Ablauf- und Aufbauorganisation: Die Auftragsabwicklung

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1 Ablauf- und Aufbauorganisation: Die Auftragsabwicklung Dortmund, Oktober 1998 Prof. Dr. Heinz-Michael Winkels, Fachbereich Wirtschaft FH Dortmund Emil-Figge-Str. 44, D44227-Dortmund, TEL.: (0231) , FAX: (0231)

2 Inhalt Seite Übersicht Auftragsabwicklung 3 Die einzelnen Stationen 4 Zeitliche Aufsplittung 30 EDV-Einsatz 31 Kennzahlen 32 2

3 Übersicht über die Stationen der Auftragsabwicklung Anbahnung Marketing/ Vertrieb Übermittlung Außendienst Datenfernübertragung Vorfakturierung Aufbereitung Vorfakturierung Umsetzung Bestätigungen interne Anweisungen Nachfakturierung Kommissionierung Nachfakturierung Versand Bestandsmanagement Lagerwesen Transportwesen 3

4 Von der Auftragsanbahnung zur Auftragsverfolgung Verkäufer Kunde Angebotserstellung Angebot Sofortfakturierung Übernahme als Auftrag Verkäufer Auftragserfassung Auftragsbestätigung Auftragsverfolgung 4

5 Die Rolle des Marketings für die Auftragsanbahnung Kultur Marketing-Mix Produkt- und Sortimentsgestaltung Marktforschung Politik Kommunikationsgestaltung Distributionsgestaltung Gesellschaft Preis- und Konditionengestaltung Bedarfsweckung und - beeinflussung 5

6 Vertriebsstufen innerhalb der Auftragsabwicklung Unternehmung Großhandel Direktvertrieb oder Einzelhandel Supermarkt Vermittler und Sonderformen Kunde 6

7 Auftragsanbahnung: Angebotsarten Unternehmung Anfrage Angebot auf Anfrage Selbstinitiiertes Angebot Angebot Angebot Kunde 7

8 Auftragsanbahnung: Informationsinhalte von Angeboten Anfrage Anfangsinformationen: Art, Datum, Auftragsnummer Kundennummer Bearbeiter Liefermöglichkeiten/Versandformen Konditionen,... Artikelzusammenstellung - Artikelnummern - Preise - Menge - Verfügbarkeit Zusatztexte, Summen Angebot 8

9 Auftragsanbahnung: Wesentliche Angebotsinhalte Auftragsart Liefertermin Sonderformen Kauf Dienstleistung Fertigung sofort fester Zeitpunkt in der Zukunft Rahmenvereinbarungen Bearbeitung eines gelieferten Materials Auftragserstellung 9

10 Auftragsanbahnung: Die Gestaltung von Angebotsformularen Firmenkopf Kundenadresse Hard & Soft Microcomputer Vertriebsgesellschaft Sonnenstr München 2 Johann Christe Werbeagentur Tannenweg Waldkraiburg ANGEBOT 00002/D11004 ArtNr Menge Bez. EP GR Angebots-/Kundennummer Angebot gültig bis Allg.Liefer- und Zahlungsbedingungen Ansprechpartner Lieferzeit Allgemeine Geschäftsbedingungen Artikeldaten PC Druckerkabel Drucker Zusatztext Wir wünschen Ihnen viel Spaß mit den bisherigen Produkten Netto % MWST 791 Endbetrag 6441 Preise, Steuer Zahlungsziel Zahlung 30 Tage netto ***Achtung*** Unser neuen Katalog ist da! Werbetext 10

11 Auftragsanbahnung: Angebotskalkulation Kosten für Material und Bearbeitung + Aufschläge für Vertrieb und Verwaltung + Gewinnaufschlag Provisionen Rabatte etc. erzielter Marktpreis - Kosten für die Leistungserstellung - Fixkostenanteil = Gewinn oder Verlust Angebotspreis 11

12 Auftragsanbahnung: Die Rolle der Konditionsgestaltung Unternehmung Konditionen als Kaufanreiz Skonto Zahlungsziel Kaufentscheidung Konditionen als Mengenkriterium Mengenrabatte Händlerrabatte Ratenkauf Treurabatte Kunde 12

13 Auftragsanbahnung: Konditionengestaltung Anbieter Preis Rabatte Skonto X.XXX, - DM - XXX, - DM - XXX, - DM günstigerer Preis Kunde 13

14 Auftragsanbahnung: Preisgestaltung Artikelsonderpreis ja EVK = Artikelsonderpreis nein EVK= Verkaufspreis 1, 2 oder 3 Sonderrabatt oder Sonderpreis auf Artikel pro Kunde ja EVK = bish. EVK oder Sonderpreis auf Art. pro Kunde Sonderrabatt auf Artikel pro Kunde nein Sonderrabatt auf Artikelgruppe pro Kunde nein ja EVK = bisheriger EVK Sonderrabatt auf Artikelgruppe pro Kunde Rabatt aus Rabattmatrix ja EVK = bisheriger EVK Rabatt aus Rabattmatrix nein Staffelpreis pro Artikel nein ja EVK = Staffelpreis oder bish. EVK Staffelrabatt pro Artikel Staffelrabatt nach Rabattstaffel ja EVK = bisheriger EVK Staffelrabatt aus Rabattstaffel nein EVK = bisheriger EVK Kettenrabatt 14

15 Auftragsanbahnung: Rabattgestaltung Sonderrabatt Sonderrabatte pro Kunde Artikel Artikelgruppe Rabattmatrix Artikelrabattgruppe Kundenrabattgruppe Staffelrabatt Staffelrabatte Artikelstaffel Staffelgruppe 15

