Protokolle des Kirchgemeinderates sind nicht öffentlich und darum schützenswert (Art. 25 Ziff. 4 des Organisationsreglementes).

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1 Datenschutzweisung Grundlagen 1. Kantonales Datenschutzgesetz (DSG ) 2. Siehe auch Anhang (weitere Rechtliche Grundlagen und Empfehlungen) Zielsetzung Diese Weisung hat zum Ziel, dass die Mitarbeitenden und Behördenmitglieder wissen, wie sie sich verhalten müssen, um die gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzes einhalten zu können. Definition Schützenswerte Daten Besonders schützenswert sind Daten über die religiöse, weltanschauliche oder politische Ansicht, Zugehörigkeit und Betätigung oder Daten über den persönlichen Geheimbereich, insbesondere den seelischen, geistigen oder körperlichen Zustand. Auch schützenswert sind Daten, die einem besonderen Amtsgeheimnis unterliegen wie z. B., Personaldaten. Zudem sind alle Daten schützenswert, die das Geburtsdatum einer Person enthalten. Protokolle des Kirchgemeinderates sind nicht öffentlich und darum schützenswert (Art. 25 Ziff. 4 des Organisationsreglementes). Anweisungen Mitarbeitende 1. Die Bürotüre ist immer dann mit dem Schlüssel zu schliessen, wenn man selber nicht kontrollieren kann, ob jemand unbefugt in das Büro geht. Pfarrpersonen haben dafür zu sorgen, dass Hausbewohnende und Besuchende keine Einsicht zu schützenswerten Daten erhalten. 2. Der Computer ist beim Verlassen des Büros durch den Bildschirmschoner zu sperren (Ctrl + Alt + Del, damit ein erneuter Zugriff auf den Computer nur durch Eingabe des Passwortes erfolgen kann. Das Passwort ist nicht aufgeschrieben. 3. Nicht mehr funktionierende Datenträger (Disketten, CD s etc.) der für die Computerinfrastruktur zuständigen Person zur fachgerechten Entsorgung abgeben. 4. Freiwillig und ehrenamtlich tätige Personen müssen im Umgang mit dem Datenschutz auch sensibilisiert werden. Diese Aufgabe hat die für die Gruppe verantwortliche Person (siehe Konzept Freiwilligenarbeit). 5. Dokumente mit schützenswerten Daten sollen nach Büroschluss nicht mehr offen auf dem Pult liegen. 6. Der Datenschutz wird einmal im Jahr im Kollegium durch das Ratssekretariat thematisiert. An diesem Ort werden Schwierigkeiten bei der Umsetzung dieser Datenschutzweisung ausgetauscht und Massnahmen zur Verbesserung gesucht. 7. Der Computer und andere zur Verfügung gestellte Ressourcen sollten während der Arbeitszeit ausschliesslich für geschäftliche Zwecke genutzt werden. 8. Für Mitarbeitende mit Kundenkontakt: Der Arbeitsplatz ist so einzurichten, dass andere Personen keinen Einblick in vertrauliche Informationen erhalten und der Bildschirm ist so zu stellen, dass unberechtigten Personen keine Einsicht möglich ist. 9. Es dürfen keine Daten an Dritte bekannt gegeben werden, ausser wenn ein Rechtfertigungsgrund vorliegt. Es gibt grundsätzlich drei Rechtfertigungsgründe für eine Datenbekanntgabe a) Es liegt eine Einwilligung der betroffenen Person vor. b) Es gibt eine gesetzliche Grundlage für die Datenbekanntgabe. c) Eine freiwillig oder ehrenamtlich tätige Person darf die zur direkten Ausübung ihrer Tätigkeit benötigten Informationen erhalten. Diese Informationen darf sie nicht für andere Zwecke benützen oder weitergeben.

