Prozessbeschreibung. Schulz & Löw Consulting GmbH Kreuzberger Ring 44a Wiesbaden.

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1 Prozessbeschreibung Schulz & Löw Consulting GmbH Kreuzberger Ring 44a Wiesbaden

2 Inhaltsverzeichnis 1 Vorbemerkung Legende Verwendete Organisationseinheiten PCS - Schlüsselprozesse Prozessbeschreibung Akquisition Angebotsprüfung Angebot erfassen Angebotsdoppelprüfung Angebot markieren Doppelangebot ablehnen Fehlende Informationen anfordern Objektevaluierung Objektdaten evaluieren Ankaufskalkulation erstellen Planungsgerüst anlegen Mehrwertsteueroption definieren Grundstückskosten planen Mieterlöse planen Verkaufserlöse planen Ankaufskalkulation erstellen Ankaufsentscheidung Finanzierung prüfen Ankaufsentscheidung treffen Projektplanung Projektdurchführungsplanung Projektaufbauorganisation definieren Projektablauforganisation definieren Budgetplanungskomponenten bestimmen Budgetüberwachung festlegen (Brutto / Netto ) Budget erstellen Budget genehmigen Wirtschaftlichkeit analysieren Budget anpassen Budget genehmigen Budget anpassen Art der Budgetanpassung für Position festlegen Budgetverschiebung durchführen Budgeterhöhung durchführen Budgeterhöhung prüfen Budgeterhöhung prüfen Projektdurchführung Auftragsvergabe Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 2/55

3 Auftragsdaten erfassen Auftragsvergabe Rechnungsprüfung Art der Rechnung prüfen Rechnungsdaten aus Auftragsdaten übernehmen Rechnungsdaten aus Rechnung erfassen Rechnungslaufzettel prüfen Rechnung als geprüft markieren Korrekturen erfassen und als geprüft markieren Einbehalte ausbezahlen Auszahlung beantragen Gewährleistungsansprüche prüfen Auszahlung genehmigen Auszahlung sperren Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 3/55

4 1 Vorbemerkung Die Prozesse der Vermarktung sind nicht Bestandteil dieses Dokumentes. 1.1 Legende EPK Ereignisgesteuerte Prozeßkette Legende Ereignis Funktion Verknüpfungen und exklusives oder ^ XOR oder V Kontrollfluß Prozeßwegweiser Organisatorische Einheit Informationsobjekt Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 4/55

5 1.2 Verwendete Organisationseinheiten Organisationseinheiten Geschäftsleitung Akquisition Controlling Rechnungswesen EDV Finanzdisposition Kaufm. Projektleitung Techn. Projektleitung Marketing Vermarktung/ Vertrieb Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 5/55

6 2 PCS - Schlüsselprozesse PCS -Schlüsselprozesse Akquisition Projektplanung Projektdurchführung Vermarktung Angebotsprüfung Projektdurchführungsplanung Auftragsvergabe Flächenplanung Objektevaluierung Budgetgenehmigung Rechnungsprüfung Erlösplanung Ankaufskalkulation erstellen Budget anpassung Nachtragsverwaltung Vermietung Ankaufsentscheidung Verkauf Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 6/55

7 3 Prozessbeschreibung 3.1 Akquisition Angebotsprüfung Phase: Akquisition Angebotsprüfung Angebot ist eingegangen Angebot erfassen Angebot ist erfaßt Angebotsdoppelprüfung XOR Angebot für Objekt ist bereits vorhanden Angebot für Objekt ist noch nicht vorhanden Angebot als Doppelangebot markieren Angebot als Basisangebot markieren Angebot ist als Doppelangebot markiert Informationen zu Angebot sind unvollständig XOR Informationen zu Angebot sind vollständig Doppelangebot ablehnen Fehlende Informationen von Anbieter anfordern Doppelangebot ist abgelehnt Infos zu Angebot sind vollständig Objektinformationen erfassen Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 7/55

8 Angebot erfassen Phase: Akquisition Angebotsprüfung - Angebot erfassen - Angebot des Anbieters Angebot erfassen Akquisition erfaßtes Angebot Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 8/55

