Information Governance

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1 Information Governance Eine neue Führungsdisziplin im Zeitalter der Digitalisierung Dr. iur. Bruno Wildhaber, CIP CISA CISM CGEIT KRM Managing Partner 1

2 Team: Dr. Bruno Wildhaber, Managing Partner Dr. Peter Neuenschwander, Managing Partner Dr. Daniel Burgwinkel, Partner Jürg Hagmann, Partner Daniel Spichty, Partner Mail: 2 Das Kompetenzzentrum Records Management (KRM) ist 2002 aus den Arbeiten an der Revision der handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten (Art. 957 ff OR) und der Geschäftsbücherverordnung («GeBüV») hervorgegangen. Es versteht sich als Plattform für die Vermittlung von Knowhow und Dienstleistungen für alle Fragen der Information Governance. KRM Rotfluhstr Zollikon

3 Dr. Bruno Wildhaber Dr. Bruno Wildhaber war nach einer Grundausbildung als Elektroniker mehrere Jahre bei einem bedeutenden Hersteller von Informationssystemen tätig. Überzeugt, dass die Kombination Recht und IT zwar exotisch, aber damit umso interessanter sein könnte, durchlief er weitere Ausbildungen, die ihm 1993 den Doktortitel auf Grund einer Arbeit bei Prof. Forstmoser über "Informationssicherheit Rechtliche Grundlagen und Anforderungen an diepraxis" einbrachte. Im Rahmen dieser Arbeit wurden die ersten Umfragen zum Thema Elektronische Archivierung durchgeführt. Dr. Wildhaber war in der IT-Revisionsabteilung einer Schweizerischen Privatbank tätig und war von Präsident der ISACA. Als Geschäftsleitungsmitglied und Aktionär war er massgeblich am Aufbau eines der ersten europäischen Unternehmen auf dem Gebiet der Internet Sicherheit beteiligt. Seit März 1999 ist er als unabhängiger Unternehmensberater tätig. Seine unternehmerischen Schwerpunkte liegen in den Bereichen Information Governance, Risk und Information Management. Zu seinen Kunden zählen vorzugsweise Top 50 Unternehmen, welche sich im Spannungsfeld: Recht Corporate und IT Governance - Compliance bewegen. Bruno Wildhaber hat mehrere Unternehmen gegründet oder mitgegründet, u.a. das Kompetenzzentrum Records Management ( Compass Security ( Er ist Mitglied bei Mission 100, einer Vereinigung, welche sich auf die praktikable Umsetzung des Datenschutzes fokussiert (D) und akkreditierter Datenschutzexperte am ULD (Schleswig Holstein). bruno.wildhaber@informationgovernance.ch Heute berät er VR und GL Mitglieder beim Umgang mit grossen ICT-Investitionen mit Schwerpunkt Information Governance/Compliance/Risk Management /Security und entwickelt und begleitet RM/ ECM Programme. Er erstellt Gutachten zur Konformität von Lösungen/Systemen mit den anwendbaren nationalen und internationalen Vorgaben. Er ist Geschäftsführer des KRM und Hauptautor und Editor des Leitfadens Information Governance (2015). 3

4 Agenda Lebenserfahrungen imumgang mit Information Wann beherrschen wir Information? Wie verhalten sich Unternehmen? Was ist Information Governance? VR Themen und Agenda Neue Geschäftsmodelle & Datenschutz Umsetzung: Matrio Fragen & Antworten 4

5 Lebenserfahrung 1 5

8 Unsere Datenhaltung funktioniert wie ein WG - Kühlschrank 8

9 Was sind die Gründe dafür? Kosten? Ignoranz? Angst vor? 9

10 10 Rp. kostet ein (1) GB Speicherplatz Das Verwalten eines GB kostet CHF / Jahr Quelle: Die wahren Kosten der Datenverwaltung sind intransparent 10

11 Kapitulieren vor der Datenflut? Das Datenwachstum ist erschreckend: 90% aller weltweiten Daten wurden in den letzten beiden Jahren erzeugt 40% Wachstum bedeutet, 15 Petabyte heute sind 39PB in 3 Jahren. 5% der Daten sind aus rechtlichen Gründen (Nachweis- und/oder Aufbewahrungspflichten) von Bedeutung, 25% aus betrieblichen Gründen und 2% betreffen aktuelle Rechtsfälle 68% der Unternehmensdaten belasten die Systeme und erzeugen nur Kosten Business Average Number of s Sent/Received per User/Day Average Number of s Received Average Number of Legitimate s Average Number of Spam s Average Number of s Sent Table 3: Business s Sent/Received Per User/Day, Quellen: AIIM Information Governance Study 2013 and Forbes You Can't Keep All Your Data Forever, Forbes,'7/17/2012' statistics Radicati Group

