Führen in Schule und Betrieb 30. Jahrestagung der LAG 19. und 20. September 2005 in Glashütten

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1 Führen in Schule und Betrieb 30. Jahrestagung der LAG 19. und 20. September 2005 in Glashütten

2 Zur Motivationskraft von Zielen: Wer den Hafen nicht kennt, in den er segeln will, für den ist kein Wind ein günstiger. Seneca

3 Ablauf Führen durch Ziele Meilensteingespräch 1 (ca. 3 Mon nach MAG) Juli Juni Mai April August März Meilensteingespräch 2 (ca. 6 Mon. Nach MAG) September Oktober Januar Februar Zielvereinbarungsgespräche Geschäfts- und Strategieplanung November Verabschiedung des Budgets Dezember Formulieren der Unternehmensziele

4 Zielvereinbarungsgespräche Verfahren Zeitraum: Teilnehmer: einmal jährlich im I. Quartal vorrangig Angestellte in Schlüsselpositionen Dokumentation: Gesprächsinhalt wird durch FK auf dem Gesprächsbogen dokumentiert; MA erhält Kopie

5 Inhalte des Mitarbeitergespräches Ziele (Aufgaben/ Projekte) Entwicklung/ Förderung Stärken-/ Schwächen- Analyse Potentialerkennung

6 Sinn des Mitarbeitergespräches Vertrauen bilden Schwächen ausräumen Stärken herausarbeiten Ziele vereinbaren

7 Vorbereitung mögliche Inhalte eines Mitarbeitergesprächs Hauptmerkmal Arbeitsverhalten Sozialverhalten Führungsverhalten Persönliche Fähigkeiten Beurteilungskriterium Planung Qualität Initiative Zusammenarbeit Information Toleranz Delegation Teamfähigkeit Objektivität Urteilsfähigkeit Ausdrucksvermögen Lernbereitschaft Fragestellung Wie gut werden künftige Arbeiten und Mittel geplant bzw. bereitgestellt? Wie gut waren die Ergebnisse? Werden die Arbeiten aus eigenem Antrieb durchgeführt? Werden gemeinsame Aufgaben gemeinschaftlich gelöst? Werden Informationen und Kenntnisse angemessen weitergegeben? Werden andere Auffassungen angemessen toleriert? Werden Aufgaben und Verantwortlichkeiten angemessen übertragen? Wird die Arbeitsgruppe kooperativ geführt? Werden Mitarbeiter gleichberechtigt und gerecht behandelt? Werden im allgemeinen folgerichtige Schlüsse gezogen? Können Informationen sachlich treffend und kommunikativ verständlich vermittelt werden? Werden Wissen und Fertigkeiten dem Fortschritt entsprechend weiterentwickelt? Transfer Schule?

8 Welches ist der richtige Zeitrahmen? Sind es Jahre oder Monate? Präzisionswerkzeuge Zu erwartende Fragen zur persönlichen Entwicklung Wie beeinflussen die Unternehmens-/Bereichs-/Teamziele meine eigenverantwortliche Entwicklung? Welche Ziele muß ich mir setzen, um meine Leistung zu verbessern? Wie lauten meine Berufsziele bei Günther & Co.? Sind sie realistisch? Welche kritischen Kompetenzen benötige ich, um den laufenden und künftigen geschäftlichen Anforderungen zu genügen und um meine eigenen Berufsziele zu erreichen? Wo bestehen bei mir Lücken? Auf welche Stärken kann ich aufbauen, und wie kann ich mit ihnen zum wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens beitragen?

9 Ziele können sein unternehmensbezogene Leistungsziele qualitativ quantitativ persönliche Entwicklungsziele Transfer Schule?

10 Ziele können sein Schulbezogene Leistungsziele qualitativ quantitativ persönliche Entwicklungsziele

11 Ziele müssen sein klar und eindeutig herausfordernd, aber erreichbar überprüfbar zeitlich bestimmt

12 Schlüsselfaktor: Ziele formulieren Ziele müssen SMART sein: Specific (genau beschrieben) Measurable (meßbar) Attainable (erreichbar) Relevant (wichtig) Timed (zeitlich bestimmt) und somit akzeptiert sein!