9 Angebotsdoppelprüfung Phase: Akquisition Angebotsprüfung - Angebotsdoppelprüfung - erfaßtes Angebot Angebotsdoppelprüfung Akquisition bisher erfaßte Angebote Prüfungsparameter geprüftes Angebot Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 9/55

10 Angebot markieren Phase: Akquisition Angebotsprüfung - Angebot als Doppelangebot markieren - - Angebot als Basisangebot markieren - geprüftes Angebot Angebot als Doppelangebot markieren Akquisition Doppelangebot geprüftes Angebot Angebot als Basisangebot markieren Akquisition Basisangebot Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 10/55

11 Doppelangebot ablehnen Phase: Akquisition Angebotsprüfung - Doppelangebot ablehnen - Doppelangebot Doppelangebot ablehnen Akquisition Ablehnungsschreiben Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 11/55

12 Fehlende Informationen anfordern Phase: Akquisition Angebotsprüfung - Fehlende Informationen anfordern - Standard Struktur Angebote Basisangebot Fehlende Informationen anfordern Akquisition Brief bezüglich fehlender Informationen Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 12/55

13 3.1.2 Objektevaluierung Phase: Akquisition Objektevaluierung Infos zu Angebot sind vollständig Objektinform ationen sind eingetroffen V Objektdaten evaluieren Objekt daten sind evaluiert Ankaufskalkulation erstellen Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 13/55

14 Objektdaten evaluieren Phase: Akquisition Objektevaluierung - Objektdaten evaluieren - Basisangebot Grundbuchangaben Akquisition Grundstücksangaben Objektdaten evaluieren Techn. Projektleitung technische Kennzahlen Gebäudestruktur Kontenplan Planungsbasis Objekt Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 14/55

15 3.1.3 Ankaufskalkulation erstellen Phase: Akquisition Ankaufskalkulation erstellen Interesse für Objekt liegt vor ^ Objektstammdaten sind erfaßt Planungsgerüst anlegen Planungsgerüst ist angelegt Vermietung ist geplant Verkauf ist geplant Investition planen ^ ^ XOR ^ Gemischte Nutzung ist geplant Mehrwertsteueroption definieren Mieterlöse planen Verkaufserlöse planen XOR V Investition ist geplant ^ Ankaufskalkulation erstellen Verkehrswert ist geplant Ankaufskalkulation ist erstellt Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 15/55

16 Planungsgerüst anlegen Phase: Akquisition Ankaufskalkulation erstellen - Planungsgerüst anlegen - Objektstamm Planungsgerüst anlegen Kaufm. Projektleitung Ersteller Zweck der Erstellung Kontenplan Planungsgerüst mit Versions-Nr. Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 16/55

17 Mehrwertsteueroption definieren Phase: Akquisition Ankaufskalkulation erstellen - Mehrwertsteueroption definieren - Rechnungswesen Nutzungsplan Mehrwertsteueroption definieren Vermarktung/ Vertrieb Flächenplan Mehrwertsteueroption (%) Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 17/55

18 Grundstückskosten planen Phase: Akquisition Grundstückskosten planen Grundstückskosten sind zu planen Grundstücksnebenkosten sind zu planen Planungsart bestimmen Planungsart bestimmen XOR XOR Grobplanung ist durchzuführen Feinplanung ist durchzuführen Grobplanung ist durchzuführen Feinplanung ist durchzuführen Wert bestimmen Kostenart und Wert bestimmen Wert bestimmen Planungsmethode XOR Abhängig von Bezugsgröße ist zu planen Werte sind absolut zu planen Kostenart und Prozentsatz bestimmen Kostenart und Wer bestimmen XOR Werte sind absolut zu planen Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 18/55

19 Mieterlöse planen Phase: Akquisition Ankaufskalkulation erstellen - Mieterlöse planen - Flächenplan Mieterlöse planen Vermarktung/ Vertrieb Mietpreise Nutzungsplan Verkehrswert aus Vermietung Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 19/55

20 Verkaufserlöse planen Phase: Akquisition Ankaufskalkulation erstellen - Verkaufserlöse planen - Flächenplan Verkaufserlöse planen Vermarktung/ Vertrieb Verkaufspreise Nutzungsplan Verkehrswert aus Verkauf Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 20/55

