eines Passwortes. Auch hier sind max. 255 Zeichen möglich. Dieses Formular-Feld ermöglicht die Angabe eines Datums durch manuelle Eingabe oder Auswahl im Kalender. Bei Bedarf kann im Feld Standardwert ein Datum in der Form T T. M M. J J J J vorgegeben werden. Checkbox In Formular-Feldern dieser Art können Haken gesetzt werden. Soll das Feld im Formular bereits mit einem Haken vorbelegt sein, geben Sie einen beliebigen Wert als Standardwert ein. Radio Buttons Radiobuttons in Reihe Dropdown Menu Dateianhang Upload Über diese Formular-Felder können entweder/oder-aussagen getroffen werden. Sie werden in Listenform angelegt. Geben Sie die Auswahlmöglichkeiten im Feld Optionen getrennt durch Semikolon an. Soll eine Option bereits als Standardeinstellung vorgegeben werden, geben Sie die Bezeichnung dieser Option in das Feld Standardwert ein. Über diese Formular-Felder können ebenfalls entweder/oder-aussagen getroffen werden. Sie werden nebeneinander angelegt. Geben Sie die Auswahlmöglichkeiten im Feld Optionen getrennt durch Semikolon an. Soll eine Option bereits als Standardeinstellung vorgegeben werden, geben Sie die Bezeichnung dieser Option in das Feld Standardwert ein. Über ein Dropdown Menu kann durch Ausklappen aus vorgegebenen Angaben ausgewählt werden: Geben Sie die Auswahlmöglichkeiten im Feld Optionen getrennt durch Semikolon an. Soll eine Option bereits als Standardeinstellung vorgegeben werden, geben Sie die Bezeichnung dieser Option in das Feld Standardwert ein. Diese Felder ermöglichen es dem Nutzer, Dateien an das Formular anzuhängen. mps public solutions gmbh 120/259 Version 3.31

121 Redaktion Typ Erklärung Beschreibung Das Formular-Erklärungsfeld ist nicht für Eingaben des Nutzers bestimmt. Es dient z. B. dazu, einzelne Feldgruppen zu gliedern oder Erklärungen zu Feldern oder wichtige Informationen zum Formular zu hinterlegen. Diese sind jeweils vollständig im Feld Langbezeichnung anzugeben. Einzeiliges Textfeld mit Vergleich Mailkopie an Ausfüller Kreuzkästchen Option = Feldname für Mailadresse Bilderbestellung Dieses Formular-Feld kann beispielsweise für die doppelte Eingabe eines Passwortes genutzt werden. Die erfolgten Eingaben werden automatisch mit den Eingaben in dem Formular-Feld verglichen, dessen Name hier unter Optionen hinterlegt wird. Soll dem Portalbesucher nach dem Abschicken der Formulardaten bei Bedarf eine Bestätigung per Mail zugesendet werden, definieren Sie ein Feld diesen Typs. Beim Ausfüllen der Formulardaten kann der Anwender dann anhaken, ob er eine Bestätigungsmail erhalten möchte. Um dieses Feld verwenden zu können, muss das Formular ein einzeiliges Textfeld zur Erfassung einer -Adresse enthalten. Der Name dieses Formular-Feldes muss bei diesem Feldtyp im Feld Option eingetragen werden. Das Feld wird im Formular als Checkbox dargestellt. Sofern Sie Galerien vom Typ G a l e r i e - A n s i c h t m i t M e r k z e t t e l veröffentlicht haben, können Anwender Bilder aus solchen Galerien für eine Bestellung markieren. Die Anwendung merkt sich alle während des Portalbesuchs markierten Bilder. Um die markierten Bilder zu bestellen, definieren Sie ein Formular mit einem Feld dieses Typs Formular-Einstellungen Um grundlegende Einstellungen zum Formular zu definieren, öffnen Sie über die Schaltfläche "Formular-Einstellungen": die Seite Im oberen Teil der Seite befindet sich ein Editor, in dem Sie eine Einleitung erfassen können, die vor den Formularfeldern angezeigt wird. Hier können diverse Objekte oder Links eingefügt werden. Darunter stehen Ihnen folgende weitere Felder zur Verfügung: Feld Betreff Beschreibung Geben Sie hier den Betrefftext an, der beim Mailversand sowohl in den eingehenden s als auch bei den Bestätigungsmails an den Ausfüller verwendet werden soll. mps public solutions gmbh 121/259 Version 3.31

122 Redaktion Feld Empfänger Absender Nachricht Rückmeldung Captcha Sicherheitsüberprüfung Senden-Button Text in ändern? Beschreibung Geben Sie hier die -Adresse an, an die die Formulardaten beim Mailversand gesendet werden sollen. Sollen die Daten an mehrere Empfänger gesendet werden, können Sie mehrere -Adressen getrennt durch Komma oder Semikolon hinterlegen. Diese Angabe ist nur bei Formulartypen mit Mailversand relevant. Wird beim Absenden der Formulardaten die Rückmeldung an eine im Formular angegebene adresse gesendet, geben Sie hier an, welche Adresse als Absender angegeben werden soll. Evtl. Rückantworten werden dann an diese Adresse gesendet. Ist dieses Feld leer, wird die Standard adresse des Portals verwendet. Siehe hierzu auch die Beschreibung zu Feldtyp M a i l k o p i e a n A u s f ü l l e r K r e u z k ä s t c h e n O p t i o n. In diesem Bereich geben Sie an, welche Daten beim Mailversand in der Nachricht enthalten sein sollen. Sie können hier freien Text eingeben oder mit Hilfe des Dropdownfeldes oberhalb des Textbereichs Felder aus dem Formular einfügen. Um ein einzelnes Feld einzufügen, stellen Sie dieses im Dropdownfeld ein und klicken Sie auf die Schaltfläche. Der Feldbezeichner wird an die Textstelle, die Sie gerade bearbeiten eingefügt und ist erkennbar an dem Unterstrich vor dem Feldnamen (z.b. _Name). Möchten Sie alle Formularfelder einfügen, klicken Sie auf die Schaltfläche. Nach dem Versenden eines Formulars werden die Formularfelder ausgeblendet. An die Stelle des Formulars wird der in diesem Bereich angegebene Text angezeigt. Auch hier können Daten aus dem Formular mit Hilfe des Dropdownfeldes und der Schaltflächen und übernommen werden. Der hier angegebene Text wird auch für die Bestätigungsmails an die Ausfüller verwendet. Aktivieren Sie diese Option, so wird am Ende des Formulars eine Captcha Sicherheitsüberprüfung eingeblendet. Hier muss der Ausfüller vor dem Absenden der Formulardaten den per Zufallsgenerator erzeugten Code eingeben. Standardmäßig wird der Senden-Button folgendermaßen dargestellt: Bei Bestellformularen mit kostenpflichtigen Bestellungen sollte dieser abgeändert werden. Setzen Sie hier einen Haken, wird die Schaltfläche folgendermaßen dargestellt: mps public solutions gmbh 122/259 Version 3.31

123 Redaktion Antworten überwachen Bei Formularen mit Datenspeicherung werden die gesendeten Formulardaten in einer Datenbank gespeichert. In der "Formular-Übersicht" steht bei diesen Formularen der Link Antworten lesen zur Verfügung. Über diesen Link können Sie die Antworten zu einem bestimmten Formular überwachen. Von hier können Sie Formulareingang ansehen sich die übersendeten Daten einer Antwort anzeigen lassen. einzelne Antworten markieren. alle Antworten markieren bzw. alle Markierungen aufheben. als CSV-Datei exportieren löschen alle Antworten als CSV-Datei exportieren die markierten Antworten in eine CSV-Datei exportieren. die markierten Antworten löschen. alle Antworten in eine CSV-Datei exportieren, ohne diese markieren zu müssen. die Antworten nach Datum filtern. zurück zur Formularansicht auf die Übersicht der Formulare zurückkehren. mps public solutions gmbh 123/259 Version 3.31

124 Redaktion 4.8. Imagemaps Bei Imagemaps handelt es sich um Grafiken mit eingebetteten Hyperlinks. Das bedeutet, dass für eine solche Grafik bestimmte Bereiche festgelegt werden, die mit einem Link verknüpft werden. Bewegt der Portalbesucher die Maus über die Grafik, kann über bestimmte Bereiche auf andere Seiten verlinkt werden Imagemap anlegen Um eine Imagemap zu erstellen, starten Sie über Redaktion den Menüpunkt Imagemap. Sie gelangen auf die Übersicht der Imagemaps: Klicken Sie auf, um die Seite "Neue Imagemap erstellen" zu starten: Geben Sie einen Titel des Bildes ein. Der Titel wird auch als Alternativtext verwendet bei den Bildbereichen, auf denen kein Hyperlink liegt. Sie können zusätzlich eine Beschreibung eingeben. Diese wird unter der Grafik angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bild auswählen, so wird zunächst die "Imagemapbibliothek" angezeigt: mps public solutions gmbh 124/259 Version 3.31

125 Redaktion Suchen Sie ein Bild aus, indem Sie über den Radiobutton links ein Bild markieren und auf klicken oder legen Sie über die Schaltfläche ein neues Bild in der Imagemapbibliothek an. Es wird nun die Seite "Basiseinstellungen für Imagemap" angezeigt: mps public solutions gmbh 125/259 Version 3.31

126 Redaktion Linkbereich einfügen Um dem Bild einen neuen Link zuzuweisen, öffnen Sie über die Schaltfläche die Seite "Neuer Link": In das Feld Adresse muss nun der Link eingetragen werden. Handelt es sich um einen externen Link, können Sie diesen direkt eintragen. Sie können aber auch über die Schaltfläche Link einfügen nebenstehende Seite aufrufen. Hier können Sie einen Link auf eine interne Seite aus der kompletten Seitenstruktur auswählen, indem Sie die gewünschte Seite markieren und auf klicken. Geben Sie anschließend noch im Feld Alternativ Text einen Text an, der angezeigt wird, wenn der Besucher die Maus über den Linkbereich bewegt. Nun müssen noch die Koordinaten für den Link festgelegt werden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Koordinaten festlegen. Im Feld Linkformat können Sie eines der folgenden Formate wählen: K r e i s Klicken Sie einmal in der Grafik auf den Kreismittelpunkt, anschließend auf einen Punkt des Kreises und speichern Sie Ihre Koordinaten mit. R e c h t e c k Klicken Sie einmal in der Grafik auf die linke obere Ecke, anschließend auf die rechte untere Ecke des Rechtecks und speichern Sie Ihre Koordinaten mit. V i e l e c k Klicken Sie nacheinander alle Punkte in der Grafik an und speichern Sie Ihre Koordinaten mit. mps public solutions gmbh 126/259 Version 3.31

127 Redaktion Die festgelegten Koordinaten werden nun bei dem Link angezeigt: Klicken Sie nun auf Imagemap:, gelangen Sie wieder auf die Übersicht der Links für das aktuelle Hier werden alle hinterlegten Links aufgelistet. Über die Schaltfläche können Sie sich anzeigen lassen, ob die Koordinaten des Linkbereichs auf der Grafik korrekt sind: Mit einer roten Linie wird der Linkbereich auf der Grafik dargestellt. mps public solutions gmbh 127/259 Version 3.31

128 Redaktion Imagemap einbinden Imagemaps können anschließend mit dem Editor in eine Seite eingebunden werden. Öffnen Sie dazu über die Schaltfläche die Seite "Imagemap einfügen": Klicken Sie bei der gewünschten Grafik in der Spalte Einbau auf die Schaltfläche, um das Bild linksbündig einzufügen., um das Bild zentriert einzufügen., um das Bild rechtsbündig einzufügen. mps public solutions gmbh 128/259 Version 3.31

129 Redaktion 4.9. Container Auf Ihrer Seite können Sie sogenannte Container einblenden. Das sind eigene kleine Bereiche, die z.b. am Rand der Seite platziert sind und auf denen Text, Bilder, Links etc. angezeigt werden können. Container eignen sich dazu, Elemente einzubinden, die auf jeder Seite angezeigt werden sollen. Hier einige Beispiele für die Verwendung von Containerelementen: Suchdialog, um nach einem bestimmten Begriff auf der Seite zu suchen Logineingabe, um auf geschützte Seiten zu gelangen Links auf externe Seiten Neueste Einträge aus einem Magazin mpscitywerk stellt einige Standardcontainerelemente bereits zur Verfügung. Sie können sich aber auch individuelle Container anlegen und diese einbinden. Wenn Sie Container einbinden, gelten diese zunächst für alle Seiten. Es gibt aber die Möglichkeit, einer Seite einen eigenen Containerbereich einzurichten Individuelle Container anlegen Um neue Containerelemente anzulegen, wählen Sie über Redaktion den Menüpunkt Inhalte Container. Sie gelangen auf die Übersicht "Individueller Container": Hier werden nur die von Ihnen selbst angelegten Containerelemente angezeigt, weshalb diese Übersicht zu Beginn leer ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um auf die Eingabemaske "Neuer Container" zu gelangen: Wählen Sie nun den Typ des Containers aus und bestätigen Sie mit. mps public solutions gmbh 129/259 Version 3.31

130 Redaktion Übersicht Containertypen Es stehen Ihnen folgende Containertypen zur Verfügung: Typ Beschreibung Beispiel Standard/HTML Bildcontainer mit Editor- Funktionen Mit diesem Typ können Sie Container mit einem Bild, unformatiertem Text und einer Verlinkung anlegen. Der Link kann in diesem Container nicht nur über den Link- Text, sondern auch über einen Klick auf die Grafik aufgerufen werden. Der Link wird in einem neuen Fenster aufgerufen. Mit diesem Typ können Sie Container mit einem Bild und einer Verlinkung anlegen. Bei einem Bildcontainer wird lediglich das angegebene Bild (ohne Überschrift) angezeigt. Der Link wird mit einem Klick auf die Grafik in einem neuen Fenster aufgerufen. Mit diesem Typ können Sie Container mit formatiertem Text anlegen. Sie können in diese Container Bilder, Listen, Tabellen, Links, Sonderzeichen und Drop-Down-Menüs einfügen. Dieser Typ steht nur zur Verfügung, wenn dies in den Moduleinstellungen aktiviert ist! Siehe Kapitel Veranstaltung Mit diesem Typ können Sie Container mit einer Auflistung von Links auf ihre Veranstaltungen anlegen. Hierbei werden die Veranstaltungen nach den von Ihnen angelegten Veranstaltungskategorien ausgewählt und automatisch angezeigt. Magazin Mit diesem Typ können Sie Container mit einer Auflistung von Links auf Artikel eines Magazins aus Ihrem Portal anlegen. Social Bookmark Container Mit diesem Typ können Sie Container mit Social Bookmarks (Lesezeichen) anlegen. mps public solutions gmbh 130/259 Version 3.31

131 Redaktion Erfassungsmasken der verschiedenen Containertypen Je nach ausgewähltem Containertyp haben die Erfassungsmasken unterschiedliche Eingabefelder. Nachfolgend sind die verschiedenen Eingabemasken beschrieben. Standard/HTML Grundinformationen Name Interner Name des Containers, der auch in der Liste angezeigt wird. Überschrift Text, der als Containerüberschrift angezeigt wird. Text Text, der im Container angezeigt wird. Hier kann auch HTML-Code eingefügt werden. Medium/Bild Bild Hier kann ein Bild hinterlegt werden, das im Container über dem Text angezeigt wird. Über die Schaltfläche können Sie ein Bild hochladen. Wird ein Link hinterlegt, dient das eingebundene Bild auch als Schaltfläche für diesen Link. Verlinkung Hier können Sie einen Link mit dem Container verknüpfen, der entweder über einen Link-Text unterhalb des Textes oder über die eingebundene Grafik aufgerufen werden kann. Link-Text URL Geben Sie hier einen Text ein, der unterhalb des Textes als Linktext angezeigt wird. Dieser Text wird auch als Mouseover-Text angezeigt, wenn die Maus über den Link oder die Grafik bewegt wird. Hier wird das Ziel der Verlinkung eingetragen. Der Link kann auf eine externe Seite verweisen oder auf eine Seite des eigenen Portals. In diesem Fall können Sie im unteren Teil der Maske eine Seite aus dem Portal auswählen. Möchten Sie auf einen Unterpunkt verlinken, klicken Sie auf Ganze Struktur zeigen. mps public solutions gmbh 131/259 Version 3.31

132 Redaktion Bildcontainer Grundinformationen Name Interner Name des Containers, der auch in der Liste angezeigt wird. Medium/Bild Bild Hier wird das Bild hinterlegt, das im Container angezeigt wird. Über die Schaltfläche Sie ein Bild hochladen. können Wird ein Link hinterlegt, dient das eingebundene Bild auch als Schaltfläche für diesen Link. Verlinkung Hier können Sie einen Link mit dem Container verknüpfen, der über die eingebundene Grafik aufgerufen werden kann. Link-Text URL Geben Sie hier einen Text ein, der als Mouseover-Text angezeigt wird, wenn die Maus über die Grafik bewegt wird. Hier wird das Ziel der Verlinkung eingetragen. Der Link kann auf eine externe Seite verweisen oder auf eine Seite des eigenen Portals. In diesem Fall können Sie im unteren Teil der Maske eine Seite aus dem Portal auswählen. Möchten Sie auf einen Unterpunkt verlinken, klicken Sie auf Ganze Struktur zeigen. mit Editor Funktionen Geben Sie im Feld Name den internen Namen des Containers an und im Feld Überschrift den Text, der als Containerüberschrift angezeigt wird. Den Inhalt des Containers erfassen Sie über den Editor, der Ihnen verschiedene Formatierungs-Möglichkeiten bietet. Informationen zum Editor finden Sie in Kapitel 4.1 Links können Sie im Editor über die Schaltfläche einfügen. mps public solutions gmbh 132/259 Version 3.31

133 Redaktion Eine Besonderheit bei diesem Containertyp ist die Möglichkeit Drop-Down-Menüs einzufügen. Ein solches Drop-Down-Menü muss zunächst einmal definiert werden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Down-Menü-Verwaltung": unterhalb des Editors. Es öffnet sich die Seite "Drop- Klicken Sie nun auf, um die Maske "Neues Drop-Down-Menü" zu öffnen: Geben Sie im Feld Titel die Bezeichnung des neuen Drop-Down-Menüs ein. Im Feld darunter können Sie die Breite des Feldes in Pixel eintragen. Lassen Sie die 0 stehen, wird die Breite automatisch errechnet. Klicken Sie auf, so gelangen Sie auf die Seite "Listenpunkte für Drop-Down-Menü": Legen Sie hier die Punkte an, die Ihr Drop-Down-Menü enthalten soll, indem Sie über die Schaltfläche die Maske "Neuer Listenpunkt" aufrufen: Geben Sie im Feld Titel die Bezeichnung des Listenpunkts an, die später in der Auswahl angezeigt werden soll. Tragen Sie im Feld URL das Ziel der Verlinkung ein. Der Link kann auf eine externe Seite verweisen oder auf eine Seite des eigenen Portals. In diesem Fall können Sie im unteren Teil der Maske eine Seite aus dem Portal auswählen. Möchten Sie auf einen Unterpunkt verlinken, klicken Sie auf Ganze Struktur zeigen. mps public solutions gmbh 133/259 Version 3.31

134 Redaktion Haben Sie Ihre Listenpunkte erfasst, werden diese in der Übersicht angezeigt: Hier können die einzelnen Punkte aktiviert oder deaktiviert werden, in der Position verändert werden, bearbeitet oder gelöscht werden. Klicken Sie auf den Link Zur Drop-Down-Menü-Übersicht, um zurück auf die Seite "Drop-Down-Menü- Verwaltung" zu gelangen oder auf den Link Fenster schließen, um direkt zum Editor zu gelangen. Um das Drop-Down-Menü in den Container einzufügen, klicken Sie im Editor auf die Schaltfläche. Es öffnet sich die "Drop-Down-Menü-Auswahl": Klicken Sie unter Einbau auf den gewünschten Einfügemodus. Im Editor wird ein eingefügtes Drop-Down-Menü z.b. so dargestellt: Oder geht direkt [dropdown 1 rechtstext] Im Container sieht dies dann so aus: Klick man dort auf die Drop-Down-Schaltfläche, werden die Listenpunkte angezeigt. Bei der Auswahl eines der Listenpunkte wird dann zur jeweils hinterlegten Seite verlinkt. mps public solutions gmbh 134/259 Version 3.31

135 Redaktion Veranstaltung Name Überschrift Text Kategorien Sortieren nach Interner Name des Containers, der auch in der Liste angezeigt wird. Text, der als Containerüberschrift angezeigt wird. Zusätzlicher Text, der über den Links angezeigt wird. Hier können die Kategorien ausgewählt werden, aus denen die Veranstaltungen angezeigt werden sollen. Es stehen hier alle im Portal angelegten Veranstaltungs-Kategorien zur Verfügung. Sie können hier einstellen, ob die Veranstaltungen nach K a t e g o r i e oder nach D a t u m sortiert angezeigt werden sollen. Bei der Einstellung K a t e g o r i e wird der Name der Kategorie im Container als Zwischenüberschrift angezeigt. Geben Sie dann noch die Anzahl der anzuzeigenden Links pro Kategorie an. Bei der Einstellung D a t u m geben Sie noch die Anzahl der insgesamt anzuzeigenden Links an. Magazin Name Überschrift Text Kategorien Weitere Einstellungen Interner Name des Containers, der auch in der Liste angezeigt wird. Text, der als Containerüberschrift angezeigt wird. Zusätzlicher Text, der über den Links angezeigt wird. Auswahl der Kategorien, aus denen die Artikel angezeigt werden sollen. Es stehen hier alle im Portal angelegten Magazin-Kategorien zur Verfügung. Hier können Sie angeben wie viele Artikel angezeigt werden sollen ob der Titel angezeigt werden soll und wenn ja wie viele Worte des Titels angezeigt werden sollen ob ein Anrisstext angezeigt werden soll und wenn ja wie viele Worte des Anrisstextes angezeigt werden sollen mps public solutions gmbh 135/259 Version 3.31

136 Redaktion Containerzuweisung Die Containerzuweisung geschieht in zwei Schritten: Schritt 1: Schritt 2: Über den Menüpunkt Steuerung werden die Container, die angezeigt werden sollen zunächst aktiviert. Über den Menüpunkt CMS werden die Container den Seiten bzw. Containerbereichen zugeordnet, auf denen sie angezeigt werden sollen Steuerung Container aktivieren/deaktivieren Um einen Container zu aktivieren, rufen Sie über Redaktion Inhalte Container Steuerung die Seite "Container: Anzeige-Reihenfolge festlegen" auf: Diese Seite ist in zwei Spalten aufgeteilt: In der linken Spalte Containerauswahl werden alle zur Verfügung stehenden Container aufgelistet. In der rechten Spalte Aktivierte Container werden alle aktivierten Container aufgelistet, die den Seiten bzw. den Containerbereichen zugeordnet werden können. Es gibt zwei Arten von Containern: Die mit "S:" gekennzeichneten Standardcontainer sind bereits vordefinierte Container, die nicht bearbeitet werden können separat aktiviert werden müssen Die mit "I:" gekennzeichneten Individuellen Container sind die von Ihnen angelegten eigenen Container, die bearbeitet werden können nach der Anlage automatisch aktiv sind Aktivieren Sie die Container, die verwendet werden sollen, indem Sie diese mit dem Pfeil in die Spalte Aktivierte Container einfügen. Deaktivieren Sie einen Container, indem Sie diesen mit dem Pfeil wieder aus der rechten Spalte entfernen. mps public solutions gmbh 136/259 Version 3.31

137 Redaktion CMS Container einem Bereich zuordnen und ggf. individuell einrichten Um einen Container einer Seite bzw. einem Containerbereich zuzuordnen, rufen Sie über Redaktion Inhalte Container CMS die Seite "Containerbereiche CMS " auf: Hier werden alle Menüpunkte des Portals aufgelistet. Dabei erkennt man an der Textfarbe, ob der jeweilige Menüpunkt den Standardcontainerbereich nutzt (ausgegraut) oder ob der Menüpunkt einen eigenen Containerbereich besitzt (fett). Um den Containerbereich zu bearbeiten, klicken Sie auf den jeweiligen Menüpunkt. Dabei ist es bei den Menüpunkten, die den Standardcontainerbereich verwenden egal, welcher angewählt wird. Die Änderung wirkt sich immer auf alle Menüpunkte aus. Die Seite für die Zuordnung der Container sieht ähnlich aus, wie die Seite zu Aktivierung: Rechts neben der Seitenüberschrift "Container- Reihenfolge" wird entweder "Standard" oder der Name des Menüpunkts mit eigenem Containerbereich angezeigt. In der linken Spalte Containerauswahl werden alle aktivierten Container aufgelistet. Diese Auflistung entspricht im Inhalt und in der Sortierung der Spalte Aktivierte Container aus der Steuerung. In der rechten Spalte Aktivierte Container werden alle Container aufgelistet, die im ausgewählten Containerbereich angezeigt werden. Hier können Sie mit den Pfeiltasten die Anzeigereihenfolge der Container ändern. Über die Pfeiltasten und können die Container zugeordnet oder wieder entfernt werden. mps public solutions gmbh 137/259 Version 3.31

138 Redaktion Individuelle Farbeinstellungen für Container Standardmäßig werden die Farben für den Containerbereich über die Layoutbearbeitung gesteuert (siehe Kapitel 2.6). Sie haben aber die Möglichkeit, pro Container und Containerbereich Farben und Rahmen individuell einzustellen. Um die Farben eines Containers im jeweiligen Containerbereich anzupassen, klicken Sie auf die Schaltfläche. Es öffnet sich die Seite "Farbeinstellungen für Container" (rechts von der Überschrift wird der Name des ausgewählten Containers angezeigt): Sie müssen zunächst die Option Individuelle Farbeinstellung für diesen Container aktivieren anhaken. Erst dann stehen die Funktionen zur Bearbeitung der Farben zur Verfügung: Hier können Sie einmal für die Überschrift und einmal für den Inhaltsbereich Text-, Link-, Hintergrund- und Rahmenfarbe definieren, indem Sie zur Farbauswahl über die Schaltfläche eine Farbpalette öffnen: Wählen Sie hier die gewünschte Farbe aus und klicken Sie auf übernehmen. Außerdem können Sie einen Rahmen um die Überschrift oder den Container definieren, indem Sie die Rahmendicke und den Rahmentyp angeben. Im Bereich Abstand können Sie den Innen- Abstand der Überschrift bzw. des Container- Inhalts zum Rand in Pixeln einstellen. Im Bereich Container-Box können Sie die Breite und die Höhe des kompletten Containers ändern. Um Ihre Einstellungen zu speichern klicken Sie auf. Danach werden im Bereich Vorschau die aktuellen Farb- und Rahmeneinstellungen angezeigt. Über den Link Fenster schließen gelangen Sie wieder auf die Übersicht der Container. Ob bei einem Container individuelle Farbeinstellungen vorliegen, erkennen Sie an den Farben der Schaltfläche: = keine individuelle Einstellung = individuelle Einstellung mps public solutions gmbh 138/259 Version 3.31

139 Redaktion Moduleinstellungen Über Redaktion Inhalte Container Moduleinstellungen gelangen Sie auf die Seite "Container Moduleinstellungen": Von hier können Sie über die Schaltfläche Einstellungen vornehmen können: drei Eingabemasken aufrufen, in denen Sie folgende Links Auf dieser Maske können Sie einen Standardtext hinterlegen, der immer dann angezeigt wird, wenn bei einem Link kein Linktext angegeben wurde. Listing Hier können Sie festlegen, wie viele Containerelemente in der Auflistung zur Bearbeitung der individuellen Container aufgelistet werden sollen (Menüpunkt Redaktion Container). Zudem können Sie die Vererbung von Containerbereichen aktivieren oder deaktivieren. Ist die Vererbung aktiv, werden in den Untermenüpunkten die Container verwendet, die auch dem entsprechenden Hauptmenüpunkt zugeordnet sind. mps public solutions gmbh 139/259 Version 3.31

140 Redaktion Standardcontainer Hier können Sie folgende Einstellungen vornehmen: Feld Login-Container (Besucher): aktiv Beschreibung Setzen Sie hier einen Haken, wenn der Login- Container für Besucher aktiviert werden soll. Über den Login-Container kann sich ein Besucher einmal für die geschützten Seiten anmelden und muss dies nicht bei jeder Seite separat tun. Ist ein Besucher eingeloggt, wird der Benutzername in dem Login-Container angezeigt. Hier steht dem Besucher auch der Link Passwort ändern zu Verfügung. Nur wenn diese Option aktiviert ist, können Sie auch die übrigen Einstellungen für diesen Bereich vornehmen. Geschützte Menüpunkte ein- /ausblenden Login-Informationen zusätzlich im Seitenkopf einblenden Hier können Sie einstellen, ob Seiten, auf die man nur mit Login gelangt, im Menü angezeigt werden sollen oder nicht. Ist die Option Geschützte Menüpunkte ausblenden aktiviert, werden die geschützten Menüpunkte nur dann eingeblendet, wenn der Besucher eingeloggt ist. Aktivieren Sie diese Option, so werden die Login-Informationen zusätzlich im Seitenkopf angezeigt, sobald sich ein Besucher einloggt: Standard-Platzierung auf allen Seiten Individual- Platzierung über die Containerverwaltung Container mit Editor- Funktionen ermöglichen Ist hier die Option Standard-Platzierung eingestellt, wird der Login- Container automatisch auf jeder Seite eingeblendet. Der Login-Container befindet sich bei dieser Einstellung immer ganz oben an erster Stelle. Bei der Option Individual-Platzierung muss der Login-Container über die Containerverwaltung erst eingebunden werden, damit er angezeigt wird. Diese Option wird dann genutzt, wenn der Login-Container nicht auf jeder Seite zur Verfügung stehen soll. Nur, wenn diese Option aktiviert ist, steht Ihnen bei der Anlage neuer Container der Containertyp m i t E d i t o r f u n k t i o n en zur Verfügung. mps public solutions gmbh 140/259 Version 3.31

141 Redaktion Veranstaltungen Das mpscitywerk-portal bietet Ihnen die Möglichkeit, Veranstaltungskalender zu veröffentlichen Übersicht anlegen Legen Sie zunächst über die Menü-Verwaltung (siehe Kapitel 2.1) eine Veranstaltungen-Übersicht an. Dazu geben Sie im Feld Label eine Bezeichnung dafür an (z. B. Veranstaltungen) und wählen Sie das Modul Veranstaltungen. Auf der darauffolgenden Seite wählen Sie die Option Übersicht aus. Setzen Sie anschließend im Feld links einen Haken, um die Übersicht in das Menü des Portals zu übernehmen Kategorien einrichten Öffnen Sie zunächst den Ordner Veranstaltungen. Die Einrichtung der Kategorien erfolgt analog zum Einrichten der Übersicht, jedoch ist hierbei die Option Kategorie auszuwählen. Es können beliebig viele Kategorien eingerichtet werden, die auch jeweils als Menüpunkt eingebunden werden können Vorschläge entgegennehmen Über Ihr mpscitywerk-portal können Sie den Bürgern die Möglichkeit bieten, über eine Eingabemaske selbst Veranstaltungen in das Verzeichnis einzutragen. Das Einrichten dieser Eingabemaske erfolgt analog zur Veranstaltungs-Übersicht, jedoch ist die Option Vorschlag zu wählen. Über diese Eingabemaske auf dem öffentlichen Portal eingereichte Veranstaltungs-Vorschläge müssen unter dem Menüpunkt Redaktion Veranstaltungen Vorschläge geprüft und freigegeben werden, sofern sie veröffentlichungswürdig sind Veranstaltungsartikel Veranstaltungsartikel sind identisch mit den Artikeln im Magazin. Siehe dazu Kapitel Veranstaltungen anlegen Veranstaltungen werden über Redaktion Inhalte Veranstaltungen angelegt. Es stehen Ihnen zwei Möglichkeiten der Erfassung zur Verfügung: mps public solutions gmbh 141/259 Version 3.31

142 Redaktion Schnell-Erfassung In der Schnell-Erfassung können alle Angaben auf einer Seite erfasst werden: Pflichtfelder sind auf der Browserseite fett dargestellt. mps public solutions gmbh 142/259 Version 3.31

143 Redaktion Bei der Schnell-Erfassung von Veranstaltungen gehen Sie bitte anhand folgender Tabelle vor. Feld Titel Kurztext Beschreibung im Standardcontainer anzeigen In Container " " anzeigen Beschreibung Geben Sie in diesem Feld den Name der Veranstaltung an. Hier können Sie eine kurze Beschreibung der Veranstaltung hinterlegen Geben Sie hier eine ausführliche Beschreibung der Veranstaltung ein. Diese kann umfangreich formatiert werden (siehe dazu Kapitel 4.1). Zudem ist es möglich, an dieser Stelle Tabellen (siehe Kapitel 4.6), Medien (siehe Kapitel 4.5) oder Imagemaps (siehe Kapitel 0) einzufügen. Setzen Sie hier einen Haken, wird die Veranstaltung im Standardcontainer "Veranstaltungskalender" angezeigt, sofern dieser aktiviert wurde (siehe Kapitel 4.9.2). Sollten individuelle Container vom Typ V e r a n s t a l t u n g existieren (siehe Kapitel 4.9.1), werden diese hier ebenfalls zur Auswahl aufgelistet. Achtung: Wird keiner der individuellen Container ausgewählt, erscheint die Veranstaltung in jedem dieser Container! Kategorie neuen Veranstaltungsort speichern PLZ Ort Straße Veranstaltungsort aus der Datenbank auswählen Startdatum (tt.mm.jjjj) Enddatum (tt.mm.jjjj) Uhrzeit Wählen Sie hier eine oder mehrere der zuvor eingerichteten Kategorien. Über diese Felder können Sie einen neuen Veranstaltungsort erfassen und in der Datenbank speichern. Wir empfehlen, immer zuerst zu prüfen, ob der Veranstaltungsort bereits in der Datenbank vorhanden ist. Alternativ zu der Neueingabe des Veranstaltungsorts können Sie hier einen bereits gespeicherten Ort auswählen. Geben Sie hier das Datum ein, ab dem bzw. an dem die Veranstaltung stattfindet. Geben Sie in diesem Feld an, an welchem Datum die Veranstaltung endet. Die Eingabe ist nur bei mehrtägigen Veranstaltungen notwendig. Geben Sie hier die Uhrzeit an, zu der die Veranstaltung beginnt. Format: [hh:mm] [hh:mm-hh:mm] [hh:mm,hh:mm,hh:mm] Folgende Kürzel können zur Definition von Zeiträumen verwendet werden: V: vormittags N: nachmittags A: abends G: ganztägig NV: nach Vereinbarung GS: geschlossen E: entfällt mps public solutions gmbh 143/259 Version 3.31

144 Redaktion Komfort-Erfassung Die Komforterfassung ist über mehrere Seiten gegliedert: Veranstaltungsdaten Diese Seite erfordert zunächst die Eingabe der Veranstaltungsdaten. Gehen Sie dazu bitte anhand der folgenden Tabelle vor. Pflichtfelder sind auf der Browserseite fett dargestellt. Feld Titel Kurztext Beschreibung Beschreibung Geben Sie in diesem Feld den Namen der Veranstaltung an. Hier können Sie eine kurze Beschreibung der Veranstaltung hinterlegen. Geben Sie hier eine ausführliche Beschreibung der Veranstaltung ein. Diese kann umfangreich formatiert werden (siehe Kapitel 4.1). Zudem ist es möglich, an dieser Stelle Tabellen (siehe Kapitel 4.6), Medien (siehe Kapitel 4.5) oder Imagemaps (siehe Kapitel 4.8) einzufügen. mps public solutions gmbh 144/259 Version 3.31

