ultimate Auftragsbearbeitung Warenwirtschaft Business Intelligence Vereinfachung der IT VSE GmbH Softwareproduktion und Handel

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1 VSE GmbH Softwareproduktion und Handel ultimate Auftragsbearbeitung Warenwirtschaft Business Intelligence Kataloge Aufträge Kassa Lager Datanorm Marketing Provisionen Vereinfachung der IT

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3 Inhalt Das Konzept... 4 Ansatz... 4 Allgemeine Beschreibung Warenwirtschaft für Handel und Gewerbe... 4 Modul-Aufbau... 4 Schnittstellen... 4 Flexibilität... 4 MIS... 4 Multiuserbetrieb... 4 ULTIMATE Basispaket... 5 ULTIMATE Basispaket... 6 Allgemeines... 6 Stammdaten... 6 Verkauf/Projekte... 9 Belegdruck... 9 Auswertungen ultimate Zusatzmodule Lagerverwaltung Einkauf Marketing Preisgestaltung Nachkalkulation Barcode-Verkauf-Lager Termin-Belege Schnittstelle Fibu Fremdsprache Phone-Demon

4 Das Konzept Ansatz Wir geben Ihnen eine Zukunftsgarantie Allgemeine Beschreibung Warenwirtschaft für Handel und Gewerbe Modul-Aufbau Basis und Zusätze Die Auftragsbearbeitung bildet die Basis für jeden modernen Betrieb. Die darin enthaltenen Informationen wie Artikel, Kundenlisten, Kalkulationen und Projekte sind das Kapital jeder Firma. Ein effizienter Zugriff auf die Unternehmens-Daten trägt darüber hinaus entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei. ultimate ist ein universelles Programm für Handel und Gewerbe, das in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden entwickelt wurde. Das Ergebnis ist eine praxisnahe Auftragsbearbeitung, die flexibel auf die verschiedenen Anforderungen eines Unternehmens eingeht. Das Softwarepaket kann optimal auf die Verhältnisse des jeweiligen Betriebes abgestimmt wird. Es unterstützt in der täglichen Verwaltungsarbeit und verringert den Zeitaufwand bei der Planung und Abwicklung von Kundenaufträgen. Das Basismodul UltiMate wird durch branchenspezifische Erweiterungen ergänzt, die auch nachträglich erworben werden können. Als Unterstützung gibt es vorgefertigte Schablonen für Branchen und Anwender. Zusatzmodule vergrößern die Funktionalität und können benutzerbezogen freigeschalten werden. Als Basis für alle UltiMate Produkte dient die Auftragsbearbeitung, die extrem vielseitig und flexibel ausgelegt wurde. Auf dieser setzen die einzelnen Zusatzmodule auf. Schnittstellen Datenimport und -export für Stammdaten Datenschnittstellen zu Standardsoftware, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Zeiterfassung,CAD-Software Import von extern erfassten Buchungen: Lager und Verkauf Datanorm Flexibilität Die Software wird individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst MIS Das Management- Informations-System Multiuserbetrieb Die Möglichkeit die Anzeige von Menüs, Registerseiten und Daten bestimmten Benutzergruppen zuzuordnen, erlaubt Ihnen nicht nur die Vergabe von Rechten im System, sondern bewirkt auch eine Anpassung der Oberfläche an individuelle Bedürfnisse Übersichtliche Softwareoberfläche mit Registerseiten. Bedienung per Maus oder Tastatur Der integrierte Formulargenerator erlaubt Ihnen die Anpassung aller Belege entsprechend Ihren Vorstellungen. Verknüpfungen zu Office-Paketen und anderen Windows-Programmen für Listen, Serienbriefe und individuelle Analysen Direktes Faxen aller Belege möglich Integrierte Dokumentenverwaltung Notizfunktion in Stammdaten und Verkauf Leistungsfähige und kostenlose Datenbank Der Anwender nutzt ein modernes System zur Auswertung und Analyse der Firmendaten. Es stehen detaillierte Informationen zu sämtlichen Geschäftsvorgängen zur Verfügung. Gleichzeitiger Zugriff auf Ihre Daten von verschiedenen Arbeitsplätzen aus. Mandantenfähigkeit Terminallösung möglich. 4

