Kreditentscheidung im Firmenkundengeschäft

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1 Technologieberatung Kreditentscheidung im Firmenkundengeschäft Von Dr. Armin Bäumker Eine elektronische Kreditvorlage erleichtert Banken die Entscheidung für oder gegen eine Kreditvergabe an Firmenkunden, indem sie im Rahmen einer Unternehmensanalyse alle aktuellen Informationen aufbereitet, übersichtlich darstellt und auswertet. M it der Vergabe von Krediten an die Wirtschaft erfüllen Banken eine wichtige Funktion. Die Fremdfinanzierung über Kredit ist eine wesentliche Finanzquelle der Unternehmen und trägt damit entscheidend zur Innovationskraft der Wirtschaft bei. Dies wird dann besonders deutlich, wenn dieses Finanzierungsmittel gestört wird, wie es seit 2008 die Situation ist. Für die Banken ist das klassische Kreditgeschäft mit Firmenkunden von großer Bedeutung, da es häufig das gesamte Geschäft in diesem Kundensegment trägt. Der Bedeutung des Kreditgeschäfts mit Firmenkunden steht eine hohe Komplexität gegenüber. Das Geschäft ist, im Vergleich zum Einzelkundenkundengeschäft, geprägt von hohen Volumina, hohen Einzelrisiken und hoher Individualität sowie von sich ständig ändernden Strukturen auf der Kundenseite. Insbesondere bestehen strenge aufsichtsrechtliche Anforderungen an das Risikomanagement (KWG, MaRisk) und damit an das Berichtswesen bzw. an die Aufbau- und Ablauforganisation im Kreditprozess. Mangelnder Informationsfluss im Kreditprozess Die Kreditinstitute haben in den vergangenen Jahren große Anstrengungen unternommen, um die aufsichtsrechtlichen Auflagen zu erfüllen. Insbesondere in den Bereichen Steuerung und Reporting sind große Fortschritte gemacht worden. Dagegen gibt es im Kreditprozessmanagement noch viel Verbesserungsbedarf. Der Kreditprozess umfasst vor allem die Bereiche Kreditgewährung und Kreditweiterbearbeitung mit den Teilprozessen Geschäftsanbahnung, Analyse und Rating, Kreditentscheidung, Sachbearbeitung und Kreditüberwachung. Empirische Untersuchungen haben gezeigt, dass die Mehrheit der Institute mit der Gestaltung ihrer Kreditprozesse unzufrieden ist. Die Situation ist häufig gekennzeichnet durch lange Durchlaufzeiten und intransparente Prozesse mit redundanten Arbeitsschritten und mangelhaftem Informationsfluss. Dr. Armin Bäumker ist Partner bei der syskoplan AG. Dies ist besonders unbefriedigend, weil durch einen transparenten, IT-gestützten Kreditprozess Kundenbeziehungen besser gestaltet, Kosten ge- 106

2 senkt und Risiken schneller kommuniziert werden könnten. Das Kundenbeziehungsmanagement (Customer-Relationship-Management, CRM) im Firmenkundensegment läuft ganz wesentlich über den Kreditprozess, da die Geschäftsanbahnung eng mit der Kreditentscheidung verzahnt ist. ITtechnische Optimierungen in diesem Umfeld sind häufig wirkungslos, wenn keine hinreichend gute Lösung für den Kreditprozess geschaffen wurde. Die Ursachen für die Defizite im Kreditprozess sind sehr vielfältig. Im Wesentlichen lassen sie sich durch folgende Punkte charakterisieren: Enge Verzahnung mit Geschäftsanbahnung Der Gesamtprozess mit dem Zusammenspiel der Teilprozesse ist von vielen Rückkopplungen geprägt und erschließt sich aufgrund vielfältiger Informationsbedarfe nicht so leicht die üblichen Mechanismen einer Ablaufsteuerung. Das Umfeld ist durch komplexe Kundenbeziehungen und in großen Teilen durch hochqualifizierte Wissensarbeiter geprägt. Dies hat in der Vergangenheit zu sehr stark individualisierten Prozessen geführt. Standardisierung findet man hier nur in relativ beschränktem Umfang. Der Gesamtprozess betrifft die Bereiche Markt und Marktfolge gleichermaßen. Aufgrund der vorgeschriebenen Funktionentrennung gibt es daher in der Linienorganisation keine Gesamtverantwortung für den End-to-End-Prozess. Dies