145 Redaktion Feld 1. URL 2. URL im Standardcontainer anzeigen Kategorie Veranstalter Veranstaltungsort Anhang Beschreibung In diesen Feldern können Sie jeweils eine Internetadresse angeben, die mit der Veranstaltung in Verbindung gebracht werden können. Setzen Sie hier einen Haken, um die Veranstaltung im Standardcontainer anzeigen zu lassen. Sollten individuelle Container gelistet sein, können auch diese durch Setzen des Hakens ausgewählt werden. Wählen Sie hier eine oder mehrere der zuvor eingerichteten Kategorien. Hier können Sie auch aus den bereits hinterlegten Veranstaltern auswählen. Wählen Sie neuer Veranstalter, gelangen Sie im Anschluss auf die Seite Veranstalter anlegen (siehe dazu Kapitel ). Hier können Sie einen bereits gespeicherten Veranstaltungsort auswählen. Klicken Sie auf Durchsuchen, um einen Anhang zu der Veranstaltung hinzuzufügen. Bitte beachten Sie, dass Dateien nur bis zu einer Größe von 4 MB hoch geladen werden können und dass der Upload-Vorgang bei entsprechend großen Dateien einige Zeit dauern kann. Preise Hier haben Sie Möglichkeit, vier verschiedene Preise (z. B. pro Parkett, pro Person, pro Kind) zur Veranstaltung zu hinterlegen. Dazu gehen Sie bitte anhand folgender Tabelle vor: Feld Preis Textzusatz Beschreibung Hier können Sie jeweils einen Preis in Euro angeben. In diesen Feldern können Sie die Preise definieren. mps public solutions gmbh 145/259 Version 3.31

146 Redaktion Ansprechpartner Auf dieser Seite können Sie einen Ansprechpartner auswählen. Soll kein Ansprechpartner angeben werden, wählen Sie keinen Ansprechpartner. Wählen Sie neuen Ansprechpartner erstellen, gelangen Sie im Anschluss auf die Seite Neuen Ansprechpartner anlegen (siehe dazu Kapitel ). Termine Diese Seite dient der Angabe des bzw. der Termine der Veranstaltung. Feld Einzeltermin Serientermin Uhrzeit weitere Veranstaltungsorte Anhang Anmerkung Beschreibung Die Option Einzeltermin ist im Anschluss an die Tabelle erläutert. Die Option Serientermin ist im Anschluss an die Tabelle erläutert. Das Feld Uhrzeit ist im Anschluss an die Tabelle in Verbindung mit Einzel- bzw. Serientermin erläutert. Hier können Sie den Veranstaltungsort der Veranstaltung übernehmen, einen neuen Veranstaltungsort erstellen oder einen bereits hinterlegten Veranstaltungsort wählen. Hier können Sie einen Anhang hinzufügen. In diesem Feld können Sie eine Anmerkung hinterlegen. mps public solutions gmbh 146/259 Version 3.31

147 Redaktion Einzeltermin/Serientermin Die Felder beim Erstellen von Einzel- und Serienterminen sind weitestgehend identisch: Feld Startdatum Enddatum Beschreibung Geben Sie hier das Datum ein, ab dem bzw. an dem die Veranstaltung stattfindet. Geben Sie in diesem Feld an, an welchem Datum die Veranstaltung endet. Die Eingabe ist nur bei mehrtägigen Veranstaltungen notwendig. Uhrzeit Geben Sie hier die Uhrzeit an, zu der die Veranstaltung beginnt. Format: [hh:mm] [hh:mm-hh:mm] [hh:mm,hh:mm,hh:mm] Folgende Kürzel können zur Definition von Zeiträumen verwendet werden: V: vormittags N: nachmittags A: abends G: ganztägig NV: nach Vereinbarung GS: geschlossen E: entfällt Serientermine sind lediglich um das Feld endet nach ergänzt. Wählen Sie hier die Anzahl der Vorkommen des Termins aus (1 100). Bei einem wöchentlichen und bei einem 14-tägigen Serientermin können Sie zusätzlich die Uhrzeiten/ den Zeitraum für jeden einzelnen Wochentag separat hinterlegen. Bei einem monatlichen Serientermin haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, den wiederkehrenden Tag des Monats zu wählen und ihm eine Uhrzeit/einen Zeitraum zuzuordnen. Alternativ können Sie auch den ersten, zweiten, dritten, vierten oder letzten von einem oder mehreren Wochentagen wählen, denen Sie dann auch wieder Uhrzeiten/Zeiträume zuordnen müssen. Der jährliche Serientermin ist identisch mit dem monatlichen Serientermin, jedoch ist die Auswahl noch um den Monat erweitert. Aktivierung Der Veranstaltungstermin wird über diese Auswahl sofort aktiviert oder er kann zu einem späteren Zeitpunkt aktiviert werden. mps public solutions gmbh 147/259 Version 3.31

148 Redaktion Veranstaltungsorte anlegen Es bietet sich an, Veranstaltungsorte für Örtlichkeiten oder Räumlichkeiten einzurichten, die häufig verwendet werden. Dies erfolgt über Redaktion Inhalte Veranstaltungen Veranstaltungsorte. Dabei gehen Sie bitte anhand folgender Tabelle vor. Pflichtfelder sind auf der Browserseite fett dargestellt. Feld Bezeichnung Zusatz für internen Gebrauch Straße PLZ Ort Stadtteil Landkreis Telefon Adresse Beschreibung Geben Sie in diesem Feld die Bezeichnung des Veranstaltungsorts an. In diesem Feld können Sie einen Zusatz zur Bezeichnung für den internen Gebrauch hinterlegen Hier können Sie den Straßennamen und die Hausnummer des Veranstaltungsorts angeben Geben Sie hier die Postleitzahl an. Über diese Felder können Sie weitere Angaben zum Veranstaltungsort machen. Hier können Sie Angaben zur Erreichbarkeit machen. Hinweis Neue Veranstaltungsorte können auch über die Eingabemasken zum Anlegen der Veranstaltungen gespeichert werden. mps public solutions gmbh 148/259 Version 3.31

149 Redaktion Veranstalter anlegen Es bietet sich an, Personen, Ämter oder Institutionen, die häufig Veranstaltungen austragen, als Veranstalter einzurichten. Dies erfolgt über Redaktion Inhalte Veranstaltungen Veranstalter. Dabei gehen Sie bitte anhand folgender Tabelle vor. Pflichtfelder sind auf der Browserseite fett dargestellt. Feld Name Straße PLZ Ort Telefon Adresse Homepage Beschreibung Geben Sie in diesem Feld den Namen des Veranstalters an. In diesem Feld können Sie die Straße und Hausnummer zum Veranstalter eingeben. In diesen Feldern können Sie die Postleitzahl und den Ort zum Veranstalter eingeben. Hier können Sie Angaben zur Erreichbarkeit machen. Hier können Sie die Internetadresse des Veranstalters hinterlegen Ansprechpartner anlegen Es bietet sich an, Personen, die häufig Veranstaltungen als Ansprechpartner fungieren, als solche in der Datenbank zu hinterlegen. Dies erfolgt über Redaktion Inhalte Veranstaltungen Ansprechpartner. mps public solutions gmbh 149/259 Version 3.31

150 Redaktion Zum Anlegen einen Ansprechpartners gehen Sie bitte anhand folgender Tabelle vor. Pflichtfelder sind auf der Browserseite fett dargestellt. Feld Vorname Nachname Straße PLZ Ort Telefon Fax URL Beschreibung Geben Sie hier den Vornamen ein. Hier ist die Eingabe des Nachnamens erforderlich. In diese Felder können Sie die Adressdaten des Ansprechpartners eintragen. Hier können Sie Angaben zur Erreichbarkeit machen. Hier können Sie einen Link zur Internetseite des Ansprechpartners hinterlegen Termine importieren Über Redaktion Inhalte Veranstaltungen Termine importieren können Sie Veranstaltungstermine bequem per CSV-Datei in Ihr mpscitywerk-portal importieren. Dazu wird Ihnen eine Musterdatei zur Verfügung gestellt, die Sie beispielsweise in Excel bearbeiten können. Folgende Punkte sind dabei zu beachten: Spaltennamen der Muster-CSV-Datei Spalte Veranstaltungsname Kurztext Beschreibung Stadt/Gemeinde Straße PLZ Veranstaltungsort Preis 1 Text Preis 1 Preis 2 Text Preis 2 URL 1 URL 2 Kategorien Ansprechpartner- Vorname Ansprechpartner- Nachname Beschreibung Text/Zahlen, max. 255 Zeichen Text/Zahlen Text/Zahlen Text/Zahlen, max. 100 Zeichen Text/Zahlen, max. 100 Zeichen Text/Zahlen, max. 6 Zeichen Text/Zahlen, max. 100 Zeichen Zahlen (Preis in Cent), max. 9 Zeichen Text/Zahlen, max. 255 Zeichen Zahlen (Preis in Cent), max. 9 Zeichen Text/Zahlen, max. 255 Zeichen Text/Zahlen, max. 255 Zeichen Text/Zahlen, max. 255 Zeichen Text/Zahlen Text/Zahlen, max. 100 Zeichen Text/Zahlen, max. 100 Zeichen mps public solutions gmbh 150/259 Version 3.31

151 Redaktion Spalte Ansprechpartner-Tel Ansprechpartner- Veranstalter-Name Veranstalter-Straße Veranstalter-PLZ Veranstalter-Ort Veranstalter-Telefon Veranstalter- Veranstalter URL Datum 1 Zeit 1 Datum n Zeit n Beschreibung Text/Zahlen, max. 50 Zeichen Text/Zahlen, max. 255 Zeichen Text/Zahlen, max. 100 Zeichen Text/Zahlen, max. 100 Zeichen Text/Zahlen, max. 6 Zeichen Text/Zahlen, max. 100 Zeichen Text/Zahlen, max. 50 Zeichen Text/Zahlen, max. 100 Zeichen Text/Zahlen, max. 255 Zeichen tt.mm.jjjj tt.mm.jjjj-tt.mm.jjjj hh:mm hh:mm-hh:mm hh:mm,hh:mm,hh:mm tt.mm.jjjj tt.mm.jjjj-tt.mm.jjjj hh:mm hh:mm-hh:mm hh:mm,hh:mm,hh:mm Pflichtfelder Veranstaltungsname Beschreibung PLZ des Veranstaltungsortes Veranstaltungsort Kategorie (Vorgaben s. u.) Datum der Veranstaltung (Vorgaben s. u.) Uhrzeit der Veranstaltung (Vorgaben s. u.) Kategorien Verwenden Sie nur die bisher eingerichteten Kategorien und achten Sie bitte auf die exakte Schreibweise. Mehrere Kategorien werden durch Komma getrennt. Datum Für die Eingabe des Datums wählen Sie bitte eines der folgenden Formate: tt.mm.jjjj tt.mm.jjjj-tt.mm.jjjj Uhrzeit Uhrzeiten können Sie in folgenden Formaten angeben: hh:mm hh:mm-hh:mm hh:mm,hh:mm,hh:mm Oder nutzen Sie die Kürzel: mps public solutions gmbh 151/259 Version 3.31

152 Redaktion NV für "nach Vereinbarung" V für "vormittags" N für "nachmittags" A für "abends" G für "ganztägig" Datum n/uhrzeit n Durch das Anfügen zusätzlicher Datums- und Uhrzeitspalten können Sie weitere Termine zu dieser Veranstaltung angeben. Umwandeln in eine CSV-Datei Beim Abspeichern der Excel Vorlage wählen Sie bitte unter Datei Speichern unter den Dateityp "csv (Trennzeichen getrennt) (*.csv)" aus und speichern die Datei auf Ihrem Computer ab. CSV-Datei importieren Klicken Sie auf Durchsuchen, um einen Windows-Standard-Dialog zu öffnen, über den Sie die CSV-Datei auswählen können und anschließend auf, um den Import zu starten CSV exportieren Über Redaktion Inhalte Veranstaltungen CSV exportieren können Sie auf Ihrem mpscitywerk Portal angelegte Veranstaltungen als CSV-Datei exportieren: Über die Felder von und bis können Sie den Zeitraum eingrenzen, für den die Veranstaltungen exportiert werden sollen. Die Datumseingaben müssen dabei im Format TT.MM.JJJJ erfolgen. Wählen Sie anschließend die Veranstaltungskategorien aus, aus denen der Export erfolgen soll und starten Sie den Vorgang durch Klicken auf. mps public solutions gmbh 152/259 Version 3.31

153 Redaktion Notdienstkalender Mit dem mpscitywerk-portal haben Sie die Möglichkeit, einen Notdienstkalender im Internet zur Verfügung zu stellen. Legen Sie dazu in der Menü-Verwaltung (siehe Kapitel 2.1) einen Notdienstkalender an. Geben Sie dabei im Feld Label eine Bezeichnung für das Noteinstverzeichnis (z. B. Notdienste) an und wählen Sie das Modul Notdienst-Kalender. Auf der darauffolgenden Seite wählen Sie die Option Notdienstkalender aus. Hinweis Beachten Sie, dass in diesem Notdienstkalender ALLE Notdienste erfasst und dargestellt werden und keine Gliederung nach bspw. medizinischem Fachgebiet, Apotheke etc. erfolgt. Die Einrichtung eines strukturierten Notdienstkalenders ist nachfolgend beschrieben. Um einen strukturierten Notdienstkalender zu erstellen, legen Sie in der Menü-Verwaltung (siehe Kapitel 2.1) zunächst ein Notdienst-Verzeichnis an. Geben Sie dabei im Feld Label eine Bezeichnung für das Noteinstverzeichnis (z. B. Notdienste) an und wählen Sie das Modul Notdienst-Kalender. Auf der darauffolgenden Seite wählen Sie die Option Notdienstverzeichnis aus. Setzen Sie anschließend in der Übersicht z. B.im Feld links einen Haken, um das Verzeichnis in das Menü des Portals zu übernehmen. Öffnen Sie dann den Verzeichnis-Ordner und klicken Sie auf Neu, um einen Notdienstkalender für ein bestimmtes Notfallgebiet anzulegen. Geben Sie auch hier im Feld Label eine Bezeichnung für den Noteinstkalender an und wählen Sie das Modul Notdienst-Kalender. Auf der darauffolgenden Seite wählen Sie die Option Notdienstkalender aus. Auf diese Weise können Sie beliebig viele Notdienstkalender anlegen, z. B. pro medizinisches Fachgebiet, Apotheken, Tierärzte usw. Wichtig Möchten Sie verschiedene Notdienstkalender erstellen (z. B. pro medizinisches Fachgebiet), müssen für jeden Notdienstkalender die Diensthabenden und die Bezirke individuell erfasst werden. mps public solutions gmbh 153/259 Version 3.31

154 Redaktion Dienstzeiten erfassen Um Dienstzeiten zu einem Notdienstkalender zu erfassen, wählen Sie Redaktion Inhalte Notdienstkalender und klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol des gewünschten Notdienstkalenders. Es öffnet sich die Seite Dienst: Zeiten. Klicken Sie hier auf Neu, um zur Seite Notdienst Kalender: Termin zu gelangen: Die Felder dieser Seite füllen Sie bitte anhand der folgenden Tabelle aus. Die Pflichtfelder sind auf der Browserseite jeweils durch * gekennzeichnet. Feld Diensthabende Bezirk Startdatum Der Termin wiederholt sich Beschreibung Wählen Sie hier einen Ihrer zuvor angelegten Diensthabenden aus. Ist der gewünschte Diensthabende noch nicht erfasst, wählen Sie Neu anlegen. Sie gelangen dadurch nach dem Übernehmen auf die entsprechende Erfassungsmaske (siehe dazu Kapitel ). Wählen Sie hier einen Ihrer zuvor angelegten Bezirke aus. Ist der gewünschte Bezirk noch nicht erfasst, wählen Sie Neu anlegen. Sie gelangen dadurch nach dem Übernehmen auf die entsprechende Erfassungsmaske (siehe dazu Kapitel ) Geben Sie in diesem Feld das Startdatum im Format tt.mm.jjjj ein. Setzen Sie hier einen Haken, wenn der Termin sich regelmäßig wiederholt. Es werden daraufhin weitere Felder eingeblendet, über die Sie die Möglichkeit haben, den Umfang der Wiederholung in folgender Form festzulegen: Anzahl Tage für immer oder bis einschließlich Datum Anzahl Wochen am Wochentag für immer oder bis einschließlich Datum Anzahl Monate jeden x-ten Wochentag für immer oder bis einschließlich Datum Hinweis Um Ausnahmen anzulegen, muss der Termin zunächst gespeichert und anschließend entsprechend bearbeitet werden. mps public solutions gmbh 154/259 Version 3.31

155 Redaktion Ausnahmen anlegen Um Ausnahmen anzulegen, klicken Sie auf der Seite Notdienstkalender: Dienst Zeiten auf das Bearbeiten-Symbol. Es öffnet sich die Seite Notdienstkalender: Termin: Klicken Sie hier auf Hinzufügen. In dem sich öffnenden Fenster kann die jeweilige Ausnahme mit Datum und Begründung angelegt werden: Diensthabende erfassen Über Redaktion Inhalte Notdienstkalender Teilnehmer können Sie die Diensthabenden erfassen. Wählen Sie dazu zunächst eine Kategorie aus und klicken Sie anschließend auf Neu. Füllen Sie die Felder bitte anhand der folgenden Tabelle aus. Pflichtfelder sind auf der Browserseite durch * gekennzeichnet. mps public solutions gmbh 155/259 Version 3.31

156 Redaktion Feld Name Straße Ort Straße Homepage Telefon Beschreibung In diesem Feld müssen Sie den Namen des Diensthabenden eingeben. Über diese Felder können Sie die Adresse des Diensthabenden hinterlegen. Hier können Sie die Adresse der Internetpräsenz des Diensthabenden eingeben. In diesen Feldern können Sie Angaben zur Erreichbarkeit machen Bezirke erfassen Über Redaktion Inhalte Notdienstkalender Bezirke können Sie die Bezirke erfassen. Wählen Sie dazu zunächst eine Kategorie aus und klicken Sie anschließend auf Neu. Geben Sie im Feld Name eine Bezeichnung für den Bezirk ein und klicken Sie auf. Den einzelnen Bezirken können Sie jeweils Straßen zuordnen. Klicken Sie dazu auf Strassen: Geben Sie die Straßen jeweils in einer neuen Zeile ein und verwenden Sie keine Trennzeichen. Klicken Sie zum Abschluss auf Abfuhrkalender Mit dem mpscitywerk-portal haben Sie die Möglichkeit, einen Abfuhr-Kalender im Internet zur Verfügung zu stellen. Legen Sie dazu zunächst über die Menü-Verwaltung (siehe Kapitel 2.1) ein neues Menü an. Geben Sie dabei im Feld Label eine Bezeichnung für den Abfuhrkalender an und wählen Sie das Modul Abfuhr-Kalender. Setzen Sie anschließend z. B. im Feld links einen Haken, um die Übersicht in das Menü des Portals zu übernehmen. Das hier eingerichtete Menü erscheint bei der Einrichtung der Abfuhrarten und der Bezirke als Kategorie. mps public solutions gmbh 156/259 Version 3.31

157 Redaktion Abfuhrdaten erfassen Um die Abfuhrdaten zu erfassen, kehren Sie zum Menüpunkt Abfuhrkalender zurück. Klicken Sie dort neben der gewünschten Kategorie auf das Bearbeiten-Symbol: Es öffnet sich die Seite Abfuhrkalender: Zeiten. Klicken Sie hier auf Neu, um zur Seite Abfuhrkalender: Termin zu gelangen: Die Felder dieser Seite füllen Sie bitte anhand der folgenden Tabelle aus. Die Pflichtfelder sind auf der Browserseite jeweils durch * gekennzeichnet. Feld Abfuhr- Bezeichnung Bezirk Startdatum Der Termin wiederholt sich Beschreibung Wählen Sie hier eine Ihrer zuvor angelegten Abfuhrarten aus. Ist die gewünschte Abfuhrart noch nicht erfasst, wählen Sie Neu anlegen. Sie gelangen dadurch nach dem Übernehmen auf die entsprechende Erfassungsmaske (siehe dazu Kapitel ). Wählen Sie hier einen Ihrer zuvor angelegten Bezirke aus. Ist der gewünschte Bezirk noch nicht erfasst, wählen Sie Neu anlegen. Sie gelangen dadurch nach dem Übernehmen auf die entsprechende Erfassungsmaske (siehe dazu Kapitel ). Geben Sie in diesem Feld das Startdatum im Format tt.mm.jjjj ein. Setzen Sie hier einen Haken, wenn der Termin sich regelmäßig wiederholt. Es werden daraufhin weitere Felder eingeblendet, über die Sie die Möglichkeit haben, den Umfang der Wiederholung in folgender Form festzulegen: Anzahl Tage für immer oder bis einschließlich Datum Anzahl Wochen am Wochentag für immer oder bis einschließlich Datum Anzahl Monate jeden x-ten Wochentag für immer oder bis einschließlich Datum Hinweis Um Ausnahmen anzulegen, muss der Termin zunächst gespeichert und anschließend entsprechend bearbeitet werden. mps public solutions gmbh 157/259 Version 3.31

158 Redaktion Ausnahmen anlegen Um Ausnahmen anzulegen, klicken Sie auf der Seite Abfuhrkalender: Zeiten auf das Bearbeiten-Symbol. Es öffnet sich die Seite Abfuhrkalender: Termin: Klicken Sie hier auf Hinzufügen. In dem sich öffnenden Fenster kann die jeweilige Ausnahme mit Datum und Begründung angelegt werden: Abfuhrarten Die Abfuhrarten richten Sie über das Menü Redaktion Inhalte Abfuhrkalender Abfuhrarten ein. Wählen Sie zunächst eine Kategorie und klicken Sie anschließend auf Neu: Geben Sie hier eine Abfuhr-Bezeichnung ein und ordnen Sie unbedingt eine Farbe zu. Klicken Sie anschließend auf. Es können beliebig viele Abfuhrarten eingerichtet werden. mps public solutions gmbh 158/259 Version 3.31

159 Redaktion Bezirke einrichten Die Abfuhr-Bezirke richten Sie über das Menü Redaktion Inhalte Abfuhrkalender Bezirke ein. Wählen Sie zunächst eine Kategorie und klicken Sie anschließend auf Neu: Geben Sie hier einen Namen für den jeweiligen Bezirk ein und klicken Sie anschließend auf. Sie können beliebig viele Bezirke einrichten. Außerdem ist es möglich, den Bezirken Straßen zuzuordnen. Klicken Sie dazu in der Übersicht jeweils auf Straßen: Im darauffolgenden Fenster können alle Straßen, die dem Bezirk zugeordnet werden sollen eingeben werden: Hinweis Achten Sie darauf, jede Straße in einer neuen Zeile einzugeben und keine Trennzeichen zu verwenden. mps public solutions gmbh 159/259 Version 3.31

160 Redaktion Bildergalerie Neben der Möglichkeit einzelne Bilder gezielt auf einer Seite zu platzieren, können Sie in Ihrem Portal auch Bildergalerien veröffentlichen. Eine Bildergalerie wird also verwendet, um mehrere Bilder zu einem bestimmten Thema zusammenzufassen. Sie kann direkt in das Menü integriert werden oder in eine statische Seite als Diashow (Galery Slider) in anderen Seiteninhalt eingebettet werden. Bei einer großen Anzahl an Bildergalerien empfiehlt es sich, diese in Übersichten zusammenzufassen. Für weitere Unterteilungen verwenden Sie Sektionen. Im nebenstehenden Beispiel erkennen Sie die Aufteilung der Bildergalerien: Die Übersicht als oberste Ebene Zwei Sektionen als zusätzliche Unterteilungen Bildergalerien Abbildung 9: Bildergalerieübersicht mit Sektionen und Bildergalerien Die eigentlichen Bildergalerien werden standardmäßig mit einem Vorschaubild angezeigt, das angeklickt werden kann, um die Galerie zu öffnen Galerieübersicht oder Bildergalerie anlegen Egal, ob Sie eine Übersicht bzw. Sektion oder direkt eine Galerie anlegen möchten, wählen Sie bei der Anlage des Elements in der Menü-Verwaltung (siehe Kapitel 2.1) das Modul B i l d e r g a l e r i e. Auf der darauffolgenden Seite spezifizieren Sie Ihre Angaben: Um einen Menüpunkt zur Zusammenfassung von mehreren Bildergalerien anzulegen, wählen Sie einen der ersten drei Punkte. Um eine Galerie anzulegen und in diese Bilder hochzuladen, wählen Sie eine der fünf zur Verfügung stehenden Kategorien. Wichtig Innerhalb einer Übersicht bzw. Sektion müssen im Anschluss Galerien (Kategorien) hinterlegt werden, da sonst im Portal ein Menüpunkt ohne Inhalt angezeigt würde. Die Einrichtung der Übersichten und Sektionen dagegen ist optional. Eine Bildergalerie kann also auch ohne Einbindung in eine Übersicht oder eine Sektion angelegt werden. mps public solutions gmbh 160/259 Version 3.31

161 Redaktion Sie können hier folgende Bildergalerien bzw. Übersichten anlegen: Option Übersicht Native Übersicht Beschreibung Zur Anlage einer Übersicht der obersten Ebene. In Verbindung mit Sektionen werden die eigentlichen Galerien mit einem Vorschaubild dargestellt (siehe vorige Seite ). Zur Anlage einer Übersicht der obersten Ebene. In Verbindung mit Sektionen werden die eigentlichen Galerien als Text dargestellt. Sektion Zur Anlage eines Unterpunktes innerhalb einer Übersicht (siehe vorige Seite ). Kategorie: Galerie-Ansicht Standard Galerie, bei der beim Öffnen die Bilder nebeneinander angezeigt werden. Beim Klick auf ein Bild wird eine größere Ansicht des Bildes angezeigt. Von dieser Ansicht aus kann auch eine Slideshow mit allen Bildern der Galerie gestartet werden. Kategorie: Galerie-Ansicht mit Merkzettel Kategorie: Dia- Ansicht In einer solchen Galerie können die Bilder zur Bestellung angehakt werden. Die Bilder, die der Anwender während seines Portalbesuchs ausgewählt und markiert hat, können über ein Formular bestellt werden. In dem Formular muss dazu ein Feld vom Typ B i l d e r g a l e r i e angelegt sein. Siehe auch Kapitel Eine Bildergalerie dieser Kategorie wird beim Öffnen als Dia-Show (Slideshow) gestartet. Ist die Wechseloption zwischen Dia-Show und Galerieansicht in den Moduleinstellungen aktiviert, kann der Anwender die Slideshow verlassen und zur normalen Galerieansicht wechseln. Kategorie: Presse- Download Bei einer Bildergalerie der Kategorie Presse-Download können an ein Bild dieser Galerie Dateien angehangen werden, die sich der Portalbesucher herunterladen kann. Kategorie: Postkarten- Versand Bildergalerien dieser Kategorie können als Postkarten versendet werden. Unterhalb eines jeden Bildes befindet sich der Link Als Postkarte versenden. Über diesen Link kann der Anwender das gewählte Bild per Mail als Postkarte versenden. mps public solutions gmbh 161/259 Version 3.31

162 Redaktion Übersichten und Sektionen Setzen Sie bei einer Übersicht in der Menü-Verwaltung den Haken im Feld links, damit die Übersicht als Menüpunkt im Portal angezeigt wird: Sektionen können ebenfalls in das Menü eingebunden werden. Diese erscheinen dann als Unterpunkte der Übersicht, in der die Sektion eingefügt wurde Bildergalerien bearbeiten Um Bildergalerien zu bearbeiten, rufen Sie das Menü Redaktion Inhalte Bildergalerie auf. Sie gelangen zunächst auf die Übersicht "Galerie", in der alle Menüpunkte mit Galerien angezeigt werden: Blenden Sie zur weiteren Bearbeitung über den Link Ganze Struktur anzeigen oder über die Schaltfläche alle Menüpunkte vom Modul B i l d e r g a l e r i e ein: An der Spalte Modul erkennen Sie, um welche Art der Galerie es sich handelt. mps public solutions gmbh 162/259 Version 3.31

163 Redaktion Von hier können Sie Untermenüs verbergen alle Unterpunkte wieder zuklappen. durch Setzen oder Entfernen des Hakens in der Spalte online eine Galerie bzw. eine Galerieübersicht im Portal online bzw. offline schalten. Bilder einer Galerie hinzufügen, löschen oder bearbeiten. eine Vorschau der Bildergalerie in einem eigenen Fenster anzeigen lassen. Bearbeiten Über die Schaltfläche vorhandenen Bilder: erhalten Sie eine Übersicht der in der ausgewählten Bildergalerie bereits Von hier können Sie Zur Kategorienübersicht wieder zur Übersicht aller Bildergalerien zurückkehren. ein einzelnes Bild zur Galerie hinzufügen. die Position eines Bildes eins nach oben, eins nach unten oder gezielt auf eine bestimmte Position verschieben. das Bild bearbeiten. ein einzelnes Bild aus der Galerie (nach einer Sicherheitsabfrage) löschen. ein einzelnes Bild markieren. Alle markieren alle Bilder der Galerie markieren. eine bestimmte Aktion wählen, die beim Klick auf markierten Bildern ausgeführt wird. mit den Alle Bilder löschen Bilder importieren alle Bilder der Galerie (nach einer Sicherheitsabfrage) löschen. mehrere Bilder aus einer zip-datei in die Galerie importieren. mps public solutions gmbh 163/259 Version 3.31

164 Redaktion Einzelnes Bild hinzufügen Klicken Sie auf die Schaltfläche, um ein neues Bild hinzuzufügen: Hier stehen Ihnen folgende Erfassungsfelder zur Verfügung: Feld Titel/Alt-Text Titel anzeigen Durchsuchen Position Text Beschreibung Geben Sie hier den Titel des Bildes ein. Es stehen Ihnen 50 Zeichen zur Verfügung Setzen Sie hier den Haken, wenn der Bildtitel im Portal über dem Bild angezeigt werden soll. Klicken Sie auf Durchsuchen, um das gewünschte Bild im Filesystem auszuwählen. Hierüber können Sie die Position des Bildes innerhalb der Galerie bestimmen. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung: a n e r s t e r S t e l l e e i n f ü g e n a n l e t z t e r S t e l l e e i n f ü g e n v o r B i l d - X Geben Sie in diesem Editor einen Text zum Bild ein. Dieser wird im Portal unterhalb des Bildes angezeigt. Klicken Sie anschließend auf, um das Bild in die Galerie zu übernehmen. mps public solutions gmbh 164/259 Version 3.31

165 Redaktion Zusatzangabe bei einem Presse-Download Bei einer Galerie der Kategorie P r e s s e - D o w n l o a d gelangen Sie nach dem Klick auf einer weiteren Seite, in der Sie dem Bild eine Downloaddatei anhängen können. zu Klicken Sie hier erneut auf Durchsuchen und wählen Sie eine Downloaddatei aus. Klicken Sie anschließend auf übernehmen. Sie gelangen nun wieder auf die Bearbeitungsseite des Bildes. Bei einem Presse-Download werden auf der Bearbeitungsmaske zusätzlich unterhalb des Editors die zugeordneten Downloads angezeigt: Hier können Sie über die Schaltfläche Download-Dateien hinzufügen. weitere Über die Schaltfläche wieder gelöscht werden. kann eine Download-Datei Klicken Sie hier auf, so gelangen Sie wieder in die Übersicht der Bildergalerie Bilder importieren Möchten Sie eine größere Anzahl Bilder in eine Galerie einfügen, empfiehlt es sich die Bilddateien auf dem Filesystem in einer Zip-Datei zusammenzufassen und diese Zip-Datei zu importieren. Klicken Sie dazu in der Bearbeitungsseite der Bildergalerie auf den Link Bilder importieren. Klicken Sie anschließen auf Durchsuchen, um die Zip-Datei aus dem Filesystem auszuwählen. Standardmäßig werden die neuen Bilder nach Dateiname sortiert an das Ende der Bildergalerie angehangen. Aktivieren Sie die Option Importreihenfolge umkehren, werden die Bilder in umgekehrter Sortierung an den Anfang der Galerie eingefügt. Beachten Sie zum Import auch die Moduleinstellungen/Bereich Import im nächsten Kapitel. Klicken Sie auf, um die Bilder zu importieren. Sie erhalten nun eine Auflistung der importierten Bilder. Von hier gelangen Sie über den Link Zurück zur Kategorie zurück in die Galerieübersicht. mps public solutions gmbh 165/259 Version 3.31

166 Redaktion Moduleinstellungen Über die Moduleinstellungen können individuelle Einstellungen vorgenommen werden, die nur für die Bildergalerien relevant sind: Darstellung Durch Klicken auf den Bearbeiten-Button neben Darstellung öffnet sich folgendes Fenster: Änderungen an den einzelnen Einstellungen nehmen Sie bitte mithilfe der folgenden Tabelle vor: Feld Anzahl der Bilder auf einer Seite im öffentlichen Bereich Anzahl der Bilder pro Zeile in der Galerieansicht Anzahl der Kategorien pro Zeile in der Galerieübersicht Download des Originalbildes ermöglichen Beschreibung Legen Sie hier fest, wie viele Bilder auf einer Seite im mpscitywerk- Portal angezeigt werden sollen. Legen Sie hier fest, wie viele Bilder pro Zeile in der Galerieansicht angezeigt werden sollen. Legen Sie hier fest, wie viele Kategorien pro Zeile in der Galerieansicht angezeigt werden sollen. Durch Setzen des Hakens ermöglichen Sie es den Portalbesuchern, das Originalbild herunterzuladen. mps public solutions gmbh 166/259 Version 3.31

167 Redaktion Feld Wechseloption zwischen Dia- Show und Galerieansicht im öffentlichen Bereich URL-Feld in Bearbeitungsformular ist Maße des Popup-Fensters für eigene Bilder Beschreibung Ist der Haken in diesem Feld gesetzt, können die Portalbesucher zwischen einer Dia-Show und einer normalen Galerieansicht wechseln. Setzen Sie den Haken bei aktiv, um das URL-Feld im Bearbeitungsformular zu aktivieren. Anschließend können Sie wählen, ob die URL in einem neuen Fester oder als Popup geöffnet werden soll und die Maße dieses Popup-Fensters festlegen. Hier können Sie die Maße des Popup-Fensters für eigene Bilder festlegen. Import Durch Klicken auf den Bearbeiten-Button neben Import öffnet sich folgendes Fenster: Um die Einstellungen für Importe in die Bildergalerie anzupassen, beachten Sie bitte folgende Tabelle: Feld Dateinamen beim Import als Titel verwenden aktiv Titel öffentlich anzeigen Vorangestellter Text Nachgestellter Text Klicken Sie auf Beschreibung Setzen Sie hier den Haken, um den Dateinamen als Titel zu verwenden. Ist diese Option aktiviert, wird bei den importierten Bildern automatisch die Option Titel anzeigen (siehe Kapitel ) aktiviert. Ist der Dateiname als Titel aktiviert, können Sie diesem einen Text voranstellen. Setzen Sie dazu den Haken und geben Sie den entsprechenden Text ein. Ist der Dateiname als Titel aktiviert, können Sie diesem einen Text nachstellen. Setzen Sie dazu den Haken und geben Sie den entsprechenden Text ein., um die Einstellungen zu speichern. mps public solutions gmbh 167/259 Version 3.31

