Informationen zum Jahresbericht der Kinder- und Jugendfeuerwehren

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1 KreisFeuerwehrVerband Straubing-Bogen e.v. Kreisjugendfeuerwehr Informationen zum Jahresbericht der Kinder- und Jugendfeuerwehren im Landkreis Straubing-Bogen

2 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeines Vorwort Voraussetzungen Unterlagen Papierformulare Termine zur Abgabe Hilfestellung Handhabung des elektronischen Jahresberichtes Download des Formulars Auswahl der Feuerwehr Eingabe von Werten Fehlerprüfung Abgabe Jugend Aktuell Grundsätzliches Abo-Verwaltung Veröffentlichung von Berichten MP-Feuer Grundsätzliches Eingabe der Grundinformationen Parameterdatei Stammdaten Dienste Statistik erstellen Statistik versenden Weitere Informationen Stärkemeldung und Jahresbericht der Jugendfeuerwehr Grundsätzliches Feuerwehranwärter Aktive Mitglieder Aktive Mitglieder bis einschließlich 26 Jahre V 1.0 Seite 2 von 14

3 1. Allgemeines 1.1. Vorwort Mit den folgenden Hinweisen möchten wir Euch eine Hilfe zur Erstellung der Jahresberichte geben. Ältere Kameraden unter Euch werden sich sicher noch an die Zeiten erinnern, in denen jährlich ein Papierbericht mit diversen Durchschlägen zu erstellen war. Dieser musste dann bearbeiten und per Post versenden werden. Vor einigen Jahren beschlossen wir euch eine Möglichkeit zu schaffen, sich nicht mehr stundenlang mit dem Ausfüllen der alten Statistikbögen zu beschäftigen und entwickelte auf Basis einer Tabellenkalkulation die Möglichkeit, die Statistik in kurzer Zeit zu erledigen. Diese Version des elektronischen Jahresberichtes bildete die Grundlage der vorliegenden Statistikerfassung. In den folgenden Jahren gab es etliche Verbesserungen um das Ausfüllen noch einfacher zu gestalten und geänderten Rahmenbedingungen Rechnung zu tragen. Wir hoffen, dass die folgende Anleitung das Erstellen der Jahresberichte erleichtert Voraussetzungen Um das Formular auszufüllen, benötigen Sie entweder Excel, das im Microsoft Office enthalten ist, oder Calc, das im OpenOffice und LibreOffice enthalten ist. Falls Ihnen keines der genannten Programme zur Verfügung steht, empfehlen wir Ihnen die kostenlose OpenOffice-Suite oder LibreOffice-Suite zu verwenden. Diese können von der Webseite bzw. de.libreoffice.org heruntergeladen werden. Der auf der Homepage angebotene Microsoft Excel Viewer reicht hierfür leider nicht aus Unterlagen Auf der Homepage steht jeweils ein Formular für die Jugend- und Kinderfeuerwehren unter Downloads / Jugendfeuerwehr / Jahresbericht in ihrem KBI-Bereich zum Download bereit. Bitte verwenden Sie kein anderes EDV-Formular als das auf der Homepage veröffentlichte Papierformulare Falls es Ihnen nicht möglich ist, das EDV-Formular zu nutzen, erhalten Sie ein Papierformular bei Ihrem Kreisbrandmeister Termine zur Abgabe Der Abgabeschluss in Papierform ist jeweils der 10. Dezember des laufenden Jahres. Die Abgabe in EDV-Form endet jeweils am 17. Dezember des laufenden Jahres Hilfestellung Bei Fragen und Problemen mit dem Jahresbericht sprechen sie die Führungskräfte des Landkreises an oder schreiben sie eine E-Mai an jugend@ffw-straubing-bogen. Ergänzend hierzu empfiehlt sich die CD-ROM Leitfaden für die Jugendarbeit der Feuerwehren Bayerns (ehem. Jugendwartmappe) die auf der Homepage unter Service & Infos / Werbematerialien & Shop / Lehrmittel der JF Bayern bestellt werden kann. V 1.0 Seite 3 von 14

