BPM Leitfaden der DSAG Inhalte und Umsetzungsbeispiele mit

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1 BPM Leitfaden der DSAG Inhalte und Umsetzungsbeispiele mit MID Innovator SAP Integration 12. November 2013

2 Agenda 1 Ziele des BPM Leitfadens 2 Inhalt und Überblick 3 Ausgewählte Vertiefungen und Umsetzungsbeispiele 4 Nutzen und Diskussion 2

3 1 Ziele des BPM Leitfadens 3

4 1 Ziele des BPM Leitfadens SAP Umfrage im DSAG Arbeitskreis Geschäftsprozessmanagement Anzahl Kundenmitarbeiter von den Teilnehmern: 76 = 54% 4 MID GmbH *Quelle DSAG Arbeitskreis GPM Umfrage 2013

5 1 Ziele des BPM Leitfadens Erstveröffentlichung erfolgte im Rahmen des DSAG Jahreskongresses September 2013 IT-Director September 2013 Silicon.de September 2013 MFG Deutsches Verbände Forum Leitfaden-fuer-Business-Process-Management?m=92283 Titel: Risiko für Fehlinvestitionen im BPM minimieren / DSAG-Leitfaden für Business Process Management 18. September 2013 Chefbüro MID GmbH 5

6 1 Autoren Getreu dem DSAG Verständnis Von Anwendern für Anwender / Gemeinsam mehr erreichen / Wir für uns Ralf Wilhelm Senior Consultant r.wilhelm@mid.de Verantwortlich für Innovator SAP Lösung und SAP Partnermanagement Ansprechpartner DSAG, Gründungsmitglied AK GPM, Mitautor BPM-Leitfaden MID GmbH 6

7 1 Ziele des BPM Leitfadens Der BPM Leitfaden will Kein BPM Lehrbuch Beruht auf Praxiserfahrungen eine ergänzende Informationsquelle zur gängigen Literatur sein die aktuellen BPM Produkte der SAP einordnen Erfahrungen von Kunden aus BPM Projekten nutzen Operative Wege zur Nutzung der Management Disziplin BPM vermitteln Es gibt nicht den einen Weg BPM dient der Erreichung der individuellen Zielsetzung des Unternehmens Innovator SAP Integration unterstützt bei der Umsetzung MID GmbH 7

8 2 Inhalt und Überblick 8

9 2 SAP/DSAG-Prozesslebenszyklus und SAP Application Lifecycle mit Innovator Die Etablierung von ProcessGovernanceist essentiell für Projektabwicklung und nahtlose Integration in den Betrieb. Prozesskreislauf SAP/DSAG MID GmbH 9

10 2 SAP/DSAG-Prozesslebenszyklus und SAP Application Lifecycle mit Innovator Vom Geschäftsprozess zur effizienten und effektiven SAP- Anwendung MID Innovator SAP Integration Lifecycle Modell MID Innovator Anforderungsmodellierung Dokumentation Geschäftsprozessmodellierung Spezifikation Implementierung Test Customizing Modifikation Erweiterung Add-On MID GmbH 10

11 2 Inhalt Die Inhalte sollen Leben und sich entsprechend der sich ständig ändernden Geschäftswelt weiterentwickeln 1. Einleitung und Strategie Was ist BPM und warum es sich lohnt, sich damit zu beschäftigen 2. Ziele, Organisation, Aufsetzen eines BPM im Unternehmen beleuchtet Hintergründe und Beispiele von Z bis A 3. Vom Unternehmensziel zu Prozessdesign, Prozessmodellierung und Prozessmethodik Welche Vorgehensweise passt zur Aufgabe 4. Prozessanalyse und Prozessoptimierung Warum, wie, womit und wann 5. Prozesshierarchien und Testmanagement Die verschiedenen Wege zum Erfolg 6. BPMS Prozessautomatisierung Prozesse fest im Griff Mitarbeit an weiteren Ausgaben, Einbringen eigener Erfahrungen und eigener Beiträge, Anregungen und Ergänzungen sind jederzeit herzlich willkommen! 11