168 Redaktion Administrationsbereich Durch Klicken auf den Bearbeiten-Button neben Administrationsbereich öffnet sich folgendes Fenster: Hier können Sie festlegen, ob die Benutzer die Position neuer Bilder beim Anlegen frei wählen dürfen und an welcher Stelle neue Bilder standardmäßig eingefügt werden sollen. Shadowbox Die Shadowbox bewirkt, dass die Bilder einer Galerie nicht im Pop-Up aufgehen, sondern sich in der Vergrößerung über das Portal legen. Durch Klicken auf den Bearbeiten-Button neben Shadowbox öffnet sich folgendes Fenster: Linkkatalog Um einen Linkkatalog auf Ihrem mpscitywerk-portal zur Verfügung zu stellen, legen Sie über die Menü- Verwaltung (siehe Kapitel 2.1) eine Übersicht an. Geben Sie dabei im Feld Label eine Bezeichnung für den Linkkatalog an und wählen Sie das Modul Linkkatalog. Auf der darauffolgenden Seite wählen Sie die Option Übersicht aus. Setzen Sie anschließend z. B. im Feld links einen Haken, um die Übersicht in das Menü des Portals zu übernehmen. Öffnen Sie dann den Ordner der Linkübersicht und legen Sie die einzelnen Kategorien an. Das Vorgehen hierbei erfolgt analog zur Übersicht, allerdings wird die Option Kategorie gewählt. Sie können beliebig viele Kategorien einrichten. Ein Linkkatalog kann unterhalb eines jeden Menüs angelegt werden. Wichtiger Hinweis Um einen Linkkatalog nutzen zu können, muss in jedem Fall mindestens eine Kategorie eingerichtet sein. Die Einrichtung einer Übersicht dagegen ist optional. mps public solutions gmbh 168/259 Version 3.31

169 Redaktion Links hinzufügen Über Redaktion Inhalte Linkkatalog gelangen Sie zur Übersicht der zuvor angelegten Kategorien. Klicken Sie auf den Bearbeiten-Button der jeweiligen Kategorie, zu der Sie einen Link hinzufügen möchten. Auf der darauffolgenden Seite klicken Sie auf Neu, um zur Eingabemaske zu gelangen: Die einzelnen Felder füllen Sie bitte mithilfe der folgenden Tabelle aus. Die Pflichtfelder sind auch hier fett dargestellt. Feld Titel Beschreibung Kategorie Bild URL Oder direkt mit Portalinhalten verlinken Beschreibung Geben Sie hier einen Titel ein (z. B. Name des externen Anbieters) In diesem Feld können Sie eine Beschreibung zum Inhalt des Links angeben. Hier können Sie die bereits gewählte Kategorie noch einmal ändern. An dieser Stelle ist es möglich ein Bild zum Link hinzuzufügen. Geben Sie hier die Adresse an. Alternativ zur Angabe einer URL können Sie hier direkt auf Inhalte Ihres mpscitywerk-portals verlinken. mps public solutions gmbh 169/259 Version 3.31

170 Redaktion Links bearbeiten Um einen Link zu bearbeiten, öffnen Sie zunächst die Kategorie-Übersicht. Klicken Sie auf den Bearbeiten-Button der Kategorie, in der sich der Link befindet, den Sie bearbeiten möchten. In der nun angezeigten Übersicht verfügt der gewünschte Link ebenso über einen Bearbeiten-Button. Die Bearbeitung erfolgt analog zum Erstellen von Links Lexikon Um ein Lexikon auf Ihrem mpscitywerk-portal zur Verfügung zu stellen, legen Sie zunächst über die Menü-Verwaltung (siehe Kapitel 2.1Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.) eine Übersicht an. Geben Sie dabei im Feld Label eine Bezeichnung für das Lexikon an und wählen Sie das Modul L e x i k o n. Setzen Sie anschließend z. B. im Feld links einen Haken, um die Übersicht in das Menü des Portals zu übernehmen. Um ein Lexikon zu bearbeiten wählen Sie Redaktion Inhalte Lexikon. Hier erhalten Sie zunächst eine Übersicht der im Portal vorhandenen Lexika: Lexikon bearbeiten Klicken Sie auf die Schaltfläche des zu bearbeitenden Lexikons. Hier erhalten Sie zunächst eine Übersicht der bereits angelegten Begriffe: Von hier können Sie eine Vorschau von einem Eintrag anzeigen lassen. einen Eintrag bearbeiten. einen Eintrag löschen. einen neuen Eintrag anlegen. Zur Kategorien-Übersicht wieder zurück auf die Übersicht der Lexika wechseln. mps public solutions gmbh 170/259 Version 3.31

171 Redaktion Neuen Eintrag anlegen Über die Schaltfläche öffnen Sie die Eingabemaske, um einen neuen Begriff zu hinterlegen: Die einzelnen Felder füllen Sie dabei bitte anhand folgender Tabelle aus. Auch hier sind die Pflichtfelder wieder fett dargestellt. Feld Begriff Alias Namen Text Beschreibung Geben Sie hier den Begriff ein. In diesem Feld können Sie Alternativen zum o. a. Begriff erfassen. Geben Sie hier einen Text zum Lexikoneintrag ein. Diesen können Sie für die Suche mithilfe unterschiedlichster Funktionen formatieren. mps public solutions gmbh 171/259 Version 3.31

172 Redaktion Inlineediting Bestimmte Inhalte des Portals können auch direkt im Portal bearbeitet werden. Sofern Sie auf Ihrem Portal einen Anmeldecontainer eingebunden haben, können Sie sich zur Bearbeitung direkt im Portal anmelden. Anderenfalls melden Sie sich über die Loginseite der Administrationsumgebung an (siehe Kapitel 1.1) und rufen Sie anschließend das Portal auf. Sobald Sie angemeldet sind, erkennen Sie editierbare Elemente, wenn Sie die Maus über diese Seitenbereiche bewegen: Der editierbare Bereich wird blasser dargestellt und ist von einem dünnen Rand umgeben. Um Inhalt Ihres Webportals zu bearbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das zu ändernde Element. Es öffnet sich nun ein Kontextmenü. In diesem Kontextmenü werden Ihnen die Menüpunkte angezeigt, die Sie zur Bearbeitung des Inhalts benötigen. mps public solutions gmbh 172/259 Version 3.31

173 Redaktion Die angebotenen Menüpunkte variieren je nach Art des Contents. Content Kontextmenü Beschreibung Menüpunkte Einleitungen Bilder Statische Seiten Magazin- Artikel Tabelle Formulare Container Einen Menüpunkt im Portal können Sie über den Menüpunkt Bearbeiten ändern (siehe Kapitel 2.1.3). Bei Einleitungstexten von Seiten können Sie über den Menüpunkt Bearbeiten den Text im Editor bearbeiten (siehe Kapitel und 4.1). Auf einem Bild können Sie über den Menüpunkt Bearbeiten das Bild in der Medien-Verwaltung ändern (siehe Kapitel 4.5). Auf einer statischen Seite können Sie über den Menüpunkt Bearbeiten die Seite im Editor bearbeiten (siehe Kapitel 4.1 und 4.3.1). über den Menüpunkt Weitere Elemente Tabellen Tabellen anlegen oder bearbeiten (siehe Kapitel 4.6). über den Menüpunkt Weitere Elemente Medien Bilder anlegen oder bearbeiten (siehe Kapitel 4.5). über den Menüpunkt Weitere Elemente Imagemaps Grafiken mit eingebetteten Hyperlinks anlegen oder bearbeiten (siehe Kapitel 4.8). In einem Magazin-Artikel können Sie über den Menüpunkt Bearbeiten den Artikel ändern (siehe Kapitel 4.2.6). über den Menüpunkt Löschen können Sie den Artikel nach einer Sicherheitsabfrage aus dem Portal löschen. Der Artikel wird dadurch nicht komplett gelöscht, sondern befindet sich in der Übersicht der gelöschten Dokumente. In einer Tabelle können Sie über den Menüpunkt Bearbeiten die Tabellenstellungen ändern (siehe Kapitel 4.6.3). über den Menüpunkt Zellen anzeigen die einzelnen Tabellenelemente bearbeiten (siehe Kapitel ). In einem Formular können Sie über den Menüpunkt Bearbeiten die Formulareinstellungen ändern (siehe Kapitel ). über den Menüpunkt Felder anzeigen die einzelnen Formularfelder bearbeiten (siehe Kapitel ). In einem Containerelement können Sie über den Menüpunkt Bearbeiten den Containerinhalt bearbeiten (siehe Kapitel 4.9 und 4.1). Nachdem Sie Ihre Änderungen abgespeichert haben, kehren Sie wieder auf die Seite im Portal zurück, wo die Änderungen direkt angezeigt werden. mps public solutions gmbh 173/259 Version 3.31

174 Anzeigen 5. Anzeigen Mit mpscitywerk ist es möglich, Anzeigen verschiedenster Art zu veröffentlichen und zu verwalten. Hinweis Es bietet sich an, alle Anzeigen in einer übergeordneten Kategorie zusammenzufassen. Selbstverständlich ist es aber auch möglich, die Anzeigen an einem beliebigen anderen Ort einzurichten oder ihnen einen eigenen Menüpunkt zuzuordnen Automarkt Mit Ihrem mpscitywerk-portal haben Sie die Möglichkeit, Autoanzeigen zu veröffentlichen oder von den Portalbesuchern veröffentlichen zu lassen Übersicht Um auf Ihrem mpscitywerk-internetportal einen Automarkt zur Verfügung zu stellen, muss zunächst eine entsprechende Übersicht angelegt werden. Geben Sie dazu im Feld Label eine Bezeichnung an und wählen sie das Modul Automarkt. Wählen Sie auf der nachfolgenden Seite die Option Übersicht. Setzen Sie anschließend in der Übersicht im Feld links einen Haken, um das Verzeichnis in das Menü des Portals zu übernehmen Suche Um die Option Suche hinzuzufügen, öffnen Sie zunächst den zuvor angelegten Übersichts-Ordner und klicken Sie dann auf Neu. Geben Sie im Feld Label die Bezeichnung für die Immobilien-Suche ein und wählen Sie das Modul Automarkt. Auf der nachfolgenden Seite wählen Sie die Option Suche. Hiermit geben Sie Besuchern Ihres mpscitywerk-portals die Möglichkeit, innerhalb der Autoanzeigen zu suchen Inserieren Um die Option Inserieren hinzuzufügen, öffnen Sie zunächst den zuvor angelegten Übersichts-Ordner und klicken Sie dann auf Neu. Geben Sie im Feld Label die Bezeichnung für das Inserieren von Immobilien ein und wählen Sie das Modul Automarkt. Auf der nachfolgenden Seite wählen Sie die Option Inserieren. Hiermit geben Sie Besuchern Ihres mpscitywerk-portals die Möglichkeit, selbst Autoanzeigen über eine Eingabemaske zu inserieren. mps public solutions gmbh 174/259 Version 3.31

175 Anzeigen Autoanzeigen hinzufügen Über Anzeigen Automarkt gelangen Sie zur Immobilienmarkt-Verwaltung. Klicken Sie hier auf Neu, um eine neue Anzeige hinzuzufügen: Die Felder dieser Eingabemaske füllen Sie bitte mithilfe der nachfolgenden Tabelle aus: Feld Marke Modell Kategorie Farbe TÜV AU Beschreibung Wählen Sie hier die Marke des Fahrzeuges aus. Geben Sie hier die Modellbezeichnung ein. Wählen Sie hier zwischen: L i m o u s i n e K o m p a k t S p o r t w a g e n / C o u p e K o m b i C a b r i o / R o a d s t e r V a n / K l e i n b u s G e l ä n d e w a g e n / P i c k u p N u t z f a h r z e u g _ b i s _ 7, 5 t - l e e r - Wählen Sie hier die Farbe des Fahrzeuges aus. Ist die gewünschte Farbe nicht vorhanden, wählen Sie leer- und geben Sie sie im Feld Bemerkungen an. Geben Sie hier im Format MM/JJ oder MM/JJJJ an, wann die nächste Hauptuntersuchung für das Fahrzeug fällig ist. Geben Sie hier im Format MM/JJ oder MM/JJJJ an, wann die nächste Abgasuntersuchung für das Fahrzeug fällig ist. mps public solutions gmbh 175/259 Version 3.31

176 Anzeigen Feld EZ Diesel Jahreswagen Automatik MwSt ausweisbar Preis Bemerkungen Rückantwort Foto Beschreibung Geben Sie hier im Format MM/JJ oder MM/JJJJ an, wann das Fahrzeug zum ersten Mal zugelassen wurde. Setzen Sie hier einen Haken, wenn es sich bei dem Fahrzeug um einen Diesel handelt. Setzen Sie hier einen Haken, wenn es sich bei dem Fahrzeug um einen Jahreswagen handelt. Setzen Sie hier einen Haken, wenn es sich um ein Fahrzeug mit Automatikgetriebe handelt. Setzen Sie hier einen Haken, wenn die Mehrwertsteuer auf der Rechnung gesondert ausweisbar ist. Geben Sie hier Ihre Preisvorstellung ein. In diesem Feld können Sie das Fahrzeug näher beschreiben und wichtige Informationen hinzufügen. Geben Sie hier die adresse an, an die Fragen oder Angebote gerichtet werden können. Hier können Sie ein Foto zu Ihrer Anzeige hinzufügen Immobilien Mit Ihrem mpscitywerk-portal haben Sie die Möglichkeit, Immobilienanzeigen zu veröffentlichen oder von den Portalbesuchern veröffentlichen zu lassen Übersicht Um auf Ihrem mpscitywerk-internetportal Immobilienanzeigen zur Verfügung zu stellen, muss zunächst eine entsprechende Übersicht angelegt werden. Geben Sie dazu im Feld Label eine Bezeichnung an und wählen sie das Modul Immobilien. Wählen Sie auf der nachfolgenden Seite die Option Übersicht. Setzen Sie anschließend in der Übersicht im Feld links einen Haken, um das Verzeichnis in das Menü des Portals zu übernehmen Suche Um die Option Suche hinzuzufügen, öffnen Sie zunächst den zuvor angelegten Übersichts-Ordner und klicken Sie dann auf Neu. Geben Sie im Feld Label die Bezeichnung für die Immobilien-Suche ein und wählen Sie das Modul Immobilien. Auf der nachfolgenden Seite wählen Sie die Option Suche. Hiermit geben Sie Besuchern Ihres mpscitywerk-portals die Möglichkeit, innerhalb der Immobilienanzeigen zu suchen Inserieren Um die Option Inserieren hinzuzufügen, öffnen Sie zunächst den zuvor angelegten Übersichts-Ordner und klicken Sie dann auf Neu. Geben Sie im Feld Label die Bezeichnung für das Inserieren von Immobilien ein und wählen Sie das Modul Immobilien. Auf der nachfolgenden Seite wählen Sie die Option Inserieren. Hiermit geben Sie Besuchern Ihres mpscitywerk-portals die Möglichkeit, selbst Immobilienanzeigen über eine Eingabemaske zu inserieren. mps public solutions gmbh 176/259 Version 3.31

177 Anzeigen Immobilienanzeigen hinzufügen Über Anzeigen Immobilien gelangen Sie zur Immobilienmarkt-Verwaltung. Klicken Sie hier auf Neu, um eine neue Anzeige hinzuzufügen: Die Felder dieser Eingabemaske füllen Sie bitte mithilfe der nachfolgenden Tabelle aus: Feld Titel Text Preis Verhandlungsbasis Kostenart Beschreibung Geben Sie hier einen passenden Titel für die Anzeige an. In diesem Feld können Sie eine genaue Beschreibung der Immobilie eingeben. Geben Sie hier den Preis ein. Setzen Sie hier den Haken, wenn der Preis noch verhandelbar ist. Wählen Sie hier zwischen: e i n m a l i g i n k l. M a k l e r g e b ü h r K a l t m i e t e i n k l. N e b e n k o s t e n Kategorie Wählen Sie hier zwischen: G r u n d s t ü c k e Ein f a m i l i e n h a u s M e h r f a m i l i e n h a u s D o p p e l h a u s h ä l f t e V i l l a F e r i e n h a u s E i g e n t u m s w o h n u n g M i e t w o h n u n g G e w e r b e f l ä c h e n G e w e r b e r ä u m e Rückantwort Bild Geben Sie hier die adresse an, an die Fragen oder Angebote gerichtet werden können. Hier können Sie ein Bild zu Ihrer Anzeige hinzufügen. mps public solutions gmbh 177/259 Version 3.31

178 Anzeigen 5.3. Jobbörse Die Jobbörse bietet zahlreiche Möglichkeiten, Stellenangebote und gesuche auf Ihrem mpscitywerk- Portal selbst zu veröffentlichen oder dort inserieren zu lassen Übersicht Um auf Ihrem mpscitywerk-internetportal eine Jobbörse zur Verfügung zu stellen, muss zunächst eine entsprechende Übersicht angelegt werden. Geben Sie dazu im Feld Label eine Bezeichnung für die Jobbörse an und wählen sie das Modul Jobbörse. Wählen Sie auf der nachfolgenden Seite die Option Übersicht. Setzen Sie anschließend in der Übersicht im Feld links einen Haken, um das Verzeichnis in das Menü des Portals zu übernehmen Angebote Um die Option Angebote hinzuzufügen, öffnen Sie zunächst den zuvor angelegten Übersichts-Ordner und klicken Sie dann auf Neu. Geben Sie im Feld Label die Bezeichnung für die Job-Angebote ein und wählen Sie das Modul Jobbörse. Auf der nachfolgenden Seite wählen Sie die Option Angebote Gesuche Um die Option Gesuche hinzuzufügen, öffnen Sie zunächst den zuvor angelegten Übersichts-Ordner und klicken Sie dann auf Neu. Geben Sie im Feld Label die Bezeichnung für die Job-Gesuche ein und wählen Sie das Modul Jobbörse. Auf der nachfolgenden Seite wählen Sie die Option Gesuche Suche Um die Option Suche hinzuzufügen, öffnen Sie zunächst den zuvor angelegten Übersichts-Ordner und klicken Sie dann auf Neu. Geben Sie im Feld Label die Bezeichnung für die Job-Suche ein und wählen Sie das Modul Jobbörse. Auf der nachfolgenden Seite wählen Sie die Option Suche. Hiermit geben Sie Besuchern Ihres mpscitywerk-portals die Möglichkeit, innerhalb der Stellenanzeigen zu suchen Inserieren Um die Option Inserieren hinzuzufügen, öffnen Sie zunächst den zuvor angelegten Übersichts-Ordner und klicken Sie dann auf Neu. Geben Sie im Feld Label die Bezeichnung für das Inserieren von Stellenangeboten und gesuchen ein und wählen Sie das Modul Jobbörse. Auf der nachfolgenden Seite wählen Sie die Option Inserieren. Hiermit geben Sie Besuchern Ihres mpscitywerk-portals die Möglichkeit, selbst Stellenanzeigen über eine Eingabemaske zu inserieren Stellenanzeige hinzufügen Über Anzeigen Jobbörse gelangen Sie zur Jobbörsen-Verwaltung. Klicken Sie hier auf Neu, um eine neue Anzeige hinzuzufügen: mps public solutions gmbh 178/259 Version 3.31

179 Anzeigen Die Felder dieser Eingabemaske füllen Sie bitte mithilfe der nachfolgenden Tabelle aus: Feld Job Beschreibung Art Rückantwort Anhang Beschreibung Geben Sie hier die Stellenbezeichnung ein. In diesem Feld soll eine möglichst genaue Beschreibung der zu besetzenden Stelle eingegeben werden. Wählen Sie zwischen Stellenangebot und Stellengesuch. In diesem Feld kann eine -Adresse angegeben werden, an die Fragen und/oder Bewerbungen bzw. Angebote gerichtet werden können. Hier können Sie einen Anhang zur Stellenanzeige hinzufügen. mps public solutions gmbh 179/259 Version 3.31

180 Anzeigen 5.4. Kleinanzeigen Die Jobbörse bietet zahlreiche Möglichkeiten, Stellenangebote und gesuche auf Ihrem mpscitywerk- Portal selbst zu veröffentlichen oder dort inserieren zu lassen Übersicht Um auf Ihrem mpscitywerk-internetportal einen Kleinanzeigenmarkt zur Verfügung zu stellen, muss zunächst eine entsprechende Übersicht angelegt werden. Geben Sie dazu im Feld Label eine Bezeichnung an und wählen sie das Modul Kleinanzeigen. Wählen Sie auf der nachfolgenden Seite die Option Übersicht. Setzen Sie anschließend in der Übersicht im Feld links einen Haken, um die Übersicht in das Menü des Portals zu übernehmen Angebote Um die Option Angebote hinzuzufügen, öffnen Sie zunächst den zuvor angelegten Übersichts-Ordner und klicken Sie dann auf Neu. Geben Sie im Feld Label die Bezeichnung für die Angebote ein und wählen Sie das Modul Kleinanzeigen. Auf der nachfolgenden Seite wählen Sie die Option Angebote Gesuche Um die Option Gesuche hinzuzufügen, öffnen Sie zunächst den zuvor angelegten Übersichts-Ordner und klicken Sie dann auf Neu. Geben Sie im Feld Label die Bezeichnung für die Gesuche ein und wählen Sie das Modul Kleinanzeigen. Auf der nachfolgenden Seite wählen Sie die Option Gesuche Suche Um die Option Suche hinzuzufügen, öffnen Sie zunächst den zuvor angelegten Übersichts-Ordner und klicken Sie dann auf Neu. Geben Sie im Feld Label die Bezeichnung für die Suche ein und wählen Sie das Modul Kleinanzeigen. Auf der nachfolgenden Seite wählen Sie die Option Suche. Hiermit geben Sie Besuchern Ihres mpscitywerk-portals die Möglichkeit, innerhalb der Kleinanzeigen zu suchen Inserieren Um die Option Inserieren hinzuzufügen, öffnen Sie zunächst den zuvor angelegten Übersichts-Ordner und klicken Sie dann auf Neu. Geben Sie im Feld Label die Bezeichnung für das Inserieren von Angeboten und Gesuchen ein und wählen Sie das Modul Kleinanzeigen. Auf der nachfolgenden Seite wählen Sie die Option Inserieren. Hiermit geben Sie Besuchern Ihres mpscitywerk-portals die Möglichkeit, selbst Kleinanzeigen über eine Eingabemaske zu inserieren Kategorien einrichten Kategorien, in die die Kleinanzeigen später eingeteilt werden, werden über Anzeigen Kleinanzeigen Kategorien eingerichtet. Klicken Sie hier auf Neu um zur Eingabemaske zu gelangen: Geben Sie hier jeweils die Bezeichnung einer Kategorie ein und übernehmen Sie die Eingabe. mps public solutions gmbh 180/259 Version 3.31

181 Anzeigen Kleinanzeige hinzufügen Über Anzeigen Kleinanzeigen gelangen Sie zur Jobbörsen-Verwaltung. Klicken Sie hier auf Neu, um eine neue Anzeige hinzuzufügen: Die Felder dieser Eingabemaske füllen Sie bitte mithilfe der nachfolgenden Tabelle aus: Feld Titel Text Kategorie Anzeigentyp Rückantwort Bild Klicken Sie auf Beschreibung Geben Sie hier einen Titel für die Anzeige ein. In diesem Feld soll eine möglichst genaue Beschreibung eingegeben werden. Hier können Sie eine der zuvor angelegten Kategorien wählen. Wählen Sie hier zwischen Gesuch oder Angebot In diesem Feld kann eine -Adresse angegeben werden, an die Fragen und/oder Bewerbungen bzw. Angebote gerichtet werden können. Hier können Sie ein Bild zur Anzeige hinzufügen., um das Bild hinzuzufügen. mps public solutions gmbh 181/259 Version 3.31

182 Verwaltung 6. Verwaltung Ein häufiger Grund von Bürgern und anderen Besuchern, das Portal einer Kommune aufzurufen, ist der Wunsch, Dienstleistungen der Verwaltung direkt über das Internet in Anspruch zu nehmen. Den Aspekten Übersichtlichkeit, Schnelligkeit und intuitive Bedienung kommt daher ein hoher Stellenwert zu. mpscitywerk stellt für diese Aufgabe das Modul Verwaltung zur Verfügung. Es erlaubt die Speicherung und Abbildung des internen Verwaltungsaufbaus ebenso wie eine bürgergerechte Darstellung dieser Organisation nach außen. Auch dem Umstand, dass der Anfragende versuchen wird, die gewünschte Dienstleistung nach unterschiedlichen Aspekten zu finden, wird Rechnung getragen: So kann eine Serviceleistung wahlweise über die Verwaltungsstruktur, einen bekannten Ansprechpartner in der Verwaltung oder auch über die sogenannten Lebenslagen gesucht und gefunden werden. Um diesen unterschiedlichen Ansätzen gerecht werden zu können, muss die Organisation der Verwaltung vollständig innerhalb von mpscitywerk abgebildet und gepflegt werden. Die Anwendung unterstützt Sie hierbei durch speziell auf das kommunale Umfeld abgestimmte Eingabemasken. Zusätzlich sind alle von einem CMS-System bekannten Funktionen wie z.b. verteilte Bearbeitung von Inhalten, Workflows, etc. auch im Verwaltungsmodul integriert Allgemein Beschreibung der Datenstruktur Die nachfolgende Grafik gibt einen Überblick über die wichtigsten Elemente zur Einrichtung und Verwaltung der Organisationsstruktur innerhalb von mpscitywerk und deren Abhängigkeiten wieder. Die einzelnen Bestandteile, die zur Abbildung der Struktur, der Zuständigkeiten, Aufgaben, Mitarbeiter usw. benötigt werden, spiegeln sich sowohl in der Datenbankstruktur der Anwendung als auch im Menüaufbau wieder. In den nachfolgenden Abschnitten sind Teilbereiche der Grafik mit zusätzlichen Informationen enthalten. Räume Gebäude Struktur extern Struktur intern Aufgaben Dienstleistungen Stellen Mitarbeiter Stellenbesetzung Lebenslagen Bei der Speicherung der Daten müssen zwei eigentlich gegenläufige Forderungen berücksichtigt werden: Zum einen soll bei der Einrichtung und späteren Pflege die bestehende, interne Struktur der Verwaltung zugrunde gelegt werden. Dies ist Voraussetzung, um ohne großen Aufwand auf die bestehenden Organigramme, Stellenbeschreibungen, Dienstanweisungen, Stellenbesetzungspläne, etc. zugreifen zu können. Zum anderen ist gerade diese interne Verwaltungsstruktur für die meisten Besucher des Portals fremd und unbekannt und muss daher für die Darstellung nach außen entsprechend aufbereitet werden. Gerade in diesem Bereich liegen die Stärken von mpscitywerk: Durch die Integration beider Forderungen innerhalb einer Datenstruktur kann sowohl der Forderung der Administratoren nach leichter Pflege und Wartung als auch dem Bedürfnis der Portalbesucher nach schneller und verständlicher Information Rechnung getragen werden. mps public solutions gmbh 182/259 Version 3.31

183 Verwaltung 6.2. Ersteinrichtung empfohlene Reihenfolge Selbst bei kleineren Verwaltungen sollte der Aufwand für die erstmalige Datenerfassung aller Elemente der Verwaltung nicht unterschätzt werden. Es wird daher empfohlen, bei der Einrichtung der Verwaltungsstrukturen innerhalb von mpscitywerk in der nachfolgend aufgeführten Reihenfolge vorzugehen. Die Reihenfolge bietet den Vorteil, dass Mehrfachbearbeitungen von Stammdaten vermieden wird. 1. Gebäude Räume 2. Mitarbeiter 3. Interne Struktur 4. Aufgaben Interne Struktur 5. Externe Struktur Gebäude Interne Struktur 6. Stellen Externe Struktur Aufgaben/Besetzungen Mitarbeiter Gebäude Räume 7. Externe Struktur Leiter/Stellvertreter/Sekretariat 8. Dienstleistungen Aufgaben Erläuterung: Fett = Erstmalige Erfassung der Daten, = Verknüpfung bzw. Zuordnung Bei Anwendung der vorstehenden Reihenfolge muss lediglich der Bereich der externen Struktur erneut aufgerufen werden, um den Leiter und dessen Stellvertreter (= Mitarbeiter) bzw. das Sekretariat (= Stelle) festzulegen. Um ein möglichst perfektes und vollständiges Abbild der realen Verwaltungsstrukturen zu erhalten, sind die Angaben möglichst lückenlos und vollständig zu erfassen. Die Datenqualität ist hierbei entscheidend für die Verwaltungsanwendung innerhalb von mpscitywerk und das "virtuelle" Rathaus, dass im Internet zur Nutzung bereitgestellt wird. Ferner bilden die hier erfassten Daten die Grundlage für weitere Kommunikations-, Informations- und Transaktionsprozesse sowohl für Bürger und Besucher des Portals im Internet als auch für den internen Geschäftsbetrieb der Verwaltung (Intranet). Auch bietet mpscitywerk Schnittstellen zu Landesinfodiensten an (beispielsweise Landes-Infodienst- System der TSA Magdeburg). Hierbei handelt es sich um einen Webservice, mit dem Kommunen aus den teilnehmenden Bundesländern (aktuell: Niedersachsen, Hessen, Rheinland-Pfalz, Thüringen und Sachsen- Anhalt) über eine integrierte Schnittstelle auf die zentral vorgehaltenen Leistungsbeschreibungen zugreifen, diese im Portal einbinden und auch Ansprechpartner an den Dienst zurückliefern können. Hinweis Neben der manuellen Einrichtung über die Online-Erfassungsmasken von mpscitywerk besteht auch die Möglichkeit, insbesondere die Massendatenerfassung im Rahmen der Ersteinrichtung über standardisierte Microsoft Excel-Tabellen vorzunehmen. Bei mittleren und großen Verwaltungen, bei denen eine entsprechend große Anzahl von Mitarbeitern, Serviceleistungen, etc. vorliegt, wird diese Vorgehensweise von mps auch als 'Best Praxis' für die Einführung des Verfahrens empfohlen. Die Excel-Tabellen bieten Ihnen die Möglichkeit, bestehende Daten aus Fremdsystemen (z.b. Buchhaltungssysteme für die Produktstruktur, Personalverwaltungsanwendungen für Mitarbeiterdaten) zu übernehmen und durch mps in die mpscitywerk-datenbank importieren zu lassen. Die dann bereits vorliegenden Informationen können im Anschluss in mpscitywerk weiter bearbeitet werden. Sofern Sie Daten aus einem Drittsystem übernehmen wollen, setzen Sie sich bitte mit dem Sie betreuenden mps-mitarbeiter in Verbindung. mps public solutions gmbh 183/259 Version 3.31

184 Verwaltung 6.3. Grundeinstellung Verwaltungsmodul Vor der eigentlichen Erfassung der einzelnen Elemente auf den unterschiedlichen Stufen des Verwaltungsmoduls muss zunächst die Grundeinstellung vorgenommen werden. Es handelt sich hierbei um die generelle Konfiguration dieses Programmteils. Um diesen Programmteil aufzurufen, wählen Sie Verwaltung Grundeinstellungen. Auf der Seite werden die folgenden Optionen angezeigt und können bearbeitet werden: Feld Verwaltungsdaten werden gepflegt für Einsatz im Im Intranet wird als Dienstleistung ausgegeben Im öffentlichen Bereich werden zu einem Mitarbeiter die zugehörigen Stelleninformationen angezeigt Beschreibung Ein mpscitywerk-portal kann sowohl intern für die Verwaltung als Intranet (Mitarbeiterportal) als auch für Personen außerhalb der Verwaltung als Internetportal eingesetzt werden. Je nach gewähltem Einsatzzweck werden innerhalb der Grundeinstellung (und natürlich dem mpscitywerk-portal selbst) unterschiedliche Funktionen bereitgestellt. Folgende Einstellungen sind möglich: Internet Intranet Diese Option steht nur in der Einsatzvariante Intranet zur Verfügung. Erfolgt die Einrichtung des Portals als Intranet-Lösung, muss in diesem Feld festgelegt werden, wie die Darstellung der Dienstleistungen der Kommune erfolgen soll. Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung: Nur Intranet-Beschreibung Internetbeschreibung, falls keine Intranetbeschreibung vorliegt Beide Ergänzend stehen in der Variante Intranet bei der Einrichtung der Dienstleistungen zwei Eingabefelder zur Verfügung: Eines für die öffentliche Information an Besucher des Portals und ein weiteres für die interne Beschreibung. Interne Beschreibungen können hilfreich sein, wenn darin Angaben für den Sachbearbeiter hinsichtlich Handling und Verfahren hinterlegt werden. Die Information kann dann z.b. für neue Mitarbeiter oder bei Aufgabenbereichen, die selten anfallen, als Hilfsmittel dienen. Ein Mitarbeiter der Verwaltung kann mehrere Stellen (oder auch Teilstellen) besetzen und ist somit unter Umständen auch für mehrere Dienstleistungen zuständig. Die Eingabe legt fest, ob bei der Darstellung des Mitarbeiters alle Ämter oder Fachbereiche, für die er tätig ist, angezeigt werden, oder nur diejenigen, die sich auf die jeweilige Dienstleistung beziehen. Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung: vollständig aufgabenbezogen mps public solutions gmbh 184/259 Version 3.31

185 Verwaltung Feld Im öffentlichen Bereich wird der Hinweis auf das aufgabenbezogene Tätigkeitsfeld eines Mitarbeiters Beschreibung Bei der öffentlichen Sicht auf einen Mitarbeiter und seinen Tätigkeitsbereich (d.h. die Dienstleistungen, für die er zuständig ist) kann optional am Fuß der Beschreibung ein Info-Symbol mit folgendem Hinweistext angezeigt werden: "Wählen Sie über dieses Symbol das entsprechende Tätigkeitsfeld des Mitarbeiters und Sie erhalten die aufgabenbezogenen Angaben über Amt, Ort und Sprechzeiten". Beispiel Ob diese Funktion bereitgestellt werden soll, wird in diesem Feld festgelegt. Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung: angezeigt nicht angezeigt Im öffentlichen Bereich wird die Mitarbeiter-Anrede Im administrativen Bereich werden die Mitarbeiterlisten sortiert nach Die Rechtsgrundlagen werden gepflegt bei den In einigen Verwaltungen oder Fachbereichen wird die Nennung des vollen Vornamens zum Schutz der Sachbearbeiter oder aus Datenschutzgründen nicht gewünscht. In diesem Fall kann über dieses Feld die Anzeige der Anrede (Herr/Frau) aktiviert werden. Der Portalbesucher ist so in der Lage, den Sachbearbeiter auch ohne Kenntnis des Vornamens korrekt anzusprechen. Umgekehrt wird die Ausgabe der Anrede bei gleichzeitiger Darstellung von Vorund Familienname häufig als störend empfunden. Folgende Einstellungen stehen für die Darstellung der Anrede zur Verfügung: angezeigt nicht angezeigt Über dieses Feld wird festgelegt, nach welchem Kriterium die Mitarbeiterinformationen in Auswahlboxen oder ähnlichem dargestellt werden sollen. Die Einstellung hat keine Bedeutung für das Internetportal selbst, sondern bezieht sich ausschließlich auf den Administrationsbereich von mpscitywerk. Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung: Nachname Personalnummer Viele kommunale Aufgaben basieren auf gesetzlichen Vorgaben oder Satzungen. Soll diese gesetzliche Grundlage für ein bestimmtes Verwaltungshandeln in mpscitywerk dargestellt werden, muss hier festgelegt werden, wo die Informationen erfasst werden sollen. In der Regel erfolgt die Hinterlegung bei der Aufgabe, da sich die Rechtsgrundlage häufig auf einen bestimmten Aufgabenbereich bezieht. Alternativ kann die Erfassung jedoch auch auf Ebene der Dienstleistung erfolgen. Dies ist z.b. dann sinnvoll, wenn eine Aufgabe sich aus unterschiedlichen Dienstleistungen zusammensetzt und die einzelnen Rechtsquellen sinnvoller und übersichtlicher auf der Ebene der Dienstleistung dargestellt werden können. Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung: Aufgaben Dienstleistung mps public solutions gmbh 185/259 Version 3.31