2 Datenschutzweisung der Reformierten Kirche Ostermundigen Seite 2 Falls Dritte Daten von uns verlangen, dann müssen diese aufzeigen können, auf welches Gesetz sie sich abstützen. Die Frage, ob die Person, welche Daten von uns verlangt, selbst einer Schweigepflicht unterstellt ist, spielt im Zusammenhang der Datenbekanntgabe keine Rolle. Behördenmitglieder und Mitarbeitende mit eigenem Arbeitsplatz Der Computer ist mit einem Firewall auszurüsten und der Zugang zum Computer resp. den Dateien durch ein Kennwort zu schützen. Alle 1. Namen und andere identifizierende Angaben von Personen sind in offenen Räumen wie im Foyer des Kirchgemeindehauses oder in einem Restaurant zu vermeiden. Dritte dürfen keine schützenswerten Informationen erfahren. 2. Keine schützenswerten Inhalte am Handy besprechen. 3. Schützenswerte Dokumente nur unter Aufsicht ausdrucken und kopieren. Originale nicht beim Kopierer liegen lassen. Liegengelassene Dokumente mit schützenswerten Informationen sofort dem Urheber zurückbringen. 4. Müssen schützenswerte Informationen wie z.b. Lohnausweise, MAG-Beurteilungen etc. in ein Fächli im Sekretariat deponiert werden, so geschieht dies in einem verschlossenen Couvert. 5. Bei schützenswerten Angaben per Fax ist die Empfängerperson vorgängig zu informieren, damit sie bei der Übermittlung des Faxes persönlich vor dem Gerät sein kann. 6. Akten mit schützenswerten Daten sind entweder mit dem Shredder zu entsorgen oder an Simon Keller abzugeben, der sie in der Kartonfabrik Deisswil entsorgt. 7. Mails sind grundsätzlich eine unsichere Angelegenheit, weil sie einfach in fremde Hände gelangen können. Mails von einem Kirchgemeindecomputer zu einem Kirchgemeindecomputer bleiben innerhalb des Netzwerkes und gelten als sicher, sofern der Absender richtig eingegeben wurde. Mails an oder von privaten Computern inkl. der Exchangefunktion gelten als unsicher. Ein schützenswerter Anhang kann mit einem Passwort geschützt werden, das z.b. per Telefon mitgeteilt wird. Oder die Person wird im Mail ohne Namen genannt und ohne Angaben, die auf die Person zurückschliessen lassen. 8. Jeder ist selber verantwortlich, die nicht mehr benötigten Dokumente und Dateien zu entsorgen resp. zu löschen. So ist es empfehlenswert, jedes Jahr einmal Ordner und Computer gründlich auszumisten. Unbenötigte Daten werden gelöscht / Daten von ehemaligen Klient/innen werden nach einer gewissen Zeit ebenfalls gelöscht. 9. Unbekannte Personen in kirchlichen Gebäuden auf ihren Wunsch ansprechen und wenn nötig freundlich aber bestimmt hinausbegleiten. Mitglieder von Wahlgruppen Mitglieder von Wahlgruppen erhalten Zugang zu vertraulichen Personendaten. Alle Bewerbungsunterlagen sind nach Abschluss des Evaluationsprozesses zu vernichten. Während dem Evaluationsprozess dürfen keine Namen von Kandidaten ausserhalb der Wahlgruppe genannt werden. Die Wahl wird erst durch den Kirchgemeinderat offiziell und danach öffentlich. Verstösse Verstösst eine Person aus der Mitarbeiterschaft oder ein Behördenmitglied gegen diese Weisung, so entscheidet der Kirchgemeinderat auf Antrag der Personalverantwortliche über allfällige Massnahmen. Die betroffene Person wird vorher angehört. Genehmigungsvermerk Diese Weisung ist am 20. Juni 2006 durch den Kirchgemeinderat genehmigt worden und tritt ab sofort in Kraft. Reformierte Kirche Ostermundigen Heidi Feusi, Präsidentin Kirchgemeinderat Sonja Kramer, Personalverantwortliche

3 Anhang Datenschutzweisung der Reformierten Kirche Ostermundigen Seite 3 Anhang: Instruktion über Passwortschutz bei einer Datei Nr. 1 Datei/Speichern unter anwählen. Im neuen Fenster Extras auswählen und dann Sicherheitsoptionen Nr. 2 Unter Kennwort zum Öffnen ein Passwort eingeben und danach ok drücken.

