OrderPilot Betreiberhandbuch. Seite 1 von 17 Stand: OrderManagementSystem for Gehr Dispo SP. Betreiberhandbuch

Transkript

1 Seite 1 von 17 Stand: OrderManagementSystem for Gehr Dispo SP Betreiberhandbuch

2 Seite 2 von 17 Stand: Inhaltsverzeichnis Was ist OrderPilot?... 3 Avisierung bzw. Auftragsanzeige im Internet... 3 Auftragserfassung im Internet... 3 Versionen... 4 Version light (Kostenlos)... 4 Version connect (Kontingentpflichtig)... 4 Versionswechsel?... 4 Was Kostet OrderPilot... 5 Das Kontingentkonto... 5 Wann wird Kontingent vom Konto abgezogen?... 5 Kapitel I - OrderPilot freischalten... 6 Ist Ihr Gehr Dispo Sp bereit für OrderPilot?... 6 OrderPilot freischalten... 6 Kapitel II - Kunden freischalten... 7 Kunden für OrderPilot freischalten... 7 Kapitel III - Globale Einstellungsmöglichkeiten... 8 Was sind globale Einstellungen? Allgemein Lade- /Entladeoptionen Pflicht- /Anzeigefelder Mail Freie Texte Kapitel IV - Kundenindividuelle Einstellungen Wann benötigt man die kundenindividuelle Einstellung Allgemein Lade- /Entladeoptionen Pflicht- /Anzeigefelder Lade-/Entladestellen zuordnen Relationen zuordnen Anhang I Ein neuer Auftrag ist da! Die OrderPilot Auftragsliste Anhang II Aufträge nicht automatisch sondern manuell im OrderPilot bereitstellen Aufträge manuell bereitstellen Anhang III Der OrderPilot Status Die vier Standard Statuswerte Anhang IV OrderPilot Login in die eigene Homepage einbinden Für Ihren Webdesigner Anhang V - Übertragungsfehler Portfreigaben Anhang VI Support/Schulung Support Schulungen... 17

3 Seite 3 von 17 Stand: Was ist OrderPilot? Avisierung bzw. Auftragsanzeige im Internet Der Kunde sieht im OrderPilot seine Aufträge, auch die Aufträge die nicht mit OrderPilot erfasst wurden. -> Anzeige der wichtigsten Auftragsdaten -> Anzeige von Statuswerten z.b. offen, disponiert, in Arbeit, usw.. -> Auf Wunsch: LKW, Trailer, Fahrer, HandyNr. oder Ladezeit, usw.. -> Sogar aktuelle Fahrzeugpositionen können angezeigt werden Grundsätzlich gilt: Sie bestimmen was welcher Kunde sieht! Auftragserfassung im Internet Kein Fax, kein . Der Auftrag kommt per OrderPilot! -> Sicheres Login -> Einfache Eingabemaske -> Sie bestimmen die Pflichtfelder -> Übernahme von Standard Lade- Entladestellen -> Automatische Übernahme von Terminen und Info s -> Zugriff auf gespeicherte Ansprechpartner Adressen -> Automatische Bestätigung per Auftragserfassung in Rekordzeit!

4 Seite 4 von 17 Stand: Versionen Version light (kostenlos) Die Version Light ist kostenlos und steht Ihnen sofort nach der Freischaltung von OrderPilot (siehe Kapitel I) zur Verfügung. Zum Kennenlernen: Diese Version ermöglicht Ihnen OrderPilot ausgiebig zu testen und Ihren Kunden vorzustellen, ohne dass Ihnen Kosten entstehen. Mit dieser Version werden weder Aufträge zu Gehr Dispo SP übermittelt, noch werden Auftragsdaten in OrderPilot angezeigt. Sie können jedoch bereits: -> Pflichtfelder definieren -> Kunden freischalten -> Kunden-Zugangsdaten generieren -> Ihren Kunden Aufträge erfassen lassen -> usw.. (Diese Einstellungen bleiben auch beim Wechsel zur Version connect erhalten) -> Die in dieser Version erfassten Aufträge Ihres Kunden erhalten Sie als Bestätigungsmail. Dieses Bestätigungsmail enthält einen Link, mit welchem Sie die erfassten Auftragsinformationen detailliert anschauen können. Ihnen geht nicht s verloren! Version connect (kontingentpflichtig) Mit der Version connect stehen Ihnen alle Funktionen von OrderPilot zur Verfügung. Aufträge werden automatisch von OrderPilot zu Gehr Dispo SP transferiert. Die manuelle Erfassung entfällt! Sie können Ihren Kunden Auftragsdaten inkl. Status und Avisierungsdaten im OrderPilot anzeigen. Zeigen Sie jedem Kunden was er sehen will! Versionswechsel? Mit dem ersten Auffüllen Ihres Kontingent-Kontos wechseln Sie automatisch von Version light zur Version connect. Das Wechseln von Version connect zur Version light ist nur in Ausnahmefällen möglich.

