Abkürzung Rollen der (Verwaltungs-)Ebene bei der Aufgabenwahrnehmung X H E Verantwortung Hilfestellung / Unterstützung Einbindung

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Cornelius Hochberg
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6 Abkürzung Rollen der (Verwaltungs-)Ebene bei der Aufgabenwahrnehmung H E Verantwortung Hilfestellung / Unterstützung Einbindung

7 Abkürzung Organisationseinheit FB FC FCF FCK FH FHP FL FN Bischöfliches Ordinariat Limburg Abteilung Diözesanbauamt Abteilung Controlling Abteilung Controlling, Referat Baufinanzierung Abteilung Controlling, Referat Controlling n Abteilung Haushalt und Rechnungswesen Abteilung Haushalt und Rechnungswesen, Stabsstelle Programmierung Abteilung Liegenschaften und Zentrale Dienste Nord

8 Abkürzung Organisationseinheit FNK FNN FNP FNR FS FSK FSN FSP Nord, Sachbereich Kindertagesstätten und Liegenschaften Nord, Sachbereich Navigatoren Nord, Sachbereich Personal Nord, Sachbereich Rechnungswesen Süd Süd, Sachbereich Kindertagesstätten und Liegenschaften Süd, Sachbereich Navigatoren Süd, Sachbereich Personal

9 Abkürzung Organisationseinheit FSR G G / FP K PE VE Süd, Sachbereich Rechnungswesen Dezernat Pastorale Dienste Dezernat Pastorale Dienste und Programmleitung Pfarreiwerdungsprozesse Dezernat Kinder, Jugend und Familie Abteilung Kindertagesstätten Dezernat Personal, Abteilung Personalentwicklung Zentralstelle, Abteilung EDV-IT

10 Verwal- tungsnavi- gator ) 1.1 Auftragsgespräch Teilnahme [G] Einladung Protokollführung Sitzungsleitung [G] Vor- und Nachbereitung [G] 1.2 Auftaktveranstaltung Teilnahme [G] Einladung Sitzungsleitung Vor- und Nachbereitung [G]

11 Verwal- tungsnavi- gator ) 1.3 AG Finanzen und Verwaltung Teilnahme Einladung Protokollführung Sitzungsleitung Vor- und Nachbereitung Beratung zu allen Fragen der Pfarreiwerdung H

12 Verwal- tungsnavi- gator ) 1.4 Sicherstellung der wirtschaftlichen Umsetzung Konsoldierung von Kassen und Konten der n H 4 H [FNR, FSR] (ggf. Kita Neue Buchungskreise und Kostenstellenstrukturen erstellen [FH] 1.5 Zentralisierte Kommunikation von Ergebnissen und offenen Fragen zwischen der Pfarrei und dem Bischöflichen Ordinariat 1.6 Grundsatzentscheidung treffen 1.7 Gründungsvereinbarung erstellen H H

13 Verwal- tungsnavi- gator ) 1.8 Implementierung von KIP im zentralen Pfarrbüro Installation und Einführung / Schulung x [FH] Einführungsunter- E [FNR, E [FH] stützung KIP FSR] 1.9 Einrichtung eines Zentralen Pfarrbüros (außer KIP) H [G/FP] 1.10 Implementierung standardisierter Prozesse der allgemeinen Verwaltung (außer KIP) 5 H [G/FP] 1.11 Schulungen des Verwaltungspersonals [G/PE]

14 Verwal- tungsnavi- gator ) 2.1 Beratung H Multiplikator-Funktion (Aufnahme und Entgegennahme von Aufträgen und Veranlassung der entsprechenden Bearbeitung im ) 2.3 Kommunikation, Zusammenarbeit und Abstimmung mit den beteiligten Abteilungen und Referaten im 2.4 Ansprechpartner für die anderen Mitarbeitenden im 2.5 Optimierung des Verwaltungsaufbaus und der Verwaltungsablauforganisation in der Pfarrei H 7 H [G/FP]

15 Verwal- tungsnavi- gator ) 2.6 Optimierung und Beratung bzgl. der eingesetzten Software im Pfarrbüro 8 (KIP) H (KIP) [FNR, FSR] H [für KIP: FHP] 2.7 Konsolidierung der Kassen und Konten der Pfarrei neuen Typs H H [FNR, FSR] [G]

16 Verwal- tungsnavi- gator ) 3.1 Tagesordnungspunkte abstimmen 3.2 Einladung zur Sitzung 3.3 Beschlussvorlagen mit finanziellen Auswirkungen vorlegen Beschlussvorlage an Teilnehmerkreis versenden H H H (ggf. Kita Teilnahme des Verwaltungsnavigators an den VRK- Sitzungen

17 Verwal- tungsnavi- gator ) Teilnahme Vorstel- (ggf. Kita- lung Budgetplanung Teilnahme Vorstellung Jahresabschluss x (ggf. Kita Teilnahme bei Bedarf Protokollführung 3.7 Umsetzung der Beschlüsse H H

18 Verwaltungsnavigator ) 4.1 Budgetverantwortung (ggf. Kita- 4.2 Rechnungen prüfen (ggf. Kita- 4.3 Rechnung anweisen (ggf. Kita- 4.4 Rechnungen bezahlen / verbuchen [FNR, FSR] 4.5 Beratung und effiziente Unterstützung der Verwaltungsräte in allen Budget- und Vermögensfragen 4.6 Beratung und effiziente Unterstützung der Verwaltungsräte in Versicherungsfragen 12 H H [FL] 4.7 Planungsrechnung und Jahresabschluss Erstellung der Planungsrechnung H [FNN, FSN, FNP, FSP, FNK, FSK] H

