zur 56. Delegiertenversammlung des Zweckverbands Sozialdienste Bezirk Dielsdorf

Transkript

1 Einladung Vorstand Geerenstrasse 6 Postfach Dielsdorf T F info@sdbd.ch zur 56. Delegiertenversammlung des Zweckverbands Sozialdienste Bezirk Dielsdorf Datum: Mittwoch, 21. Mai 2014 Zeit: Ort: Uhr Sozialdienste Bezirk Dielsdorf, Geerenstrasse 6, 8157 Dielsdorf - Gruppenraum (Parkplätze hinter dem Haus) Bitte anschliessend Zeit für einen Begrüssungs-/Verabschiedungsapéro reservieren Traktanden: 1. Begrüssung 2. Wahl eines/einer StimmenzählerIn 3. Protokoll der 55. Delegiertenversammlung vom 28. August Rechnung 2013 (Rechnung liegt bei / Kommentar Beilage 1) 5. Genehmigung Jahresbericht 2013 (Jahresbericht liegt bei) 6. Genehmigung Abrechnung Investitionskredit KESB (Beilage 2) 7. Genehmigung Abrechnung Projektkredit KESB (Beilage 3) 8. Wahlen Vorstand (7 Mitglieder) (Beilage 4) 9. Wahl des/der PräsidentIn (Beilage 4) 10. Wahl des/der VizepräsidentIn (Beilage 4) 11. Mitteilungen / Verschiedenes Suchtprävention KESB Dielsdorf SDBD Etcetera Termine 12. Verabschiedung zurücktretende Vorstandsmitglieder Aktenauflage ab (Sekretariat Sozialdienste Bezirk Dielsdorf ) oder im Internet über die Homepage unter der Rubrik Termine. Dielsdorf, Ph. Bollmann / Aktuar

2 Beilage 1 - Traktandum 4 Rechnung 2013 Bemerkungen zu den einzelnen Abweichungen Generelle Bemerkungen Der Bereich Allgemeine Kosten (0 Behörden und Verwaltung) beinhaltet die Kosten der Behörden und Verwaltung, sowie die Kosten und Erträge aus der Vermietung der Liegenschaft an der Spitalstrasse 11 (Jugendsekretariatsgebäude). Projektkosten fielen im Jahr 2013 keine an. Der Investitionskredit von CHF für die KESB und Der Projektkredit KESB von CHF werden in der Vepflichtungskreditkontrolle aufgeführt. Die Kredite wurden im Jahr 2013 abgerechnet und von der Baukommission und vom Vorstand abgenommen. Die Abnahme durch die RPK und die Delegiertenversammlung erfolgt im Jahr Die kantonalen Regelungen verpflichteten uns Rückstellungen für die Sanierung der BVK zu tätigen. Dieses Versäumnis holten wir im Jahre 2013 nach und bildeten Rückstellungen für die Jahre 2014 und folgende. Für jede Gemeinde führen wir ein Rückstellungskonto. Ab dem Jahr 2014 wird der Sanierungsaufwand diesen Konten belastet und gegenüber den Gemeinden ausgewiesen. Für das Jahr 2013 belasten wir die Sanierungskosten der laufenden Rechnung. Die Kosten der Fachbereiche wurden zu 90% nach Fällen und zu 10% nach Einwohnern auf die Gemeinden aufgeteilt. Dabei wird in den Bereichen Persönliche Beratung und Beratung Suchtprobleme ein Fall berechnet, sobald ein direkter persönlicher Kontakt stattgefunden hat (telefonisches Intake, administrative Fallaufnahme, Terminvereinbarung, und Erstgespräch bei uns oder Besuch - z.b. im Spital - dies entspricht einem Arbeitsaufwand von ca. 4 Stunden). Dem Bereich Verwaltung wurden folgende Lohnanteile verrechnet: Geschäftsleiter 50% + 5% Liegenschaften Sekretariatsleitung 100% Mitarbeiterin Sekretariat 50% Rechnungsführerin 25% (Zweckverbandsbuchhaltung, Administration Personal) Die Aufteilung des Lohnes des Geschäftsleiters wurde gemäss Budget auf die Fachbereiche Beratung Suchtprobleme (15%), Persönliche Beratung (15%) und Amtsvormundschaft (15%) aufgeteilt. Die KESB Bezirk Dielsdorf belastete die laufende Rechnung wie angekündigt über das vorgesehene Budget. Auf die unerwartete Mehrbelastung reagierte der Vorstand schnell mit der Aufstockung des Personals im Rahmen des Stellenplans (DV vom ). Dies führte zu höheren Personal- und Anschaffungskosten (Infrastruktur für die zusätzlichen Arbeitsplätze). Wie den verschiedenen Artikeln aus der Tagespresse zu entnehmen war, müssen andere KESB sich mit der Bereinigung von sehr hohen Überstundensaldi herumschlagen. Davon blieb die KESB Bezirk Dielsdorf verschont. Im Rechnungsjahr 2013 fielen für die KESB sehr hohe EDV-Kosten an. Dies steht im Zusammenhang mit den immer wieder neu definierten Anforderungen (Bund, Kanton und Bezirk) an die EDV für die KESB. Das damalige Normangebot (vor Inbetriebnahme der KESB s für alle Kantone) reichte nicht aus, um den Alltagsanforderungen vor Ort zu genügen. Einen Teil der Kosten übernahm die Firma Diartis der andere Teil wurde im Rahmen der vollen Ausschöpfung des Rahmenkredits der KESB belastet. Die Konten xxx.3100 Büromaterial wurden praktisch in allen Bereichen überschritten. Das Wachstum des Betriebs und die zunehmende Verschriftlichung des Verkehrs zwischen den Stellen Seite 2 von 9