5 Datenimport/Export Datanorm ASCII, Tabellenkalkulation Serienbriefe Auspreisen 1234 Etikettendruck: Einzel & Sammel Datenpflege Umsätze, Online-Statistiken Dokumentenverwaltung (History) mit Übersicht (Druck) Projektübersicht auftragsbezogene Bestellung Streckengeschäft Terminverwaltung Belegverwaltung Belegübersicht Warenfluß Stücklisten/Rezepturen Einheitenumrechnung Preisermittlung Schnittstellen: PaletteCAD HAGOS Bestellsystem Externe Artikelerfassung (Scanner, Webshop) net:time Projektzeiterfassung UltiMate Stammdaten Kunden Lieferanten Warengruppen Artikel Kataloge Katalogartikel Mitarbeiter Verarbeitungstexte Textbausteine UltiMate Gewerbe Kalkulationsgruppen Summenarten (Material, Lohn, Sonstiges, Zubehör) Verarbeitungstexte (Import oder Individuell) Streckengeschäfte Herstellerpreislisten Privat/Großkunden Beleggestaltung Sofortrechnung Lieferscheinrechnung Liefer- und Retourscheine Sammelrechnung Anzahlung Teilrechnungen Schlußrechnung Abschlagsrechnung Basis Ultimate Verkauf Projektverwaltung Positionserfassung Gruppendefinition (Titel) Kalkulation Drucke UltiMate Einstellungen Mandanteneinstellungen Nummernkreise und Fibu Berechnungsformeln Verknüpfung zu Office Grafische Belege frei definierbar Benutzerverwaltung Kalkulation Angebot Auftragsbestätigung Materialschein Lieferschein Aufmaß und Journal Rechnungen Gutschrift Arbeitsanweisung UltiMate Zusatzmodule Lagerverwaltung Bestellwesen u. ER-Journal Preisgestaltung (Preislisten, Spezialpreise für Kunden) Kassa/Barverkauf Provisonsabrechnung Leistungabrechnung Marketing Scannerimport ÖNORM-Imort Termin-Belege Leistungsabrechnung Nachkalkulation Dimensionen Fibu-Schnittstelle 5 Umfangreiche Statistiken Schnittstelle FIBU Offene Posten und Mahnwesen Angebotsverwaltung Überleitung in Tabellenkalkulation