12 Disruption: Risiko oder Chance? Every Business is an Information Business Es droht die Vernichtung ganzer Wertschöpfungsketten Was der Musikindustrie passiert ist, kann fast jeder Industrie passieren On Demand Economy Ressourcenbeizug nur für konkrete Aufgabe Abbau von fixen Strukturen und Ressourcen (Technologie, Personal, Wissen) Beherrschung des Information-Business und damit der gesamten Wertschöpfungskettedurch Betreiber von Sirenen Servern Lesenswert: Who owns the future (J. Lanier, 2013) Race Against the machine (Erik Brynjolfsson und Andrew McAfee, 2011) 12

13 Recht Art. 958f Abs. 3 OR: Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Wegfall der Aufbewahrungspflicht von Geschäftskorrespondenz seit Es gibt für 90% der CH- Unternehmen keinen Grund, Unterlagen physisch aufzubewahren Vorbehältlich Speziabestimmungen und gesetzlich geregelter Ausnahmen, macht ca. 2-10% des Gesamtvolumens aus. 13

14 Wie sollte der VR mit diesen Themen umgehen? 14

15 Rolle der IG in der VR Agenda Kontrolle Innen Risiko Mgmt Compliance Mgmt Aussen Bewertung der ext. Risiken Gestaltung Innen Knowledge Management Arbeitsmitteleinsatz Aussen Lageeinschätzung Strategieentwicklung Kommunikation Innen Board Information System VR Information Mgmt Aussen Vernetzung mit peers Krisen Kommunikation Teamentwicklung / HR Innen Ausbildung Change Management Aussen Profilbildung Vernetzung nach: Hilb, Martin; Corporate Governance (Swiss Board School), 15

16 PERFORMANCE: Digitalisierung Alle neuen Geschäftsmodelle basieren auf Daten: Industrie 4.0: Sie wissen, wie Ihre Kuh heisst und wo ihre Mich herkommt. Sharing - Economy 3D Printing Mobil Cloud Meieli 16

17 Typische Fragen bei digitalen Geschäftsmodellen Big Data, Social Media / Mobile Fintech, Industrie 4.0, Internet der Dinge...? Big Data: Dürfen wir Kundendaten speichern und auswerten?? Social Media - Mobile Müssen wir Chats archivieren?? sollen wir wirklich die gesamte Geschäftskorrespondenz archivieren?? Welche Datenschutzlinien gelten für die Schweiz und die Tochtergesellschaften im Ausland? CIO / Projektleiter? Der? Welche Daten aus dem Internet of things können wir nutzen? Vertrieb hat ein Cloud-CRM gemietet, ist Datenhaltung im Ausland rechtskonform? 17

18 Information Governance Information Governance das proaktive Management von Information, um die Wertschöpfung zu steigern und die Risiken zu optimieren. Beschreibt die Verfahren, Organisation und Technologien welche benötigt werden, um Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus (Nutzen, Erfassen, Klassieren, Speichern, Löschen) in Übereinstimmung mit den strategischen Vorgaben des Unternehmens und den externen und internen Vorschriften aktiv zu bewirtschaften. Information Governance umfasst Teilbereiche des Information Managements, der IT-Governance und des Risk Managements. Information Governance ist eine zwingende Voraussetzung für die Digitalisierung 18

19 Nutzen der Information Governance Wer Information Governance einführt, kann u.a. die folgenden Fragen beantworten: Welche Digitalisierungs-Vorhaben umsetzbar sind und was sie kosten Welche Bedeutung die Daten* = Informationen besitzen und wie sie erschlossen werden können. Welche Chance und Gefahren die Daten-Akkumulation -> Informationsgehalt ( Big Data ) erzeugt. Wo sich die Daten befinden. Wem die Daten gehören. Wer über die Daten bestimmt. Wie der Daten Lifecycle aussieht. Welchen Risiken die Daten ausgesetzt sind und welcher Schutzbedarf besteht. Wie die Daten geschützt werden können. Wie Daten exportiert/zurückgebracht werden können. Wie Datenschutzanforderungen umgesetzt werden können. Was die Datenhaltung wirklich kostet und wie die Kosten optimiert werden können. Welche Kosten im Falle einer Suche nach Daten anfallen. 19