3 führten zu einem höheren Aufwand in diesem Bereich. Die Budgetposten wurden ab 2014 entsprechend angepasst. Die Spesenkonten xxx.3170 wurden aufgeteilt in Spesen xxx.3170 und Spesen Dienstfahrten xxx Dies ermöglicht eine korrekte Abrechnung der Kaskoversicherung für Dienstfahrten mit Privatfahrzeugen. Anschaffungen: Im Jahr 2013 wurden keine Zahlungen für das Programm Klib.net getätigt. Die Schlusszahlung wird im Jahre 2014 erfolgen. Bemerkungen zu den Abweichungen in einzelnen Konten 0 Verwaltung Die Inseratekosten DV Ankündigung + DV Beschlüsse wurden zu tief budgetiert Apéro anlässlich der DV (wurde im Budget 2014 berücksichtigt) Die Buchprüfungskosten (durch die Revisionsstelle) fallen nach Aufwand an und wurden zu optimistisch budgetiert Sowohl die Sitzungssequenzen, wie auch die damit verbundenen Spesen überstiegen die Erwartungen Mehrkosten durch überlappende Anstellung im Bereich Rechnungswesen Der Anteil Rückerstattung für den Mutterschaftsurlaub (CHF ) wurde dem Konto Rückerstattungen allg. gutgeschrieben Die Besoldungen Stellemärt fielen aufgrund der Anstellungen wesentlich tiefer aus als budgetiert -> dies führte zu entsprechend tieferen Rückerstattungen auf das Konto Der Unterhalt EDV wird nach Aufwand bezahlt. Im Jahre 2013 fiel der Aufwand eher bescheiden aus. Verträge mit Fixkosten wurden geprüft, sind jedoch finanziell nicht attraktiv Dienstleistungen Dritter Versicherungen CHF Mitgliederbeiträge CHF Kopierer (Miete und Kopien) CHF Briefmarken CHF Telefon/Internet wird auf Fachbereiche verteilt Aktenvernichtung CHF Archivierung CHF Diverses CHF Rechtschutz und Sicherheit Mutterschaftsurlaub bedingte eine nicht geplante überlappende Anstellung von 5 Monaten. Der Anteil Rückerstattung für den Mutterschaftsurlaub (CHF ) wurde dem Konto Rückerstattungen allg. gutgeschrieben. Die Fallentwicklung bedingte die Anstellung einer zusätzlichen Berufsbeiständin zu 80 Stellenprozenten ab im Rahmen des bewilligten Stellenplans Die Anschaffungen fielen aus folgenden Gründen geringer als budgetiert aus: Die Anschaffungen konnten günstiger als budgetiert getätigt werden, alte Möbelbestände konnten wiederverwendet werden und die Kosten für das neue Klientenverwaltungssystem wurden in diesem Rechnungsjahr erst teilweise belastet Dienstleistungen Dritter Versicherungen CHF Mitgliederbeiträge Konto Seite 3 von 9

