Finanzverwaltung PE Zahlungssystem. Titelblatt. Michelle Luginbühl Seite 1 von 10

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1 Titelblatt Michelle Luginbühl Seite 1 von 10

2 Inhaltsverzeichnis Titelblatt 1 Inhaltsverzeichnis 2 Planungsblatt 3 Flussdiagramm 4 Kurzbericht zum Flussdiagramm 7 Einleitung 7 Hauptteil 7 Rechnungskontrolle 7 Rechnung erfassen 7 Fakturen eintragen / Zahlung freigeben 8 Überweisung / Zahlung eintragen 8 Schluss 8 Auswertungsbogen 9 Beilagen 10 Das Buchhaltungsprogramm der Gemeinde Münchenbuchsee Michelle Luginbühl Seite 2 von 10

3 Planungsblatt SOLL geplantes Datum IST ausgeführtes Datum Arbeitsschritt SOLL eingeplante Zeit (in Min.) IST effektiv benötigte Zeit (in Min.) Bemerkung / Begründung Vereinbarung 3. Prozesseinheit Mit Rebecca Riesen, Ausbildnerin Finanzverwaltung Unterlagen zusammenstellen Informationen durchlesen und wichtige Punkte anstreichen Lernjournal Beginn mit dem Flussdiagramm Flussdiagramm bearbeiten und beenden Lernjournal Kurzbericht erstellen Titelblatt gestalten Kurzbericht ergänzen und beenden Lernjournal Zusammenfügen aller Dateien Fotos machen und Musterdokumente zusammenstellen Auswertungsbogen ausfüllen Kam schneller vorwärts als erwartet Konnte früher beginnen als angenommen War aufwändiger als erwartet Beanspruchte mehr Zeit als geplant Korrigieren und überarbeiten Ausdrucken und ordnen Abgabe Beurteilungsgespräch An Rebecca Riesen Mit Rebecca Riesen 630 / 900 Minuten Michelle Luginbühl Seite 3 von 10

4 Flussdiagramm Start Abkürzungen Eingang der Rg Kontrollieren ob die Anforderungen an die Rg erfüllt sind Rg Pg. EZS Krebu Fibu EB Rechnung (Fakturen) Programm Einzahlungsschein Kreditorenbuchhaltung Finanzbuchhaltung Electronic Banking Rg mit Eingangs-, Beleg- und Zahlungsanweisungsstempel versehen Kontierung kontrollieren oder Konto anhand des Kontenplans einsetzen Rechnungsbetrag, verkürzte Zahlungsfrist und den Betreff gelb anstreichen Rg durch die entsprechende Abteilung anweisen lassen EZS von der Rg abreissen und anheften Rg an Ruth Glauser zur Kontrolle Rechnungskontrolle EZS in Krebu Pg. 11 einlesen Ist der Kreditor vorhanden? Nein Kreditor neu erfassen Ja Michelle Luginbühl Seite 4 von 10

5 Rechnung mit Belegnummer stempeln und diese bei der Eingabe kontrollieren Belegreferenz eingeben Zahlweg / -kondition prüfen und Beleg-, Fibu- & Dispodatum eingeben Rg-Betrag und Fibu-Konto eingeben Buchungstext eingeben Eingaben überprüfen und mit Enter die Rechnung abschliessen Im Pg. 16 Fakturen Journal drucken und vorerfasste Rg anhand Fakturen- Journal kontrollieren und evtl. verbessern Journal im Ordner Kreditoren Journale, ablegen, Rg und EZS ins Mäppli bereits erfasst legen Fakturen verbuchen / Erfasste Fakturen kontrollieren Im Pg. 19 Fakturen in die Fibu verbuchen Definitiver Lauf anklicken und laufendes Jahr eingeben Im 231 Überweisungsvorschlag erstellen Michelle Luginbühl Seite 5 von 10