12 3 Ausgewählte Vertiefungen und Umsetzungsbeispiele 12

13 3 Vertiefung zu Kapitel 1 -Was ist BPM und warum es sich lohnt, BPM stellt die Werkzeuge zur Verfügung, um Prozesse in ihrem Lebenszyklus kontinuierlich auf die Geschäftsziele auszurichten und zu verbessern, um damit den Geschäftserfolg zu steigern. 13

14 3 Vertiefung zu Kapitel 2 Ziele, Organisation, Aufsetzen eines BPM Zur wirkungsvollen BPM Etablierung müssen Fragen beantwortet werden! Was sind die Ziele des Unternehmens? Welche Geschäftsprozesse tragen maßgeblich zur Erreichung der Unternehmensziele bei? Typische Kriterien hierbei sind z.b. Anzahl der Anwender eines Prozesses, erzeugter Geldwert eines Prozesses (z.b. Umsatz), Anzahl adressierter Kunden. Auf welche Art und Weise müssen Geschäftsprozesse verändert werden, um die Unternehmensziele zu erreichen? Beispiele für eine Veränderung sind Verkürzung der Durchlaufzeit, höherer Output, geringere Anzahl von Prozessschritten, höherer Automatisierungsgrad. Pro Geschäftsprozess sollte dieses Veränderungsziel ganz konkret in einem Jahresplan festgehalten werden. Die Verbindung von Unternehmenszielen, Geschäftsmodell und Prozessen sowie eine funktionierende Prozess-Governance sind erfolgskritisch. 14

15 3 Livedemo: MID Innovator SAP Integration Bewertung und Entscheidung aufgrund einer Portfolio-Analyse Werteingabe Modell Strategisches Business Ziel Auswertung 15

16 3 Livedemo: MID Innovator SAP Integration Umsetzungsvariante entscheiden anhand einer Potenzial-Analyse Werteingabe Auswertung Modell 16

17 3 Livedemo: MID Innovator SAP Integration Organisationsstrukturen und Mitarbeiterinformationen aus bestehenden SAP-Systemen auslesen SAP EP MSS OrgChart 17

18 3 Livedemo: MID Innovator SAP Integration Organisationsstrukturen einfach modellbasiert verwalten und verwenden 18

19 3 Livedemo: MID Innovator SAP Integration M 3 SAP* integriert sich in aktuellstes SAP Vorgehensmodell ASAP Initiierung Implementierung Evaluierung Architekturprojektion Softwareentwurf Testunterstützung Wiederverwendung Änderungsmanagement M³ SAP Phasen * M 3 Modellierungsmethodik MID 19

20 3 Vertiefung zu Kapitel 3 Prozessdesign, -methodik, Referenzmodelle Integrierter Ansatz vom Design zu Ausführung und Controlling durch Nutzung von Prozessmodellen Was modellieren Sie? Warum modellieren Sie? Für wen sind die Modelle gedacht? Wann sind die modellierten Prozesse relevant? Wie und wo werden die Modelle benutzt? Tipp Nr. 1 Projekt-und Unternehmensziele sind der Maßstab und die Grundlage einer erfolgreichen Prozessmodellierung! Tipp Nr. 4 Machen Sie sich Gedanken, ob und welche Referenzprozesse und Best Practices Sie in Ihrem Projekt mit einfließen lassen wollen! Achtung Falle! Ein Prozessmodell soll grundsätzlich einfach zu verstehen und in der Anzeige auf dem Bildschirm nachvollziehbar sein. Die Prozessmodelltapeten der 90er Jahre sind unbedingt zu vermeiden. Die Effizienz und Effektivität von Prozessmodellen wird durch deren Modellierung, ggf. anhand von Referenzmodellen und der passenden Modellierungssoftware, erreicht. 20

21 3 Livedemo: MID Innovator SAP Integration * M 3 Modellierungsmethodik MID 21

22 3 Livedemo: MID Innovator SAP Integration SAP Solution Manager Integration 22

23 3 Livedemo: MID Innovator SAP Integration Mittels Prozesslandkarten lassen sich Unternehmen klar und übersichtlich strukturieren 23

