Prozessmanagement mit ViFlow in der RWE Systems Sparte IT

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1 Prozessmanagement mit ViFlow in der

2 Organisation RWE Systems Applications GmbH RWE Systems Computing GmbH ERP Solutions Logistic Solutions Utility Business Solutions Customer Service Technology Competence Desktop Services Data Center IT-Quality- & Process-Management Sales & Services 2

3 Dienstleistungen Plan steht für die Konzeptentwicklung und Beratung im Vorfeld komplexer IT-Projekte. Build umfasst die Auswahl, Entwicklung und Einführung von Software zur optimalen Unterstützung der Betriebsabläufe im Konzern. Run ist das Synonym für die Bereitstellung und Betreuung der IT-Infrastruktur. 3

4 Facts & Kennzahlen Wir sind der zentrale Dienstleister für IT im RWE-Konzern in Zentraleuropa Mitarbeiter MÄ Anwender Hotline-Calls pro Monat (24/365) Assets File Server Space 150 Terrabyte (1,5 14 Byte) KZI 76 Prozent Projektvolumen 135 Mio. p.a. Umsatz 375 Mio. p.a. 4

5 Ziele im Prozessmanagement Prozesse vollständig sowie in einheitlicher Qualität und Form beschreiben Prozessdarstellung und Prozessbeschreibung (Verfahrensrichtlinie) sowie zugehörige Dokumentationen zusammenführen Nahtstellen transparent gestalten Zugänglichkeit vorhandener Dokumentationen für alle IT-Mitarbeiter gewährleisten Einbezug internationaler Standards zur Organisation von IT-Gesellschaften (ITIL) in das Prozessmodell sowie ISO-Zertifizierung sicherstellen 5

6 Vorgehen Tool ViFlow als Standard gesetzt Alle Anforderungen weitgehend abbildbar Geringer Schulungsaufwand Gutes Preis-/ Leistungsverhältnis Umsetzung eines eigenen Standards zur Arbeit mit ViFlow Benennung und Schulung von Prozessverantwortlichen Aufbau des Prozessmodells als Master Weiterentwicklung des Masters zum vollständigen Modell durch 20 Prozessverantwortliche IV IV I I II. & III

7 Standards zur Arbeit mit ViFlow Je Zeichenblatt ist nur ein Prozess darzustellen Die Swimlane Kunde steht sofern sie vorhanden ist - immer ganz oben (Line of Visibility) Die Anzahl der Tätigkeiten je Swimlane soll auf maximal 15 begrenzt sein Es sind ausschließlich Standardshapes zu verwenden Alle Prozesse beginnen und enden mit einem Prozessschritt (Rechteck) Der Kurztext von Tätigkeiten soll ein Verb enthalten Verzweigungen mit ja- und nein- Ausgängen sollen eine Frage beinhalten 7

8 Ergebnis 300 Prozesse einschließlich Verfahrensrichtlinien in einem durchgängigen Prozessmodell abgebildet Zugriff für alle IT-Mitarbeiter im Intranet sichergestellt ITIL-Standards umgesetzt Internes Dokumentenmanagementsystem angebunden 8

9 Workflow-Informationssystem Prozesssteckbrief & Verfahrensrichtlinie Prozessdarstellung Zugehörige Dokumente Anbindung an internes Dokumentenmgmt.System 9

10 Off the target - Alongsides Prozessoptimierung durch verstärkte Kommunikation zwischen Prozessbeteiligten und an den Nahtstellen der Prozesse Generierung von Quick-Wins durch entfallene Redundanzen und Aufdeckung von Brüchen Aufbau eines durchgängigen Kennzahlenund Berichtssystems zur Prozessmessung Zusätzliche Zertifizierungs-/ Revisionssicherheit in den Abteilungen durch vollständige Dokumentation 10

11 Nur durch ständige Verbesserung werden wir den Anforderungen unserer Kunde gerecht Unsere Standards: Zertifizierung auf Basis der internationalen Norm DIN EN ISO 9001:2000 Integration der Best-practice-Modelle der IT Infrastructure Library (ITIL). Unser kontinuierlicher (KVP): Prozessaudits Projektaudits Produktionsprozesse Projektvorgehen Führungs- & Hilfsprozesse KVP Systemaudits Management-Reviews Zertifizierungsaudits Prozesskennzahlen Qualitätskennzahlen Unterjährige Kundenzufriedenheitsmessung SLA-Management Beschwerdemanagement 11

12 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Thomas Bothmann RWE Systems Computing GmbH Huyssenallee Essen T +49 (0) 201/ F +49 (0) 201/ E I 12

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