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2 Copyright Die in diesen Unterlagen enthaltenen Informationen können ohne vorherige Ankündigungen geändert werden. Die intellior AG geht hiermit keinerlei Verpflichtungen ein. Die in diesen Unterlagen beschriebene Software wird unter einem Lizenzvertrag geliefert. Die Software darf daher nur im Einklang mit den Vertragsbedingungen verwendet oder vervielfältigt werden. Das Kopieren der Software auf anderen als den im Lizenzvertrag ausdrücklich erlaubten Wegen ist rechtswidrig. Ohne die schriftliche Genehmigung der intellior AG darf kein Teil dieses Handbuchs, in welcher Form, mit welchen Mitteln und zu welchem Zweck auch immer, sei es auf elektronischem oder mechanischem Wege (einschließlich Fotokopien und Tonbandaufnahmen), vervielfältigt oder übermittelt werden. The information contained in this document may be modified at any time without prior notification. No obligations are hereby assumed by the intellior AG. The delivered software described in this document is subject to the license agreement. Therefore the software must only be used or copied in compliance with the contract conditions. It is illegal to copy or reproduce the software with procedures not complying with the procedures that are explicitly allowed in the license agreement. No part of this manual must be duplicated or transmitted in any form, by any means or intention by electronic or mechanical procedures (including photocopies and tape recordings) without the written permission in writing of intellior AG. Copyright 2009 intellior AG. All rights reserved. / Alle Rechte vorbehalten intellior AG Zettachring Stuttgart Germany / Deutschland

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung So legen Sie ein neues AENEIS Datenbank Modell an Neue Datenbank anlegen So erstellen Sie die Prozessstruktur Prozessgruppen erstellen Prozess neu anlegen Prozess-Modellierung über die Modellübersicht (Variante 1) Prozess-Modellierung über eine Zeichnung (Variante 2) So gestalten Sie den Prozessablauf BPMN-Prozess-Diagramm öffnen Aufgaben erstellen Verzweigung erstellen Nachfolger-Zweige zur Entscheidung erstellen Kommentar einfügen Nachfolgende Aktivitäten modellieren Sprung einfügen (Shapezweige miteinander verbinden) So erzeugen Sie Modellobjekte aus den Shapes So modellieren Sie die Aufbauorganisation Unternehmensebene abbilden AENEIS Tutorium 1

4 5.2 Hierarchiediagramm erstellen Leiter einer Organisationseinheit anlegen Den Leiter im Hierarchiediagramm sichtbar machen Organisationseinheiten anlegen Mitarbeiter anlegen Externe Partner abbilden Ansprechpartner von Externen Partnern anlegen Rollen und Aufgaben anlegen Rollen zu Organisationseinheiten zuordnen Shapes der Organisationseinheiten anordnen Mitarbeiter-Shapes anordnen Hintergrundfarbe für das Diagramm wählen Hintergrundfarbe für Shapes auswählen Zeichnung vergrößern und verkleinern So verknüpfen Sie die Aufbau- mit der Ablauforganisation Zeichnung öffnen Swimlane einschalten Verantwortliche als Swimlane anlegen Aufgaben zuweisen Durchführende für Prozessobjekte überprüfen Swimlanes anordnen Vertikale Sicht einschalten So erstellen Sie Dokumente und -verweise Dokumentenablageort erstellen Dokument anlegen Dokumente neu anlegen Externes Dokument öffnen So verknüpfen Sie die Dokumente mit den Prozessen Parameter anlegen AENEIS Tutorium 2

5 9 So verknüpfen Sie vorhandene Modellobjekte miteinander Verweisliste anlegen Verweis auf Modellobjekte anlegen So hinterlegen Sie formatierte Texte Symbolleiste "Format" einblenden Anmerkungen hinterlegen Schriftfarbe und -auszeichnung festlegen Grafik in die Registerkarte "Anmerkung" einfügen So versionieren Sie Modellobjekte Version erstellen Version prüfen Version freigeben Zweite Version erstellen Versionen anzeigen So erstellen Sie Shapevorlagen (Optionales Modul) Neues Shape erstellen Informationsfelder hinzufügen Zellengröße einstellen Zellausdehnung festlegen Schriftfarbe und -art festlegen Hintergrundfarbe einstellen Ausrichtung der Schrift Rahmenlinien setzen Shape auswählbar machen So gestalten Sie Prozesse und Prozesslandkarten Hintergrundfarbe für Swimlanes Hintergrundfarbe für Aktivitäten AENEIS Tutorium 3

6 13.3 Linienfarbe festlegen Linienstärke anpassen Ein anderes Shape zuweisen Prozesslandkarte erstellen und gestalten Prozesslandkarte erstellen Layout für die Prozesslandkarte gestalten Vollbild einstellen So erweitern Sie Ihr Modell um neue Kategorie-Attribute (Felder) Neues Kategorie-Attribut (Feld) erstellen Inhalte für das neue Kategorie-Attribut (Feld) hinterlegen So erweitern Sie Ihr Modell um neue Inhalte mit benutzerdefinierten Kategorien Neue Kategorie erstellen Eine Kategorie verfügbar machen Unternehmensrichtlinien-Objekt in der Modellübersicht erstellen So verknüpfen Sie Ihre Inhalte logisch miteinander Verknüpfung in der Schemaverwaltung vorbereiten Modellinhalte verknüpfen So behalten Sie im Modell den Überblick Verwendung von Objekten anzeigen Vorkommen eins Objektes anzeigen Objekte finden mit der Suche Suche nach Objekten Volltextsuche durchführen So erstellen Sie einen statischen Bericht Der Unterschied zwischen dem statischen und dynamischen HTML-Bericht Generierungsverzeichnis zum statischen HTML-Bericht AENEIS Tutorium 4

7 18.3 Statischen HTML-Bericht erstellen Aufbau der HTML-Seiten (allgemein) Aufbau des Hauptfensters (Objektseite eines Objekts) Bestimmte Objekt-Seite aufrufen So erstellen Sie einen dynamischen Bericht Dynamischen HTML-Bericht aufrufen Aufbau des dynamischen HTML-Berichts Kopfleiste (oberer Bereich) Navigationsleiste (linker Bereich) Hauptfenster - Objektseite des markierten Objekts (rechter Bereich) Navigieren im dynamischen HTML-Bericht Zusätzliche Funktionalitäten des dynamischen HTML-Berichts Suchfunktion So bereiten Sie Ihr Modell auf die Prozesskosten-Analyse vor Schritt 1: Dauer für Aufgaben hinterlegen Schritt 2: Kostentreiber definieren Schritt 3: Verfügbarkeit der Ausführenden festlegen Schritt 4: Kosten der Kostenstelle hinterlegen Ergebnisse der Prozesskostenrechnung anzeigen Kosten auf Kostenstellebene betrachten Prozesskosten im Prozesskostenblatt betrachten Schlusswort Allgemeine Dialoge AENEIS: Dialog "Verweise hinzufügen" AENEIS: Öffnen-Dialog AENEIS Tutorium 5

8 Abbildungen Beispiel-Datenbank in AENEIS 8 Anmelden in einer AENEIS 5.5 Datenbank 10 Neu angelegte Datenbank, geöffnet 11 Prozessgruppe 'Geschäftsprozesse' 12 Erstellte Prozessgruppen 13 Prozess 'Auftragsabwicklung' 13 Verzweigung mit Entscheidungs-Text 18 Ja- und Nein-Zweig einer Entscheidung 19 Verzweigung 20 Nachfolgende Aufgaben 21 Aufgaben mit dem Ende-Ereignis verbunden 21 Kompletter Prozess 22 Leiter anlegen 26 Leiter im Hierarchiediagramm einblenden 28 Leiter in der Modellübersicht 29 Organisationseinheit 'Vertriebsunterstützung' 31 Externer Partner 34 Rollen und Aufgaben 36 Dokumentenablageorte 53 Externe Referenz 'Vertriebsstrategie.doc' 54 Formular 'Auftragsformular' 54 Input- und Output-Parameter einer Aktivität 58 Verweisliste 'Mitgeltende Dokumente' 62 Mitgeltendes Dokument 64 Neues Kategorie-Attibut anlegen 104 Navigationspfeil 107 Objekte der Kategorie 'Unternehmensrichtlinien' 114 Alle Vorkommen eines Objektes anzeigen 122 Kostentreiber 139 Dialog 'Verweis hinzufügen' 153 Dialog 'Öffnen' zur Auswahl von Datei mit Verzeichnis in AENEIS 154 AENEIS Tutorium 6

9 1 Einführung Dieses Tutorium erleichtert Ihnen den Einstieg in die Anwendung von AENEIS 5. Nach dem Abschluss des Tutoriums sind Sie in der Lage, eigenständig ein Unternehmensmodell abzubilden, Berichte darüber zu erstellen und eine Prozesskostenanalyse vorzunehmen. Anhand eines kleinen konkreten Unternehmensmodells, das Sie im Verlauf der 20 Lektionen sukzessive aufbauen analysieren werden, erfahren Sie, wie Sie: eine neue Datenbank erstellen Prozesse modellieren eine Aufbauorganisation modellieren Prozessverantwortung zuweisen grafische Organigramme erstellen und gestalten grafische Prozesszeichnungen erstellen und gestalten Prozessinformationen hinterlegen Verweise auf externe Dokumente einbinden benutzerdefinierte Modellierungskategorien und -eigenschaften definieren Modellinhalte miteinander verknüpfen HTML-Berichte erstellen benutzerdefinierte Shapevorlagen erstellen und eine Prozesskostenrechnungsanalyse vorbereiten und durchführen Lektionen, für die zusätzliche Module und Lizenzen benötigt werden, werden mit Optionales Modul gekennzeichnet. Das Tutorium setzt Basiskenntnisse im Umgang mit der Oberfläche von Windows voraus. Sie sind mit dem Umgang von Windows-Fenstern, Menüs, Kontextmenüs, Feldern und Schaltflächen vertraut. Das Tutorium bezieht sich auf eine lauffähige Einzelplatz-Version von AENEIS mit installierter Lizenz unter einem Windows-Betriebssystem. AENEIS Tutorium 7

10 2 So legen Sie ein neues AENEIS Datenbank Modell an In diesem Kapitel lernen Sie: eine neue Datenbank anlegen eine Datenbank öffnen 2.1 Neue Datenbank anlegen Zum Anlegen einer neuen Datenbank führen Sie die Schritte I bis II durch: Schritt I: AENEIS Datenbank anlegen 1. Starten Sie AENEIS. -> In jeder Installation ist automatisch eine Beispieldatenbank erstellt. 2. Klicken Sie in der Sicht Modellübersicht auf den Eintrag Eigener Rechner. -> Der Eintrag wird farbig unterlegt und ist somit markiert. Abbildung 2-1: Beispiel-Datenbank in AENEIS 3. Wählen Sie aus der Menüleiste den Befehl Datei Neu Neue Datenbank. AENEIS Tutorium 8

11 4. -> Es öffnet sich der Dialog "Datenbank bzw. Datenbankverbindung erstellen" Info: Das Feld Id muss immer ausgefüllt werden. Die ID wird beim Anlegen der Datenbank von AENEIS als Bestandteil der einzelnen Datenbank-Dateien verwendet. Geben Sie in das Feld "Id" für die Tutoriums-Datenbank "Tut" ein. Geben Sie die Bezeichnung "Tutorium" für die Tutoriums-Datenbank ein. -> Unter dieser Bezeichnung wird die Datenbank in der Modellübersicht angezeigt. Wählen Sie aus dem Listenfeld "Datenbankverzeichnis" den Ablageort für die Datenbank. <-> Zur Auswahl stehen das System- und das Benutzerverzeichnis. (Das Systemverzeichnis befindet sich im Verzeichnis "release5\database" im Installationsverzeichnis von AENEIS. Ihr persönliches Benutzerverzeichnis des Betriebssystems liegt unter: "C:\Dokumente und Einstellungen\[Benutzername] \aeneis\database".) AENEIS Tutorium 9

12 Hinweis für Vista / Windows 7 Benutzer: Das Systemverzeichnis befindet sich unter "<Laufwerk>:\<Benutzer>\<Benutzername> \AppData\Local\VirtualStore\ProgramFiles\ aeneis\release5\database\". Das Benutzerverzeichnis befindet sich unter: "<Laufwerk>:\<Users>\<Benutzername>\ aeneis\database\". 9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig. -> Es erfolgt die Anmeldung im nächsten Schritt. Schritt II: Anmeldung an der AENEIS-Datenbank 1. -> Die Anmeldung erfolgt lizenzabhängig: Wenn Sie die Standard-Lizenz verwenden, dann wird die Datenbank im Hintergrund erstellt und sofort geöffnet. Wenn Sie eine Professional - oder eine Aeneis-BPM-Portal-Multi-User-Lizenz verwenden, erscheint nun der Anmelden-Dialog: Abbildung 2-2: Anmelden in einer AENEIS 5.5 Datenbank 2. Belassen Sie den Benutzer Administrator. 3. Lassen Sie das Feld "Passwort" leer. 4. Aktivieren Sie die Option "Passwort speichern". 5. Ab AENEIS 5.5 aktivieren Sie die Option "Datenbank beim Start öffnen". 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. 7. -> Ergebnisse: Die Datenbank wird erstellt und gleichzeitig geöffnet. Dies kann ein wenig Zeit in Anspruch nehmen. Dann wird die Datenbank in der Modellübersicht angezeigt. AENEIS Tutorium 10

13 Hinweis: Alle Aktionen, die Sie in AENEIS durchführen, werden bei einer Einzelplatz-Lizenz automatisch übernommen und gespeichert. Somit brauchen Sie bei AENEIS-Einzelplatz-Versionen bei keiner Aktion explizit zu speichern. Abbildung 2-3: Neu angelegte Datenbank, geöffnet Hinweis: Weitere Informationen über das Anlegen von Aeneis-Datenbanken finden Sie im Anwenderhandbuch für Aeneis. AENEIS Tutorium 11

14 3 So erstellen Sie die Prozessstruktur In diesem Kapitel lernen Sie: in der Modellübersicht eine Prozessgruppe erstellen in der Modellübersicht einen Prozess erstellen für den Prozess eine BPMN-Zeichnung anlegen (Aktivitäten-/Aufgaben-Ebene) 3.1 Prozessgruppen erstellen Um eine Prozessgruppe zu erstellen, gehen Sie vor wie folgt: 1. Markieren Sie die Aeneis-Datenbank. 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontextmenü. 3. Wählen Sie den Kontextmenübefehl "Neu Prozessgruppe". Die Prozessgruppe wird angelegt mit der Bezeichnung "Prozessgruppe". 4. Ändern Sie die Bezeichnung um in "Geschäftsprozesse" und bestätigen Sie mit der Return-Taste. Alternativ können Sie die Bezeichnung auch in den Eigenschaften ändern. Abbildung 3-1: Prozessgruppe 'Geschäftsprozesse' Zum Gruppieren der Prozesse legen Sie nun eine Prozessgruppe an: 1. Markieren Sie in der Modellübersicht den Eintrag Geschäftsprozesse. 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontextmenü. 3. Wählen Sie den Kontextmenübefehl "Neu Prozessgruppe". Die Prozessgruppe wird angelegt mit der Bezeichnung "Prozessgruppe". 4. Andern Sie die Bezeichnung um in "Managementprozesse" und bestätigen Sie mit der Return-Taste'. Alternativ können Sie die Bezeichnung auch in den Eigenschaften ändern. Die Prozessgruppe wird zunächst kursiv angezeigt. Die kursive Schrift kennzeichnet geänderte Einträge im Modellbaum. AENEIS Tutorium 12

15 5. Legen Sie mit der gleichen Vorgehensweise die weiteren Prozessgruppen Businessprozesse und Supportprozesse an. 6. Markieren Sie nun die Prozessgruppe Businessprozesse und legen für diese die untergeordnete Prozessgruppe Vertriebsprozesse an. Hinweis: Die kursive Schrift kennzeichnet geänderte Einträge im Modellbaum. Tipp: Die Befehle zum Neuanlegen eines Elementes können Sie in der Regel auch mit dem Menübefehl "Datei Neu <Kategorie>" ausführen. Abbildung 3-2: Erstellte Prozessgruppen 3.2 Prozess neu anlegen Nun legen Sie einen Prozess für die Prozessgruppe Vertriebsprozesse an. Dazu gehen Sie wie folgt vor: 1. Markieren Sie die Prozessgruppe "Vertriebsprozesse". 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontextmenü. 3. Wählen Sie den Kontextmenü-Befehl Neu Prozess. Der Prozess wird unterhalb der Prozessgruppe in editierbarem Modus angelegt. 4. Geben Sie als Bezeichnung "Auftragsabwicklung" ein. 5. Drücken Sie zur Bestätigung die Taste <Eingabe>. Der Prozess wurde angelegt. Abbildung 3-3: Prozess 'Auftragsabwicklung' 3.3 Prozess-Modellierung über die Modellübersicht (Variante 1) Sie können nun beginnen, Teilprozesse und Aufgaben zu diesem Prozess anzulegen, indem Sie über den Menübefehl Datei Neu <Kategorie> bzw. den Kontexmenübefehl "Neu < AENEIS Tutorium 13

16 Kategorie> eines Objektes die gewünschten Objekte in der Modellübersicht erstellen. Diese angelegten Teilprozesse und Aufgaben können Sie später per Drag & Drop in die Prozesszeichnung einfügen. 3.4 Prozess-Modellierung über eine Zeichnung (Variante 2) Sie können aber auch unmittelbar beginnen, den Prozess grafisch in der Prozesszeichnung zu modellieren. Mit dieser Variante werden Sie nun modellieren. Dazu erstellen Sie zunächst eine Prozesszeichnung des Typs BPMN-Diagramm. Dazu gehen Sie so vor: 1. Markieren Sie den Prozess "Auftragsabwicklung" in der Modellübersicht. 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontextmenü. 3. Wählen Sie den Kontextmenübefehl Neu Zeichnungen BPMN-Diagramm. Der Dialog Eigenschaften für erscheint. AENEIS Tutorium 14

17 4. Belassen Sie die vorgeschlagene Bezeichnung. 5. Schließen Sie den Dialog mit der Schaltfläche OK. Für den Prozess wird eine Zeichnung angelegt. Das Zeichenblatt öffnet sich automatisch. Es zeigt bereits zwei runde Formen (Formen werden im Folgenden als Shapes bezeichnet) an, das Start- und das End-Ereignis. BPMN-Diagramm schließen Sie können das BPMN-Diagramm schließen, indem Sie in der Registerkarte auf die X-Schaltfläche "Schließen" klicken oder den Kontextmenübefehl "Schließen" wählen. AENEIS Tutorium 15

18 4 So gestalten Sie den Prozessablauf In diesem Kapitel lernen Sie: Öffnen eines bestehenden BPMN-Diagramms Aufgaben grafisch anlegen Verzweigungen einfügen Beschriftungen für die Verzweigung und die Bedingungen erstellen die nachfolgenden Aufgaben der Verzweigung anlegen Kommentare einfügen Sprünge einfügen, d.h. Aktivitäten-Shapes miteinander verbinden Modellobjekte aus den Shapes des BPMN-Diagramms erzeugen Nun modellieren Sie den Ablauf des Prozesses mit Teilprozessen, Aufgaben und Verzweigungen. 4.1 BPMN-Prozess-Diagramm öffnen 1. Markieren Sie in der Modellübersicht den Prozess Auftragsabwicklung. 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 3. Wählen Sie den Kontextmenübefehl "Öffnen Auftragsabwicklung. Das BPMN-Diagramm "Auftragsabwicklung" wird geöffnet. 4.2 Aufgaben erstellen 1. Klicken Sie im Zeichenblatt auf die Verbindungslinie (Verbinder) zwischen den beiden Ereignissen "Start" und "Ende", so dass sie mit Markierungspunkten versehen wird. AENEIS Tutorium 16

19 2. Wählen Sie aus der Symbolleiste für Shapes im Diagramm die Schaltfläche Aufgabe. Die Aufgabe wird zwischen den beiden Ereignissen eingefügt und im Bearbeiten-Modus angezeigt. 3. Geben Sie die Bezeichnung "Auftrag erteilen" ein und drücken Sie zur Bestätigung die Taste <Eingabe>. 4. Markieren Sie nun den Verbinder zwischen der bestehenden Aufgabe und dem Ende-Ereignis. 5. Fügen Sie als Nachfolge-Aufgabe - wie zuvor beschrieben - eine weitere Aufgabe ein und nennen Sie sie "Auftrag entgegennehmen". 4.3 Verzweigung erstellen Nun erstellen Sie eine Verzweigung (Entscheidungsraute): 1. Markieren Sie den Verbinder zwischen der Aufgabe "Auftrag entgegennehmen" und dem Ende-Ereignis. AENEIS Tutorium 17