24 3 Livedemo: MID Innovator SAP Integration Über Prozesslandkarten lässt sich bis zu detaillierten Prozessabläufen navigieren 24

25 3 Livedemo: MID Innovator SAP Integration Nicht-IT lermodellieren Anforderungen in MS Word und synchronisieren sie mit dem Innovator Model Server Textuelle Anforderungen in Word erfassen und konsistent in ein Modell übertragen und vice versa Innovator Word Das Anforderungsmodell kann mit dem generierten Prozess-Schritt-Modell aus den bestehenden Systemen abgeglichen werden 25

26 3 Livedemo: MID Innovator SAP Integration Innovator SAP Integration schafft Durchblick: Modelle aus bestehenden SAP- Systemen grafisch mit eigenen Modellen vergleichen Modellstruktur BPMN-Diagramm SAP-Standardprozess Transaktion 26

27 3 Livedemo: MID Innovator SAP Integration Unterschiedliche Modelle im Whiteboard übersichtlich miteinander verbinden Prozesslandkarte SAP-Standardprozess Sollprozess Oberflächenablauf Organisationsstruktur Geschäftsobjekte 27

28 3 Vertiefung zu Kapitel 4 Analyse, Optimierung Motivation für Prozessanalyse Iteratives Verbessern von Prozessen durch Kontrollieren und Optimieren. Analyse nicht zur Problemerkennung sondern auch zur Ursachenfindung Analyse auf Realprozess und nicht auf Wunschprozess Wann sind die modellierten Prozesse relevant? Wie und wo werden die Modelle benutzt? Neben der Analyse durch Messpunkte (Monitoring, Reporting, Prediction) können zur Optimierung auch mathematische Modelle genutzt werden. 28

29 3 Vertiefung zu Kapitel 5 Testmanagement Modellzentriertes Testen mit Innovator ermöglicht die Durchgängigkeit des Testprozesses Testprofil für UML / BPMN Beschränkung auf testrelevante Elemente Verständlich für Fachtester Prüfung auf syntaktische Korrektheit API / Partner Testfallerzeugung systematische und automatische Ableitung der Testfälle aus Diagrammen Anforderungen Testidee Testfall Test Ausführung vollständig eindeutig übersichtlich nachvollziehbar kommunizierbar pflegbar Automatisieren HPQC 29

30 3 Vertiefung zu Kapitel 6 Prozessautomatisierung Technische Umsetzung mit Hilfe des BPMS SAP Netweaver BPM Wenn folgende Annahmen zutreffen, ist eine Implementierung des Geschäftsprozesses mit SAP NetWeaver BPM sinnvoll: Der Geschäftsprozess ist individuell und kann nicht durch eine einfache Anpassung von Standardsoftware, z.b. in der SAP Business Suite (ERP, CRM, SRM, SCM) in Form von Customizing umgesetzt werden. Der Geschäftsprozess erstreckt sich über Systemgrenzen hinweg (heterogene Systemlandschaft) und benötigt Daten und Funktionen aus verschiedenen, bestehenden internen und externen Systemen. Die Benutzer des Prozesses wünschen sich eine neue, einfach zu bedienende Benutzeroberfläche. Allen Beteiligten ist bewusst, dass es sich bei dem Projekt um ein Software- Entwicklungsprojekt handelt. Im Projektteam ist neben dem klassischen ABAP-Know-how auch Java und BPMN- Know-how vorhanden. 30

31 3 Livedemo: MID Innovator SAP Integration Die MID SAP-Integration gewährleistet eine übersichtliche und konsistente Dokumentation der SAP und Non-SAP Welt Dokumentationsgenerierung MS-WORD Beispielkunde Online (html), navigierbar 31

32 4 Nutzen und Diskussion 32

33 4 Nutzen und Diskussion Was hat mein Unternehmen davon Von Erfahrungen Anderer lernen und nicht die gleichen Fehler machen Vorschlag, wie BPM im Unternehmen auf Basis der Unternehmensziele definiert und angewendet werden kann SAP BPM Produkte und Anwendungsmöglichkeiten verstehen Sich über die Komplexität BPM klar werden und relevante Aspekte berücksichtigen Begriffe klären Kombination SAP BPM Produkte mit MID Innovator SAP Integration 33