21 Ankaufskalkulation erstellen Phase: Akquisition Ankaufskalkulation erstellen - Ankaufskalkulation erstellen - Geschäftsleitung Investitionsplan Ankaufskalkulation erstellen Controlling geplanter Verkehrswert Ankaufskalkulation Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 21/55

22 3.1.4 Ankaufsentscheidung Phase: Akquisition Ankaufsentscheidung Marktanalyse ist erstellt Nutzungskonzept liegt vor Wettbewerbsanalyse liegt vor Standortanalyse ist erstellt Ankaufskalkulation ist erstellt Risikoanalyse ist durchgeführt ^ Finanzierung prüfen XOR V Finanzierung ist nicht möglich Finanzierung ist möglich Beteiligungsgesellschaft ist geplant ^ Ankauf ablehnen Ankaufsentscheidung treffen Ankauf ist abgelehnt Ankauf ist entschieden Projektdurchführungsplanung Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 22/55

23 Finanzierung prüfen Phase: Akquisition Ankaufsentscheidung - Finanzierung prüfen - Geschäftsleitung Controlling Ankaufskalkulation Finanzierung prüfen Finanzdisposition Liquiditaetsplanung Finanzierungsplan Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 23/55

24 3.1.5 Ankaufsentscheidung treffen Phase: Akquisition Ankaufsentscheidung - Ankauf ablehnen - - Ankaufsentscheidung treffen - Geschäftsleitung Ankaufskalkulation Ankauf ablehnen Controlling Finanzierungsplan Geschäftsleitung Ankaufskalkulation Ankaufsentscheidung treffen Controlling Finanzierungsplan Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 24/55

25 3.2 Projektplanung Projektdurchführungsplanung Phase: Projektplanung Projektdurchführungsplanung Prjojektdurchführung ist von GL beschlossen ^ Projektaufbauorganisation definieren Projektablauforganisation definieren Budgetplanungskomponenten bestimmen Budgetüberwachung festlegen (Brutto/Netto) ^ Projekt ist definiert Budget erstellen Budget ist erstellt Budget genehmigen Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 25/55

26 Projektaufbauorganisation definieren Phase: Projektplanung Projektdurchführungsplanung - Projektaufbauorganisation definieren - Verträge (Projektgesellschaften) Projektaufbauorganisation definieren Geschäftsleitung Projektstruktur Aufbauorganisation Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 26/55

27 Projektablauforganisation definieren Phase: Projektplanung Projektdurchführungsplanung - Projektablauforganisation definieren - Kaufm. Projektleitung Verträge (Projektgesellschaften) Projektablauforganisation definieren Geschäftsleitung Projektstruktur Prüfungsregel für Auftragsvergabe Prüfungsregel für Rechnungen Prüfungsregel Budgetplanung Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 27/55

28 Budgetplanungskomponenten bestimmen Phase: Projektplanung Projektstart - Budgetplanungskomponenten bestimmen - Rechnungswesen Controlling Kontenplan Budgetplanungskomponenten bestimmen Kaufm. Projektleitung Projektstruktur Budgetstruktur Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 28/55

29 Budgetüberwachung festlegen (Brutto / Netto ) Phase: Projektplanung Projektstart - Budgetüberwachung festlegen (Brutto/Netto) - Rechnungswesen Nutzungsplan Budgetüberwachung festlegen (Brutto/Netto) Controlling Prüfungsregel für die Budgetüberwachung Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 29/55

30 Budget erstellen Phase: Projektplanung Projektdurchführungsplanung - Budget erstellen - Vermarktung/ Vertrieb Ankaufskalkulation Controlling Techn. Projektleitung Angebote von Auftragnehmer Budget erstellen Kaufm. Projektleitung Kontenrahmen Erlösplanung Projektstruktur zu genehmigendes Budget Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 30/55

31 3.2.2 Budget genehmigen Phase: Projektplanung Budget genehmigen Budget ist erstellt Wirtschaftlichkeit analysieren XOR Planung ist unwirtschaflich Budget anpassen XOR Projektplanung ist anzupassen Wirttschaftlichkeit ist gewährleistet Budget genehmigen Budget ist genehmigt Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 31/55

32 Wirtschaftlichkeit analysieren Phase: Projektplanung Budget genehmigen - Wirtschaftlichkeit analysieren - zu genehmigendes Budget Wirtschaftlichkeit analysieren Controlling Developmentrechnung Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 32/55