5 Seite 5 von 17 Stand: Was kostet OrderPilot Das Kontingentkonto 1.) OrderPilot wird Ihnen lizenzkostenfrei zur Verfügung gestellt. 2.) Kosten fallen nur an, wenn Daten transferiert werden (Transferkosten). 3.) Diese Transferkosten werden über ein Guthaben-Kontingent-Konto abgerechnet. 4.) Sie können dieses Konto in Gehr Dispo SP jederzeit zu Kontrolle einsehen. Beispiel: Wann wird Kontingent vom Konto abgezogen? EIN Kontingent -> beim Transfer eines Auftrags von OrderPilot zu Gehr Dispo SP EIN Kontingent -> beim Transfer von Status- bzw. Avisierungsdaten von Gehr Dispo SP zu OrderPilot Pro Auftrag einmal egal wie oft der Status transferiert wird Relevant sind hierbei nur Daten wie z.b. Status, LKW-Kennzeichen, Fahrer-Name, usw. wie in Kapitel IV-1. beschrieben. Auftragsgrunddaten wie z.b. Von->Nach, Gewicht Lademeter oder Anzahl Kolli sind nicht kontingentrelevant und somit kostenlos. Pro Auftrag werden also maximal ZWEI Kontingente abgezogen!

6 Seite 6 von 17 Stand: Kapitel I - OrderPilot freischalten Ist Ihr Gehr Dispo Sp bereit für OrderPilot? ACHTUNG! Um OrderPilot nutzen zu können, benötigen Sie Gehr Dispo SP Version oder höher (Gerne unterstützen wir Sie beim Update, bitte vereinbaren Sie einen Termin) OrderPilot freischalten 1. Klicken Sie im GehrDispo SP Hauptmenü auf: OrderPilot Folgendes Fenster wird geöffnet: 2. Tragen Sie Ihre -Adresse ein bzw. wählen Sie eine -Adresse aus. An diese -Adresse werden die von Ihrem Kunden später erfassten - Aufträge aus OrderPilot gesendet. Diese Einstellung kann später jederzeit verändert werden. 3. Einstellungen zum Auftragsimport und Sendungsexport - Bestimmen Sie, in welchem Intervall Auftragsdaten von Gehr Dispo SP zu OrderPilot gesendet werden sollen. - Wählen Sie, ob die Auftragsdaten automatisch zu OrderPilot gesendet werden sollen. - Bestimmen Sie mind. einen Benutzer, der den Import/Export durchführen soll. Diese Einstellungen können später wieder verändert werden. 4. Klicken Sie auf: Fertigstellen OrderPilot wird für Sie freigeschaltet. 5. Die Welcome-Seite erscheint Nach erfolgreicher Erstkonfiguration wird die Welcome-Seite (Im Internetbrowser) geöffnet und zusätzliche Informationen zur weiteren Einrichtung werden angezeigt. 6. Beenden Sie Gehr Dispo SP und starten es neu 7. Fertig OrderPilot ist nun bereit! Sie haben jetzt OrderPilot Version light freigeschaltet.

7 Seite 7 von 17 Stand: Kapitel II - Kunden freischalten Kunden für OrderPilot freischalten Im nachfolgenden Ablauf schalten Sie - für beliebig viele Kunden - OrderPilot frei und erlauben damit diesen Kunden, Aufträge online in der OrderPilot Auftragsmaske zu erfassen. 1. Öffnen Sie im Gehr Dispo SP Kundenstamm einen Kunden 2. Klicken Sie auf: Folgendes Fenster wird geöffnet: 3. Setzen Sie zum Freischalten hier einen Haken - anschließend klicken Sie auf Speichern Der Kunde wird bei OrderPilot freigeschaltet. 4. Bestimmen Sie ob diesem Kunden in OrderPilot Aufträge angezeigt werden sollen (Nur Version <connect>) 5. Die Kunden-Zugangsdaten werden angezeigt 6. Fertig Der Kunde ist nun für OrderPilot freigeschaltet und kann sich mit den angezeigten Login Daten bei OrderPilot anmelden. Tipp: Wenn Sie den Kundenzugang überprüfen möchten, klicken Sie auf diese Schaltfläche:

8 Seite 8 von 17 Stand: Kapitel III - Globale Einstellungsmöglichkeiten Was sind globale Einstellungen? Die globalen Einstellungen im OrderPilot sind für alle Kunden gültig, die nicht individuell im Kundenstamm eigene Einstellungen besitzen. Um die globalen Einstellungen zu ändern gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie im Hauptmenü auf: Klicken Sie auf die Schaltfläche: 1. Allgemein Ändern Sie hier die globale OrderPilot Sprache - Setzen Sie die Warnschwelle. (Nur Version <connect>) Ab wann soll Sie Gehr Dispo SP daran erinnern, dass Ihr Auftragskontingent zur Neige geht? 0% = keine Warnschwelle Stellen Sie ein, in welchem Abstand der Import/Export ausgeführt werden soll (Nur Version <connect>) Sollen die Auftrags- bzw. Avisierungs- oder Statusdaten automatisch zu OrderPilot transferiert werden? (Nur Version <connect>) Wenn Nein können Sie diese Daten auch manuell übermitteln -> Siehe Anhang II

9 Seite 9 von 17 Stand: Bestimmen Sie welche Benutzer den Import/Export ausführen sollen. (Nur Version <connect>) (Stellen Sie sicher, dass immer ein ausgewählter Benutzer während Ihres Tagesgeschäfts in Gehr Dispo SP angemeldet ist. Nur dann ist sichergestellt dass immer Daten transferiert werden.) Optional können Sie einen oder mehrere Benutzer für die Kontrollnachricht wählen. Die Kontrollnachricht beinhaltet ein ausführliches Transfer-Protokoll und Hinweise auf mögliche Probleme beim Transfer. 2. Lade- /Entladeoptionen Diese Einstellungen vermeiden, dass Aufträge angelegt werden die außerhalb des überschaubaren Rahmens liegen. Stellen Sie ein, welches Datum der Lade/Entladestelle beim Start von OrderPilot als Vorgabewert angezeigt werden soll. Bestimmen Sie, ob Kunden Lade- bzw. Entladestellen anlegen dürfen oder lediglich aus von Ihnen zur Verfügung gestellten - Adressen auswählen können. 3. Pflicht- /Anzeigefelder Definieren Sie aus allen verfügbaren Feldern, ob diese angezeigt und/oder Pflichtfelder sein sollen.

10 Seite 10 von 17 Stand: Beispiele: Dieses Feld wird angezeigt und ist kein Pflichtfeld Dieses Feld ist ein Pflichtfeld und muss bei der Auftragserfassung gefüllt werden Dieses Feld wird nicht angezeigt. Bitte beachten: Die Einstellung Pflichtfeld greift bei folgenden Entladestellen-Feldern nur, wenn vom Kunden zwei oder mehr Entladestellen eingegeben werden: - Anzahl Kolli - Gewicht in kg - Lademeter - Volumen 4. Mail Geben Sie wie beschrieben Ihre Adressen ein. Nachfolgend bestimmen Sie den Betreff- bzw. Inhaltstext der Bestätigungs-Mails für alle verfügbaren Sprachen. Mit einen Klick auf können die jeweiligen Texte verändert werden.

11 Seite 11 von 17 Stand: Tipp: Folgende Platzhalter stehen Ihnen zur Verfügung: $REFERENZ$ (= Referenznummer der Sendung) $LADESTELLE$ (= Ort der ersten Ladestelle) $ENTLADESTELLE$ (= Ort der letzten Entladestelle) $LINK$ (= Link zur Anzeige der Html-Seite mit den detaillierten Sendungsinformationen) Hinweis für Ihre eigene Sendungsmail (NICHT in der Kundenmail verwenden!): $RESTKONTINGENT$ (= noch verfügbares Restkontingent in der Version <connect>) Mit der nachfolgenden Logik (Platzhalter) definieren Sie einen Text, welcher NUR dann in Ihrer Bestätigungsmail sichtbar ist, falls Ihre eingestellte Warnschwelle erreicht/unterschritten ist. $$ANZEIGEN_RESTKONTINGENTWARNUNG$ Beispieltext: Achtung. Es steht nur noch ein geringes Kontingent zur Verfügung. Das verfügbare Restkontingent beträgt: $RESTKONTINGENT$ $$ 5. Freie Texte Legen Sie fest, welcher Text auf der Bestätigungsseite, nach dem der Auftrag mit OrderPilot versendet wurde, angezeigt wird. Achtung: Die Anzeige erfolgt innerhalb der Website in HTML. Das bedeutet, dass z.b. ein Zeilenumbruch wie folgt eingegeben werden muss: <br> Beispiel: Dieser Text: Vielen Dank für Ihren Auftrag<br>Mit freundlichen Grüßen<br><br>Max Mustermann GmbH Wird auf der Bestätigungsseite so dargestellt: Vielen Dank für Ihren Auftrag Mit freundlichen Grüßen Max Mustermann GmbH An dieser Stelle ist es möglich, z.b. Ihr Logo einzubinden. Gerne unterstützen wir Sie bei der Gestaltung.

12 Seite 12 von 17 Stand: Kapitel IV - Kundenindividuelle Einstellungen Wann benötigt man die kundenindividuelle Einstellung -> Sollen dem Kunden Auftragsdaten im OrderPilot angezeigt werden? Falls ja, welche? -> Hat ein Kunde andere Pflichtfelder als in den globalen Einstellungen definiert? -> Welche Felder sollen einem Kunden bei der Auftragserfassung zur Verfügung stehen? -> Wollen Sie einem Kunden Lade- oder Entladestellen im OrderPilot zur Verfügung stellen? Diese und weitere Einstellungsmöglichkeiten finden Sie im Kundenstamm unter: 1. Allgemein Wählen Sie die Sprache dieses Kunden: (Nur Version <connect>) Bestimmen Sie, welche Daten diesem Kunden innerhalb von OrderPilot in der Auftragsliste angezeigt werden sollen: Achtung: Die in der Spalte Kontingentrelevant markierten Felder führen beim Transfer zur Reduzierung Ihres Kontingent- Guthabens. Das bedeutet, das Ihnen beim übermitteln dieser Daten einmalig pro Auftrag 1 Kontingent vom Konto abgezogen wird (siehe Kapitel Was kostet OrderPilot ). 2. Lade- /Entladeoptionen Legen Sie fest, ob dieser Kunde eigene Lade bzw. Entladestellen in OrderPilot anlegen darf.

13 Seite 13 von 17 Stand: Pflicht- /Anzeigefelder Analog zur globalen Einstellung können Sie wählen, welche Felder für diesen Kunden angezeigt werden bzw. Pflichtfelder sind. Bitte beachten: Die Einstellung Pflichtfeld greift bei folgenden Entladestellen-Feldern nur, wenn vom Kunden zwei oder mehr Entladestellen eingegeben werden: - Anzahl Kolli - Gewicht in kg - Lademeter - Volumen 4. Lade-/Entladestellen zuordnen Unabhängig davon, ob dieser Kunde selbst Lade-/Entladestellen im OrderPilot anlegen kann, können Sie diesem Kunden - bereits in GehrDispoSP angelegte - Lade-/Entladestellen für OrderPilot zu Verfügung stellen. Bestimmen Sie, ob Ihr Kunde eine Adresse als Ladestelle, Entladestelle oder Lade- und Entladestelle im OrderPilot auswählen kann. Die, so bei der Auftragserfassung verfügbaren, Adressen können in der Datenpflege im OrderPilot von Kunden: - nicht gelöscht werden - nicht verändert werden Tipp: Der Kunde kann aber Termin und Abhol-/Zustellinformationen für diese Lade-/Entladestellen eintragen und verändern. 5. Relationen zuordnen Markieren Sie die Relation(en), die diesem Kunden im OrderPilot bei der Auftragserfassung angezeigt werden sollen. Beispiel: Achtung:

14 Seite 14 von 17 Stand: Die Voraussetzung hierfür ist, dass Sie das Feld Relation für diesen Kunden sichtbar bzw. zum Pflichtfeld machen. Anhang I Ein neuer Auftrag ist da! Die OrderPilot Auftragsliste (Nur Version <connect>) Wurde ein neuer Auftrag mit OrderPilot zu Gehr Dispo SP transferiert, wird Ihnen folgender Button angezeigt: Klicken Sie auf diesen Button und Ihnen wird eine List der Aufträge angezeigt, die von Ihren Kunden mit OrderPilot erfasst wurden. Mit einem Klick auf den jeweiligen Auftrag wird dieser geöffnet. Diese Liste können Sie auch jederzeit aufrufen unter: Aufruf: Verwaltung->OrderPilot->Importierte Aufträge von OrderPilot ansehen oder Hotkey: Alt+O Anhang II Aufträge nicht automatisch sondern manuell im OrderPilot bereitstellen Aufträge manuell bereitstellen (Nur Version <connect>) Aufruf: Verwaltung->OrderPilot->Statusexport OrderPilot oder Hotkey: Strg+O 1. In dieser Liste werden Ihnen alle relevanten Aufträge, die zu OrderPilot transferiert werden können, angezeigt. 2. Markieren Sie die Aufträge, die Sie zu OrderPilot senden möchten. 3. Klicken Sie auf:

15 Seite 15 von 17 Stand: Anhang III Der OrderPilot Status (Nur Version <connect>) Neben den Lade-/Entladestellen Statuswerten die in der Regel über eine Telematik von Gehr Dispo SP zu OrderPilot übermittelt werden können, stellt OrderPilot vier Standard Statuswerte zur Verfügung. Die Statuswerte werden im OrderPilot folgendermaßen dargestellt: Die Legende zeigt nur Statuswerte an, die in der Liste vorhanden sind Die vier Standard Statuswerte Dieser Status wir angezeigt, wenn ein Auftrag in Gehr Dispo SP undisponiert ist. Dieser Status wird angezeigt, wenn ein Auftrag in Gehr Dispo SP disponiert wurde. Dieser Status wird von Gehr Dispo SP automatisch zugewiesen Der Status In Arbeit kann manuell im Auftragsfenster von Gehr Dispo SP dem Auftrag zugeordnet werden. Erledigt ist der Status, der einem Auftrag automatisch von Gehr Dispo SP zugewiesen wird, wenn er Freigegeben wird. Dieser Status kann auch manuell z.b. nach dem Entladen zugewiesen werden.

16 Seite 16 von 17 Stand: Anhang IV OrderPilot Login in die eigene Homepage einbinden Für Ihren Webdesigner Wenn Sie möchten können Sie den Login von OrderPilot direkt in Ihre Internetpräsenz integrieren. Hierzu geben Sie bitte folgendem HTML-Code ihren Webdesigner als Vorlage: <table border="0" width="300px" height="100px"> <form action=" method="post"> <tr> <td width="100px">login ID:</td> <td><input name="vaid" type="text"/></td> </tr> <tr> <td width="100px">passwort:</td> <td><input name="passwort" type="password"/></td> </tr> <tr> <td><input type="submit" value="login"></td> </tr> </form> </table> Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Anhang V - Übertragungsfehler Portfreigaben Zur Kommunikation zwischen Gehr Dispo SP und OrderPilot müssen die beiden Ports: 3306 (mysql Zugriff) 20 und 21 (FTP) in Ihrer Firewall freigegeben werden. Anhang VI Support/Schulung Support Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Support-Meldungen und Anregungen die Sie selbst in unser ISC (Internet- Support-Center) eintragen, schneller und effizienter bearbeitet werden können als die Meldungen die Sie uns per E- Mail oder Anruf mitteilen. Verfassen Sie Ihre Meldung selbst im ISC und Sie erhalten die schnellstmögliche Hilfe die Sie bekommen können.

17 Seite 17 von 17 Stand: Und so geht s: Klicken Sie auf Supportmeldung erfassen Klicken Sie auf Neuen Support anlegen : Geben Sie Ihr Anliegen ein z.b.: Unsere Supportabteilung wird sich schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung setzen. Schulungen Neben dem Start-Up Online Workshop bieten wir Ihnen die Möglichkeit weitere Schulungen im Schulungszentrum in Mannheim oder auch bei Ihnen Vorort durchzuführen. Wir bieten Ihnen: Standard-Schulungen Neun verschiedene Kurse GehrDispoSP/OrderPilot von A bis Z Individuelle-Schulungen Unsere individuellen Schulungen werden speziell auf Ihre Bedürfnisse hin erstellt und gehen definiert auf Ihre Wünsche und die Gegebenheiten in Ihren Abteilungen ein. Coaching Direktes Coaching Ihrer Mitarbeiter am Arbeitsplatz Ihres Unternehmens. Vielen Dank Ihr Team von Gehr Datentechnik GmbH