13 Anforderung an die Formulierung von Zielen erwartete Ergebnisse formulieren Maximal 3-5 Ziele pro Mitarbeiter Überprüfbare, quantifizierte Aussagen zur Messbarkeit Zeitliche Festlegung von Zwischenschritten/Zielerreichung Positiv formulieren Schriftlich festhalten durch Erstellung - eines Pojektblattes - eines Aktivitätenplanes Konsequenzen überdenken Widerstände, Engpässe überdenken

14 Beispiele individuelle Ziele I Einführung + Umsetzung der OEM - Strategie (Ziel: 12 Mio Umsatz) in 2005 Geringere Forderungsausfälle als 2004 (<=150 T ) Umsatz Alpha Point - Werkzeuge (ext.) auf 2 Mio steigern Führungsnachwuchs (Entwicklungspläne) (Mind. 2 potentials pro team) Fuhrpark-Analyse (mit Angabe Einsparpotential - 25%) DV-gestützter Monatsbericht ab (Bei wesentlicher Reduzierung alter Berichte)

15 Beispiele individuelle Ziele II Umsatz Schlüsselkunden: + 12% auf 5 Mio.. 6 Vorträge + 3 Fachaufsätze 2005 (Kompetenz + High-Tech) Feldversuche nach ABC-Plan (etwa 20% der Gesamtzahl) Steuerung der Verkaufslager. Das ABC-Verkaufslager (ohne Konsi-Läger für Single Sourcing Projekte) soll nie über 2.0 Mio steigen und am Jahresende unter 1,5 Mio liegen Kampagne Einfaches Gewinden (1,5 Mio Stück Former der abc-line)

16 Beispiele schulische Ziele? Qualität des Lernens Methoden der Wissensvermittlung Soziales Lernen Leidenschaft für Demokratie und Freiheit Aber: Messbarkeit? Ihr* seid unsere Hoffnung - nicht unsere Verzweiflung. * Die Jugend Ehem. Bundespräsident Roman Herzog 09. Juni 1998

17 Durchführung des Mitarbeitergespräches I. Aktivitäten überwiegend bei Führungskraft Mitarbeiter Vorbereitung: für störungsfreien Termin sorgen maßgebliche Aufgaben / Projekte im (Telefon, Besucher) abgelaufenen Betrachtungszeitraum eintragen Ausreichend Zeitbedarf einplanen Gesprächskonzept und Einschätzung vorbereiten auf mögliche Fragen zur beruflichen Entwicklung vorbereiten Ziele für den anstehenden Zeitraum formulieren zu erweiternde Kenntnisse auflisten zur beruflichen Entwicklung Stichpunkte sammeln Eröffnung: für entspannte Atmosphäre sorgen Verfahren und Absichten erläutern Kurzbeschreibung der Funktion abstimmen

18 Durchführung des Mitarbeitergespräches II. Aktivitäten liegen überwiegend bei Führungskraft Mitarbeiter Kritik- und Beratungsphase: Leistung anerkennen, aber auch berechtigte Kritik äußern Stärken und Schwächen erörtern Erörterung konkreter Maßnahmen Zusammenarbeit und Führung ansprechen zu Stärken und Schwächen Stellung nehmen Planungsphase: Nachbereitung: Erörterung der künftigen Entwicklung Vereinbarung der Ziele (commitments) schriftliche Niederlegung wesentlicher Gesprächsbestandteile Ergebnisse des Gesprächs überdenken Entwicklung eigener Vorschläge commitments akzeptieren

19 Gesprächsdurchführung Gesprächsziel / Gesprächsstruktur vorab erläutern Gespräch ist Unterstützung im Zielerreichungsprozess und Milestone im kontinuierlichen Prozess der individuellen Personalentwicklung Gespräch hat Feedback- / Planungscharakter Am Ende des Gesprächs steht ein Committment zu konkreten Maßnahmen Die Maßnahmen können auf die aktuelle Funktion des Gesprächspartners gerichtet sein, oder auch mögliche konkrete Entwicklungsschritte / -Vorhaben unterstützen

