MAG. Das Mitarbeiterinnen und Mitarbeitergespräch. Das Wichtigste in Kürze zur Vorbereitung und Durchführung

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1 UNIVERSITÄRE PSYCHIATRISCHE DIENSTE BERN (UPD) DIREKTION DIENSTE UND BETRIEBE Human Resources MAG Das Mitarbeiterinnen und Mitarbeitergespräch Das Wichtigste in Kürze zur Vorbereitung und Durchführung Universitäre Psychiatrische Dienste Bern (UPD) 2015 MAG Das Wichtigste in Kürze / Seite 1 von 9

2 Inhaltsverzeichnis 1 Das MAG-Instrumentarium im Jahresverlauf MAG - wozu? Der MAG-Bogen Die Vorbereitung des MAG Durchführung des MAG Die Leistungs- und Verhaltensbeurteilung Nach Abschluss des MAG... 9 MAG Das Wichtigste in Kürze / Seite 2 von 9

3 1 MAG - wozu? Im MAG nehmen Mitarbeitende und Vorgesetzte einerseits zusammen eine zukunftsgerichtete Standortbestimmung vor. Der Mitarbeitende hat Gelegenheit, seine Selbsteinschätzung mit der Leistungs- und Verhaltensbeurteilung seines Vorgesetzten zu vergleichen, über die beruflichen Perspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten zu sprechen und seine Anliegen zur Gestaltung der Zusammenarbeit und zum Betriebsklima vorzubringen. Aufgrund der übergeordneten Ziele der UPD werden persönliche Leistungsziele vereinbart. Im Rahmen des Grundauftrages der Mitarbeitenden (Stellenbeschreibung) werden Schwerpunkte und Qualitätsstandards festgelegt. Andererseits werden die Leistungen und das Arbeitsverhalten durch den Vorgesetzten beurteilt. Der Vorgesetzte fasst die Leistungs- und Verhaltensbeurteilung in einer Gesamtbeurteilung zusammen. Diese bildet die Grundlage für den Entscheid über den leistungsbezogenen, individuellen Gehaltsaufstieg des Mitarbeitenden. 2 Das MAG-Instrumentarium im Jahresverlauf Das MAG findet grundsätzlich einmal im Jahr, im Herbst statt. Damit die damit verbundenen Ziele optimal erreicht werden können, ist es sinnvoll, wenn die Zielvereinbarung und die Leistungs- und Arbeitsverhaltensbeurteilung getrennt vorgenommen werden. Ein laufender Dialog über Veränderungen, Fortschritte oder Veränderungen im Aufgabengebiet unterstützen die Zielerreichung zusätzlich. MAG Das Wichtigste in Kürze / Seite 3 von 9

4 3 Der MAG-Bogen Der MAG-Bogen ist ein Werkzeug und kann flexibel eingesetzt werden: als Vorbereitungs- und Gesprächshilfe für das jährliche MAG als Dokument, auf dem darüber hinaus während der Beurteilungsperiode einzelne Zwischengespräche, mögliche Ergänzungen oder Anpassungen und das Ergebnis der Leitungs- und Verhaltensbeurteilung festgehalten werden. Die letzte Seite des MAG-Bogens ist zugleich das Ergebnisblatt. Am Schluss des Gesprächs bzw. am Ende der MAG-Periode im Herbst werden auf diesem Blatt die Zielvereinbarung, die Absprachen zu persönlichen und beruflichen Entwicklungsperspektiven und zu weiteren Anliegen sowie die zusammenfassende Gesamtbeurteilung durch den Vorgesetzten von Leistung und Verhalten dokumentiert. Das Ergebnisblatt steht auch als Word-Formular zur Verfügung. So können zu den verschiedenen Abschnitten Einträge von beliebiger Länge vorgenommen werden. 4 Die Vorbereitung des MAG Wie bereitet sich die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter vor? Die Mitarbeitenden bereiten sich mit dem MAG Doppelbogenbogen auf das Gespräch vor Für jede neue Beurteilungsperiode wird 1 neuer Doppelbogen ausgefüllt Für die Vorbereitung des MAG nehmen die Mitarbeitenden den MAG Bogen für die Periode zur Hand. Sie weisen auf der ersten Seite auf besondere Veränderungen und Herausforderungen hin, mit welchen sie in der abgelaufenen Periode konfrontiert waren. Auf der Innenseite beurteilen sie aus ihrer Sicht den Stand der letztes Jahr vereinbarten Ziele. Anschliessend nehmen sie eine Einschätzung zum Stand der Arbeiten und der verschiedenen Kompetenzen vor und tragen diese auf der Grafik ein. MAG Das Wichtigste in Kürze / Seite 4 von 9