erschwert eine ganzheitliche Vorgehensweise. Diese Punkte machen klar, dass Projekte zur Optimierung des Kreditprozesses nicht einfach sind und warum es hier an durchgängigen IT-Lösungen und standardisierten Prozessen mangelt. Die hohen Einzelrisiken sprechen stark für eine individuelle Bearbeitung durch hochqualifizierte Wissensarbeiter, so dass eine IT-Lösung den Spagat zwischen Individualität und Standardisierung leisten können muss. Weiterhin muss sie so strukturiert sein, das man schrittweise zu immer mehr Automatisierung gelangen kann. Evolution statt Revolution ist hier angesagt, da das erforderliche Changemanagement sonst zu hohe Risiken birgt. Dieser Beitrag stellt einen IT-gestützten Lösungsansatz für den Kreditprozess mit der Kreditentscheidung als Kernelement vor. Die Softwarelösung e.kv (elektronische Kreditvorlage) der Firma syskoplan AG implementiert diesen Lösungsansatz. In einem entsprechenden Referenzprojekt bei einem Kreditinstitut wurde die Tragfähigkeit der Lösung demonstriert. Ziel ist es, mit e.kv in Zukunft ein Standardvorgehen anbieten zu können. 1. Der Kreditprozess Der Kreditprozess umfasst alle bankseitigen Bearbeitungsschritte, die sich im Lebenszyklus eines Kreditengagements ergeben, und ist durch die 107

3 Kreditprozess nach MaRisk Markt: Firmenkundenbetreuung Marktfolge: Kreditanalyse, Sachbearbeitung Zur Durchführung und Dokumentation der Kreditentscheidung haben die Institute standardisierte Kreditvorlagen zu verwenden, die je nach Art, Umfang und Risiko des Geschäfts angemessen auszugestalten sind. Hie- Erstvotum Zweitvotum Kreditentscheidung Geschäftsanbahnung und Vertrieb Kreditanalyse Sachbearbeitung Kreditüberwachung Akquise Kreditstrukturierung Infobeschaffung Ratingermittlung Preise und Konditionen Kreditprotokollierung Plausibilitätsprüfung Kreditanalyse Bestellung von Sicherheiten und Bewertung Ratingermittlung Kreditprotokollierung Vertragserstellung Dokumentation und Archivierung Service Rating-Updates laufende Bewertung von Sicherheiten Überwachung von Vertragsvereinbarungen Frühwarnsignale Kreditgewährung Kreditweiterbearbeitung Quelle: syskoplan AG Mindestanforderungen an das Risikomanagement bestimmen organisatorische Abläufe MaRisk (Mindestanforderungen an das Risikomanagement) in aufbauund ablauforganisatorischer Hinsicht geregelt. MaRisk unterteilt die Kreditbearbeitung in Kreditgewährung und Kreditweiterbearbeitung. Die Kreditgewährung umfasst dabei alle Schritte von der Geschäftsanbahnung, über die Kreditanalyse und das Rating bis zur Vertragsausfertigung und Auszahlung. Im Rahmen der Kreditweiterbearbeitung wird das Kreditengagement einer laufenden Prüfung und Überwachung unterstellt. Diese Zusammenhänge werden in der obigen Abbildung dargestellt. Kreditentscheidung und Kreditvorlage als zentrale Elemente Zentrales Element im Kreditprozess ist die Kreditentscheidung, in deren Rahmen die erforderlichen Kompetenzträger die Aufnahme, Weiterführung oder Ausweitung eines Kreditengagements beschließen. Die allermeisten Teilprozesse im Kreditprozess bedingen entweder eine Kreditentscheidung oder werden vorbereitend auf eine Kreditentscheidung durchgeführt. So gesehen ist die Kreditentscheidung ein Flaschenhals im Kreditprozess und verlangt besondere Aufmerksamkeit in der Prozessgestaltung. 108