16 Auftragsumsetzung: Terminplanung Bearbeitungszeiten Beschaffungszeiten auch wichtig für Verwaltungstechnische Zeit Angebotserstellung Erfahrungswerte Sicherheitspuffer 16

17 Auftragsumsetzung: Terminverfolgung Auftrag verfügbar? ja nein Terminverfolgung Terminauftrag Betriebsauftrag Sofortauftrag Lieferung 17

18 Auftragsumsetzung: Auftragsverfolgung per Statusmeldung Arbeitsablauf Beschaffung Terminverfolgung Lagerwesen Bearbeitende Stellen Kommissionierung Vertrieb Versand Auftragsstatus Auftrag erfüllt weitere Informationen Auftrag erfüllt weitere Informationen Auftrag erfüllt weitere Informationen Auftrag erfüllt weitere Informationen Auftrag erfüllt weitere Informationen Auftrag erfüllt weitere Informationen Auftrag erfüllt weitere Informationen 18

19 Auftragsübermittlung: Informationsherkunft Angebotsdatei Brief Telefon Formular DFÜ bestehendes Angebot Übernahme Neuerfassung AUFTRAGSERFASSUNG 19

20 Auftragsübermittlung: Erfassungsorganisation Dialogerfassung Stapelerfassung Beleglesung 20

21 Auftragsaufbereitung: Eingabeprüfung In Abhängigkeit des Auftrages und der Anzahl. Fehlerprüfung Mengen Artikel Kunde Preis Bonitätsprüfung Kreditlimit Bonität Umsatz Lieferprüfung Lager Programm Artikelstamm Kundenstamm Artikelbestand 21

22 Auftragsaufbereitung: Bestandsreservierung Lager Reservierung Lagerkartei Auftrag 22

23 Versandmöglichkeiten Unternehmung X-GmbH Fertige Aufträge Versand X-GmbH Paketdienste 23

24 Fakturierung: Datenflüsse Direktverkauf Lieferschein Fakturierung Vorfakturierung Nachfakturierung Teilfakturierung Ganzfakturierung Rechnung Artikelbestand Tagesstatistik Buchhaltung Rechnungsausgangsbuch Kunde 24

25 Vorfakturierung Unternehmung Rechnung ERSTELLUNG Kopie Rechnung Lager Lager Kommissionierung 25

26 Nachfakturierung Lager Lager Kommissionierung Meldung Liste Betrieb Rechnung RECHNUNGS- ERSTELLUNG Kunde 26

27 Teilfakturierung: Fakturierungszyklus Rechnung Rechnung Rechnung Rechnung ZEIT Abrechnungsperiode Gesamtrechnung 27

28 Auftragsabrechnung Kunde Bezahlung extern Rechnung Rechnung Unternehmung Erlös intern Ergebnis Erlös./. variable Kosten./. Fixkostenanteil Auftragsergebnis 28

29 Nachkalkulation Rechnung Mehrwertsteuer Erzielter Erlös./. variable Kosten - Material - Arbeitszeit - Bearbeitung./. Fixkostenanteil - betriebliche Anlagen - weitere auftragsunab hängige Kosten Gewinn oder Verlust 29

30 Zeitliche Aufgliederung einer Auftragsabwicklung Beladen Entladen der Transportmittel Kunde regionales Verkaufsbüro des Lieferanten Auftragsbearbeitung Auslieferunglager Transportmittel Kunde Teilzeit /2 1/2 2 1/2 2 1/2 1 kumulierte Zeit (in Tagen) / /2 8 1/ Ausfertigen und Übermitteln des Auftrages Aufbereitung und Umsetzung Kommissionierung Versand Einlagerung der Ware beim Kunden Zusammenstellen und Verpacken Verladen und Transport Ziel: Reduktion der Durchlaufzeit 30

31 Auftragsabwicklung mit EDV-Einsatz Verkauf Kunde Auftrag Vervollständigung und Kontrolle des Auftrages nein Bonität des Kunden? ja Bestimmung des Auslieferungslagers Lagerbestandsdisposition Produkt auf Lager? nein ja Produkt nein in einem anderen Lager? Anfrage bei Produktionsplanung nein ja Auftrag rechtzeitig ausführbar ja Lagerbestände Terminplanung für Abfertigen des Auftrags im Lager und für Transport Erstellen der Lieferanzeige einschließlich aller Versandpapiere Erstellen der Auftragsbestätigung; Weiterleiten von Information zur Auftragsauswertung Anweisung zur Auslieferung Auftragsbestätigung Rechnung Debitoren Auftragsauswertung 31

32 Kennzahlen für die Auftragsanalyse Standardauswertung Verdichtungskriterium Analyseergebnis Auftragsklassenanalyse Positionen pro Auftrag Differenzierung von Kommissionierstrategien Auftragsvolumen- bzw. Auftragsgewichtsanalyse Gewicht bzw. Volumen pro Auftrag Bildung von Packbereichen; Dimensionierung von Packplätzen Volumen- bzw. Gewichtsstruktur der Abgänge Versandanalyse Auftragseingangsanalyse Gewicht bzw. Volumen pro Auftragsposition Versandartanalyse Versandverteilung pro Woche Auftragsverteilung pro Tag Differenzierung von Lagerbereichen; Möglichkeiten der Entnahmeautomatisierung Dimensionierung der Versandzone Bestimmung der Leistungsspitzen 32