4 Kopierer (Miete und Kopien) CHF Briefmarken CHF Telefon/Internet CHF Aktenvernichtung CHF *Archivierung CHF ZKB Identy Key CHF Certas Alarmanlage CHF Beobachter Beratungsabo CHF Diverses CHF * Archivierung: Zusammenführung und Bereinigung der Archive Erwachsenenschutz in das Zentralarchiv Geerenstrasse und Fertigstellung des aufgeschobenen Bereinigungsauftrags Gemäss Beschluss an der DV vom werden neu die Entschädigungen für die Führung eines Mandats dem Fachbereich Erwachsenenschutz gutgeschrieben Diesem Konto werden die Spesenentschädigungen, die im Rahmen der Mandatsführung anfallen, gutgeschrieben Im Rahmen des bewilligten Stellenrahmens mussten die Anstellungen bedingt durch den hohen Arbeitsanfall - erweitert werden. Dies führte zu den nicht budgetierten Mehrausgaben Die Mandatsentschädigungen werden durch die KESB eingefordert und dann den Mandatsträgern ausbezahlt Anschaffungen: Bis auf die Bebilderung der KESB (CHF ) stellt sich der Betrag aus den Ergänzungsmöblierungen und der Ergänzung EDV/Telefon für die neuen Arbeitsplätze zusammen Die Kosten stellen sich wie folgt zusammen: Case Net Lizenzen, und Dienstleistungen CHF Teleinformatik Dienstleistungen CHF Andere Lizenzen (Microsoft, Antivirus..) CHF W&W Gebührenprogramm, erg. Lohnpr. CHF Einmalig sind ein Teil der Kosten Case-Net und W&W. Da beim Case-Net die Rechnungsstellung erst sehr spät erfolgte konnten einige Aufwendungen nicht mehr im Investitionskredit berücksichtigt werden Neben der Miete für die Räumlichkeiten Honeywell-Platz 1 wird auch der Aufwand für den Anteil Miete Grossarchiv direkt dem Konto belastet Dienstleistungen Dritter Versicherungen CHF Mitgliederbeiträge CHF Kopierer (Miete und Kopien) CHF Briefmarken CHF Telefon/Internet CHF Aktenvernichtung CHF Unterhaltsreinigung CHF Sozialdesign Retraite CHF Miete Frankiermaschine CHF Certas Alarmanlage CHF Wie bei den Mandatsentschädigungen werden auch die Spesen durch die KESB eingefordert und den Mandatsträgern ausbezahlt Abklärungskosten fallen gemäss Beschluss der DV vom an, wenn sie nicht den KlientInnen direkt belastet oder CHF nicht übersteigen und daher nicht direkt durch die Gemeinden bezahlt werden Die Kosten Rückbehalt Fürsorgerische Unterbringung müssen auf Weisung des Regierungsrates von den KESB s übernommen werden. Dabei handelt es sich um den ärztlichen Aufwand. Diese Lösung wurde getroffen, Seite 4 von 9