4 Anhang Datenschutzweisung der Reformierten Kirche Ostermundigen Seite 4 Nr. 3 Passwort erneut eingeben und ok drücken. Ab sofort lässt sich die Datei nur noch öffnen, wenn zuvor das Passwort eingeben wurde. Um das Passwort wieder zu löschen, Schritte 1 und 2 machen. Dabei aber das bestehende Passwort löschen und ok drücken. Anhang: Auszug aus Liste vom 27. Oktober 1995 der kantonalen Datenaufsichtsstelle Kanton Bern Erlass; Unterlage: Auffinden: Stichwort: a) Bund: Bundesgesetz über den Datenschutz Verordnung zum Bundesgesetz über den Datenschutz (SR 235.1) (SR ) (im Normalfall ist dieses Gesetz für die Gemeinden nicht anwendbar) (vor allem die Art und geben Hinweise darauf, welche technischen und organisatorischen Massnahmen sinnvoll sind. Sie können insbesondere dazu herbeigezogen werden, um den Artikel 17 des kantonalen Datenschutzgesetzes zu konkretisieren) Schweizerisches Strafgesetzbuch (SR 311.0) (insbesondere Art. 320: Verletzung des Amtsgeheimnisses, Art. 321: Verletzung des Berufsgeheimnisses, Art. 162: Verletzung des Fabrikations- oder Geschäftsgeheimnisses, Art. 358ter: Mitteilungsrecht gegenüber den vormundschaftlichen Behörden bei strafbaren Handlungen an Unmündigen, Art. 143: Unbefugte Datenbeschaffung, Art. 143bis: Unbefugtes Eindringen in ein Datenverarbeitungssystem, Art. 144bis Datenbeschädigung) Krankenversicherungsgesetz (BBl 1994 II 236ff.) (Ab : Art. 83: Schweigepflicht der Organe der sozialen Krankenversicherung) Lebensmittelgesetz (SR 817.0) (Art. 31 verpflichtet, Widerhandlungen gegen das Lebensmittelrecht den Strafjustizbehörden zu melden) ZAR Vo (SR ) (Art. 4 verpflichtet zu laufenden Meldungen über Änderungen von Personalien etc. von Ausländern an das Zentrale-Ausländer-Register des Bundes)

5 Anhang Datenschutzweisung der Reformierten Kirche Ostermundigen Seite 5 Vom eidgenössischen Datenschutzbeauftragten herausgegebene Leitfäden: Leitfaden zu den technischen und organisatorischen Massnahmen des Datenschutzes die Leitfäden können beim eidgenössischen Datenschutzbeauftragten, Monbijoustrasse 5, 3003 Bern (Tel. 031 / 322'43'95) bezogen werden (für Gemeinden unverbindlich, enthält aber wichtige Hinweise betreffend Datensicherheit) Leitfaden (Nr 5) für die Bearbeitung von Personendaten im Arbeitsbereich " (für die Gemeinden ausser im privatrechtlichen Arbeitsverhältnis nicht direkt anwendbar, gibt aber zahlreiche Hinweise für den öffentlichrechtlichen Bereich) b) Kanton: Verfassung (BSG 101.1) (Art. 17 Recht auf Information, Art. 18 Recht auf Datenschutz) Datenschutzgesetz (BSG ) (massgebender Erlass, für die Gemeinden vollumfänglich anwendbar) Vortrag zum Datenschutzgesetz (bei der kantonalen Datenschutzaufsichtsstelle 031 / zu beziehen) (bildet einen Kommentar zum Datenschutzgesetz) Informationsgesetz (BSG 107.1) (vor allem wichtig für die Bekanntgabe von Personendaten an Private) Informationsverordnung (BSG ) (ergänzt das Informationsgesetz und regelt in Art. 14 insbesondere die Anhörung der Betroffenen) Vortrag zur Informationsverordnung Check-Liste Akteneinsicht in Gemeinden Informationsblatt betreffend Abbau des Datenschutzes durch das Informationsgesetz (kann bei der Staatskanzlei 031 / bezogen werden) (kann bei der Staatskanzlei 031 / bezogen werden) (bei der kantonalen Datenschutzaufsichtsstelle 031 / zu beziehen) (erläutert die Informationsverordnung) (gibt Beispiele, wie Akteneinsichtsgesuche konkret zu behandeln sind) (es sind zwei Versionen erhältlich: für Gemeinden unter 5'000 Einwohner und für Gemeinden über 5'000 Einwohner. Das Informationsblatt stellt dar, wo der Datenschutz durch das Informationsgesetz abgebaut worden ist und welche Möglichkeit der Einzelne hat, diesem Abbau entgegenzuwirken) Gemeindearchivverordnung (BSG ) (steht in Überarbeitung) Kreisschreiben G Nr. 11 (beim Amt für Gemeinden und Raumordnung 031 / zu beziehen) (legt die Aktenaufbewahrung im einzelnen fest: Fristen) Gemeindegesetz (BSG ) (Art. 34 umschreibt das Amtsgeheimnis, Art. 32 verpflichtet