Ergänzungen für Mitarbeiter der Harman Deutschland GmbH zur Harman International Globale Reisekostenrichtlinie

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1 Harman International Industries, Inc. Finanzrichtlinie Nummer: 9.05 Datum: 5. März 2009 Titel: Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten Ergänzungen für Mitarbeiter der Harman Deutschland GmbH zur Harman International Globale Reisekostenrichtlinie 1. Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten Eine Dienstreise im Sinne dieser Regelung liegt vor, wenn ein Außendienstmitarbeiter Kundenbesuche innerhalb seines Verkaufsbezirks durchführt, an Besprechungen oder an Verkaufsveranstaltungen oder Messen teilnimmt. Eine Dienstreise im Sinne dieser Spesenregelung für Mitarbeiter im Innendienst/Verwaltung liegt vor, wenn der Mitarbeiter auf Anordnung des Arbeitgebers ein Reiseziel anfährt, das von der regelmäßigen Arbeitsstätte und seiner Wohnung entfernt ist. Dienstreisen müssen vor Antritt der Reise angemeldet werden. Die Anmeldung geschieht mit Hilfe des Formulars "Reisemeldung", welches vor Beginn der Reise vom Vorgesetzten abgezeichnet und genehmigt werden muss. Dieses Formular entfällt für Außendienstmitarbeiter, diese bestätigen ihre Dienstreise mit dem Einreichen von Wochenberichten. Regelmäßige Arbeitsstätte Die Finanzverwaltung geht von einer regelmäßigen Arbeitsstätte aus, wenn ein Arbeitnehmer durchschnittlich im Kalenderjahr mehr als an einem Arbeitstag in der Woche diese Arbeitsstätte aufsucht. Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter besucht mehr als an 48 Tagen im Jahr die Firma in Heilbronn. Seite 1 Titel: Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 3. März 2009

2 3. Vom Unternehmen geförderte Firmenkreditkarte 3.1 Verwendung der Karte Sollte die Firmenkreditkarte bei der Bezahlung von betrieblich veranlassten Kosten nicht akzeptiert werden, kann der Mitarbeiter über die Art des Zahlungsmittels selbst entscheiden. 5. Reiseplanung 5.2 Ehepartner/Kinder Wenn gemäß den Internationalen Reisekostenrichtlinien der Ehepartner und/oder Kinder an Dienstreisen teilnehmen dürfen, darf der Arbeitgeber die Kosten erstatten. Diese Erstattung unterliegt aber den gültigen Richtlinien für Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge in Deutschland. Der Geldwerte Vorteil muss ermittelt und über die Gehaltsabrechnung werden Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge in Abzug gebracht. Das gilt auch für evtl. Kosten der Kinderbetreuung. 5.5 Reiseprofile Die Profile werden vom Reisebeauftragten bzw. der Personalabteilung an Corporate Travel gemeldet. 8. Kombination von Privatreisen mit Geschäftsreisen Wenn diese Verlängerung gemäß den Internationalen Reisekostenrichtlinien vom Arbeitgeber genehmigt ist und er die Kosten erstattet, unterliegen diese Erstattungen in Deutschland den Vorschriften für Lohnsteuer und Sozialversicherung. Der Geldwerte Vorteil muss ermittelt und über die Gehaltsabrechnung abgewickelt werden. 9. Transport am Zielort 9.6 Privatwagen Bei Dienstreisen im eigenen Pkw versichert der Reisende, dass eine Kfz-Haftpflichtversicherung für das Privatfahrzeug in Höhe von ,-- besteht, sich der Pkw in verkehrssicherem Zustand befindet, eine gültige Fahrerlaubnis zum Führen des zu benutzenden Pkws vorliegt, das Fahrzeug mit Sicherheitsgurten ausgestattet ist und der Reisende diese grundsätzlich benutzt. Der Nachweis der tatsächlich gefahrenen Kilometer (mit Angaben des Tachostandes) ist auf der wöchentlich zu führenden Reisekostenabrechnung zu erbringen. Die Mitarbeiter des Innendienstes und der Verwaltung erbringen den Nachweis nach Beendigung der Reise durch die Reisekostenabrechnung. Werden weitere Mitarbeiter auf Dienstreisen mit eigenem Pkw mitgenommen, so erhält nur der Fahrzeuginhaber eine Kilometergeldvergütung. Die mitgenommenen Personen haben keinen Anspruch auf Fahrkostenersatz. Seite 2 Titel: Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 3. März 2009