4 2. Handhabung des elektronischen Jahresberichtes 2.1. Download des Formulars Nachdem Sie das EDV-Formular heruntergeladen (Siehe 1.3 Unterlagen) und auf ihrer Arbeitsstation abgelegt haben, öffnen Sie dieses mit ihrer Tabellenkalkulation Auswahl der Feuerwehr Wählen Sie als erstes ihre Feuerwehr über das Alphabetisch sortierte Auswahlfeld aus. Abbildung 2.1 Auswahl der Feuerwehr Dadurch werden automatisch folgende Werte gesetzt: Kreis Ordnungsnummer Gemeinde/Stadt der FF Diese Werte sind fest hinterlegt und können nicht verändert werden. Falls aus dem Vorjahr Daten bekannt sind, werden auch folgende Werte als Vorgabe gesetzt: JF gegründet am Dienstbetrieb eingestellt am ausländische Mitglieder des Vorjahres Gesamtzahl der Mitglieder des Vorjahres Diese Werte können verändert werden. Abbildung 2.2 Die gelb gekennzeichneten Felder werden fest gesetzt, die grünen sind nur Vorschläge aus dem Vorjahr Eingabe von Werten Grundsätzlich müssen folgende Regeln im Umgang mit dem Formular eingehalten werden: Es müssen und können nur Felder mit grauem Hintergrund befüllt werden. Für Felder, die mit Ja oder Nein beantwortet werden können, gilt die Regel: o für Nein muss eine 0 eingegeben werden o Für Ja muss eine 1 eingegeben werden Abbildung 2.3 Beispiel für das korrekte befüllen des Formulars V 1.0 Seite 4 von 14

5 2.4. Fehlerprüfung In das Formular wurde eine Fehlerprüfung integriert. Einen Fehler erkennt man an einem Rot eingefärbtem Feld. Einen Hinweis über mögliche Ursachen für den Fehler erhält man, wenn man mit dem Maus- Cursor über das rot eingefärbte Feld fährt. Abbildung 2.4 In diesem Beispiel sind 4 Mädchen in der Jugendgruppe, jedoch wurde bei der Altersangabe eine vergessen Abgabe Nachdem Sie alle Felder des EDV-Formulars mit Ihren Angaben befüllt haben, speichern Sie dieses ab. Wenn sie OpenOffice oder LibreOffice verwenden wählen sie im erscheinenden Dialog die Option Aktuelles Format beibehalten. Abbildung 2.5 Auswahlfeld in Calc V 1.0 Seite 5 von 14

6 Senden Sie das soeben gespeicherte EDV-Formular unter Angabe des Betreffs Jahresbericht sowie dem Namen ihrer Feuerwehr an die -Adresse Abbildung 2.6 Versenden der 3. Jugend Aktuell 3.1. Grundsätzliches Über den Kreisjugendfeuerwehrverband Straubing- Bogen sind alle zugeordneten Jugendfeuerwehren Mitglied beim Kreisjugendring Straubing-Bogen. Dieser Verlegt für seine Mitglieder und Förderer vierteljährlich die Zeitschrift Jugend Aktuell. Diese enthält überwiegende aktuelles vom Kreisjugendring sowie Berichte der Mitglieder. Sie ist für die Abonnenten kostenlos beziehbar Abo-Verwaltung Da diese Zeitschrift auch als Informationsmedium der Kreisjugendfeuerwehr verwendet wird, ermöglichen wir die Abonnementverwaltung über den Jahresbericht. Beim Ausfüllen der Felder JFW Name und Anschrift wird die Abo-Bestellung automatisch ausgefüllt. Ihnen wird angezeigt ob bereits ein Abonnement abgeschlossen wurde. Aus Datenschutzgründen kann jedoch der derzeitige Empfänger nicht Angegeben werden. Die Auskunft über den derzeitigen Empfänger kann über die -Adresse angefordert werden. Über das Auswahlfeld kann die Änderung oder Löschung des Abonnements veranlasst werden. Abbildung 3.1 Abo-Verwaltung 3.3. Veröffentlichung von Berichten Gerne werden auch Berichte von euren Aktionen in dieser Zeitschrift, die in einer Auflage von Exemplaren gedruckt wird, veröffentlicht. Bitte sendet eure Berichte direkt an oder an mit der Bitte um Veröffentlichung in der Jugend Aktuell. V 1.0 Seite 6 von 14