20 2. Klicken Sie in der Symbolleiste des Zeichenfensters auf die Schaltfläche Verzweigung (oder alternativ: Kontextmenü-Befehl Neu Verzweigung ). Die Verzweigung wird zwischen der Aufgabe und dem Ende-Ereignis eingefügt. 3. Geben Sie als Bezeichnung den Entscheidungstext "Auftrag akzeptiert?" ein und drücken Sie die Taste <Eingabe> zur Bestätigung. 4. Um einen Marker für den Verzweigungstyp "exklusive Entweder-Oder-Entscheidung" zuzuweisen, markieren Sie die Verzweigung mit der rechten Maustaste und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag Verzweigungstyp Exklusiv-Oder (Daten-basiert). Der Entscheidungstext wird wegen des Markers automatisch neben der Raute positioniert. Abbildung 4-1: Verzweigung mit Entscheidungs-Text AENEIS Tutorium 18

21 4.4 Nachfolger-Zweige zur Entscheidung erstellen Sie erstellen jetzt die beiden nachfolgenden Zweige der Entscheidung. Ja-Zweig 1. Markieren Sie den Verbinder zwischen der Verzweigung und dem Ende-Ereignis. 2. Erstellen Sie die Aufgabe "Auftrag kommissionieren" mit der zuvor beschriebenen Vorgehensweise. Die Aufgabe wird in den Ja-Zweig eingefügt. Nein-Zweig Nun legen Sie eine weitere Aufgabe als zusätzlichen Nachfolger für die Entscheidung an, der den Nein-Zweig bildet. 1. Markieren Sie dazu die Verzweigung und fügen Sie die Aufgabe "Auftrag ablehnen" ein. Die Aufgabe wird in den Nein-Zweig eingefügt. Abbildung 4-2: Ja- und Nein-Zweig einer Entscheidung Ergänzen Sie für die beiden Nachfolger jeweils einen Bedingungstext. Standardmäßig ist automatisch "Ja" für den ersten Zweig und "Nein" für den zweiten Zweig eingestellt. Soll der Bedingungstext geändert werden, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie das Bedingungs-Textfeld (des jeweiligen Entscheidungs-Zweigs). 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 3. Wählen Sie den Kontextmenübefehl "Eigenschaften". Der Dialog "Eigenschaften" öffnet sich. 4. Den Bedingungstext geben Sie wahlweise in das Feld End-Text oder Start-Text ein. Der Text erscheint dementsprechend am Ende bzw. am Anfang des Verbinders. 5. Bestätigen Sie die Eingabe mit "OK". Die Bedingungs-Textfelder erscheinen nun an den Verbindern. Die Text-Felder mit den Bedingungstexten lassen sich verschieben: 1. Markieren Sie das Bedingungs-Textfeld, so dass er mit blauen Markierungspunkten versehen wird. AENEIS Tutorium 19

22 2. Verschieben Sie das Text-Feld bei gedrückt gehaltener linker Maustaste an die gewünschte Position (Drag & Drop). 4.5 Kommentar einfügen In AENEIS können Sie noch zusätzlich einen Kommentar zu den Shapes ergänzen. Fügen Sie im Modell für die erstellte Verzweigung einen Kommentar ein: 1. Markieren Sie die Verzweigung. 2. Klicken Sie in der Symbolleiste für Shapes auf die Schaltfläche Kommentar wird neben der Entscheidung eingefügt. Kommentar. Der 3. Zum Eingeben des Kommentartextes doppelklicken Sie in den entstandenen Kommentarrahmen, so dass ein Eingabefeld erscheint Tragen Sie den Text Ggf. Bonität prüfen ein und bestätigen Sie ihn mit der Taste <Eingabe>. 4. Sie können den Kommentar verschieben, indem Sie ihn markieren und bei gedrückt gehaltener linker Maustaste an die gewünschte Stelle ziehen. Zum Platzieren des Kommentars lösen Sie die Maustaste. Abbildung 4-3: Verzweigung Hinweis: Die Funktionalität "Kommentar einfügen" ist ausschließlich in der Grafik verfügbar und nicht in den Eigenschaften von Objekten vorhanden. 4.6 Nachfolgende Aktivitäten modellieren Zum Erstellen einer nachfolgenden Aufgabe gehen Sie wie folgt vor: 1. Markieren Sie die Aufgabe, für die Sie eine nachfolgende Aufgabe erstellen wollen. 2. Fügen Sie die Aufgabe wie zuvor beschrieben ein. Erstellen Sie für die Aufgabe "Auftrag kommissionieren" die folgenden nachfolgenden Aufgaben in sequentieller Reihenfolge: AENEIS Tutorium 20

23 Bestellung versenden Rechnung versenden Zahlung anweisen Zahlungseingang buchen Auftrag abschließen Somit haben Sie alle erforderlichen Aufgaben des Prozesses modelliert. 4.7 Sprung einfügen (Shapezweige miteinander verbinden) Die Verzweigung des Prozessablaufs, die an der Entscheidung entstanden ist, führen Sie nun wieder zusammen. Sie verbinden die Aufgabe "Auftrag abschließen" mit dem Ende-Ereignis. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Abbildung 4-4: Nachfolgende Aufgaben 1. Markieren Sie bei gedrückt gehaltener Umschalt-Taste zuerst die Aufgabe "Auftrag abschließen". Das Verbindungs-Symbol erscheint. 2. Ziehen Sie das Verbindungs-Symbol bei weiterhin gedrückt gehaltener Umschalt-Taste und gedrückt gehaltener linker Maustaste auf das Ereignis. Lösen Sie zuerst die Maustaste und anschließend die Umschalt-Taste. Der Verbinder wird eingefügt und verbindet die Aufgabe mit dem Ende-Ereignis. Abbildung 4-5: Aufgaben mit dem Ende-Ereignis verbunden Um Linien-Überschneidungen zu vermeiden, können die Aktivitäten-Shapes bzw. die Zweige nach oben bzw. unten verschoben werden: 1. Markieren Sie das zu verschiebende Shape, 2. und klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Nach unten stellen. Nach oben stellen bzw. Sie haben damit den Ablauf des Prozesses "Auftragsabwicklung" fertig gestellt. AENEIS Tutorium 21

24 Abbildung 4-6: Kompletter Prozess 4.8 So erzeugen Sie Modellobjekte aus den Shapes In den letzten Schritten haben Sie den Ablauf des Prozesses "Auftragsabwicklung" mit Aufgaben grafisch in der Zeichnung modelliert. Die Aufgaben sind damit jedoch noch nicht in die Modellübersicht als Modell-Objekte aufgenommen, sondern existieren nur grafisch. Dies ist an dem kleinen gelben Warndreieck in der linken oberen Ecke der Aktivität zu erkennen. Den Schritt der Umwandlung von rein grafischen Formen zu Modell-Objekten für die Modellübersicht wird explizit durchgeführt. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Markieren Sie alle Shapes, von denen Sie Modellobjekte erzeugen möchten. 2. Wählen Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche Shapes als Objekte erzeugen. 3. Alle Shapes mit einer Bezeichnung werden nun als Objekte der Kategorie Aufgabe in der Modellübersicht angelegt. Sie erscheinen unterhalb des Prozesses "Auftragsabwicklung". 4. Die Reihenfolge der Aktivitäten in der Modellübersicht lässt sich entsprechend der Nummerierung im BPMN-Diagramm ordnen. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Reihenfolge übernehmen. AENEIS Tutorium 22

25 Die Shapes haben nun jeweils eine Entsprechung als Objekte in der Modellübersicht. Damit wurde die Voraussetzung dafür geschaffen, dem Prozess und den Aufgaben Verantwortliche für die Durchführung zuzuweisen. In der folgenden Lektion modellieren Sie eine kleine Aufbauorganisation, in der Sie die Organisationseinheiten anlegen, die Sie danach als Aufgabenträger den Prozessaktivitäten zuweisen. AENEIS Tutorium 23

26 5 So modellieren Sie die Aufbauorganisation In diesem Kapitel lernen Sie: Organisationseinheiten in der Modellübersicht anlegen (Bereiche, Abteilungen, Stellen) Mitarbeiter anlegen (als Leiter, Stabstellen, Mitarbeiter zu Organisationseinheiten) Externe Partner anlegen Rollen anlegen bestehenden Organisationseinheiten Rollen zuordnen Anordnung der Shapes im Hierarchiediagramm festlegen den Hintergrund und die Shapes von Zeichnungen farbig gestalten die Ansicht der Zeichnung vergrößern und verkleinern. Analog zu den Prozessdiagrammen gibt es auch für Strukturdiagramme verschiedene Wege der Modellierung: erstens über die Modellübersicht, zweitens über die Grafik (Hierarchie-Diagramme). Lektion 4 beschreibt, wie Sie die Aufbauorganisation modellieren. Zu Beginn werden Sie die Organisation in der Modellübersicht anlegen und die weitere Modellierung im Hierarchie-Diagramme vornehmen. 5.1 Unternehmensebene abbilden Zum Abbilden des Unternehmens in der Modellübersicht gehen Sie so vor: Schritt I: Anlegen der Diagrammgruppe "Strukturorganisation" 1. Markieren Sie die Aeneis-Datenbank. 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 3. Wählen Sie den Kontextmenübefehl "Neu Diagrammgruppe". Eine Diagrammgruppe wird angelegt. 4. Ändern Sie die Bezeichnung um in "Strukturorganisation" und bestätigen Sie mit der Return-Taste. Alternativ können Sie die Bezeichnung auch in den Eigenschaften ändern. AENEIS Tutorium 24

27 Schritt II: Die oberste Organisationseinheit anlegen 1. Markieren Sie in der Modellübersicht den Eintrag Strukturorganisation. Unterhalb dieses Eintrags sollen alle Objekte der Aufbauorganisation abgebildet werden. 2. Wählen Sie den Menübefehl Datei Neu Organisationseinheit. 3. Geben Sie als Bezeichnung "Mustermann GmbH" ein und bestätigen Sie die Eingabe mit der Taste <Return>. Alternativ können Sie die Bezeichnung auch in den Eigenschaften ändern. Das Objekt "Mustermann GmbH" wurde in der Modellübersicht angelegt. Als Untereinträge sind gleichzeitig die vier Einträge Leiter, Stabstellen, Rollen und Aufgaben (Durchführung) angelegt worden. Nachdem Sie den Grundstein der Aufbauorganisation in der Modellübersicht gelegt haben, werden Sie die Aufbauorganisation nun grafisch im Hierarchiediagramm weiter modellieren. 5.2 Hierarchiediagramm erstellen Zunächst erstellen Sie eine Zeichnung des Typs Hierarchiediagramm für die Mustermann GmbH. 1. Markieren Sie in der Modellübersicht die Organisationseinheit "Mustermann GmbH". 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 3. Wählen Sie den Kontextmenü-Befehl Neu Zeichnungen Hierarchiediagramme. Der Dialog Eigenschaften für Mustermann GmbH erscheint. 4. Belassen Sie die vorgeschlagene Bezeichnung für das Diagramm und bestätigen Sie den Dialog mit OK. Das Hierarchie-Diagramm wird erstellt und öffnet sich. Im Gegensatz zu BPMN-Diagrammen werden Hierarchie-Diagramme automatisch mit dem markierten Objekt und den jeweils vorhandenen untergeordneten Objekten und Eigenschaften gebildet. In unserem Beispiel wird lediglich die Mustermann GmbH angezeigt, da noch keine Unterobjekte vorhanden sind. AENEIS Tutorium 25

28 Sie können für jedes Objekt (und prinzipiell auch für Prozesse) ein eigenes Hierarchie-Diagramm anlegen. 5.3 Leiter einer Organisationseinheit anlegen Im nächsten Schritt legen Sie den Leiter des Unternehmens an. Dabei erstellen Sie einen neuen Mitarbeiter und weisen ihm im gleichen Zuge seine Rolle als Leiter dieser Organisationseinheit zu. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Markieren Sie im Hierarchiediagramm das Shape Mustermann GmbH. 2. Klicken Sie in der Symbolleiste des Diagramms auf den Pfeil neben der Schaltfläche "Leiter ". Es öffnet sich eine Auswahlliste. 3. Wählen Sie den Befehl "Leiter Mitarbeiter". Abbildung 5-1: Leiter anlegen 4. Der Dialog Eigenschaften für Mitarbeiter erscheint. Geben Sie einen Nachnamen für den Leiter in das entsprechende Feld ein. Optional können Sie weitere Stammdaten für den Leiter angeben. AENEIS Tutorium 26

29 4. Schließen Sie den Dialog mit der Schaltfläche OK. Der Leiter wurde angelegt Den Leiter im Hierarchiediagramm sichtbar machen Um den Leiter im Hierarchiediagramm sichtbar zu machen, aktivieren Sie nun für dieses Hierarchiediagramm die permanente Anzeige für Leiter: 1. Markieren Sie das Shape Mustermann GmbH. 2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf den Pfeil neben der Schaltfläche Layout. Es öffnet sich die Layout-Liste. 3. Aktivierten Sie die Option Leiter in der Liste. AENEIS Tutorium 27

30 Abbildung 5-2: Leiter im Hierarchiediagramm einblenden 3. Der neu angelegte Leiter wird im Hierarchiediagramm angezeigt. Sie können die Anzeige jederzeit wieder ausblenden, indem Sie die Option "Leiter" wieder deaktivieren. Hinweis: Das Anlegen des Leiters hat noch eine weitere Auswirkung: Der Leiter wurde beim Modellieren im Hierarchiediagramm automatisch gleichzeitig in der Modellübersicht angelegt. In Hierarchiediagrammen modellierte Shapes werden stets automatisch als ensprechende Objekte in der Modellübersicht angelegt. AENEIS Tutorium 28

31 Abbildung 5-3: Leiter in der Modellübersicht 5.4 Organisationseinheiten anlegen In diesem Schritt erstellen Sie die Bereiche bzw. Abteilungen der Firma "Mustermann GmbH". Bereiche, Abteilungen, Teams oder andere Organisationseinheiten können in beliebiger hierarchischer Verschachtelung angeordnet werden. Gehen Sie zum Anlegen von Organisationseinheiten vor wie folgt: 1. Markieren Sie im Hierarchiediagramm die "Mustermann GmbH". 2. Wählen Sie in der Symbolleiste des Diagramms die blaue 3-Würfel-Schaltfläche " Organisationseinheit". Der Dialog "Eigenschaften für Organisationseinheit" erscheint. 3. Geben Sie die Bezeichnung Verwaltung ein. 4. Schließen Sie den Dialog mit OK. 5. Erstellen Sie mit der gleichen Vorgehensweise die Organisationseinheit "Vertrieb". Nun legen Sie eine dem Vertrieb untergeordnete Organisationseinheit an: AENEIS Tutorium 29

32 6. Markieren Sie im Hierarchiediagramm die Organisationseinheit "Vertrieb". 7. Legen Sie eine Organisationseinheit an, wie oben beschrieben. Diese wird darunter eingefügt. 8. Geben Sie für die neue Organisationseinheit die Bezeichnung "Vertriebsunterstützung" ein. 5.5 Mitarbeiter anlegen Im nächsten Schritt legen Sie für die "Vertriebsunterstützung" Mitarbeiter an: 1. Markieren Sie im Diagramm das Shape "Vertriebsunterstützung". 2. Klicken Sie in der Symbolleiste des Diagramms auf die Schaltfläche Dialog Eigenschaften für Mitarbeiter wird angezeigt. 3. Geben Sie als Nachname "Christensen" ein. 4. Schließen Sie den Dialog mit OK. Der Mitarbeiter wurde angelegt. 5. Erstellen Sie einen weiteren Mitarbeiter mit dem Namen "Schröder". Mitarbeiter. Der Die angelegten Mitarbeiter erscheinen sofort im Diagramm direkt unterhalb der Organisationseinheit. Zugleich werden sie in der Modellübersicht direkt unterhalb der Organisationseinheit angezeigt. AENEIS Tutorium 30

33 Die Stammdaten des Mitarbeiters können Sie sowohl gleich im Dialog Eigenschaften als auch in der Sicht Eigenschaften eingeben. 5.6 Externe Partner abbilden Abbildung 5-4: Organisationseinheit 'Vertriebsunterstützung' In diesem Schritt bilden Sie die externen Geschäftspartner wie Kunden, Partner, Zulieferer etc. ab. Zum Anlegen eines Externen Partners wie z.b. eines Kunden gehen Sie vor wie folgt: 1. Externe Partner werden direkt unter der Strukturorganisation angelegt. Damit Sie weiterhin im Diagramm modellieren können, benötigen Sie nun ein Hierarchiediagramm für die Strukturorganisation. 2. Erstellen Sie das Hierarchie-Diagramm für die Strukturorganisation wie im Abschnitt " Hierarchiediagramm erstellen (page 25)" in diesem Kapitel beschrieben. Wie für alle Strukturelemente des Hierarchiediagramms gilt auch für Externe Partner, dass für erstellte Shapes automatisch gleichzeitig entsprechende Objekte in der Modellübersicht angelegt werden. AENEIS Tutorium 31

34 Sie sehen, dass das Diagramm automatisch die untergeordneten Strukturen anzeigt, hier also die bereits modellierte Struktur der Mustermann GmbH. Sie können die Details der Mustermann GmbH öffnen, indem Sie im Shape rechts oben auf das Plus-Symbol klicken. Auf diese Weise lassen sich die Details jeder einzelnen Hierarchiestufe im Diagramm anzeigen. Schließen Sie die Ebene Mustermann GmbH, indem Sie auf das nun angezeigte Minus-Symbol klicken. Legen Sie nun einen Externen Partner an wie folgt: 1. Markieren Sie im Diagramm die Strukturorganisation. 2. Klicken Sie auf die Gebäude-Schaltfläche Externer Partner. Der Dialog Eigenschaften für Externer Partner wird angezeigt. Automatisch wurde die Bezeichnung "Externer Partner" benannt. 3. Ändern Sie die Bezeichnung um in "Externe Partner". 4. Bestätigen Sie den Dialog mit OK. Das Shape "Externe Partner" wurde angelegt. AENEIS Tutorium 32

35 5. Öffnen Sie die Details des Shapes "Externe Partner" mit dem Plus-Symbol. 6. Erstellen Sie wie zuvor beschrieben unterhalb des Shapes "Externe Partner" einen weiteren externen Partner mit der Bezeichnung "Kunde". Zugleich wurden die entsprechenden Objekte in der Modellübersicht automatisch angelegt. AENEIS Tutorium 33

36 Abbildung 5-5: Externer Partner 5.7 Ansprechpartner von Externen Partnern anlegen Für Externe Partner können Sie Mitarbeiter als konkrete Ansprechpartner abbilden. 1. Markieren Sie im Diagramm den Externen Partner "Kunde". 2. Klicken Sie in der Symbolleiste des Diagramms auf die Schaltfläche öffnet sich der Dialog "Eigenschaften". 3. Geben Sie in das Feld Nachname Meyer ein. Mitarbeiter. Es 4. Bestätigen Sie den Dialog mit "OK". Der "Mitarbeiter Meyer" ist nun als Ansprechpartner für den Externen Partner "Kunde" im Attribut "Externer Partner" angelegt. AENEIS Tutorium 34

37 5.8 Rollen und Aufgaben anlegen Legen Sie zunächst eine Diagrammgruppe für alle Rollen und danach eine einzelne Rolle an. Auch die Rollen werden direkt unter der Strukturorganisation modelliert. 1. Markieren Sie im Diagramm das Shape Strukturorganisation. 2. Klicken Sie in der Symbolleiste des Diagramms auf die Kegel-Schaltfläche öffnet sich der Dialog "Eigenschaften". 3. Benennen Sie das Feld "Bezeichnung" um in "Rollen". 4. Bestätigen Sie mit OK. Das Shape "Rollen" wurde angelegt. Rolle. Es 5. Legen Sie unterhalb des Shapes "Rollen" eine weitere Rolle an wie zuvor beschrieben. 6. Geben Sie für die neue Rolle die Bezeichnung Führungskraft ein. 7. Legen Sie eine weitere Rolle "Sachbearbeiterin" unter dem Shape "Rollen" an. Sie können nun einer Rolle verschiedene Aufgaben zuordnen: 1. Markieren Sie die Rolle "Führungskraft" im Diagramm. 2. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche "Aufgaben (Durchführung)". Es öffnet sich ein Listenfeld. 3. Wählen Sie den Eintrag Aufgabe. Es öffnet sich der Dialog "Eigenschaften". 4. Geben Sie für die Aufgabe als Bezeichnung Führen ein. 5. Bestätigen Sie mit OK. Die Aufgabe "Führen" wurde angelegt. 6. Legen Sie in gleicher Weise noch eine weitere Aufgabe "Dienst einteilen" unter der Rolle"Führungskraft" an. AENEIS Tutorium 35