34 4 Projekterfahrungen, Nutzen und Diskussion Fazit 1 Beherrschung der Komplexität Übertragen von Prozessmodellen mit dem SAP Solution Manager Austausch relevanter Prozess- und Entwicklungsinformationen mit SAP Entwicklungssystemen (z.b. SAP Netweaver BPM) 2 Wissen was läuft Abbildung realer SAP-Umgebung im SAP Solution Manager und übersichtliche Darstellung in BPMN mit Integration ins Unternehmensprozessmanagement in Innovator Zeitsparende Redokumentationmit automatischer Dokumentationserzeugung 3 Unterstützung SAP Life-Cycle- Management Integriertes Anforderungsmanagement, Prozessbasierte Entscheidungsunterstützung für Anforderungs- und Umsetzungspriorisierung Finden der besten Umsetzungslösung bis hin zur automatisierten Testfallgenerierung mit resultierender Testaufwandsoptimierung 34

35 4 Nutzen und Diskussion Der Einsatz von MID Innovator erhöht die Effizienz bei Einführung, Anpassung und im Betrieb von SAP Reduziert Abhängigkeit von Wissensträgern Verhindert Fehler und erhöht die Qualität Unterstützung SAP und Non-SAP Gesteigerte Transparenz und Nachvollziehbarkeit Erhöht Wiederverwendbarkeit Verbessert die Wartbarkeit Ermöglicht Auswirkungsanalysen von Änderungen Erhöht die Effizienz bei SAP Releasewechseln oder Einspielen von Enhancement Packages Reduziert Kosten Optimale Ressourcennutzung aufgrund prozessbasierter Entscheidungen Verhindert Fehler durch Automatisierung und reduziert manuelle Tests Vereinfacht Zertifizierungen/Audits durch generierte Dokumentation Auswirkungen von Geschäftsprozessänderungen sind auf System und Datenebene sichtbar, messbar und vorhersagbar 35

36 4 Nutzen und Diskussion Erfahrungswerte qualitativer Nutzen BPM aus Studie Übersicht zu nicht (oder schwer) messbaren Ergebnissen durch BPM (qualitativer Nutzen) Höhere Transparenz und Zuverlässigkeit Bessere Abstimmung zwischen Fachbereich und IT (Business-IT Alignment) Besseres Rollen- und Aufgabenverständnis Besseres Verständnis des Geschäftsmodells Stärkung der Kernkompetenzen Optimiertes Risikomanagement Positive Auswirkungen auf die Firmenkultur Erhöhte Mitarbeitermotivation 67% 60% 60% 55% 53% 42% 40% 38% Business Process Management-Studie 2012 BearingPoint MID GmbH 36

37 4 Nutzen und Diskussion Erfahrungswerte quantitativer Nutzen BPM aus Studie Übersicht zu messbaren Ergebnissen durch BPM (quantitativer Nutzen) 72% bestätigen Schnelle Prozessdurchlaufzeiten (davon erzielen 25% Verbesserungen von 30%) 5% 5% 10% 27% 20% 15% 30% und mehr keine Angabe 25% 28% 68% bestätigen Prozesskosteneinsparungen (davon erzielen 16% Verbesserungen von 30%) 15% 25% 12% 16% 32% 50% bestätigen Steigerung der Prognosegenauigkeit (davon erzielen 15% Verbesserungen von 30%) 7% 15% 13% 15% 50% 37 MID GmbH Business Process Management-Studie 2012 BearingPoint

38 4 Nutzen und Diskussion Erfahrungswerte Zusammenfassung Nutzen BPM aus Studie Nachweisbarer Nutzen durch BPM 25 % 3 % Ja Nahezu drei Viertel der befragten Firmen (72%) konnten bereits mit BPM einen nachweisbaren Nutzen erzielen Nein 72 % keine Angabe 38 MID GmbH Business Process Management-Studie 2012 BearingPoint