5 Wie bereitet sich die oder der Vorgesetzte vor? Die Vorgesetzten bereiten sich mit dem Vorbereitungsbogen für Vorgesetzte vor Vor- und Rückseite Nimmt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter auch Führungsaufgaben wahr, so ist sowohl vom Mitarbeitenden als auch vom Vorgesetzten zusätzlich das Einlageblatt für Führungskräfte auszufüllen. Führungskräfte Die Führungskräfte und ihre Vorgesetzten füllen je das Einlageblatt für Führungskräfte aus. Während dem Gespräch werden die beiden Exemplare zusammengeführt (Eintrag mit zwei verschiedenen Farben im Achsenmodell. MAG Das Wichtigste in Kürze / Seite 5 von 9

6 5 Durchführung des MAG Vorgesetzte und Mitarbeitende besprechen ihre vorbereitenden Notizen zu den einzelnen Themen und vergleichen ihre Einschätzungen der Kompetenzen. Titelseite MAG Bogen Innenseite MAG Bogen Name Vorname Einheit Funktion Datum letztes Gespräch Datum aktuelles MAG Daten von weiteren Gesprächen Rahmenbedingungen / Befindlichkeit Als Einstieg wird über Entwicklungen am Arbeitsplatz und die Befindlichkeit der Mitarbeitenden gesprochen. Was läuft gut, so wären Veränderungen sinnvoll. Ist die Stellenbeschreibung noch aktuell? Beurteilung der Zielerreichung: Gemeinsam mit dem Vorgesetzten wird besprochen, wie weit in der ablaufenden Beurteilungsperiode die Ziele erreicht wurden. Was wurde geleistet und erfüllt? Was nicht? Warum nicht? Standortbestimmung: Feststellungen zur Arbeit und Potenzialeinschätzung Auf der Innenseite des MAG-Bogens tauschen Mitarbeitende und Vorgesetzte ihre Wahrnehmungen und Einschätzungen in den sechs Bereichen des Achsenmodells aus. Hier sollen Stärken und Entwicklungsmöglichkeiten thematisiert werden. Die Fragen zu den sechs Bereichen sind als Denkanstoss gedacht. Vorgesetzte und Mitarbeitende tragen ihre Einschätzung in der Grafik mit verschiedenen Farben ein. Dabei soll die Skala in ihrem ganzen Umfang ausgeschöpft werden. Hier findet keine Beurteilung statt, es handelt sich um eine Einschätzung. MAG Das Wichtigste in Kürze / Seite 6 von 9

7 6 Die Leistungs- und Arbeitsverhaltensbeurteilung Die Beurteilungskriterien Vor dem MAG vereinbaren Vorgesetzte mit den Mitarbeitenden die Beurteilungskriterien. Es ist naheliegend, sich dabei auf die Hauptaufgaben zu beziehen, Erwartungen zu formulieren und sowohl die Qualität als auch die Quantität der Aufgabenerfüllung festzulegen. Das Gleiche gilt für vereinbarte Ziele. Es ist nützlich, diese Vorgaben aus der aktuellen Stellenbeschreibung bzw. dem Pflichtenheft zu übernehmen und im Beurteilungs- und Vorbereitungsbogen einzutragen. Das Arbeitsverhalten Das Arbeitsverhalten kann nach verschiedenen Kriterien beurteilt werden. Die konkrete Stelle und die Aufgabenstellung bestimmen die Auswahl der Kriterien. Nachfolgend sind einige Beispiele aufgeführt, welche durch konkrete, stellenbezogene Kriterien ergänzt werden können. 1. Anwendung und Erweiterung der fachlichen Fähigkeiten und Kenntnisse Fachkenntnisse (auch Sprachen) sind vorhanden hält Wissen und fachliche Fertigkeiten auf dem aktuellen Stand zeigt Interesse an beruflichen Informationen nimmt Lernmöglichkeiten im Aufgabengebiet und/oder Fortbildungsangebote wahr setzt neu Erlerntes in die Praxis um 2. Selbständigkeit und Arbeitsorganisation erreicht Zielvorgaben und erledigt Aufgaben ohne detaillierte Anweisungen, häufige Anleitung, Hilfestellungen, Rückfragen und Kontrollen plant selbständig Zeiteinsatz und Abfolge der Aufgabenerledigung setzt die richtigen Prioritäten erledigt auch unangenehme Arbeiten ohne besondere Aufforderung 3. Initiative und Flexibilität, unternehmerisches Handeln greift Probleme im eigenen Aufgabengebiet auf und bringt sie zur Diskussion hat Ideen und unterbreitet brauchbare Vorschläge für Verbesserungen kann für verschiedene Aufgaben eingesetzt werden ist bei Notwendigkeit auch zu besonderen Leistungen bereit achtet auf Effizienz, vermeidet Leerläufe, versucht Aufwand und Ertrag zu optimieren holt sich benötigte Informationen auf eigene Initiative hin 4. Teamverhalten und Zusammenarbeit ordnet sich in die Gruppe ein arbeitet kooperativ mit anderen zusammen, bietet Hilfe an und unterstützt andere respektiert die Verantwortungsbereiche anderer informiert offen, rechtzeitig und präzise steht zu begangenen Fehlern bewahrt auch in schwierigen Situationen angebrachte Umgangsformen hält sich an Vereinbarungen MAG Das Wichtigste in Kürze / Seite 7 von 9