38 Abbildung 5-6: Rollen und Aufgaben 5.9 Rollen zu Organisationseinheiten zuordnen Sie können nun zu bestehenden Organisationseinheiten Rollen zuordnen. 1. Markieren Sie die bereits vorhandene Organisationseinheit "Vertrieb" im Diagramm. (Falls diese nicht angezeigt wird, klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche im Shape "Mustermann GmbH".) 2. Wählen Sie in der Symbolleiste des Diagramms die Schaltfläche Rollen. Es öffnet sich ein Listenfeld mit zwei Varianten: AENEIS Tutorium 36

39 Variante 1: Mit dem Eintrag Rolle werden ganz neue Rollen angelegt. Variante 2: Mit dem Eintrag Verweis(e) erstellen können Sie aus der Liste der bestehenden Rollen auswählen. 3. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche "Rollen" und wählen Sie den Befehl "Verweise erstellen". Es öffnet sich der Dialog "Verweise erstellen 1 ". 4. Wählen Sie aus dem Listenfeld "Kategorie" die Kategorie "Rollen" aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Suchen". Es werden alle Rollen angezeigt. 5. Wählen Sie mit gedrückter "STRG"-Taste die beiden Rollen "Führungskraft" und " Sachbearbeiterin" aus. 6. Schließen Sie den Dialog mit der Schaltfläche Auswählen. Die beiden Rollen wurden der Organisationseinheit "Vertrieb" im Attribut "Rollen" zugewiesen. AENEIS Tutorium 37

40 7. Zeigen Sie die Rollen im Diagramm an, indem Sie die Organisationseinheit "Vertrieb" markieren und in der Schaltfläche Layout die Option "Rollen" aktivieren. AENEIS Tutorium 38

41 5.10 Shapes der Organisationseinheiten anordnen Die hierarchische Anordnung und Darstellung der Shapes lässt sich einfach anpassen. Sie verändern nun die Anordnung der Organisationseinheiten-Shapes. Dabei ist zu beachten, dass sich die gewählte Anordnungsart immer auf alle Shapes unterhalb der markierten Organisationseinheit auswirkt. Sollen Teile des Organigramms anders ausgerichtet werden, sollte man von unten nach oben arbeiten. Gehen Sie so vor: 1. Markieren Sie die Organisationseinheit "Vertrieb". 2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf den Pfeil neben der Schaltfläche "Layout". Es öffnet sich ein Listenfeld, die die verfügbaren Anordnungsarten anzeigt. 3. Wählen Sie die Anordnungsart "Vertikal rechts hängend". AENEIS Tutorium 39

42 Sowohl die Zuordnungen (hier: die Rollen) als auch untergeordnete Organisationseinheiten (hier: Vertriebsunterstützung ) werden der Auswahl entsprechend rechts hängend angeordnet Mitarbeiter-Shapes anordnen Auch die hierarchische Anordnung und Darstellung der Mitarbeiter-Shapes können Sie anpassen. Sie verändern nun die Anordnung der Mitarbeiter-Shapes: 1. Markieren Sie die Organisationseinheit Vertriebsunterstützung". 2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf den Pfeil neben der Schaltfläche "Layout". Es öffnet sich ein Listenfeld, die die verfügbaren Anordnungsarten anzeigt. 3. Wählen Sie die Anordnungsart Vertikal rechts hängend. AENEIS Tutorium 40

43 Die Mitarbeiter-Shapes werden der Auswahl entsprechend rechts hängend angeordnet Hintergrundfarbe für das Diagramm wählen Der Hintergrund der Zeichnung lässt sich einfarbig und mit Farbverläufen gestalten. Dazu gehen Sie vor wie folgt: 1. Öffnen Sie den Dialog Eigenschaften für das Diagramm, indem Sie in der Symbolleiste des Diagramms auf die Bleistift-Schaltfläche Eigenschaften klicken. Diese Schaltfläche steht hier ausschließlich für die Eigenschaften des Diagramms zur Verfügung, auch wenn Sie im Diagramm ein Shape markiert haben. AENEIS Tutorium 41

44 2. Die Hintergrundfarbe stellen Sie im Bereich Zeichnungseinstellungen mit dem Feld Farbverlauf ein. Klicken Sie in das Feld Farbverlauf und dann auf die Erweiterungs-Schaltfläche 3. Wählen Sie die Option Farbverlauf.. Es öffnet sich der Dialog "Einen Farbverlauf erstellen". 4. Öffnen Sie das Listenfeld Erste Farbe und wählen Sie die Farbe Gelb aus. 5. Wählen Sie im Listenfeld Zweite Farbe das hellere Gelb aus. 6. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit der Schaltfläche OK und schließen Sie auch den Dialog Eigenschaften. Die Zeichnung und die Shapes werden mit dem gelben Farbverlauf angezeigt. AENEIS Tutorium 42

45 5.13 Hintergrundfarbe für Shapes auswählen Auch Shapes können Farben zugewiesen werden. Sie können dabei sowohl jedem Shape einzeln als auch einer Gruppe von Shapes gleichzeitig eine individuelle Farbe zuordnen. 1. Markieren Sie das Shape "Mustermann GmbH". 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 3. Wählen Sie den Kontextmenübefehl "Eigenschaften". Der Dialog "Eigenschaften" öffnet sich. 4. Öffnen Sie im Bereich Zeichnungseinstellungen im Feld Farbverlauf den Farbauswahl-Dialog wie zuvor beschrieben. Die Vorgehensweise ist hierbei gleich. 5. Wählen Sie eine beliebige Farbe aus. Das markierte Shape und seine untergeordneten Shapes werden in der ausgewählten Farbe dargestellt. AENEIS Tutorium 43

46 4. Da die Mitarbeiter-Shapes ohne Kästchen erscheinen, werden sie nicht mit der gewählten Farbe unterlegt, sondern in der Hintergrundfarbe des Diagramms angezeigt. Weisen Sie AENEIS Tutorium 44

47 mit der gleichen Vorgehensweise dem "Externen Partner" eine Hintergrundfarbe zu. Der "Kunde" wird dann in der gleichen Farbe angezeigt. Wichtiger Hinweis Markieren Sie nun die "Strukturorganisation" als oberstes Objekt in der Hierarchie und weisen Sie mit der gleichen Vorgehensweise eine Farbe zu. Ergebnis: Sie sehen, dass nur das "Strukturorganigramm" in der ausgewählten Farbe dargestellt wird, und von seinen untergeordneten Zweigen lediglich das Rollendiagramm. Grund: Wenn untergeordneten Shapes eigene Farbwerte zugewiesen wurden, überschreiben diese die Farbwerte des übergeordneten Shapes. Da das Rollendiagramm keine eigene Farbdefinition hat, wird diese ebenfalls in der für die Strukturorganisation gewählte Farbe dargestellt. AENEIS Tutorium 45

48 5.14 Zeichnung vergrößern und verkleinern Die Zeichnung lässt sich in 10%-Schritten größer und kleiner zoomen. Zum Vergrößern der Zeichnung gehen Sie folgendermaßen vor: Öffnen Sie die Zeichnung Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Vergrößern oder verwenden Sie die F8-Taste. Pro Klick wird die Zeichnung um 10% vergrößert. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Verkleinern oder verwenden Sie die F7-Taste. Pro Klick wird die Zeichnung um 10% verkleinert. Anmerkungen 1. %Verweise% AENEIS Tutorium 46

49 6 So verknüpfen Sie die Aufbau- mit der Ablauforganisation In diesem Kapitel lernen Sie: ein bestehendes BPMN-Diagramm öffnen die Grafikeinstellung "Swimlanes" aufrufen Swimlanes für Aufgabenverantwortliche in der Zeichnung anlegen die Aktivitäten grafisch den Swimlanes zuordnen (Aufgabenverantwortung zuweisen) Swimlanes anordnen (Reihenfolge) Zwischen horizontaler und vertikaler Sicht umschalten AENEIS 5 bietet mehrere Möglichkeiten zum Zuweisen von Prozessverantwortung. Lektion 5 beschreibt, wie Sie die Durchführenden der Prozesse und Aufgaben grafisch zuweisen. 6.1 Zeichnung öffnen Öffnen Sie das BPMN-Diagramm des Prozesses Auftragsabwicklung wie folgt: 1. Markieren Sie in der Modellübersicht den Prozess "Auftragsabwicklung". 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 3. Wählen Sie den Kontextmenübefehl "Öffnen <Auftragsabwicklung>". Das BPMN-Diagramm wird geöffnet. 6.2 Swimlane einschalten 1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf den Pfeil neben der Schaltfläche Swimlanes. Eine Liste mit den verfügbaren Gruppierungen der Swimlanes nach Art der Verantwortung öffnet sich. 2. Wählen Sie "Gruppieren nach: Durchführung" aus. AENEIS Tutorium 47

50 6.3 Verantwortliche als Swimlane anlegen Als Verantwortliche für die Aufgaben können Organisationseinheiten, Rollen, Externe Partner, Mitarbeiter aber auch IT-Systeme ausgewählt werden. 1. Markieren Sie nun die Organisationseinheit "Vertrieb" in der Modellübersicht. 2. Klicken Sie in der Modellübersicht auf die Organisationseinheit "Vertrieb" und ziehen Sie sie bei gedrückt gehaltener linker Maustaste auf eine leere Fläche in der Zeichenfläche. Dort wird der Vertrieb als Swimlane, in diesem Fall also als Durchführender, eingefügt. Hinweis: Damit Sie ggf. eine leere Fläche erhalten, verkleinern Sie das Diagramm, indem Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche Verkleinern klicken. Das sichtbare Diagramm wird jeweils um 10% verkleinert. 3. Legen Sie auf die gleiche Weise Swimlanes an für die "Vertriebsunterstützung", die " Verwaltung" und den "Kunden". AENEIS Tutorium 48

51 6.4 Aufgaben zuweisen In diesem Schritt ziehen Sie die Aufgaben in die Swimlane des entsprechenden Ausführenden wie folgt: 1. Klicken Sie im BPMN-Diagramm auf die jeweilige Aufgabe und ziehen Sie diese bei gedrückt gehaltener linker Maustaste in die entsprechende Swimlane. Die Aufgabe wird in der Swimlane positioniert. 2. Nehmen Sie die folgende Zuweisung der Aufgaben an die Durchführenden vor: 3. Kunde: Auftrag erteilen; Zahlung anweisen 4. Vertriebsunterstützung: Auftrag entgegennehmen; Auftrag kommissionieren; Auftrag ablehnen; Bestellung versenden 5. Vertrieb: Entscheidungsraute "Auftrag akzeptiert?" 6. Verwaltung: Rechnung versenden; Zahlungseingang buchen; Auftrag abschließen. Hinweis: Falls sich eine Aufgabe nicht in die Swimlanes ziehen lässt, liegt es daran, dass diese Aufgabe noch kein Modellobjekt ist und daher mit einem kleinen Warndreieck-Symbol in der linken oberen Ecke versehen ist. - In diesem Fall markieren Sie dieses Objekt und klicken Sie auf die Schaltfläche "Erzeugt Modellobjekt" in der Symbolleiste. Daraufhin wird diese Aufgabe in der Modellübersicht als Unterpunkt zum Prozess angezeigt. Erst jetzt lässt sich die Aufgabe auch in die Swimlanes ziehen. AENEIS Tutorium 49

52 Somit haben Sie die Zuweisung der Aufgabendurchführung abgeschlossen. 6.5 Durchführende für Prozessobjekte überprüfen Die Aufgaben sind nun in der grafischen Oberfläche, d. h. dem BPMN-Diagramm, den zuständigen Durchführungs-Verantwortlichen zugeordnet. Diese Zuordnung erfolgt automatisch auch für die mit den Shapes assoziierten Prozessobjekten in der Modellübersicht. Aktivitäten bestehen allgemein aus einer Aufgabe, ihrem Aufgabenträger und aus ihrer Position im Prozess. Die Durchführungsverantwortung für eine Aufgabe können Sie folgendermaßen überprüfen: 1. Markieren Sie in der Modellübersicht die Aufgabe "Auftrag entgegennehmen. 2. Stellen Sie sicher, dass die Sicht Eigenschaften (detailliert) geöffnet ist. Diese ist standardmäßig unterhalb des Zeichenblattes positioniert. 3. Klicken Sie in der Sicht Eigenschaften (detailliert) auf die Registerkarte Durchführung. AENEIS Tutorium 50

53 Die Registerkarte "Durchführung" zeigt alle Organisationseinheiten, Personen bzw. Instanzen, die dieser Aufgabe als Durchführende zugeordnet sind. Hier insbesondere die Organisationseinheit "Vertriebsunterstützung". 6.6 Swimlanes anordnen Die Anordnung der Swimlanes kann verändert werden. Stellen Sie nun die Swimlane "Kunde" an die oberste Position in der Zeichnung. Dazu gehen Sie vor wie folgt: 1. Markieren Sie die Swimlane "Kunde", indem Sie auf eine freie Stelle innerhalb der Swimlane klicken. Die Swimlane wird mit blauen Markierungspunkten versehen. 2. Mit den grünen Pfeiltasten "Knoten nach oben verschieben" bzw. "Knoten nach unten verschieben" in der Symbolleiste bestimmen Sie die Reihenfolge der Swimlanes. Pro Klick auf den Pfeil wird die Swimlane um eine Position nach oben bzw. nach unten verschoben. Klicken Sie den Pfeil an oberster Stelle steht. "Knoten nach oben verschieben" so oft, bis der Kunde 6.7 Vertikale Sicht einschalten Standardmäßig werden die Prozessabläufe im BPMN-Diagramm horizontal dargestellt. Sie haben die Möglichkeit auf eine vertikale Sicht umzuschalten und zwischen beiden Darstellungsweisen beliebig zu wechseln. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Stellen Sie sicher, dass das BPMN-Diagramm geöffnet ist. 2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Vertikal-Balken-Schaltfläche "Vertikal ausrichten". Die Shapes werden nun vertikal ausgerichtet angezeigt. Zum Zurückschalten in die horizontale Anzeige klicken Sie in der Symbolleiste auf die Quer-Balken-Schaltfläche "Horizontal ausrichten". Die Elemente im Diagramm werden sofort wieder horizontal ausgerichtet. AENEIS Tutorium 51

54 7 So erstellen Sie Dokumente und -verweise In diesem Kapitel lernen Sie: einen zentralen Dokumentenablageort für die externen Verweise erstellen ein Dokument anlegen ein externes Dokument aus AENEIS 5 heraus öffnen AENEIS 5 bietet die Möglichkeit, von jedem Objekt auf externe Dokumente zu verweisen. Ein Externes Dokument ist ein Dokument, das außerhalb der AENEIS 5-Datenbank abgelegt ist. Das Dokument lässt sich von AENEIS 5 aus öffnen. Externe Dokumente (und auch in AENEIS geladene Dokumente) können in zentralen Dokumentenspeichern, den sogenannten Dokumentenablageorten, verwaltet werden. Somit lässt sich im Modell eine übersichtliche Verzeichnis- und Dokumentenstruktur erstellen. Diese kann zentral gepflegt werden und damit Verwaltungsaufwand minimiert und Inkonsistenzen vermeidet werden. Wenn sich beispielsweise der Verzeichnispfad auf externe Dokumente ändert, braucht dieser nur einmalig zentral im Dokumentenablageort bearbeitet zu werden und wird automatisch für alle Objekte, die auf diese Dokumente verweisen, aktualisiert. 7.1 Dokumentenablageort erstellen Legen Sie zunächst einen neuen Dokumentenablageort in der Modellübersicht an wie folgt: Schritt I: Dokumentenablageort anlegen 1. Markieren Sie die Aeneis-Datenbank. 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 3. Wählen Sie den Kontextmenü-Befehl "Neu Dokumentenablageort". Der Dokumentenablageort wird im Bearbeiten-Modus eingefügt. 4. Ändern Sie die Bezeichnung um in "Dokumente" und bestätigen Sie mit der Return-Taste. Alternativ können Sie die Bezeichnung auch in den Eigenschaften ändern. Schritt II: Untergeordnete Dokumentenablageorte anlegen 1. Markieren Sie den Dokumentenablageort "Dokumente". AENEIS Tutorium 52

55 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 3. Wählen Sie den Kontextmenü-Befehl "Neu Dokumentenablageort". Der Dokumentenablageort wird im Bearbeiten-Modus eingefügt. 4. Ändern Sie die Bezeichnung um in "Vertriebsdokumente" und bestätigen Sie mit der Return-Taste. 5. Legen Sie nun zwei weitere, dem Dokumentenablageort Vertriebsdokumente untergeordnete Dokumentenablageorte an, indem Sie ihn markieren und den Kontextmenü-Befehl Neu Dokumentenablageort wählen. Legen Sie an: 6. Allgemeine Dokumente 7. Formulare Abbildung 7-1: Dokumentenablageorte 7.2 Dokument anlegen Nun legen Sie Dokumente für die Dokumentenablageorte an. Dazu ziehen Sie ein Dokument aus dem Windows Explorer auf den Dokumentenablageort. 1. Positionieren Sie AENEIS und den Windows Explorer so, dass Sie sowohl den Dokumentenablageort, für den Sie den Verweis erstellen, als auch das Dokument im Windows Explorer sehen. 2. Ziehen Sie das Dokument bei gedrückt gehaltener linker Maustaste aus dem Windows Explorer auf den Ziel-Dokumentenablageort. Ergebnisse: Hinweis: Sie können auch mehrere Dokumente auf einmal auswählen und anlegen, indem Sie im Explorer die Taste <Strg> beim Markieren der Dokumente gedrückt halten und sie anschließend ins AENEIS ziehen. AENEIS Tutorium 53

56 Es wird automatisch eine "Externe Referenz" mit einem Verweis auf das Dokument erstellt. Die externe Referenz wird automatisch nach dem Dokument benannt. Abbildung 7-2: Externe Referenz 'Vertriebsstrategie.doc' In der Sicht Eigenschaften der Externen Referenz wird im Feld Dateiname der Pfad zum Dokument angezeigt: Dokumente neu anlegen Sie können Dokumente wie z. B. "Externe Referenz", "Formular" usw. auch neu in der Modellübersicht anlegen. In diesem Fall ist das Dokument zunächst ein reines AENEIS-Objekt, für das noch kein Dokument hinterlegt ist. Bei Bedarf können Sie es mit einem Dokument verknüpfen, indem Sie im Feld "Dateiname" ein existierendes, externes Dokument zuweisen. Legen Sie nun ein neues Auftrags-Formular an: Schritt I: Formular anlegen 1. Markieren Sie den Dokumentenablageort Formulare. 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 3. Wählen Sie den Kontextmenü-Befehl Neu Formular. 4. Geben Sie als Bezeichnung Auftragsformular ein und bestätigen Sie mit der Return-Taste. Alternativ können Sie die Bezeichnung auch in den Eigenschaften ändern. Abbildung 7-3: Formular 'Auftragsformular' AENEIS Tutorium 54

57 Schritt II: Formular mit der externen Referenz verknüpfen 1. Markieren Sie das Formular "Auftragsformular". 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 3. Wählen Sie den Kontextmenübefehl "Eigenschaften". Der Dialog "Eigenschaften" öffnet sich. 4. Klicken Sie in das Feld Dateiname und darin auf die Erweiterungs-Schaltlfäche öffnet sich der Dialog "Öffnen (page 153)". 5. Wählen Sie eine externe Datei aus. 6. Bestätigen Sie den Dialog mit "Öffnen". Die externe Datei ist dem Formular "Auftragsformular" zugewiesen.. Es Hinweis: Aus Sicherheitsgründen ist es nicht möglich, tatsächliche Verweise auf lokale Dateien zu erstellen (z.b. C:\\Eigene Dateien\Dokument.doc). Wählen Sie ein Netzlaufwerk oder einen Internet-Rechner, der für den Personenkreis, der ggf. auf die Dokumente zugreifen soll, erreichbar ist. 7.3 Externes Dokument öffnen Externe Dokumente lassen sich von AENEIS 5 heraus öffnen. 1. Markieren Sie in der Modellübersicht das externe Dokument Vertriebsstrategie.doc. 2. Zum Öffnen des Dokuments können Sie entweder mit der rechten Maustaste den Kontextmenübefehl Öffnen <Pfad und Name des Dokuments> anklicken oder einen Doppelklick auf die externe Datei machen. 3. Ergebnis: Das Dokument wird mit einem entsprechenden Programm geöffnet und angezeigt. AENEIS Tutorium 55

