4CforMedia Projektmanagement für Produzenten von interaktiven, digitalen Online-Medien

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1 4CforMedia Projektmanagement für Produzenten von interaktiven, digitalen Online-Medien Dipl. Ing. Joachim Bode, Björn Joswig, M.A., Prof. Dr. Anne König Forschungsschwerpunkt: Projektmanagement von Medienprojekten Kurzfassung Das Forschungsprojekt 4CforMedia beschäftigt sich mit den Abläufen im Projektmanagement von interaktiven, digitalen Medienprojekten also im Wesentlichen Projekte zur Erstellung von Websites. Die vier Cs bilden dabei grundlegende Bausteine im Projektmanagement ab: Conception, Coordination, Calculation und Capabilty. Das FH3-Projekt wird gefördert vom Bundesministerium für Bildung und Forschung. Die Laufzeit beträgt insgesamt drei Jahre und endet im Sommer Das Forschungsprojekt konzentrierte sich in einer explorativen Phase auf das Durchführen von Experteninterviews mit Projektmanagern und Entscheidern aus Agenturen. Mit dieser qualitativen Methode kristallisierten sich im weiteren Verlauf drei Schwerpunkte heraus, die im Fokus der zukünftigen Arbeit stehen: Einsatz und Implementierung von Standardsoftware für die Projektarbeit in der Branche der Agenturen Einsatz von Social Software für die Kollaboration in der Projektarbeit von Agenturen Inhaltliche Erstellung von Weiterbildungsmodulen für Projektmanager in Agenturen Es ist geplant, die durch qualitative Methoden gewonnen Aussagen zukünftig durch quantitative Untersuchungsmethoden zu untermauern. Dafür wurde eine Umfragesoftware eingeführt und Kontakte mit den entsprechenden Verbänden hergestellt. Speziell der Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW) organisiert regelmäßig Treffen in der Fachgruppe Agenturen, die als Untersuchungsgruppe zur Verfügung stehen können. Derzeit werden ein Anforderungskatalog für Projektmanagementsoftware und Konzepte für Softwareeinsatz und portalgestützte Zusammenarbeit erstellt. Diese werden über eine in 4CforMedia entwickelte, teilweise online stattfindende Weiterbildung zum Medienprojektmanager an die Industrie weitergegeben. Erste Prinzipien der erstellten Ausbildungsmodule werden derzeit im Lehrbetrieb an der TFH evaluiert. Abstract The research project entitled 4CforMedia examines the workflows of interactive digital media projects - i.e. essentially website projects. The four Cs represent the basic building blocks of project management: conception, coordination, calculation and capability. The FH3 project is sponsored by the Federal Ministry of Education and Research (BMBF) for duration of three years, ending in summer In its explorative period the project is focused on the accomplishment of a series of expert interviews with project managers and decision makers of internet agencies. During this qualitative approach the following crucial points of future advancement emerged: Adoption and implementation of standard software within the branch of internet agencies Adoption of Social Software for collaboration purposes in agency projects Conception and compilation of professional training units for internet project managers Results of the qualitative phase are planned to be substantiated by quantitative methods. Hence web based survey software is currently introduced and contacts to various organizations are being established. Especially the periodical meetings of the Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW) might be available as examination group. Currently a catalogue of requirements and concepts for the application of portal based collaboration are being developed. This catalogue will be distributed and made available for commercial exploitation via a professional training program which is currently developed by 4CforMedia. Some elements of this training have already entered teaching