E-Collaboration und E-Projektmanagement. Prof. Dr. Susann Kowalski

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1 E-Collaboration und E-Projektmanagement

2 E-Collaboration und E-Projektmanagement Virtuelle Teams Begriff Notwendigkeit, Möglichkeit Anforderungen an die Mitglieder virtueller Teams E-Projektmanagement Begriff E-PM als PM mit elektronischen Mitteln E-PM als Management virtueller Teams Management virtueller Teams Führung, Organisation, Leitung Planen, Aktivieren, Steuern, Beenden Fazit 1

3 Definition: Virtuelles Team Merkmale Eigenschaften traditioneller Teams Wegfall räumlicher, zeitlicher und organisationaler Grenzen Zusammenarbeit überwiegend über elektronische Medien (E-Collaboration) Meist unterschiedliche kulturelle Ursprünge Als virtuelle Teams werden flexible Gruppen standortverteilter und ortsunabhängiger Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bezeichnet, die auf der Grundlage von gemeinsamen Zielen bzw. Arbeitsaufträgen ergebnisorientiert geschaffen und informationstechnisch vernetzt sind. 2 Udo Konradt, Guido Hertel: Management virtueller Teams

4 Entstehung virtueller Teams Neue Möglichkeiten Ausgereiftere Kommunikationstechnologien Verbesserte Infrastruktur Notwendigkeit Begrenzte Mobilität der Arbeitnehmer Beschleunigung der Wirtschaft Kürzer werdende Halbwertzeit von Wissen Komplexere Aufgaben Flexiblere Reaktion 3

5 Anforderungen an die Mitglieder virtueller Teams Neben Fachkompetenz insbesondere: Ergebnisorientierung, Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeiten Verantwortungsbewusstsein für den Job, Selbstmotivation, Selbstbestimmtheit Organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten Kommunikationsfähigkeit Technologische Kompetenz (Hardware, Software) 4

6 E-Projektmanagement Unterschiedliche Begriffsrichtungen Projektmanagement bedient sich zur Erfüllung der Aufgaben elektronischer Medien Änderung in den Werkzeugen Management von virtuellen Teams Änderung im Führungsstil und im Teambildungsprozess 5

7 epm: PM mit elektronischen Medien Elektronisch sind/erfolgen Alle Unterlagen Gemeinsame Arbeitsbereiche Verteilung von Aufgaben Rückgabe von Ergebnissen Publikationen Webfähigkeiten von PM-Software Projektmanagement-Plattformen 6

8 epm: Management virtueller Teams Führung Möglichkeit? Notwendigkeit? Aufgaben Koordination und Kontrolle der arbeitsteiligen Prozesse Soziale Integration der Mitarbeiter Qualifizierung der Mitarbeiter 7

9 epm: Management virtueller Teams Organisation Team-extern Team-extern Team-extern erweitert Kern 8 Duarte/Snyder: Mastering Virtual Teams

10 epm: Management virtueller Teams Leitung Aufgaben (orientiert am allgemeinen Phasenschema des PM) Planen Aufbau und Konfiguration des Teams Aktivieren Start und Initiierung der Arbeit Steuern Erhaltung, Regulation, Optimierung, Korrektur Beenden Auflösung des Teams Achtung (Englert, S.: So nah und doch so fern ) Kommunikationsgewohnheiten, Kooperation und klassische Methoden von Management und Führung sind nicht 1:1auf virtuelle Teams übertragbar Wissensaustausch, Konfliktlösung und Führung sind elektronisch vermittelt schwieriger als in klassischen Teams 9

11 Planen Aufbau und Konfiguration des Teams Schritte (Smith/Noakes: Cultural differences in group processes ) 1. Kontakt Wissen über die anderen 2. Arbeitsaufgabe Aufgabenverteilung und Koordination 3. Soziale Beziehungen Regeln für den Umgang miteinander 4. Teilnahme und Festigung Verpflichtung gegenüber der Gruppe 10

12 Planen Aufbau und Konfiguration des Teams Technische Infrastruktur Kommunikationsunterstützung , Fax, Videokonferenz, Chat, Forum, Projekt- Website Gemeinsame Informationsräume Dokumentenmanagementsystem, Schwarzes Brett Koordinations-und Kooperationsunterstützung GroupWare, Kalender TeamRooms» Investitionskosten, Einführungsaufwand, Einführungsdauer» Kleine Lösungen für kleine, kurzlebige Teams Pflege der Team-Plattform durch eine Person 11

13 Inhalte einer Projekt-Website Mission Statement Projektpläne, Soll-/Ist-Vergleiche Mitgliederliste, Profile, Erreichbarkeit, Kompetenzen Prozessdokumentation Ergebnisdokumentation Dokumentation gemeinsamer Aktivitäten Vermittlung eines Projekt- CI 12

14 Beispiele für TeamRooms

15 Aktivieren Start und Initialisierung der Arbeit Kick-Off-Meeting (möglichst als Präsenzveranstaltung) Vorstellung der Teammitglieder Erläuterung von Auftrag, Ziel und Einzelaufgaben Bekanntgabe von Funktionen, Rollen, Arbeitsteilung und Koordination Organisatorische Regeln als Orientierungsgrundlage und zur Vertrauensbildung 14

16 Beispiele für Regeln Netiquette Reaktionszeiten Was soll auf dem Anrufbeantworter hinterlassen werden? Weshalb wurde angerufen? Wer soll wen, wann über welches Medium kontaktieren? Weiterführen der Kommunikation Terminabsprachen per Vorschlag, Annahme, Bestätigung Immer eine zur Kenntnis genommen ? Ja, aber nicht automatisch generiert Emoticons, Abkürzungen, Akronyme :-), ;-), :-(, cu, *lach*, NEIN 15

17 Steuern Erhaltung, Regulation, Optimierung, Korrektur Kommunikation / Koordination Wahl des Kommunikationsmediums synchron/asynchron, privat/öffentlich, flüchtig/dauerhaft Kardinalität Media Richness Modell (Daft/Lengel: Organizational information requirements, media richness and structural design ) Je komplexer die Information desto reichhaltiger das Medium Vor- und Nachteile elektronischer Kommunikation Sanktionslos Konflikte schwerer zu erkennen Informelle Kommunikation ermöglichen / fördern Angemessene Dokumentation des Team-Prozesses Gemeinsame Teamveranstaltungen 16

18 Steuern Erhaltung, Regulation, Optimierung, Korrektur VIST-Modell (Hertel: Management virtueller Teams auf der Basis sozialpsychologischer Theorien: Das VIST Modell ) Valence Bedeutung der Gruppenziele für den Einzelnen Instrumentality Wahrgenommene Bedeutung des eigenen Beitrags Self-efficacy Trust Selbstvertrauen, die Arbeit leisten zu können Interpersonales und systembezogenes Vertrauen Ziel-/ergebnisorientierte Führung 17

19 Beenden Auflösung des Teams Wertschätzung des Endprodukts Reflexion des Arbeitsprozesses Erfahrungen für Folgeprojekte Feiern persönliches Treffen 18

20 Fazit Die Probleme und die Notwendigkeit des Wandels dürfen nicht unterschätzt werden! Gleitende Grenze zwischen klassischen und virtuellen Teams Technische Unterstützung für virtuelle Teams essenziell Projektmanagement muss auf Besonderheiten virtueller Teams ausgerichtet sein Gruppendynamische Prozesse müssen neu definiert werden 19

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