58 8 So verknüpfen Sie die Dokumente mit den Prozessen In diesem Kapitel lernen Sie: Schnittstellen/Parameter für Aktivitäten anlegen (Input-/Output-Informationen) Verlauf von Parametern modellieren Die in der vorigen Lektion angelegten Dokumente können Sie nun mit Prozessen verknüpfen, indem Sie sogenannte Parameter im BPMN-Diagramm erzeugen. Parameter sind Schnittstellen-Informationen, die der Output einer Aktivität und wiederum der Input einer anderen Aktivität sein können. Diese Informationen und deren Verlauf lassen sich im BPMN-Diagramm darstellen. 8.1 Parameter anlegen Die Parameter können im BPMN-Diagramm direkt per Drag und Drop erzeugt werden. Voraussetzung dafür ist, dass die erforderlichen Dokumenten-Objekte in der Modellübersicht angelegt sind. Für die Verwendung als Parameter spielt es keine Rolle, ob das Dokument mit einem Dateipfad versehen wurde oder nicht. Gehen Sie vor wie folgt: 1. Öffnen Sie das BPMN-Diagramm des Prozesses Auftragsabwicklung. 2. Klicken Sie in der Symbolleiste des BPMN-Diagramms auf die Bleistift-Schaltfläche Eigenschaften. Es öffnet sich der Dialog "Eigenschaften" des BPMN-Diagramms. AENEIS Tutorium 56

59 3. Stellen Sie sicher, dass die Option "Schnittstelle anzeigen" aktiviert ist. Nur dann werden die Schnittstellen im BPMN-Diagramm angezeigt. 4. Markieren Sie in der Modellübersicht das Formular Auftragsformular. 5. Ziehen Sie mit der linken Maustaste das Formular mittig auf die Aufgabe "Auftrag entgegennehmen" im BPMN-Diagramm. Somit werden bei der Aufgabe zwei Parameter-Shapes angelegt: eines für Eingabe/Input, das andere für Output/Ausgabe. AENEIS Tutorium 57

60 Abbildung 8-1: Input- und Output-Parameter einer Aktivität Info: Wenn Sie das Formular dagegen auf das vordere Drittel der Aufgabe ziehen, wird lediglich ein Input-Parameter angelegt. Ziehen Sie das Formular auf das rechte Drittel, wird nur ein Output-Parameter erzeugt. Werden Parameter mehrfach im Laufe des Prozesses verwendet, kann dieser Informationsfluss auch grafisch verdeutlicht werden (siehe folgende zwei Abbildungen). Modellieren Sie nun einen Informationsfluss für das Formular "Auftragsformular": 1. Klicken Sie in der Symbolleiste des BPMN-Diagramms auf die Bleistift-Schaltfläche Eigenschaften. Es öffnet sich der Dialog "Eigenschaften" des BPMN-Diagramms. 2. Stellen Sie sicher, dass die Option "Verbindung zwischen Parametern zeigen" aktiviert ist. AENEIS Tutorium 58

61 3. Ziehen Sie den Output-Parameter der Aufgabe "Auftrag entgegennehmen" bei gedrückt gehaltener Maustaste mittig auf die Verzweigung. Für diese wird ein Input- und ein Output-Parameter angelegt. AENEIS Tutorium 59

62 3. Durch Ziehen der Parameter auf andere, auch nicht direkt nachfolgende Aufgaben können Sie den weiteren Verlauf der Parameter modellieren. AENEIS Tutorium 60

63 9 So verknüpfen Sie vorhandene Modellobjekte miteinander In diesem Kapitel lernen Sie: Anlegen von Verweislisten Verweise zu Modellobjekten erstellen Beispiel: wie Sie von einer Prozessgruppe auf "mitgeltende Dokumente" verweisen In AENEIS kann zu jedem Objekt der Datenbank eine Verknüpfung zu allen anderen Objekten hergestellt werden. Dazu sind zwei Schritte notwendig: 1. Zunächst wird eine Verweisliste angelegt. 2. Dann erfolgt die Verknüpfung zu einem oder mehreren bestehenden Modellobjekten. In dieser Lektion erstellen Sie für eine Prozessgruppe eine Verweisliste, die auf mitgeltende Dokumente für diese Prozessgruppe verweist. 9.1 Verweisliste anlegen Zum Erstellen einer Verweisliste gehen Sie vor wie folgt: 1. Markieren Sie in der Modellübersicht die Prozessgruppe Vertriebsprozesse. 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 3. Wählen Sie den Kontextmenü- Befehl Neu Verweislisten Verweisliste. 4. Geben Sie als Bezeichnung für die Verweisliste "Mitgeltende Dokumente" ein und bestätigen Sie mit Return. - Alternativ können Sie die Bezeichnung auch in den Eigenschaften definieren. - Die Verweisliste ist erstellt. AENEIS Tutorium 61

64 Abbildung 9-1: Verweisliste 'Mitgeltende Dokumente' 9.2 Verweis auf Modellobjekte anlegen 1. Markieren Sie die Verweisliste "Mitgeltende Dokumente". 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 3. Wählen Sie den Kontextmenübefehl Neu Verweis(e) erstellen. Es öffnet sich der Dialog Verweis hinzufügen (page 152). 4. Wählen Sie aus dem Feld Kategorie den Eintrag Externe Referenz. 5. Wählen Sie das Dokument Vertriebsstrategie. AENEIS Tutorium 62

65 Tipp: Durch Gedrückthalten der STRG-Taste können bei Bedarf auch mehrere Verweisobjekte gleichzeitig ausgewählt werden. 5. Schließen Sie den Dialog mit Klicken auf die Schaltfläche Auswählen. Die Externe Referenz "Vertriebsstrategie.doc" wird in die Verweisliste "Mitgeltende Dokumente" eingefügt. Im Gegensatz zu den zuvor beschriebenen Parametern handelt es sich hierbei nicht um Schnittstellen-Informationen. Während Schnittstellen-Informationen zwischen den Aktivitäten verlaufen und außer Dokumente auch andere konkrete Informationseinheiten oder Sachmittel darstellen können, dienen Verweislisten lediglich sozusagen als Container für Verweise auf andere Objekte beliebiger Kategorien. AENEIS Tutorium 63

66 Abbildung 9-2: Mitgeltendes Dokument Hinweis: Der im Symbol der ausgewählten Referenz angezeigte gelbe Pfeil weist darauf hin, dass es sich hierbei nicht um das originäre Dokument handelt, sondern um eine Referenz. Die Anzeige können Sie beliebig ein- und ausschalten in den Systemeinstellungen. Öffnen Sie die Systemeinstellungen mit dem Menübefehl Extras Optionen und aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Feld Links im Baum hervorheben. AENEIS Tutorium 64

67 10 So hinterlegen Sie formatierte Texte In diesem Kapitel lernen Sie: Texte in Anmerkungs-Registerkarten hinterlegen Anmerkungstexte formatieren (Schriftart, Farbe, Hervorhebung) eine Grafik in die Registerkarte "Anmerkungen" einfügen In der Grundeinstellung der AENEIS-Datenbanken wurde für alle Objekt-Kategorien eine Registerkarte Anmerkung eingerichtet, so dass sich bei jedem Objekt formatierbare Texte hinterlegen lassen. In dieser Lektion fügen Sie Anmerkungen für die Entscheidungs-Aktivität des modellierten Prozesses ein und formatieren diese anschließend Symbolleiste "Format" einblenden Zur schnelleren Formatierung der Anmerkungstexte schalten Sie die Formatierungs-Symbolleiste ein, sofern sie noch nicht aktiviert ist: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle in der Symbolleiste und klicken in der aufgeklappten Liste der Symbolleiste auf den Eintrag Format. AENEIS Tutorium 65

68 2. Die Symbolleiste Format wird eingeblendet. Die Formatierungs-Schaltflächen werden dann aktiviert, wenn der Cursor in der Registerkarte Anmerkungen positioniert ist Anmerkungen hinterlegen So hinterlegen Sie eine Anmerkung für eine Entscheidung: 1. Öffnen Sie das BPMN-Diagramm des Prozesses "Auftragsabwicklung". 2. Markieren Sie die Verzweigung Auftrag akzeptiert?. 3. Öffnen Sie die Sicht Eigenschaften (detailliert) mit dem Menübefehl Ansicht Sichten Eigenschaften (detailliert). 4. Aktivieren Sie die Registerkarte Anmerkungen. In diese Registerkarte können Sie freien Text eingeben. Geben Sie den Text "Die Entscheidung über den eingegangenen Auftrag soll innerhalb von 2 Werktagen gefallen sein". AENEIS Tutorium 66

69 10.3 Schriftfarbe und -auszeichnung festlegen Nun formatieren Sie die Anmerkung mit Schriftfarbe und auszeichnung: 1. Markieren Sie den Text in der Registerkarte Anmerkung. 2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Zeichen erscheint. 3. Wählen Sie die Schriftart "Arial" aus 4. Wählen Sie den Schriftschnitt "Bold" aus. 5. Wählen Sie den Schriftgrad "2 (10 pt)" aus. Schriftart festlegen. Der Dialog 6. Zum Definieren einer Schriftfarbe klicken Sie auf die Schaltfläche Wählen und wählen im Farbauswahldialog eine dunkelblaue Farbe aus. AENEIS Tutorium 67

70 7. Bestätigen Sie die Dialoge zum Abschluß mit OK Grafik in die Registerkarte "Anmerkung" einfügen Fügen Sie eine Grafik in die Registerkarte "Anmerkung" ein. Damit die Grafik direkt in der Anmerkung dargestellt werden kann, wählen Sie eine Grafik der Typen SVG, JPG oder GIF. Die eingefügte Grafik wird direkt in der AENEIS-Datenbank abgelegt. Zum Einfügen der Grafik gehen Sie vor wie folgt: 1. Öffnen Sie im Windows-Explorer den Ordner, in dem die einzufügende Grafik abgelegt ist. AENEIS Tutorium 68

71 2. Positionieren Sie das AENEIS-Programmfenster und den Windows-Explorer nebeneinander. 3. Setzen Sie den Cursor in der Registerkarte "Anmerkung" an die Position, an der Sie die Grafik einfügen wollen. 4. Gehen Sie vor wie zuvor für das Einfügen von Dokumenten beschrieben: Ziehen Sie die Grafikdatei bei gedrückt gehaltener linker Maustaste aus dem Windows Explorer in die Registerkarte "Anmerkung" in AENEIS. 5. Ergebnis: Die Grafik wird direkt in der Registerkarte "Anmerkung" angezeigt und ist in der Aeneis-Datenbank gespeichert. Mit den Markierungspunkten am Bildrand können Sie das Bild größer und kleiner ziehen. AENEIS Tutorium 69

72 11 So versionieren Sie Modellobjekte In diesem Kapitel lernen Sie: eine Version erstellen eine Version prüfen eine Version freigeben Hinweis: Diese Lektion ist ab der AENEIS 5-Version Professional durchführbar. Für jedes einzelne Objekt lassen sich Versionen erstellen. Somit können unterschiedliche Versions- und damit Informationsstände von Objekten dokumentiert und archiviert und die Versionsstände aufgerufen werden. Workflow-Funktionen erlauben das Durchlaufen einer Version in einem Freigabe-Workflow, der sich von der Versionserstellung über die Prüfung bis zur Freigabe bzw. Zurückweisung der Version erstreckt. Zu jedem Schritt im Freigabe-Workflow lässt sich ein Beschreibungstext für die Version eingeben. Hinweis: Die hier beschriebene Versionierung bezieht sich auf die standardmäßige Versionierung von Objekten. Das bedeutet, dass Sie die Empfehlung annehmen, die AENEIS zur Versionierung untergeordneter Objekte gibt. Eine ausführliche Beschreibung der Versionierung erhalten Sie im AENEIS-Anwenderhandbuch. Die Versionierung und ihr Freigabe-Workflow gestalten sich konzeptionell folgendermaßen: 1. An einem Objekt (z.b. an einem Prozess) werden Änderungen vorgenommen. Damit der modifizierte Prozess sozusagen offiziell wird, muss dieser in einem Freigabe-Workflow versioniert, geprüft und freigegeben werden. Dazu wird eine Version des Objekts erstellt. Das Objekt befindet sich somit im Freigabe-Workflow und ist zur Bearbeitung für alle Benutzer gesperrt. 2. Ein berechtigter Anwender prüft das geänderte Objekt. Er kann entweder das Objekt als erfolgreich geprüft erklären, indem er die Version in AENEIS mit der Eigenschaft erfolgreich geprüft kennzeichnet oder der Anwender kann die Änderungen ablehnen und die Version als zurückgewiesen kennzeichnen. AENEIS Tutorium 70

73 3. Ein Anwender mit Berechtigung für die Freigabe einer Objektversion nach erfolgreicher Prüfung kann entweder die Version des Objekts unwiderrufbar freigeben oder die Objektversion zurückweisen, d. h. es ist damit nicht freigegeben und kann gelöscht werden. In dieser Lektion erstellen Sie für den Prozess Auftragsabwicklung eine erste Version und geben sie frei. Anschließend nehmen Sie eine Änderung für den Prozess vor, hier eine Namensänderung, und legen eine zweite Version für den Prozess an Version erstellen Sie erstellen nun eine neue Version für den Prozess: 1. Markieren Sie den Prozess Auftragsabwicklung in der Modellübersicht. 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 3. Wählen Sie den Kontextmenü-Befehl "Version erstellen". Der Dialog Version erstellen erscheint und zeigt die Registerkarte Version an. 4. Geben Sie einen Namen für die Version ein. AENEIS vergibt automatisch eine Nummer, die Sie aber ändern können. Geben Sie V1 ein. AENEIS Tutorium 71

74 5. Geben Sie den Beschreibungstext Erste Version in das Textfeld Beschreibung ein. Die Eingabe eines Textes ist obligatorisch. 6. Klicken Sie nun auf die Registerkarte Auswahl. Sie sehen, dass das zu versionierende Objekt sowie seine zu- und untergeordneten Objekte aufgelistet sind, die z.t. ausgewählt sind. Die Auswahl bewirkt, dass diese Objekte mit versioniert werden. Die Auswahl hat AENEIS automatisch aufgrund des Verhältnisses zwischen dem Objekt und den anderen Objekten vorgenommen. Sie lässt sich verändern, hier belassen Sie jedoch die Auswahl. AENEIS Tutorium 72

75 7. Erstellen Sie nun die Version mit Klicken auf die Schaltfläche Version erstellen. Der Prozess und seine Aktivitäten werden mit einem Uhr-Symbol gekennzeichnet. Das Symbol weist darauf hin, dass sich das Objekt im Freigabe-Workflow der Versionierung befindet. AENEIS Tutorium 73

76 In der Fußzeile erscheint die Meldung: Die Meldung macht darauf aufmerksam, dass sich das Objekt im Freigabe-Workflow befindet und aus diesem Grund zur Bearbeitung gesperrt ist. 8. In der Sicht Historie werden die Versionen eines Objekts und seine im Freigabe-Workflow hinterlegten Informationen tabellarisch aufgelistet. Zeigen Sie die Sicht Historie an, indem Sie in der Symbolleiste auf den Pfeil der Schaltfläche Sichten klicken und den Eintrag Historie wählen. AENEIS Tutorium 74

77 Die Sicht "Historie" wird im gleichen Fenster wie die Sicht "Eigenschaften (detailliert)" angezeigt. Die Sicht zeigt die eingegebenen und vorhandenen Informationen zum versionierten Objekt an. Das Objekt befindet sich nun im Freigabe-Workflow und wird im nächsten Schritt geprüft. AENEIS Tutorium 75

78 11.2 Version prüfen Die Version wird geprüft und anschließend mit dem Status erfolgreich geprüft oder zurückgewiesen versehen. Wir gehen hier davon aus, dass der Prüfer die gleiche Person ist wie der Ersteller. Ebenso nehmen wird an, dass die Prüfung erfolgreich verläuft: 1. Markieren Sie den Prozess Auftragsabwicklung mit der rechten Maustaste und wählen Sie den Kontextmenü-Befehl "Prüfung erfolgreich abschließen". Der Dialog Prüfung erfolgreich abschließen erscheint. 2. Geben Sie einen Beschreibungstext in das Feld Prüfergebnis ein. Die Eingabe eines Textes ist obligatorisch. 3. Weisen Sie der Version nun den Status erfolgreich geprüft zu, indem Sie den Dialog mit der Schaltfläche Prüfung erfolgreich abschließen schließen. Die Sicht Historie zeigt nun die Daten der Prüfung in den entsprechenden Spalten an. AENEIS Tutorium 76

79 11.3 Version freigeben In diesem Schritt wird die neue Version freigegeben. Nach der Freigabe stellt die Version die aktuell gültige Version des Objekts dar. 1. Markieren Sie den Prozess Auftragsabwicklung in der Modellübersicht mit der rechten Maustaste und wählen den Kontextmenü-Befehl "Version freigeben". Der Dialog Version freigeben erscheint. AENEIS Tutorium 77

80 2. Geben Sie einen Beschreibungstext in das Feld Freigabeergebnis ein. Die Eingabe eines Textes ist auch hier obligatorisch. Optional können Sie das Freigabedatum im Feld Freigegeben am ändern. AENEIS zeigt dort standardmäßig das aktuelle Datum und Uhrzeit an. 3. Geben Sie die Version frei, indem Sie auf die Schaltfläche Version freigeben klicken und die Rückfrage mit OK bestätigen. Der Prozess Auftragsabwicklung und seine Aktivitäten werden in der Modellübersicht mit farbigen Datenbank-Symbolen versehen, welche das Objekt als versioniert kennzeichnen. Dabei handelt es sich um die Arbeitskopie-Version, die das Bearbeiten des versionierten Objekts erlaubt. Bei unversionierten Objekten stellt die Arbeitskopie zugleich die einzige Version dar. Die Symbole haben die folgende Bedeutung: Das grüne Datenbank-Symbol kennzeichnet das Objekt als eigenständig versioniert. Das orangefarbene Datenbank-Symbol kennzeichnet das Objekt als zusammen mit einem anderen Objekt versioniert. Es ist also nicht eigenständig versioniert. Die Sicht Historie zeigt nun auch die Freigabe-Informationen an Zweite Version erstellen Erstellen Sie nun eine zweite Version für den Prozess: 1. Benennen Sie dazu den Prozess in Auftragsmanagement um. Da das Objekt automatisch als Arbeitskopie angezeigt wird, ist die Bearbeitung sofort möglich. 2. Erstellen Sie wie zuvor beschrieben die zweite Version für den Prozess und geben Sie ihn frei. Der Prozess wird nun als Auftragsmanagement als Arbeitskopie in der Modellübersicht angezeigt. Hinweis: Es ist auch möglich, das Objekt direkt nach der Erstellung der Version freizugeben. Der Prüfungsschritt ist also nicht zwingend erforderlich. AENEIS Tutorium 78

81 Die Sicht Historie listet außerdem die Änderungen auf, die zwischen der aktuellen Arbeitskopie und der Versionen vorgenommen wurde, hier: die Umbenennung des Prozesses. Im nächsten Schritt erfahren Sie, wie die einzelnen Versionen von Objekten angezeigt werden können Versionen anzeigen In diesem Schritt werden Sie die unterschiedlichen Versionen eines Objekts anzeigen. 1. Markieren Sie den Prozess in der Modellübersicht. 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 3. Wählen Sie den Kontextmenü-Befehl Version anzeigen. Eine Liste mit allen verfügbaren Versionen des Objekts wird aufgeklappt. Sie sehen, dass es neben der Arbeitskopie (farbig unterlegt und somit als aktiv gekennzeichnet) noch den Erstellungsmodus gibt (nicht relevant in diesem Tutorium) sowie die beiden erstellten Versionen #1 und #2. 4. Wählen Sie die Version #1. Die Version und ihre Aktivitäten werden in fetter Schrift in der Modellübersicht angezeigt. Sie sehen, dass die alte Bezeichnung Auftragsabwicklung, die zum Zeitpunkt der Erstellung der ersten Version gültig war, angezeigt wird. Somit lassen sich alte Versionsstände aufrufen. AENEIS Tutorium 79

82 Freigegebene Versionen sind nicht bearbeitbar. Änderungen an einem versionierten Objekt sind nur in der Arbeitskopie und im Erstellungsmodus möglich. AENEIS Tutorium 80