39 4 Nutzen und Diskussion Einsatzerfahrungen anhand zweier ausgewählter Projekte der SAP (SAP Consulting) Kunde: Weltweit agierender High Tech Konzern mit hohem SAP Anteil für lokalen Abschluss und einem zentralen SAP BW/SEM BCS System für den Konzernabschluss. SAP SEM-BCS (Strategic Enterprise Management-Business ConsolidationServices) Werkzeug zur Konzernkonsolidierung mit Integration in SEM Management Cockpit Projekt: Verbesserung des Datenanlieferungsprozesses der lokalen Systeme (SOA/GoBs) weitgehendst automatisiert bis zur Erstellung des Konzernberichts. Einsatz Innovator: Modellierung der Systemprozesse und technischen Anforderungen Generierung Word- und HTML-Dokumentation (Pflichtenheft) Kunde: Weltweit agierender automotive Konzern Projekt: Einführung einer harmonisierten konzernweiten Planungs-und Berichtslösung auf Basis SAP Business Planning& Consolidation(BPC 10.0 NW). Einsatz Innovator: Modellierung aller projektrelevanten Geschäftsprozesse und fachlichen Anforderungen, Ermittlung EinbettungsmöglicheitenBPC 10.0 NW sowie Systemprozesse und technische Anforderungen Generierung Word- und HTML-Dokumentation (Lastenheftergänzung) und Pflichtenheft MID GmbH 39

40 4 Nutzen und Diskussion Einsatzerfahrungen Beispiel aus Projekt MID GmbH 40

41 4 Nutzen und Diskussion Einsatzerfahrungen Beispiel aus Projekt MID GmbH 41

42 4 Nutzen und Diskussion I MID GmbH 42

43 4 Nutzen und Diskussion II MID GmbH 43

44 4 Nutzen und Diskussion III MID GmbH 44

45 5 Nutzen und Diskussion Link MID GmbH 45

46 Vielen Dank!

47 4 Nutzen und Diskussion Wie MID in SAP Projekten und im Betrieb helfen kann! Vorgehen Innovator Erfahrung Ressourcen MID GmbH 47

48 4 Nutzen und Diskussion Wer sollte den Leitfaden lesen MID GmbH 48

49 5 SAP Informationen SAP unterstützt die technische Prozessumsetzung mit unterschiedlichen Werkzeugen Unterschiedliche Modellierungswerkzeuge SAP, je nach Einsatzzweck, aber nicht miteinander verbunden MID GmbH 49

50 5 SAP Informationen SAP unterstützt die technische Prozessumsetzung mit unterschiedlichen Werkzeugen Kein SAP Tool Unterschiedliche ModellierungswerkzeugeSAP, je nach Umsetzungsszenario, aber nicht miteinander verbunden Aufzählung nicht vollständig: z.b. Visual Composer, SAP Business Workflow Designer, SAP NW CE BPM, fehlen MID GmbH 50

51 5 SAP Informationen SAP unterstützt die technische Prozessumsetzung Implementierung ohne direkten Prozessbezug MID GmbH 51

52 4 Nutzen und Diskussion Qualitative Nutzenerfahrungen aus SAP Projekten mit Einsatz BPM und Solution Manager Rollout-Projekt Rolloutimplementierungszeit pro Rollout ca. 30% Zeitersparnis plus Reduzierung Support und Wartungskosten SAP-Implementierungen bis zu 25% schnellere Durchführung, SAP-Projektkostenum bis zu 10% reduziert Projektlaufzeiten gesenkt um bis zu 40% Projektkosten Einführung SAP Solution Manager mit BPM amortisierten sich in weniger als einem Jahr Trainings-/ Schulungskosten reduzierten sich um 20% Redesign von Prozessen Zeitersparnis gegenüber herkömmlichem Vorgehen um 30% SAP Tests in Projekten Ersparnisdurch integriertes Anforderungs-und Testmanagement 50%beim Testdesign, 22% im Gesamtprojekt MID GmbH 52

53 4 Nutzen und Diskussion Vom Geschäftsprozess zur effizienten und effektiven SAP- Anwendung 53