WAR P WARP. Weiterentwicklung aller Ressourcenprozesse. Andrea Schöneberg Fakultätsrat der Landwirtschaftlichen Fakultät am

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1 WAR P WARP Weiterentwicklung aller Ressourcenprozesse Andrea Schöneberg Fakultätsrat der Landwirtschaftlichen Fakultät am

2 AGENDA 1. Projektstatus WARP 3 2. Was ändert sich für die akademischen Bereiche? 3. Schulungen / Rollen-Nutzer-Matrix 4. Idee SAP-Ersthelfer_innen 5. Ausblick, Newsletter &Ansprechpartner_innen 2

3 VERTRETER_INNEN AUS DEN FAKULTÄTEN WARP 3 Landwirtschaftliche Fakultät: Dr. Birgit Hoegen, Bernd Binnenbruck Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät: Prof. Dr. Conti, Jip Veldman, Dr. Konrad Peithmann, Dr. Sonja Hock, Dr. Gabriele Richardt Philosophische Fakultät: Prof. Dr. Wich-Reif, Dr. Robert Meyer Rechts- und Staatswissenschaftliche Fakultät: Prof. Dr. Greiner, Dr. Susanne Schiemichen, Silke Adamitza, Simone Jost-Mussehl Katholisch-Theologische Fakultät: Frank Möseler Evangelisch-Theologische Fakultät: Dr. Eike Kohler 3

4 Initialisierung Workshops/ Konzeption PROJEKTSTATUS WARP 3 Realisierung (funktional) FKT: Funktionstests ANT: Abnahmetests Realisierung (SST) FKT Integrations-, Massenu. Migrationstests Finalkonfiguration ANT Migration Transition (Übergabe an Support) Schulungsvorbereitung u. -durchführung Produktivbetrieb MS fachl. & techn. Konzeption MS Abschluss Testphase MS Realisierung MS IT-Infrastruktur vorhanden MS Schulung Produktivsetzung MS Abschluss WARP 3 4

5 1. Budgetberichte 2. Finanzierungsänderungen a) Erstellung b) Genehmigung 3. Webbasierter Einkauf a) Erstellung b) Genehmigung WARP WAS ÄNDERT SICH? 5

6 WARP WAS ÄNDERT SICH? Budgetberichte (HÜL) mit neuer Stammdatenstruktur Kapitel Titel Untertitel Titelgruppe Position Instituts-Nummer Geldgeber HÜL: Haushaltsüberwachungsliste WARP 6

7 WARP WAS ÄNDERT SICH? Finanzierungsänderungen bei Personalstellen Genehmigerstufen-Modell für alle Kostenstellenänderungen 7

8 WARP WAS ÄNDERT SICH? Webbasierter Einkauf SRM: Supplier Relationship Management 8

9 START DES ECHTBETRIEBS IN WELLEN (ROLL-OUT) Welle 2 2. Welle dezentraler Funktionen bei 2-3 Fakultäten Welle 3 3. Welle dezentraler Funktionen bei 2-3 Fakultäten 4/19 Kontinuierliche Verbesserungen und Weiterentwicklungen 7/19 1/19 5/19 09/19 Go-Live Produktivsetzung der zentralen Funktionen 1. Welle dez. Funktionen bei Zentr. Verw. und 2 Instituten Roll-In Roll-In Workshops und Übernahme Änderungen Welle 4 Gesamt-Rollout über alle weiteren Fakultäten 9

10 WARP SCHULUNGEN Wie? Wann? Nutzer_innengruppe Qualifizierungsmaßnahme Qualifizierungsvorbereitung und - durchführung Endanwender_innen - in den jeweiligen Fachabteilungen der Universitäts-verwaltung Nutzer_innen in den akademischen Bereichen, Teilzugriff (Berichtsfunktionen, Self Services u.ä.) Präsenzveranstaltungen im Rahmen der Endanwenderschulungen Informationsveranstaltungen zur Vorstellung der Prozesse und SAP-Anwendungen E-Learnings (Klick-Anleitung) 06/2018 Erhebung der Rollen-Nutzer- Matrix 07/ /2018 Planung Endanwender-schulungen und Aufbau Schulungssystem 10/2018 Bereitstellung elearningangebote 10/ /2018 Durchführung Endanwenderschulungen 10