6 ULTIMATE Basispaket Die Beschreibung bezieht sich auf die Standardversion (UltiMate classic). Alle Funktionen in Kursivschrift stehen ab der Professionalversion (UltiMate classic+) zur Verfügung. Allgemeines Stammdaten Kunden Lieferanten Mitarbeiter Artikel, Warengruppen, Kataloge Rezepturen / Stücklisten Textbausteine Verarbeitungstexte Kunden Artikel Die Basisfunktionen von WAWI - ultimate bieten bereits ein ausgeklügeltes System zur Verwaltung aller Unternehmensdaten. Das Standardpaket lässt sich individuell an Ihr Unternehmen anpassen. Die gewohnte grafische Oberfläche minimiert den Schulungsaufwand. Die Bedienung ist schnell und einfach. Jederzeitiger Zugriff auf alle Ihre Unternehmensdaten mit umfassenden Möglichkeiten für Abfrage und Auswertung Schnittstellen zu Zeiterfassung net:time und Computerkassa. Der Formulargenerator ermöglicht Ihnen bei allen Belegen größtmögliche Individualität: Schriftgrößen und arten, Papierformat, Grafikdateien, Übersichtlicher Fensteraufbau: Wichtige Daten finden Sie auf der ersten Reiterseite. Alle anderen Daten sind auf den nächsten Registerseiten gespeichert. 6 frei definierbare Eingabefelder bei Kunden und Artikel, die branchenspezifisch belegt werden können. Integrierte Dokumentenverwaltung mit Schnittstelle zur Textverarbeitung bei Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern. Garantiert die optimale Organisation der Korrespondenz Direkter -versand Online-Umsätze für Kunden, Lieferanten und Artikel mit Vorjahresvergleich Jedem Kunden kann ein bestimmter Mitarbeiter für die Betreuung und in weiterer Folge für die Provisionsabrechnung zugeordnet werden. Beliebig viele Lieferadressen 3 Rabattsätze Erweiterte Suchfunktion mit folgenden Kriterien: Kunden-Nr. Name, PLZ/Ort/Name, PLZ/Straße, Kundengruppe, Telefonnr., 6 freie Eingabefelder (s.o.) Per Knopfdruck Überblick über alle zugeordneten Lagerbewegungen Kundenspezifische Fixpreise oder Rabatte auf Artikel und Warengruppen Einstellmöglichkeit für Fremdwährungsrechnungen und fremdsprachige Belege Auf Knopfdruck History mit allen zugeordneten Belege und Artikelpositionen. Direkter Wechsel in jeweiliges Projekt möglich. Druck der Kundendaten wahlweise mit oder ohne Archivzeilen (History), auch als Adressetikett Auf Knopfdruck grafische Umsatz- und DB1-Auswertung pro Kunde, Kundengruppe oder Gesamt Beliebig einstellbare Mengeneinheiten Beliebige Währung. Alle Preise werden im Verkauf automatisch in die Hauswährung umgerechnet. Etikettendruck: Einzeletikett oder Sammeletiketten 3 Felder für Barcodes Umfangreicher Beschreibungstext möglich 6

7 Kataloge Stücklisten Rezepturen Textbausteine Bilddaten (BMP) Erweiterte Suchfunktion mit folgenden Kriterien: Artikel-Nr., Barcode1, Bezeichnung1, Bezeichnung2, 6 freie Eingabefelder (s.o. allgemein) Fixe Verknüpfung mit einer Rezeptur oder einem Verarbeitungstext möglich Mehrere Lieferanten pro Artikel Seriennummern- und Chargenfunktion in Ein- und Verkauf Mehrere Lagerorte Per Knopfdruck Überblick über alle zugeordneten Lagerbewegungen. Online Lagerposten und Lagerwert Staffelpreise, beliebige Preise pro Mengeneinheit oder bis zu 45 Preislisten mit Zeitdefinition, siehe auch Kunde Fremdsprachige Artikelbeschreibungen Grafische Umsatz- und Deckungsbeitrag(1)-Auswertung pro Artikel, Warengruppe oder Gesamt Kataloge sind Artikeldaten, die von Lieferanten in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Datenformat CSV oder Datanorm Sie werden in eigene Datenbanken importiert, die Artikeldatenbank bleibt dadurch übersichtlicher. Separates Preissystem mit Aufschlägen, Rabattsätzen, Einheitenpreisen oder Fixpreise Beliebige Währung. Alle Preise werden im Verkauf automatisch in die Hauswährung umgerechnet. Bilddaten Kombinationen häufig verwendeter Artikel können als Stückliste gespeichert werden. Diese werden per Knopfdruck in den Verkauf importiert und erleichtern so die Erfassung der einzelnen Positionen Verarbeitungsvarianten für bestimmte Artikel werden pro Mengeneinheit mit Materialaufwand, Arbeitszeiten und Zubehör erfasst. Sie erhöhen bei Zuordnung zu einem Artikel den Verkaufspreis. Die enthaltenen Artikelpositionen scheinen nicht auf. Die Summenarten können bei Bedarf auf den Belegen ausgegeben werden. Textbausteine vereinfachen die Auftragsabwicklung. Textbausteine können für Beschreibungstexte, Kopf- und Fußtexte bei Belegen oder Verarbeitungstexte erstellt werden. 7