186 Verwaltung Feld Im öffentlichen Bereich wird die Aufgaben- Beschreibung Option der Regionalisierung der Dienstleistungen ist Verknüpfung der Dienstleistungen mit den Regionen erfolgt Beschreibung Bei der Definition einer Aufgabe kann über ein zusätzliches Eingabefeld eine nähere Beschreibung erfasst werden. Optional kann diese Aufgabenbeschreibung bei der Auswahl einer zugehörenden Dienstleistung für den Seitenbesucher angezeigt werden. Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung: angezeigt nicht angezeigt Verwaltungen mit einem großen Einzugsgebiet und/oder einer hohen Einwohnerzahl unterhalten häufig mehrere Außenstellen oder Bürgerbüros, um Serviceleistungen nah am Bürger erbringen zu können. Ist dies der Fall, muss für eine eindeutige und für den Portalbesucher sinnvolle Darstellung von Informationen eine Zuordnungsmöglichkeit zu einer Region, einem Stadtteil, einer Postleitzahl oder einem Postleitzahlenbereich bestehen. Wird die Regionalisierung aktiviert, steht bei der Einrichtung von Dienstleistungen zusätzlich die Funktion "Regionen" zur Verfügung. Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung: inaktiv aktiv Nur bei Einsatz der Regionalisierung erforderlich. Wurde die Regionalisierung für ein Portal aktiviert, muss innerhalb der Grundeinstellungen festgelegt werden, ob und ggf. wie Dienstleistungen der Verwaltung die Aufteilung nach Regionen unterstützen soll. Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung: automatisch (alle Dienstleistungen werden mit allen Regionen verknüpft) selektiv (Die Verknüpfung erfolgt durch den Anwender pro Dienstleistung einzeln). auto-selektiv (Dienstleistungen können sowohl automatisch als auch selektiv verknüpft werden) Die jeweiligen Optionen haben folgende Auswirkungen auf das System: Automatisch: Sämtliche Dienstleistungen innerhalb des Portals werden automatisch mit allen Regionen verknüpft. Hierbei handelt es sich um einen Spezialanwendungsfall. Da die Regionalisierung auch den Datenaustausch und abgleich von Dienstleistungen zwischen unterschiedlichen Portalen ermöglicht (Beispiel: Die Kommunen eines Kreises stellen dem Kreisportal ihr komplettes Dienstleistungsangebot zur Verfügung. Eine Kommune mit nur einem Bürgerbüro definiert so z.b. nur eine Region, beispielsweise mit dem Namen der Kommune und der Zuordnung über die Postleitzahl für den Datenaustausch mit dem Kreis. Das Dienstleistungsangebot wird dann neben den der anderen kreisangehörenden Kommunen auf dem Portal des Kreises über den Namen der Stadt oder die entsprechende Postleitzahl abrufbar. Selektiv: Hierbei werden die Verknüpfungen mit einer Region manuell durch den Sachbearbeiter je Dienstleistung festgelegt. Nicht mit einer Region verknüpfte Dienstleistungen werden nicht angezeigt. Auto-selektiv: Ähnlich wie die Variante "Selektiv", jedoch werden nicht explizit einer Region zugeordnete Dienstleistungen automatisch allen Regionen zugeordnet. mps public solutions gmbh 186/259 Version 3.31

187 Verwaltung Feld Link zur Regionen- Suche in der Dienstleistungs- Übersicht im öffentlichen Bereich wird Beschreibung Nur bei Einsatz der Regionalisierung erforderlich. Wird die Regionalisierung in einem Portal z.b. zur Trennung von bestimmten Außenstellen verwendet, kann für die Dienstleistungsübersicht der Portalbenutzer im öffentlichen Bereich die Suchmaske durch eine zusätzliche Regionensuche ergänzt werden. Beispiel Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung: nicht anzeigen anzeigen Datenschutz Suche Mitarbeiter- Visitenkarten Export Setzen Sie in diesem Feld ein Häkchen, wenn der Zugriffsschutz für - Adressen verwenden (Interner Versand über das Portal) aktiviert werden soll. Liegen die adressen der Mitarbeiter auf dem Portal im Klartext vor, können diese durch spezielle Suchmaschinen ausgewertet und ggf. für Spam- Nachrichten verwendet werden. Die Aktivierung der Funktion kann die Gefahr einer solchen automatischen Auswertung des Portals minimieren. Ist das Häkchen nicht gesetzt, wird bei einem Klick auf eine adresse im Portal die Adresse automatisch an das vom Portalbesucher verwendete Mailprogramm übergeben. Ist das Häkchen gesetzt, wird bei einem Klick auf die adresse des Mitarbeiters die Adresse nicht übergeben sondern automatisch ein Kontaktformular innerhalb des Portals geöffnet. Die Adresse wird dann nicht an die Clientanwendung des Besuchers übermittelt. Setzen Sie in diesem Feld ein Häkchen, wenn das Modul Verwaltung auch bei der Portalsuche berücksichtigt werden soll. Setzen Sie in diesem Feld ein Häkchen, wenn Besucher des Portals die Möglichkeit haben sollen, sich eine digitale Visitenkarte des Mitarbeiters herunterladen zu können. Die Funktion erzeugt nach dem Klicken durch Portalbesucher eine vcard (VCF- Datei), die dieser beispielsweise als Kontaktdaten in seinem Mailprogramm einbinden kann. Wenn die Funktion genutzt werden soll, kann durch den Administrator festgelegt werden, welche Felder in der VCF-Datei enthalten und somit an den Portalbesucher übertragen werden sollen. Erläuterung: = Die Einstellung muss bei der erstmaligen Einrichtung eines neuen Portals angegeben werden. = Diese Option steht nur in der Einsatzvariante 'Intranet' zur Verfügung. = Konfiguration ist nur bei Einsatz der 'Regionalisierung' erforderlich. mps public solutions gmbh 187/259 Version 3.31

188 Verwaltung 6.4. Anlegen von Verwaltungsmodulen (Menü) Damit die Verwaltungsmodule im Portal angezeigt werden können, ist zunächst ein entsprechender Menüeintrag zu erstellen. Die Einrichtung von Menüeinträgen erfolgt über Portal Menü-Verwaltung. Eine detaillierte Beschreibung hierzu finden Sie im Abschnitt 2.1 dieser Dokumentation. Insgesamt unterstützt mpscitywerk sechs unterschiedliche Menütypen für die Darstellung der Verwaltung, die Sie im Rahmen der Einrichtung eines neuen Menüpunkts auswählen können. Es besteht auch die Möglichkeit, mehrere Menüpunkte mit unterschiedlichen Ausprägungen in das Portal einzubinden. Folgende Menütypen stehen zur Auswahl: Verwaltungs-Struktur Zeigt den Aufbau der Verwaltung auf der Basis der externen Struktur mit Darstellung der einzelnen Gliederungsebenen an. Bei der externen Struktur handelt es sich um eine von der eigentlichen internen Struktur der Verwaltung abweichende Form zur Abbildung des Verwaltungsaufbaus, die es dem Portalbesucher erleichtern soll, rasch die für seinen Fall zuständige Stelle der Verwaltung zu ermitteln. Hierbei werden z.b. nicht Formulierungen der Verwaltung verwendet, sondern allgemeinverständliche Bezeichnungen eingesetzt. Lebenslagen Eine relative neue Form, Bürger bei der Suche von Informationen des Portals zu unterstützen, sind die Lebenslagen. Hierbei bildet nicht die Struktur oder Organisation der Verwaltung den Einstieg (Was kann ich im Amt XY erledigen?) sondern es werden unterschiedliche Szenarien oder Schlagworte aus Sicht des Portalbesucher vorgeben (Ich möchte ein Haus bauen. Führerschein). Ausgehend vom Portalbesucher und seinem Anliegen werden dann die unterschiedlichen Dienstleistungen zur konkreten Lebenslage angezeigt. Organisation und Struktur der Verwaltung treten hierbei in den Hintergrund und liefern bei dieser Ansicht lediglich die Grunddaten, wo der gewünschte Service in Anspruch genommen werden kann. Mitarbeiter Dieser Menütyp dient der Bereitstellung eines Mitarbeiterverzeichnisses der Verwaltung. Dienstleistungen Sollen die Dienstleistungen der Verwaltung an einer Stelle zusammengefasst dargestellt werden, kann dieser Menütyp verwendet werden: Er liefert eine Aufstellung aller in der Verwaltung verfügbaren Dienstleistungen. Die Darstellung ähnelt der der Lebenslagen, zeigt jedoch ausschließlich die Service- und Dienstleistungen der Verwaltung an, ohne diese ggf. in Lebenslagen für den Portalbesucher zusammenzufassen. Zusätzlich wird eine Suchmaske mit A-Z-Register dargestellt. Formulare Werden über das Portal auch Formulare bereitgestellt, kann über diesen Menütyp eine zusammengefasste Darstellung aller verfügbaren Formulare erfolgen. Der Benutzer des Portals kann dann direkt auf diese Formulare zugreifen, ohne z.b. zunächst die dazugehörende Dienstleistung suchen und auswählen zu müssen. Gebühren Werden bei den Dienstleistungen die dazugehörenden Gebühren gepflegt, kann über den Menütyp Gebühren eine Gesamtübersicht aller im Portal hinterlegten Gebührensätze erfolgen. mps public solutions gmbh 188/259 Version 3.31

189 Verwaltung 6.5. Strukturanalyse Die Abbildung der Verwaltungsstrukturen innerhalb von mpscitywerk stellt eine komplexe Aufgabe für den Administrator dar: Struktur, Aufgaben, Personalinformationen, Stellenbesetzungen, Dienstleistungen, etc. müssen zusammengeführt und anschließend auf dem Laufenden gehalten werden. Zusätzlich werden all diese Informationen mit einer externen, zweiten Struktur für die Darstellung nach Außen verknüpft. Sowohl bei der Ersteinrichtung als auch im späteren Betrieb des Portals werden sich immer wieder Umstellungen in der Organisation der Verwaltung ergeben, die zeitnah in mpscitywerk umgesetzt werden müssen. Das Portal unterstützt Sie hierbei durch die sogenannte Strukturanalyse. Der Aufruf dieses Programmpunkts erfolgt über Verwaltung Verwaltung Strukturanalyse. Nach dem Aufruf führt das Programm sofort eine Überprüfung der gespeicherten Daten durch und zeigt dem Anwender das Ergebnis an. Kontrolliert werden hierbei die logischen Verknüpfungen zwischen den Elementen im Modul Verwaltung. Beachten Sie, dass es sich hierbei um eine logische Plausibilitätsprüfung handelt, die eine gezielte Kontrolle durch den Benutzer nicht ersetzen kann! Geprüft werden vom System folgende Bereiche der Verwaltungsmodule: Externe Struktur: Elemente in der externen Struktur, die als eigenständiges Amt definiert sind, denen aber kein Gebäude zugewiesen wurde. Externe Struktur: Elemente in der externen Struktur, die als eigenständiges Amt definiert sind, denen aber keine interne Struktur zugeordnet wurde. Aufgabe: Aufgaben, die als eigenständige Aufgabe definiert wurden, denen aber keine interne Struktur zugeordnet wurde. Formular: Es ist ein Formular vorhanden, dem jedoch kein Element der externen Struktur zugewiesen wurde. Dienstleistung: Es liegt eine Dienstleistung vor, die keiner Aufgabe zugeordnet wurde. Stelle: Es ist eine Stelle im System gespeichert, die keinem Element in der externen Struktur zugeordnet wurde. Werden keine Konflikte festgestellt, wird folgende Meldung angezeigt: Werden Fehler in der Zuordnung von der Anwendung erkannt, wird das Ergebnis wie folgt dargestellt: Im oberen Teil der Seite werden unterschiedliche Filteroptionen angeboten, die sich dynamisch den erkannten Problemen anpassen. Um z.b. nur Probleme im Bereich der Formulare anzeigen zu lassen, klicken Sie auf den Link Verwaltungsobjekte vom Typ Formular anzeigen. mps public solutions gmbh 189/259 Version 3.31

190 Verwaltung In der eigentlichen Ereignisliste werden zu den erkannten Problemen folgende Informationen angezeigt: Feld Verwaltungsobjekt Objektname Konflikt Info Beschreibung In dieser Spalte wird der Bereich angezeigt, in dem der Konflikt festgestellt wurde (externe Struktur, Formular, Stelle, etc.). Zur Identifizierung des Objekts, das den Konflikt ausgelöst hat, wird in dieser Spalte der Name des Objekts angezeigt. Dieses Feld ist als Hyperlink ausgelegt und ermöglicht es Ihnen, direkt auf das betroffene Element zu wechseln und fehlende/falsche Angaben dort zu korrigieren. In dieser Spalte wird die Art des Konflikts bzw. die fehlende Verknüpfung/Zuordnung angezeigt (fehlt z.b. bei einem Element der externen Struktur die Zuweisung zu einem Gebäude, wird hier der Text "Gebäude" angezeigt). In diesem Feld wird der Text "info" angezeigt. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über den Link, um sich einen Tooltipp mit weiteren Hinweisen zum Konflikt anzeigen zu lassen. Beispiel Hinweis Die Strukturanalyse ist ein hilfreiches Werkzeug für die Administration von mpscitywerk. Insbesondere im Rahmen der erstmaligen Einrichtung und dem ggf. damit verbundenen Import von Daten können so rasch Zuordnungsprobleme erkannt und behoben werden. Auch im laufenden Betrieb sollte das Programm regelmäßig nach der Umsetzung von Änderungen aufgerufen werden: Die im Verwaltungsmodul hinterlegten Informationen sind nicht statisch, sondern unterliegen den gleichen Änderungen wie die reale Verwaltung. Stellenumbesetzungen, personelle Änderungen, neue Öffnungszeiten, Umstrukturierungen, etc. müssen jeweils zeitnah auch im Portal verfügbar sein. Die Strukturanalyse unterstützt Sie bei diesen Arbeiten, indem logische Fehler übersichtlich und auf Knopfdruck breitgestellt werden Benutzergruppen Allgemein Benutzergruppen werden innerhalb des Verwaltungsmoduls von mpscitywerk verwendet, um die Pflege und Administration im Bereich Verwaltung zu steuern. Teilweise wird hierbei auch auf die Einstellungen und Funktionen im Menü Portal zurückgegriffen, in der die eigentliche Benutzerverwaltung für das mpscitywerk-portal angesiedelt ist. Generell wird zwischen zwei unterschiedlichen Varianten unterschieden: Dem Einzel-Benutzergruppen- System (EBS) und dem Multi-Benutzergruppen-System (MBS). Beide Varianten werden nachfolgend in eigenen Abschnitten beschrieben. mps public solutions gmbh 190/259 Version 3.31

191 Verwaltung Begriffsbestimmung Da im folgenden Abschnitt häufig allgemeine Bezeichnungen und Begriffe Verwendung finden, werden die wichtigsten von ihnen hier kurz erläutert: Verwaltungsobjekte Hierbei handelt es sich um einen Oberbegriff, zu dem alle im Menü Verwaltung enthaltenen Elemente zusammengefasst werden: Interne/externe Struktur, Gebäude, Aufgaben, Dienstleistungen, etc.. Als Faustregel gilt, dass alle Menüpunkte der oberen Ebene im Bereich Verwaltung ein Verwaltungsobjekt darstellen. Das Rechtekonzept von mpscitywerk basiert auf der Regel, dass jedes dieser Verwaltungsobjekte immer nur einer einzigen Benutzergruppe zugeordnet werden kann. Verwaltungsmodule Mit dem Begriff der Verwaltungsmodule werden alle Oberflächen oder Programmteile im Menü Verwaltung zusammengefasst, die für die Bearbeitung eines Verwaltungsobjekttyps genutzt werden können. So gehören zum Verwaltungsmodul Externe Struktur alle nachgeordneten Funktionen und Seiten, über die die externe Struktur ergänzt, bearbeitet oder gelöscht werden kann. Benutzer Benutzer sind alle Zugangsaccounts der Administrationsumgebung: Jeder im System eingerichtete User ( Kombination aus Benutzername und Kennwort), der Zugang zum Administrationsbereich besitzt, ist ein Benutzer. Benutzer sind somit nicht mit den Mitarbeitern der Verwaltung gleichzusetzen. Benutzergruppen Benutzergruppen können innerhalb von mpscitywerk nur von Super-Administratoren eingerichtet und bearbeitet werden. Sie dienen ausschließlich der Kategorisierung innerhalb des Menüpunktes Verwaltung sowie der Gruppierung/Zusammenfassung von Benutzern. Benutzergruppen beinhalten selbst keine Zugriffsrechte: Sie werden lediglich für die Administration von Zuständigkeiten benötigt. Benutzerrechte Wie die Benutzergruppen werden auch die Benutzerrechte durch den Super-Administrator eingerichtet und bearbeitet. Sie müssen für jeden Benutzer in Abhängigkeit von den Verwaltungsmodulen festgelegt werden. Wie bei der "normalen" Redaktionsrechteverwaltung von mpscitywerk wird auch hier zwischen drei unterschiedlichen Rechten unterschieden: Lesen-Recht, Schreib-Recht, Vollzugriff. Lesen-Recht Benutzer mit diesem Zugriffsrecht können in den jeweiligen Verwaltungsmodulen die Verwaltungsobjekte aller Benutzer sehen. Ist dieses Recht für ein Verwaltungsmodul nicht vergeben worden, wird das betreffende Modul dem Benutzer nicht angezeigt. Das Lesen-Recht kann somit auch als "Modulzugang" bezeichnet werden und wird innerhalb der Konfigurationsprogramme grün dargestellt. Schreiben-Recht Das Schreiben-Recht umfasst automatisch auch das Lesen-Recht. Der Benutzer darf im jeweiligen Verwaltungsmodul alle Verwaltungsobjekte bearbeiten und löschen, die derselben Benutzergruppe angehören wie er selbst. Zusätzlich darf er neue Verwaltungsobjekte anlegen und besitzt automatisch das Lesen-Recht für alle Verwaltungsobjekte dieses Verwaltungsmoduls. Die Anzeigefarbe des Rechts ist gelb. Vollzugriff Der Benutzer darf im jeweiligen Verwaltungsmodul alle Verwaltungsobjekte anlegen, bearbeiten und löschen. Zusätzlich kann er Verwaltungsobjekte aktivieren oder deaktivieren und festlegen, ob diese veröffentlicht (oder nicht veröffentlicht) werden. Die Anzeigefarbe des Rechts ist rot. mps public solutions gmbh 191/259 Version 3.31

192 Verwaltung Einzel-Benutzergruppen-System (EBS) Das EBS ist eine sehr einfach strukturierte Benutzergruppenverwaltung: Alle Verwaltungsobjekte und alle Benutzer werden einer zuvor definierten Benutzergruppe zugeordnet. Die expliziten Zugriffsrechte werden weiterhin auf der Ebene der Benutzer zugeordnet. Hat ein Benutzer bereits Zugriff auf ein Verwaltungsmodul, erhält er automatisch im neuen EBS-System Vollzugriff. Vor der Aktivierung des EBS wird automatisch ein Backup der bestehenden Verwaltungs- und Benutzerrechte durchgeführt. Der gesamte Einrichtungsprozess ist nachfolgend schematisch dargestellt. Backup Löschen bestehender Zuordnungen Neuanlage der Benutzergruppe Verknüpfung aller Verwaltungsobjekte mit der neuen Benutzergruppe Verknüpfung aller Benutzer mit der Benutzergruppe Transfer der Rechtematrix für Benutzer mit Zugang zu Verwaltungsmodulen Hinweis In der Regel wird das EBS-System lediglich einmalig eingerichtet (oder, um ein bestehendes MBS- Rechtesystem zu ersetzen). Nachfolgende Änderungen sind nicht erforderlich: Da die einzige individuelle Einstellung beim EBS die der Bezeichnung der Benutzergruppe ist, kann eine Anpassung der Bezeichnung durch einfaches Umbenennen der Gruppe erfolgen. Beachten Sie in diesem Zusammenhang folgende Besonderheit: Bei einem neu installierten Portal wird das EBS-System automatisch aktiviert. Die Benutzergruppe trägt in diesem Fall die Bezeichnung 'Systemadministration'. Berücksichtigen Sie bei der Einrichtung oder dem Wechsel des Benutzergruppensystems (EBS/MBS) bitte auch, dass die Benutzergruppen keine Zugriffsrechte beinhalten und nach der Einrichtung eines MBS- Systems in einem weiteren Schritt die Benutzer den neuen Gruppen zugeordnet werden müssen! mps public solutions gmbh 192/259 Version 3.31

193 Verwaltung EBS-System einrichten Nachfolgend sind die Arbeitsschritte beschrieben, um ein EBS-System einzurichten. Wichtig Da es sich bei den Arbeiten im Bereich der Benutzergruppen und rechte um einen Eingriff in den administrativen Kernbereich des mpscitywerk-portals handelt, sollte dieser Schritt nur durch versierte Anwender/Administratoren vorgenommen werden! Ferner wird empfohlen, eine Datensicherung zu erstellen! Während der Arbeiten am Benutzersystem wird exklusiver Zugriff auf das Portal benötigt: Die Einrichtungsarbeiten sind daher mit anderen Mitarbeitern, die ebenfalls Verwaltungsaufgaben im Portal wahrnehmen, im Vorfeld abzustimmen! Rufen Sie zunächst über Verwaltung Benutzergruppen Setup die Seite Setup der Benutzergruppen & -rechte auf: Für das EBS-System sind nur die Felder im oberen Teil der Seite relevant. Jedes der dort enthaltenen Symbole wird in Abhängigkeit vom aktuellen Systemstatus automatisch aktiviert oder deaktiviert (= heller dargestellt). Bevor das System für die Änderung der Zugriffsrechte und die Gewährleistung des exklusiven Zugriffs gesperrt werden kann, muss zwingend eine Benachrichtigung an die anderen Administratoren via verschickt werden. Um den Voreinstellungen für die Benachrichtigungstexte anzupassen, klicken Sie auf das Symbol (Einstellungen für Systemsperrung bearbeiten). Das Fenster Einstellungen für Systemsperrung wird angezeigt: mps public solutions gmbh 193/259 Version 3.31

194 Verwaltung Der Text für -hinweis ist weitestgehend vorgefertigt. Sie müssen lediglich die Angaben [DATUM], [UHRZEIT] und [MINUTEN] durch die tatsächlichen Angaben des Wartungszeitraums ersetzen. Zusätzlich ist im Feld Text für Sperrhinweis die Hinweismeldung anzugeben, die Benutzer erhalten sollen, wenn sie sich am gesperrten System anzumelden versuchen. Abschließend ist im Feld Sperrhinweis-Dauer festzulegen, wie viel Zeit zwischen der Aktivierung der Sperre und der tatsächlichen Sperrung des Systems liegen soll. Folgende Zeitstaffelungen stehen zur Auswahl: 5, 10, 15, 30 und 60 Minuten. Sind alle Angaben korrekt, klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Daten zu speichern. Um die Benachrichtigung an die anderen Benutzer zu versenden, klicken Sie auf das Symbol (Sperrhinweis per an alle Systembenutzer versenden). Das Fenster Einstellungen für Systemsperrung wird angezeigt. Einziger Unterschied zu dem zuvor beschriebenen Aufruf: In dem Fenster ist nun die Schaltfläche enthalten. Prüfen Sie ggf. nochmal den Text und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche, um die s automatisch zu verschicken. Mit dem Versenden der wird automatisch die Schaltfläche Schaltfläche, um den Timer für die Systemsperrung zu aktivieren. aktiviert. Klicken Sie auf die Der Text Sperrhinweis aktiviert! Verbleibende Zeit: wird eingeblendet und die festgelegte Sperrzeit wird herunter gezählt. Ist die voreingestellte Zeit abgelaufen, wird das System automatisch gesperrt. Ab diesem Zeitpunkt kann sich nur noch der aktuell angemeldete Benutzer im System anmelden. Benutzer, die versuchen, sich anzumelden, erhalten den gewählten Sperrhinweis. Noch im System angemeldete Benutzer werden bei deren nächsten Mausklick automatisch vom System getrennt. Die Anzeige zeigt nun folgendes Bild: Gleichzeitig wurde im Abschnitt Einzel-Benutzergruppen-System (EBS) einrichten die bisher inaktive Schaltfläche Einrichten aktiviert: mps public solutions gmbh 194/259 Version 3.31

195 Verwaltung Tragen Sie im Feld Folgende Benutzergruppe einrichten den Namen für die gewünschte EBS-Gruppe ein. Bestätigen Sie die Eingabe durch Klicken auf die Schaltfläche Einrichten. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage: Klicken Sie auf OK, um fortzufahren oder auf Abrechen, um den Vorgang zu beenden. Bei OK wird die Verarbeitung gestartet. Nach Abschluss der Sicherung und Neueinrichtung des Systems werden folgende Änderungen angezeigt: Das Feld Folgende Benutzergruppe einrichten sowie die Schaltfläche Einrichten sind wieder inaktiv. In dem (ggf. neuen) Abschnitt werden die im System gesicherten Benutzereinrichtungen angezeigt. Und in der Statusleiste wird zusätzlich das Symbol aktiviert (Wiederherstellung). Als letzter Schritt muss das weiterhin gesperrte System wieder freigegeben werden. Klicken Sie hierzu auf die Symbol. Das System hebt die Sperre wieder auf und informiert alle Systembenutzer via Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen, die Systemsperrung ist aufgehoben. Mit freundlichem Gruß Ihr Systemadministrator Die Anzeige auf der Seite Setup der Benutzergruppen & -rechte zeigt nun wieder das Ausgangsbild an und die Einrichtung des EBS ist abgeschlossen. mps public solutions gmbh 195/259 Version 3.31

196 Verwaltung Multi-Benutzergruppen-System (MBS) Während das Einzel-Benutzergruppen-System (EBS) auf einer einfachen und flachen Absicherungshierarchie basiert, richtet sich das Multi-Benutzergruppen-System (MBS) an größere Verwaltungen, bei denen die Pflege und Administration der Verwaltungseinrichtung durch mehrere Benutzergruppen erfolgen soll. Die hierfür notwendige Hierarchie wird automatisch auf der Basis der internen Struktur ermittelt und eingerichtet. In der nachfolgenden Grafik ist der schematische Ablauf bei der Einrichtung der Benutzergruppen im MBS dargestellt: Interne Struktur Aufgaben Partner Dienstleistungen Externe Struktur Gebäude Formulare Stellen/- besetzung Lebenslagen/ -kategorien Gebühren Mitarbeiter Im ersten Schritt werden aus den Zuordnungen der internen Struktur eindeutige Benutzergruppen ermittelt und angelegt. Alternative Benutzergruppen werden in den jeweils folgenden Installationsschritten bei Bedarf ergänzt. Abschließend erhalten alle Einträge der internen Struktur den passenden Benutzergruppen innerhalb der Datenbank zugeordnet. Die externe Struktur wird über die interne Struktur mit der jeweiligen Benutzergruppe verknüpft. Sollte es Elemente in der externen Struktur geben, die keiner internen Struktur zugeordnet sind, wird eine sogenannte 'alternative Benutzergruppe' angelegt: Entweder ein Pseudoamt oder die Benutzergruppe Strukturmanagement. Auch die Aufgaben werden direkt anhand der internen Struktur einer Benutzergruppe zugeordnet. Sollte es Elemente bei den Aufgaben geben, die keiner internen Struktur zugeordnet sind, werden diese entweder einer Pseudoaufgabe oder der Benutzergruppe Aufgabenmanagement zugeordnet. Die Gebäude werden über ihre Zuordnung zu einer externen Struktur mit entsprechenden Benutzergruppen verknüpft. Da es in der Praxis häufig der Fall sein kann, dass ein Gebäude mehreren Elementen der externen Struktur zugeordnet wird, wird das Gebäude in diesem Fall automatisch mit der alternativen Benutzergruppe Gebäudemanagement verknüpft. Gleiches gilt für Gebäude, die keiner externen Struktur zugeordnet wurden bzw. bei denen die externe Struktur auf die Benutzergruppe Pseudoamt verweist. Formulare werden wie die Gebäude über die externe Struktur zugeordnet. Als alternative Benutzergruppe wird bei Bedarf die Benutzergruppe Formularmanagement verwendet. mps public solutions gmbh 196/259 Version 3.31

197 Verwaltung Die Dienstleistungen werden über die Aufgaben mit der internen Struktur und somit mit einer Benutzergruppe verknüpft. Als alternative Benutzergruppe wird bei Bedarf die Gruppe Dienstleistungsmanagement verwendet. Die Stellen (bzw. die Stellenbesetzung) wird über die externe Struktur mit einer Benutzergruppe verknüpft. Als alternative Benutzergruppe kommt die Gruppe Personalmanagement zum Einsatz. Die Mitarbeiter werden über die Verknüpfung Stelle/-besetzung Externe Struktur Interne Struktur einer Benutzergruppe zugeordnet. Hierbei werden alle Zuordnungen Stelle Benutzergruppe für jeden Mitarbeiter ermittelt und wenn diese eindeutig ist verknüpft. Ähnlich wie bei Gebäuden kann es auch hier zu Mehrfachzuordnungen kommen: In diesem Fall werden der Mitarbeiter der alternativen Benutzergruppe Personalmanagement zugeordnet (dies gilt auch für Mitarbeiter, die keiner Stelle zugeordnet sind oder bei denen bereits die Stelle dem Personalmanagement zugewiesen wurde). Bei den Elementen Lebenslagen/-kategorien und Gebühren ist eine automatische Zuordnung über die Strukturen nicht möglich: Diesen werden daher generell den alternativen Benutzergruppen Lebenslagenmanagement bzw. Gebührenmanagement zugeordnet. Ebenfalls eine Sonderrolle nehmen die Partner ein, sofern solche im Portal hinterlegt sind: Partner werden anhand der als extern gekennzeichneten Dienstleistungen mit Benutzergruppen verknüpft. Nicht verknüpfte Partner werden automatisch mit der alternativen Benutzergruppe Pseudopartner bzw. Partnermanagement zugeordnet. Nachfolgen eine Zusammenfassung der möglichen Benutzergruppen bzw. alternativen Benutzergruppen, die bei der Einrichtung automatisiert angelegt und genutzt werden: Verwaltungsobjekt Interne Struktur Externe Struktur Gebäude Aufgabe Region Dienstleistung Stelle Mitarbeiter Formular Lebenslagenkategorie Lebenslage Gebühr Partner Benutzergruppe/alternative Benutzergruppe Die Elemente der internen Struktur sind automatisch die Benutzergruppen, die allen nachfolgenden Verwaltungsobjekten zugeordnet werden. Auf dieser Ebene gibt es keine alternativen Benutzergruppen. Pseudoamt oder Strukturmanagement Gebäudemanagement Pseudoaufgabe oder Aufgabenmanagement Regionenmanagement Dienstleistungsmanagement Personalmanagement Formularmanagement Lebenslagenmanagement Gebührenmanagement Pseudopartner oder Partnermanagement Damit die automatische Zuordnung auf der Basis der vorhanden internen Struktur korrekt funktioniert, müssen die Zuordnungen vollständig und durchgehend im mpscitywerk-portal eingerichtet sein. Die Anwendung prüft dies bereits beim Aufruf der Einrichtungsseite und weist den Administrator auf fehlende Zuordnungen hin. Alternativ (oder ergänzend) kann auch auf die Strukturanalyse (Verwaltung Verwaltung Strukturanalyse) zurückgegriffen werden. mps public solutions gmbh 197/259 Version 3.31

198 Verwaltung MBS-System einrichten Nachfolgend sind die Arbeitsschritte beschrieben, um eine MBS-System einzurichten. Text für - und Sperrhinweis/Sperrdauer festlegen versenden System sperren, Sperrhinweis-Dauer abwarten Setup: MBS Konfiguration vornehmen Setup: MBS Einrichten System entsperren Benutzergruppen zuordnen Benutzerrechte zuordnen Wichtig Da es sich bei den Arbeiten im Bereich der Benutzergruppen- und rechte um einen Eingriff in den administrativen Kernbereich des mpscitywerk-portals handelt, sollte dieser Schritt nur durch versierte Anwender/Administratoren vorgenommen werden! Ferner wird empfohlen, eine Datensicherung zu erstellen! Während der Arbeiten am Benutzersystem wird exklusiver Zugriff auf das Portal benötigt: Die Einrichtungsarbeiten sind daher mit anderen Mitarbeitern, die ebenfalls Verwaltungsaufgaben im Portal wahrnehmen, im Vorfeld abzustimmen! Beachten Sie, dass bei der Durchführung des Setups die bestehenden Benutzerzuordnungen vollständig zurückgesetzt werden! mps public solutions gmbh 198/259 Version 3.31

199 Verwaltung Rufen Sie zunächst über Verwaltung Benutzergruppen Setup die Seite Setup der Benutzergruppen & -rechte auf: In der Statusleiste wird der aktuelle Systemstatus angezeigt. Die einzelnen Symbole haben hierbei folgende Bedeutung: Symbol Aktion/Bedeutung Sperrhinweis per an alle Systembenutzer verschicken, Funktion ist inaktiv Sperrhinweis per an alle Systembenutzer verschicken, Funktion ist aktiv System ist nicht gesperrt, Funktion ist inaktiv System ist nicht gesperrt, Funktion ist aktiv System ist gesperrt (bzw. wird nach Ablauf der verbleibenden Zeit gesperrt) Einstellungen für Systemsperrung bearbeiten System Wiederherstellen, Funktion ist inaktiv System Wiederherstellen, Funktion ist aktiv Hilfe zur Benutzergruppenverwaltung aufrufen (wird in einem separaten Fenster geöffnet) Gleichzeitig wird in der Statusleiste angezeigt, wann das letzte Setup ausgeführt wurde und welcher Typ der Benutzergruppenverwaltung aktiv ist. Im Abschnitt werden die automatisch vom System angelegten Wiederherstellungspunkte inkl. Datum/Uhrzeit und enthaltenem Benutzergruppensystem angezeigt. mps public solutions gmbh 199/259 Version 3.31