20 Gesprächsdurchführung Leistungs- und Verhaltenseinschätzung des Gesprächspartners bezogen auf seine Tätigkeit / seinen Zielerreichungsgrad Wie schätzen Sie insgesamt Ihre Leistungen im zurückliegenden Zeitraum ein? Gründe dafür Was ist Ihnen gut gelungen, wo waren Sie zufrieden mit Ihren Leistungen? Beispiele dafür? Wo gibt es aus Ihrer Sicht Verbesserungspotential / Steigerungsmöglichkeiten? Was sagen Ihre Kunden Welche zukünftigen Entwicklungen werden neue Anforderungen an Sie stellen? Sind Sie dem bereits gewachsen? / Wie können Sie sich darauf vorbereiten? Wichtig ist: Arbeiten mit Fragen

21 Gesprächsdurchführung Vereinbarungen von (Förder-) Maßnahmen im Zielereichungszeitraum Was kann der Gesprächspartner selber tun? Wo kann die Führungskraft helfen? Gibt es Seminare o. ä.? Gibt es Literatur zum Thema? Keine kurzfristige "Verarztung" mit Seminaren!

22 Warnsignale beachten ständiges Widersprechen nach Ausreden suchen Unsicherheit, Selbstzweifel Desinteresse, Niedergeschlagenheit keine eigenen Ideen und Vorschläge zur Zielerreichung adäquates Agieren mit konkreten Verhaltensweisen argumentiere Ist-Zustand festhalten, in die Zukunft schauen Positive Verhaltensweisen aufzeigen, daran anknüpfend Zuversicht vermitteln durch Fragen thematisieren durch Fragen und Nachhaken hinführen ablehnende Sitzhaltung thematisieren Unzufriedenheit signalisierende Mimik thematisieren

23 Lenkungstechniken Verstärker Achtung: negative Verstärker: ja, gut, natürlich, mmh denn eigentlich (auch in der Kombination: denn eigentlich... Pausen machen Fragen stellen Kopfschütteln hörbares ausatmen Nase rümpfen konkretisieren interpretieren Zusammenfassen

24 Umgang mit persönlichen Angriffen Gesprächsführung durch Fragetechnik keine Rechtfertigungsschleifen, zukunftsorientiert argumentieren daran denken, dass der Mitarbeiter bei Angriffen nicht Ihre Gesamtperson sondern Ihre Rolle als Führungskraft anspricht stressbedingte Reaktionen vermeiden, keine vorschnellen Angriffe Pausen zum Nachdenken z.b. mit Kaffeetrinken überbrücken Spiegelung der eigenen Stimmung und des eigenen Erlebens der unangenehmen Situationen in Form von Ich-Botschaften mitteilen.

25 Nachbereitung kontinuierliches Mitverfolgen der Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen eigene Anteile leisten (Vorbild) bei Mitarbeitern kontrollieren gemäß der Terminierung frühzeitig eingreifen, soweit vorher die Verhaltensabweichung sichtbar ist Wenn Sie Ihre Vereinbarungen nicht einhalten können: Mitarbeiter so früh wie möglich aktiv darauf hinweisen i und eine neue Lösung vereinbaren. Wenn ein Mitarbeiter Schwierigkeiten hat, die gewünschte Verhaltensänderung umzusetzen, weitere Unterstützung anbieten. Zwischenzeitlich mit dem Mitarbeiter klären, ob er auch subjektiv sieht, dass beide die Zielabstimmung einhalten. Mitarbeiter-/ Zielvereinbarungsgespräche regelmäßig durchführen

26 Beispiel: Ablauf Mitarbeitergespräch 2004 was wer wann wo 1. Schulung Führungskräfte (Auffrischung) 1.1 Inhalt und Verfahren des MAG /Verlauf eines MAGs 1.2 Zielsetzungsprozeß / Formulierung von Zielen Ka A003 A Allgem.Gesprächstechnik Ka A Information Mitarbeiter - in Workshops (Auswahl) - in Teambespr 3. Aushändigung Gesprächsbogen an alle einbezogenen Mitarbeiter 4. Verbindlichen Gesprächsplan aufstellen (top-down-prinzip) / Führung der Gespräche Ka (ohne FKs) auf Anfrage durch FKs. FKs Jan (FKs MA I. Quartal 2004 A Durchführung checken gem. QM (Nachvollzug Vollständigkeit ) 6. Umsetzung Förderungsmaßnahmen Ka /Jä Mai 2004 FKs / Ka in Abstimm. mit Ka im Laufe Meilenstein -Gespräche FKs 6 Mon. nach Erstgespräch mit Zielvereinbarung

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit