Modul 5: Adressen verwalten und nutzen - Kontakte

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1 Outlook Grundkurs 57 Modul 5: Adressen verwalten und nutzen - Kontakte Was kann die Outlook-Adressverwaltung? Wie erstelle ich einen neuen Kontakt? Wie fülle ich das Dialogfenster Kontakt richtig aus? Ich muss häufig an immer wieder dieselben Leute mailen wie kann ich das vereinfachen? Wie sollten Telefonnummern eingegeben werden? Ich habe eine Excel- Tabelle voller Adressen wie kann ich die in MS Outlook importieren? Wie kann ich umgekehrt Outlook-Elemente exportieren? In diesem Modul werden folgende Themen behandelt: Adressen verwalten und mehr: Kontakte Das benötigen Sie jedenfalls: Erstellen eines Kontakts Ein Eintrag, der sich viel merkt: Verteilerlisten Kontakte: Tipps & Tricks Grenzen überschreiten: Adressen importieren / exportieren Lernziel: Sie lernen die Adressverwaltung von MS Outlook effizient zu nutzen. Voraussetzungen: Grundkenntnisse im Umgang mit Window-Anwendungen sowie Grundkenntnisse im Umgang mit Textverarbeitungen.

2 58 Modul 5: Adressen verwalten und nutzen - Kontakte Adressen verwalten und mehr: Kontakte Was kann die Outlook-Adressverwaltung? Was ist eine Verteilerliste? Welche weiteren Möglichkeiten bietet die Adressverwaltung von MS Outlook? Beispiel für eine Sammlung von über Kontakten MS Outlook beinhaltet eine vollständige Adressverwaltung. Mit MS Outlook können Sie klassische Adressen speichern aber auch sog. Verteilerlisten: Klassische Adressen speichern Anschriften, Telefonnummern, - Adressen, aber auch Geburtstage, Memos bis hin zu benutzerdefinierten Feldern. Eine Verteilerliste besteht aus beliebig vielen Kontakten (oder auch anderen Adressbuch-Einträgen). Wird eine -Nachricht an eine Verteilerliste geschickt, erhalten alle Mitglieder der Liste diese Nachricht. Darüber hinaus gehende Möglichkeiten: Gespeicherte Kontakte, die -Adressen enthalten, können zum Versenden von s verwendet werden (siehe entsprechendes Symbol in der Standard-Symbolleiste). MS Word kann automatisch Briefe bzw. Serienbriefe mit Adressen aus MS Outlook erstellen (Menü Aktionen, Neuer Brief an Kontakt bzw. Menü Extras, Seriendruck ). Bei einem geöffneten Kontakt-Formular gibt es ein zusätzliches Symbol: Karte zur Adresse anzeigen. In der Folge wird eine Seite im World-Wide- Web aufgeschlagen und die Adresse auf einer Landkarte dargestellt. Die Outlook-Adressverwaltung kann alle Aktivitäten eines Kontakts darstellen (Dialogfenster Kontakt, Register Aktivitäten). Es kann auch angegeben werden, dass alle Aktivitäten eines Kontakts automatisch protokolliert werden (Menü Extras, Optionen, Register Einstellungen, Schaltfläche Journaloptionen ). Telefonnummern können nach dem Markieren mit dem Symbol Wählen bzw. Wählhilfe durch MS Outlook gewählt werden (Voraussetzung: Modem). Auf Wunsch wird dabei auch gleich ein Journaleintrag erstellt. Adressverwaltung Brief Landkarte Journal Telefonnummern wählen Insb. auch bei Kontakten sollten die Kategorien genutzt werden (im Dialogfenster Kontakt unten rechts)! Diese ermöglichen, dass Kontakte gruppiert werden können (z.b. Kunden, Lieferanten, Berater etc.), wobei Mehrfachzuordnungen möglich sind (z.b. kann ein Kunde auch Berater sein). Um Kontakte gruppiert darzustellen, ist Menü Ansicht, Anordnen nach, Aktuelle Ansicht, Nach Kategorie zu wählen.

3 Modul 5: Adressen verwalten und nutzen - Kontakte 59 Das benötigen Sie jedenfalls: Erstellen eines Kontakts Wie erstelle ich einen neuen Kontakt? Wie fülle ich das Dialogfenster Kontakt richtig aus? Wie kann ich Kontakte nachträglich wieder aufschlagen? Erstellen eines neuen Kontakts (mit Foto!) So speichern Sie einen Kontakt: 1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Kontakte. 2. Klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf das Symbol Neu. 3. Füllen Sie anschließend die Felder des Kontakts aus. 4. Symbol Speichern und Schließen (Standard-Symbolleiste des Kontakts). Beachten Sie die folgenden Hinweise beim Ausfüllen der folgenden Felder: Name: Geben Sie zuerst den eventuellen Titel, dann den Vornamen und zuletzt den Nachnamen ein. Bei ungewöhnlicheren Namen ist es empfehlenswert, die Schaltfläche Name zu klicken und das folgende Dialogfenster auszufüllen. Adresse: Zuerst Straße und Hausnummer, EINGABE-Taste, dann Landeskennzeichen gefolgt von PLZ gefolgt vom Ort. Bei ungewöhnlichen Adressen empfiehlt es sich, die Schaltfläche Adresse zu klicken und das folgende Dialogfenster auszufüllen. Telefonnummer: +Landeskennzahl (Ortswahl ohne Null) Telefonnummer Bindestrich Durchwahl, z.b. +49(2345) Gespeicherte Kontakte finden Sie nun in der Liste aller Kontakte. Eingegebene Kontakte können entweder direkt im Ordner durch Anklicken oder durch einen Doppelklick im Formular genutzt bzw. bearbeitet werden. Sie finden einen Kontakt schneller, wenn Sie in der Buchstabenleiste rechts den Anfangsbuchstaben klicken. Egal wo in MS Outlook Sie sich aufhalten wenn Sie schnell einen Kontakt benötigen, können Sie einen (Teil eines) Namen in das Feld Kontakt suchen der Standard-Symbolleiste eingeben (EINGABE-Taste). Kontakt erstellen Richtiges Ausfüllen Kontakt aufschlagen Kontakt suchen Unter der Voraussetzung, dass mit einer Adresse auch eine -Anschrift gespeichert wurde, kann der Ordner Kontakte beim Verfassen von s und dem Auswählen von Empfängern aus dem Adressbuch im Listenfenster Namen anzeigen aus ausgewählt werden. Alternativ können Sie in die -Felder An..., Cc... oder BCc... auch einen Namen aus dem Kontakte-Ordner eintragen. Outlook erkennt diesen Namen automatisch und sendet die Nachricht an die richtige -Adresse.

4 60 Modul 5: Adressen verwalten und nutzen - Kontakte Ein Eintrag, der sich viel merkt: Verteilerlisten Ich muss häufig an immer wieder dieselben Leute mailen wie kann ich das vereinfachen? Wie kann ich Verteilerlisten pflegen? Wer an _Support mailt, mailt an alle Mitglieder der Verteilerliste Eine Verteilerliste besteht aus beliebig vielen Kontakten (oder auch anderen Adressbuch-Einträgen). Wird eine -Nachricht an eine Verteilerliste geschickt, erhalten alle Mitglieder der Liste diese Nachricht. So errichten Sie eine Verteilerliste: 1. Begeben Sie sich vorzugsweise in die Ansicht Kalender. 2. Klicken Sie Menü Datei, Neu, Verteilerliste. 3. Vergeben Sie im Feld Name einen aussagefähigen Namen für die Verteilerliste. 4. Klicken Sie die Schaltfläche Mitglieder auswählen, um aus den verschiedenen Adressbüchern zu wählen. Klicken Sie Neu hinzufügen, wenn Sie -Adressen hinzufügen wollen, die in Ihren Adressbüchern nicht gespeichert sind. 5. Klicken Sie Speichern und Schließen. So setzen Sie eine Verteilerliste ein: 1. Legen Sie ein neues Mail an. 2. Geben Sie in einem Adressfeld den Namen der Verteilerliste ein und drücken Sie die TAB-Taste oder klicken Sie die Schaltflächen An bzw. Cc Öffnen Sie das Listenfenster Namen aus folgendem Adressbuch anzeigen und wählen Sie Kontakte. Wählen Sie im Listenfenster links die Verteilerliste und klicken Sie auf An-> bzw. Cc-> bzw. Bcc->. 3. Bestätigen Sie mit OK. Zweck Erstellung Einsatz Es ist möglich, Verteilerlisten in einem Mail anzupassen: Wird im Mail nach dem Klick auf das + vor dem Verteilerlistennamen eine Änderung durchgeführt, so hat dies nur Einfluss auf die Anzahl der Empfänger des betreffenden Mails die Verteilerliste bleibt unverändert! Um alle Verteilerlisten zu Beginn der Kontakte zu finden, empfiehlt sich ein (erlaubtes) Sonderzeichen zu Beginn des Verteilerlistennamens (z.b. Unterstrich _).