200 Verwaltung Prüfen Sie zunächst, ob im Abschnitt Multi-Benutzer-Gruppen-System (MBS) einrichten Fehler ausgewiesen werden. Ist dies der Fall, wird folgender Hinweis angezeigt: Sie haben in diesem Fall zwei Möglichkeiten: Manuelle Korrektur der erkannten Zuordnungsfehler mit Hilfe der Funktionen im Verwaltungsmenü. Aktivierung der Option Alternative Benutzergruppen verwenden (Konflikt-Pools) Setzen Sie bei der Option Alternative Benutzergruppen verwenden ein Häkchen werden die Fehler durch die Anlage von alternativen Benutzergruppen automatisch umgesetzt. Wichtig Sie können erst dann mit der Einrichtung des MBS fortfahren, wenn die Fehler entweder manuell korrigiert wurden oder aber die Option Alternative Benutzergruppen verwenden aktiviert wurde! Die Schaltfläche Einrichten am Ende der Seite wird vom System vorher nicht freigegeben! Um mit der Einrichtung von MBS zu beginnen, muss das System zuvor gesperrt werden. Der Sperrvorgang erfolgt wie bereits beim EBS-System beschrieben: 3. Klicken Sie in der Statusleiste auf das Symbol, um die anderen Systemverwalter von mpscitywerk über die bevorstehenden Arbeiten per zu informieren. Hinweise zur Einrichtung und zur Verwendung der Sperrhinweis-Dauer finden Sie im Abschnitt Nach dem Versenden der benachrichtigung muss in Abhängigkeit zur gewählten Sperrhinweis- Dauer über das Symbol die die Systemsperre aktiviert werden. 5. Die verbleibende Zeit bis zur automatischen Systemsperre wird in der Statusleiste angezeigt: 6. Nach Ablauf der festgelegten Zeitspanne wird das System automatisch gesperrt. Ab diesem Zeitpunkt ist der angemeldete Administrator der einzige Benutzer, der Zugriff auf das mpscitywerk- Portal hat. Ggf. noch angemeldete Benutzer werden automatisch abgemeldet. Nach der Bereinigung der Fehler und der Sperrung des Systems können die Benutzergruppen, die vom System vorgeschlagen werden, bei Bedarf individuell angepasst werden. Dies erfolgt innerhalb der Tabelle der Seite, in der die interne Struktur den Benutzergruppen gegenübergestellt ist: mps public solutions gmbh 200/259 Version 3.31

201 Verwaltung Innerhalb der Tabelle stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung: In der Spalte Benutzergruppe kann für das jeweilige Element der internen Struktur manuell ein Name vergeben werden. Tragen Sie bei einem Element der obersten Ebene in der Spalte Benutzergruppe einen Namen ein (diese sind fett markiert), wird dieser Name beim Verlassen automatisch auf alle nachgeordneten Elemente dieser Ebene übertragen. Sofern möglich sollten manuelle Änderungen daher immer auf der obersten Ebene beginnen, da die nachfolgenden Stufen automatisch aktualisiert werden. Klicken Sie bei einem Eintrag auf das Symbol, wird der Name der internen Struktur auf den Namen der Benutzergruppe übertragen. Klicken Sie bei einem Eintrag auf das Symbol, wird der Benutzername auf den ursprünglichen Namensvorschlag zurückgesetzt. Richten Sie auf diese Weise alle gewünschten Benutzergruppen für die Verwaltung ein. Sind alle Zuordnungen erfasst und liegen keine Fehler mehr vor, kann über die Schaltfläche Verarbeitung gestartet werden. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage: die Beantworten Sie diese durch Klicken auf die Schaltfläche OK. Das System sichert nun die vorhandene Benutzereinrichtung als Wiederherstellungspunkt und setzt anschließend die gewünschte Benutzereinrichtung um. Nach Abschluss der Verarbeitung wird die Seite neu geladen. Kontrollieren Sie in der Statusleiste und im Abschnitt Wiederherstellung, ob die Durchführung des Setups in beiden Abschnitten korrekt ausgewiesen wird. Sind die Angaben vollständig und korrekt, kann die Systemsperre aufgehoben werden. Klicken Sie hierzu in der Symbolleiste auf das Symbol. Die anderen Systemverwalter werden über die Freigabe des Systems per informiert. mps public solutions gmbh 201/259 Version 3.31

202 Verwaltung Wichtig Beachten Sie, dass durch die Einrichtung von Benutzergruppen noch keine Rechtevergabe erfolgt ist und den neuen Benutzergruppen keine Benutzter zugeordnet wurden! Bevor andere Anwender für die jeweiligen Teilbereiche administrative Aufgaben übernehmen können, müssen Sie zunächst die Zuordnung zu den Benutzergruppen und die individuellen Benutzerrechte vergeben (siehe nachfolgender Abschnitt)! Rechte und Gruppenzuordnung verwalten Benutzerrechte und Benutzergruppen sind Themen, die im Kapitel 2.5 Benutzerverwaltung umfassend behandelt werden. Im nachfolgenden Abschnitt wird die Thematik jedoch kurz umrissen und auf die Besonderheiten hinsichtlich des Verwaltungsmoduls eingegangen, da die Einrichtung der Benutzergruppen ohne die Zuweisung von Benutzern bzw. die Vergabe von Rechten unvollständig wäre Benutzer einer Benutzergruppe zuordnen Mit der Einrichtung des MBS werden ein einem Arbeitsschritt Benutzergruppen erstellt und alle Elemente der Verwaltung einer eindeutigen Benutzergruppe zugeordnet. Um mit dem MBS arbeiten zu können, müssen jedoch in einem folgenden Schritt die zuständigen Personen (Portalbenutzer) den neuen Benutzergruppen zugeordnet werden, damit Sie zukünftig administrative und redaktionelle Aufgaben wahrnehmen können. Um einen Benutzer einer bestimmten Benutzergruppe zuzuordnen, wählen Sie Portal Benutzerverwaltung Benutzer. Die Seite Benutzerverwaltung wird angezeigt. Wählen Sie den Benutzeraccount aus, dessen Gruppenzuordnung bearbeitet werden soll, und klicken Sie auf das Symbol. Die Seite Benutzer ändern wird angezeigt. Scrollen Sie zum Ende der Seite und klicken Sie hier auf die Schaltfläche. Die Seite Benutzer-Rechte für die Verwaltung ändern wird angezeigt: mps public solutions gmbh 202/259 Version 3.31

203 Verwaltung Im Abschnitt erfolgt die Zuordnung des Benutzers zu den im Verwaltungsmodul verfügbaren Benutzergruppen. Um eine Benutzergruppe zuzuordnen, markieren Sie diese in der Liste Verfügbare Benutzergruppen und klicken Sie auf das Symbol : Die selektierte Benutzergruppe wird in die Liste Zugewiesene Benutzergruppen übernommen. Umgekehrt können bestehende Gruppenzuordnungen entzogen werden, indem der entsprechende Eintrag in der Liste Zugewiesene Benutzergruppen markiert und auf das Symbol geklickt wird. Mit der Zuordnung von Benutzergruppen aus dem Verwaltungsmodul erhält der Benutzer zunächst den fachlichen Zugriff auf die der Benutzergruppe zugeordneten Elemente aus dem Bereich der Verwaltung. Um die vorgenommenen Zuweisungen zu speichern, klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche. mps public solutions gmbh 203/259 Version 3.31

204 Verwaltung Benutzern Benutzerrechte zuweisen Neben der fachlichen Zugriffsberechtigungen über die Benutzergruppen, die im vorherigen Abschnitt beschrieben wurde, müssen für die Anwender auch die expliziten Zugriffsberechtigungen zugeordnet werden: Diese legen fest, welche Rechte der Benutzer innerhalb der zugewiesenen Bereiche besitzt und somit auch, welche Arbeiten der dort ausführen darf. Der Aufruf des Verwaltungsprogramms entspricht der im Abschnitt Benutzern einer Benutzergruppe zuordnen ( ) beschriebenen Vorgehensweise. Dort finden Sie auch eine Bildschirmmaske der HTML- Seite. Insgesamt unterscheidet mpscitywerk im Verwaltungsmodul drei unterschiedliche Arten von Benutzerrechten: Lesen (in der Abbildung grün markiert) Benutzer dieser Rechte-Ebene können in den jeweiligen Verwaltungsmodulen Verwaltungsobjekte aller Benutzergruppen einsehen. Ist dieses Recht nicht vergeben worden, wird das Modul im Menü Verwaltung nicht angezeigt. Schreiben (in der Abbildung gelb markiert) Das Schreiben-Recht umfasst immer auch das Lesen-Recht. Der Benutzer mit dieser Berechtigung darf in dem jeweiligen Verwaltungsmodul alle Verwaltungsobjekte bearbeiten und löschen, für die er über die zugewiesenen Benutzergruppen fachlichen Zugriff erhalten hat. Zusätzlich kann er neue Verwaltungsobjekte anlegen. Er besitzt ferner Lesen-Rechte für alle Verwaltungsobjekte dieses Verwaltungsmoduls. Vollzugriff (in der Abbildung rot markiert) Der Vollzugriff umfasst automatisch auch das Lesen- und Schreiben-Recht. Der Benutzer darf im jeweiligen Verwaltungsmodul alle Verwaltungsobjekte bearbeiten und löschen, für die er über die zugewiesenen Benutzergruppen fachlichen Zugriff erhalten hat. Er kann Verwaltungsobjekte als unveröffentlicht/veröffentlicht markieren bzw. deaktivieren/aktivieren. Innerhalb seiner fachlichen Zuordnung kann er das Schreiben-Recht ausüben und besitzt ferner Lesen-Rechte auf alle Verwaltungsobjekte des Verwaltungsmoduls. Um einen Benutzer ein bestimmtes Zugriffsrecht (z.b. auf die externe Struktur) einzuräumen, setzen Sie in der jeweiligen Zeile in der Spalte L(esen), S(schreiben) oder V(ollzugriff) ein Häkchen. Um die vorgenommenen Zuweisungen zu speichern, klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Wiederherstellung einspielen (EBS/MBS) Bei jeder Neueinrichtung von Benutzergruppen (unabhängig davon, ob es sich um EBS/MBS handelt) wird vom System automatisch ein Wiederherstellungspunkt gesetzt. Der Systemadministrator hat somit die Möglichkeit, eine zurückliegende Benutzergruppen-Einrichtung wieder zu aktivieren. Wichtig Bei der Wiederherstellung gehen die aktuell im System gespeicherten Einstellungen verloren! Es werden max. 10 Wiederherstellungspunkte in der Datenbank vorgehalten! Wird ein 11. Setup ausgeführt, wird die jeweils älteste Sicherung verworfen. Der Ablauf einer Rücksicherung gleicht teilweise der Durchführung eines neuen Setups, da der Systemadministrator auch hierfür exklusiven Zugriff auf das System benötigt. mps public solutions gmbh 204/259 Version 3.31

205 Verwaltung Verfahren Sie zur Durchführung einer Wiederherstellung wie folgt: 7. Klicken Sie in der Statusleiste auf das Symbol, um die anderen Systemverwalter von mpscitywerk über die bevorstehenden Arbeiten per zu informieren. Hinweise zur Einrichtung und zur Verwendung der Sperrhinweis-Dauer finden Sie im Abschnitt Nach dem Versenden der benachrichtigung muss in Abhängigkeit zur gewählten Sperrhinweis- Dauer über das Symbol die die Systemsperre aktiviert werden. 9. Die verbleibende Zeit bis zur automatischen Systemsperre wird in der Statusleiste angezeigt: 10. Nach Ablauf der festgelegten Zeitspanne wird das System automatisch gesperrt. Ab diesem Zeitpunkt ist der angemeldete Administrator der einzige Benutzer, der Zugriff auf das mpscitywerk- Portal hat. Ggf. noch angemeldete Benutzer werden automatisch abgemeldet. Mit der Sperrung des Systems wird auch das bisher deaktivierte Symbol freigegeben: 11. Markieren Sie im Abschnitt Wiederherstellung den gewünschten Wiederherstellungspunkt. 12. Klicken Sie anschließend in der Symbolleiste auf das Symbol, um die Wiederherstellung zu starten. 13. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage: Bestätigen Sie diese mit OK. 14. Das System stellt die ausgewählte Sicherung wieder her. 15. Nach Abschluss der Wiederherstellung wird die Seite neu geladen. 16. Klicken Sie nun auf das Symbol der Symbolleiste, um das System wieder freizugeben Struktur Unter dem Begriff 'Struktur' wird innerhalb von mpscitywerk zunächst allgemein der Aufbau der Verwaltung und deren Organisationshierarchie verstanden. Sie bildet die Basis für alle weiteren Verwaltungselemente wie z.b. Aufgaben, Mitarbeiter oder Dienstleistungen. Die Besonderheit in mpscitywerk ist, dass bei der Struktur zusätzlich zwischen einer internen und externen Struktur unterschieden wird. Die interne Struktur ergibt sich hier z.b. aus dem bereits existierenden Gliederungsplan der Verwaltung und ist somit wiederrum Basis für andere, verwaltungsinterne Aufstellungen (so wird sich z.b. in der Regel der Stellenbesetzungsplan direkt auf den verwaltungsinternen Gliederungsplan beziehen). Die Einbindung der internen Struktur in das Portal bietet somit den Vorteil, dass damit ein 1:1-Abbild der Organisation genutzt wird, dass einfach um weitere Elemente (Aufgaben, Dienstleistungen, Mitarbeiter, etc.) ergänzt werden kann und bei dem die von der täglichen Arbeit gewohnten Begriffe und Bezeichnungen verwendet werden können. Die interne Struktur hat jedoch auch einen Nachteil: Häufig ist diese für einen Außenstehenden unverständlich, zu komplex oder erschließt sich nicht auf Anhieb. Aus diesem Grund steht in mpscitywerk eine zweite Ebene als externe Struktur zur Verfügung. Auch diese dient zur Darstellung der Organisationsform, ist jedoch hinsichtlich des Aufbaus und der dort verwendeten Sprache/Formulierung auf die Besucher des Portals zugeschnitten und für eine Veröffentlichung optimiert. mps public solutions gmbh 205/259 Version 3.31

206 Verwaltung Durch die Kombination und Verknüpfung von interner und externer Struktur bietet mpscitywerk den Vorteil, zum einen den Portal-Administrator bei seiner Arbeit wirkungsvoll zu unterstützen und so den Pflegeaufwand zu minimieren. Auf der anderen Seite wird in der Außenwirkung der Benutzer des Portals in den Mittelpunkt gerückt und die Darstellung und Navigation durch die verschiedenen Ebenen für diesen verständlicher dargestellt Interne Struktur Um Elemente in der internen Struktur anzulegen oder zu verwalten, wählen Sie Verwaltung Struktur Interne Struktur. Räume Gebäude Struktur extern Struktur intern Aufgaben Dienstleistungen Stellen Mitarbeiter Stellenbesetzung Lebenslagen Die bereits im Portal eingerichteten, internen Strukturen werden angezeigt. Zu jedem vorhandenen Eintrag werden die Bezeichnung (Spalte 'Interne Struktur') sowie die zugeordnete Benutzergruppe angezeigt. Die Bedienelemente entsprechen dem mpscitywerk-standard (siehe Abschnitt dieser Dokumentation). So können beispielsweise Strukturelemente mit Hilfe der Symbole der Struktur verschoben oder neu zugeordnet werden. innerhalb Interne Strukturen können (je nach Umfang) wahlweise auf einer oder mehreren Ebenen eingerichtet werden. Welche Variante zum Einsatz kommt, hängt u.a. von der Komplexität der internen Verwaltungsorganisation ab, die im Portal abgebildet werden soll Eintrag Eintrag Eintrag Eintrag Eintrag 5 Ebene 1 Ebene 2 Ebene 3 Eintrag 1 Eintrag 2 Arbeiten Sie mit mehreren Ebenen, wird beim Aufruf der internen Struktur zunächst nur die oberste Ebene dargestellt: mps public solutions gmbh 206/259 Version 3.31

207 Verwaltung Um nachgeordnete Ebenen anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol : Eintrag interne Struktur anlegen/bearbeiten Um einen neuen Eintrag anzulegen oder einen bestehenden zu editieren, wählen Sie ggf. zunächst die Ebene aus, zu der der Struktureintrag gehören soll und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche, um einen neuen Eintrag anzulegen, oder auf das Symbol zum Editieren von bestehenden Einträgen. Die Seite Interne Struktur bearbeiten bzw. Interne Struktur anlegen wird angezeigt. Füllen Sie die Felder der Seite wie folgt aus: Feld Benutzergruppe Schlüssel Beschreibung In diesem Feld ist die Benutzergruppe anzugeben, die für die Administration des Verwaltungselements zuständig sein soll. In diesem Feld kann ein beliebiger Schlüssel zur standardisierten Darstellung des neuen Strukturelements angegeben werden. Sofern das neue Element einer übergeordneten Ebene zugeordnet ist, bildet mpscitywerk automatisch aus den Angaben einen Gesamtschlüssel. Beispiel Die übergeordnete Ebene hat den Schlüssel 13. Wird dieser Ebene ein neues Strukturelement mit dem Schlüssel 02 zugeordnet, erfolgt in mpscitywerk die Anzeige in der Form Name Tragen Sie in diesem Feld die gewünschte Bezeichnung für das neue Strukturelement ein. Bezeichnung 1 bis 4 URL Insgesamt stehen vier zusätzliche Bezeichnungsfelder zur Verfügung. In diesen können Erläuterungen und Hinweise erfasst werden. In diesem Feld kann ein Hyperlink (= Uniform resource locator) erfasst werden, der auf eine bestimmte Website verweist. So können ergänzend zu den Bezeichnungsfeldern weitere Querverweise für das Strukturelement hinterlegt werden. mps public solutions gmbh 207/259 Version 3.31

208 Verwaltung Feld Bild Beschreibung Optional kann bei dem Strukturelement ein Bild hinterlegt werden. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche rechts vom Feld. Über einen Windows-Standard-Dateidialog kann im Anschluss eine Grafik ausgewählt und in das Portal hochgeladen werden. Ist bereits eine Grafik vorhanden, werden unterhalb des Feldes zwei zusätzliche Schaltflächen angezeigt. Mit der Schaltfläche kann eine gespeicherte Grafik gelöscht werde, mit der Schaltfläche die Anzeige der Grafik aufgerufen werden. Erläuterung: = Pflichtfeld (die so gekennzeichneten Felder müssen bei der Anlage einer internen Struktur angegeben werden). = Verknüpfung zu einem anderen Bereich des mpscitywerk-portals. Sind die Angaben erfasst, klicken Sie zum Speichern auf die Schaltfläche. Ein Klick auf die Schaltfläche verwirft die gemachten Änderungen und schließt die Seite. Um die ursprünglichen Angaben des Datensatzes erneut zu laden und ggf. gemachte Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf die Schaltfläche. Beachten Sie, dass die hier gemachten Angaben ausschließlich innerhalb der Portalverwaltung selbst genutzt werden. Beschreibungen, Links oder Bilder, die hier erfasst werden, werden nicht veröffentlicht oder für Portalbenutzer sichtbar Map-Darstellung Zusätzlich stellt mpscitywerk innerhalb des Verwaltungsmoduls bei vielen Elementen die Möglichkeit einer besonderen Darstellungsform zur Verfügung, die über die Schaltfläche aufgerufen werden kann. Bei dieser Darstellung werden die Elemente des ausgewählten Verwaltungsmoduls als Text angezeigt. Über die Funktionsaufruf im Abschnitt Zuordnungen können zugehörende Verknüpfungen wahlweise einoder ausgeblendet werden. Ebene und Daten sind hierbei farblich zugeordnet. Beispiel Die Art der zur Verfügung stehenden Zusatzinformationen ist abhängig von der jeweiligen Verwaltungsmenüebene, von der der Aufruf erfolgt. Alle in dieser Ansicht angezeigten Zusatzinformationen sind als Hyperlink ausgelegt, d.h. durch einen Klick auf das Element wird die entsprechende Einzelansicht für die Bearbeitung geöffnet. Ergänzend besteht in dieser Darstellungsform die Möglichkeit, die Daten im CSV-Format zu exportieren. Wählen Sie hierzu den gewünschten Detailgrad der Darstellung und klicken Sie anschließend auf den Link CSV-Export. Die Daten werden aufbereitet und je nach Browsertyp eine Downloadbenachrichtigung angezeigt. mps public solutions gmbh 208/259 Version 3.31

209 Verwaltung Beispiel CSV-Datei kann beispielsweise in einem Tabellenkalkulationsprogrammen (z.b. Microsoft Excel ) importiert und dort weiterverarbeitet werden Änderung der Strukturbezeichnung Die Bezeichnung 'Interne Struktur' kann bei Bedarf den örtlichen Gegebenheiten angepasst werden. Ist dies gewünscht, klicken Sie auf einer beliebigen Ebene auf den Link Strukturbezeichnung ändern. Sie werden anschließend aufgefordert, einen neuen Bezeichner für das jeweilige Verwaltungselement festzulegen und zu bestätigen. Tragen Sie den gewünschten Namen im Feld Neuen Bezeichner anlegen ein und bestätigen Sie die Änderung durch Klicken auf die Schaltfläche Übernehmen. Wurde die Bezeichnung eines Verwaltungselements bereits in der Vergangenheit individuell angepasst, wird zusätzlich das Auswahlfeld Bestehende Struktur verwenden angezeigt. Das Feld enthält die bisher verwendeten, individuellen Bezeichnungen der Verwaltungselemente. Hinweis Die hier beschriebene Änderung der Bezeichnung der Verwaltungselemente wirkt sich nicht auf die veröffentlichte Menüstruktur von mpscitywerk aus Externe Struktur Um Elemente in der externen Struktur anzulegen oder zu verwalten, wählen Sie Verwaltung Struktur Externe Struktur. Räume Gebäude Struktur extern Struktur intern Aufgaben Dienstleistungen Stellen Mitarbeiter Stellenbesetzung Lebenslagen Die bereits im Portal eingerichteten, externen Strukturen werden angezeigt. Zu jedem vorhandenen Eintrag werden die Bezeichnung (Spalte 'Externe Struktur') sowie die zugeordnete Benutzergruppe angezeigt. Die bereits im Portal eingerichteten, externen Strukturelemente werden angezeigt. Zu jedem vorhandenen Eintrag werden die Bezeichnung (Spalte 'Externe Struktur') sowie die zugeordnete Benutzergruppe angezeigt. Die Bedienelemente entsprechen dem mpscitywerk-standard (siehe Abschnitt dieser Dokumentation). So können beispielsweise Strukturelemente mit Hilfe der Symbole der Struktur verschoben oder neu zugeordnet werden. innerhalb Während die interne Struktur lediglich zur Unterstützung des Administrators bzw. für Verknüpfungen und Zuordnungen innerhalb der Portalverwaltung verwendet und nicht nach außen publiziert werden, sind die Angaben der externen Struktur weitestgehend für den späteren Portalbesucher sichtbar. mps public solutions gmbh 209/259 Version 3.31

210 Verwaltung Anders als bei der internen Struktur ist bei der externen Struktur keine nummerische Gliederung vorgesehen, wie sie bei der internen Struktur über den Schlüssel realisiert werden kann. Nichtsdestotrotz sollte auch bei der Einrichtung der externen Struktur eine Gliederung in Ebenen erfolgen. Für den späteren Portalbesucher wird diese in einer verschachtelten Einrückung dargestellt, die Abhängigkeiten oder Unterstellungsverhältnisse auf einen Blick erkennen lassen. Beispiel Wie bei der internen stehen Ihnen auch in bei der externen Struktur die Funktionen für die Map- Darstellung (siehe Abschnitt ) und die Möglichkeit zur Anpassung der Strukturbezeichnung (siehe Abschnitt ) zur Verfügung Eintrag externe Struktur anlegen/bearbeiten Um einen neuen Eintrag anzulegen oder einen bestehenden zu editieren, wählen Sie ggf. zunächst die Ebene aus, zu der der Struktureintrag gehören soll und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche. Die Seite Externe Struktur bearbeiten bzw. Externe Struktur anlegen wird angezeigt. Füllen Sie die Felder der Seite wie folgt aus: Feld Benutzergruppe Beschreibung In diesem Feld ist die Benutzergruppe anzugeben, die für die Administration des Verwaltungselements zuständig sein soll. Name In diesem Feld ist die Bezeichnung des Verwaltungselements zu hinterlegen, die später im Portal angezeigt werden soll. Nicht als eigenständiges Amt anzeigen Externe Struktur gestalten Setzen Sie in diesem Feld ein Häkchen, wenn Element der externen Struktur in der späteren Portaldarstellung zwar als Ebene enthalten sein soll, selbst aber nicht aufgerufen werden kann (z.b. als nicht-selbstständige Gliederungsebene, unter der andere Elemente zusammengefasst werden sollen). In diesem Feld kann mit Hilfe des mpscitywerk-text-editors eine ausführliche Beschreibung für das externe Strukturelement hinterlegt werden. Hierbei können u.a. auch Links, Bilder, Tabellen, etc. eingefügt werden. In diesem Feld können Sie die erweiterten Formatierungsfunktionen von mpscitywerk nutzen: (siehe hierzu die Beschreibung im Abschnitt 4.1) Neben den Standard-Formatierungsfunktionen steht Ihnen in diesem Feld das Symbol Formular einfügen zur Verfügung. Verwaltungsebene Bezeichnung 1/Behörde Bezeichnung2/Amt Bezeichnung 3+4 In diesem Feld ist die Zuordnung zu dem internen Strukturelement auszuwählen, mit dem die externe Struktur verknüpft werden soll. Die hier definierten Texte werden bei der Anzeige des externen Strukturelements im Portal zur näheren Definition angezeigt. Im ersten Feld sollte die Behördenbezeichnung, im zweiten die Amtsbezeichnung, angegeben werden. mps public solutions gmbh 210/259 Version 3.31

211 Verwaltung Feld Telefon Telefax Gebäude Leiter Stellvertreter Sekretariat URL Bild Zusätzliche Informationen Beschreibung Sofern Ruf- und Faxnummer auf der Ebene der externen Struktur verwaltet werden sollen, können die zutreffenden Angaben hier hinterlegt werden. Soll bei dem externen Strukturelement eine eigenständige adresse im Portal angezeigt werden (z.b. eine Sammeladresse für eine Abteilung oder ein Team), ist die Adresse hier zu hinterlegen. Über dieses Feld wird das externe Strukturelement mit einem Gebäude verknüpft. Durch diese Zuordnung werden bei der späteren Anzeige im Portal Informationen zum Gebäude (z.b. Hausanschrift, Postanschrift, ÖPNV- Angaben, etc.) automatisch angezeigt. Sofern die Option "Nicht als eigenständiges Amt anzeigen" nicht gesetzt wurde, muss ein Gebäude ausgewählt werden. Der für das externe Strukturelement zuständige Leiter und ggf. sein Stellvertreter können über diese beiden Felder festgelegt werden. Die Auswahl erfolgt über die im System gespeicherten Mitarbeiter. Beachten Sie, dass die Zuordnung über diese beiden Felder losgelöst von den im System gespeicherten Stellen erfolgt und beliebige Mitarbeiter ausgewählt werden können. Sind die Angaben hinterlegt werden die jeweiligen Mitarbeiter im Portal mit der jeweiligen Zuordnung angezeigt. Soll dem externen Strukturelement ein Sekretariat/Vorzimmer zugeordnet werden, kann über dieses Feld eine Zuordnung erfasst werden. Die Auswahl erfolgt hierbei über die im System gespeicherten Stellen, die dem externen Strukturelement zugeordnet wurden. Wird ein Sekretariat hinterlegt, wird dieses im Portal bei dem externen Strukturelement mit einem Verweis auf den mit der Stelle verknüpften Mitarbeiter angezeigt. In diesem Feld kann ein Hyperlink (= Uniform resource locator) erfasst werden, der auf eine bestimmte Website verweist. So kann beispielsweise ein Querverweis bei dem externen Strukturelement hinterlegt werden. Im Portal wird dieser Link mit dem Symbol dargestellt. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um einen statischen Link handelt. Sinnvoll ist der Einsatz beispielsweise in Fällen, in denen das externe Strukturelement eine eigenständige Website unterhält. Optional kann bei dem externen Strukturelement ein Bild hinterlegt werden. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche rechts vom Feld. Über einen Windows-Standard-Dateidialog kann eine Grafik ausgewählt und in das Portal hochgeladen werden. Ist bereits eine Grafik vorhanden, werden unterhalb des Feldes zwei zusätzliche Schaltflächen angezeigt. Mit der Schaltfläche kann eine gespeicherte Grafik gelöscht, mit der Schaltfläche die Anzeige der Grafik aufgerufen werden. Das Bild wird bei der späteren Anzeige im Portal verwendet. Sofern beim Gebäude und bei der externen Struktur ein Bild hinterlegt wurde, wird das Bild der externen Struktur verwendet. In diesem Feld können weitere Beschreibungen zum externen Strukturelement hinterlegt werden. Der Text wird getrennt von den Bezeichnungen später im Portal angezeigt. Erläuterung: = Pflichtfeld (die so gekennzeichneten Felder müssen bei der Neuanlage angegeben werden). = Pflichtfeld, sofern bestimmte andere Voraussetzungen vorliegen (siehe Text). = Verknüpfung zu einem anderen Bereich des mpscitywerk-portals. mps public solutions gmbh 211/259 Version 3.31

212 Verwaltung Sind die Angaben erfasst, klicken Sie zum Speichern auf die Schaltfläche. Ein Klick auf die Schaltfläche verwirft die gemachten Änderungen und schließt die Seite. Um die ursprünglichen Angaben des Datensatzes erneut zu laden und ggf. gemachte Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf die Schaltfläche. Zusätzlich sind im unteren Bereich der Seite zwei weitere Schaltflächen eingebunden: Diese werden für die Hinterlegung von Tabellen oder Medien im Feld Externe Struktur gestalten benötigt. Eine allgemeine Beschreibung des mpscitywerk-texteditors finden Sie im Abschnitt 4.1 dieser Dokumentation Öffnungszeiten festlegen/verwalten Innerhalb von mpscitywerk umfassen Öffnungszeiten die Bereiche Besuchs- und Ansprechzeiten. U.a. können diese Zeiten auf der Ebene der externen Struktur definiert werden. Um bei einem externen Strukturelement Zeiten Öffnungszeiten zu hinterlegen, rufen Sie die jeweilige Übersicht auf und klicken Sie bei dem betreffenden Eintrag auf das Symbol : Die Seite Besuchs-/ Ansprechzeiten bearbeiten wird gestartet: Eine Unterscheidung in Besuchs- und Ansprechzeiten ist optional möglich (es kann aber auch jeweils nur eine Art verwendet werden). Das Funktionsprinzip ist in beiden Fällen gleich. Füllen Sie die Felder der Seite wie folgt aus: Feld Vormittags von/bis Nachmittags von/bis Mo So Bemerkungen Beschreibung Für jeden Wochentag können jeweils zwei Zeitbereiche mit von/bis-werten definiert werden. Wird eine Zeile nicht ausgefüllt erfolgt später im Portal keine Anzeige. Achten Sie bei der Eingabe auf das korrekte Format hh:mm (z.b. 12:30). In diesem Feld kann optional ein erläuternder Text zu den Besuchs- oder Ansprechzeiten hinterlegt werden. Bemerkungen werden nur im Portal angezeigt, wenn mindestens ein Zeitraum definiert wurde. mps public solutions gmbh 212/259 Version 3.31

213 Verwaltung Sind die Angaben erfasst, klicken Sie zum Speichern auf die Schaltfläche. Ein Klick auf die Schaltfläche verwirft die gemachten Änderungen und schließt die Seite. Um die ursprünglichen Angaben des Datensatzes erneut zu laden und ggf. gemachte Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf die Schaltfläche. Sind bereits Zeiten für ein externes Strukturelement festgelegt worden, wird zusätzlich neben der Überschrift das Symbol angezeigt. Werden die Zeiten nicht mehr benötigt können die erfassten Angaben über dieses Symbol schnell und einfach gelöscht werden. Sind auf einer übergeordneten Ebene bereits Besuchszeiten erfasst worden, bietet Ihnen die Anwendung die Möglichkeit, diese Daten als Vorlage zu übernehmen. Dies ist immer dann hilfreich, wenn bei einer nachgeordneten Stelle nur geringfügige Änderungen an den Besuchs- oder Ansprechzeiten der übergeordneten Ebene vorgenommen werden müssen. Der Link wird automatisch eingeblendet, wenn Zeiten bei der übergeordneten Ebene hinterlegt sind. Beispiel Setzen Sie in dem Feld ein Häkchen, um die Zeiten als Vorlage für die neue Zuordnung zu kopieren. Der weitere Ablauf entspricht dann dem einer manuellen Eingabe der Zeiten Gebäude und Räume Die Erfassung der Gebäude und Räume dient als Grundlage für die Zuordnung von externen Strukturelementen zu den Örtlichkeiten der Verwaltung (auf Gebäude-/Raumebene). Die bei den Gebäuden & Räumen hinterlegten Informationen werden im Portal beispielsweise bei den externen Strukturelementen angezeigt (z.b. Postanschrift, Hausanschrift, öffentliche Verkehrsmittel, etc.) und müssen somit nur einmal zentral hinterlegt und gepflegt werden. Räume Gebäude Struktur extern Struktur intern Aufgaben Dienstleistungen Stellen Mitarbeiter Stellenbesetzung Lebenslagen Es handelt sich um eine zweistufige Zuordnung: Auf der ersten Ebene werden die Gebäude definiert und den einzelnen Gebäuden anschließend die jeweiligen Räume. mps public solutions gmbh 213/259 Version 3.31

214 Verwaltung Suchfunktion Anders als bei der externen bzw. internen Struktur, die einen festen Aufbau haben und in der Regel einen überschaubaren Umfang, können sich Gebäude und Räume einer Kommune in einer großen Anzahl von Datensätzen wiederspiegeln. Um den Anwender bei der Bearbeitung zu unterstützen, bietet Ihnen das Verfahren eine vorgeschaltete Suchfunktion an, die im Kopfe der Seite eingebunden ist. Beim Aufruf befindet sich die Anwendung automatisch im Index-Modus, d.h. es werden alle Datensätze angezeigt, die im System gespeichert sind. Bei mehr als 30 Datensätzen werden automatisch mehrere Seiten gebildet und zusätzliche Navigationselemente ( + ) eingeblendet. Über die Buchstaben kann die Ansicht direkt auf Elemente mit dem jeweiligen Anfangsbuchstaben eingeschränkt werden. Eine Suche nach dem Kurznamen des Elements (oder auch eines Teils davon) ist über das Feld Stichwortsuche möglich. Dieses durchsucht gleichzeitig auch die Bezeichnung des Gebäudes. Geben Sie den gewünschten Suchbegriff (ohne "Wildcard"-Zeichen wie Stern * oder % Prozent) ein und starten Sie die Suche durch Klicken auf die Schaltfläche. Zusätzlich kann die Ansicht auf der Ebene der Gebäude anhand der zugewiesenen Benutzergruppen eingeschränkt werden. Standardmäßig ist hier die Option allen voreingestellt. Sollen nur Elemente angezeigt werden, die von einer bestimmten Benutzergruppe verwaltet werden, wählen Sie aus dem Feld Benutzergruppe die zutreffende Gruppe aus (eine Bestätigung über die Schaltfläche Suchen ist hierbei nicht notwendig). Um zur Index-Ansicht (= alle Datensätze ohne Filterung) zurückzukehren, klicken Sie auf den Link Index. Die Suchfunktion steht auch auf der Ebene der Räume zur Verfügung. Die Anzeige dort erfolgt automatisch eingeschränkt auf das Gebäude, über das der Aufruf gestartet wurde. Ähnliche Suchfunktionen sind auch auf einigen anderen Ebenen der Verwaltungseinrichtung integriert und arbeiten dort nach dem gleichen Funktionsprinzip Gebäude verwalten Um einen neuen Eintrag für ein Gebäude anzulegen oder einen bestehenden zu editieren, wählen Sie Verwaltung Gebäude & Räume. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche, um einen neuen Eintrag anzulegen, oder auf das Symbol zum Editieren von bestehenden Gebäuden. Die Seite Gebäude bearbeiten bzw. Neues Gebäude wird angezeigt. Füllen Sie die Felder der Seite wie folgt aus: Feld Benutzergruppe Gebäude-Nr. Beschreibung In diesem Feld ist die Benutzergruppe anzugeben, die für die Administration des Gebäudes zuständig sein soll. In diesem Feld kann eine Gebäudenummer angegeben werden. Es handelt sich um ein internes Hilfsmittel für die Zuordnung und Verwaltung durch den Administrator, das im Portal nicht angezeigt wird. Kurzname Tragen Sie in diesem Feld die Kurzbezeichnung des Gebäudes ein. Die hier angegebene Bezeichnung wird im Portal beispielsweise bei Anschriften etc. ausgegeben. Bezeichnung Hier kann ein interner Vermerk zu dem Gebäude hinterlegt werden. Dieser wird im Portal nicht veröffentlicht. mps public solutions gmbh 214/259 Version 3.31