19 Verwaltungsnavigator ) Erstellung des Jahresabschlusses H 13 [FNR,FSR], H [FNP, FSP] Vorstellung und Erläuterung der Planungsrechnung und des Jahresabschlusses im VRK 4.8 Problemanalyse wirtschaftlicher Fragestellungen und Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen H [FNN, FSN, FNK, FSK] E (ggf. Kita- H [FCK] 4.9 Ergebniskontrolle und Durchführung von Abweichungsanalysen H [FNN, FSN, FNK, FSK] H [FCK] 4.10 Unterjährige Überwachung der Wirtschaftlichkeit und des Zahlungsverkehrs sowie Kontrolle der Budgeteinhaltung H [FNN, FSN, FNK, FSK]

20 Verwal- tungsnavi- gator ) 5.1 Personalakten [FNP, führen FSP] 5.2 Überwachung Sollstellenplan H [FNP, FSP] 14 (ggf. Kita- 5.3 Klärung der Finanzierung von Zusatzpersonal 15 H [FNK, FSK, FNN, FSN] (ggf. Kita- 5.4 Freigabe von Stellenbeschreibungen (ggf. Kita- 5.5 Führung Mitarbeitergespräche (ggf. gemeinsam mit der KiTa-Leitung) x (ggf. Kita- 5.6 Stellenprofile für die Ausschreibung entwickeln bzw. freigeben (ggf. Kita- 5.7 Ausschreibung von Stellen (ggf. Kita- 5.8 Leitung des Bewerbungsverfahrens (ggf. Kita- 5.9 Entscheidung über Einstellung treffen (ggf. Kita-

21 Verwal- tungsnavi- gator ) 5.10 Erledigung der Formalitäten zur Einstellung (Arbeitsvertrag erstellen, etc.) [FNP,FSP] 5.11 Einführung bei Aufnahme der (ggf. Kita Probezeitbeurteilung (ggf. Kita Genehmigung Urlaub 5.14 Treffen von Regelungen für den Vertretungseinsatz 5.15 Personaleinteilung/ Überwachung der Dienstplangestaltung 5.16 MAV-Beteiligung sicherstellen 5.17 Personalentwicklung und Personalpflege (ggf. zusammen mit den KiTa-Leitungen) (ggf. Kita- (ggf. Kita- (ggf. Kita- (ggf. Kita- (ggf. Kita-

22 Verwal- tungsnavi- gator ) 5.18 Regelmäßige Be- (ggf. Kita- sprechung mit den Mitarbeitenden 5.19 Dienstanweisungen (ggf. Kita Ermahnung und Abmahnungen 5.21 Unterzeichnung von Verträgen und Zeugnissen (ggf. Kita- (ggf. Kita-

23 Verwal- tungsnavi- gator ) 6.1 Laufender Informationsaustausch (ggf. Kita- [FB/ FCF] 6.2 Bedarf feststellen (ggf. Kita- 6.3 Kostenschätzung einholen 6.4 Finanzierungsvorschlag erarbeiten (Eigenanteile der ) H [FNN, FSN] 6.5 Zuschüsse beantragen H (ggf. Kita- 6.6 Vorbereitung der Anmeldung zur Bauliste 6.7 Anmeldung zur Bauliste 6.8 Kirchenaufsichtliche Genehmigung H 6.9 Architekt beauftragen E E [FB/ FCF] 16 [FB] 6.10 Bauvergabe (ggf. Architekt)

24 Verwal- tungsnavi- gator ) 6.11 Bauaufsicht (ggf. Architekt) 6.12 Baukostencontrolling H H (ggf. Architekt) [FB] 6.13 Rechnungen anweisen/ freigeben (ggf. Architekt) 6.14 Rechnungen bezahlen/ verbuchen 6.15 Maßnahme abrechnen [FNR,FSR] H [FNN, FSN] 17

25 Verwal- tungsnavi- gator ) 7.1 Inhaltliche Profilentwicklung, Konzeptarbeit (ggf. Kita- 7.2 Dienst und Fachaufsicht über die Leistungen (ggf. Kita- 7.3 Qualitätssicherung Entwicklung der Qualitätsmanagement-Systeme mit den Leitungen (ggf. Kita Trägerseitige Freigabe der Dokumente (ggf. Kita Zusammenarbeit mit Qualitäts-Beauftragten und Auditoren (ggf. Kita- 7.4 Angebotsgestaltung und Interessenvertretung Planung der Angebotsgestaltung (ggf. Kita Klärung der Finanzierung von neuen Angeboten E H [FNK,FSK] (ggf. Kita-

26 Verwal- tungsnavi- gator ) Vertretung des Trägers im Beirat (ggf. Kita Vertretung des Trägers gegenüber Dritten (ggf. Kita- [K/FC/ FCK] Verwaltung und Finanzierung Verhandlungen mit der Kommune E H (ggf. Kita- [K/FC/ FCK] Beitragsabrechnung H E (ggf. Kita Abrechnung mit dem E [FNR,FSR] (ggf. Kita Antragsstellung für die Einrichtung 22 E [FNK,FSK] Landesmittel H [FNK,FSK] H (ggf. Kita- H (ggf. Kita Sprachförderung Land H [FNK,FSK] H (ggf. Kita Besonderer Förderauftrag Frankfurt/ Leistungsvereinbarung H 23 [FNK,FSK] H (ggf. Kita-

27 Verwal- tungsnavi- gator ) Sonstige Drittmittel H E Veranlassung von Sicherheitsüberprüfungen Trägerseitige Unterzeichnung von Dokumenten [FNK,FSK] (ggf. Kita- (ggf. Kita- (ggf. gemeinsam mit Kita-

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