83 12 So erstellen Sie Shapevorlagen (Optionales Modul) In diesem Kapitel lernen Sie: ein neues Shape erstellen und den Aufbau eines Shapes gestalten Informationsfelder einfügen das Layout gestalten (Zellengröße, Schrift, Farbe, Rahmen) die Shapevorlage den Diagrammen zuweisen die Shapevorlage in der Zeichnung anzeigen Hinweis: Für die Verwendung des AENEIS Shape Editors benötigen Sie eine Lizenz für die Zusatzkomponente "Shape Editor". Das optionale Modul AENEIS Shape Editor bietet die Möglichkeit, eigene benutzerdefinierte Shapevorlagen zu erstellen, die in verschiedenen Diagrammtypen verwendet werden können. Gestaltung, Layout und Informationsgehalt der Vorlagen lassen sich individuell definieren. Je nach Diagrammtyp können Sie festlegen, welche Shapevorlagen zur Auswahl stehen sollen. Die Verwaltung der Shapevorlagen erfolgt je Datenbank. In dieser Lektion erstellen Sie ein neues Prozess-Shape, gestalten es und stellen es für BPMN-Diagramme zur Auswahl. In der nachfolgenden Beschreibung verwenden wir der Einfachheit halber für den Begriff Shapevorlage den Ausdruck Shape Neues Shape erstellen Zum Erstellen eines neuen Shapes gehen Sie so vor: 1. Zeigen Sie die Sicht Shape Verwaltung an, indem Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Sichten klicken und die Shape Verwaltung wählen. 2. Markieren Sie in der Shape Verwaltung den Eintrag Shapes. 3. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. AENEIS Tutorium 81

84 4. Wählen Sie den Kontextmenü-Befehl Neu Neues Shape. Das Shape wird am Ende der Liste der Shapes im Bearbeiten-Modus eingefügt. 5. Geben Sie "Prozess" als Bezeichnung ein und bestätigen Sie mit "Return". Alternativ können Sie die Bezeichnung auch in den Eigenschaften ändern. AENEIS Tutorium 82

85 12.2 Informationsfelder hinzufügen Gestaltung, Layout und Informationsfelder nehmen Sie in der Sicht Shape Editor in Verbindung mit der Sicht Eigenschaften vor. Der Shape-Editor zeigt das Arbeitsblatt zum Gestalten des Shapes an. Die Layout-Werte werden in der Sicht Eigenschaften eingestellt. Zum Hinzufügen von Informationsfeldern gehen Sie so vor: 1. Öffnen Sie die Sicht Shape-Editor, indem Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Sichten klicken und die Sicht "Shape-Editor" auswählen. 2. Markieren Sie in der Shape Verwaltung das Shape "Prozess" zum Anzeigen seiner Eigenschaften im Shape-Editor. 3. Das Arbeitsblatt im Shape Editor ist tabellarisch aufgebaut, ähnlich wie der Aufbau eines Arbeitsblattes in einer Tabellenkalkulation. Um links oben im Shape die ID des Prozesses zu platzieren, gehen Sie vor wie folgt: 1. Klicken Sie in die Zelle A1, so dass diese markiert ist. 2. Wählen Sie aus der Symbolleiste des Shape-Editors die Schaltfläche Feld einfügen. Eine Liste wird geöffnet. 3. Wählen Sie aus der Liste den Eintrag Id. Das Feld Id wird im Feld A1 angezeigt. AENEIS Tutorium 83

86 4. Fügen Sie mit der gleichen Vorgehensweise die folgenden Felder hinzu: Zelle B1: Feld Verantwortlich (Kurzbezeichnung) Zelle C1: Feld Button zum Anzeigen von untergeordneten Zeichnungen Zelle A2: Feld Bezeichnung Zeile 3 des Arbeitsblatts wird nicht benötigt. Löschen Sie die Zeile 3 wie folgt: 5. Markieren Sie den Zeilen-Kopf der Zeile Klicken Sie in der Symbolleiste die X-Schaltfläche Rückfrage gelöscht. Zeile löschen. Die Zeile wird ohne 12.3 Zellengröße einstellen Höhe und Breite der Zellen können manuell eingestellt werden. Prinzipiell verfahren Sie hierbei wie folgt: AENEIS Tutorium 84

87 1. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf die Trennlinie zwischen den Zeilen bzw. den Spalten. Der Mauszeiger zeigt nun einen Doppelpfeil an. 2. Ziehen Sie den Doppelpfeil bei gedrückt gehaltener linker Maustaste in die gewünschte Richtung. Vergrößern Sie mit dieser Vorgehensweise die Breite der ersten Spalte des Arbeitsblatts Zellausdehnung festlegen Ein Informationsfeld kann sich über mehrere Zeilen bzw. Spalten ausdehnen. In unserem Beispiel soll sich das Feld Bezeichnung horizontal über alle drei Spalten ABC-2 ausdehnen. Dazu gehen Sie so vor: 1. Markieren Sie die Zelle A2 (Bezeichnung) im Shape-Editor. 2. Zeigen Sie die Sicht Eigenschaften an. 3. Geben Sie im Bereich Layout in das Feld "Horizontale Zellausdehnung" den Wert "3" ein. 4. Drücken Sie die Taste <Eingabe>. Das Feld "Bezeichnung" erstreckt sich nun über alle drei Spalten ABC-2. AENEIS Tutorium 85

88 12.5 Schriftfarbe und -art festlegen Für jede Zelle lässt sich eine individuelle Schriftfarbe und -art festlegen. Dazu gehen Sie so vor: 1. Stellen Sie sicher, dass die Sicht "Eigenschaften" geöffnet ist. 2. Markieren Sie die Zelle A1 (ID). 3. Klicken Sie in der Sicht Eigenschaften auf das Feld Schriftfarbe und dann auf den Auswahlpfeil am rechten Rand des Felds. Eine Farbauswahl-Box wird geöffnet. 4. Wählen Sie die Farbe Weiß aus. Die Schriftfarbe ist ausgewählt. 5. Setzen Sie nun die Schrift fett, indem Sie in der Sicht Eigenschaften auf das Feld Schrift klicken und dann auf die Erweiterungsschaltfläche "...". Der Dialog "Schriftart bearbeiten " wird geöffnet. 6. Aktivieren Sie die Option fett und bestätigen Sie mit OK. AENEIS Tutorium 86

89 7. Legen Sie mit der gleichen Vorgehensweise für die restlichen Informationsfelder die Schriftfarbe Dunkelblau fest Hintergrundfarbe einstellen Legen Sie nun die Hintergrundfarbe für die Zellen fest. Dazu gehen Sie so vor: 1. Markieren Sie im Shape Editor das Feld A1( Id). 2. Stellen Sie sicher, dass die Sicht "Eigenschaften" geöffnet ist. 3. Klicken Sie in das Feld Hintergrundfarbe und dann auf die Erweiterungs-Schaltfläche "...". Es öffnet sich der Dialog "Einen Farbverlauf erstellen". 4. Wählen Sie die Option "einfarbig" und im Farbdialog (Feld "Erste Farbe") eine dunkelblaue Farbe aus. Das Feld wird mit der angezeigten Farbe dargestellt. 5. Stellen Sie mit der gleichen Vorgehensweise für die Zellen B1 (Verantwortlich Kurzbezeichnung) und C1 (Button zum Anzeigen von untergeordneten Zeichnungen) eine hellblaue Hintergrundfarbe ein. 6. Wählen Sie für das Feld ABC-2 (Bezeichnung) eine hellgraue Hintergrundfarbe aus Ausrichtung der Schrift Das Feld A1 (Id) soll linksbündig innerhalb der Zelle ausgerichtet werden. Dazu gehen Sie so vor: 1. Markieren Sie das Feld A1(Id) im Shape-Editor. 2. Stellen Sie sicher, dass die Sicht "Eigenschaften" geöffnet ist. 3. Klicken Sie auf das Auswahlfeld "Ausrichtung horizontal" und wählen Sie den Eintrag linksbündig Rahmenlinien setzen Die einzelnen Zellenränder sollen mit schwarzen Rahmenlinien versehen werden. Dazu gehen Sie so vor: 1. Stellen Sie sicher, dass die Sicht "Eigenschaften" geöffnet ist. 2. Markieren Sie die Zelle A1 (Id). 3. Klicken Sie in das Feld Rahmen und dann auf die Erweiterungsschaltfläche "...". Es öffnet sich der Dialog "Zellenrahmen einstellen". 4. Stellen Sie für alle Rahmen-Linien (oben, unten, links, rechts) den Wert 0,1" ein. AENEIS Tutorium 87

90 5. Schließen Sie den Dialog mit OK. Eine Vorschau der festgelegten Werte wird im nebenstehenden Rahmen angezeigt. 6. Stellen Sie dieselben Rahmenwert auch für die anderen Zellen B1, C1 und ABC-2 ein. Denken Sie daran, dass Sie für nebeneinander stehende Zellen nur eine Rahmen-Linie definieren müssen. Damit haben Sie die Gestaltung des Shapes abgeschlossen Shape auswählbar machen In diesem Schritt legen Sie fest, in welchen Diagrammtypen das Prozess-Shape verfügbar sein soll. Das neue Shape soll für BPMN-Diagramme zur Auswahl stehen. Dazu gehen Sie vor wie folgt: 1. Stellen Sie sicher, dass die Sicht Shape Verwaltung geöffnet ist. 2. Öffnen Sie den Eintrag Diagramme. 3. Öffnen Sie darunter den Eintrag BPMN-Diagramm. 4. Markieren Sie darunter den Eintrag Aktivitäten allgemein. 5. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 6. Wählen Sie den Kontextmenü-Befehl Neu Prozess für diese Node verfügbar machen. Es öffnet sich der Dialog "Verweis hinzufügen (page 152)". 7. Wählen Sie die Kategorie "Zeichnungsobjekt" und klicken Sie auf Suchen. Eine Liste mit Shapes wird angezeigt. AENEIS Tutorium 88

91 8. Wählen Sie das Shape Prozess. 9. Schließen Sie den Dialog mit "Auswählen". 10. Ergebnis: Das Prozess-Shape ist nun dem Diagrammtyp "BPMN-Diagramm" zugewiesen und kann in BPMN-Diagrammen ausgewählt werden. In der nächsten Lektion nehmen Sie die Zuweisung des neuen Shapes "Prozess" im BPMN-Diagramm vor. AENEIS Tutorium 89

92 13 So gestalten Sie Prozesse und Prozesslandkarten In diesem Kapitel lernen Sie: Hintergrundfarbe für Swimlanes einstellen (Funktion "Standardfarbe") Hintergrundfarbe für Shapes festlegen Linienfarbe definieren Linienstärke einstellen ein anderes Shape für die Anzeige in Diagrammen auswählen Prozesslandkarte erstellen Layout der Prozesslandkarte gestalten in den Vollbildmodus wechseln AENEIS 5 bietet umfangreiche Möglichkeiten zum Anpassen des Layouts nicht nur für Hierarchiediagramme, sondern auch für BPMN-Diagramme. In dieser Lektion gestalten Sie das Layout des BPMN-Diagramms für den Prozess "Auftragsabwicklung". Zudem lernen Sie einen weiteren Typ von Zeichnung kennen, das sowohl für die Struktur- als auch für die Ablauforganisation zur Verfügung steht: das Freihanddiagramm Hintergrundfarbe für Swimlanes 1. Öffnen Sie das BPMN-Diagramm des Prozesses Auftragsabwicklung. 2. Markieren Sie die Swimlane Kunde. Diese wird mit blauen Markierungspunkten ver sehen. 3. Wählen Sie mit rechtem Mausklick den Kontextmenübefehl "Eigenschaften". Der Dialog "Eigenschaften" öffnet sich. 4. Klicken Sie im Bereich Zeichnungseinstellungen in das Feld Farbverlauf und dann auf die Erweiterungs-Schaltfläche geöffnet.. Der Dialog "Einen Farbverlauf erstellen" wird AENEIS Tutorium 90

93 5. Wählen Sie die Option einfarbig. 6. Wählen Sie aus dem Auswahlfeld Erste Farbe eine Farbe aus. 7. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der Schaltfläche OK. Die Swimlane wird nun in der ausgewählten Farbe angezeigt. 8. Weisen Sie auch den anderen Swimlanes eine Hintergrundfarbe zu mit der hier beschriebenen Methode Hintergrundfarbe für Aktivitäten Sie können nicht nur den Swimlanes sondern auch den Aktivitäten-Shapes eine Farbe zuweisen. Führen Sie diese Funktionalität an den beiden Ereignis-Aktivitäten des Prozesses "Auftragsabwicklung" und der Entscheidung aus: 1. Markieren Sie die Verzweigung "Auftrag akzeptiert?" 2. Die Hintergrundfarbe von Shapes wird ebenfalls in der Sicht Eigenschaften im Bereich "Zeichnungseinstellungen" mit dem Feld Farbverlauf festgelegt. (Dialog "Einen Farbverlauf erstellen".) 3. Wählen Sie die Hintergrundfarbe aus wie im vorigen Abschnitt beschrieben. Die Verzweigung wird in der gewünschten Farbe angezeigt. 4. Weisen Sie nun in gleicher Weise den Ereignissen "Start" und "Ende" eine Farbe zu. AENEIS Tutorium 91

94 13.3 Linienfarbe festlegen Auch die Verbinder lassen sich farbig gestalten. 1. Markieren Sie den Verbinder, der das Start-Ereignis mit der Aufgabe Auftrag erteilen verbindet. Der Verbinder wird mit blauen Markierungspunkten versehen. 2. Klicken Sie in der Sicht "Eigenschaften" im Bereich Zeichnungseinstellungen in das Feld Linienfarbe und dann auf die Erweiterungsschaltfläche.... Es öffnet sich der Dialog " Einen Farbverlauf erstellen". 3. Aktivieren Sie die Option "einfarbig" und wählen Sie aus dem Feld "Erste Farbe" die Farbe "Grün" aus. Gestalten Sie mit dieser Methode alle anderen Verbinder bis zur Verzweigung in Grün. Um hierbei mehrere Verbinder gleichzeitig zu bearbeiten, gehen Sie vor wie folgt: 1. Markieren Sie alle gewünschten Verbinder nacheinander mit der linken Maustaste bei gleichzeitig gedrückt gehaltener Taste <Strg>. 2. Öffnen Sie die Sicht "Eigenschaften". - Hier ist es notwendig, über die Sicht "Eigenschaften" zu arbeiten und nicht über den Kontextmenü-Befehl "Eigenschaften", andernfalls fällt die Markierung heraus und es wird nur eine Linie bearbeitet. 3. Klicken Sie im Bereich "Zeichnungseinstellungen" in das Feld Linienfarbe und dann auf die Erweiterungsschaltfläche.... Es öffnet sich der Dialog "Einen Farbverlauf erstellen". 4. Aktivieren Sie die Option "einfarbig" und wählen Sie aus dem Feld "Erste Farbe" die Farbe "Grün" aus. Nutzen Sie die Mehrfachmarkierung, um mit der Farbgebung der Linien die beiden Entscheidungs-Zweige nach einer Verzweigungsraute farblich zu unterscheiden. 1. Stellen Sie für alle Verbinder des Entscheidungs-Zweiges "Ja" bis zum Ende des Prozesses ebenfalls die Farbe Grün ein. AENEIS Tutorium 92

95 2. Legen Sie für alle Verbinder des Entscheidungs-Zweiges "Nein" die Farbe Rot fest Linienstärke anpassen Im letzten Schritt verbreitern Sie die Linienstärke aller Verbinder. Sie können die Linienstärke entweder für jede Linie einzeln festlegen, die Mehrfachmarkierung verwenden, oder alle Linien auf einmal markieren. 1. Um alle Verbinder des Diagramms zu markieren, drücken Sie drei Mal hintereinander die Tasten-Kombination <Strg>+<A>. 2. Öffnen Sie die Sicht "Eigenschaften". 3. Klicken Sie im Bereich "Zeichnungseinstellungen" in das Feld "Linienstärke (mm)". 4. Geben Sie den Wert 0,5 ein und bestätigen Sie die Eingabe mit der Taste <Return>. Alle Verbinder erscheinen jetzt in dieser Stärke Ein anderes Shape zuweisen In der vorigen Lektion haben Sie ein benutzerdefiniertes Shape erstellt. Nun weisen Sie den Aufgaben im BPMN-Diagramm das neue Shape zu: 1. Markieren Sie alle Aufgaben im BPMN-Diagramm, indem Sie die Taste <Strg> beim Markieren gedrückt halten. 2. Stellen Sie sicher, dass die Sicht "Eigenschaften" geöffnet ist. AENEIS Tutorium 93

96 3. Klicken Sie im Bereich Zeichnungseinstellungen in das Feld Shape. Es öffnet sich eine Liste. 4. Wählen Sie Ihr in der vorigen Lektion erstelltes Shape Prozess aus. Alle Aufgaben werden nun mit dem gewählten Shape angezeigt Prozesslandkarte erstellen und gestalten Zusätzlich zur detaillierten ablauforientierten Darstellung in BPMN-Diagrammen können Sie Ihre Prozesslandschaft in übersichtlichen Prozesslandkarten darstellen, die das Verhältnis der Prozesse zueinander übersichtlich aufzeigen. In diesem Abschnitt erstellen Sie eine Prozesslandkarte für Ihre Prozessgruppen und Prozesse mit dem Zeichnungstyp Freihand-Diagramm. In einem Freihand- Diagramm können Sie Objekte aller Kategorien aus der Modellübersicht hereinziehen und frei platzieren Prozesslandkarte erstellen 1. Markieren Sie in der Modellübersicht die Prozessgruppe Geschäftsprozesse. 2. Wählen Sie den Menübefehl Neu Zeichnungen Freihand-Diagramm. Der Dialog " Eigenschaften " erscheint. 3. Belassen Sie die vorgeschlagene Bezeichnung und schließen den Dialog mit OK. Das Freihanddiagramm ist angelegt und zeigt eine noch leere Zeichenfläche an. 4. Ziehen Sie nun die Prozessgruppe Geschäftsprozesse aus der Modellübersicht auf eine beliebige Stelle im Diagramm. Das Shape "Geschäftsprozesse" ist angelegt. 5. Markieren Sie das Shape "Geschäftsprozesse" und ziehen Sie es mit Hilfe der Markierungspunkte größer und breiter. 6. Öffnen Sie die Sicht "Eigenschaften". AENEIS Tutorium 94

97 7. Sie können die Breite und Höhe des Shapes exakt festlegen. Markieren Sie das Shape "Geschäftsprozesse" und geben Sie in der Sicht Eigenschaften im Feld Breite den Wert 142 mm und im Feld Höhe den Wert 76 mm ein. 8. Ziehen Sie nun die drei untergeordneten Prozessgruppen "Managementprozesse, Businessprozesse und Supportprozesse" auf eine jeweils freie Stelle in der Zeichnung. 9. Ziehen Sie die drei Prozessgruppen in das Shape Geschäftsprozesse und ordnen Sie sie untereinander an. 10. Stellen Sie nun wie in Schritt 7 beschrieben für alle drei untergeordneten Prozessgruppen die Höhe 23 mm und für die Breite 121 mm ein. 11. Damit die drei Prozessgruppen horizontal bündig ausgerichtet sind, stellen Sie jeweils in der Sicht Eigenschaft im Feld X (mm) den gleichen Zahlenwert ein. AENEIS Tutorium 95

98 12. Ziehen Sie jetzt die Prozessgruppe Vertriebsprozesse auf eine freie Stelle im Diagramm. Das Shape "Vertriebsprozesse" ist angelegt. 13. Ziehen Sie das Shape "Vertriebsprozesse" in das Shape Businessprozesse und ordnen es linksbündig an. Ziehen Sie es höher und breiter. 14. Ziehen Sie den Prozess Auftragsmanagement auf eine freie Stelle und anschließend in den Vertriebsprozess. Da es sich hierbei um einen Prozess handelt, wird es mit einem anderen Shape angezeigt. (siehe Abbildung unten) Layout für die Prozesslandkarte gestalten In diesem Schritt gestalten Sie das Layout der Prozesslandkarte. Die Bearbeitung in der Sicht "Eigenschaften" im Abschnitt "Layout" ist für alle Typen von Diagrammen und Shapes gleich Shape-Überschrift linksbündig setzen Es ist Ihnen sicher aufgefallen, dass die Bezeichnung des Shapes "Geschäftsprozesse " überdeckt wird von den drei darin liegenden Prozessgruppen. Dem Shape "Geschäftsprozesse" ist die Shape-Vorlage "Blockpfeil Rechts" zugeordnet. Um das Shape "Blockpfeil Rechts" im Shape Editor so anzupassen, dass die Beschriftung links oben im Shape angezeigt wird, gehen Sie so vor: Schritt I: Die Shape-Vorlage "Blockpfeil-Rechts" um weitere Zellen erweitern AENEIS Tutorium 96