215 Verwaltung Feld Anschrift Straße/Postfach PLZ/Ort Telefon Vorwahl Straße PLZ/Ort Haltestelle Fahrplan-Link/URL Bild (Gebäude) Beschreibung In diesem Feld kann bei Einsatz von Formularservern eine verkürzte Adresse für das Gebäude hinterlegt werden. Die Angabe ist in der Regel nur bei bestimmten Formularserver-Anwendungen und dort nur unter bestimmten Voraussetzungen erforderlich. Setzen Sie sich ggf. mit unserer Dienstleistung in Verbindung. Postanschrift In diesen Feldern ist die Postanschrift anzugeben. Häufig weichen Post- und Hausanschrift von Gebäuden ab. Für die schriftliche Kontaktaufnahme ist hier die festgelegte Adresse anzugeben (z.b. bei Verwendung eines Postfachs oder einer zentralen Postannahmestelle). Die Angaben aus der Postanschrift werden im Portal beispielweise bei Mitarbeitern oder Elementen der externen Struktur angezeigt. In diesem Feld kann eine Vorwahl für das Gebäude angegeben werden. Die hinterlegte Vorwahl wird später im Portal mit Angaben der Stellenbesetzung kombiniert und angezeigt: Feld [Telefon Vorwahl] des Gebäudes + Feld [Telefon] der Stellenbesetzung Achten Sie daher bei der Einrichtung darauf, dass die Angaben Telefon Vorwahl und Telefon aufeinander abgestimmt sind. Hausanschrift In diesen Feldern ist die Hausanschrift anzugeben. Diese wird durch den Portalbesucher z.b. für einen persönlichen Besuch in der Verwaltung benötigt. Die Angaben aus der Hausanschrift werden wie die Postanschrift beispielsweise bei Mitarbeitern oder Elementen der externen Struktur angezeigt. ÖPNV (Öffentlicher Personennahverkehr) Um einem Portalbesucher die Anreise zur Verwaltung zu erleichtern, können in diesen beiden Feldern Angaben zur Haltstelle/Bus- oder Straßenbahnlinie gemacht werden. Über das Feld Fahrplan-Link/URL kann zusätzlich auf eine Website mit weiteren Angaben zum ÖPNV verwiesen werden (z.b. ein örtliches Verkehrsunternehmen). Optional kann für das Gebäude ein Bild hinterlegt werden. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche rechts vom Feld. Über einen Windows- Standard-Dateidialog kann eine Grafik ausgewählt und in das Portal hochgeladen werden. Ist bereits eine Grafik vorhanden, werden unterhalb des Feldes zwei zusätzliche Schaltflächen angezeigt. Mit der Schaltfläche kann eine gespeicherte Grafik gelöscht, mit der Schaltfläche die Anzeige der Grafik aufgerufen werden. Das Bild wird bei der späteren Anzeige im Portal verwendet. Sofern beim Gebäude und bei der externen Struktur ein Bild hinterlegt wurde, wird das Bild der externen Struktur verwendet. Erläuterung: = Pflichtfeld (die so gekennzeichneten Felder müssen bei der Neuanlage angegeben werden). = Verknüpfung zu einem anderen Bereich des mpscitywerk-portals. Sind die Angaben erfasst, klicken Sie zum Speichern auf die Schaltfläche. Ein Klick auf die Schaltfläche verwirft die gemachten Änderungen und schließt die Seite. Um die ursprünglichen Angaben des Datensatzes erneut zu laden und ggf. gemachte Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf die Schaltfläche. mps public solutions gmbh 215/259 Version 3.31

216 Verwaltung Räume verwalten Da ein Raum immer einem Gebäude zugeordnet ist, muss zum Anlegen eines neuen Raums oder zum Editieren eines bestehenden zunächst das betreffende Gebäude ausgewählt werden. Wählen Sie daher zunächst das betreffende Gebäude auf der Seite Gebäude aus und klicken Sie anschließend auf den Link x Räume: Die Seite Räume wird gestartet. Hier werden alle bereits bei dem Gebäude hinterlegten Räume angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einen neuen Eintrag anzulegen, oder auf das Symbol zum Editieren von bestehenden Räumen. Die Seite Raum bearbeiten bzw. Neuer Raum wird angezeigt. Füllen Sie die Felder der Seite wie folgt aus: Feld Raum-Nr. Etage Beschreibung In diesem Feld kann eine Raumnummer angegeben werden. In diesem Feld ist die Etage auszuwählen, in der sich der Raum befindet. Es handelt sich hierbei um standarisierte Vorgaben. Folgende Werte stehen zur Auswahl: b i s 3. K e l l e r g e s c h o s s E r d g e s c h o s s 1. b i s 2 0. E t a g e Kurzname In diesem Feld muss eine Kurzbeschreibung für den Raum angegeben werden. Funktion Beschreibung Telefon In diesem Feld kann dem Raum eine bestimmte Funktion zugeordnet werden. Es handelt sich hierbei um standardisierte Vorgaben. Folgende Werte stehen zur Auswahl: B e s p r e c h u n g s r a u m B ü r o C a f e t e r i a D r u c k r a u m E D V F l u r F o y e r K o n f e r e n z s a a l K o p i e r s t a t i o n K ü c h e L a g e r S a n i t ä r / W C S a n i t ä r a n l a g e T a g u n g s r a u m T e c h n i k T r e p p e n h a u s W a r t e r a u m Die Angaben Etage und Funktion können bei Bedarf durch die Dienstleistung von mps angepasst werden. In diesem Feld kann eine kurze Beschreibung zum Raum hinterlegt werden. Es handelt sich um interne Angaben, die nicht im Portal publiziert werden. In diesem Feld kann eine Rufnummer für den Raum angegeben werden. Diese wird nicht im Portal publiziert. Auf diese Art können auch interne Rufnummern (z.b. von Besprechungsräumen) innerhalb des Portals vorgehalten werden. Erläuterung: = Pflichtfeld (die so gekennzeichneten Felder müssen bei der Neuanlage angegeben werden). Sind die Angaben erfasst, klicken Sie zum Speichern auf die Schaltfläche. Ein Klick auf die Schaltfläche verwirft die gemachten Änderungen und schließt die Seite. Um die ursprünglichen Angaben des Datensatzes erneut zu laden und ggf. gemachte Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf die Schaltfläche. mps public solutions gmbh 216/259 Version 3.31

217 Verwaltung 6.9. Mitarbeiter In diesem Bereich des mpscitywerk-portals werden die Mitarbeiter der Verwaltung sowie deren Kontaktinformationen eingerichtet und gepflegt. Neben Angaben, die auch in den offiziellen Bereich des Portals angezeigt werden können, besteht auch die Möglichkeit, Zusatzinformationen (z.b. private Rufnummern) hier zu hinterlegen. Sofern gewünscht können auch Bilder der Mitarbeiter im Portal eingebunden werden. Räume Gebäude Struktur extern Struktur intern Aufgaben Dienstleistungen Stellen Mitarbeiter Stellenbesetzung Lebenslagen Ähnlich wie bei den Gebäuden & Räumen steht Ihnen auch bei den Mitarbeitern eine Suchfunktion zur Verfügung (siehe Beschreibung im Abschnitt 6.8.1). Die Suche erfolgt im Fall der Mitarbeiter auf die Felder Personalnummer, Name und Vorname. Ebenfalls verfügbar ist die Möglichkeit der Map-Darstellung der Mitarbeiterdaten (siehe Beschreibung im Abschnitt ). Die Anzeige umfasst hierbei neben den Mitarbeiter die Bereich externe Struktur, interne Struktur und Aufgaben. Beispiel Telefonliste CSV-Export Neben der Möglichkeit, die Daten der Mitarbeiter über die Map-Darstellung im CSV-Format zu exportieren, steht Ihnen im Bereich der Mitarbeiter zusätzlich eine Funktion zur Verfügung, um eine (erweiterte) Telefonliste aus den Informationen von mpscitywerk zu erstellen. Rufen Sie hierzu die Seite Mitarbeiter auf und klicken Sie auf den Link Telefonliste CSV-Export. Die Daten werden aufbereitet und je nach Browsertyp eine Downloadbenachrichtigung angezeigt. Beispiel CSV-Datei kann beispielsweise in einem Tabellenkalkulationsprogrammen (z.b. Microsoft Excel ) importiert und dort weiterverarbeitet werden. mps public solutions gmbh 217/259 Version 3.31

218 Verwaltung Folgende Informationen werden in der CSV-Datei bereitgestellt: Aktiv (Kennzeichen) Personalnummer Anrede Titel Nachname Vorname VornameIntern Schluessel Stelle Gebaeude Raum TelefonVorwahl TelefonDurchwahl Durchwahl StrukturOeffentlichName StrukturInternSchluessel Mitarbeiter-Visitenkarte bearbeiten Eine weitere Funktion, die ebenfalls direkt aus der Seite Mitarbeiter aufgerufen wird, ist Konfiguration der Visitenkarte im Portal. Wurde im Verwaltungsmenü die Option Mitarbeiter-Visitenkarten Export aktiviert, sollte hier festgelegt werden, welche Details beim Aufruf der Funktion an den Portalbesucher weitergegeben werden sollen. Um die Einrichtung der Funktion vorzunehmen, klicken Sie auf der Seite Mitarbeiter auf den Link Mitarbeiter-Visitenkarte bearbeiten. Die Seite Visitenkarte bearbeiten wird angezeigt: Für folgende Informationen, die jeweils in die Bereich persönliche und geschäftliche Daten unterteilt werden, kann einzeln entschieden werden, ob die Daten in der virtuellen Visitenkarte enthalten sein sollen (Option "anzeigen") oder ob ein Export der Daten nicht möglich sein soll (Option "nicht anzeigen"): Anrede Nachname Vorname (öffentlich) Adresse (privat) Telefon (privat) Telefax (privat) Mobil (privat) -Adresse (privat) Hauptfunktion Adresse (geschäftlich) Telefon (geschäftlich) Telefax (geschäftlich) Mobil (geschäftlich) -Adresse (geschäftlich) Besonderheit: Bei dem Feld Nachname ist die Option "wird immer angezeigt" hinterlegt, die nicht editiert werden kann. Achten Sie bei der Einrichtung dieser Funktion auf die Vorgaben des Datenschutzes bzw. auch auf interne Sicherheitsrichtlinien innerhalb der Verwaltung Mitarbeiter verwalten Um einen neuen Eintrag für einen neuen Mitarbeiter anzulegen oder die Angaben eines bestehenden zu editieren, wählen Sie Verwaltung Mitarbeiter. Um sich die Daten eines bereits gespeicherten Mitarbeiters anzeigen zu lassen, klicken Sie auf das Symbol : Die Daten des Mitarbeiters werden vollständig auf einer neuen Seite angezeigt. Beispiel mps public solutions gmbh 218/259 Version 3.31

219 Verwaltung Über das Symbol kann direkt die Bearbeiten-Funktion für den Datensatz aufgerufen werden. Über den Link Zurück zur Mitarbeiter-Übersicht gelangen Sie zur ursprünglichen Mitarbeiterübersicht. Klicken Sie innerhalb der Mitarbeiterübersicht auf die Schaltfläche, um einen neuen Eintrag anzulegen, oder auf das Symbol zum Editieren von bestehenden Mitarbeiterdatensätzen. Die Seite Mitarbeiter bearbeiten bzw. Neuer Mitarbeiter wird angezeigt. Füllen Sie die Felder der Seite wie folgt aus: Feld Benutzergruppe Personalnummer Beschreibung In diesem Feld ist die Benutzergruppe anzugeben, die für die Administration des Mitarbeiters zuständig sein soll. In diesem Feld kann eine Personalnummer angegeben werden. Insbesondere dann, wenn die Personalangaben aus eine Verwaltungssoftware übernommen werden kann hier ein Zuordnungsmerkmal hinterlegt werden. Anrede Die Anrede muss zwingend im Portal hinterlegt werden, damit unabhängig von der gewählten Anzeigeoption für den Vornamen der Mitarbeiter im Portal ausreichende Informationen für eine korrekte Anrede des Mitarbeiters angezeigt werden können. Folgende Werte stehen zur Auswahl: Neutral Herr Frau Titel Sofern der Mitarbeiter einen Titel führt und dieser im Portal dargestellt werden soll, ist die Bezeichnung des Titels hier anzugeben. Name Der (Familien-) Name des Mitarbeiters muss angegeben werden. Vorname (intern) Vorname (öffentlich) In diesem Feld ist der Vorname des Mitarbeiters anzugeben. Es handelt sich um ein internes Feld, d.h. die hier gemachten Angaben werden nicht im Portal publiziert (aus diesem Grund ist hier der vollständige Vorname anzugeben, um die Zuordnung und Administration innerhalb des mpscitywerk-portals zu erleichtern). In diesem Feld ist der Vorname des Mitarbeiters in der Form anzugeben, wie er später auch im Portal dargestellt werden soll. Ist beispielsweise die Veröffentlichung von Vornamen nicht oder nicht bei allen Mitarbeitern gewünscht, kann hier beispielsweise nichts oder nur der Anfangsbuchstabe hinterlegt werden. mps public solutions gmbh 219/259 Version 3.31

220 Verwaltung Feld Hauptaufgabe/Funktion Hauptstelle Geburtsdatum (privat) Straße (privat) PLZ/Ort (privat) Telefon (privat) Telefax (privat) Mobil Mobil Bild Login Frontend Beschreibung In diesem Feld kann eine der zugewiesenen Stellenbesetzungen eines Mitarbeiters als Hauptaufgabe (Funktion) definiert werden. Bei der Suche nach Mitarbeitern im Portal wird diese dann in der Mitarbeiterübersicht angezeigt. Voraussetzung ist, dass bereits eine Stellenbesetzung für den Mitarbeiter angelegt wurde. Ähnlich wie bei der Hauptaufgabe kann auch hier eine der zugewiesenen Stellenbesetzungen als Hauptstelle definiert werden. Wird im Portal die Detailansicht eines Mitarbeiters aufgerufen wird dort die hier ausgewählte Stellenbesetzung angezeigt. Auch hier ist Voraussetzung, dass bereits eine Stellenbesetzung für den Mitarbeiter angelegt wurde. In diesem Feld kann das Geburtsdatum des Mitarbeiters erfasst werden. Die Angaben werden nur innerhalb des mpscitywerk-portals zur Administration verwendet. In diesen Feldern können private Kontaktdaten des Mitarbeiters (Anschrift, Rufnummern) hinterlegt werden. Diese werden im Portal nicht angezeigt. Achtung: Beachten Sie, dass die hier gemachten Angaben jedoch ggf. über die Funktion der virtuellen Visitenkarte für den Portalbesucher sichtbar werden können, sofern bei der Einrichtung der Export dieser Daten zugelassen wird! In diesem Feld kann eine (dienstliche) Mobilfunknummer angegeben werden (wenn der Mitarbeiter über dieses auch erreichbar sein und die Nummer nach außen publiziert werden soll). In diesem Feld ist die persönliche adresse des Mitarbeiters zu hinterlegen. Innerhalb des mpscitywerk-portals können adressen auch bei der der Stellenbesetzung hinterlegt werden: Ist bei der Stellenbesetzung eine Adressen vorhanden, wird diese verwendet. Nur wenn bei der Stellenbesetzung keine adresse angegeben wird, wird die Mitarbeiter- zur Anzeige im Portal verwendet. Optional kann für den Mitarbeiter ein Bild hinterlegt werden. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche rechts vom Feld. Über einen Windows-Standard-Dateidialog kann eine Grafik ausgewählt und in das Portal hochgeladen werden. Ist bereits eine Grafik vorhanden, werden unterhalb des Feldes zwei zusätzliche Schaltflächen angezeigt. Mit der Schaltfläche kann eine gespeicherte Grafik gelöscht, mit der Schaltfläche die Anzeige der Grafik aufgerufen werden. Das Bild wird bei der späteren Anzeige im Portal verwendet. Setzen Sie in diesem Feld ein Häkchen und speichern Sie den Eintrag ab, wird automatisch ein Portalbesucher-Account angelegt. Mit diesen Daten kann sich der Mitarbeiter dann (zum Beispiel für den Test von neuen Funktionen) als Besucher im Portal anmelden. Erläuterung: = Pflichtfeld (die so gekennzeichneten Felder müssen bei der Neuanlage angegeben werden). = Verknüpfung zu einem anderen Bereich des mpscitywerk-portals. Sind die Angaben erfasst, klicken Sie zum Speichern auf die Schaltfläche. Ein Klick auf die Schaltfläche verwirft die gemachten Änderungen und schließt die Seite. mps public solutions gmbh 220/259 Version 3.31

221 Verwaltung Um die ursprünglichen Angaben des Datensatzes erneut zu laden und ggf. gemachte Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf die Schaltfläche. Eine Sonderrolle nimmt das Merkmal Aktiv ein. Es wird nicht auf der Mitarbeiterseite angezeigt sondern ist ausschließlich in der Übersicht enthalten: Das Merkmal steuert, ob ein Mitarbeiterdatensatz in anderen Portalbereichen verwendet werden kann oder nicht. Bei der Neuanlage eines Datensatzes wird das Aktiv-Häkchen automatisch gesetzt. Soll der Datensatz (noch) nicht innerhalb des Portals verwendet werden, weil beispielsweise noch weitere Erfassungen notwendig sind, genügt es, das Häkchen in diesem Feld zu entfernen. Hinweis Auch wenn ein Mitarbeiter als "Aktiv" gekennzeichnet ist, führt dies nicht automatisch zu einer Darstellung des Datensatzes im öffentlichen Portal. Eine Publizierung erfolgt erst dann, wenn der Mitarbeiter in einer Stellenbesetzung zugeordnet wurde Aufgaben & Stellen Die Aufgaben und Stellen, sowie die dazu gehörenden Stellenbesetzungen sind einer der Kernbereiche von mpscitywerk zur Erfassung und Zuordnung der organisatorischen Zusammenhänge innerhalb einer Verwaltung. Auch werden hier wichtige Funktionen zur Verknüpfung der Verwaltungsdaten erfasst und gepflegt. Räume Gebäude Struktur extern Struktur intern Aufgaben Dienstleistungen Stellen Mitarbeiter Stellenbesetzung Lebenslagen Die Aufgaben der Verwaltung können aus unterschiedlichen Quellen in das Portal einfließen. Sofern vorhanden können die Angaben aus einem kommunalen Aufgabenverteilungsplan übernommen werden. Möglich ist jedoch auch eine Ableitung aus den Stellenbeschreibungen des Stellenplans der Verwaltung, aus dem Aktenplan oder aus dem Verwaltungsgliederungsplan. Häufig werden Aufgaben innerhalb der Kommune auch unter dem Begriff Produkte ( Produktkatalog ) geführt. Sofern die doppische Haushaltsführung in der Verwaltung eingesetzt wird, bietet es sich an, die Aufgabenbeschreibungen aus dem dann vorliegenden Produktplan mit seinen Produktbeschreibungen zu übernehmen und so das neue Steuerungsinstrument der Doppik auch als Grundlage für das Portal zu nutzen. Achten Sie darauf, die Aufgabenbereiche nicht zu detailliert aufzubauen: Einzeltätigkeiten, die zu einer Aufgabe gehören, werden in dem separaten Einrichtungsbereich Dienstleistungen im System hinterlegt. mps public solutions gmbh 221/259 Version 3.31

222 Verwaltung Aus diesem Grund sollten Aufgaben mehr zur groben Zusammenfassung von gleichartigen Dienst- und Serviceleistungen der Verwaltung genutzt werden. Die Stellen in mpscitywerk werden in der Regel aus dem Stellenplan der Verwaltung übernommen. Es handelt sich hierbei um eine Abstraktionsebene, die in neutraler Form die Arbeitsplätze (Stellen) der Verwaltung mit den jeweiligen Verwaltungsstrukturen verknüpft. Die Mitarbeiter werden dann im Anschluss über die Stellenbesetzung den Stellen zugeordnet. So ist sichergestellt, dass bei einem Wechsel der Mitarbeiter keine Anpassungen an der Verwaltungsstruktur erforderlich sind: Es werden lediglich die Zuordnungen bei der Stellenbesetzung ausgetauscht, was zu einer unabhängigen und flexiblen Verwaltung der Daten innerhalb von mpscitywerk beiträgt Aufgaben verwalten Um einen neuen Eintrag für eine Aufgabe anzulegen oder einen bestehenden zu editieren, wählen Sie Verwaltung Aufgaben & Stellen Aufgaben. Die bereits im Portal eingerichteten Aufgaben werden angezeigt. Zu jedem vorhandenen Eintrag werden der Schlüssel, die Bezeichnung (Spalte 'Aufgabe'), die zugeordnete interne Struktur sowie die zuständige Benutzergruppe angezeigt. Aufgaben können (je nach Umfang) wahlweise auf einer oder mehreren Ebenen eingerichtet werden. Welche Variante zum Einsatz kommt, hängt u.a. von der Komplexität und von der Anzahl der Aufgabenbereiche ab, die im Portal abgebildet werden soll. Arbeiten Sie mit mehreren Ebenen, wird beim Aufruf der Aufgaben zunächst nur die oberste Ebene dargestellt: Um nachgeordnete Ebenen anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol. Die Bedienelemente entsprechen dem mpscitywerk-standard (siehe Abschnitt dieser Dokumentation). So können beispielsweise Aufgaben mit Hilfe der Symbole innerhalb der gebildeten Struktur verschoben oder neu zugeordnet werden. Wie bei der Einrichtung der internen/externen Struktur stehen Ihnen auch bei den Aufgaben die Funktionen für die Map-Darstellung (siehe Abschnitt ) und die Möglichkeit zur Anpassung der Aufgabenbezeichnung (siehe Abschnitt ) zur Verfügung. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einen neuen Eintrag anzulegen, oder auf das Symbol zum Editieren von bestehenden Aufgaben (ggf. muss zuvor die gewünschte Ebene mit Hilfe des Symbols ausgewählt werden). Die Seite Aufgaben bearbeiten bzw. Aufgaben anlegen wird angezeigt. Füllen Sie die Felder der Seite wie folgt aus: Feld Benutzergruppe Beschreibung In diesem Feld ist die Benutzergruppe anzugeben, die für die Administration der Aufgabe zuständig sein soll. mps public solutions gmbh 222/259 Version 3.31

223 Verwaltung Feld Schlüssel Beschreibung In diesem Feld kann ein Schlüsselwert für die Aufgabe festgelegt werden. Werden die Aufgaben beispielsweise auf Basis des Produktplans gebildet kann hier die Produktnummer hinterlegt werden. Die Verwendung von Schlüsseln, die eindeutig auf die Datenbasis verweisen, bietet später den Vorteil, Änderungen in der Basis rasch in mpscitywerk übernehmen zu können. Name In diesem Feld ist die Bezeichnung der Aufgabe anzugeben. Nicht als eigenständige Aufgabe anzeigen Aufgabenbereich publizieren Beschreibung Rechtsgrundlage Interne Struktur Setzen Sie in diesem Feld ein Häkchen, wenn die Aufgabe nicht als eigenständige Aufgabe dargestellt werden soll. Setzen Sie in diesem Feld ein Häkchen, wenn die Aufgabe im Portal veröffentlicht werden soll. Ist das Häkchen nicht gesetzt wird die Aufgabe nicht für Portalbesucher sichtbar. In diesem Feld kann eine Beschreibung der der Aufgabe hinterlegt werden. Die hier gespeicherte Erklärung kann später auch im Portal für Besucher angezeigt werden. In diesem Feld kann die Rechtsgrundlage der Aufgabe definiert werden. Sie wird dem Portalbesucher später zu Informationszwecken angezeigt. Das Feld wird an dieser Stelle nur dann angezeigt, wenn in der Verwaltungsgrundeinstellung die Option 'Die Rechtsgrundlagen werden gepflegt bei den' auf 'Aufgaben' gesetzt ist. In diesem Feld muss die Aufgabe einem Element der internen Struktur zugeordnet werden. Klicken Sie hierzu auf das Symbol rechts im Feld, um eine Liste der verfügbaren Strukturelemente anzeigen zu lassen. Erläuterung: = Pflichtfeld (die so gekennzeichneten Felder müssen bei der Neuanlage angegeben werden). = Verknüpfung zu einem anderen Bereich des mpscitywerk-portals. = Dieses Feld ist nur bei einer bestimmten Verwaltungseinstellung verfügbar. Sind die Angaben erfasst, klicken Sie zum Speichern auf die Schaltfläche. Ein Klick auf die Schaltfläche verwirft die gemachten Änderungen und schließt die Seite. Um die ursprünglichen Angaben des Datensatzes erneut zu laden und ggf. gemachte Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf die Schaltfläche Stellen verwalten Um einen neuen Eintrag für eine Stelle anzulegen oder einen bestehenden zu editieren, wählen Sie Verwaltung Aufgaben & Stellen Stellen. Die bereits im Portal eingerichteten Stellen werden angezeigt. Zu jedem vorhandenen Eintrag werden der Schlüssel, die Bezeichnung, die zugeordnete externe Struktur sowie die zuständige Benutzergruppe angezeigt. Die Bedienelemente entsprechen dem mpscitywerk-standard (siehe Abschnitt dieser Dokumentation). So können beispielsweise Aufgaben mit Hilfe der Symbole innerhalb der gebildeten Struktur verschoben oder neu zugeordnet werden. Zusätzlich stehen auf der Ebene der Stellen folgende Funktionsaufrufe zur Verfügung: Besetzungen festlegen (siehe Abschnitt ) Aufgaben zuordnen (siehe Abschnitt ) mps public solutions gmbh 223/259 Version 3.31

224 Verwaltung Wie bei der Einrichtung der internen/externen Struktur steht Ihnen auch bei den Stellen die Funktion für die Map-Darstellung (siehe Abschnitt ) zur Verfügung. Ebenso ist eine Suchfunktion im Kopf der Seite integriert (siehe Abschnitt 6.8.1). Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einen neuen Eintrag anzulegen, oder auf das Symbol zum Editieren von bestehenden Stellen. Die Seite Stellen bearbeiten bzw. Neue Stelle anlegen wird angezeigt. Füllen Sie die Felder der Seite wie folgt aus: Feld Benutzergruppe Schlüssel Beschreibung In diesem Feld ist die Benutzergruppe anzugeben, die für die Administration der Stelle zuständig sein soll. In diesem Feld kann ein Schlüssel für die Zuordnung der Stelle hinterlegt werden. Dies kann z.b. ein Merkmal aus dem Stellenplan der Verwaltung sein, wenn dieser als Basis für die Datenerfassung verwendet wird. Die Verwendung von Schlüsseln, die eindeutig auf die Datenbasis verweisen, bietet später den Vorteil, Änderungen in der Basis rasch in mpscitywerk übernehmen zu können. Bezeichnung In diesem Feld ist die Bezeichnung der Stelle festzulegen. Beschreibung (interne Verwendung) Öffentliche Verwaltungsebene In diesem Feld kann eine interne Beschreibung (z.b. aus dem Stellenplan) hinterlegt werden. Diese wird nicht im Portal publiziert. In diesem Feld kann die Stelle mit einer bestimmten Position der externen Struktur verknüpft werden. Erläuterung: = Pflichtfeld (die so gekennzeichneten Felder müssen bei der Neuanlage angegeben werden). = Verknüpfung zu einem anderen Bereich des mpscitywerk-portals. Sind die Angaben erfasst, klicken Sie zum Speichern auf die Schaltfläche. Ein Klick auf die Schaltfläche verwirft die gemachten Änderungen und schließt die Seite. Um die ursprünglichen Angaben des Datensatzes erneut zu laden und ggf. gemachte Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf die Schaltfläche (Stellen-) Besetzung festlegen Da die Stellen selbst keine Angaben zum Mitarbeiter beinhalten, muss die Zuordnung Stellen Mitarbeiter auf einer eigenen Verwaltungsebene erfolgen. Hierzu dient der Programmteil Besetzung festlegen. Um eine Besetzung erstmalig festzulegen bzw. eine bestehende einzusehen/zu editieren, rufen Sie zunächst die Seite Stellen auf. Klicken Sie dann bei dem Datensatz mit der Stelle, die bearbeitet werden soll, auf das Symbol : Die Seite Stellenbesetzung zu wird angezeigt. In der Übersicht werden alle Mitarbeiter angezeigt, die der jeweiligen Stelle zugeordnet sind: mps public solutions gmbh 224/259 Version 3.31

225 Verwaltung Im Kopf der Seite werden Ihnen Informationen zu dem aktuellen Datensatz angezeigt, der bearbeitet wird ( Stelle, externe Struktur, Aufgaben). Die Stellenbesetzung ist keine 1:1-Zuordnung zwischen Stellen und Mitarbeitern. So können durchaus mehrere Einträge in der Übersicht enthalten sein, weil Einträge für eine bevorstehende Änderung bereits erfasst, aber noch nicht auf aktiv gesetzt wurden es sich um Halbtagskräfte handelt eine Stelle (oder Teile von deren Tätigkeiten) durch mehrere Mitarbeiter wahrgenommen werden Die bereits im Portal eingerichteten Stellenbesetzungen werden auf der Seite in einer Tabellendarstellung angezeigt. Zu jedem vorhandenen Eintrag werden der Name des Mitarbeiters, die zuständige Benutzergruppe für dessen Verwaltung, das Gebäude und der Raum angezeigt. Zusätzlich stehen auf dieser Ebene zwei weitere Funktionsaufrufe zur Verfügung: Besuchs-/Ansprechzeiten der Stellenbesetzung Kennzeichnung, ob der Datensatz aktiv ist Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einen neuen Eintrag anzulegen, oder auf das Symbol zum Editieren von bestehenden Stellen-Besetzungen. Die Seite Stellen-Besetzung bearbeiten bzw. Neue Stellen-Besetzung anlegen wird angezeigt. Füllen Sie die Felder der Seite wie folgt aus: Feld Als Ansprechpartner publizieren Mitarbeiter Funktion/Aufgabe Gebäude Raum Durchwahl Beschreibung Setzen Sie in diesem Feld ein Häkchen, wenn der Mitarbeiter bei dieser Stelle als Ansprechpartner im Portal publiziert werden soll. In diesem Feld ist der Mitarbeiter auszuwählen, der der Stelle zugeordnet werden soll. Zur Auswahl des Mitarbeiters klicken Sie auf das Symbol rechts im Feld. Diese Angaben sind mit der Hauptaufgabe der Stelle bei der Mitarbeiterdaten verbunden. In diesen beiden Feldern erfolgt die Zuordnung zu dem Gebäude und dem Raum, in dem die Stelle untergebracht ist bzw. in dem die Aufgaben/Dienstleitungen erbracht werden. Zur Auswahl der jeweiligen Information klicken Sie auf das Symbol rechts im Feld (das Feld Raum wird dabei erst nach Selektion des Gebäudes eingeblendet). Hier kann ein interner Verweis auf eine Durchwahl für die Stellenbesetzung hinterlegt werden. Diese wird nicht im Portal veröffentlicht. mps public solutions gmbh 225/259 Version 3.31

226 Verwaltung Feld Telefon Telefax Mobil-Telefon Briefkopf Befugnis Beschreibung In diesem Feld kann die Rufnummer bzw. die Faxnummer angegeben werden, die mit der Stellenbesetzung verknüpft werden soll. Für die spätere Anzeige im Portal werden die hier gemachten Angaben mit den Angaben des Gebäudes kombiniert: Feld [Telefon Vorwahl] des Gebäudes + Feld [Telefon] der Stellenbesetzung Achten Sie daher bei der Einrichtung darauf, dass die Angaben Telefon Vorwahl und Telefon/Telefax aufeinander abgestimmt sind. In diesem Feld kann eine dienstliche Handyrufnummer (inkl. Vorwahl) hinterlegt werden. Diese wird später im Portal publiziert. In diesem Feld kann eine adresse hinterlegt werden, die mit der Stellenbesetzung verknüpft sein soll. Die hier hinterlegte Adresse wird später auch im Portal angezeigt. Wird das Feld nicht gefüllt, wird im Portal die adresse angezeigt, die beim Mitarbeiter hinterlegt wurde. Interne Felder (werden teilweise zur Speicherung von Daten aus Altsystemen im Rahmen von Konvertierungen/Datenübernahmen genutzt). Sofern die Felder verwendet werden sollen, setzen Sie sich bitte mit unserer Dienstleistung in Verbindung. Erläuterung: = Pflichtfeld (die so gekennzeichneten Felder müssen bei der Neuanlage angegeben werden). = Verknüpfung zu einem anderen Bereich des mpscitywerk-portals. Sind die Angaben erfasst, klicken Sie zum Speichern auf die Schaltfläche. Ein Klick auf die Schaltfläche verwirft die gemachten Änderungen und schließt die Seite. Um die ursprünglichen Angaben des Datensatzes erneut zu laden und ggf. gemachte Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf die Schaltfläche Dienstleistung eingrenzen Im Regelfall erfolgt die Zuordnung zwischen Stellenbesetzung und den Dienstleistungen, die von dieser Stellenbesetzung erbracht werden, ausgehend von der Dienstleistung (siehe Abschnitt ). Es ist jedoch auch möglich, ausgehend von der Stellenbesetzung die Dienstleistungen einzuschränken (oder zu erweitern). Rufen Sie hierzu die Seite Stellen-Besetzung zu (siehe Beschreibung im Abschnitt ) auf, wählen Sie den zugeordneten Mitarbeiter mit Hilfe des Symbols aus und klicken Sie anschließend auf den Link Dienstleistungen eingrenzen. Voraussetzung ist, dass die Stellenbesetzung bereits bei einer (oder mehreren) Aufgaben zugeordnet wurde. In einer Übersicht werden die über die Aufgabe verknüpfbaren Dienstleistungen angezeigt. Die Dienstleistungen, die bereits zugeordnet sind, sind mit einem Häkchen markiert. Setzen oder entfernen Sie nun die Häkchen bei den Dienstleistungen, die zusätzlich über diese Stellenbesetzung erbracht werden sollen oder die nicht mehr erbracht werden. Sind die Angaben vollständig abgeändert, klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen, um die Änderungen zu speichern (oder auf Abbrechen, um die Änderungen zu verwerfen) Besuchs-/Ansprechzeiten der Stellenbesetzung Neben der Festlegung der Besuchs- und Ansprechzeiten auf Ebene der externen Struktur kann bei Bedarf auch eine feinere Abstimmung dieser Zeiten auf Ebene der Stellenbesetzung durchgeführt werden. Es gilt dann die Regel, dass die bei der externen Struktur hinterlegten Zeiten auch bei den Mitarbeitern im Portal angezeigt werden, es sei denn, bei der Stellenbesetzung ist eine eigen Zeiteinteilung hinterlegt. mps public solutions gmbh 226/259 Version 3.31