concepts of the TFH for improvement and evaluation purposes. Ziel und Abgrenzung Ziel des Vorhabens ist es, einen wesentlichen Beitrag zur Verbesserung des Planungs-, des Herstellungs- und des Lernprozesses bei der Produktion digitaler Medien für die Wissenschaft, die Lehre und die Praxis zu leisten. Die Produktion interaktiver, digitaler Medien übernimmt hauptsächlich die Institution der Agenturen. Der Markt der Anbieter solcher Dienstleistungen ist sehr jung und startete mit der ersten Welle der Kommerzialisierung des Internets (Stichwort: new economy). Wie divergierend gegenwärtig die Leistungen der Agenturen und die daraus folgende Bezeichnung der Branche ist, zeigt eine Längsschnittuntersuchung des Branchenverbandes BVDW die im Jahre 2007 veröffentlicht wurde. Eine einheitliche Bezeichnung für die Branche zu finden ist relativ schwierig und die Aussagen der Umfrage widersprechen sich bereits, wenn Fragen aus einem anderen Kontext oder Blickwinkel gestellt werden [1]. Mögliche Ursachen sind die zunehmende Konvergenz im Medienmarkt und die zunehmende Dynamik und Komplexität der angebotenen Dienstleistung. Betrachtet man die Produktion von digi- 36

2 talen, interaktiven Medien als Prozess, so hat diese Leistungserstellung meist Projektcharakter. Eine Agentur erstellt ein Produkt somit in einem bestimmten festgelegten Zeitrahmen, mit einem festen Budget und einem definierten Ziel. Methodik Das Forschungsobjekt Projektmanagement in Internet-Agenturen ist noch jung damit sind relativ wenige Erkenntnisse vorhanden. Dies zeigt sich auch in Veröffentlichungen in Lehrbüchern. Eine intensive Beschäftigung mit der Produktion von digitalen, interaktiven Medieninhalten wird bei Wirtz [2] explizit ausgeschlossen. Die Betrachtung bezieht sich ausschließlich auf die Content Erstellung. Scholz zeigt in seinem Beitrag aus dem Jahre 2006 [3] zwar eine umfangreiche Übersicht der Medienwirtschaft und geht diesbezüglich auch auf die Medientechnik ein. Eine tiefgehende Auseinandersetzung findet jedoch nicht statt. Gläser [4] geht in seinem Beitrag in der selben Veröffentlichung auf die Interdisziplinarität und Komplexität eines Medienprojektes ein, bezieht sich exemplarisch jedoch auf die Filmproduktion. Ansätze für interaktive, digitale Online-Medienprojekte bleiben aus. Von August 2006 bis Februar 2007 wurde daher zunächst eine explorative Phase mit Experteninterviews durchgeführt. Interviewt wurden Projektmanager, Technische Leiter und Agenturleiter aus sieben Agenturen verschiedener Größenordnung unter anderem Pixelpark, BBDO, IBM und SinnerSchrader sowie Vertreter aus Freiberuflernetzwerken und zwei typische an Internetprojekten Beteiligte auf Kundenseite. Die Ergebnisse wurden transkribiert, in Einzelzitate zerlegt und in ein Wiki eingegeben. Dort werden sie zu thematischen Schwerpunkten aggregiert und mit Fachliteratur abgeglichen. Zur methodischen Triangulation wurden die Ergebnisse in zwei Gruppendiskussionen gegengeprüft: Zum einen in der Fachgruppe Agenturen des Bundesverbandes der Digitalen Wirtschaft (BVDW) mit 15 Agenturleitern im Februar 2007 und später in einem Workshop an der TFH mit vier Agenturleitern und Projektmanagern im Mai Die aus der explorativen Phase gewonnenen Hypothesen werden derzeit in zwei Untersuchungen vertieft. In einer Softwarestudie werden Anforderungen der in den Interviews ermittelten Abläufe mit Funktionen abgeglichen und Differenzen ermittelt. Eine Kollaborationsstudie soll zeigen, ob die Differenzen zwischen vorhandenen und erforderlichen Eigenschaften durch webgestützte Plattformen auch als Social Software bekannt ausgeglichen werden können. Bisherige Ergebnisse Die 4Cs decken weitgehend den gesamten Prozess der Projektabwicklung ab und spannen damit einen sehr flexiblen Rahmen für die weitere Vorgehensweise. In einigen Bereichen stellte