33 Budget anpassen Phase: Projektplanung Budget genehmigen - Budget anpassen - Techn. Projektleitung Vermarktung/ Vertrieb Kaufm. Projektleitung Ankaufskalkulation Budget anpassen Controlling zu genehmigendes Budget Developmentrechnung Budgetanpassung Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 33/55

34 Budget genehmigen Phase: Projektplanung Budget genehmigen - Budget genehmigen - Geschäftsleitung Techn. Projektleitung Vermarktung/ Vertrieb Kaufm. Projektleitung Developmentrechnung Budget genehmigen Controlling Budgetanpassung genehmigtes Budget Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 34/55

35 3.2.3 Budget anpassen Phase: Projektplanung Budget anpassen Budget ist genehmigt Auftrag übersteigt Verfügbares Budget Technische Planung ist verändert ^ V Art der Budgetanpassung für Position festlegen V Budgetverschiebung ist durchzuführen Budgeterhöhung ist durchzuführen Budgetverschiebung druchführen Budgeterhöhung beantragen Budgetverschiebung ist gebucht Budget erhöhung ist beantragt Budgeterhöhung prüfen XOR Budgeterhöhung ist genehmigt Budgeterhöhung ist abgelehnt Budgeterhöhung buchen Budgeterhöhung ist gebucht Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 35/55

36 Art der Budgetanpassung für Position festlegen Phase: Projektplanung Budget anpassen - Art der Budgetanpassung für Position festlegen - Geschäftsleitung genehmigtes Budget Art der Budgetanpassung Position festlegen Kaufm. Projektleitung Art der Budgetanpassung Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 36/55

37 Budgetverschiebung durchführen Phase: Projektplanung Budget anpassen - Budgetverschiebung durchführen - Kaufm. Projektleitung Sender - Budgetposition Budgetverschiebung druchführen Techn. Projektleitung Empfänger - Budgetposition Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 37/55

38 Budgeterhöhung durchführen Phase: Projektplanung Budget anpassen - Budgeterhöhung durchführen - Kaufm. Projektleitung genehmigtes Budget Budgeterhöhung beantragen Techn. Projektleitung anzupassende Budgetposition Budgeterhöhungsantrag Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 38/55

39 Budgeterhöhung prüfen Phase: Projektplanung Budget anpassen - Budgeterhöhung prüfen - Budgeterhöhungsantrag Budgeterhöhung prüfen Geschäftsleitung geprüfter Budgeterhöhungsantrag Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 39/55

40 3.2.4 Budgeterhöhung prüfen Phase: Projektplanung Budget anpassen - Budgeterhöhung buchen - geprüfter Budgeterhöhungsantrag Budgeterhöhung buchen Kaufm. Projektleitung genehmigtes Budget Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 40/55

41 3.3 Projektdurchführung Auftragsvergabe Phase: Projektdurchführung Auftragsvergabe Auftrag ist verhandelt Auftragnehmerdaten sind erfaßt ^ Auftragsdaten erfassen XOR Verfügbares Budget ist vorhanden Verfügbares Budget ist nicht vorhanden Auftrag mit Auftragsdeckblatt an Auftragnehmer übermitteln Budget anpassen ^ Auftrag ist erteilt Budget ist verbraucht Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 41/55

42 Auftragsdaten erfassen Auftragnehmerdaten Auftragspositionen Auftragsdaten erfassen Techn. Projektleitung Bürgschaften Abzüge / Einbehalte Zahlungsplan Auftragsdeckblatt Verfügbares Budget Liquiditätsplanung Prüfungsverantwortliche Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 42/55

43 Auftragsvergabe Phase: Projektdurchführung Auftragsvergabe - Auftragsdaten mit Auftragsdeckblatt an Auftragnehmer übermitteln - Auftragsdeckblatt Auftrag mit Auftragsdeckblatt an Auftragnehmer übermitteln Techn. Projektleitung Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 43/55