99 1. Zeigen Sie die beiden Sichten Shape Editor und Shape Verwaltung an. 2. Öffnen Sie in der Shape Verwaltung den Eintrag "Shapes". 3. Markieren Sie das Shape "Blockpfeil Rechts". 4. Klicken Sie im Shape Editor in die einzige Zelle A1 des Shapes. 5. Klicken Sie in den Zeilen-Kopf der Zeile 1 und erstellen Sie mit der +-Schaltfläche Zeile anhängen eine neue Zeile. 6. Klicken Sie in den Spalten-Kopf der Spalte "A" und erstellen Sie mit der +-Schaltfläche Spalte anhängen eine neue Spalte. Das Feld Bezeichnung befindet sich damit in der Zelle A1. Des weiteren gibt es die neuen Zellen "A2", "B1" und "B2". Schritt II: Die Ausrichtung der Zelle "A1 Bezeichnung" 1. Klicken Sie in die Zelle A1 Bezeichnung. 2. Öffnen Sie die Sicht Eigenschaften. 3. Wählen Sie im Feld Ausrichtung horizontal die Ausrichtung linksbündig. 4. Wählen Sie im Feld Ausrichtung vertikal die Ausrichtung oben. 5. Aktivieren Sie die Option Positionierbar. Damit lassen sich die Bezeichnungen in den Shapes mit der Maus markieren und verschieben. 6. Damit die Beschriftungen nicht direkt an den Shape-Rahmen platziert werden, geben Sie in die beiden Felder Bezeichner X-Abstand und Bezeichner Y-Abstand jeweils den Wert 2 ein und bestätigen mit der Taste <Eingabe>. 7. Ergebnis: Die Bezeichnungen werden oben links angezeigt. 8. Ggf. öffnen und schließen Sie nochmals Aeneis, damit die Änderungen angezeigt werden. AENEIS Tutorium 97

100 Fein-Positionierung des Shapes Schritt I: Neu Positionieren aller Shapes 1. Ziehen Sie das Shape Geschäftsprozesse so, dass es höher wird. 2. Markieren Sie mit gedrückter <STRG>-Taste alle darinliegenden Shapes, d. h. alle vier Prozessgruppen und den Prozess. 3. Schieben Sie die markierten Shapes mit der Maus oder mit den Pfeilen der Tastatur nach unten. Damit wird die Beschriftung der Geschäftsprozesse besser sichtbar. Schritt II: Die Schrift des Shapes "Geschäftsprozesse" vergrößern und mittig platzieren 1. Klicken Sie im Shape "Geschäftsprozesse zweimal auf die Beschriftung, so dass diese markiert ist. 2. Stellen Sie sicher, dass die Sicht "Eigenschaften" geöffnet ist. 3. Klicken Sie in das Feld Schriftart und dann auf die Erweiterungs-Schaltfläche Dialog "Schriftart bearbeiten" erscheint. 4. Nehmen Sie die Einstellungen wie in folgender Abbildung gezeigt vor:. Der AENEIS Tutorium 98

101 6. Schließen Sie den Dialog mit OK. Die Beschriftung wird in der gewählten Schriftart angezeigt. 7. Markieren Sie die Beschriftung des Shapes Geschäftsprozesse und verschieben diese in die horizontale Mitte des Shapes mit der Maus. Schritt III: Andere Fein-Positionierungen vornehmen 1. Setzen Sie die Bezeichnungen der anderen Prozessgruppen auf Schriftgröße 12 und des Prozesses auf Schriftgröße Ziehen Sie den Prozess Auftragsmanagement ggf. breiter, so dass kein Zeilenumbruch mehr besteht Diagramm farbig gestalten Abschließend werden allen Shapes und der gesamten Zeichnung noch Hintergrundfarben zugeordnet: Schritt I: Allen Prozessgruppen-Shapes einen Farbverlauf zuordnen 1. Markieren Sie das Shape "Geschäftsprozesse". 2. Stellen Sie sicher, dass die Sicht "Eigenschaften" geöffnet ist. 3. Klicken Sie im Bereich Zeichnungseinstellungen in das Feld Farbverlauf und dann auf die Erweiterungs-Schaltfläche geöffnet.. Der Dialog "Einen Farbverlauf erstellen" wird AENEIS Tutorium 99

102 4. Aktivieren Sie die Option "Farbverlauf". 5. Wählen Sie eine "Erste Farbe" und eine "Zweite Farbe" aus und bestätigen Sie mit OK. 6. Wählen Sie auch für die anderen vier Prozessgruppen einen beliebigen Farbverlauf. Schritt II: Dem Hintergrund der Zeichnung eine benutzerdefinierte Farbe zuordnen 1. Klicken Sie in der Zeichnung in eine freie Stelle, um den Fokus auf die Zeichnungseigenschaften zu setzen. 2. Klicken Sie im Bereich Zeichnungseinstellungen in das Feld Farbverlauf und dann auf die Erweiterungs-Schaltfläche geöffnet. 3. Wählen Sie die Option einfarbig.. Der Dialog "Einen Farbverlauf erstellen" wird 4. Klicken Sie in das Feld Erste Farbe, so dass der Cursor sichtbar ist. 5. Geben Sie den R,G,B-Wert 215,222,245 ein. 6. Schließen Sie den Dialog mit der Schaltfläche OK. Die Zeichnung hat eine hellblaue Hintergrundfarbe. Sie haben somit die Brücke zwischen der übergeordneten Prozesslandkarte zu den einzelnen Prozessen geschlagen. Sie wissen, wie Sie einen Gesamtüberblick über die Ablauforganisation mit Verknüpfung zu den konkreten Prozessen darstellen können Vollbild einstellen Um die Prozesslandkarte auf dem gesamten Bildschirm anzuzeigen, schalten Sie die Vollbild-Sicht ein. AENEIS Tutorium 100

103 1. Wählen Sie dazu den Menübefehl Ansicht Perspektiven Vollbild. Nur die Zeichenfläche wird noch angezeigt. 2. Zum Zurückschalten wählen Sie den Menübefehl Ansicht Perspektiven Modellierer. AENEIS Tutorium 101

104 14 So erweitern Sie Ihr Modell um neue Kategorie-Attribute (Felder) In diesem Kapitel lernen Sie: Neues Kategorie-Attribut (Feld) in der Schemaverwaltung erstellen Inhalt für das neue Kategorie-Attribut (Feld) hinterlegen Hinweis: Diese Lektion kann ab der Version Professional oder Enterprise bearbeitet werden. AENEIS enthält in der Standardauslieferung umfangreiche Modellierungskategorien und Kategorie-Attribute (Felder). Ab der Version Professional oder höher besteht die Möglichkeit, das Modellierungsschema von AENEIS um benutzerdefinierte Kategorie-Attribute (Felder) zu erweitern. Damit können Sie benötigte Informationen an verschiedensten Stellen im Modell anzeigen lassen. In dieser Lektion erweitern Sie die hinterlegbaren Informationen für Aufgaben und Prozesse. Sie erstellen ein benutzerdefiniertes Kategorie-Attribut Verbesserungspotenzial als Registerkarte der Sicht Eigenschaften (detailliert) für die Kategorien "Aufgabe" und "Prozess" Neues Kategorie-Attribut (Feld) erstellen Gehen Sie zum Erstellen eines neuen Kategorie-Attributes (Feld) so vor: 1. Zeigen Sie die Sicht Schemaverwaltung an, indem Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Sichten klicken und die Sicht "Schemaverwaltung" wählen. In der Schemaverwaltung werden standardmäßig drei Packages angezeigt, die Modellierungskategorien enthalten. 2. Klicken Sie auf das Standard-Package AENEIS und das untergeordneten Package Basis an. Die darin enthaltenen Modellierungskategorien werden angezeigt. AENEIS Tutorium 102

105 3. Markieren Sie die Kategorie Aufgabe. 4. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 5. Wählen Sie den Kontextmenü-Befehl Neu Attribut. Der Dialog "Attribut" erscheint. 6. Belassen Sie im Feld Typ den Wert Zeichenkette. Dieser Typ bedeutet, dass das neue Informationsfeld die Eingabe von freiem Text erlaubt. 7. Geben Sie in das Feld Bezeichnung Verbesserungpotenzial ein. 8. Belassen Sie den Wert des Feldes Contenttype bei "HTML". 9. Aktivieren Sie die Option "Im Bericht zeigen". 10. Aktivieren Sie die Option "Mehrzeilig". Diese bewirkt, dass das neue Attribut als Registerkarte in der Sicht Eigenschaften (detailliert) dargestellt wird. AENEIS Tutorium 103

106 Abbildung 14-1: Neues Kategorie-Attibut anlegen 11. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Es öffnet sich der Dialogschritt "Auswahl". 12. In diesem Dialogschritt können Sie Kategorien festlegen, für die das neue Attribut angelegt werden soll. Der Dialog zeigt bereits die Kategorie an, für die Sie das neue Feld anlegen werden. 13. Klicken Sie im auf die Erweiterungs-Schaltfläche (page 152) erscheint.. Der Dialog Verweis hinzufügen 14. Wählen Sie im Feld "Kategorie" die Kategorie aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Suchen". Eine Liste mit allen Kategorien wird angezeigt. 15. Markieren Sie in der Liste mit gedrückt gehaltener <STRG>-Taste die Kategorien "Aufgabe" und "Prozess". 16. Schließen Sie den Dialog mit der Schaltfläche Auswählen. Der Dialogschritt "Auswahl" zeigt nun die beiden Kategorien Aufgabe und Prozess an. AENEIS Tutorium 104

107 17. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig. Das neue Attribut "Verbesserungspotential" ist für die beiden Kategorien "Aufgabe" und "Prozess" angelegt. Ergebnis in der Schemaverwaltung ansehen: 1. Klicken Sie auf die Kategorie Aufgabe. Sie sehen, dass das neue Attribut am Ende der Attribut-Liste angezeigt wird. AENEIS Tutorium 105

108 2. Das Gleiche gilt für die Kategorie Prozess. Änderungen in der Schemaverwaltung in die Aeneis Datenbank übernehmen Damit die Änderungen der Schemaverwaltung wirksam werden, schließen Sie die Datenbank und öffnen Sie gleich wieder wie folgt: 1. Markieren Sie in der Modellübersicht den Datenbank-Eintrag "Tutorium". 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 3. Wählen Sie den Kontextmenü-Befehl "Datenbank schließen". 4. Markieren Sie wieder den Datenbank-Eintrag "Tutorium". 5. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 6. Wählen Sie den Kontextmenü-Befehl "Datenbank öffnen". Es öffnet sich der Dialog "Anmelden". 7. Melden Sie sich an der Aeneis-Datenbank an, wie im Kapitel "So legen Sie ein neues Modell an (page 8)" beschrieben. AENEIS Tutorium 106

109 14.2 Inhalte für das neue Kategorie-Attribut (Feld) hinterlegen Nun hinterlegen Sie Informationen im Attribut "Verbesserungspotenzial" für den Prozess Auftragsmanagement. 1. Markieren Sie den Prozess "Auftragsmanagement" in der Modellübersicht. 2. Stellen Sie sicher, dass die Arbeitskopie angezeigt wird, damit Sie Änderungen am Prozess vornehmen können. Markieren Sie dazu ggf. den Prozess und wählen den Kontextmenü-Befehl Version anzeigen Arbeitskopie. 3. Stellen Sie sicher, dass die Sicht "Eigenschaften (detailliert)" geöffnet ist. 4. Zeigen Sie das neue Attribut (Feld) in der Sicht Eigenschaften (detailliert) an. Dort werden die Attribute jeweils als eigene Registerkarte angezeigt. 5. Falls die Sicht "Eigenschaften (detailliert)" mehr Registerkarten hat, als dargestellt werden können, dann verwenden Sie die Navigationspfeile in der Symbolleiste der Sicht. Klicken Sie so oft auf den rechtsweisenden Navigationspfeil, bis die Registerkarte "Verbesserungspotenzial" angezeigt wird. Abbildung 14-2: Navigationspfeil 6. Geben Sie einen beliebigen Text in das Textfeld ein. Der Text ist somit dem Prozess zugeordnet. AENEIS Tutorium 107

110 Tipp: Registerkarten, für die Inhalte hinterlegt wurden, werden mit fetter Überschrift angezeigt. AENEIS Tutorium 108

111 15 So erweitern Sie Ihr Modell um neue Inhalte mit benutzerdefinierten Kategorien In diesem Kapitel lernen Sie: Neue Kategorie erstellen Kategorie verfügbar machen Objekte mit der neuen Kategorie erstellen Das Modell lässt sich nicht nur um neue Attribute (Felder), sondern auch um benutzerdefinierte Modell-Kategorien erweitern. Somit können Sie das Modellierungsschema entsprechend der unternehmensspezifischen Informationsbedarfe anpassen. In dieser Lektion erstellen Sie die neue Modell-Kategorie Unternehmensrichtlinie, mit der die Unternehmensrichtlinien in das Modell abgebildet werden und auf entsprechende Dokumente referenziert werden sollen. Hinweis: Diese Lektion kann ab der Version Professional oder Enterprise bearbeitet werden Neue Kategorie erstellen 1. Zeigen Sie die Sicht Schemaverwaltung an, indem Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Sichten klicken und die Sicht "Schemaverwaltung" wählen. 2. Öffnen Sie das Standard-Package AENEIS und dann das untergeordnete Package Basis. Die darin enthaltenen Kategorien werden angezeigt. 3. Markieren Sie das Package Basis. 4. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 5. Wählen Sie den Kontextmenü-Befehl Neu Kategorie. Der Dialog "Kategorie" erscheint. 6. Geben Sie als Bezeichnung für die Kategorie Unternehmensrichtlinien ein. 7. Wählen Sie im Listenfeld "Als Vorlage verwendete Kategorie"die Kategorie Generische Kategorie aus. Von der als Vorlage verwendeten Kategorie werden die Attribute und das Objekt-Symbol übernommen. AENEIS Tutorium 109

112 8. Schließen die Erstellung der Kategorie mit der Schaltfläche Fertig. Die neue Kategorie "Unternehmensrichtlinien" wird am Ende der Kategorieliste angezeigt. Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um die automatisch angelegten Eigenschaften der Kategorie anzuzeigen. AENEIS Tutorium 110

113 Das Attribut Unterobjekte hat den Eintrag "Unternehmensrichtlinien". Das bedeutet, dass Sie für Unternehmensrichtlinien wiederum untergeordnete Unternehmensrichtlinien erstellen können Eine Kategorie verfügbar machen Objekte der Kategorie "Unternehmensrichtlinien" sollen direkt unter einem Aeneis-Datenbank-Objekt in der Modellübersicht angelegt werden können. Diese Einstellung definieren Sie folgendermaßen: 1. Stellen Sie sicher, dass die Sicht "Schemaverwaltung" geöffnet ist. 2. Öffnen Sie den Eintrag der Kategorie "Datenbank", so dass die Unterpunkte angezeigt werden. 3. Markieren Sie den Eintrag Haupteinträge. 4. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 5. Wählen Sie den Kontextmenü-Befehl Neu Verweis erstellen. Der Dialog "Verweis hinzufügen (page 152)" erscheint. 6. Wählen Sie im Listenfeld die Kategorie "Kategorie" und klicken Sie auf die Schaltfläche " Suchen". Eine Liste mit Kategorien wird angezeigt. 7. Wählen Sie die Kategorie Unternehmensrichtlinie aus. 8. Schließen Sie den Dialog mit der Schaltfläche Auswählen. Eine "Unternehmensrichtlinie" kann jetzt als Unterobjekt eines Datenbank-Objektes angelegt werden. Die Reihenfolge der hier gelisteten Haupteinträge wird in das Kontextmenü des Datenbank-Eintrags übernommen. Die Unternehmensrichtlinien sollen als erster Eintrag erscheinen. Hierzu gehen Sie vor wie folgt: AENEIS Tutorium 111

114 1. Markieren Sie in der Kategorie "Datenbank"das Attribut Haupteinträge. 2. Wählen Sie mit rechtem Mausklick den Kontextmenübefehl "Eigenschaften". Der Dialog "Eigenschaften für Haupteinträge" öffnet sich. 3. Klicken Sie links im Dialog auf den Eintrag Erlaubte Kategorien. Die Liste der erlaubten Haupteinträge wird angezeigt. 4. Markieren Sie den Eintrag Unternehmensrichtlinien. 5. Klicken Sie so oft auf die Schaltfläche an oberster Stelle steht. "Nach oben verschieben", bis der Eintrag 6. Schließen Sie den Dialog mit der Schaltfläche OK. Änderungen der Schemaverwaltung in die Datenbank übernehmen 7. Damit die Änderungen in der Schema-Verwaltung wirksam werden, wird nach Bearbeiten des Schemas immer das Schließen und Neuöffnen der Aeneis Datenbank empfohlen. Wechseln Sie nun dazu in die Modellübersicht, markieren die Datenbank mit der rechten Maustaste und wählen den Kontextmenü-Befehl Datenbank schließen. Danach doppelklicken Sie zum erneuten Öffnen auf die Datenbank und melden sich neu an. AENEIS Tutorium 112

115 15.3 Unternehmensrichtlinien-Objekt in der Modellübersicht erstellen Nachdem Sie die Modell-Kategorie "Unternehmensrichtlinie" bereit gestellt haben, können Sie nun damit modellieren, d. h. konkrete Objekte des Typs "Unternehmensrichtlinien-Objekte" anlegen. 1. Markieren Sie in der Modellübersicht den Eintrag Tutorium (Datenbank). 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 3. Öffnen Sie den Kontextmenübefehl Neu. Sie sehen, dass das Menü um den neuen Eintrag "Unternehmensrichtlinien" erweitert ist. 4. Wählen Sie den Kontextmenübefehl "Neu "Unternehmensrichtlinien". Die Unternehmensrichtlinie wird als Unterobjekt der Datenbank eingefügt. 5. Belassen Sie die voreingestellte Bezeichnung "Unternehmensrichtlinien" und bestätigen Sie mit der Taste <Return>. Dieses erste Objekt vom Typ "Unternehmensrichtlinien" wurde quasi als Gruppen-Objekt für die Unternehmensrichtlinien angelegt. Im Folgenden legen Sie darunter eine konkrete Unternehmensrichtlinie an: 6. Markieren Sie den Eintrag Unternehmensrichtlinie unterhalb des Datenbank-Eintrags. 7. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 8. Wählen Sie den Kontextmenü-Befehl Neu Unternehmensrichtlinie. 9. Geben Sie als Bezeichnung Vertriebsrichtlinien ein und drücken Sie die "Return"-Taste. Die Unternehmensrichtlinie "Vertriebsrichtlinie" wurde angelegt. 10. Legen Sie als Unterobjekt für die Vertriebsrichtlinien die Unternehmensrichtlinie Richtlinien Auftragsbearbeitung an mit der gleichen Vorgehensweise. AENEIS Tutorium 113

116 Tipp: Für die Richtlinien Auftragsbearbeitung können Sie nun z.b. auf externe Dokumente verweisen, in denen die Grundsätze inhaltlich festgehalten sind (siehe Lektion 6 und 7). - Alternativ lassen sich die Entscheidungsgrundsätze auch in AENEIS selbst in der Registerkarte Anmerkungen in der Sicht Eigenschaften (detailliert) hinterlegen wie in Lektion 9 beschrieben. Abbildung 15-1: Objekte der Kategorie 'Unternehmensrichtlinien' AENEIS Tutorium 114

117 16 So verknüpfen Sie Ihre Inhalte logisch miteinander In diesem Kapitel lernen Sie: Logische Verknüpfungen in der Schemaverwaltung definieren Verknüpfungen in der Modellierung vornehmen In dieser Lektion werden Sie die neuen Unternehmensrichtlinien mit den Aufgaben des Prozesses Auftragsmanagement verknüpfen. Dazu nehmen Sie wieder eine Änderung im Schemamodell vor Verknüpfung in der Schemaverwaltung vorbereiten 1. Öffnen Sie die Schemaverwaltung. 2. Markieren Sie in der Sicht Schemaverwaltung die Kategorie Aufgabe. 3. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 4. Wählen Sie den Kontextmenü-Befehl Neu Attribut. Es öffnet sich der Dialog "Attribut". 5. Geben Sie als Bezeichnung Richtlinie ein. 6. Wählen Sie aus dem Listenfeld Typ den Eintrag "Modellobjekt". 7. Aktivieren Sie die Optionen, wie es in der nachfolgenden Abbildung gezeigt wird, d. h. alle Optionen außer "Mehrzeilig" und "Mehrsprachig" sind aktiviert. AENEIS Tutorium 115