sich heraus, dass in den Abläufen seit der Dot-Com-Phase um 2000 nur marginale Änderungen zu erkennen sind. So werden etwa im Gebiet der Projektkalkulation nach wie vor vorhandene Instrumente wie Kalkulationsleitfäden nicht genutzt und die Projektleiter sind mit den Ergebnissen der klassischen Schätzklausuren zufrieden. Bei der Projektakquise (Conception) ist eine Verschiebung der Marktmacht auf die Seite des Kunden zu verzeichnen, der aber auf die Konzeption selbst wenig Auswirkungen hat. Deutliche Auswirkungen zeigen sich jedoch auf die Projektdurchführung, die zunehmend flexible Elemente einbauen muss. Dies erklärt auch die Forderung der Befragten nach besserer Kundenführung (Kommunikation) und effektiverer Verteilung von Information anstelle der bisherigen starren Planung. Diese Veränderungen führen zu Workarounds in den verwendeten Programmen und münden in der Schwierigkeit, geeignete Kandidaten für das Projektmanagement zu rekrutieren. Sie definieren demnach eklatanten Handlungsbedarf in zwei Forschungsfeldern, die sich als Schwerpunkte von 4Cfor- Media herauskristallisiert haben: 1. Definition und Zusammenstellung einer den veränderten Bedingungen angepassten Softwareunterstützung 1.1. Analyse der tatsächlich praktizierten Workflows 1.2. Abgleich der daraus abgeleiteten Anforderungen mit Eigenschaften marktüblicher Software 1.3. Evaluation von Tools, die die Lücke füllen könnten, im Projektablauf (Fokus: Social Software) 2. Eine den veränderten Bedingungen angepasste Ausbildung für Medienprojektmanager 2.1. Ermittlung erforderlicher Kenntnisse im Projektmanagement 2.2. Definition erforderlicher Kenntnisse im Umgang mit Social Software 2.3. Erstellung eines Ausbildungsleitfadens 2.4. Umsetzung in E-Learning- und Präsenzmodule Nachdem Forschungsfeld FF 1.1. durch die Auswertung der Interviews weitgehend abgeschlossen wurde, werden derzeit FF 1.2. in einer Softwarestudie und FF 1.3. in einer Reihe von Kollaborationsexperimenten ( Collab-Studie ) behandelt. Parallel dazu wurden Ausbildungsmodule definiert (FF 2.1. bis 2.3.), die jetzt mit Inhalten gefüllt und teilweise bereits in der Lehre erprobt werden FF

3 Softwarestudie Einerseits der Prozess der Medienerstellung als Projekt und andererseits die Institution Agentur kommen nicht ohne die Unterstützung von Software-Werkzeugen aus. Der Markt solcher Werkzeuge ist groß und differenziert. Aus dem oben erläuterten Fokus ergibt sich eine Abgrenzung für eine nähere Betrachtung des Marktes für diese Art von Software. Es handelt sich um Software, die speziell für die Branche der Internet-Agenturen gemacht ist und jedoch gleichzeitig den Prozess der Leistungserstellung als Projekt unterstützen. Die aus der ersten Phase durch Interviews gewonnenen Erkenntnisse zeigen eine Tendenz auf, die bemerkenswert ist. Agenturen setzen in ihrer täglichen Arbeit so gut wie nie eine standardisierte Software ein, weder für die Institution Agentur mit ihren Arbeitsabläufen, noch für die Projektarbeit. Vielmehr kommen kleinere Werkzeuge, die mehr oder minder ineinander greifen, zum Einsatz. So werden beispielsweise erste Konzepte in Powerpoint erstellt und die zeitliche und monetäre Kalkulation von Projekten in Excel verarbeitet. Es stellt sich die Frage, warum ein Markt von Anbietern existiert, der explizit die Branche der Agenturen als Zielgruppe für ihre Software bedient. Entwickeln diese Anbieter am Markt der Abnehmer vorbei? Ist es überhaupt möglich für Agenturen eine standardisierte Software zu entwickeln? Aus der ersten Motivation für diese Softwarestudie eine Übersicht über den Markt von Agentursoftware zu erstellen, hat sich der Fokus auf die Beantwortung der folgenden wesentlichen Fragen gerichtet: Wie ist die Institution Internet-Agentur aufgebaut und welche Bedeutung hat sie für die Medienwirtschaft? Welche Funktionen