7 4. MP-Feuer 4.1. Grundsätzliches Mit MP-FEUER (ab Version 2014 A) gibt es die Möglichkeit, die Jugendfeuerwehrdaten automatisch auszuwerten, zusammenzuführen und direkt per E- Mail zu versenden. Um Ihnen die Möglichkeit zugeben auch diesen Daten möglichst einfach zu übergeben, wurde folgenden Ablauf erarbeitet. Sie senden den Jahresbericht aus MP-Feuer direkt an und erhalten im Gegenzug ein, mit den Daten ihres MP-Feuer-Jahresberichtes befülltes, Formular zurück. Diese kontrollieren und ergänzen sie gegebenenfalls und senden es wie gewohnt an die für Sie zuständige Person. Der einzig gültige Jahresbericht ist das abgegebene Formular und nicht der Bericht aus MP-Feuer, der nur ein zwischenschritt darstellt. KBM/KBI Bereichs-JW Abbildung 4.1 Ablauf der Abgabe mit MP-Feuer 4.2. Eingabe der Grundinformationen Im MP-FEUER-Zusatz-Plugin Jahresstatistik der Jugendfeuerwehr müssen im Menüpunkt Einstellungen / System / Erweiterungen / Schnittstellen die Grundinformationen (entspricht dem Deckblatt der Statistik) zu der Jugendfeuerwehr hinterlegt werden. Besonders wichtig ist das Feld Ordnungs-Nr. da über dieses die Zuordnung des Berichtes zur jeweiligen Jugendfeuerwehr erfolgt. Falls Ihnen die Ordnungsnummer nicht bekannt ist verfahren Sie wie unter 2.2 Auswahl der Feuerwehr beschrieben und übertragen Sie die im Formular oben rechts angezeigte Ordnungsnummer. Ebenso wichtig ist das Feld Jahresberichts-Ebene das den Bericht für die Jugendfeuerwehren im Ortsbereich aktiviert. Im Feld Bundesland muss ebenfalls zwingend Bayern gewählt werden, da ansonsten die Landesspezifischen Berichtsdaten nicht abgefragt werden (Bayerisches Jugendleistungsabzeichen, Wissenstest, ect.) In das Feld -Empfänger tragen Sie jugend@ff-straubing-bogen.de ein. Abbildung 4.2 Grundinformationen V 1.0 Seite 7 von 14

8 4.3. Parameterdatei In MP-FEUER (ab Version 2010 B) gibt es die Möglichkeit, länderspezifische Einstellungen (wie z.b. Wettbewerbe, Dienstgrade, Dienststellungen, Ehrungen, Lehrgänge, usw.) zu importieren. Dies ist zwingend notwendig um zum Beispiel das Bayerische Jugendleistungsabzeichen erfassen und auswerten zu können. Gehen sie dabei wie folgt vor: 1. Laden Sie von der Homepage aus dem internen Kundenbereich die aktuelle Parameterdatei für Bayern herunter und speichern diese in ein beliebiges Verzeichnis. 2. Entpacken Sie die heruntergeladene ZIP-Datei. 3. Starten Sie MP-FEUER und wechseln Sie in den Hauptmenüpunkt Zusatz / Datentransfer / MP- FEUER Parameter-Import. Dort wählen Sie zunächst mit dem Knopf [+] die entpackte Parameterdatei aus, danach die gewünschte Abteilung (in die Sie die Parameter importieren möchten) und dann das Bundesland Bayern. Zuletzt markieren Sie in der Daten-Auswahl noch die gewünschten Einstellungen und starten dann den Import mit dem Knopf [Transfer starten] 4.4. Stammdaten Folgende Stammdaten müssen erfasst bzw. für alle Jugendliche nacherfasst werden: Um die Alterseinteilung der Jugendlichen auswerten zu können, müssen alle Jugendlichen im Feld Geburtsdatum (Stammdaten / Jugend / Zusatzdaten) das entsprechende Datum erfasst haben. Zur Berechnung des Alters wird der Stichtag des Berichtsjahres zu Grunde gelegt. Um die Anzahl der Übernahmen auswerten zu können, müssen alle Jugendlichen die in die Einsatzabteilung übernommen wurden im Feld Aktiv-Bis (Stammdaten / Jugend / Basisdaten) das jeweilige Übernahmedatum und zusätzlich im Feld Austrittsgrund die Info Übernahme in Personal erfasst haben. Um die Austrittsgründe auswerten zu können, muss im Feld Aktiv-Bis (Stammdaten / Jugend / Basisdaten) das jeweilige Austrittsdatum und zusätzlich im Feld Austrittsgrund einer der folgenden gewählt werden: o Wohnortwechsel o Schul-/Berufsausbildung o anderer Verein o stärkere andere Interessen o keine Lust mehr o kein Interesse an Übernahme o Ausschluss o o Übernahme in Personal Alle anderen (selbst definierten) Austrittsgründe werden dann in der Statistik automatisch als sonstige geführt. Um die Anzahl der Wettbewerbe auswerten zu können, müssen diese im Bereich Wettbewerbe (Jugend / Stammdaten / Wettbewerbe) mit folgenden Kriterien erfasst sein: o Von-Datum muss erfasst sein (im entsprechendem Berichtsjahr der Statistik) o Handzeichen muss erfasst sein (dies ist der Hinweis, dass der Wettbewerb besucht wurde) o bestanden muss gesetzt sein (dies ist der Hinweis, dass der Wettbewerb bestanden wurde) V 1.0 Seite 8 von 14