118 7. Klicken Sie auf die Schalfläche Weiter. Es öffnet sich der Dialogschritt "Auswahl". 8. Da das Attribut nur für die Kategorie "Aufgabe" erstellt werden soll, belassen Sie die Voreinstellung "Aufgabe". 9. Schließen Sie den Dialog mit der Schalfläche Fertig. 10. Ergebnis: Öffnen Sie die Einträge der Kategorie Aufgabe. Das neue Attribut "Richtlinien" erscheint nun am Ende der Attributsliste. "Aufgaben" mit Objekten der Kategorie "Unternehmensrichtlinie" verknüpfen 1. Markieren Sie in der Kategorie "Aufgabe" das Attribut "Richtlinie". 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 3. Wählen Sie den Kontextmenü-Befehl "Verweis(e) erstellen". Der Dialog "Verweis hinzufügen (page 152)" öffnet sich. AENEIS Tutorium 116

119 4. Wählen Sie aus dem Listenfeld die Kategorie "Kategorie" aus und klicken Sie auf "Suchen ". Eine Liste mit Kategorien wird angezeigt. 5. Geben Sie in das Textfeld die ersten Buchstaben der Kategorie "Unternehmensrichtlinie" ein, so dass diese in der Suchergebnis-Liste angezeigt wird. AENEIS Tutorium 117

120 6. Markieren Sie die Kategorie "Unternehmensrichtlinie" in der Liste. 7. Schließen Sie den Dialog mit der Schaltfläche Auswählen. 8. Ergebnis: Somit kann von einem Aufgaben-Objekt ein Verweis auf ein Unternehmensrichtlinien-Objekt erstellt werden. 9. Wechseln Sie in die Modellübersicht. 10. Damit die Schemaänderungen wirksam werden, schließen und öffnen Sie wieder die Datenbank Modellinhalte verknüpfen Nun können Sie die Verknüpfung zwischen Aufgaben und Unternehmensrichtlinien in der Modellierung vornehmen. 1. Markieren Sie in der Modellübersicht die Aufgabe "Auftrag entgegennehmen". AENEIS Tutorium 118

121 2. Klicken Sie auf das Plus-Symbol. - > Sie sehen, dass alle Aufgaben den Untereintrag "Richtlinien" enthalten. Diese Einstellung geht hervor aus der Auswahl der Optionen "Im Baum anzeigen" und "Gruppenknoten" beim Anlegen des Attributs. 3. Markieren Sie den Untereintrag "Richtlinien" der Aufgabe Auftrag entgegennehmen. 4. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. -> Die beiden Kontextmenü-Befehle " Verweis(e) erstellen" und "Unternehmensrichtlinien" werden angezeigt: 5. Wählen Sie den Kontextmenü-Befehl Verweis(e) erstellen. Der Dialog "Verweis hinzufügen" (page 152) wird geöffnet. 6. Wählen Sie aus dem Listenfeld "Kategorie" die Kategorie "Unternehmensrichtlinien" aus und klicken Sie auf "Suchen". Eine Liste mit "Unternehmensrichtlinien" wird angezeigt. 7. Wählen Sie die Unternehmensrichtlinie Richtlinien Auftragsbearbeitung aus. 8. Schließen den Dialog mit der Schaltfläche Auswählen. Jetzt ist im Attribut "Richtlinien" der Aufgabe "Auftrag entgegennehmen" die Unternehmensrichtline "Richtlinien Auftragsbearbeitung" verlinkt. 9. Führen Sie diese Verknüpfung ebenso für die Aufgabe Auftrag ablehnen aus. Info: Mit dem Befehl "Verweis(e) erstellen" verweisen Sie auf eine bereits unter dem Hauptpunkt "Unternehmensrichtlinien" existierende Unternehmensrichtlinie. Dieser Befehl wird angezeigt aufgrund der Aktivierung der Option "Referenzen hinzufügen AENEIS Tutorium 119

122 erlauben" beim Anlegen des Attributs im vorigen Kapitel. Mit dem Befehl Unternehmensrichtlinie hingegen erstellen Sie eine neue Unternehmensrichtlinie speziell für diese Aufgabe. Dieser Befehl wird angezeigt aufgrund der Aktivierung der Option "Neue Objekte anlegen erlauben" beim Anlegen des Attributs im vorigen Kapitel. - Diese Unternehmensrichtlinie wird dabei nicht automatisch in den Hauptpunkt Unternehmensrichtlinie aufgenommen. Hinweis: Die Aufgabe ist nun mit einem Sternchen versehen worden. Das Sternchen zeigt an, dass die Aufgabe seit der letzten Versionsfreigabe verändert wurde. Nähere Hinweise dazu erhalten Sie im AENEIS-Anwenderhandbuch. AENEIS Tutorium 120

123 17 So behalten Sie im Modell den Überblick In diesem Kapitel lernen Sie: Verwendung von Objekten im Modell überprüfen Sichten synchronisieren Objekte mit der Suche finden Auch in komplexen Modellen behalten Sie mit AENEIS stets die Übersicht. Umfangreiche Suchoptionen, Verwendungsanzeigen und die Synchronisation von Sichten erlauben Ihnen den schnellen Zugriff auf die gesuchte Information Verwendung von Objekten anzeigen Durch die umfangreichen Möglichkeiten, Objekte miteinander zu verknüpfen kann leicht der Überblick verloren werden. Wenn Sie überprüfen und anzeigen wollen, ob und wo ein Objekt verwendet wird, können Sie sich dies in der Sicht Verwendung anzeigen lassen. Es soll überprüft werden, wo im Modell die Unternehmensrichtlinie Richtlinien Auftragsbearbeitung verwendet wird: 1. Aktivieren Sie in der Symbolleiste der Modellübersicht die Karabinerhaken-Schaltfläche "Mit anderen Sichten synchronisieren". Die Schaltfläche ist bei Aktivierung farbig unterlegt. 2. Stellen Sie sicher, dass die Sicht "Verwendung" eingeblendet ist. 3. Markieren Sie in der Modellübersicht die Unternehmensrichtlinie Richtlinie Auftragsbearbeitung. Die Sicht Verwendung listet alle Objekte tabellarisch auf, wo die Richtlinie verwendet wird. AENEIS Tutorium 121

124 Die Richtlinie wird jeweils als zugeordnetes Attribut bei den Aufgaben Auftrag entgegennehmen und Auftrag ablehnen verwendet. Zudem ist es ein Unterobjekt der Unternehmensrichtlinie Vertriebsrichtlinien. 4. Klicken Sie auf den Vewendungseintrag Auftrag ablehnen. Das Objekt "Auftrag ablehnen" wird in der Modellübersicht farbig unterlegt angezeigt und geöffnet, da der Karabinerhaken aktiviert ist Vorkommen eins Objektes anzeigen Zusätzlich zur Synchronisierung können Sie alle Vorkommen eines Objekts im Modell abfragen: 1. Markieren Sie ein Objekt (z.b. Vertriebsstrategie.doc ) in der Modellübersicht. 2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Lupen-Schaltfläche markierten Objekts selektieren". "Alle Vorkommen des 3. Ergebnis: Alle Vorkommen des Objektes werden expandiert und farbig unterlegt. Abbildung 17-1: Alle Vorkommen eines Objektes anzeigen AENEIS Tutorium 122

125 17.2 Objekte finden mit der Suche Die Suche bietet umfangreiche Optionen zur Suche nach Objekten und Texten. Mit der Synchronisierungsfunktion für Sichten können Sie direkt vom Suchergebnis auf das gesuchte Objekt und deren Eigenschaften springen. Suchoperatoren und -filter ermöglichen komplexe Suchabfragen Suche nach Objekten Führen Sie eine Suche nach allen Modellobjekten durch, die mit dem Vertrieb zu tun haben, wie folgt: 1. Zeigen Sie die Sicht Suche an. Standardmäßig wird die Sicht Suche leer angezeigt. 2. Belassen Sie im zweiten Listenfeld die Auswahl "Name". 3. Geben Sie in das Textfeld den Suchtext Vertrieb* ein. Das angehängte Sternchen bildet eine Such-Wildcard und ermöglicht das Auffinden aller Objekte, die mit Vertrieb beginnen. 4. Klicken Sie zum Suchen auf die Schaltfläche Suchen. (Alternativ drücken Sie die Taste < Eingabe>.) 5. Ergebnis: Es werden alle Objekte aller Kategorien gefunden, die mit "Vertrieb" beginnen. Ausgegeben werden neben dem Pfad im Modell auch die Kategorie des Objekts. Wenn Sie ein Suchergebnis anklicken, springt die Anzeige auf das dazugehörige Objekt in der Modellübersicht, das farbig markiert wird Volltextsuche durchführen Neben der Objektsuche bietet AENEIS die Volltextsuche. Bei der Volltextsuche wird nicht nur in den Feldern Bezeichnung und Kurzbezeichnung, sondern in allen Textfeldern gesucht, also auch z.b. in den Anmerkungskarten. AENEIS Tutorium 123

126 Sie suchen nach einem bestimmten Text, der in einer Anmerkungskarte vorkommt, deren dazugehöriges Objekt jedoch unbekannt ist: 1. Zeigen Sie die Sicht "Suche" an. 2. Da Sie bei einem markierten Suchergebnis auf einen Blick sehen wollen, ob es sich um den gesuchten Text handelt, zeigen Sie auch die Sicht "Eigenschaften (detailliert)" an. 3. Aktivieren Sie in der Sicht "Eigenschaften (detailliert)" die Registerkarte Anmerkungen. 4. Aktivieren Sie in der Sicht Suche die Option Index. Damit wird die Volltextsuche aktiviert. Sie sehen, dass das mittlere Auswahlfeld ausgeblendet wird. 5. Geben Sie in das Feld Suche den Suchtext Entscheidung ein. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen. 7. Das Ergebnis zeigt alle Objekte an, in deren Textfeldern der gesuchte Text vorkommt. Die Suchergebnisse der Kategorie Kategorieattribut sind nicht relevant, da sie sich nur auf Objekte der Schemaverwaltung beziehen. Es bleiben somit nur noch die beiden Suchergebnisse Aeneis Ablaufdiagramm Entscheidung und Auftrag akzeptieren?. AENEIS Tutorium 124

127 8. Klicken Sie auf das Suchergebnis Auftrag akzeptieren?. Da die zuvor beschriebene Synchronisierungsfunktionalität der Sichten (Karabinerhaken) eingeschaltet ist, wird dabei gleichzeitig die Aufgabe Auftrag akzeptieren? in der Modellübersicht markiert. Die Eigenschaften der Aufgabe werden in der Sicht Eigenschaften (detailliert) angezeigt. Die dort aktuell angezeigte Registerkarte Anmerkungen zeigt Ihnen auf den ersten Blick sichtbar den Anmerkungstext an. AENEIS Tutorium 125

128 18 So erstellen Sie einen statischen Bericht In diesem Kapitel lernen Sie: den Unterschied zwischen dem dynamischem und dem statischem HTML-Bericht kennenlernen Aufbau des Generierungsverzeichnisses beim statischen HTML-Bericht einen statischen Standard-HTML-Bericht erstellen im statischen HTML-Bericht navigieren eine Zeichnung im statischen HTML-Bericht aufrufen In den Lektionen 1-15 haben Sie ein kleines Unternehmensmodell aufgebaut. Um sich die Datenbank-Inhalte, die zu jedem Objekt vorhanden sind, im Zusammenhang anschauen zu können, bietet AENEIS zwei Arten von HTML-Berichten an: den dynamischen HTML-Bericht und den statischen HTML-Bericht Der Unterschied zwischen dem statischen und dynamischen HTML-Bericht Der dynamische Bericht erzeugt beim Aufrufen das Berichtslayout und öffnet automatisch die HTML-Seite des in der Modellübersicht markierten Objekts. Über die Navigationsleiste können sämtliche Objekte der Datenbank angezeigt werden. Man spricht deshalb vom dynamischen HTML-Bericht, weil zum Aufrufen dieser HTML-Seiten jedes Mal die AENEIS-Datenbank abgefragt wird und die HTML-Seiten jeweils aktuell aus den Datenbank-Inhalten zusammengestellt werden. Der statische HTML-Bericht wird generiert und erzeugt zu jedem Datenbank-Objekt eine oder mehrere HTML-Seiten, welche nach der Erstellung völlig unabhängig von der Datenbank sind. Wenn Änderungen in der Datenbank vorgenommen werden, können diese folglich nur dann in den statischen Bericht übernommen werden, wenn dafür eine erneute Generierung durchgeführt wird. AENEIS Tutorium 126

129 18.2 Generierungsverzeichnis zum statischen HTML-Bericht Bei der Generierung des statischen HTML-Berichts werden verschiedene Dateien und Verzeichnisse erzeugt und in einem zuvor ausgewählten Generierungsverzeichnis (Zielverzeichnis) gespeichert. HTML-Dateien Sie enthalten die Datenbank-Inhalte zu jedem Objekt. Die Dateinamen sind nach der Systematik "<ID-Nummer des Objekts>_PROPERTIES.html" aufgebaut. png/jpg-dateien: Sie enthalten die Zeichnungen von Organigrammen (Hierarchie-Diagramme), Prozessen (BPMN-Diagramme, Freihand-Diagramme) und Aufgaben (AENEIS Ablaufdiagramme). index.html: Die Datei index.html ist die Startseite des Statischen HTML-Berichts. 4 Unterverzeichnisse (images, img, resources, stylesheet): Sie beinhalten Icons, Symbole, Schriftarten, Farben usw. für die Layout-Gestaltung der HTML-Seiten Statischen HTML-Bericht erstellen In dieser Lektion erstellen Sie einen statischen HTML-Bericht. Sie bekommen damit die Möglichkeit, die Inhalte des Unternehmensmodell anderen Benutzern zur Verfügung zur stellen, die für die Anzeige des statischen Berichts weder die Software AENEIS noch eine AENEIS 5-Lizenz benötigen. 1. Stellen Sie sicher, dass die AENEIS-Datenbank geöffnet ist. 2. Wählen Sie den Menübefehl Extras Berichte Statischer HTML-Bericht. Es öffnet sich der Dialog HTML-Bericht erstellen. AENEIS Tutorium 127

130 3. Zum Auswählen eines Zielverzeichnisses (Generierungsverzeichnis) klicken Sie auf die Erweiterungs-Schaltfläche. Der Dialog "Öffnen (page 153)" wird geöffnet. 4. Wählen Sie das gewünschte Zielverzeichnis aus und bestätigen Sie den Dialog mit der Schaltfläche Öffnen. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Sie gelangen zum Dialog-Schritt "HTML-Bericht erstellen (2 / 2)" in dem Sie weitere Parameter einstellen können. AENEIS Tutorium 128

131 6. Lassen Sie die Option Baum anzeigen aktiviert. Das bewirkt, dass die Modellübersicht als Navigationsbaum im Bericht erscheint. 7. Lassen Sie auch die Option Bericht anzeigen aktiviert, da Sie den Bericht direkt nach Abschluss der Generierung anzeigen wollen. 8. Lassen Sie auch die Optionen Bestehende Dateien überschreiben, Pack & Go, Bilderformat, Ebenen und Sprache auf dem voreingestellten Wert. Pack & Go Mit der Option Pack & Go werden die Dokumente, auf die z.b. in Externen Referenzen verwiesen wird, aus den Ursprungsverzeichnissen kopiert und in Dokumenten-Verzeichnisse unterhalb des Generierungsverzeichnisses gespeichert. Somit können die Dokumente des Modells auch außer Haus ( offline-cd-version ) oder nach dem Verschieben des gesamten AENEIS Tutorium 129

132 Generierungsverzeichnisses (inkl. aller Unterverzeichnisse) vom statischen Bericht aus aufgerufen werden 7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig. Die Berichtsgenerierung wird gestartet. Eine Fortschrittsanzeige gibt den Stand der Generierung an. Die Generierung kann ein wenig Zeit in Anspruch nehmen. 8. Nachdem die Generierung beendet ist, öffnet sich die Startseite des statischen Berichts ( index.htm ), unabhängig davon, ob die ganze Datenbank generiert wurde oder nur ausgewählte Objekte. In AENEIS zeigt ein Berichtfenster das Ergebnis der Generierung an. Sie können es mit der Windows x-schaltfläche "Schließen" wieder schließen Aufbau der HTML-Seiten (allgemein) Der HTML-Bericht gliedert sich in 3 Bereiche: Kopfleiste (oberer Bereich) Hier wird das Unternehmenslogo eingebunden. Das Layout der Kopfleiste kann selbstverständlich auf das jeweilige Firmen-CI angepasst werden (Logo, Farbe) Navigationsleiste (linker Bereich) Auf der linken Seite befindet sich die Navigationsleiste, die die Modellübersicht repräsentiert Hauptfenster - Objektseite des ausgewählten Objekts (rechter Bereich) Auf der rechten Seite befindet sich das eigentliche Hauptfenster, das die Objektseite eines ausgewählten Objektes ausgibt. Es zeigt die Inhalte aus der Datenbank zu dem Objekt an, das in der Navigationsleiste ausgewählt und angeklickt wurde. AENEIS Tutorium 130

133 Aufbau des Hauptfensters (Objektseite eines Objekts) Das Hauptfenster rechts gibt die Objektseite des ausgewählten Objektes mit dessen Inhalten aus. Die Objektseiten sind mit mehreren Registerkarten aufgebaut. Einige Registerkarten gibt es bei jedem Objekt, andere Registerkarten sind abhängig von der Kategorie Registerkarte "Eigenschaften" Diese Registerkarte "Eigenschaften" ist für alle Objektkategorien vorhanden. Hier sind alle Inhalte auf einer Seite dargestellt Registerkarte "Verwendung" Diese Registerkarte "Verwendung" ist für alle Objektkategorien vorhanden. Hier wird angezeigt, an welchen Stellen dieses Objekt in der Datenbank vorkommt/verwendet wird, d.h. mit welchen Objekten dieses Objekt in der Datenbank verknüpft ist. Alle Verwendungen sind als Hyperlink eingerichtet Registerkarten für die Liste der Untereinträge (Haupteinträge, Prozesse, Aktivitäten, ) Die Registerkarten für die Liste der Untereinträge haben je nach Objektkategorie eine andere Bezeichnung, z.b. Haupteinträge : nur beim obersten Objekt Datenbank Gruppen / Diagramme : bei Objekten der Kategorie Diagrammgruppe Unterstellungen : bei Objekten der Kategorie Organisationseinheit Prozesse : bei Objekten der Kategorie Prozessgruppe Aktivitäten : bei Objekten der Kategorie Prozess Registerkarte "Zeichnungen" Hier werden nur die Zeichnung(en), die zum ausgewählten Objekt modelliert sind, angezeigt Bestimmte Objekt-Seite aufrufen Um eine bestimmte Objektseite eines Objektes aufzurufen, gehen Sie vor wie folgt: Um die Prozesszeichnung, also das BPMN-Diagramm, des Prozesses Auftragsabwicklung im statischen HTML-Bericht aufzurufen, gehen Sie so vor: 1. Markieren Sie die Prozessgruppe "Geschäftsprozesse". 2. Öffnen Sie die Unterpunkte mit einem Klick auf das vorangestellte Pluszeichen. 3. Öffnen Sie die Prozessgruppe "Businessprozesse". 4. Markieren Sie die Prozessgruppe "Vertriebsprozesse". 5. Öffnen Sie die Unterpunkte von "Vertriebsprozesse" mit einem Klick auf das vorangestellte Pluszeichen. AENEIS Tutorium 131

134 6. Markieren Sie den Prozess "Auftragsmanagement". (Dies ist die zweite Version des usprünglich benannten Prozesses "Auftragsabwicklung"). 7. Das Hauptfenster passt sich immer automatisch an und zeigt nun die Inhalte des Prozesses "Auftragsmanagement". Es erscheinen vier Registerkarten. 8. Klicken Sie auf die Registerkarte Zeichnungen. Das BPMN-Diagramm wird im Hauptfenster angezeigt. AENEIS Tutorium 132

135 19 So erstellen Sie einen dynamischen Bericht In diesem Kapitel lernen Sie: einen dynamischen HTML-Bericht aufrufen im dynamischen HTML-Bericht navigieren Sonder-Funktionalitäten des dynamischen HTML-Berichts die Suchfunktion im dynamischen HTML-Bericht Der dynamische Bericht erzeugt beim Aufrufen das Berichtslayout und öffnet automatisch die HTML-Seite des in der Modellübersicht markierten Objekts. Über die Navigationsleiste können sämtliche andere Objekte der Datenbank angezeigt werden. Man spricht deshalb vom dynamischen HTML-Bericht, weil zum Aufrufen dieser HTML-Seiten jedes Mal die AENEIS-Datenbank abgefragt wird und die HTML-Seiten jeweils aktuell aus den Datenbank-Inhalten generiert werden Dynamischen HTML-Bericht aufrufen Die Datenbank muss geöffnet sein. Bei Bedarf kann ein bestimmtes Objekt in der Modellübersicht markiert sein. 1. Wählen Sie den Menübefehl Extras Berichte Dynamischer HTML-Bericht. 2. Ergebnis: Der dynamische Bericht wird im Standard-Browser angezeigt. Sofern in der Modellübersicht ein Objekt markiert war, öffnet sich sogar gleich die HTML-Seite dieses Objekts. AENEIS Tutorium 133