227 Verwaltung Klicken Sie hierzu in der Übersicht Stellen-Besetzung zu bei der betreffenden Stellenbesetzung auf das Symbol. Die bereits beschriebene Seite Besuchs-/Ansprechzeiten bearbeiten wird angezeigt (siehe Abschnitt ). Zur Verwaltung der Daten steht Ihnen zusätzlich auf dieser Ebene eine weitere Funktion zur Verfügung: Die Möglichkeiten, die Zeiten von links nach rechts und umgekehrt zu kopieren. Klicken Sie hierzu auf eines der beiden Pfeil-Symbole Aufgaben zuordnen Auf Ebene der Stellen (Verwaltung Aufgaben & Stellen Stellen) erfolgt die Zuordnung von Stellen zu bestimmten Aufgaben. Rufen Sie hierzu die Stellenübersicht auf und klicken Sie bei der Stelle, für die eine Zuordnung bearbeitet werden soll, auf das Symbol : Die Seite Aufgaben der Stelle [Bezeichnung] festlegen wird angezeigt. Je nach Aufbau der Aufgabenstruktur innerhalb von mpscitywerk können mit Hilfe des Links Vollständige Aufgabenstruktur zeigen alle nachgeordnete Ebenen eingeblendet werden bzw. mit dem Link Unteraufgaben verbergen alle nachgeordneten Aufgabenebenen ausgeblendet werden. Für einzelne Aufgabenstrukturen ist dies auch gezielt über das Symbol möglich. In der Übersicht muss nun festgelegt werden, welche Aufgaben der Stellenbesetzung zugeordnet werden sollen. Setzen Sie hierzu bei den zutreffenden Einträgen ein Häkchen. Sind die Angaben erfasst, klicken Sie zum Speichern auf die Schaltfläche. Ein Klick auf die Schaltfläche verwirft die gemachten Änderungen und schließt die Seite. Um die ursprünglichen Angaben des Datensatzes erneut zu laden und ggf. gemachte Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf die Schaltfläche Dienstleistungen Im Bereich der Dienstleistung werden alle relevanten Informationen erfasst, die die unterschiedlichen Dienst- und Serviceleistungen der Verwaltung für den Bürger oder die Wirtschaft detailliert beschreiben. Während bei den Aufgaben lediglich allgemeine Tätigkeitsfelder der Verwaltung beschrieben werden, soll der Portalnutzer über die Dienstleistung alle notwendigen Angaben erhalten, um einen bestimmten Vorgang innerhalb der Verwaltung auszulösen. Auch können reine Informationsseiten aufgebaut werden, die beispielsweise allgemeine Aufgaben der Kommune im Detail beschreiben. Die Dienstleistungen können nach der Erfassung einer Aufgabe zugeordnet werden (jede Aufgabe wird somit durch zumindest eine zugeordnete Dienstleistung abgebildet). mps public solutions gmbh 227/259 Version 3.31

228 Verwaltung Räume Gebäude Struktur extern Struktur intern Aufgaben Dienstleistungen Stellen Mitarbeiter Stellenbesetzung Lebenslagen Ähnlich wie bei den Gebäuden & Räumen steht Ihnen auch bei den Dienstleistungen eine Suchfunktion zur Verfügung (siehe Beschreibung im Abschnitt 6.8.1). Die Suche erfolgt im Fall der Dienstleistung auf die Felder Dienstleistungsname, Dienstleistung gestalten und Schlagworte. Hinweis Die in diesem Programmteil definierten Dienstleistungen dienen gleichzeitig als Datengrundlage für die Lebenslagen Dienstleistungen verwalten Um einen neuen Eintrag für eine Dienstleistung anzulegen oder einen bestehenden zu editieren, wählen Sie Verwaltung Dienstleistungen. Die bereits im Portal eingerichteten Aufgaben werden angezeigt. Zu dem vorhanden Eintrag werden der Name der Dienstleistung, die zuständige Benutzergruppe, die zugeordnete Aufgabe und das Aktiv-Merkmal angezeigt. Dienstleistungen können ähnlich wie Aufgaben oder die externe Struktur wahlweise auf einer oder mehreren Ebenen eingerichtet werden (je nach Umfang der Dienstleistungs- und Serviceportfolios). Arbeiten Sie mit mehreren Ebenen, wird beim Aufruf der Dienstleistungen zunächst nur die oberste Ebene dargestellt: Um nachgeordnete Ebenen anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol. Die Bedienelemente entsprechen dem mpscitywerk-standard (siehe Abschnitt dieser Dokumentation). So können beispielsweise Dienstleistungen mit Hilfe der Symbole der gebildeten Struktur verschoben oder neu zugeordnet werden. innerhalb mps public solutions gmbh 228/259 Version 3.31

229 Verwaltung Zusätzlich stehen auf der Ebene der Dienstleistungen folgende Funktionsaufrufe zur Verfügung: Aufgaben zuordnen (siehe Abschnitt ) Formulare zuordnen (siehe Abschnitt ) Gebühren zuordnen (siehe Abschnitt ) Fristen zuordnen (siehe Abschnitt ) Stellenbesetzungen bearbeiten (siehe Abschnitt ) Vorschau (ruft eine Beispielansicht auf die ausgewählte Dienstleistung in einem separaten Browserfenster auf). Wichtig Achten Sie auf die Kennzeichnung in der Spalte 'aktiv'. Nur wenn die Dienstleistung hier mit einem Häkchen gekennzeichnet ist, kann diese im Portal dargestellt werden. Bei neu erfassten Dienstleistungen wird das Häkchen nicht automatisch gesetzt! Wie bei der Einrichtung der internen/externen Struktur steht Ihnen auch bei den Dienstleistungen die Funktion der Map-Darstellung (siehe Abschnitt ) zur Verfügung. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einen neuen Eintrag anzulegen, oder auf das Symbol zum Editieren von bestehenden Dienstleistungen (ggf. muss zuvor die gewünschte Ebene mit Hilfe des - Symbols angewählt werden). Nach dem Aufruf wird die Seite Dienstleistung bearbeiten bzw. Neue Dienstleistung angezeigt. Füllen Sie die Felder der Seite wie folgt aus: Feld Benutzergruppe Beschreibung In diesem Feld ist die Benutzergruppe anzugeben, die für die Administration der Dienstleistung zuständig sein soll. Dienstleistungsname Geben Sie hier die gewünschte Bezeichnung für die Dienstleistung an. Siehe auch nachfolgenden Hinweis zu vererbten Informationen. Intern/öffentlich Drittanbieter Partner Über dieses Merkmal kann die Dienstleistung als intern (= reines Gliederungselement) oder öffentlich (= zur Darstellung innerhalb des Portals) hinterlegt werden. Setzen Sie in diesem Feld ein Häkchen, wenn die Dienstleistung nicht durch die Verwaltung selbst sondern durch einen Drittanbieter bereitgestellt wird. Ist das Häkchen gesetzt werden automatisch das Feld Partner und die Schaltfläche ändern aktiviert: Klicken Sie auf die Schaltfläche : In einem separaten Fenster Partner Auswahl kann der Partner und der dort zuständige Mitarbeiter ausgewählt werden. Beispiel Weitere Hinweise zur Verwaltung von Partnern und Partner-Mitarbeiter finden Sie im Abschnitt dieser Dokumentation. mps public solutions gmbh 229/259 Version 3.31

230 Verwaltung Feld Dienstleistung gestalten Beschreibung In diesem Feld kann mit Hilfe des mpscitywerk-text-editors eine ausführliche Beschreibung für die Dienstleistung hinterlegt werden. Hierbei können u.a. auch Links, Bilder, Tabellen, etc. eingefügt werden. Siehe auch nachfolgenden Hinweis zu vererbten Informationen. In diesem Feld können Sie die erweiterten Formatierungsfunktionen von mpscitywerk nutzen: (siehe hierzu die Beschreibung im Abschnitt 4.1). Neben den Standard-Formatierungsfunktionen steht Ihnen in diesem Feld das Symbol Formular einfügen zur Verfügung. Sind zu der Dienstleistung Formulare hinterlegt, klicken Sie auf dieses Symbol: Die verfügbaren Formulare werden in einem separaten Fenster angezeigt. Beispiel Erläuterung: = Pflichtfeld (die so gekennzeichneten Felder müssen bei der Neuanlage angegeben werden). = Verknüpfung zu einem anderen Bereich des mpscitywerk-portals. Zusätzlich stehen auf der Seite einige besondere Funktionen zur Verfügung, die über eigene Steuerelemente aufgerufen werden können: Im Kopf der Seite kann über das Symbol Hierarchie eine Übersicht der Hierarchieebenen eingeblendet werden. Klicken Sie auf das Symbol werden die übergeordneten und die Ebenen auf der gleichen Stufe angezeigt. Beispiel Die aktuelle Hierarchiestufe ist fett markiert. Haben Sie eine Hierarchie aufgebaut, werden beim Aufruf von nachgeordneten Ebenen drei weitere Symbole eingeblendet und zwar jeweils bei den Feldern Dienstleistungsname, Dienstleistung gestalten, Unterlagen, Gebühren und Schlagworte:. Diese dienen zur Verwaltung und Steuerung der vererbten Informationen. Innerhalb einer Dienstleistungshierarchie werden bei der Neuanlage einer nachgeordneten Ebene die Informationen der übergeordneten Ebene automatisch vererbt. Die oben genannten Felder sind dann zunächst - gegen Änderungen geschützt. Klicken Sie auf die Schaltfläche, kann der voreingestellte mps public solutions gmbh 230/259 Version 3.31

231 Verwaltung Text geändert oder angepasst werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um den Text der übergeordneten Ebene erneut zu übernehmen (etwaige Änderungen gehen damit verloren). Über diese 'Dateireiter' unterhalb des Feldes Dienstleistung gestalten können zusätzliche Funktionen aufgerufen werden: Klicken Sie auf Unterlagen wird ein weiteres Eingabefeld eingeblendet, in dem Sie die für die Erbringung der Dienst- oder Serviceleistung erforderlichen Unterlagen aufführen und beschreiben können (z.b. Familienbuch mitbringen, etc.). Beispiel Für die Formatierung des Textes stehen hier die Formatierungsmöglichkeiten Fett ( ), Kursiv ( ) und Unterstrichen ( ) zur Verfügung. Als Gliederungsmöglichkeiten innerhalb des Textes können numerische Aufzählungen ( ) oder Punktaufzählungen ( )genutzt werden. Klicken Sie auf den Dateireiter Gebühren, kann ein kurzer, erläuternder Text zu den ggf. bei der Dienstleistung anfallenden Gebühren hinterlegt werden. Beispiel Formatierungsfunktionen stehen Ihnen für diesen Erläuterungstext nicht zur Verfügung. Beachten Sie bitte auch, dass es sich hierbei lediglich um eine zusätzlich Texterläuterung handelt: Die ebenfalls mögliche Zuordnung von Gebühren zu einer Dienstleistung erfolgt separat und ist unabhängig von dem hier erfassten Text. Klicken Sie auf den Dateireiter Schlagworte, öffnet sich ebenfalls ein Texteingabefeld (ohne weitere Formatierungsoptionen). Schlagworte sind reine Textelemente innerhalb des mpscitywerk-portals, die von Suchfunktionen einer Website berücksichtigt werden (englisch "Tags"). Beispiel Schlagwörter oder Tags werden von der Portal-Suche berücksichtigt, ohne dass diese im Portal selbst dargestellt werden. Diese beiden Schaltflächen werden für die Hinterlegung von Tabellen oder Medien (z.b. Bilder) im Feld Dienstleistung gestalten benötigt. Eine allgemeine Beschreibung des mpscitywerk- Texteditors finden Sie im Abschnitt 4.1 dieser Dokumentation. werden. Über diese Schaltfläche können die bei der Dienstleistung zugeordneten Formulare angezeigt mps public solutions gmbh 231/259 Version 3.31

232 Verwaltung Beispiel Eine Bearbeitung der Formularzuordnung ist an dieser Stelle nicht möglich (siehe hierzu Abschnitt dieser Dokumentation). Sind alle Angaben erfasst, klicken Sie zum Speichern auf die Schaltfläche. Ein Klick auf die Schaltfläche verwirft die gemachten Änderungen und schließt die Seite. Um die ursprünglichen Angaben des Datensatzes erneut zu laden und ggf. gemachte Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf die Schaltfläche Sortierung festlegen (neue Dienstleistung) Handelt es sich um eine Neuerfassung einer Dienstleistung wird nach der Bestätigung eine neue Seite angezeigt, auf der die Sortierung innerhalb der Übersichtsseite Dienstleistungen festgelegt werden kann. Zur Auswahl stehen zwei Optionen: Voreingestellt wird die alphabetische Sortierung. Alternativ kann auch eine numerische Einsortierung erfolgen: Hierbei wird der neue Datensatz an Ende der bereits vorhandenen Dienstleistungen angehangen. Bestätigen Sie die Auswahl durch Klicken auf die Schaltfläche Zuordnung Aufgabe zur Dienstleistung (neue Dienstleistung) Handelt es sich um eine Neuerfassung einer Dienstleistung wird nach der Bestätigung der Sortierreihenfolge automatisch eine weitere Zuordnungsseite angezeigt. Mit ihrer Hilfe kann die neue Dienstleistung mit einer Aufgabe verknüpft werden. Beim Start der Seite werden zunächst die Aufgaben der obersten Aufgabenebene angezeigt: Über den Link Vollständige Aufgabenstruktur zeigen können alle nachgeordneten Aufgabenebenen ein (und auch wieder ausgeblendet) werden. Durch Klicken auf das Symbol kann das Ein- oder Ausblenden gezielt für eine bestimmte Aufgabenebene erfolgen. Markieren Sie die Aufgabe, zu der die Dienstleistung zugeordnet werden soll ( ) und bestätigen Sie die Angabe durch Klicken auf die Schaltfläche. mps public solutions gmbh 232/259 Version 3.31

233 Verwaltung Stellenbesetzung zur Dienstleistung bearbeiten Unabhängig davon, ob es sich um eine neue oder um eine bereits bestehende Dienstleistung handelt, wird beim Speichern einer Dienstleistung automatisch eine neue Seite zur Bearbeitung der Stellenbesetzung angezeigt (Seite Stellenbesetzungen zur Dienstleistung [Bezeichnung] bearbeiten): Die Anzeige erfolgt automatisch dann, wenn auf der Seite Dienstleistung bearbeiten bzw. Neue Dienstleistung auf die Schaltfläche geklickt wurde. Innerhalb der Übersicht werden alle relevanten Informationen für die Zuordnung angezeigt: Im Kopf wird die der Dienstleistung zugeordnete Stelle ausgewiesen. Sind mehrere Stellen bei der Dienstleistung zugeordnet, wird für jede dieser Stellen ein eigener Zuordnungsblock angezeigt. Unterhalb der Stellenzeile wird die aktuelle Stellenbesetzung angezeigt. Sind mehrere Mitarbeiter zugeordnet worden, werden diese untereinander & verschachtelt dargestellt. Als nächstes folgt die Aufgabenbeschreibung. Wird mit unterschiedlichen Aufgabenebenen gearbeitet werden alle relevanten Ebenen dargestellt. Die bei der Stellenbesetzung bereits zugeordneten Dienstleistungen, die der gleichen Aufgabe zugeordnet sind, werden in der Übersicht auch angezeigt. aktuell bearbeitete Dienstleistung wird grün markiert dargestellt. Mit Hilfe der Ankreuzkästchen ( ) kann festgelegt werden, bei welcher Stellenbesetzung eine Dienstleistung angezeigt werden soll oder nicht. Über das Symbol kann die Sortierung für die öffentliche Ebene festgelegt werden. Sind mehrere Sachbearbeiter mit der Erbringung einer Dienstleistung betraut, kann auf diesem Weg die spätere Sortierung im Portal und somit die Anzeige für den Portalbesucher gesteuert werden. Klicken Sie auf das Symbol, wird in einem separaten Fenster eine Übersicht der Mitarbeiter angezeigt, die über die Stellenbesetzung mit der Dienstleistung verknüpft sind. Mit Hilfe der Standard-Schaltflächen für die Anpassung der Sortierung ( ) kann die Reihenfolge individuell festgelegt werden. Zur Kontrolle der gemachten Angaben kann mit Hilfe des Symbols Browserfenster gestartet werden. eine Vorschau in einem separaten Unterhalb der Übersicht Stellenbesetzung/Dienstleistung sind zwei weitere Funktionen verfügbar: Alle markieren und Markierung aufheben. Klicken Sie auf eine der beiden Optionen, um automatisch alle Markierungen zu setzen oder alle Markierungen zu entfernen. Sind die gewünschten Angaben gemacht, klicken Sie auf die Schaltfläche zu speichern., um die Anpassungen mps public solutions gmbh 233/259 Version 3.31

234 Verwaltung Aufgaben zuordnen Klicken Sie in der Übersicht der Dienstleistungen bei einem Datensatz auf das Symbol, um eine Dienstleistung einem Auftrag zuzuordnen. Die Seite Zugeordnete Aufgabe zur Dienstleistung [Bezeichnung] festlegen wird gestartet. Zur Nutzung dieser Seite siehe Beschreibung im Abschnitt Formulare zuordnen Im System gespeicherte Formulare können einer Dienstleistung zugeordnet werden, damit diese im Portal gemeinsam angezeigt werden. Für die Hinterlegung von Formularen im Portal siehe Abschnitt 6.12 dieser Dokumentation. Sollen einer Dienstleistung Formulare zugeordnet werden, klicken Sie in der Übersicht Dienstleistungen bei dem Dienstleistungsdatensatz auf das Symbol. Die Seite Formulare der Dienstleistung [Bezeichnung] festlegen wird angezeigt: Es werden alle im System gespeicherten Formulare angezeigt. Zu jedem Eintrag ist die Bezeichnung des Formulars, die zugeordnete externe Strukturebene sowie der Formulartyp (Upload/Link) ersichtlich. Setzen Sie bei den zutreffenden Formularen im Feld der ersten Spalte ein Häkchen. Sind alle Formulare markiert, bestätigen Sie die Kennzeichnung durch Klicken auf die Schaltfläche Gebühren zuordnen Sind innerhalb von mpscitywerk Angaben zu Gebühren eingerichtet worden, können diese direkt einer Dienstleistung zugeordnet werden. Die Angaben werden dann gemeinsam im Portal angezeigt und der Portalbesucher erkennt so bereits bei der Anzeige der Dienstleistung ggf. notwendige Gebühren, Auslagen oder sonstige Kosten. Für die Hinterlegung von Gebühren im Portal siehe Abschnitt dieser Dokumentation. Sollen einer Dienstleistung Gebühren zugeordnet werden, klicken Sie in der Übersicht Dienstleistungen bei dem Dienstleistungsdatensatz auf das Symbol. Die Seite Gebühren der Dienstleistung [Bezeichnung] festlegen wird angezeigt: Es werden alle im System gespeicherten Gebührenangaben angezeigt. Zu jedem Eintrag ist die Bezeichnung der Gebühr, das Kassenzeichen, die Gebührenstaffelung und die Gebührenart ersichtlich. Setzen Sie bei den Gebühren, die mit der Dienstleistung angezeigt werden sollen, in der ersten Spalte ein Häkchen. Sind alle Gebühren markiert, bestätigen Sie die Kennzeichnung durch Klicken auf. mps public solutions gmbh 234/259 Version 3.31

235 Verwaltung Fristen zuordnen Wurden innerhalb von mpscitywerk Angaben zu Fristen im System eingerichtet, können diese Angaben direkt einer Dienstleistung zugeordnet werden. Die Angaben werden dann gemeinsam im Portal angezeigt und der Portalbesucher erkennt so bereits bei der Anzeige der Dienstleistung, ob und wenn welche Fristen für die Nutzung und Inanspruchnahme der Dienstleistung zu beachten sind. Für die Hinterlegung von Fristen im Portal siehe Abschnitt dieser Dokumentation. Sollen einer Dienstleistung bestimmte Fristen zugeordnet werden, klicken Sie in der Übersicht Dienstleistungen bei dem Dienstleistungsdatensatz auf das Symbol. Die Seite Fristen der Dienstleistung [Bezeichnung] festlegen wird angezeigt: Es werden alle im System eingerichteten Fristen angezeigt. Zu jedem Eintrag ist die Bezeichnung der Frist, die Fristendauer sowie die Fristenart ersichtlich. Setzen Sie bei den Fristen, die mit der Dienstleistung verknüpft werden sollen, in der ersten Spalte ein Häkchen. Sind alle Fristen markiert, bestätigen Sie die Kennzeichnung durch Klicken auf die Schaltfläche Stellenbesetzung bearbeiten Soll die Zuordnung Dienstleistung Stellenbesetzung angezeigt oder angepasst werden, klicken Sie in der Übersicht Dienstleistungen bei dem betreffenden Eintrag auf das Symbol. Die Seite Stellenbesetzung zur Dienstleistung [Bezeichnung] bearbeiten wird angezeigt. Eine detaillierte Beschreibung dieser Funktion finden Sie im Abschnitt dieser Dokumentation Gebühren Innerhalb des mpscitywerk-portals können Gebühren oder besser: Kosten definiert werden, die dann bei der jeweiligen Dienstleistungen zur Information des Portalbenutzers angezeigt werden können. So kann der Portalnutzer auf einen Blick erkennen, welche Kosten (Gebühren) mit der Inanspruchnahme einer Dienst- oder Serviceleistung verbunden sind. Informationen zur Verknüpfung von Dienstleistungen mit Gebühren finden Sie im Abschnitt mps public solutions gmbh 235/259 Version 3.31

236 Verwaltung Räume Gebühren Fristen Partner Formulare Gebäude Struktur extern Struktur intern Aufgaben Dienstleistungen Stellen Mitarbeiter Stellenbesetzung Lebenslagen Ergänzend zu den Angaben der Gebühr selbst können standardisierte Zuordnungsmerkmale Gebührenarten und Zahlungsarten im System hinterlegt werden, die die Pflege erleichtern und helfen, einheitliche Bezeichnungen zu verwenden Gebührenarten Gebührenarten können zur besseren Unterscheidung der verschiedenen Kosten für Dienstleistungen im mpscitywerk-portal genutzt werden (z.b. Verwaltungsgebühren, Kosten, Abgaben, etc.). Sind Arten eingerichtet kann jede Gebühr einer Art zugeordnet werden. Um Gebührenarten einzurichten, wählen Sie Verwaltung Dienstleistungen Gebühren Gebührenarten. Die Seite Liste der Gebührenarten wird angezeigt. Innerhalb der Tabelle werden die bereits im System gespeicherten Datensätze angezeigt. Zu jedem Eintrag sind die (interne) ID sowie die Bezeichnung ersichtlich. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einen neuen Eintrag anzulegen, oder auf das Symbol zum Editieren von bestehenden Gebührenarten. Die Seite Neue Gebührenart anlegen bzw. Gebührenart bearbeiten wird angezeigt. Füllen Sie die Felder der Seite wie folgt aus: Feld Beschreibung Bezeichnung Legen Sie in diesem Feld die Bezeichnung für die Gebührenart fest (z.b. Abgaben, Steuern, Gebühren, Beiträge, Kosten, Auslagen, etc.). Beschreibung In diesem Feld kann eine (interne) Beschreibung für die Gebührenart angegeben werden. Diese wird nicht im Portal publiziert. Erläuterung: = Pflichtfeld (die so gekennzeichneten Felder müssen bei der Neuanlage angegeben werden). Sind die Angaben erfasst, klicken Sie zum Speichern auf die Schaltfläche. Ein Klick auf die Schaltfläche verwirft die gemachten Änderungen und schließt die Seite. Um die ursprünglichen Angaben des Datensatzes erneut zu laden und ggf. gemachte Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf die Schaltfläche. mps public solutions gmbh 236/259 Version 3.31

237 Verwaltung Zahlungsarten Neben den Gebührenarten können auch die Zahlungsarten standardisiert im mpscitywerk-portal hinterlegt werden. Sind Zahlungsarten definiert worden können diese bei den verschiedenen Gebühren mit einheitlichen Bezeichnungen, etc. verwendet werden. Um Zahlungsarten einzurichten, wählen Sie Verwaltung Dienstleistungen Gebühren Zahlungsarten. Die Seite Liste der Zahlungsarten wird angezeigt. Innerhalb der Tabelle werden die bereits im System gespeicherten Zahlungsarten angezeigt. Zu jedem Eintrag sind die (interne) ID sowie die Bezeichnung ersichtlich. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einen neuen Eintrag anzulegen, oder auf das Symbol zum Editieren von bestehenden Zahlungsarten. Die Seite Neue Zahlungsart anlegen bzw. Zahlungsart bearbeiten wird angezeigt. Füllen Sie die Felder der Seite wie folgt aus: Feld Beschreibung Bezeichnung Legen Sie in diesem Feld die Bezeichnung für die Zahlungsart fest (z.b. Bar, Überweisung, Lastschrift, etc.). Beschreibung In diesem Feld kann eine Beschreibung für die Zahlungsart angegeben werden. Dies wird später auch im Portal publiziert. Erläuterung: = Pflichtfeld (die so gekennzeichneten Felder müssen bei der Neuanlage angegeben werden). Sind die Angaben erfasst, klicken Sie zum Speichern auf die Schaltfläche. Ein Klick auf die Schaltfläche verwirft die gemachten Änderungen und schließt die Seite. Um die ursprünglichen Angaben des Datensatzes erneut zu laden und ggf. gemachte Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf die Schaltfläche Gebühren erfassen Um einen neuen Eintrag bei den Gebühren anzulegen oder einen bestehenden zu editieren, wählen Sie Verwaltung Dienstleistungen Gebühren. Die bereits im Portal eingerichteten Gebühren werden angezeigt. Zu jedem vorhandenen Eintrag werden die Angaben Bezeichnung, Kassenzeichen, Gebühr (bzw. die Gebührenstaffelung), Gebührenart und die zuständige Benutzergruppe angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einen neuen Eintrag anzulegen, oder auf das Symbol zum Editieren von bestehenden Gebühren. Nach dem Aufruf wird die Seite Gebühr bearbeiten bzw. Neue Gebühr angezeigt. Füllen Sie die Felder der Seite wie folgt aus: Feld Benutzergruppe Beschreibung In diesem Feld ist die Benutzergruppe anzugeben, die für die Administration der Gebühr zuständig sein soll. Bezeichnung Geben Sie in diesem Feld die gewünschte Bezeichnung für die Gebühr an. mps public solutions gmbh 237/259 Version 3.31

238 Verwaltung Feld Beschreibung Gebührentyp Mit diesem Feld wird der Charakter der Gebühr festgelegt. Insgesamt stehen vier unterschiedliche Gebührentypen zur Auswahl. Der gewählte Gebührentyp hat auch direkten Einfluss auf das Feld Betrag. Folgende Eingaben stehen zur Verfügung: f i x v a r i a b e l u n b e s t i m m t Die Gebühr kann durch Angabe eines bestimmten Betrages bestimmt werden. Die Gebühr kann durch die Angabe eines von/bis- Betrages bestimmt werden. Die Höhe der Gebühr kann nicht mit Hilfe der variablen Angaben definiert werden (z.b. zu viele Einzelfaktoren, die die Höhe der Gebühr beeinflussen). g e b ü h r e n f r e i Es werden keine Gebühren erhoben. Betrag Anzeige und Aufbau dieses Feldes sind von der Angabe im Feld Gebührentyp abhängig. Folgende Varianten sind möglich: Gebührentyp = f i x Hier ist die feststehende Gebühr im Feld bis einzutragen. Beispiel Gebührentyp = v a r i a b e l Der von bis Bereich der Gebühr ist in den beiden Feldern Betrag und bis zu erfassen. Beispiel Bei den Gebührentypen u n b e s t i m m t und g e b ü h r e n f r e i ist das Feld Betrag ausgeblendet. Vorkasse Gebührenart Zahlungsweise URL Kassenzeichen Setzen Sie in diesem Feld ein Häkchen, wenn die Gebühr mit dem Merkmal "Vorkasse" im Portal gekennzeichnet werden soll. Wurden im System Gebührenarten definiert kann über dieses Feld eine Zuordnung zu einer bestimmten Art erfasst werden. Klicken Sie auf das Symbol rechts im Feld, um sich die eingerichteten Gebührenarten anzeigen zu lassen. Wurden im System Zahlungsarten definiert kann über dieses Feld eine Zuordnung zu einer bestimmten Art erfasst werden. Klicken Sie auf das Symbol rechts im Feld, um sich die eingerichteten Zahlungsarten anzeigen zu lassen. In diesem Feld kann ein Link angegeben werden, über den der Portalbesucher eine Seite mit weiteren Informationen zur Gebühr aufrufen kann. Dieser wird später im Portal mit dem Hinweis 'Link Gebührenbildung' angezeigt. In diesem Feld kann ein (interner) Verweis auf das Kassenzeichen der Gebühr hinterlegt werden (z.b. als Hinweis auf die Finanzbuchhaltung). mps public solutions gmbh 238/259 Version 3.31

239 Verwaltung Feld Beschreibung Beschreibung In diesem Feld kann eine weitergehende Beschreibung zur Gebühr, ihrer Berechnung oder sonstige, im Zusammenhang mit der Gebühr stehenden Informationen, angegeben werden. Diese sind später im Portal auch für Besucher sichtbar. Erläuterung: = Pflichtfeld (die so gekennzeichneten Felder müssen bei der Neuanlage angegeben werden). = Verknüpfung zu einem anderen Bereich des mpscitywerk-portals. = Dieses Feld ist nur bei einer bestimmten Einstellung verfügbar. Sind die Angaben erfasst, klicken Sie zum Speichern auf die Schaltfläche. Ein Klick auf die Schaltfläche verwirft die gemachten Änderungen und schließt die Seite. Um die ursprünglichen Angaben des Datensatzes erneut zu laden und ggf. gemachte Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf die Schaltfläche Fristen Je nach Art und Umfang der Dienstleistung kann es für den Portalbesucher hilfreich sein, wenn ihm bereits bei der Anzeige der Dienstleistung auch Informationen zu Fristen oder Laufzeiten bei der Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden. So kann er bereits im Vorfeld erkennen, innerhalb welcher Zeiträume die Dienst- oder Serviceleistung erbracht wird. Ergänzend zu den Angaben der Fristen selbst kann eine Zuordnung nach Fristenarten im Verfahren hinterlegt werden, die die Pflege erleichtern und helfen, einheitliche Bezeichnungen zu verwenden. Eine Übersicht mit grafischer Darstellung der Fristen innerhalb der Zuordnungsstruktur von mpscitywerk finden Sie im Abschnitt Informationen zur Verknüpfung von Dienstleistungen mit Fristen finden Sie im Abschnitt Fristenarten Ähnlich wie Gebühren können auch Fristen in unterschiedliche Arten eingeteilt werden. Sind Arten im System eingerichtet kann jede Frist einer Art zugeordnet werden. Um Fristenarten einzurichten, wählen Sie Verwaltung Dienstleistungen Fristen Fristenarten. Die Seite Liste der Fristenarten wird angezeigt. Zu jedem Eintrag sind die (interne) ID sowie die Bezeichnung ersichtlich. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einen neuen Eintrag anzulegen, oder auf das Symbol zum Editieren von bestehenden Fristenarten. Die Seite Neue Fristenart anlegen bzw. Fristenarten bearbeiten wird angezeigt. Füllen Sie die Felder der Seite wie folgt aus: Feld Beschreibung Bezeichnung Legen Sie in diesem Feld die Bezeichnung für die Fristenart fest (z.b. Bearbeitungsdauer, Frist, etc.). Beschreibung In diesem Feld kann eine (interne) Beschreibung für die Fristenart angegeben werden. Dies wird nicht im Portal publiziert. Erläuterung: = Pflichtfeld (die so gekennzeichneten Felder müssen bei der Neuanlage angegeben werden). Sind die Angaben erfasst, klicken Sie zum Speichern auf die Schaltfläche. Ein Klick auf die Schaltfläche verwirft die gemachten Änderungen und schließt die Seite. Um die ursprünglichen Angaben des Datensatzes erneut zu laden und ggf. gemachte Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf die Schaltfläche. mps public solutions gmbh 239/259 Version 3.31

240 Verwaltung Fristen erfassen Um einen neuen Eintrag bei den Fristen anzulegen oder einen bestehenden zu editieren, wählen Sie Verwaltung Dienstleistungen Fristen. Die bereits im Portal eingerichteten Fristen werden angezeigt. Zu jedem vorhandenen Eintrag werden die Angaben Bezeichnung, Frist, Fristenart und zuständige Benutzergruppe angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einen neuen Eintrag anzulegen, oder auf das Symbol zum Editieren von bestehenden Fristen. Nach dem Aufruf wird die Seite Frist bearbeiten bzw. Neue Frist angezeigt. Füllen Sie die Felder der Seite wie folgt aus: Feld Benutzergruppe Bezeichnung Fristdauer Fristeinheit Fristenart Beschreibung Beschreibung In diesem Feld ist die Benutzergruppe anzugeben, die für die Administration der Frist zuständig sein soll. Geben Sie hier die Bezeichnung der Frist ein. In diesem Feld ist die Dauer der Frist anzugeben (korrespondiert mit dem nachfolgenden Feld Fristeneinheit). In diesem Feld ist anzugeben, in welcher Einheit die Angaben im Feld Fristdauer gemacht wurden. Folgende Eingaben sind möglich: Tag(e), Woche(e), Monat(e). Sind im System Fristenarten definiert worden, kann die Frist hier einer der Arten zugeordnet werden. Um sich einen Überblick über die im System hinterlegten Fristenarten zu verschaffen, klicken Sie auf das Symbol rechts im Feld. In diesem Feld kann eine ergänzende Erklärung zur Frist hinterlegt werden. Diese wird später im Portal publiziert. Erläuterung: = Pflichtfeld (die so gekennzeichneten Felder müssen bei der Neuanlage angegeben werden). = Verknüpfung zu einem anderen Bereich des mpscitywerk-portals. Sind die Angaben erfasst, klicken Sie zum Speichern auf die Schaltfläche. Ein Klick auf die Schaltfläche verwirft die gemachten Änderungen und schließt die Seite. Um die ursprünglichen Angaben des Datensatzes erneut zu laden und ggf. gemachte Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf die Schaltfläche Partner Einige Dienstleistungen der Verwaltung werden nicht durch eigene Mitarbeiter sondern durch Dritte zur Verfügung gestellt. mpscitywerk fasst diese "Dritten" als Partner zusammen. Das Portal kann parallel zu den eigenen Dienstleistungen somit auch Leistungsbeschreibungen von dritter Seite beinhalten, die dann von Partnern oder deren Mitarbeiter erbracht werden. Partner können beispielsweise regionale Versorger (Wasser, Abwasser, Öffentlicher Personennahverkehr, etc.) oder Eigenbetriebe der Kommune sein. Damit Dienstleistungen einem Partner zugeordnet werden können und für den Portalbesucher die dann notwendigen Kontaktdaten auch sichtbar werden, müssen die Partnerinformationen inklusiver der dortigen Mitarbeiter im Portal hinterlegt werden. Eine Übersicht mit grafischer Darstellung der Partner innerhalb der Zuordnungsstruktur von mpscitywerk finden Sie im Abschnitt Partner können (je nach Umfang) wahlweise auf einer oder mehreren Ebenen (als Hierarchie) eingerichtet werden. Welche Variante zum Einsatz kommt, hängt u.a. von der Komplexität der Verwaltungsstrukturen beim Partner ab und davon, wie viele unterschiedlichen Dienstleistungen durch ihn im Portal zur Verfügung stellt werden sollen. mps public solutions gmbh 240/259 Version 3.31