4 rin nehmen die jeweiligen Mitarbeiter eigenständige und unabhängige Stellungnahmen vor, insbesondere zur Identifikation und Beurteilung der Adressenausfallrisiken. Die Historie der Kreditvorlagen zu einem Kreditengagement bildet dann ein lückenloses Kreditprotokoll. Lückenloses Kreditprotokoll schafft Bewertungsgrundlage Bei der Genehmigung der Kreditvorlage ist die im MaRisk definierte Gewaltenteilung in der Aufbauorganisation zu berücksichtigen: Der Bereich Markt initiiert das Geschäft und hat ein erstes Votum. Die Marktfolge hat im Sinne einer Kontrollfunktion ein Zweitvotum. Wenn beide Voten kompetenzgerecht verabschiedet wurden, gilt die Kreditvorlage als entschieden. Herausforderungen in der Praxis Von der Geschäftsanbahnung bis zur Kreditgenehmigung und in der Kreditweiterbearbeitung fallen erhebliche Informationsbedarfe an. Die Informationen müssen vom Kunden oder von Dritten beschafft und von kompetenten Mitarbeitern beurteilt bzw. analysiert werden: Bilanzen, Geschäftsberichte, unterjähriges Zahlenmaterial sind zu analysieren; Geschäftspläne, Handelsregisterauszüge sind zu überprüfen; Softfacts zum Kunden wie etwa eine Managementbeurteilung sind einzuholen. Und dies nicht nur bei der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung, sondern bei jeder Kreditentscheidung, insbesondere auch im Rahmen turnusgemäßer Überprüfungen. Die entsprechenden Prozesse zu strukturieren und letztlich ohne Medienbrüche und redundante Arbeitsschritte in den Genehmigungsprozess zu überführen ist eine Kernaufgabe in der Gestaltung des Kreditprozesses. Hinzu kommt, dass die Geschäfte sehr unterschiedlich sein können. Es kann sich um Kontokorrentkredite, Vorratslinien, Investitionskredite oder auch komplexe strukturierte Finanzierungen handeln. Im Entscheidungsprozess müssen alle Informationen zusammenfließen, um auf Ebene des gesamten Engagements unter Einbeziehung unterschiedlicher Produkte eine Kreditentscheidung zu fällen. Vielfalt, Individualität, eine Dominanz von Wissensarbeitern und die unterschiedlichen Interessenlagen in Markt und Marktfolge kennzeichnen die Gesamtsituation und machen die Schwierigkeiten für eine IT-Lösung aus. Insbesondere wird der Kreditprozess durch zwei Herausforderungen charakterisiert: zeitgerechte Informationsbeschaffung und -bereitstellung für die Kreditentscheidung, durchgängige Prozessunterstützung ohne Medienbrüche und redundante Arbeitsschritte, 109

5 Firmenanalyse und Kreditvorlage im Zusammenspiel Laufende Informationsbeschaffung Firmenanalyse und Rating Akquise/Antrag Votierung Genehmigung Unterlagen Kundengespräche Externe Auskünfte Interne Auskünfte Aktuelle Kreditvorlage Rating Firmenanalyse Trigger: Neukredit Prolongation Risikoindikation turnusmäßige Prüfung Kreditvorlage Quelle: syskoplan AG Eine IT-Lösung für den Kreditprozess Unterschiedliche Finanzierungen müssen in der IT abgebildet werden Die elektronische Kreditvorlage strukturiert die komplexen und zum Teil sehr individuellen Geschäftsfälle im Kreditprozess auf flexible Weise und erlaubt es, in einem evolutionären Prozess mehr und mehr Automatisierungspotential zu heben. Um die laufende Informationsbeschaffung und -bewertung von dem eigentlichen Kreditentscheidungsprozess zu entkoppeln, besteht die elektronische Kreditvorlage aus zwei Modulen: der Firmenanalyse und der Kreditvorlage. Die Firmenanalyse dient der laufenden Informationsbeschaffung und -bewertung und stellt den verschiedenen Akteuren im Kreditprozess eine einheitliche und verbindliche Informationsbasis zur Verfügung. Informationsquellen sind beispielsweise Unterlagen vom Kunden, Informationen aus Kundengesprächen, Fremdauskünfte, Auskünfte interner Abteilungen (Zahlungsverhalten, Zusammenarbeit). Diese Informationen werden in der Firmenanalyse verarbeitet und bewertet und bilden die Informationsbasis für Folgeprozesse (Rating, Kreditvorlage). Sobald eine Kreditentscheidung fällig wird, etwa im Rahmen einer Geschäftsanbahnung oder Prolongation, wird der aktuelle, in der Firmenanalyse hinterlegte Informationsstand in die Kreditvorlage übernommen. Mit der Kreditvorlage werden dann die Votierung in Markt und Marktfolge so- 110