5 nachdem der Kantonsrat den Pikettdienst aus dem EG KESR gestrichen hat und dadurch die Ärzte den Mehraufwand leisten müssen Der Anteil Miete und Nebenkosten Grossarchiv wird direkt dem Mietaufwand und den Nebenkosten KESB belastet (Konto / ) Keine Erfahrungswerte die Gebührenerträge wurden zu hoch budgetiert Unter diesem Konto wurden Mutterschaftsentschädigungen, UVG Taggelder und weitere Rückerstattungen gebucht Rückerstattungen Parkplatzmieten und Materialbezüge durch das Personal 4 Gesundheit Büromaterial und Publikationen fallen jährlich sehr unterschiedlich an (genügend Vorräte im laufenden Jahr) Die Schlusszahlung für das KLIB.net erfolgt erst im Jahr Betriebs- und Verbrauchsmaterial: Dazu gehören die Aufwände für Urin- und Haarproben. Eine teilweise Rückerstattung erfolgt über das Konto Dienstleistungen Dritter Versicherungen CHF Mitgliederbeiträge Konto Kopierer (Miete und Kopien) CHF Briefmarken CHF Telefon/Internet CHF Aktenvernichtung CHF Archivierung CHF 0.00 Diverses CHF Zu den budgetierten Verbandsbeiträgen kam ein Beitrag an die FSKZ für den Fonds für fremdsprachige Beratungen in der Höhe von CHF Aus diesem Fonds werden Beratungen in fremder Sprache für KlientInnen aus jeweils fremden Bezirken bezahlt Die Rückerstattungen Leistungen Personal fielen tiefer aus als budgetiert. Dieser Betrag ist abhängig von der Anzahl laufenden durch uns geführten strafrechtlichen Massnahmen. Im laufenden Jahr konnten einige Massnahmen abgeschlossen werden (das aufwendige Verfahren für ambulante Massnahmen wird zurückhaltend angewendet) Der Alkoholzehntelsbeitrag wird aufgrund der Leistungen des Vorjahres ausbezahlt. Bis auf weiteres wird zu den 1.5 Mio. für alle Fachstellen, ein zusätzlicher Betrag aus den Reserven des Alkoholzehntels ausbezahlt. Im Jahr 2013 waren dies für den Fachbereich Beratung Suchtprobleme CHF xxx Die Suchtpräventionsstelle in Bülach wird mit einem Anteil von CHF 2.50 pro Einwohner finanziert (Kanton CHF 1.07). Im Budget wurden die Vorjahreszahlen berücksichtigt. 5 Soziale Wohlfahrt Dienstleistungen Dritter Versicherungen CHF Mitgliederbeiträge Konto Kopierer (Miete und Kopien) CHF Briefmarken CHF Telefon/Internet CHF Aktenvernichtung CHF Archivierung CHF 0.00 Diverses CHF 7.40 Seite 5 von 9

6 Falls Sie Detailfragen zur Rechnung haben, bitte ich Sie, mich vorgängig zur Delegiertenversammlung zu kontaktieren, damit ich an der Versammlung auf Ihre Fragen antworten kann. (Boris Macullo, Finanzvorstand, Tel Geschäft: , Mail Privat Antrag Der Vorstand beantragt der Delegiertenversammlung die Rechnung 2013 des Zweckverbands Sozialdienste mit einem Gesamtaufwand von CHF , einem Ertrag von CHF und einem daraus resultierenden Aufwandüberschuss zulasten der Verbandsgemeinden von CHF 3'999' zu genehmigen. Die Bilanz weist Aktiven und Passiven von CHF 1'035' aus. Investitionen wurden im laufenden Rechnungsjahr keine getätigt. Seite 6 von 9

7 Beilage 2 - Traktandum 6 Seite 7 von 9

8 Beilage 3 - Traktandum 7 Seite 8 von 9

9 Beilage 4 - Traktanden 8/9/10 Wahlen für die Amtsperiode Vorstand Zweckverband Folgende Kandidatinnen und Kandidaten stehen zur Wahl zur Verfügung: Huber Marc (Sozialvorstand Dällikon) bisher König Stephan (Sozialbehörde Oberweningen) bisher Macullo Boris (keine politische Funktion mehr, Weiach) bisher Weder Bruno (Sozialvorstand Regensdorf) bisher Frei Daniel (Sozialvorstand Niederhasli) neu Sozialvorstand Rümlang (Name noch nicht bekannt) neu eine Bewerbung für den Einsitz in den Vorstand wird noch gesucht Als Präsident stellt sich zur Verfügung: Macullo Boris (bisher Vizepräsident) Als Vizepräsident stellt sich zur Verfügung: Weder Bruno (bisher Vorstandsmitglied) Die Konstituierung für die weiteren Aufgaben des Vorstands erfolgt an der ersten Vorstandssitzung nach den Wahlen. Dies betrifft folgende Aufgaben: Finanzvorstand, Personalausschuss, Delegierte für die Betriebskommission der Regionalen Suchtpräventionsstelle, und nach Bedarf und zeitlich begrenzt Leitung oder Vertretung des Vorstands in Arbeits- oder Fachgruppen. Grundsätzlich können die Vorschläge bis zur Delegiertenversammlung vermehrt werden. Über die allfällig erweiterte KandidatInnenliste wird laufend auf der Homepage und direkt an der Delegiertenversammlung orientiert. Seite 9 von 9