chamaeleon ag ECMS ionas 3 Portal-Lösungen für Intranet und Extranet business technology

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2 Sie wollen ein Content Management System, das eine flexible Plattform für dynamische Lösungen im Unternehmen und über dessen Grenzen hinaus bietet? Sie wollen redaktionelle und dynamische Inhalte aus unterschiedlichen Quellen zentral und stets aktuell bereitstellen? Sie wollen Informations- und Dokumentaustausch zwischen Abteilungen, mit externen Partnern und Kunden realisieren? Einfach bedienbar, erweiterbar, zukunftssicher und zuverlässig und natürlich mit einem stimmigen Preis-Leistungs-Verhältnis? ionas 3: Die ECMS-Lösung für Sie! Zukunftssicheres Content Management wächst mit den Anforderungen. Mit ionas 3 sind Sie dabei auf der sicheren Seite: Intraund Extranet-Lösungen, die sich problemlos in die vorhandene IT-Landschaft integrieren, in kurzen Projektlaufzeiten erstellt werden und sich nachhaltig weiterentwickeln lassen, weil sie konsequent auf State-of-the Art Technologien (Java / JEE, Ajax, Web- Services etc.) setzen und dem ionas 3 Prinzip folgen: Verständlich ist, was einfach jeder verstehen und bedienen kann! Intra- und Extranets sind heute viel mehr als reine Inhaltsablagen mit statischen Seiten und dem Kantinen-Speiseplan. Tagesaktuelle Inhalte aus Backoffice-Systemen werden flankiert von aktuellen Nachrichten aus allen Unternehmensbereichen (z. B. als RSS-Feed individuell abonnierbar). Sie werden ergänzt durch redaktionellen Content, der von Anwendern bewertet, kommentiert und (unter Einbeziehung von QS- Redakteuren) korrigiert wird User Generated Content als Schlüssel zu Aktualität und Akzeptanz. Die Integration in eine unternehmensweite Single-Sign-On Lösung kann ebenso problemlos erfolgen wie der Einsatz komfortorientierter Web 2.0 Komponenten und weiterer individueller, interaktiver und innovativer Features. Für Intranet-Szenarien gehört die Anbindung an ein Corporate Directory bzw. LDAP zum Standard. Eine Kopplung mit anderen Chamaeleon-Systemen, bspw. der Newslettermanagement-Lösung letterman, wird ebenso unterstützt wie die Anbindung von Fremdsystemen über externe Schnittstellen, etwa für Dokumentenmanagement oder die Weiterverarbeitung von Formulardaten.

3 Ein Wort zum Content In den letzten Jahren hat sich der Anspruch an ein Intranet zunehmend weiterentwickelt, um ein breites Spektrum betrieblicher Funktionen abzudecken. Dazu gehören beispielsweise Wissensmanagement (Ablage redaktioneller Inhalte, z. B. Arbeitsanweisungen, Hintergrundinformationen), interne Kommunikation (News, Feeds, Mitarbeiter-Newsletter, Blogs, zeitkritische Just-in- Time Informationen etc.), aber auch Aspekte des Portal-Gedankens: alle wichtigen Informationen aus verschiedenen Quellen im Unternehmen zentral im Intranet zusammen führen, um sie dort auf einen Blick verfügbar zu haben. Und von dort den gezielten Einstieg in Backoffice-Systeme (SAP-Module, CRM-System etc.) weiterverfolgen zu können. Darüber hinaus gewinnt die Einbindung der Anwender immer mehr Bedeutung. Kein Unternehmen kann es sich heute leisten, auf das Wissen und die Kompetenz derjenigen zu verzichten, die ganz nah dran sind: Mitarbeiter in der Produktion, an der Kundenschnittstelle, in den Fachabteilungen. Unter dem Stichwort User Generated Content versteht man daher Ansätze, diesen Erfahrungsschatz zu nutzen, indem es Anwendern leicht gemacht wird, an der inhaltlichen Gestaltung mitzuwirken. Zum Beispiel über Feedback-Angebote, Seitenbewertungen, die in die Suchbewertung einfließen, Kommentarfunktionen auf Seiten- oder Abschnittebene, über die sich spannende Diskussionen entwickeln können. Von zentraler Bedeutung bleibt dabei aber weiterhin eine optimale Unterstützung redaktioneller Tätigkeiten durch ein auf einfachste Bedienung, ergonomische Arbeitsabläufe und die Integration vorhandener und gewohnter Software-Umgebungen konsequent ausgelegtes ECMS. So müssen Inhalte beispielsweise aus Word-Dokumenten übernommen werden, PDF- Dokumente und Bilddateien eingestellt werden, Dokumentstrukturen angelegt, verwaltet, organisiert und bezüglich ihrer Zugriffsrechten geschützt werden. Die ionas 3 Bedienoberfläche bietet hier maximalen Komfort über die WebDAV- Schnittstelle können Dokumente und Ordnerstrukturen direkt aus dem Windows-Explorer in beiden Richtungen übernommen werden. Das Bereitstellen von Dateien aller Art erfolgt schnell mit wenigen Klicks einfach von Ihrem Rechner aus.