3 10. Unterkunft 10.1 Hotelauswahl Kosten für Übernachtung werden nur nach Beleg erstattet. Beim Einchecken ist zu prüfen, dass der günstigste verfügbare Preis angeboten wird. Für Mitarbeiter im Außendienst gilt: innerhalb Deutschlands in kleineren Städten und über Land erstatten wir Übernachtungskosten bis zu einem Betrag von Euro 80,-- (Vertriebsleiter und Key Accounter 100,--) und in Städten über Einwohner bis zu Euro 100,-- (Vertriebsleiter und Key Accounter 150,--) jeweils incl. der gültigen MWSt. Die Kosten für das Frühstück sind vom Reisenden selbst aufzuwenden, da sie durch die Verpflegungspauschale abgedeckt sind. Ist in der Hotelrechnung der Frühstückspreis enthalten, aber nicht ausgewiesen, müssen 20 % des maßgebenden Pauschbetrags bei einer Abwesenheit von 24 Stunden für das Frühstück an der Hotelrechnung abgezogen werden. Ist er nicht enthalten, ist auf dem Beleg ohne Frühstück vom Hotel zu vermerken, bzw. mit Stempel und Unterschrift zu bestätigen Unterbringung bei Dritten Bei privater Übernachtung bezahlen wir die steuerfreie Pauschale von derzeit 20 auch bei Übernachtung bei Verwandten/Familienangehörigen. 11. Verpflegung und Bewirtung Begriffsdefinition: Verpflegungskosten: Bewirtungskosten: Alle Kosten für Frühstück, Mittag- und/oder Abendessen, etc. (private Kosten für Verpflegung) Bewirtungskosten umfassen alle Mahlzeiten, die zusammen mit Kunden, potenziellen Kunden oder Geschäftspartnern, Kollegen eingenommen werden 11.1 Persönliche Verpflegung/Frühstück, Mittagessen, Abendessen Die tatsächlichen Kosten für die Verpflegung können in Deutschland nicht erstattet werden. Der reisebedingte Verpflegungsmehraufwand wird pauschal erstattet. Einzelnachweise können nicht mehr steuerfrei erstattet werden. Eine Dienstreise beginnt grundsätzlich bei Antritt der Reise und endet mit der Rückkunft am Wohnort/Arbeitsstätte. Die Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Dienstreise im Inland betragen bei einer Abwesenheit von 24 Stunden je Kalendertag Euro 24,-- bei einer Abwesenheit von mindestens 14 Stunden je Kalendertag Euro 12,-- bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden je Kalendertag Euro 6,-- Für Dienstreisen ins Ausland gelten länderweise unterschiedliche Pauschbe- träge, die Sie in der Personalabteilung erfragen können. Die für die Pauschbeträge maßgebende Abwesenheitsdauer bezieht sich auf den jeweiligen Kalendertag. Mehrere Abwesenheiten an einen Kalendertag sind zusammenzurechnen. Beginnt die Dienstreise nach Uhr und endet ohne Übernachtung vor 8.00 Uhr des folgenden Tages, sind die Zeiten zusammenzurechnen Seite 3 Titel: Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 3. März 2009