136 19.2 Aufbau des dynamischen HTML-Berichts Der Bericht gliedert sich in 3 Bereiche: Kopfleiste (oberer Bereich) Hier wird das Unternehmenslogo eingebunden. Das Layout der Kopfleiste kann selbstverständlich auf das jeweilige Firmen-CI angepasst werden (Logo, Farbe). Im Unterschied zum statischen HTML-Bericht sind hier Zusatzfunktionalitäten integriert. Sie werden weiter unten genauer erläutert Navigationsleiste (linker Bereich) Auf der linken Seite befindet sich die Navigationsleiste, der die Modellübersicht repräsentiert. Die Navigationsleiste ist identisch mit der des statischen HTML-Berichts Hauptfenster - Objektseite des markierten Objekts (rechter Bereich) Auf der rechten Seite befindet sich das eigentliche Hauptfenster. Es beinhaltet die Objektseite des in der Navigationsleiste selektierten Objekts mit dessen Inhalten aus der Datenbank. Hier gibt es noch eine zusätzliche Registerkarte Historie im Gegensatz zum statischen HTML-Bericht. AENEIS Tutorium 134

137 19.3 Navigieren im dynamischen HTML-Bericht Die Navigation wird wie beim statischen HTML-Bericht entweder über die Navigationsleiste im linken Bereich oder über die Links und Registerkarten der Hauptseite des Objekts im Hauptfenster vorgenommen Zusätzliche Funktionalitäten des dynamischen HTML-Berichts Der dynamische HTML-Bericht besitzt folgende Zusatzfunktionen gegenüber dem statischen HTML-Bericht (page 126): Suche Historie PDF erstellen Druckansicht Ebenen Sprachauswahl Benutzer-Login In der Historie wird die Liste der verfügbaren Versionen des Objekts inklusive aller Angaben aus dem Freigabeworkflow von AENEIS angezeigt. So können Sie sich auch vorhergehende Versionen anzeigen lassen. Das Tutorium behandelt nur die Funktion "Suche". Die anderen Funktionalitäten entnehmen Sie bitte dem AENEIS-Anwenderhandbuch Suchfunktion In der Menüleiste des dynamischen HTML-Berichts finden Sie die Schaltfläche Suche. Als Beispiel sollen die in der Datenbank angelegten externen Partner ermittelt werden. 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suche in der Kopfzeile des Berichts. Es öffnet sich der Such-Dialog im Hauptfenster. 2. Markieren Sie im Kategorienauswahlfeld "Suche einschränken auf " die Kategorie Externer Partner. 3. Klicken Sie im Auswahlfeld Kurzwahl auf die Schaltfläche "alle". Die Suche startet. 4. Ergebnis: Die Suchergebnisse werden als Liste angezeigt. Das Beispiel hat genau ein Objekt der Kategorie Externer Partner gefunden, nämlich "Kunde". AENEIS Tutorium 135

138 AENEIS Tutorium 136

139 20 So bereiten Sie Ihr Modell auf die Prozesskosten-Analyse vor In diesem Kapitel lernen Sie: Ausführungsdauer für Aufgaben hinterlegen Kostentreiber definieren Verfügbarkeit der Ausführenden definieren Prozesskostenmodell erstellen Kosten für Kostenstelle hinterlegen Hinweis: Für die Verwendung der Prozesskostenrechnung benötigen Sie eine Lizenz für die Zusatzkomponente "Prozesskostenrechnung" für Aeneis. Zusätzlich zur inhaltlichen Ausgabe des Unternehmensmodells lassen sich umfangreiche Analysen der Prozesskosten und der Auslastung der Organisationseinheiten vornehmen. In den letzten beiden Lektionen dieses Tutoriums bereiten Sie in vier Schritten die Analyse der Prozesskosten vor und nehmen die Auswertung in der letzten Lektion vor. Zunächst hinterlegen Sie in dieser Lektion Zeiten für die Ausführung von Aufgaben und das Mengengerüst, d.h. die Häufigkeit mit der die Aufgaben ausgeführt werden. Anschließend legen Sie die Verfügbarkeit der beteiligten Durchführenden fest und hinterlegen die Kosten der ausführenden Kostenstelle Schritt 1: Dauer für Aufgaben hinterlegen Zuerst hinterlegen Sie die Dauer der Durchführung der einzelnen Aufgaben: 1. Markieren Sie die Aufgabe Auftrag entgegennehmen in der Modellübersicht. 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 3. Wählen Sie den Kontextmenübefehl "Eigenschaften". Der Dialog "Eigenschaften" öffnet sich. AENEIS Tutorium 137

140 4. Klicken Sie in das Feld Dauer und dann auf die Erweiterungs-Schaltfläche. Der Dialog Ausführungszeit einstellen erscheint. 5. Die Ausführung der Aufgabe dauert 5 Minuten. Geben Sie in das Feld "minimal" den Wert 00:0 5 :00.0 ein. 6. Schließen Sie den Dialog mit der Schaltfläche OK. Die Ausführungszeit ist eingestellt. Geben Sie mit der gleichen Vorgehensweise für die folgenden Aufgaben diese Ausführungszeiten ein: Auftrag ablehnen : 10 Minuten Auftrag kommissionieren : 15 Minuten Bestellung versenden : 10 Minuten Rechnung versenden : 5 Minuten Zahlungseingang buchen : 10 Minuten AENEIS Tutorium 138

141 Auftrag abschließen : 15 Minuten 20.2 Schritt 2: Kostentreiber definieren Im nächsten Schritt legen Sie die Häufigkeit der Aufgabenausführung fest. Da alle firmeninternen Aufgaben des Prozesses Auftragsmanagement pro Auftrag einmal ausgeführt werden und somit alle Aufgaben das gleichen Mengengerüst haben, ist es sinnvoll einen Kostentreiber zu definieren, der die Häufigkeit der Ausführung bestimmt. Der Kostentreiber braucht nur einmal zentral erstellt und den firmeninternen Aufgaben des Prozesses zugewiesen zu werden. Ändert sich später die Ausführungshäufigkeit, brauchen Sie lediglich den Häufigkeitswert des Kostentreibers zu ändern. I: Die Gruppe "Kostentreiber" anlegen: 1. Markieren Sie die Aeneis-Datenbank. 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 3. Wählen Sie den Kontextmenübefehl "Neu Gruppe". Eine Gruppe wird angelegt mit der Bezeichnug "Gruppe". 4. Ändern Sie die Bezeichnung um in "Kostentreiber" und bestätigen Sie mit der Return-Taste. Alternativ können Sie die Bezeichnung auch in den Eigenschaften ändern. II: Den Kostentreiber anlegen 1. Markieren Sie in der Modellübersicht die Gruppe Kostentreiber. 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 3. Wählen Sie den Kontextmenü-Befehl Neu Kostentreiber. 4. Ändern Sie die Bezeichnung um in "Anzahl Aufträge" und bestätigen Sie mit der Return-Taste. Alternativ können Sie die Bezeichnung auch in den Eigenschaften ändern. Abbildung 20-1: Kostentreiber III: Menge (Häufigkeit) des Kostentreibers eingeben Es wird geschätzt, dass pro Jahr 2000 Aufträge eingehen. Diese Menge bzw. Häufigkeit geben Sie an wie folgt: 1. Markieren Sie den Kostentreiber "Anzahl Aufgaben". 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 3. Wählen Sie den Kontextmenübefehl "Eigenschaften". Der Dialog "Eigenschaften" öffnet sich. 4. Geben Sie in das Feld Menge die Häufigkeit "2000" an. 5. Bestätigen Sie mit OK. AENEIS Tutorium 139

142 IV: Den Aufgaben den Kostentreiber in einem Schritt zuweisen 1. Öffnen Sie die Sicht "Eigenschaften". 2. Markieren Sie alle firmeninternen Aufgaben (also alle außer "Autrag erteilen, Zahlung anweisen") des Prozesses "Auftragsmanagement" mit gedrückt gehaltener <Strg>-Taste. 3. Klicken Sie in der Sicht Eigenschaften in das Feld Kostentreiber und anschließend auf die Erweiterungs-Schaltfläche. Es öffnet sich der Dialog "Verweis hinzufügen (page 152)". 4. Wählen Sie die Kategorie "Kostentreiber" aus. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Suchen". Eine Liste mit Kostentreibern wird angezeigt. 6. Markieren Sie den Kostentreiber "Anzahl Aufträge". 7. Schließen Sie den Dialog mit Auswählen. Durch die Verknüpfung mit dem Kostentreiber wurde allen Aufgaben nun das gleiche Mengengerüst zugewiesen. AENEIS Tutorium 140

143 20.3 Schritt 3: Verfügbarkeit der Ausführenden festlegen In diesem Schritt legen Sie die zeitliche Verfügbarkeit der Ausführenden fest, d.h. die Zahl der Tage und Stunden, an denen der Ausführende verfügbar ist. Legen Sie zunächst die Verfügbarkeit für die Organisationseinheit Verwaltung fest wie folgt: 1. Markieren Sie die Organisationseinheit "Verwaltung". 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 3. Wählen Sie den Kontextmenübefehl "Eigenschaften". Der Dialog "Eigenschaften" öffnet sich. 4. Klicken Sie in das Feld Verfügbarkeit und anschließend auf die Erweiterungs-Schaltfläche. Der Dialog Verfügbarkeit einstellen erscheint. AENEIS Tutorium 141

144 5. Belassen Sie die voreingestellten Werte. Die Verwaltung ist somit 8 Stunden pro Tag an 5 Tagen in der Woche verfügbar. Schließen Sie den Dialog mit der Schaltfläche OK. 6. Der im Feld Verfügbarkeit angezeigte Wert 2.085,714 gibt die verfügbaren Stunden pro Jahr bei angenommenen 260 Arbeitstagen pro Jahr aus. 7. Belassen Sie auch für die Organisationseinheiten Vertrieb und Vertriebsunterstützung diese voreingestellten Standardwerte. AENEIS Tutorium 142

145 20.4 Schritt 4: Kosten der Kostenstelle hinterlegen Die Aufgaben im Beispielprozess werden hauptsächlich von der Vertriebsunterstützung ausgeführt. Deshalb wird diese Organisationseinheit in der Kostenanalyse betrachtet und in diesem Schritt entsprechend vorbereitet. Im letzten Schritt geben Sie die Kosten für die ausführende Organisationseinheit Vertriebsunterstützung" ein. Eine Organisationseinheit wird im Prozesskostenmodell als Kostenstelle bezeichnet. Diese Werte werden im Prozesskostenmodell selbst hinterlegt. In diesem Beispiel werden lediglich die fixen Personalkosten betrachtet und weitere real auftretende Kosten wie variable Kosten und Sachkosten außer Acht gelassen. Hinweis: Eine Organisationseinheit wird im Prozesskostenmodell als Kostenstelle bezeichnet. Legen Sie nun ein Prozesskostenmodell an: 1. Zeigen Sie die Sicht Prozesskostenrechnung an. 2. Markieren Sie die Organisationseinheit Vertriebsunterstützung. 3. Wählen Sie den Menübefehl Extras Prozesskostenrechnung Prozesskostenrechnungsmodell erstellen. Der Dialog "Prozesskostenrechnungsmodell erstellen" erscheint. 4. Geben Sie als Name Tutorium ein. 5. Belassen Sie die voreingestellten Werte. AENEIS Tutorium 143

146 6. Schließen Sie den Dialog mit der Schaltfläche OK. Die Erstellung des Prozesskostenmodells in der Sicht "Prozesskostenrechnung" kann einige Momente in Anspruch nehmen. Vorbereiten der Kosten-Analyse Die Sicht "Prozesskostenrechnung" zeigt nun das Prozesskostenmodell Tutorium an. Ähnlich wie die Modellübersicht ist dieses Modell ebenfalls hierarchisch mit einer Baumstruktur aufgebaut. 1. Öffnen Sie die einzelnen Haupteinträge des Kostenrechnungsmodells. Sie sehen, dass die Organisationseinheit Vertriebsunterstützung, der Kostentreiber und der Prozess mit den Aufgaben aus dem Modellierungsmodell in das Prozesskostenmodell übernommen wurden. AENEIS Tutorium 144

147 2. Markieren Sie im Ordner Kostenstellen die Vertriebsunterstützung und öffnen Sie wie in der folgenden Abbildung gezeigt die Untereinträge. AENEIS Tutorium 145

148 3. Markieren Sie den Eintrag Personalkosten. 4. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das Kontexmenü. 5. Wählen Sie den Kontextmenübefehl "Eigenschaften". Der Dialog "Eigenschaften" öffnet sich. 6. Geben Sie im Feld "Kosten fix" die fixen Personalkosten ein. Der voreingestellte Standardwert beträgt (Währung). Für unser Beispiel belassen Sie diesen Wert. Die Vorbereitung der Analyse ist nun abgeschlossen. Im nächsten Kapitel führen Sie die Berechnung der Prozesskosten durch. AENEIS Tutorium 146

149 21 Ergebnisse der Prozesskostenrechnung anzeigen In diesem Kapitel lernen Sie: Die wahren Kosten der Aufgaben und Unterauslastung im Kostenstellenblatt betrachten Kostenaufstellung im Prozesskostenblatt betrachten Prozesskostenblatt nach Microsoft Excel exportieren Hinweis: Für die Verwendung der Prozesskostenrechnung benötigen Sie eine Lizenz für das separate Modul AENEIS Prozesskostenrechnung. In dieser Analyse werden die wahren Kosten der einzelnen Aufgaben ermittelt, die auf Prozesse verrechnet werden können sowie der Auslastungsgrad der Kostenstelle. Dabei schauen Sie sich zunächst die wahren Kosten auf Kostenstellenebene, d.h. einer Organisationseinheit, an. Konkret sehen Sie sich die Auslastung und Kosten der Organisationseinheit bzw. Kostenstelle "Vertriebsunterstützung" an Kosten auf Kostenstellebene betrachten 1. Stellen Sie sicher, dass die Sicht "Prozesskostenrechnung" geöffnet ist. 2. Klicken Sie im Hauptpunkt Kostenstellen den Eintrag Vertriebsunterstützung an. 3. Öffnen Sie den Eintrag "Teilprozesse". ->Dort sind die Aufgaben aufgelistet, die von der Vertriebsunterstützung durchgeführt werden. Im Prozesskostenrechnungsmodell werden die Prozesse und Aufgaben von Kostenstellen zusammenfassend als Teilprozesse bezeichnet. AENEIS Tutorium 147

150 Um die tabellarische Übersicht über die Kosten der Aufgaben, das Kostenstellenblatt, zu öffnen, gehen Sie so vor: 1. Markieren Sie den Eintrag "Teilprozesse" der Kostenstelle "Vertriebsunterstützung". 2. Wählen Sie den Menübefehl Extras Kostenstellenblatt öffnen. Ergebnis: Das Kostenstellenblatt zeigt in der Vertikalen die einzelnen Teilprozesse und direkt darunter die beiden Kostenarten "Personal" (Minuten pro Mannjahr) und die Sachkosten an, die hier nicht betrachtetet werden. Die folgende Abbildung erläutert den Aufbau und die Berechnung des Kostenstellenblatts. Die Berechnung ergibt eine prozentuale Unterauslastung (Leerkapazität) der Kostenstelle Vertriebsunterstützung von 12,10% bezogen auf ihre verfügbare Kapazität. In Minuten ausgedrückt beträgt die Leerkapazität der Kostenstelle ,86 Minuten pro Jahr. Die AENEIS Tutorium 148

151 Unterauslastung verursacht Kosten in Höhe von ,46 (Währung). Diese nicht direkt Teilprozessen zurechenbaren Kosten ( leistungsmengenneutrale Kosten (lmn )) werden durch die Ausführungshäufigkeit (hier: 2000) dividiert und das Ergebnis anteilig auf die einzelnen Teilprozesse verrechnet und aufgeschlagen. Die wahren Kosten eines Teilprozesses setzen sich damit zusammen aus den direkt von einem Teilprozess verursachten Kosten ( leistungsmengeninduzierte Kosten (lmi) ) zuzüglich den verrechneten leistungsmengenneutralen Kosten (lmn). Schließen Sie das Kostenstellenblatt, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Überschrift Vertriebsunterstützung des Kostenblattes klicken und den Befehl Schließen wählen Prozesskosten im Prozesskostenblatt betrachten Nun betrachten Sie die Aufstellung der Prozesskosten für den Prozess Auftragsmanagement im Prozesskostenblatt. 1. Öffnen Sie im Prozesskostenmodell den Eintrag Hauptprozesse. 2. Öffnen Sie den Prozess Auftragsmanagement. 3. Wählen Sie den Menübefehl "Extras Prozesskostenrechnung Prozesskostenblatt öffnen". Das Prozesskostenblatt wird geöffnet. AENEIS Tutorium 149

152 Das Prozesskostenblatt zeigt die lmi- und die lmn-kosten und die daraus resultierenden Gesamtkosten pro Aufgabe. Der prozentuale Anteil an den gesamten Kosten des Prozesses wird ebenso ausgewiesen wie die Gesamtkosten, die aufgrund der jährlich anfallenden Ausführungshäufigkeit entstehen. Die aufsummierten Werte für den Prozess werden am Fußende des Kostenblattes angezeigt. Die jährlichen Kosten des Prozesses Auftragsmanagement belaufen sich auf (Währung). Die Summe ergibt sich in diesem Beispiel dadurch, dass die Organisationseinheit Vertriebsunterstützung ausschließlich für den Prozess Auftragsmanagement arbeitet und somit ihre gesamte Kapazität auf diesen Prozess aufgeteilt wird. Exportieren Sie nun das Prozesskostenblatt nach Microsoft Excel. Voraussetzung dafür ist ein installiertes Excel-Programm auf Ihrem Rechner. 1. Wählen Sie den Menübefehl Extras In Excel öffnen. 2. Ergebnis: Das Prozesskostenblatt wird tabellarisch in Excel angezeigt und lässt sich dort weiter bearbeiten. AENEIS Tutorium 150

153 22 Schlusswort Sie haben nun den ersten Rundgang durch AENEIS beendet und erfahren, wie wirkungsvoll AENEIS Sie beim Modellieren, Bearbeiten, Publizieren und Analysieren Ihres Unternehmensmodells unterstützen kann. Wir hoffen, dass das Tutorium Ihnen Spaß gemacht und Ihnen einen guten Überblick über die umfangreichen Funktionaliäten von AENEIS vermittelt hat. AENEIS Tutorium 151

154 23 Allgemeine Dialoge 23.1 AENEIS: Dialog "Verweise hinzufügen" 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Verweis(e) hinzufügen". Der Dialog Verweis hinzufügen wird geöffnet. 2. Wählen Sie im Listenfeld "Kategorie", die Kategorie aus, die die hinzuzufügenden Objekte haben. Danach werden die auswählbaren Objekte in der Liste angezeigt. 3. Eventuell stellen Sie weitere Suchfilter ein (siehe Abbildung unten). 4. Markieren Sie die Objekte, die als Verweis hinzugefügt werden sollen. Eine Mehrfachauswahl ist bei gedrückter Strg-Taste möglich. 5. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Auswählen. Der Dialog Verweis hinzufügen wird geschlossen und die ausgewählen Objekte angezeigt. AENEIS Tutorium 152

155 Abbildung 23-1: Dialog 'Verweis hinzufügen' 23.2 AENEIS: Öffnen-Dialog Der AENEIS-Dialog "Öffnen" dient der Auswahl und dem Öffnen einer Datei mit ihrem Verzeichnispfad. AENEIS Tutorium 153

156 Abbildung 23-2: Dialog 'Öffnen' zur Auswahl von Datei mit Verzeichnis in AENEIS Um eine Datei zu öffnen, gehen Sie vor wie folgt: 1. Rufen Sie an der entsprechenden Stelle in AENEIS den Dialog "Datei öffnen" auf. 2. Wählen Sie im Listenfeld 'Suchen in' das Zielverzeichnis. 3. Geben Sie den Dateinamen der zu öffnenden Datei an. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Die Zieldatei wurde ausgewählt. AENEIS Tutorium 154