4 Use Case 1: Redaktionelle Arbeit mit ionas 3 Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Inhalte in ein Intranet oder Extranet auf ionas 3-Basis einzupflegen. Alle haben eines gemeinsam: Sie sind schnell und einfach zu bedienen. Mit dem ionas 3 WYSIWYG 1 -Editor bearbeiten Sie Inhalte genau so, wie Sie sie in der Standardansicht sehen und wie aus Ihrer Textverarbeitung (z. B. MS Word) gewohnt. Kontextmenüs bieten zu jedem Baustein und Bereich passende Befehle an, eine Icon-Leiste im Kopfbereich ermöglicht Standardfunktionen (wie fett, kursiv, ausschneiden / einfügen etc.), Inhaltsblöcke (Textanschnitte, Bereiche mit dynamischem Inhalt wie z. B. Unterdokument-Listen) können beliebig umorganisiert werden: Einfach per Drag n Drop an die gewünschte Stelle ziehen; der ionas 3 Layout-Manager sorgt dafür, dass Inhalte trotzdem stets CI-konform bleiben. Sie können auch formatierte Inhalte aus Word, Excel, PowerPoint und anderen Anlagen übernehmen. Einfach in die Zwischenablage kopieren und in ionas 3 wieder einfügen. Hiermit lassen sich beispielsweise auch Tabellen aus einer Tabellenkalkulation übernehmen. Um Bilddateien oder andere Dokumente (DOC, PDF, etc.) zum Download bereitzustellen, können diese mit wenigen Mausklicks im ionas 3 Explorer hochgeladen werden eine intelligente Upload-Funktion hilft dabei, diesen Prozess zu vereinfachen und zu beschleunigen. Alternativ können größere Dokumentmengen oder gleich ganze Ordnerstrukturen über den Web-Ordner Zugriff (WebDAV) direkt vom Windows Explorer aus in die Site hineingezogen werden. Um Inhalte gezielt zu suchen, bietet der ionas 3 Explorer eine integrierte Content-Suche im redaktionellen Bereich an, die neben einer Schnellsuche auf Schlagwort-Basis auch die Möglichkeit bietet, weitere Suchkriterien gezielt zu definieren. 1 WYSIWIG = What You See Is What You Get

5 Use Case 2: User Generated Content in der Praxis Die bewusste und aktive Einbindung der Anwender in die inhaltliche Gestaltung kann viele Facetten haben. Einige sollen auf dieser Seite als Praxisbeispiel vorgestellt werden. Ein Anwender sucht im Intranet nach einer Arbeitsanweisung zum Thema Arbeitsplatzsicherheit in der Produktion. Er stößt auf ein offenbar veraltete Anweisung, die der Realität nicht mehr entspricht. Er kommentiert zwei Abschnitte mit Korrekturinhalten und bewertet die Seite, die bisher erst wenige, durchschnittliche Bewertungen hatte, mit einer schwachen Bewertung ( 1 von 5 Sternen ). Als Folge wird die Seite bei Suchergebnissen schwächer berücksichtigt und ein zuständiger Redakteur erhält eine E- Mail Benachrichtigung über den eingegangenen Korrekturhinweis. Der Redakteur klickt auf den Link in der und springt damit direkt zur fraglichen Seite, liest die Kommentare. Mit einem weiteren Klick wechselt er zur WYSIWYG-Bearbeitung von ionas 3 die Seite sieht praktisch genauso aus, hinzugekommen ist eine CMS-Kopfzeile mit Menüleiste, Ankerpunkte und Kontextmenüs auf den einzelnen Elementen. Er kann sich die Kommentare abschnittsbezogen als Textvorschlag anzeigen lassen und sofort als neuen Abschnitt übernehmen, diesen dann inhaltlich umsortieren, nachbearbeiten und generell einfließen lassen. Abschließend speichert er die Seite und hinterlässt wieder aus der Bearbeitungsansicht zurück in die Intranetseite gewechselt einen kurzen Kommentar unter dem Korrekturkommentar des Anwenders. Dadurch wird dieser per informiert und ist neugierig, was sich durch seine Initiative geändert hat. Er erkennt seinen Text wieder, stellt fest, dass die Seite nun dem aktuellen Stand entspricht und gibt eine neue, höhere Bewertung ab. Die Seite wird ab sofort im Suchergebnis höher bewertet. Per Weiterempfehlen-Funktion schickt er einigen Kollegen den Link auf die Arbeitsanweisung und schreibt noch einen Kommentar zur praktischen Anwendbarkeit eines Abschnitts für weitere Leser der Seite. Die von ihm benachrichtigten Kollegen lesen die Arbeitsanweisung nun ihrerseits, wodurch sie in einer TOP-5 Liste oder Tag- Cloud in einer Randspalte auftaucht. Weitere Kollegen werden darauf aufmerksam, klicken die Seite ebenfalls an, wodurch sie im Ranking weiter nach oben rutscht. Die Wahrnehmungskurve (Awareness) für die entsprechende Arbeitsanweisung steigt in der Folge bei der Belegschaft. Fazit: Einzelne Nutzer wie auch die Gesamtmenge aller Nutzer können durch ihr Verhalten beeinflussen, dass relevante Inhalte mit hoher Aktualität allen Nutzern zur Verfügung stehen. Hierdurch wird ein Mehrwert generiert, der von einem Redaktionsteam alleine nicht erreicht werden kann.

6 Alles im Griff: Einbindung in bestehende Infrastrukturen und Rechteverwaltung In den letzten Jahren haben viele Unternehmen zentrale Directory-Services aufgebaut, um Mitarbeiter-Accounts mit Zugangsdaten, Zugriffsrechten und Zuordnungen zu Abteilungen und Gruppen durchgängig zentral zu verwalten. Die Benutzerverwaltung von ionas 3 kann sowohl eigenständig als auch gekoppelt an ein Active Directory bzw. LDAP betrieben werden und Rollen- und Anwenderdaten hierher beziehen. Die Steuerung der Zugriffsrechte erfolgt in ionas 3 mit einem marktüblichen rollen- bzw. gruppenbasierten Modell: Den Gruppen, die im zentralen Directory gepflegt und mit Accounts bevölkert werden, können Schreib- und / oder Leserechte auf einzelne Dokumente oder ganze Ordnerstrukturen erteilt werden und gegebenfalls auf darunterliegenden Dokumenten wieder eingeschränkt werden. In der Menüstruktur sieht man nur die Punkte, auf die man Zugriff hat, ebenso werden Links überall dort ausgeblendet oder als nichtverknüpfter Text dargestellt, wo sie auf geschützte Dokumente zeigen, auf die der Anwender keinen Zugriff hat. Je nach Anforderung können auch weitere Seiteninhalte abhängig von den Zugriffsrechten dargestellt werden. So sieht jeder das, was er sehen darf! Sollen alle Anwendungen im Unternehmensnetz ohne Mehrfachanmeldung erreichbar sein oder soll eine plattformübergreifende, verzahnte Lösung im Extranet-Umfeld geschaffen werden, empfiehlt sich der Einsatz eines Session-Servers für echtes Single- Sign-On, so dass Sie nach einmaliger Authentifizierung alle angeschlossenen Systeme ohne Neuanmeldung aufrufen können! Für den Einsatz im Intranet kann hier oftmals auf die Windows-Domänenanmeldung aufgesetzt werden: Die morgendliche Anmeldung unter Windows authentifiziert den Anwender automatisch auch im Intranet. Für Extranet-Szenarien empfiehlt sich dagegen der Einsatz entweder eines führenden Systems oder einer dedizierten Server- Software als Session-Server. ionas 3 unterstützt von Haus aus den Open-Source Session Server CAS sowie den JAAS-Standard (Java Authentication and Authorization Service). Weitere alternative Szenarien können über Adapter realisiert werden.

7 Wer sucht, der findet: die leistungsfähige ionas 3 Suchmaschine Basierend auf der Open-Source Engine Apache Lucene durchkämmt die ionas 3 Suchmaschine nicht nur redaktionell gepflegte Inhalte, sondern indiziert auch Inhalte von sämtlichen Office-Dokumentformaten (z. B. DOC, XLS, PPT, PDF, OpenOffice, etc.). Die Ergebnisse werden nach Möglichkeit mit aussagekräftigen Anreißertexten (Teasern) und Suchwort-Hervorhebung dargestellt. Zum Suchen können i.d.r. unterstützt durch Web-Formulare beliebig komplexe Anfragen zusammengestellt werden. Anbindung von Drittsystemen Sollen weitere Systeme, Fileserver oder Datenbanken angeschlossen werden, um Daten zentral im Portal zusammenzuführen, stehen verschiedene Integrationsschnittstellen zur Verfügung, die auf gängigen Standards (XML, Web-Services etc.) aufsetzen. Die Einbindung von Backoffice-Systemen in die Suchmaschine erfolgt beispielsweise über eine Web-Service Schnittstelle auf Basis der Chamaeleon SearchAggregator Komponente. Mithilfe modernster Web 2.0 Technologie werden dabei alle angeschlossenen Datenquellen parallel und unabhängig voneinander durchsucht und die Ergebnisse vorsortiert angeboten. Sicherheit und Komfort: Extranet im ASP-Betrieb bei Chamaeleon als Software as a Service (SaaS) Selbstverständlich können Sie ionas 3 in Ihrem eigenen Rechenzentrum betreiben. Wir beraten Sie gern hinsichtlich Hardware- Auslegung und allen weiteren Aspekten des Betriebs. Für Intranet-Lösungen ist dies in der Regel der Weg der Wahl. Für Extranet-Portale hingegen empfiehlt sich der Full-Service ASP-Betrieb bei Chamaeleon als verlockende und sichere Alternative: Wir sorgen für einen reibungsfreien Betrieb, überwachen automatisiert 24/7 sowohl Server als auch Netz-Infrastruktur und garantieren eine verlässliche Betriebsumgebung über ein mehrstufiges Sicherheitskonzept, das redundante Firewalls und SSL- Verschlüsselung ebenso selbstverständlich enthält wie organisatorische Regelungen zur Sicherung des Rechenzentrums, automatische Klimakontrolle und Brandbekämpfungsmaßnahmen zum Schutz der Hardware und vieles mehr.

8 Checkliste Übersicht zu wesentlichen Leistungsmerkmalen von ionas 3 Ist das CMS plattformunabhängig (Client und Server)? Kommt es ohne zusätzliche Software-Installation auf den Client-Rechnern aus? Kann man das System so bedienen wie Standardsoftware aus dem Office-Bereich? Bekomme ich alle wichtigen Einstellungen beim Bearbeiten auf Rechtsklick in Kontextmenüs angeboten? Können die Autoren / Redakteure ihre Arbeit ohne HTML-Kenntnisse verrichten? Ist das direkte Bearbeiten von Inhalten aus der Site heraus möglich, wenn der Nutzer entsprechende Rechte hat? Können kundenspezifische Backend-Systeme und Datenquellen eingebettet werden? Besteht die Möglichkeit, mit dem CMS erstellte Seiten als PDF-Dateien bereit zustellen? Gibt es Importmöglichkeiten für Inhalte aus Fremdformaten, z. B. MS Word? Ist das Ablegen von Dateien im CMS per Drag & Drop möglich? Verfügt das CMS über Standardschnittstellen und -APIs (XML, SOAP, Java, WebDAV etc.)? Sichert die Systemarchitektur des CMS die Skalierbarkeit und Erweiterbarkeit (auch bei laufendem Betrieb)? Können mit dem CMS mehrere Präsenzen / Sites verwaltet werden? Können mit dem CMS Web-Portale einfach und komfortabel realisiert werden? Werden Web 2.0-Technologien unterstützt? Können Web 2.0 Features einfach in meine Präsenz integriert werden? Gewährleistet das Sicherheitskonzept den Schutz sensibler Daten innerhalb des CMS und in Portalen? Gibt es ein voll integriertes, leistungsfähiges Suchmaschinen-Modul? Können Inhalte mehrfach verwendet werden (Single Source Publishing)? Können dabei verschiedene Ausgabeformate (HTML, PDF,...) erzeugt werden? Wenn Sie das Chamaeleon kennenlernen möchten, sprechen Sie uns einfach an. Unsere Kundenberater vereinbaren gerne einen Termin mit Ihnen und beraten Sie umfassend und kompetent in Fragen der Konzeption, Erstellung, Einführung und Organisation des ionas 3 Betriebs in Ihrem Hause. Wir freuen uns auf Ihren Anruf!

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