241 Verwaltung Flache Struktur (eine Ebene) Mehrstufige Struktur Partner A Mitarbeiter A.1 Partner A Partner B Mitarbeiter B.1 Abteilung AA Mitarbeiter AA.1 Mitarbeiter B.2 Abteilung AB Mitarbeiter AB.1 Partner C Mitarbeiter C.1 Mitarbeiter AB.2 Partner D Mitarbeiter D.1 Partner B Mitarbeiter D.2 Abteilung BA Mitarbeiter BA.1 Abteilung BB Mitarbeiter BB.1 Mitarbeiter BB.2 Unabhängig von der Art der Strukturierung können den jeweiligen Stufen ein oder mehrere Mitarbeiter des Partners zugeordnet werden. Eine Beschreibung zur Zuordnung von Dienstleistungen zu einem Partner finden Sie im Abschnitt dieser Dokumentation Partner verwalten Um einen Eintrag für einen neuen Partner anzulegen oder einen bestehenden zu editieren, wählen Sie Verwaltung Dienstleistungen Partner. Die bereits im Portal eingerichteten Datensätze werden auf der Seite Partner angezeigt. Zu jedem Eintrag werden der Name des Partners und die für die Verwaltung des Datensatzes zuständige Benutzergruppe angezeigt. Arbeiten Sie mit mehreren Ebenen, wird beim Aufruf der Partner zunächst nur die oberste Ebene dargestellt. Über das Symbol können Sie auf die nächst tiefere Ebene eines Partnereintrags wechseln. Die Bedienelemente entsprechen dem mpscitywerk-standard (siehe Abschnitt 1.1.2). So können beispielsweise Partnereinträge mit Hilfe der Symbole innerhalb der gebildeten Struktur verschoben oder neu zugeordnet werden. Wie bei der Einrichtung der internen/externen Struktur steht Ihnen auch bei den Partnern die Funktion für die Map-Darstellung (siehe Abschnitt ) zur Verfügung. Da der Grund für die Speicherung der Daten grds. denen des Portals ähnelt, ist die Erfassung der Partnerdaten mit denen bei Gebäuden und Mitarbeitern für mpscitywerk vergleichbar. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einen neuen Eintrag anzulegen, oder auf das Symbol zum Editieren von bestehenden Partnern (ggf. muss zuvor die gewünschte Ebene mit Hilfe des Symbols ausgewählt werden). Die Seite Partner [Bezeichnung] bearbeiten bzw. Partner anlegen wird angezeigt. Füllen Sie die Felder der Seite wie folgt aus: Feld Benutzergruppe Beschreibung In diesem Feld ist die Benutzergruppe anzugeben, die für die Administration des Partners zuständig sein soll. mps public solutions gmbh 241/259 Version 3.31

242 Verwaltung Feld Beschreibung Name In diesem Feld ist der Name des Partners anzugeben. Der hier hinterlegte Name wird später auch innerhalb des Portals als primäre Bezeichnung für den Partner verwendet. Name Zusatz 1/2 Strasse PLZ/Ort Strasse PLZ/Ort Telefon Telefax URL Bild In diesen Feldern können zusätzliche Angaben zur näheren Definition des Partners gemacht werden. Diese werden auch im Portal publiziert. Hausanschrift In diesen Feldern ist die Hausanschrift des Partners anzugeben. Die Hausanschrift wird durch den Portalbesucher z.b. für einen persönlichen Besuch beim Partner benötigt. Postanschrift In diesen Feldern ist die Postanschrift des Partners anzugeben. Häufig weichen Post- und Hausanschrift voneinander ab. Für die schriftliche Kontaktaufnahme ist hier die festgelegte Adresse anzugeben (z.b. bei Verwendung eines Postfachs oder einer zentralen Postannahmestelle). In diesen Feldern können die zentralen Ruf- und Faxnummern des Partners angegeben werden. Diese sind dann im Portal zusätzlich zu den ggf. beim Mitarbeiter des Partners hinterlegten Ruf- und Faxnummer sichtbar. Soll eine zentrale adresse des Partners im Portal angezeigt werden, ist hier die Adresse zu hinterlegen. Im Portal wird die verfügbare adresse mit dem Symbol dargestellt. In diesem Feld kann ein Hyperlink (= Uniform resource locator) erfasst werden, der auf eine bestimmte Website verweist (z.b. eine Portalseite des Partners). Im Portal wird der verfügbare Hyperlink mit dem Symbol dargestellt. Optional kann bei einem Partner ähnlich wie bei den mpscitywerk- Gebäuden - ein Bild hinterlegt werden. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche rechts vom Feld. Über einen Windows-Standard-Dateidialog kann im Anschluss eine Grafik ausgewählt und in das Portal hochgeladen werden. Ist bereits eine Grafik vorhanden, werden unterhalb des Feldes zwei zusätzliche Schaltflächen angezeigt. Mit der Schaltfläche kann eine gespeicherte Grafik gelöscht werde, mit der Schaltfläche die Anzeige der Grafik aufgerufen werden. Erläuterung: = Pflichtfeld (die so gekennzeichneten Felder müssen bei der Neuanlage angegeben werden). = Verknüpfung zu einem anderen Bereich des mpscitywerk-portals. Sind die Angaben erfasst, klicken Sie zum Speichern auf die Schaltfläche. Ein Klick auf die Schaltfläche verwirft die gemachten Änderungen und schließt die Seite. Um die ursprünglichen Angaben des Datensatzes erneut zu laden und ggf. gemachte Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf die Schaltfläche (Partner-) Mitarbeiter verwalten Da bei der Zuordnung von Dienstleistungen zu einem Partner auch ein Partner-Mitarbeiter angegeben werden muss, stellt das mpscitywerk-portal auch eine Mitarbeiterverwaltung für die Sachbearbeiter beim Partner zur Verfügung. Diese Mitarbeiter müssen immer einem bestimmten Partner zugeordnet werden. Wählen Sie daher zunächst den Partner (oder bei einem mehrstufigen Aufbau - die betreffende Ebene des Partners) auf der Seite Partner aus und klicken Sie anschließend auf den Link Mitarbeiter: mps public solutions gmbh 242/259 Version 3.31

243 Verwaltung Die Seite Mitarbeiter des Partners [Bezeichnung] wird angezeigt. Auf ihr sind alle bereits bei dem Partner zugeordneten Mitarbeiter enthalten. Angezeigt werden die Angaben Mitarbeitername und das Aktiv-Kennzeichen. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einen neuen Eintrag anzulegen, oder auf das Symbol zum Editieren von bestehenden Räumen. Die Seite Mitarbeiter bearbeiten [Bezeichnung] bzw. Neuen Mitarbeiter anlegen wird angezeigt. Füllen Sie die Felder der Seite wie folgt aus: Feld Beschreibung Anrede Die Anrede für die Partner-Mitarbeiter muss zwingend im Portal hinterlegt werden, damit ausreichende Informationen für eine korrekte Anrede der Person angezeigt werden können. Folgende Werte stehen zur Auswahl: Neutral Herr Frau Titel Sofern der Partner-Mitarbeiter einen Titel führt und dieser im mpscitywerk- Portal dargestellt werden soll, ist die Bezeichnung des Titels hier anzugeben. Name Der (Familien-) Name des Partner-Mitarbeiters muss angegeben werden. Vorname Straße PLZ Ort Telefon Telefax Mobil Funktion/Aufgabe Beruf In diesem Feld ist der Vorname des Partner-Mitarbeiters anzugeben, wie er später auch im Portal dargestellt werden soll. Ist beispielsweise die Veröffentlichung von Vornamen nicht oder nicht bei allen Mitarbeitern gewünscht, kann hier beispielsweise nichts oder nur der Anfangsbuchstabe hinterlegt werden. Beachten Sie, dass bei Partner-Mitarbeitern keine getrennte Eingabe von Vorname intern/öffentlich vorgesehen ist. In diesen Feldern kann eine vom Partner abweichende Adresse direkt beim Mitarbeiter hinterlegt werden. In diesen Feldern kann ein Ruf- und Faxnummer für den Partnermitarbeiter hinterlegt werden. Die Nummern müssen vollständig (d.h. inkl. Vorwahl) angegeben werden und werden später im Portal publiziert. In diesem Feld kann eine Mobilfunkrufnummer für die Partner-Mitarbeiter angegeben werden. In diesem Feld kann eine adresse für den Partner-Mitrbeiter angegeben werden. Im Portal wird eine hinterlegte adresse mit dem Symbol dargestellt. In diesem Feld kann ein Funktions- oder Aufgabenhinweis zum Partner-Mitarbeiter angegeben werden. Diese wird später auch im Portal angezeigt. In diesem Feld kann eine (interne) Berufsinformation zum Partner-Mitarbeiter angegeben werden. mps public solutions gmbh 243/259 Version 3.31

244 Verwaltung Feld Bild Bemerkung Beschreibung Optional kann für den Partner-Mitarbeiter ein Bild hinterlegt werden. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche rechts vom Feld. Über einen Windows- Standard-Dateidialog kann eine Grafik ausgewählt und in das Portal hochgeladen werden. Ist bereits eine Grafik vorhanden, werden unterhalb des Feldes zwei zusätzliche Schaltflächen angezeigt. Mit der Schaltfläche kann eine gespeicherte Grafik gelöscht, mit der Schaltfläche die Anzeige der Grafik aufgerufen werden. Das Bild wird bei der späteren Anzeige im Portal verwendet. Hier können interne Erläuterungen/Vermerke hinterlegt werden (diese werden nicht im Portal veröffentlicht). Erläuterung: = Pflichtfeld (die so gekennzeichneten Felder müssen bei der Neuanlage angegeben werden). Sind die gewünschten Angaben gemacht, klicken Sie auf die Schaltfläche speichern., um die Daten zu Eine Sonderrolle nimmt das Merkmal Aktiv ein. Es wird nicht auf der Partner-Mitarbeiterseite angezeigt sondern ist ausschließlich in der Übersicht enthalten: Bei der Neuanlage eines Datensatzes wird es standardmäßig aktiviert. Nur als aktiv gekennzeichnete Partner-Mitarbeiter können einer Dienstleistung innerhalb des mpscitywerk-portals zugeordnet werden. Hinweis Die Speicherung und Veröffentlichung von Mitarbeiterinformationen des Partners muss eng mit dem Partner und ggf. dortigen Datenschutzbeauftragten abgestimmt werden. Achten Sie bei der Einrichtung in diesem Programmteil darauf, nur solche Informationen für eine Veröffentlichung zu speichern, für die auch tatsächlich eine Freigabe vorliegt. Ein Export der Daten über die Visitenkartenfunktion des Portals ist für Partner-Mitarbeiter grundsätzlich nicht vorgesehen Formulare Ein wesentlicher Service, den das mpscitywerk-portal dem Bürger bieten kann, ist die Bereitstellung von Formularen. Diese können entweder als Formularpool im Rahmen eines eigenen Menüpunkts in das Portal eingebunden oder aber direkt mit der entsprechenden Dienstleistung verknüpft werden. Letzteres bietet dem Portalbesucher den Vorteil, dass er zusammen mit der Beschreibung der Dienstleistung und den Angaben zum Ansprechpartner innerhalb der Kommune - gleichzeitig die Möglichkeit erhält, notwendig Formulare für die gewünschte Dienstleistung direkt herunterladen zu können. Eine Übersicht mit grafischer Darstellung der Formulare innerhalb der Zuordnungsstruktur von mpscitywerk finden Sie im Abschnitt Um Formulare für das Verwaltungsmodul anzulegen oder zu editieren, wählen Sie Verwaltung Formulare. Auf der Seite Formulare anlegen werden die bereits im Portal hinterlegten Formulare angezeigt. Zu jedem Eintrag sind der Name des Formulars, die zuständige Benutzergruppe, die zugewiesene, externe Struktur sowie das Aktiv-Kennzeichen ersichtlich. Ähnlich wie bei den Gebäuden & Räumen steht Ihnen auch bei den Formularen eine Suchfunktion zur Verfügung (siehe Beschreibung im Abschnitt 6.8.1). mps public solutions gmbh 244/259 Version 3.31

245 Verwaltung Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einen neuen Eintrag anzulegen, oder auf das Symbol zum Editieren von bestehenden Formularen. Die Seite Formular bearbeiten bzw. Neues Formular anlegen wird angezeigt. Füllen Sie die Felder der Seite wie folgt aus: Feld Benutzergruppe Beschreibung In diesem Feld ist die Benutzergruppe anzugeben, die für die Administration des Formulars zuständig sein soll. Formularname Hier ist der Name des Formulars anzugeben. Dieser wird später auch im Portal angezeigt. Beschreibung Öffentliche Verwaltungsebene Formulartyp Hier kann eine kurze Beschreibung zum Formular hinterlegt werden. Diese wird später auch im Portal publiziert. In diesem Feld kann das Formular mit einer bestimmten Position der externen Struktur verknüpft werden. Das mpscitywerk-portal unterstützt zwei unterschiedliche Formen der Bereitstellung von Formularen: Via Formular-Upload (z.b. als PDF-Datei) oder als Link auf ein Online-Formular. Markieren Sie den gewünschten Formulartyp und erfassen Sie anschließend die typspezifischen Informationen. Formular-Upload Ist bereits eine Formulardatei vorhanden, wird unterhalb des Feldes der Dateiname angezeigt. Klicken Sie auf das Mülltonnen-Symbol, um die Formulardatei zu löschen. Die Formulardatei wird auch dann automatisch gelöscht, wenn Sie den Formulartyp auf Formular-Verlinkung abändern und den Formulardatensatz anschließend speichern! Formular-Verlinkung Um auf ein Online-Formular (beispielsweise innerhalb des mpscitywerk-portals) zu verweisen, markieren Sie den Eintrag Formular-Verlinkung und geben Sie in dem Feld den Hyperlink zu der Formularwebsite an. Um eine Formulardatei in das Portal zu laden, markieren Sie den Eintrag Formular- Upload. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche : Über einen Windows-Standard-Dateidialog kann eine Formulardatei ausgewählt und in das Portal hochgeladen werden. Formulareigenschaften Um dem Portalbesucher zusätzliche Informationen zu dem Formular insbesondere hinsichtlich der korrekten Verwendung bereitzustellen, kann die standardisierte Zuordnungstabelle im Bereich Formulareigenschaften genutzt werden: mps public solutions gmbh 245/259 Version 3.31

246 Verwaltung Feld Beschreibung Dieses sieht zunächst sechs unterschiedliche Vorgaben für die Unterschrift und die Übergabe des Formulars an die Verwaltung vor. Folgende Einstellungen sind möglich: Formular Unterschrift Übergabe Hinweis im Portal k.a. k.a. k.a. Es werden keine Informationen zur Bearbeitung des Formulars im Portal angezeigt. ausfüllen/ausdrucken/speichern Nein Post/E- Mail Das Formular muss nicht unterschrieben werden kann und sowohl per Post als auch per an die Verwaltung verschickt werden. ausfüllen/ausdrucken Ja Post Das Formular muss unterschrieben und schriftlich per Post an die Verwaltung verschickt werden. ausfüllen/ausdrucken Ja persönlich Das Formular muss unterschrieben und persönlich in der Verwaltung übergeben werden. ausfüllen Nein abschicken Es ist keine Unterschrift erforderlich: Das Formular muss lediglich abgesendet werden (z.b. bei Onlineformularen). ausfüllen Elektronische Signatur abschicken Das Formular muss elektronisch signiert und an die Verwaltung verschickt werden. Zusätzlich kann bei jeder der vorgenannten Einstellungen die Option 2D-Barcode erstellen aktiviert werden. Diese Option kann nur in Kombination mit einem Formularserver (z.b. form-solutions) genutzt werden. Upload Info-Datei Über dieses Feld kann eine zusätzliche Informationsdatei (z.b. ein separates PDF- Dokument mit Ausfüllhinweisen) für die Anzeige im Portal hinterlegt werden. Dieses wird im Portal bei der Anzeige des Formularaufrufs mit einem -Symbol dargestellt. Klicken Sie zur Hinterlegung einer Datei auf die Schaltfläche rechts vom Feld. Über einen Windows-Standard-Dateidialog kann eine Datei ausgewählt und in das Portal hochgeladen werden. Ist bereits eine Info-Datei vorhanden, wird unterhalb des Feldes der Dateiname angezeigt. Beispiel Klicken Sie auf das Symbol mit der Mülltonne, um eine bestehende Info-Datei zu löschen. Laden Sie eine neue Info-Datei ins Portal, wird die bestehende Datei automatisch überschrieben. Schlagworte Schlagworte sind reine Textelemente innerhalb des mpscitywerk-portals, die von Suchfunktionen einer Website berücksichtigt werden (englisch "Tags"). So ist es mps public solutions gmbh 246/259 Version 3.31

247 Verwaltung Feld Beschreibung möglich, Begriffe für die Trefferermittlung beim Formular zu hinterlegen, die nicht im Formular oder den sonstigen, sichtbaren Informationen des Datensatzes enthalten sind. Erläuterung: = Pflichtfeld (die so gekennzeichneten Felder müssen bei der Neuanlage angegeben werden). = Verknüpfung zu einem anderen Bereich des mpscitywerk-portals. Sind die Angaben erfasst, klicken Sie zum Speichern auf die Schaltfläche. Ein Klick auf die Schaltfläche verwirft die gemachten Änderungen und schließt die Seite. Um die ursprünglichen Angaben des Datensatzes erneut zu laden und ggf. gemachte Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf die Schaltfläche. Hinweis Eine Sonderrolle nimmt das Merkmal Aktiv ein. Es wird nicht auf der Formular-Seite angezeigt sondern ist ausschließlich in der Übersicht enthalten. Beachten Sie, dass das Feld bei der Neuanlage eines Datensatzes nicht automatisch aktiviert wird. Sie können zwar auch inaktive Formulare im Portal speichern und Dienstleistungen zuordnen: Diese werden aber erst dann im Portal angezeigt, wenn sie auf aktiv gesetzt werden Lebenslagen Eine relative neue Form, Bürger bei der Suche von Informationen des Portals zu unterstützen und zu führen, sind die Lebenslagen. Hierbei bildet nicht die Struktur oder Organisation der Verwaltung den Einstieg (Was kann ich im Amt XY erledigen?) sondern es werden unterschiedliche Szenarien oder Schlagworte aus Sicht des Portalbenutzers vorgeben (Ich möchte ein Haus bauen. Führerschein). Ausgehend vom Benutzer und seinem Anliegen werden dann die unterschiedlichen Dienst- und Serviceleistungen zur konkreten Lebenslage angezeigt. Organisation und Struktur der Verwaltung treten hierbei in den Hintergrund und liefern bei dieser Ansicht lediglich die Grunddaten, wo der gewünschte Service in Anspruch genommen werden kann (Bedarfssituation). Typische Lebenslagen können Situationen wie z.b. Zuzug, Umzug, Heirat, Scheidung oder die Geburt eines Kindes sein. Das mpscitywerk-portal unterstützt diesen Grundgedanken der bürgerfreundlichen Darstellung, indem es die Möglichkeit bereitstellt, die im Verfahren hinterlegten Daten in der Struktur der Lebenslagen ohne Doppelerfassung abzubilden: Je nach Bedarf können die Dienstleistung der Verwaltung somit nach den Lebenslagen, "klassisch" nach der Behördenstruktur oder auch parallel im Portal dargestellt werden. mps public solutions gmbh 247/259 Version 3.31

248 Verwaltung Räume Gebäude Struktur extern Struktur intern Aufgaben Dienstleistungen Stellen Lebenslagen Mitarbeiter Stellenbesetzung Kategorien Da die reine Darstellung von Lebenslagen für eine übersichtliche Abbildung im Portal nicht ausreicht, müssen die Lebenslagen in eine Struktur eingebunden werden, die innerhalb von mpscitywerk gleichartige Lebenslagen zusammenfasst und so den Portalbesucher von einem allgemeinen Übergriff bis hin zur gewünschten Lebenslage und den damit verknüpften Dienstleistungen führt. Beispiel Unternehmen Gewerbe Gewerbe anmelden Achten Sie bei der Einrichtung der Kategorien darauf, dass diese nicht zu komplex aufgebaut werden: Zwei, maximal drei Ebenen sollten ausreichen, um den Portalbesucher zur gesuchten Lebenslage zu leiten Kategorien für Lebenslagen verwalten Um eine Kategorie für die Lebenslagen aufzubauen und im System zu hinterlegen, wählen Sie Verwaltung Lebenslagen Kategorien. Die bereits im Portal eingerichteten Kategorien werden angezeigt. Obwohl es auch hier möglich ist, eine flache, einstufige Hierarchie zu bilden, wird in der Regel eine mehrstufige Struktur aufgebaut und genutzt. Die folgende Beschreibung geht daher von mehreren Ebenen von Kategorien aus. Nach dem Aufruf der Seite wird dann zunächst die oberste Ebene dargestellt: mps public solutions gmbh 248/259 Version 3.31

249 Verwaltung Die Bedienelemente entsprechen dem mpscitywerk-standard (siehe Abschnitt dieser Dokumentation). So können beispielsweise Dienstleistungen mit Hilfe der Symbole innerhalb der gebildeten Struktur verschoben oder neu zugeordnet werden. Zusätzlich stehen auf der Ebene der Dienstleistungen folgende Funktionsaufrufe zur Verfügung: Link zuordnen (siehe Abschnitt ) Lebenslagen zuordnen (siehe Abschnitt ) Wichtig Achten Sie auf die Kennzeichnung in der Spalte 'aktiv'. Nur wenn die Kategorie bzw. die Kategorie Ebene hier mit einem Häkchen gekennzeichnet ist, kann diese im Portal dargestellt werden. Bei neu erfassten Kategorien wird das Häkchen nicht automatisch gesetzt! Wie bei der Einrichtung der internen/externen Struktur steht Ihnen auch bei den Kategorien für die Lebenslagen die Funktion der Map-Darstellung (siehe Abschnitt ) zur Verfügung. Beispiel Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einen neuen Eintrag anzulegen, oder auf das Symbol zum Editieren von bestehenden Kategorien. Ggf. muss zuvor die gewünschte Ebene mit Hilfe des - Symbols ausgewählt werden. Nach dem Aufruf wird die Seite Lebenslagen Kategorie bearbeiten bzw. Neue Lebenslagen-Kategorie angezeigt. Füllen Sie die Felder der Seite wie folgt aus: Feld Benutzergruppe Beschreibung In diesem Feld ist die Benutzergruppe anzugeben, die für die Administration der Kategorie zuständig sein soll. Kategorie Geben Sie in diesem Feld die Bezeichnung für die Kategorie an. Diese wird später auch im Portal angezeigt. Text In diesem Feld kann ein erläuternder Text zur Kategorie der Lebenslage erfasst werden. mps public solutions gmbh 249/259 Version 3.31

250 Verwaltung Feld Illustration Beschreibung Neben der rein textlichen Beschreibung der Kategorie der Lebenslage kann über dieses Feld zusätzlich ein Bild in das Portal hochgeladen werden, dass dem Portalbesucher auch visuell die schnelle Zuordnung der Kategorie zu einer gesuchten Lebenslage erleichtern kann. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche : Über einen Windows-Standard- Dateidialog kann eine Grafik ausgewählt und in das Portal hochgeladen werden. Ist bereits eine Grafik vorhanden, werden unterhalb des Feldes zwei zusätzliche Schaltflächen angezeigt. Mit der Schaltfläche kann eine gespeicherte Grafik gelöscht, mit der Schaltfläche die Anzeige der Grafik aufgerufen werden. Bitte beachten Sie, dass die Funktion der Illustration nur auf der ersten Ebene der Kategorien verfügbar ist. In nachfolgenden Ebenen ist das Feld ausgeblendet und nicht verfügbar. Erläuterung: = Pflichtfeld (die so gekennzeichneten Felder müssen bei der Neuanlage angegeben werden). = Verknüpfung zu einem anderen Bereich des mpscitywerk-portals. Sind die Angaben erfasst, klicken Sie zum Speichern auf die Schaltfläche. Ein Klick auf die Schaltfläche verwirft die gemachten Änderungen und schließt die Seite. Um die ursprünglichen Angaben des Datensatzes erneut zu laden und ggf. gemachte Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf die Schaltfläche Lebenslagen verwalten Lebenslagen anlegen und editieren Über die Lebenslagen wird die eigentliche Beschreibung für den Portalbesucher erfasst. Hier erfolgt auch die Zuordnung bzw. Verknüpfung mit den bereits im Portal definierten Dienstleistungen. In der Praxis werden bei einer Lebenslage häufig mehrere, sachlich zusammengehörende Dienstleistungen zusammengefasst, da organisationsbedingte Unterscheidungen der Dienstleistungen bei der Betrachtung nach Lebenslagen keine Rolle spielen. Um Lebenslagen einzurichten oder zu bearbeiten, wählen Sie Verwaltung Lebenslagen Lebenslagen. Die Seite Lebenslagen wird angezeigt. Innerhalb der Tabelle werden die bereits im System gespeicherten Lebenslagen angezeigt. Zu jedem Eintrag sind die Bezeichnung (Name) und die für die Verwaltung zuständige Stelle (Benutzergruppe) ersichtlich. Bei den Lebenslagen ist keine Erfassung in Hierarchieform verfügbar (diese wird bei Bedarf über die Kategorien gebildet). Wichtig Achten Sie auf die Kennzeichnung in der Spalte 'aktiv'. Nur wenn die Lebenslage hier mit einem Häkchen gekennzeichnet ist, kann diese im Portal dargestellt werden. Bei neu erfassten Lebenslagen wird das Häkchen nicht automatisch gesetzt! Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einen neuen Eintrag anzulegen, oder auf das Symbol zum Editieren von bestehenden Lebenslagen. Die Seite Lebenslagen bearbeiten bzw. Neuanlage Lebenslage wird angezeigt. mps public solutions gmbh 250/259 Version 3.31

251 Verwaltung Füllen Sie die Felder der Seite wie folgt aus: Feld Benutzergruppe Beschreibung In diesem Feld ist die Benutzergruppe anzugeben, die für die Administration der Lebenslage zuständig sein soll. Lebenslage Geben Sie in diesem Feld die Bezeichnung der Lebenslage an. Diese wird später im Portal als Überschrift für die Lebenslage angezeigt. Beschreibung In diesem Feld kann eine ausführliche Beschreibung der Lebenslage erfasst werden. Dazu können Sie die erweiterten Formatierungsfunktionen von mpscitywerk nutzen: Neben den Standard-Formatierungsfunktionen steht Ihnen in diesem Feld das Symbol Dienstleistungen einfügen zur Verfügung. Klicken Sie auf dieses Feld, werden in einem separaten Fenster die mit der Lebenslage verknüpften Dienstleistungen angezeigt. Beispiel Wollen Sie in der Beschreibung der Lebenslage einen direkten Link auf die Dienstleistung einfügen, klicken Sie auf den Link auswählen: Dieser erzeugt an der aktuellen Cursor-Position im Text der Beschreibung automatisch einen Link auf die Dienstleistung. Es handelt sich hierbei um eine Zusatzfunktion: Standardmäßig werden die mit einer Lebenslage verknüpften Dienstleistungen im Portal automatisch nach der Beschreibung dargestellt. Erläuterung: = Pflichtfeld (die so gekennzeichneten Felder müssen bei der Neuanlage angegeben werden). = Verknüpfung zu einem anderen Bereich des mpscitywerk-portals. Wurde die Lebenslage abgespeichert, stehen zusätzlich am unteren Ende der Seite drei Schaltflächen für Funktionsaufruf zur Verfügung: Über die Schaltfläche Tabelle können Tabellen definiert werden, die im Anschluss im Feld Beschreibung eingefügt werden können. Ebenso können über die Schaltfläche Medien Bilder oder ähnliches zur Lebenslage in das Portal hochgeladen und dann ebenfalls im Feld Beschreibung verwendet werden. Eine allgemeine Beschreibung dieser mpscitywerk-texteditor-funktion finden Sie in den Abschnitten 4.5 und 4.6 dieser Dokumentation. Spezifisch (und in dieser Form nur auf der Seite Lebenslagen verfügbar) ist die Schaltfläche Dienstleistungen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, werden die mit der Lebenslage verknüpften Dienstleistungen in einem separaten Fenster angezeigt. mps public solutions gmbh 251/259 Version 3.31

252 Verwaltung Beispiel Sind alle Angaben erfasst, klicken Sie zum Speichern auf die Schaltfläche. Ein Klick auf die Schaltfläche verwirft die gemachten Änderungen und schließt die Seite. Um die ursprünglichen Angaben des Datensatzes erneut zu laden und ggf. gemachte Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf die Schaltfläche. Achten Sie bei der Neuanlage auf das aktiv-kennzeichen: Dieses wird bei neu angelegten Lebenslagen nicht automatisch gesetzt sondern kann nur in der Übersicht aktiviert (oder auch deaktiviert werden). Zusätzlich steht Ihnen in der Übersicht mit dem Symbol eine Lebenslagen Vorschau aufgerufen werden. Hierbei wird die selektierte Lebenslage in einem separaten Browserfenster als Vorschau angezeigt. So können vorgenommene Änderungen direkt nach ihrer Umsetzung kontrolliert werden Dienstleistungen einer Lebenslage zuordnen Um einer bestehenden Lebenslage eine (oder mehrere) Dienstleistungen zuzuordnen, wählen Sie Verwaltung Lebenslagen Lebenslagen. Klicken Sie bei der betreffenden Lebenslage auf den dort verfügbaren Link Dienstleistungen zuordnen: Die Seite Lebenslage - Dienstleistungen zuordnen wird angezeigt: Markieren Sie die Dienstleistungen, die mit der Lebenslage verknüpft werden sollen, mit einem Häkchen. Sind alle Einträge markiert übernehmen Sie die Änderung durch Klicken auf die Schaltfläche Lebenslagen einer Kategorie zuordnen Damit die Lebenslagen im Portal in der gewünschten Hierarchie angezeigt werden, müssen die gebildeten Lebenslagen den Kategorien zugewiesen werden. Wählen Sie hierzu Verwaltung Lebenslagen Kategorien. Wählen Sie die gewünschte Kategorie aus (ggf. muss mit Hilfe des Symbols zunächst die jeweilige Hierarchieebene ausgewählt werden). Klicken Sie dann bei der zutreffenden Kategorie auf das Symbol Lebenslagen zuordnen wird angezeigt: Lebenslagen zuordnen. Die Seite mps public solutions gmbh 252/259 Version 3.31

253 Verwaltung Über die Suchfunktion im Seitenkopf kann bei Bedarf aus der Gesamtheit der gespeicherten Lebenslagen gezielt nach einem bestimmten Datensatz gesucht werden. Im Abschnitt Zugeordnete Lebenslagen zur Kategorie: werden die bereits zugewiesenen Lebenslagen angezeigt ( ). Die Zuordnung kann bei Bedarf über das Symbol aufgehoben werden. Abschließend kann über die Einträge im Abschnitt Lebenslagen zuordnen ( ) eine Lebenslage zu der Kategorie zugeordnet werden. Klicken Sie hierzu auf das Symbol des Eintrags. Über den Link Zurück zu den Kategorien kann die Ausgangsansicht wieder aufgerufen werden Web-Links einer Kategorie zuordnen Werden Lebenslagen im Portal eingerichtet, bestehen diese standardmäßig aus folgenden Elementen: Den Kategorien (optional mit Bild auf der obersten Ebene), der Lebenslage selbst, bei der Lebenslage die Beschreibung (inkl. der Möglichkeit, Bilder, links oder allgemeine http-links zu hinterlegen) sowie den zugeordneten Dienstleistungen, die automatisch als Links eingebunden werden. Zusätzlich bietet mpscitywerk die Möglichkeit, weitere Web-Links (intern wie extern) zu einer Kategorie zu definieren, die ebenfalls im Portal angezeigt werden. Kategorien Links Kategorien Bilder Bilder Links Lebenslage Beschreibung Dienstleistung Dienstleistung Dienstleistung Um solche Links auf Ebene der Kategorien zu definieren, wählen Sie Verwaltung Lebenslagen Kategorien. Die Seite Start-Übersicht wird angezeigt und stellt die oberste Ebene der hinterlegten Kategorien dar. Navigieren Sie ggf. mit Hilfe des -Symbols auf die zutreffende Ebene der Kategorie, zu der Sie einen Link hinterlegen wollen. Klicken Sie dann bei den betreffenden Datensatz auf das Symbol (Link zuordnen): Die Seite Links zur Kategorie wird angezeigt: mps public solutions gmbh 253/259 Version 3.31

254 Verwaltung Sind zu der selektierten Kategorie bereits Links hinterlegt, werden diese mit den Angaben Name und URL angezeigt. Um einen neuen Link zu erfassen, klicken Sie auf die Schaltfläche. Um einen bestehenden Link zu editieren auf das Symbol : Die Seite Link zu bearbeiten bzw. einen neuen Link zuordnen wird angezeigt: Soll ein manueller Link (z.b. zu einer externen Seite außerhalb des Portals) hinterlegt werden, tragen Sie die Bezeichnung im Feld Name ein und im Feld URL den vollständigen Hyperlink, der verwendet werden soll (z.b. h t t p : / / w w w. g o o g l e. d e ). Handelt es sich um einen Link auf eine Seite innerhalb des Portals, nutzen Sie die Aufstellung im unteren Teil der Seite: Hier werden beim Aufruf zunächst die obersten Menüebenen des mpscitywerk-portals angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol eines Eintrags werden auch die Untermenüs zu dem Punkt eingeblendet. Optional können auch alle Untermenüs eingeblendet werden: Klicken Sie hierzu auf den Link Ganze Struktur zeigen. Um einen internen Link zu setzen, markieren Sie in der rechten Spalte den Eintrag ( ). Wurde der Link (intern oder extern) definiert, klicken Sie auf die Schaltfläche Änderung zu übernehmen., um die mps public solutions gmbh 254/259 Version 3.31

255 Verwaltung Ansprechpartner Da im Verwaltungsmodul von mpscitywerk alle Mitarbeiter der Verwaltung enthalten sind, kann dieser Datenpool auch genutzt werden, um diese Informationen nicht nur im Zusammenhang mit Dienstleistungen, Lebenslagen oder Aufgaben darzustellen: Über die Funktion der Ansprechpartner können Angaben zu Verwaltungsmitarbeitern auch bestimmten Webseiten im Portal zugewiesen werden. Auf diesem Weg können dem Portalbesucher auch außerhalb des Kontexts einer Dienstleistung kompetente Ansprechpartner zu unterschiedlichen Webseiten innerhalb des Portals benannt werden. Räume Web-Portal Gebäude Webseite Webseite Webseite Struktur extern Struktur intern Aufgaben Dienstleistungen Ansprechpartner Stellen Mitarbeiter Stellenbesetzung Lebenslagen Um die Ansprechpartner für bestimmte Portalbereiche festzulegen, wählen Sie Verwaltung Ansprechpartner. Die Seite Ansprechpartner für Portalinhalte zuordnen wird angezeigt: Im oberen Block Modul(e) werden vorgefertigte Filteroptionen bereitgestellt, mit der die Anzahl der darzustellenden Menüpunkte eingeschränkt werden kann. Beim Aufruf der Seite sind alle Optionen angehakt. Um die Anzahl zu reduzieren, können einzelnen Häkchen gezielt entfernt (oder später auch wieder gesetzt werden). Alternativ stehen zwei Links am linken Rand zur Verfügung: Mit diesen können alle Häkchen gesetzt (= Alle auswählen) oder alle Häkchen entfernt werden (= Auswahl aufheben). mps public solutions gmbh 255/259 Version 3.31