44 3.3.2 Rechnungsprüfung Phase: Projektdurchführung Rechnungsprüfung Rechnung ist eingetroffen Art der Rechnung prüfen XOR Rechnug ist zu Auftrag zuzuordnen Rechnung ist nicht zu Auftrag zuzuordnen Rechnungsdaten aus Auftragsdaten übernehmem V Rechnungsdaten aus Rechnung erfassen Rechnung ist erfaßt Rechnungslaufzettel prüfen XOR Rechnungprüfung ist ohne Korrekturen erfolgt Rechnungprüfung ist zu korrigieren Rechnung als geprüft markieren V Korrekturen erfassen und als geprüft markieren Rechnung ist geprüft Rechnung verbuchen Rechnung ist verbuchtt Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 44/55

45 Art der Rechnung prüfen Phase: Projektdurchführung Rechnungsprüfung - Art der Rechnung prüfen - Organisationsanweisung Art der Rechnung prüfen Rechnungswesen Aufträge Aufträge Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 45/55

46 Rechnungsdaten aus Auftragsdaten übernehmen Phase: Projektenwicklung Rechnungsprüfung - Rechnungsdaten aus Auftragsdaten übernehmen - Projektspezifsche Organisationsanweisung Kreditordaten Budgetpositionen Bürgschaften Rechnungsdaten aus Auftragsdaten übernehmem Rechnungswesen Abzüge / Einbehalte Zahlungskonditionen Nachaufträge Rechnungsstand Rechnungslaufzettel Faktura, Verbindlichkeit, Zahlungsbetrag Prüfsachbearbeiter Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 46/55

47 Rechnungsdaten aus Rechnung erfassen Phase: Projektdurchführung Rechnungsprüfung - Rechnungsdaten aus Rechnung erfassen - Rechnung Projektspezifsche Organisationsanweisung Rechnungsdaten aus Rechnung erfassen Rechnungswesen Rechnungsstatus Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 47/55

48 Rechnungslaufzettel prüfen Phase: Projektdurchführung Rechnungsprüfung - Rechnungslaufzettel prüfen - Rechnungslaufzettel Rechnung Kaufm. Projektleitung Projektspezifsche Organisationsanweisung Rechnungslaufzettel prüfen Techn. Projektleitung Rechnungsstatus Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 48/55

49 Rechnung als geprüft markieren Phase: Projektdurchführung Rechnungsprüfung - Rechnung als geprüft markieren - Rechnungslaufzettel Rechnung Rechnung als geprüft markieren Rechnungswesen geprüfte Rechnung Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 49/55

50 Korrekturen erfassen und als geprüft markieren Phase: Projektdurchführung Rechnungsprüfung - Korrekturen erfassen und als geprüft markieren - Rechnungslaufzettel Rechnung Korrekturen erfassen und als geprüft markieren Rechnungswesen geprüfte Rechnung Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 50/55

51 3.3.3 Einbehalte ausbezahlen Phase: Projektdurchführung Einbehalte auszahlen Auszahl.- termin für Einbehalte ist eingetreten Auszahlung beantragen Auszahlung ist beantragt Gewährleistungsansprüche prüfen V Einbehalt ist auszuzahlen Mängel sind festgestellt Auszahlung genehmigen Auszahlung sperren Auszahlung ist in der Fibu durchzuführen Auszahlung des Einbahlt ist gesperrt Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 51/55

52 Auszahlung beantragen Phase: Projektdurchführung Einbehalte auszahlen - Auszahlung beantragen - fällige Einbehalte Auszahlung beantragen Rechnungswesen Auszahlungsantrag Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 52/55

53 Gewährleistungsansprüche prüfen Phase: Projektdurchführung Einbehalte auszahlen - Gewährleistungsansprüche prüfen - Auszahlungsantrag Auftragskonditionen Kaufm. Projektleitung geprüfte Rechnungen Gewährleistungsansprüche prüfen Techn. Projektleitung Gewährleistungsansprüche geprüfter Auszahlungsantrag Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 53/55

54 Auszahlung genehmigen Phase: Projektdurchführung Einbehalte auszahlen - Auszahlung genehmigen - Kaufm. Projektleitung geprüfter Auszahlungsantrag Auszahlung genehmigen Rechnungswesen genehmigter Auszahlungsantrag Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 54/55

55 Auszahlung sperren Phase: Projektdurchführung Einbehalte auszahlen - Auszahlung sperren - Kaufm. Projektleitung geprüfter Auszahlungsantrag Auszahlung sperren Rechnungswesen geperrter Auszahlungsantrag Schulz & Löw Consulting GmbH Seite 55/55

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