4 12. Telefonanrufe 12.1 Geschäftsgespräche Falls Telefon-/Fax-/ -Gebühren über den eigenen Anbieter eines Mitarbeiters getätigt werden, muss zur Erstattung eine Kopie der Telefonrechnung eingereicht werden mit Angabe von Name, Position und Firma der Gesprächsteilnehmer sowie Geschäftszweck bzw. erörtertes Thema. Fallen solche Kosten regelmäßig im bedeutenden Umfang an (bei Außendienstmitarbeitern im häuslichen Büro), muss die Originalrechnung mit einem Verbindungsnachweis eingereicht werden. Die Firma zahlt dann auch einen Anteil an der Grundgebühr des privaten Telefonanschlusses von bis zu 6,-- Euro incl. MWSt. pro Monat. Für überwiegend geschäftlich genutzte Mobilfunkanschlüsse zahlt die Firma die ganze Grundgebühr. Kommunikationskosten (Telefon/Telefax/ im häuslichen Büro / mobil / unterwegs) werden Gebietsmanagern nur bis zu einem monatlichen Limit von insgesamt 300 Euro incl. MWSt. erstattet Privatgespräche Auf Geschäftsreisen sind Privatgespräche auf Geschäftskosten nicht gestattet. Evtl. anfallende Privatgespräche sind auf den eingereichten Belegen zu streichen. 13. Spesen in der Heimatstadt Siehe Punkt 11 Verpflegung und Bewirtung, in Deutschland nur innerhalb der Vorschriften für Verpflegungsmehraufwand und Geschäftsessen möglich! 13.2 Nachtfahrten Großstadtgebiete Diese Kosten müssen vorher beim Vorgesetzen beantragt und von diesem genehmigt werden Verpflegung in der Heimatstadt oder mit anderen Harman Mitarbeitern Da an die steuerfreie Erstattung von Verpflegungsaufwendungen an Mitarbeiter besondere Steuerrichtlinien gelten, ist es nur Mitarbeitern ab Abteilungsleiterebene gestattet, Bewirtungen von Mitarbeitern auf Kosten des Unternehmens zu übernehmen. Sollte die steuerfreie Erstattung nicht den Vorschriften entsprechen, wird die Personalabteilung eine Versteuerung des anzusetzenden Geldwerten Vorteils über die Gehaltsabrechnung vornehmen. 18. Nicht erstattungsfähige Kosten Wäsche: übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für die Wäsche/Reinigung von privater Kleidung ist der erstattete Betrag in Deutschland Lohnsteuer- und sozialabgabenpflichtig. Der Geldwerte Vorteil wird von der Personalabteilung über die Gehaltsabrechnung erfasst 19. Kostenerstattungen Steuerbeleganforderungen Bitte beachten Sie die unter 11.2 dargestellten steuerlichen Anforderungen, die für jeden Beleg gelten. Nur bei einem ordnungsgemäßen Beleg können wir einen MWSt.-Abzug vornehmen. Wir behalten uns vor, Belege die nicht ordnungsgemäß und damit zum Nachteil der Firma ausgestellt sind, an Sie unbezahlt zurückzugeben und Sie aufzufordern einen den Richtlinien entsprechenden Beleg einzureichen. Seite 4 Titel: Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 3. März 2009

5 21 Ansprechpartner im Unternehmen Harman Deutschland GmbH Reise Koordinator Deutschland/Österreich/Schweiz: Monika Schnabel Telefon: 07131/ Reisekostenabrechnung Österreich/Schweiz Sibylle Wacker Telefon: 07131/ Firmenkreditkarten: Ilona Fohrer Telefon: / iiona.fohrer@harman.com Reisekostenabrechnung Deutschland: Ilona Fohrer Telefon: / iiona.fohrer@harman.com 22 Beauftragtes Reisebüro in Deutschland CWT Carlson Wagonlit Travel Tel.: Fax.: harman.de@contactcwt.com Bürozeiten: Montag Freitag von 8:0 bis 18:00 Uhr CWT am Flughafen Frankfurt Terminal 1 / Halle B / Schalter Tel.: airport.frankfurt.de@contactcwt.com Bürozeiten: Montag Freitag von 6:00 8:00 Uhr und von 18:00 22:00 Uhr Samstag, Sonn- und Feiertags von 6:00 22:00 Uhr Notfall-Hotline rund um die Uhr (kostenpflichtig) Tel.: Seite 5 Titel: Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 3. März 2009

6 23 Anlage C Die Verpflegungsmehraufwendungen finden Sie unter Pkt Abzüge für kostenlose Mahlzeiten, die anlässlich einer Dienstreise vom Arbeitgeber übernommen wurden werden von der Personalabteilung erfasst und als Geldwerte Vorteile über die Gehaltsabrechnung lohnsteuerlich und sozialversicherungsrechtlich behandelt. Seite 6 Titel: Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 3. März 2009