20 Einstieg: Wo ist die Initiative anzusiedeln? Neues Geschäfts modell (PERFORMANCE) Neue Regularien (CONFORMANCE) Kontrolle Teamentwicklung Kommunikation Gestaltung 20

21 CONFORMANCE: Konkrete Beispiele zu Datenschutz-Themen Immer online: Videostreaming und Online-Mitschneiden von Content durch Private und Organisationen Aggregation von Versichertendaten im Gesundheitsbereich (Health Apps, Fitness Apps) Mobilität am Draht: Die permanente Überwachung des Automobilisten und /05/02/der-dienstwagen/ Die Drohne folgt Dir überall hin Die-AmazonDrohne-folgt-dir-ueberallhin/story/ Bargeldlos = Rechtlos Big Data = Information überall und über jede/n Profiling und Preisanpassungen in Online-Portalen

22 Safe Harbor: Eine aktuelle IG Herausforderung Sie müssen seit dem eine aktive Strategie zur Behandlung von Personendaten (und anderer Daten) entwickeln. Mit dem faktischen Ende des Safe Harbor Prinzips ist eine Weitergabe an US-Unternehmen nur noch möglich, wenn Sie die vollständige Kontrolle garantieren können. Sie müssen zumindest die folgenden Fragen beantworten können: Wo sind unsere Daten gespeichert? Wer ist dafür verantwortlich? Wem gehören die Daten? Nach welchen Regeln wurden diese Daten erhoben? Welche Verträge haben Sie mit Ihren Kunden/Lieferanten/Mitarbeitern? Wer hat die Daten erhoben und wurden sie weitergegeben? u.a.m. weitere Informationen: 22

23 Digitalisierungsprojekt Stufengerechte Umsetzung mit der MATRIO Zusammenspiel von Top-Down- Vorgaben und Buttom-up- Lösungen 23

24 Aufbau der Information Governance (IG) Information Governance überträgt die Corporate Governance Grundprinzipien auf die Ressource Information IG ist technologieunabhängig und neutral IG ist abhängig von der Unternehmenskultur Schlüsseldisziplin der IG ist das Informationsmanagement Change Management ist Key IT Governance deckt einen wichtigen Teilbereich, nämlich die Conformance/ Performance der selbst erbrachten und gesteuerten IT Leistungen 24

25 Informationselefant = Informationsmanagement 25

26 Vielen Dank für Ihr Interesse 26 Diesen Film finden Sie auf youtube:

27 THE SWISS KRM Produkte Von Jacques Beglinger, Daniel Burgwinkel Beat Lehmann, Peter K. Neuenschwander und Bruno Wildhaber LEITFADEN Die rasch fortschreitende Automatisierung der Geschäftsprozesse sowie neue Wege der elektronischen Kommunikation verändern die Unternehmenswelt. Die überarbeiteten Buchführungs- und Aufbewahrungsvorschriften und die Geschäftsbücherverordnung, die neuen Regelungen im Bereich der elektronischen Signatur und der elektronischen Rechnungstellung sowie das revidierte Datenschutzrecht stellen zusätzliche Anforderungen. Der Schritt von der herkömmlichen Aufbewahrung zum modernen Records Management schafft Mehrwerte und hilft auch KMU den Ansprüchen an IT-Governance und Information Compliance gerecht zu werden. INFORMATION GOVERNANCE mit Checklisten, Mustern und Vorlagen Von Bruno Wildh dhaber He erausgeber: Ko ompetenzzen zenttru rum m Records Management «T The Swis wiss Info nformation Governance Com ompet pete tence C Center» t Autoren: Daniel Burgwinkel, Jürg Hagmann, Stephan Holländer, Peter K. Neuenschwander, Dieter Schmutz, Schmutz Daniel Spic Spichty icht hty ty Leitfaden Information Governance Leitfaden zur Compliance bei der Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten in Wirtschaft und Verwaltung, mit Checklisten, Mustern und Vorlagen. Unter Einbezug des revidierten Datenschutzrechts. Be 2. a rü kt ck ua s l M icht isie it i r pr gt d te u oj ek as 2 nd to 00 e rie 8 rw nt rev ei t ie rt idie ert em r e t Um e D Aufl se ate ag tz ns e un ch 20 gs ut 08 te zre. il. ch t. Herausgeber Kompetenzzentrum Records Management Leitfaden Records Management 1 Montag, 19. September 2011 MATRIO 1 Information Management (Digitalisierungsstrategie) MATRIO 27