bietet eine am Markt erhältliche Standardsoftware? Welche Problembereiche gibt es bei dem Einsatz von Standardsoftware? Welche Alternativen existieren zur Implementierung von Software in der Institution Agentur? Collab Studie Unter realen Projektbedingungen (realer Kunde, Anforderungen, Deadline) werden derzeit in einem ersten Projekt Programme aus dem Bereich Social Software eingesetzt, um Kommunikation und Information transparenter und effizienter zu machen. Als Social Software bezeichnet man Programme mit Weboberflächen, mit denen man zu mehreren Personen Daten austauschen und Texte gemeinsam bearbeiten kann. Sie sind also dafür prädestiniert, die Lücke Kommunikation und Information zu schließen, da sie eine für alle transparente Kommunikation ermöglichen, über die auf konsensfähige Weise Informationen zusammengetragen und strukturiert werden können. Dazu werden zunächst vorwiegend sehr einfache, meist kostenlos verfügbare OpenSource-Programme eingesetzt, die Abb. 1: Screenshot aus einer Teamdiskussion zum Redesign eines Webauftrittes 38

4 Agenturen ohne große Investitionen einführen und dank offener Quellcodes an ihre individuellen Prozesse anpassen können. Derartige Versuche sind in realen Agenturen häufig gescheitert, vermutlich weil sie immer erst unter Zeitdruck im laufenden Projekt eingesetzt wurden. Die Collab-Studie soll ermitteln, welches Vorwissen notwendig ist, um Social Software effektiv einzusetzen, welche Zusammenstellungen sinnvoll sind und wie die Software auf die Prozesse abgebildet werden kann. Die Ergebnisse werden in weiteren Versuchen ähnlichen Settings, den professionellen Kollaborations-Umgebungen gegenüber gestellt. Während die OpenSource-Versionen eher den Keep-it-simple -Ansätzen des Projektmanagements entgegenkommen und Anpassbarkeit sicher stellen, sind bei diesen großen Plattformen alle Bestandteile besser integriert und bieten daher eher eine Lösung für die ermittelten Probleme mit redundanter Datenhaltung und Systembrüchen. Abb. 1 zeigt einen Auszug aus der Diskussion des Teams während der Arbeiten an einem Web-Redesign für ein Ingenieurbüro. Zusammenfassung Am Ende der explorativen Phase des Forschungsprojektes 4CforMedia wurde Handlungsbedarf in folgenden Punkten festgestellt: Der Projektverlauf hat zunehmend einen schwer planbaren Charakter. Es mangelt an etablierter und standardisierter Kommunikation und Information im Projektverlauf. Es wird kaum professionelle Softwareunterstützung genutzt. Existierende Software betont Planung und vernachlässigt Kommunikation und Information. Es existiert keine speziell angepasste Ausbildung für Medienprojektmanager. Derzeit arbeitet 4CforMedia daher in enger Zusammenarbeit mit Agenturen und Software-Produzenten an folgenden Lösungen: Abgleich der bisherigen Softwarefeatures mit tatsächlichen Anforderungen. Evaluation von Kommunikations- und Informationslösungen (u.a. Social Software). Einer Weiterbildung zum Medienprojektmanager, die Kommunikation und Information optimiert und die Software in die Prozesse integriert. Literatur [1] BVDW (2007): New Media Service Ranking. 8-Jahresvergleich der deutschen Top-200 Multimedia- und Internet-Dienstleister. Herausgegeben von BVDW, [2] Wirtz, B. W. (2006): Medien- und Internetmanagement, Wiesbaden, Gabler. [3] Scholz, C. (2006): Medienmanagement Herausforderung, Notwendigkeit und ein Bezugsrahmen. In: Handbuch Medienmanagement, Berlin/Heidelberg/New York, Springer. [4] Gläser, M. (2006): Projektleitung Leitung und Koordination von Medienprojekten. In: Handbuch Medienmanagement, Berlin/Heidelberg/New York, Springer. 39

5 Kontakt Dipl. Ing. Joachim Bode Haus Gauß, Raum B 243 Tel.: jbode@tfh-berlin.de Prof. Dr. Anne König Haus Gauß, Raum B 252 Tel.: anne.koenig@tfh-berlin.de Björn Joswig, M.A. Haus Gauß, Raum B 243 Tel.: joswig@tfh-berlin.de 40