9 4.5. Dienste Folgende Regeln müssen bei der erfasst der Übungen beachtet werden bzw. für alle im Berichtszeitraum nachgepflegt werden: Um den zusätzlichen Zeitaufwand für alle Ausbilder auswerten zu können, müssen die entsprechenden Dienste im Bereich Jugendübungen (Übungen (Jugend) / Ausbilder) mit der jeweiligen Kategorie und Ebene zusätzlich erfasst sein. Diese beiden Spalten können Sie sich über das Plus in der linken oberen Ecke einblenden lassen. Feuerwehrtechnische Ausbildungen müssen als Übung erfasst und der Hacken in den Basisdaten oben, rechts FW.-Ausbildung gesetzt werden. Allen Übungen, bei denen der Hacken nicht gesetzt ist werden als Allgemeine Jugendarbeit gezählt. Das Feld Übungs-Art wird für den Jahresbericht nicht herangezogen Statistik erstellen Zunächst müssen alle zuvor genannten Voraussetzungen erfüllt bzw. erfasst sein. Danach wechseln Sie im MP-FEUER-Hauptmenü in den Menüpunkt Zusatz / Datentransfer / MP-FEUER --> JF-Jahresbericht und starten diesen. Zum Erstellen einer Statistik wählen Sie in Punkt 1 die Funktion Neu erstellen aus. Nun wählen Sie beim Punkt 2. die gewünschte Abteilung(en). Danach können Sie mit dem Knopf [OK] die Auswertung starten. Hierbei werden nun alle vorhandenen Jugenddaten ausgewertet. Abbildung 4.3 Jahresbericht starten Die Daten der Statistik werden im Wertefenster angezeigt. Diese können hier nochmals bearbeitet oder überprüft werden. Besonders zu beachten ist, dass alle rot hinterlegten Felder manuell ausgefüllt werden müssen, alle anderen werden von MP-Feuer automatisch berechnet. Die Werte sind dazu in vier Abschnitte untergliedert. Die erzeugten Daten können mit dem Knopf [speichern] als MP-FEUER Statistik-Datei abgespeichert werden. Diese wird im Transfer-Verzeichnis, welches in den Plugin-Einstellungen festgelegt werden muss, erstellt. V 1.0 Seite 9 von 14

10 Abbildung 4.4 Summierte Mitgliederzahlen sowie die Austrittsgründe. Abbildung 4.5 Allgemeine Daten zur Jugendfeuerwehr. Rote Felder müssen manuell ausgefüllt werden. V 1.0 Seite 10 von 14

11 Abbildung 4.6 Angaben zu den Fortbildungen und Aktivitäten. Rote Felder müssen manuell ausgefüllt werden. Abbildung 4.7 Angaben des Jugendfeuerwehrwartes. Diese Daten werden aus den Grundinformationen übernommen. V 1.0 Seite 11 von 14