8 5. Verhalten gegenüber PatientInnen und deren Angehörigen und Bezugspersonen respektiert die Persönlichkeit der PatientInnen in ihren sozialen politischen religiösen und beruflichen Bedürfnissen ist bestrebt, die Bedürfnisse der PatientInnen wahrzunehmen und versucht diesen gerecht zu werden mobilisiert die gesunden Anteile der PatientInnen und deren Selbstverantwortung im therapeutischen Prozess ist unparteiisch, lässt sich in schwierigen Situationen nicht provozieren pflegt einen zuvorkommenden Umgang mit den Angehörigen und Kontaktpersonen, wahrt bei der interdisziplinären Kommunikation sowie gegenüber Angehörigen und Amtsstellen die berufliche Schweigepflicht 6. Verhalten gegenüber Kunden pflegt angemessene Umgangsformen (Freundlichkeit, Ausgeglichenheit) informiert und erklärt Entscheide nach Möglichkeit verschanzt sich nicht hinter Paragraphen achtet auf Gleichbehandlung der Bürgerinnen und Bürger zeigt Beratungs- und Verhandlungsgeschick 7. Umgang mit Sachwerten setzt Maschinen, Einrichtungen und Material kostenbewusst und wirtschaftlich ein nutzt Verbrauchsmaterial sparsam geht sorgfältig um mit Geräten, Werkzeugen und Einrichtungen Für Personen mit Führungsaufgaben enthält der Beurteilungs- und Vorbereitungsbogen ebenfalls die Kriterien zur Beurteilung des Führungsverhaltens und der Erfüllung der Führungsaufgaben. Die Beurteilungsstufen Die Personalverordnung Artikel 163 definiert die nachfolgenden fünf Beurteilungsstufen abschliessend. A++ Hervorragende Leistungen; Anforderungen und/oder Zielvorgaben deutlich und in allen wichtigen Bereichen übertroffen A+ Sehr gute Leistungen; Anforderungen und/oder Zielvorgaben erfüllt und in wichtigen Bereichen offen A B C Gute Leistungen; Anforderungen und/oder Zielvorgaben erfüllt. Genügende Leistungen; Anforderungen oder Zielvorgaben teilweise erfüllt Ungenügende Leistungen; Anforderungen oder Zielvorgaben in wichtigen Bereichen nicht erfüllt Die Beurteilungsstufen A++ / A+/ B / C sind zwingend auf dem Ergebnisblatt zu begründen Zielvereinbarung für die neue Periode Während dem MAG werden nicht nur die Leistungen und das Arbeitsverhalten der vergangenen Periode beurteilt, sondern es werden auch neue Ziele für die zukünftige Periode vereinbart. Dieser Ziele sind auf dem neuen Bogen für die Periode des Folgejahres einzutragen. MAG Das Wichtigste in Kürze / Seite 8 von 9

9 7 Nach Abschluss des MAG Auf dem MAG Doppelbogen (letzte Seite) werden die Ergebnisse in der Gesamtbeurteilung von Leistung und Verhalten durch den Vorgesetzten festgehalten, begründet und eingetragen. Anschliessend wird der MAG Bogen durch den Mitarbeitenden und den Vorgesetzten unterzeichnet. Das Original des MAG-Doppelbogens bleibt beim Mitarbeitenden Eine Kopie vom MAG-Doppelbogen erhält der Vorgesetzte Eine Kopie vom Ergebnisblatt geht an den oder die übergeordnete Vorgesetzte, welche das Formular an die HR Verantwortliche weiterleitet. Wird die Gesamtbeurteilung von der beurteilten Person als unzutreffend oder unkorrekt betrachtet, kann sie innert 10 Tagen eine Aussprache mit ihrer/ihrem Vorgesetzten unter Leitung der nächst höheren Stelle und auf Wunsch unter Beizug der Leiterin Human Resources verlangen. (Artikel 165 PV) In dieser Aussprache legen die beiden am MAG beteiligten Personen ihren Standpunkt dar. Nach Möglichkeit wird der Konflikt durch eine Vereinbarung geregelt. Die beurteilte Person hat das Recht, zusätzlich zum Ergebnisblatt schriftlich darzulegen, in welchen Punkten und aus welchen Gründen sie eine Beurteilung als unzutreffend oder unkorrekt betrachtet. Diese Erklärung ist dem Ergebnisblatt beizufügen. MAG Das Wichtigste in Kürze / Seite 9 von 9