11 WARP ROLLEN-NUTZER-MATRIX Berechtigungen werden in SAP zu Rollen zusammengefasst. z.b.: Wer darf einen Warenkorb anlegen? Wer darf Budgetberichte aufrufen? Nutzer_innengruppe In der Rollen-Nutzer-Matrix werden Rollen zu Personen (Nutzer_innen) zugeordnet, die diese Aufgaben zukünftig in SAP ausführen sollen. Endanwender_innen/Nutzer_innen in den akademischen Bereichen (Berichts-funktionen, Self Services u.ä.) vordefiniertes Set an Rollen für die akademischen Bereiche (ca. 10) Im zweiten Schritt:Für welche Objekte (z.b. Kostenstelle, Warengruppen, etc.) wird die Rolle ausgeführt? 11

12 WARP ROLLEN-NUTZER-MATRIX WARP bietet an: Informationsveranstaltungen mit anschließender Möglichkeit für Fragen Dokumentation mit Beispielen und Anleitungen Blanko Datei mit Rollen-Nutzer-Matrix Erklärung der relevanten Rollen Schulung von (Dekanats)Mitarbeitenden zum Ausfüllen der Matrix Begleitung von ersten Ausfüll-Terminen in den Instituten/Fachbereichen/.. Feste Ansprechpartner (Herr Schlinghoff und Herr Dittmar) Rückmeldung der ausgefüllten Rollen-Nutzer-Matrix bis zum

13 WARP IDEE SAP- ERSTHELFER_INNEN Erste/r Ansprechpartner/in der dezentralen Nutzenden bei Fragen zu Anwendung des SAP-Systems oder zu Abläufen Erste Fehleranalyse und Konkretisierung auftretender Fragestellungen durch direkte Kommunikation mit den Nutzern und Weiterleitung an nächste Stufe des Supports 13

14 WARP - AUSBLICK Mai September 2018 Mai 2018 Dezember 2018 Januar Juni 2019 WARP 4 Juli 2019 Juni 2021 Informationsveranstaltungen / Road-Shows Systemtests, Datenmigration, Supportkonzept Schulungen Projektierung WARP 4 Start Echtbetrieb zum Sicherungsphase im Realbetrieb Betriebsbereitschaft und Support 2. Welle Roll-Out Weiterentwicklung SAP mit Blick auf neue Funktionalitäten, v.a. für die akademischen Bereiche (IT-gestützte Workflows, Self-Services..) 3. und 4. Welle Roll-Out 14

15 WARP NEWSLETTER Link zum WARP-Newsletter: 15

16 Andrea Schöneberg Tel Mobil 0163/ uni-bonn.de Dr. Axel Schlinghoff Tel Mobil 0159/ uni-bonn.de

17 NUTZER- MATRIX: Uni-ID Anrede Nachname Vorname Akad. Titel Funktion Abteilung Telefon Durchwahl Fax Nebenstelle Kostenstellen (HIS) MUSTERM Herr Mustermann Marcus Prof. ProfessorIn Institut für Politische Wissenschaft und Soziologie xxxx 1. Schritt zur Ausfüllung der Rollen-Nutzer Matrix Bitte alle Personen nennen, die mit SAP arbeiten werden Zusätzlich die weiteren Informationen angeben Kostenstelle angeben, für die die Personen im aktuellen HIS System zuständig sind 17

18 ROLLEN-NUTZER-MATRIX Rollen-Benutzer-Matrix Vorname Marcus Anna Jürgen Rollen Eingabe per Dialog Name User Erläuterungen Berichtswesen Budget und Stammdaten ZT_1000_P_PSM_IU_Dezentral InfoUser kamerales Berichtswesen Dezentral Aufruf und Nutzung des vorgefertigten Web- Berichts zur kameralen Auswertung der Budgettöpfe Nachname Mustermann Müller Fischer Abtl./Insti. Dekanat Dekan wissenschaftl Mitarbeit Funktion Geschäftszimmer ProfessorIn Wissenschaftlicher MitarbeiterIn Materialwirtschaft (Logistik allgemein) SRM dezentral ZT_1000_P_SRM_AU_BESTELLUNG SRM Dezentraler Anforderer Rolle für den dezentralen Anforderer im SRM x x ZT_1000_P_SRM_AU_GENEHMIGUNG SRM Dezentraler Genehmiger Rolle für den dezentralen Genehmiger im SRM x Benutzer x x Hier erscheinen automatisch alle Personen, die in der Nutzer-Matrix aufgeführt sind Bitte den Personen jeweils die Rollen zuordnen, die sie einnehmen Eine genauere Beschreibung der Rollen folgt direkt SRM: Supplier Relationship Management PSM: Public Sector Management 18