5 Modul 5: Adressen verwalten und nutzen - Kontakte 61 Kontakte: Tipps & Tricks Wie können mehrere Adressen zu einem Kontakt eingegeben werden? Wie sollten Telefonnummern eingegeben werden? Das Dialogfenster Adresse überprüfen Die Darstellung der Adressen stellen Sie mit Menü Ansicht, Aktuelle Ansicht ein. Adressen werden nach dem Feld Speichern unter sortiert. Das Suchen einer Adresse erfolgt über die Schaltflächen 123, A, B, C, (im Bildschirm rechts nicht in allen Ansichten verfügbar) bzw. mit dem Symbol Suchen (Standard-Symbolleiste). Es erscheint nun eine Suchleiste, in der Sie den Text des benötigten Kontakts (oder Teile dessen) eingeben. Verwenden Sie in der Suchleiste das Listenfenster Optionen, um zu bestimmen, ob der komplette Text eines Kontakts bei der Suche berücksichtigt werden soll. Bei der Eingabe von Adressen ist es wichtig, dass in den Ländereinstellungen (Windows-Systemsteuerung) das richtige Land gewählt ist. Dieses Land wird standardmäßig bei Adressen eingetragen, bei denen kein anderes Land angegeben wurde. Die Information, zu welchem Land eine Adresse gehört, benötigt MS Outlook auch aus dem Grund, damit Postleitzahl und Ort richtig getrennt werden. Bei Unklarheiten bei der Adresse, aber auch bei der Zusammensetzung des Namens blendet Outlook automatisch ein Dialogfeld ein, um die Felder genauer zu spezifizieren. Unterhalb der Schaltfläche Adresse... befindet sich ein kleines Dreieck, mit dem Sie bis zu drei Adressen (Geschäftlich, Privat und Weitere) eingeben können. Bei einer dieser Adressen sollte das Kontrollkästchen Dies ist die Postanschrift aktiviert werden. Diese Adresse wird dann von MS Word z. B. für Serienbriefe verwendet. Bei Telefonnummern empfiehlt sich, die Reihenfolge + Landeskennzahl (Ortswahl ohne Null) Telefonnummer Bindestrich Durchwahl, z.b. +49(2345) einzuhalten. Damit wird gewährleistet, dass diese bei Reisen nicht verändert werden müssen. Kontakte können in jeder beliebigen Outlook-Ansicht gesucht werden, indem der Text eines Kontakts (oder Teile dessen) in das Feld Kontakt suchen (Standard-Symbolleiste) eingegeben wird (EINGABE-Taste). Darstellung Suche in den Kontakten Adressen-Tipps Telefonnummern-Tipps Suche Werden im Register Details des Dialogfensters Kontakt Geburtstage oder Jahrestage eingegeben, werden diese automatisch von MS Outlook als Serienereignisse am jeweiligen Tag in den Kalender eingetragen. Bei der ersten eingegebenen Telefonnummer kann es sein, dass Windows ein Dialogfenster einblendet, in dem die Informationen zum aktuellen Standort eingetragen werden müssen.