6 wie die anschließende Genehmigung herbeigeführt (siehe Abbildung auf Seite 110). Die Software wurde auf Basis der offenen Technologieplattform von SAP entwickelt ( SAP NetWeaver ) und ist für die Integration in heterogene Systemlandschaften ausgelegt. Die Firmenanalyse im Detail Die Firmenanalyse stellt den Bearbeitern und Kompetenzträgern im Kreditprozess umfangreiche Informationen in übersichtlicher Form zur Verfügung: zum Kunden, zu seinen Finanzierungsgeschäften und seinen finanzierten Objekten. Die einzelnen Informationselemente bündeln Dokumente, Kennzahlen, Bewertungen und Beurteilungen zu bestimmten Sachverhalten. Solche Sachverhalte sind zum Bespiel die wirtschaftliche und finanzielle Situation der Geschäftspartner, die Eigentümer- und Beteiligungsverhältnisse, die wirtschaftliche Tragfähigkeit eines finanzierten Projekts, Softfacts aus Kundengesprächen, Ergebnisse aus der Überprüfung von Sicherheiten oder die Bewertung des Zahlungsverhaltens. Die elektronische Kreditvorlage sammelt alle Informationen Die Inhalte der Firmenanalyse können von den Akteuren aus Markt und Marktfolge in den verschiedenen Schritten des Kreditprozesses gepflegt bzw. verwendet werden. Geschäftsanbahnung:Während der Geschäftsanbahnung kann auf bereits vorhandene Daten zugegriffen werden bzw. können neue Informationen in die Firmenanalyse aufgenommen werden, um in späteren Schritten (Rating, Kreditentscheidung, Kreditweiterbearbeitung) zur Verfügung zu stehen. Kreditgewährung: Auch im Rahmen der Kreditgewährung stehen die Informationen aus der Firmenanalyse zur Verfügung. Sie liegen bereits in strukturierter Form vor und können so leicht verarbeitet werden. Da die einzelnen Elemente der Firmenanalyse über Bewertungs-, Versionierungs- und Freigabemöglichkeiten verfügen, kann man in den Folgeprozessen sicher sein, dass es sich hier um Informationen handelt, die entsprechend ihrer Bedeutung von kompetenten Mitarbeitern beurteilt und freigegeben wurden. Die Möglichkeit, einen Snapshot der aktuellen Firmenanalyse zu ziehen, erlaubt es, Informationsstände revisionssicher zu dokumentieren. Kreditweiterbearbeitung: Im Rahmen der Kreditweiterbearbeitung werden Kreditengagements regelmäßig überprüft und zu einer Kreditentscheidung gebracht. Auch für diese Prozesse liefert die Firmenanalyse die notwendige Informationsbasis. Die einzelnen Informationsele- 111

7 mente werden von den verschiedenen Beteiligten in Markt- und Marktfolge laufend aktualisiert, alte Informationsstände werden historisiert. Einheitliche Datenbasis schafft strukturierten Überblick Durch die Entkopplung der Firmenanalyse von der eigentlichen Kreditentscheidung entsteht eine einheitliche Datenbasis, die in allen Bereichen des Kreditprozesses genutzt wird. Die Firmenanalyse geht über die Möglichkeiten von elektronischen Akten hinaus. Dies bezieht sich auf die Wiederverwendung in verschiedenen Prozessen, auf die Dokumentation von Informationsständen zu einem Zeitpunkt sowie auf die versionsfähige Bewertung, Kommentierung und Beurteilung von Sachverhalten. Firmenanalyse und elektronische Akte ergänzen sich. Dokumente, die sich bereits in der elektronischen Akte befinden, können einfach mit Informationselementen der Firmenanalyse verlinkt werden bzw. können Dokumente aus der Firmenanalyse in die elektronische Akte aufgenommen werden. Die Kreditvorlage im Detail Die Kreditvorlage ist das Vehikel für den eigentlichen Genehmigungsprozess. Sie kann sowohl zur Genehmigung von Neugeschäften als auch für die Kreditentscheidungsprozesse im Rahmen der Kreditweiterbearbeitung genutzt werden. Die Anlässe für eine Kreditentscheidung können vielfältig sein. Die Entscheidung wird kompetenzgerecht unter Einbeziehung des Gesamtengagements getroffen. Das heißt, alle Mitglieder der Kreditengagements werden einbezogen, so wie sämtliche zugeordneten Limite und Sicherheiten. Die Kreditvorlage greift auf