19 BUDGETBERICHTE (HÜL) MIT NEUER STAMMDATENSTRUKTUR Name User Erläuterungen ZT_1000_P_PSM_IU_Dezentral InfoUser kamerales Berichtswesen Dezentral Die Rolle ermöglicht die Auswertung von Budgetdaten, Mittelbindungen und Istbewegungen (Rechnungen, Umbuchungen und Zahlungen) auf konkreten Budgeteinheiten bzw. Projekten. HÜL: Haushaltsüberwachungsliste PSM: Public Sector Management Kapitel Titel Untertitel Titelgruppe Position Instituts-Nummer Geldgeber WARP 19

20 FINANZIERUNGSÄNDERUNGEN BEI PERSONALSTELLEN HCM: Human Capital Management Name User Erläuterungen ZT_1000_P_HCM_AU_FINANZIERUNG ZT_1000_P_HCM_AU_GENEHMIGUNG Pflege/Änderung Planstellenfinanzierung Genehmigung Planstellenänderung Der Prozess der rückwirkenden und zukünftigen Änderung von Finanzierungsquellen einer Person wird mir der Einfürhung von SAP systemtechnisch unterstütz. Hierfür wird eine SAP-Anwendung zur Verfügung gestellt, in der die aktuell eingetragene Finanzierung der Planstelle angezeigt wird und gleichzeitig das Erfassen einer veränderten Finanzierung inkl. Begründung und Gültigkeit möglich ist. Jede Person, die für eine definierte Einrichtung die Finanzierungsquelle(n) der Beschäftigten einsehen und Änderungen an der hinterlegten Finanzierung beantragen kann, muss die Rolle ZT_1000_P_HCM_AU_FINANZIERUNG zugeordnet werden. Jede beantragte Finanzierungsänderung unterliegt einem Genehmigungsworkflow. Im Rahmen dieses Genehmigungsworkflows muss der Antrag von mehreren Instanzen geprüft und genehmigt werden, bevor die Finanzierungsänderung er in der zentralen Personalabteilung umgesetzt wird. Jede Person die die Änderung der Finanzierung an einer Person genehmigen muss, muss die Rolle ZT_1000_P_HCM_AU_GENEHMIGUNG zugeordnet werden. 20

21 WEBBASIERTER EINKAUF Name User Erläuterungen ZT_1000_P_SRM_AU_BESTELLUNG ZT_1000_P_SRM_AU_GENEHMIGUNG SRM Dezentraler Anforderer SRM Dezentraler Genehmiger Mit der Einführung von SAP werden die Beschaffungsvorgänge zukünftig systemtechnisch unterstützt und direkt in SAP abgebildet. Dies erfolgt durch die Anlage eines sogenannten Einkaufswagens ins der SAP Komponente SRM, entweder durch Auswahl der Ware im angebundenen Katalog(en) oder durch Freitextbestellung. Jede Persone, die Beschaffungsvorgängen für einen definierten Bereich/eine definierte Einrichtung ausführen soll muss die Rollen ZT_1000_P_SRM_AU_BESTELLUNG zugeordnet werden. Die in SAP angelegten Einkaufswagen unterliegen einem definierten Genehmigungsworkflow. Jeder Einkaufswagen muss vom Organisationsverantwortlichen (z.b. Dekan) und vom Projektleiter/Budgetverantwortlichen geprüft und genehmigt werden. Erst danach wird die Bestellung an den Lieferanten kommuniziert bzw. an den zentralen Einkauf zur weiteren Prozssierung weitergeleitet. Jede Person die die Aufgabe der Genehmigung im SAP-System ausführen können soll, muss die Rolle ZT_1000_P_SRM_AU_GENEHMIGUNG zugeordnet werden. SRM: Supplier Relationship Management 21