6 62 Modul 5: Adressen verwalten und nutzen - Kontakte Grenzen überschreiten: Adressen importieren / exportieren Ich habe eine Excel-Tabelle voller Adressen wie kann ich die in MS Outlook importieren? Wie kann ich umgekehrt Outlook-Elemente exportieren? Das Dialogfenster Datei importieren MS Outlook ermöglicht, Adressen aus z.b. MS Excel oder aber auch Adressbücher von z.b. Netscape Mail (aber auch andere Elemente) zu importieren bzw. zu exportieren. So importieren Sie Adressen bzw. Adressbücher: 1. Menü Datei, Importieren/Exportieren 2. Im Dialogfenster Import/Export-Assistent klicken Sie z.b. auf Internet- Mail und Adressen importieren (Übernahme von z.b. Outlook Express oder Eudora) oder Importieren aus anderen Programmen oder Dateien (im dann folgenden Dialogfenster Datei importieren könnten Sie einen zu importierenden Dateityp wie z.b. Microsoft Excel auswählen). 3. Klicken Sie auf Weiter und folgen Sie den Anweisungen in den übrigen Schritten. So exportieren Sie Outlook-Elemente: 1. Menü Datei, Importieren/Exportieren 2. Im Dialogfenster Import/Export-Assistent klicken Sie auf Exportieren in eine Datei und klicken Sie auf Weiter, 3. Wählen Sie das Format, in das Sie exportieren wollen und klicken Sie auf Weiter. Folgen Sie den Anweisungen in den übrigen Schritten. Import Export Es ist wichtig, Excel-Dateien (oder andere Datenquellen) entsprechend vorzubereiten: Sog. Namen in MS Excel erleichtern den Import deshalb, weil es sich dabei um eindeutige und genau bezeichnete Bereiche handelt. Namen werden in MS Excel erstellt, indem die zu importierenden Zellen markiert werden und im Namensfeld (links in der Bearbeitungsleiste) eine Bezeichnung eingegeben wird (abschließen mit der EIN- GABE-Taste).

7 Modul 5: Adressen verwalten und nutzen - Kontakte 63 Zusammenfassen und Vertiefen Modul 5: Adressen verwalten und nutzen - Kontakte MS Outlook besitzt eine vollständige Adressverwaltung im Ordner Kontakte. Adressen können zum Versenden von s, Briefen, zum Telefonieren etc. herangezogen werden. Sie können Adressen nach Kategorien gruppieren, um auf diese Weise z.b. Ihre Kunden getrennt von den Lieferanten darstellen zu können. Einen neuen Kontakt erstellen Sie, indem Sie in der Kontakte-Ansicht das Symbol Neu klicken und das nun erscheinende Dialogfenster ausfüllen. Eine Verteilerliste speichert viele Adressen unter einem Namen und ermöglicht so, den raschen und wiederholten Einsatz beim Erstellen von s. Bei jedem Kontakt können bis zu drei Adressen, -Adressen, sowie eine Unzahl von Telefonnummern erfasst werden. Telefonnummern geben Sie am besten im Format +Ländercode (Ortsvorwahl) Telefonnummer Bindestrich Durchwahl ein, insb. um sie auch auf Reisen verwenden zu können. Adressen importieren und exportieren Sie mit Menü Datei, Importieren und Exportieren... In dem folgenden Dialogfenster können Sie die prinzipielle Import- oder Exportrichtung bestimmen. In weiterer Folge erscheint ein Assistent, der Sie beim Export bzw. Import begleitet. Kontakte siehe Seite 58 Erstellen eines Kontakts siehe Seite 59 Verteilerlisten siehe Seite 60 Tipps und Tricks siehe Seite 61 Adressen importieren / exportieren siehe Seite 62