zu Meldungen über strafbare Handlungen im Rechnungswesen an die Strafjustizbehörden) Gesetz über die politischen Rechte (BSG 141.1) (Art. 8 Abs. 7 hält das Stimmgeheimnis fest. Art. 59 und Art. 63 und 64 Abs. 4 verbietet für das Referendum und die Initiative, das Einsichtnehmen in die Unterschriftenbogen nach der Einreichung. Die für kantonale Initiativen und Referenden geschaffene Regelung gilt für Gemeinden mindestens dort, wo eine selbständige Regelung fehlt. ) Verordnung über das Stimmregister Gesetz über das Strafverfahren des Kantons Bern Gesetz betreffend die Zivilprozessordnung für den Kanton Bern (BSG ) (BSG 321.1) (BSG 271.1) (Art. 7 hält die Öffentlichkeit des Stimmregisters fest) (Art. 141 Abs. 1 Zif. 4 ermächtigt die Gemeinden, ihren Mitarbeitern zu verbieten, über dienstliche Wahrnehmungen Zeugenaussagen zu machen; Art. 201 des auf den in Kraft tretenden neuen Gesetzes verpflichtet Behörden und Beamte generell, konkrete Verdachtsgründe für Verbrechen den Strafjustizbehörden zu melden) (Art. 246 Abs. 1 regelt, dass Mitarbeiter der Gemeinden vor einer Zeugenaussage über dem Amtsgeheimnis unterstehende Tatsachen vom Amtsgeheimnis befreit werden müssen)

6 Anhang Datenschutzweisung der Reformierten Kirche Ostermundigen Seite 6 Gesetz über die Verwaltungsrechtspflege Verordnung über das öffentliche Dienstrecht (Personalverordnung) Gesetz betreffend die Einführung des Schweizerischen Zivilgesetzbuches (BSG ) (BSG ) (BSG 211.1) (Art. 10 regelt die Rechtshilfe, Art. 19 Abs. 2 verweist für Zeugeneinvernahmen von Mitarbeitern der Gemeinde auf die Regelung gemäss Zivilprozessordnung; Art. 23 Abs. 3 hält fest, dass für abgeschlossene Verfahren das Datenschutzgesetz gilt. Für hängige Verfahren findet das Datenschutzgesetz generell keine Anwendung) (Die Artikel 3a, 3b und 9a dürften für die Gemeinden anwendbar sein, wenn das Dienst- und Besoldungsreglement der Gemeinde ergänzend auf das kantonale Recht verweist oder wenn ihm Regelungen fehlen. Die Bestimmungen betreffen technische Überwachungsmassnahmen, Aufbewahrungsfristen und graphologische Gutachten) (Art. 25: Pflicht der Beamten pflichtvergessene Eltern bei der Vormundschaftsbehörde anzuzeigen) Volksschulgesetz (BSG ) (Pflicht der Lehrerschaft und der Schulkommission bei Gefährdung der Schüler die Eltern zu benachrichtigen) Publikationen im amtlichen Schulblatt Verordnung über den schulärztlichen Dienst Weisungen über den schulärztlichen Dienst Gesetz über die fürsorgerische Freiheitsentziehung und andere Massnahmen der persönlichen Fürsorge (BSG ) (zu beziehen beim Kantonsarztamt 031 / ) (BSG ) (Nr. 2/94, S. 18ff: Artikel Datenschutz in der Schule, Nr. 4/94, S. 17: Zusammenarbeit mit kirchlichen Behörden betreffend kirchlichen Unterricht, Nr. 4/94, S. 14ff: Verdacht Kindsmisshandlung, Nr. 1/95, S. 23ff: Datenschutz in der Schule, Merkblatt) (Art. 24 regelt das Arztgeheimnis und die Offenbarungspflicht gegenüber den Datenschutzaufsichtsstellen, Art. 26 der Umgang mit der Schülerkarte, Art. 27 das Auskunftsrecht der Schüler und der Eltern) (Stellen die sich aus dem Zusammenspiel von Amtsgeheimnis/Arztgeheimnis und amtlicher Meldepflicht und ärztlicher Meldepflicht ergebenden Probleme näher dar) (Art. 24 entbindet Bedienstete der Gemeinde vom Amtsgeheimnis, um den zuständigen Behörden FFE-bedürftige Personen melden zu können; Art. 31 verpflichtet zur Benachrichtigung der zuständigen Fürsorgebehörde, wenn durch eine Freiheitsentziehung Angehörige in eine Notlage geraten könnten) Von der kantonalen Datenschutzaufsichtsstelle herausgegebene Unterlagen: Arbeitsblätter für Gemeinden Ansichtsäusserung betreffend Datenbekanntgabe aus der Einwohnerkontrolle an Kirchgemeinden (bei der kantonalen Datenschutzaufsichtsstelle 031 / zu beziehen) " (Arbeitshilfe und Sammlung von Beispielen für Datenschutzaufsichtsstellen) Anlässlich der Kurse für Rechnungsrevisoren abgegebenes Merkblatt "Hinweise für Datenschutzaufsichtsstellen" " (Kurzorientierung betreffend Aufgaben)