12 4.7. Statistik versenden Die Statistik-Daten können direkt aus dem Wertefenster heraus als versandt werden. Für den Versand muss zunächst ein Konto in den Benutzereinstellungen des aktuellen Benutzers hinterlegt sein (diese Einstellung kann nur der Benutzer selbst vornehmen). Wählen Sie hierzu Einstellungen -> Benutzer und klicken Sie dann auf der linken Seite auf Benutzerkonten. Mit dem Button [Konto neu] können Sie ein neues Konto hinterlegen. Um die Statistik zu versenden, wählen Sie im Wertefenster [Versenden]. Natürlich könne Sie auch die gespeicherte Datei mit Ihrem gewohntem -Client an senden Weitere Informationen Weiterführende Informationen erhalten sie im MP-Feuer Service-Merkblatt Jahresstatistik des DJF mit MP-FEUER erzeugen, MP-Feuer Service-Merkblatt Import von länderspezifischen Einstellungen sowie im Handbuch von MP-Feuer. 5. Stärkemeldung und Jahresbericht der Jugendfeuerwehr 5.1. Grundsätzliches Am Enden jeden Jahres muss für jede Jugendfeuerwehr, in der Regel durch den Jugendwart, einen Jahresbericht und durch den Kommandanten für jede Feuerwehr eine Stärkemeldung erstellt werden. Der Jahresbericht der Jugendfeuerwehren wird dabei in einer Tabellenkalkulation und die Stärkemeldung der Feuerwehr in der ELDIS-Management-Suite (EMS) bearbeitet. Einige Daten lassen sich aus dem jeweiligen andern Bericht übernehmen bzw. errechnen, was eine enge Zusammenarbeit des Kommandanten und des Jugendwartes nahe legt Feuerwehranwärter Die Angaben Anwärter-weiblich und Anwärter-männlich in der Eingabemaske Personal der Stärkemeldung können direkt aus den Feldern Gesamtzahl der Mitglieder zum der Tabelle Mitglieder-Entwicklung des Jahresberichtes der Jugendfeuerwehr übernommen werden. Abbildung 5.1 Übernahme der Feuerwehranwärter in die Stärkemeldung V 1.0 Seite 12 von 14

13 5.3. Aktive Mitglieder Die Angaben der aktiven Mitglieder, im unterem Viertel des Jahresberichtes der Jugendfeuerwehr, kann aus der Summe des Feldes Gesamt unter Aktive Dienstleistende in der Eingabemaske Personal der Stärkemeldung und aus dem Feld Gesamtzahl der Mitglieder zum der Tabelle Mitglieder- Entwicklung des Jahresberichtes der Jugendfeuerwehr ermittelt werden. Beispiel: Aktive Dienstleistende- Gesamt der Stärkemeldung: 22 Gesamtzahl der Mitglieder zum des Jahresberichtes der jugendfeuerwehr 2 Aktive Mitglieder des Jahresberichtes der jugendfeuerwehr 24 Abbildung 5.2 Gesamtzahl der aktiven Mitglieder im Jahresbericht der Jugendfeuerwehr 5.4. Aktive Mitglieder bis einschließlich 26 Jahre Die Angaben der aktiven Mitglieder bis einschließlich 26 Jahre, im unterem Viertel des Jahresberichtes der Jugendfeuerwehr, kann aus der Summe der jeweiligen Jahrgänge der Felder Anzahl Gesamt in der Eingabemaske Personal-Altersstruktur Aktive Dienstleistende der Stärkemeldung und aus dem Feld Gesamtzahl der Mitglieder zum der Tabelle Mitglieder-Entwicklung des Jahresberichtes der Jugendfeuerwehr ermittelt werden. Beispiel für den Jahresbericht 2014: Geburtsjahr 1996 (18 Jahre) der Stärkemeldung: 0 Geburtsjahr 1995 (19 Jahre) der Stärkemeldung: 0 Geburtsjahr 1994 (20 Jahre) der Stärkemeldung: 0 Geburtsjahr 1993 (21 Jahre) der Stärkemeldung: 1 Geburtsjahr 1992 (22 Jahre) der Stärkemeldung: 1 Geburtsjahr 1991 (23 Jahre) der Stärkemeldung: 0 Geburtsjahr 1990 (24 Jahre) der Stärkemeldung: 1 Geburtsjahr 1989 (25 Jahre) der Stärkemeldung: 0 Geburtsjahr 1988 (26 Jahre) der Stärkemeldung: 0 Gesamtzahl der Mitglieder zum des Jahresberichtes der jugendfeuerwehr 2 Aktive Mitglieder bis einschl. 26 Jahre des Jahresberichtes der jugendfeuerwehr 5 V 1.0 Seite 13 von 14

14 Abbildung 5.3 Gesamtzahl der aktiven Mitglieder bis einschließlich 26 Jahre im Jahresbericht der Jugendfeuerwehr V 1.0 Seite 14 von 14