die Informationen zu Limiten und Sicherheiten zu, die in den angeschlossenen Systemen abgelegt sind, und kombiniert diese mit neuen Geschäften aus der Anbahnung. Auch neu zu bestellende Sicherheiten können mit aufgenommen werden, um den zu genehmigenden nicht besicherten Anteil zu berechnen. Anhand der Eckdaten der Vorlage (Volumen des Gesamtengagements, Rating etc.) kann ein Kompetenzprofil für die Genehmigung abgeleitet werden. Durch die hinterlegten Geschäftsregeln wird sichergestellt, dass die Vorlage nur dann genehmigt werden kann, wenn die notwendigen Kompetenzträger unterschrieben haben. Dabei kann die Unterschrift in elektronischer Form erfolgen. Aus der Kreditvorlage heraus kann auf die Daten der Firmenanalyse zugegriffen werden. Der aktuelle Informationsstand, der zur Entscheidung geführt hat, wird so in die Kreditvorlage aufgenommen und ist nachvollziehbar dokumentiert. Der Workflow wird durch hinterlegte Geschäftsregeln gestützt und ist flexibel anpassbar. So kann die Kreditvorlage zwi- 112

8 schen den beteiligten Akteuren aus Markt und Marktfolge weitergeleitet bzw. übernommen werden. Abhängig vom Status werden dann bestimmte Teilbereiche gegen Änderungen gesperrt bzw. werden in bestimmten Situationen gewisse Statusveränderungen nicht erlaubt. Beispielsweise können nach dem Marktvotum alle marktseitig zu bearbeitenden Abschnitte gesperrt werden, so dass Änderungen nur möglich sind, wenn der Status entsprechend zurückgesetzt wird. Weiterhin kann hinterlegt werden, dass bei bestimmten Änderungen bereits geleistete Unterschriften von Kompetenzträgern validiert werden. Der Genehmigungsprozess setzt auf der Kreditvorlage auf Insgesamt ist die Kreditvorlage sehr flexibel aufgebaut. Neue Komponenten können einfach integriert werden und der Workflow sowie die hinterlegten Geschäftsregeln individuell gestaltet werden. Es ist ferner möglich, verschiedene Kreditvorlagenarten für einfache und für komplexere Entscheidungsprozesse zu gestalten. Beispielsweise kann eine Kurzvorlage für geringfügige Limitüberziehungen gefordert sein. Ausblick Die oben beschriebene Lösung wurde bereits in einem Referenzprojekt für den Firmenkundenbereich eines Kreditinstituts implementiert, in die Systemlandschaft integriert und nun sukzessive in die Fachbereiche ausgerollt. Das Institut versorgt seine Kunden mit Kontokorrentprodukten, Kreditlinien für die Einkaufsfinanzierung sowie Investitionsdarlehen. Mit der neuen IT-Lösung wird der stark papierbehaftete Prozess abgelöst, um eine höhere Transparenz und Effizienz im Gesamtprozess zur erreichen. Dazu wurde eine evolutionäre Vorgehensweise gewählt. Im ersten Schritt wird die umfangreiche Druckfunktionalität genutzt, um das Changemangagement im Fachbereich gering zu halten und die Benutzer langsam an die Möglichkeiten der neuen Lösung heranzuführen. In weiteren Schritten werden die Prozesse dann mehr und mehr automatisiert und in einen vollständig elektronisch gestützten Workflow überführt. Mit dem Projekt wird demonstriert, dass der Lösungsansatz für Bereiche mit einem Schwerpunkt im Balance Sheet Based Finance (das heißt, die Bonität des Kunden steht im Vordergrund) trägt. Zurzeit wird weiterer Content für elektronische Kreditvorlagen entwickelt, um zu demonstrieren, dass der Ansatz auch für das Geschäft mit Projektfinanzierungen bzw. Objektfinanzierungen geeignet ist (Cashflow Based Finance, das heißt der generierte Cashflow des finanzierten Projekts steht im Vordergrund). Dazu wird zum Beispiel die Firmenanalyse erweitert, um auch Informationen über finanzierte Objekte und Projekte erhalten zu können. Quelle: Consulting 2011 Das Jahrbuch der Unternehmensberatung, Hrsg. F.A.Z.-Instituts für Management-, Markt- und Medieninformationen GmbH, ISBN Weitere Informationen und Bezug unter < 113