6 Im Pg. 232 Überweisungsvorschlag bearbeiten Im Pg. 233 Überweisungsvorschlag drucken Im Pg. 241 Zahlungen in EB freigeben Im Pg. 248 Elektronische Zahlungsaufträge Datum kontrollieren, ausführen und speichern Begleitschreiben zweimal ausdrucken Alle Journale und Rg ablegen, EZS zusammengefasst in Schachtel legen Fakturen freigeben / Zahlungslauf erstellen Nach Erhalt der Belastungsanzeige Zahlungsauftrag vom MI (Valuta DO) vermerken und stempeln Im Pg. 253 die Überweisung in Krebu verbuchen Im Pg. 29 Überweisung in Fibu verbuchen Pg. 26 Überweisungslisten drucken Überweisung / Zahlung verbuchen Ende Michelle Luginbühl Seite 6 von 10

7 Kurzbericht zum Flussdiagramm Finanzverwaltung PE Zahlungssystem Einleitung Eine der Hauptaufgaben der Finanzverwaltung ist das Zahlungssystem. Praktisch täglich werden Rg kontrolliert und erfasst. Zur Zahlung freigegeben werden sie jedoch nur jeden Mittwoch. Hauptteil Rechnungskontrolle Durch die externe oder interne Post gelangt die Rg in das Fächli der Finanzverwaltung. Zuerst wird kontrolliert, ob die Anforderungen an den Buchungsbeleg erfüllt sind. Dazu gehört das Datum, der Aussteller des Belegs, der Empfänger, der Sachverhalt, die MwSt.-Nummer und der Betrag. Die Rg wird mit dem Eingangs-, Beleg- und Zahlungsanweisungsstempel versehen. Falls die Rg schon kontiert wurde, wird die Angabe überprüft. Ansonsten wird das korrekte Konto anhand des Kontenplans in den Belegstempel eingesetzt (Detailprinzip; Einnahmen und Ausgaben müssen den sachlich richtigen Konten zugewiesen werden). Als nächstes wird das Rg-Total, die verkürzte Zahlungsfrist (z.b. 10 Tage netto oder sofort) und den Betreff mit einem gelben Leuchtstift angestrichen. Die Rg muss durch die betroffene Abteilung zur Zahlung angewiesen werden. Als Hilfe kann im Abacus / Fibu / 22 Kontoauszüge durch die Kontonummer die letzte Rg ausfindig gemacht werden. Unterschriftsberechtigungen: Bis 10'000 Franken - Abteilungsleiter / in - Ressortleiter / in Buchhaltung - Verwaltungsangestellte / r Über 10'000 bis 20'000 Franken - Abteilungsleiter / in - Ressortleiter / in Buchhaltung Über 20'000 bis 30'000 Franken - Abteilungsleiter / in Über 30'000 Franken - Departementsvorsteher / in EZS von der Rg abreissen und an die Rg heften. Zuletzt überprüft Ruth Glauser, stellvertretende Finanzverwalterin, die Kontierung der Rg und die allfällige Überschreitung im Budget. Rechnung erfassen Im Abacus in der Krebu wird das Pg. 11 Rechnung erfassen / korrigieren geöffnet, um die Rg zu erfassen. Ein spezieller Leser zieht den EZS automatisch durch und liest die Daten ein. Wenn der Kreditor vorhanden ist, kommen die Belegdaten automatisch zum Vorschein. Falls der Kreditor nicht vorhanden ist, muss er neu erfasst werden und die Belegdaten anschliessend manuell eingegeben werden. Die Rg wird fortlaufend mit dem Belegnummer -Stempel versehen. Die Nummer muss mit der Belegnummer im System verglichen werden. Anschliessend wird die Belegreferenz eingegeben, was nichts anderes bedeutet als die Rechnungsnummer oder falls keine vorhanden ist, ein kurzer Bezugstext zur Rg. Der Zahlweg wird anhand des EZS kontrolliert, da manche Kreditoren mehrere Konti besitzen. Die Zahlungskondition (z.b. 10 oder 30 Tage netto) muss kontrolliert oder angepasst werden. Als Beleg-, Fibu- und Dispodatum gilt das Rg-Datum. Als nächstes wird der Rg-Betrag und die Kontonummer eingegeben. Zum Schluss folgt der Buchungstext, in welchem der Sachverhalt der Rg beschrieben wird. Als Hilfe dienen in der Fibu (Pg. 22) die Kontoauszüge. Michelle Luginbühl Seite 7 von 10

8 Wenn alle Eingaben überprüft worden sind, kann die Rg mit Enter abgeschlossen werden. Nachdem alle Rg eingegeben wurden, wird in der Krebu Pg. 16 Fakturenjournal die Belegnummer (von bis) eingegeben und das Journal ausgedruckt. Erneut wird die Belegnummer, der Kreditor, die Kontonummer, die Rechnungsnummer, der Buchungstext und der Betrag anhand der Rg nach Rechtschreibefehlern und Korrektheit untersucht. Journal mit dem Kürzel beglaubigen und im Ordner Kreditoren Journale im entsprechenden Lauf (z.b. 8. November 2006) ablegen. Die Rg und der EZS ins Mäppli bereits erfasst legen. Fakturen verbuchen / Zahlungslauf erstellen Um die Fakturen in die Fibu zu verbuchen, wird in der Krebu das Pg. 19 Fakturen in Fibu verbuchen, geöffnet und das Journal ausgedruckt. In der Krebu 231 Vorschlag erstellen, wird ein Überweisungsvorschlag mit allen erfassten Rg, die bis zum nächsten Sonntag fällig werden, erstellt. Im Pg. 232 Vorschlag bearbeiten können noch Rg eingefügt oder entfernt werden. Im 233 Vorschlag drucken wird der Überweisungsvorschlag mit allen Rg gedruckt. Im Pg. 241 Zahlungen in EB (Electronic Banking) freigeben, werden die Zahlungen freigegeben. Im Pg. 248 Elektronische Zahlungsaufträge wird eine Zahlungsdatei erstellt, welche Ruth Glauser für das Zahlungsprogramm Mammut benötigt. Als Zusammenfassung der Beträge dient ein Begleitschreiben, welches einmal für Ruth Glauser und zusätzlich noch für den Ordner ausgedruckt wird. Alle ausgedruckten Journale werden im Ordner Kreditoren Journale 2006 im entsprechenden Lauf (z.b. 8. November 2006) abgelegt. Die Rg kommen chronologisch in den Ordner Kreditoren 06 und die EZS werden in Schachteln aufbewahrt. Überweisung / Zahlung verbuchen Bis zu einer Woche kann es dauern, bis die Belastungsanzeige der BEKB eintrifft. Darauf sind alle Belastungen, also unsere Kreditoren, aufgelistet. Die Anzeige zeigt, ob die Rg korrekt überwiesen werden konnte oder zeigt allfällige Fehler auf. Auf das vorderste Blatt wird Zahlungsauftrag vom 8. November 2006 (Valuta 9. November 2006) und der Belegstempel vermerkt. Die ganze Anzeige wird ins Mäppli Bankbelege gelegt. Im Pg. 253 Überweisung verbuchen, wird die Überweisung in die Krebu und im Pg. 29 Überweisung in Fibu verbuchen, die Überweisung in die Fibu verbucht. Zuletzt werden im Pg. 26 die Überweisungslisten ausgedruckt, welche dann im Ordner Kreditoren Journale 2006 im jeweiligen Lauf abgelegt werden. Schluss Mit dieser Handlung ist der Prozess abgeschlossen. Falls die Rg wieder benötigt wird, kann sie problemlos anhand der Belegnummer gefunden werden. Michelle Luginbühl Seite 8 von 10

9 Auswertungsbogen (Zusammenfassung der Lernjournale) zur Prozesseinheit Nehmen Sie Ihre Lernjournalbogen zu dieser Prozesseinheit zur Hand und vergleichen Sie die entsprechenden Einträge zu den untenstehenden Fragen. Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil... Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil... Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden weil... Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles Michelle Luginbühl Seite 9 von 10

10 Beilagen Programm zur Erfassung der Rg-Daten. Michelle Luginbühl Seite 10 von 10