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9 Verkauf/Projekte Jedes Stadium eines Auftraes wird hier erfasst Artikelpositionen Gruppen Belegdruck Angebot bis Gutschrift Texte Übersichtlicher Fensteraufbau: Einstellungen und Rechnungsempfänger geben Sie auf der ersten Reiterseite ein. Alle anderen Daten sind auf den nächsten Registerseiten gespeichert. Umfangreiche Kopierfunktionen Rechnungsempfänger und Lieferadresse getrennt Terminvergabe möglich Individuell einstellbarer interner Status 6 frei definierbare Eingabefelder Definition von 2 Sachbearbeitern und einem Betreuer möglich Per Knopfdruck Überblick über alle bereits gedruckten Belege Einfache Suche nach Belegnummern quer durch alle Projekte Erweitere Suchfunktion nach folgenden Kriterien: Projekt-Nr., Projektbezeichnung, Anlagedatum, Kundenname, Kunden-Nr., Adresse, Termin, 6 freie Eingabefelder (s.o.) Per Knopfdruck Überblick über die Kalkulation der einzelnen Summenarten (Material, Lohn, etc.) mit DB1 Synchronisation Zeiterfassung net:time möglich Erfassen der Positionen entweder aus Artikeldatenbank oder Katalogen Import von Stücklisten Import von Stücklisten aus PaletteCAD Manuelle Übersteuerung des Einstands- und Verkaufspreises sowie der Bezeichnung 3 Rabattsätze oder Rabatt lt. Gruppe (s. u.) Liefereingangs- und ausgangsdatum Zuordnung jeder Position zu einem Mitarbeiter Onlineinformation über Lagerverfügbarkeit Import von extern erfassten Aufträgen per Scanner Datenabgleich mit Zeiterfassung net:time Auftragshierarchie, 2 Ebenen Definition von Überschriften bzw. logischen Artikel- oder Verrechnungseinheiten (Dienstleistung, Material; Objekt 1, Objekt 2; Datum 1, Datum 2,...) Gruppentext Auf- oder Abschläge pro Gruppe Kopie ganzer Gruppen mit zugehörigen Artikelpositionen Eingabe eines indiv. Kopf- und Fußtextes oder Auswahl aus Textbausteindatenbank Diese Texte können vor dem Druck jeweils noch separat geändert werden. Beliebige Druckreihenfolge Ansteuerung verschiedener Drucker Vordefinierbare Standardtexte je Belegart Filterung bestimmter Positionen oder Gruppen Gesamtrabatt, Nachlass, Haftrücklass oder Sonstiger Aufschlag Übersteuerung der Zahlungskonditionen Kopiedruck Automatisierter Druck periodischer Rechnungen bzw. Lieferungen, z. B. für Wartungen (Termin-Belege) Fremdwährungsbelege (FS) 9

10 Layout Belegarten Lieferungen Textbausteine Termine Individuell einstellbare Formularvorlagen mit eigenem Formulargenerator (List&Label von Combit), Standardtexte für jede Belegart und zusätzlich noch: Unterdrückung der Einzelpreise Unterdrückung der Positionssummen Unterdrückung der Gesamtsumme Druck der Gruppen ohne Artikel als eine zusammengefasste Position Sortierung nach Gruppen (Artikel werden zu den jeweiligen Gruppen gedruckt) Sortierung nach Artikel (Gruppen werden den Artikeln zugeordnet) Druck der Beschreibungs- bzw. Verarbeitungstexte Kalkulation Angebot Auftragsbestätigung Sofortrechnung (gesamtes Projekt wird verrechnet, Lieferung = Rechnung) Lieferscheinrechnung (Teillieferung wird gleichzeitig fakturiert) Barverkauf Zielrechnung (Rechnung zu Lieferschein(en), nur mit Lagerverwaltung) Anzahlung und Teilrechnung mit Schlussrechnung Wertgutschrift Gutschrift (nur mit Lagerverwaltung) Zahlschein Kommissionsschein (nur mit Lagerverwaltung) Materialschein Lieferschein (nur mit Lagerverwaltung) Lieferscheinstorno (nur mit Lagerverwaltung) Retourschein (nur mit Lagerverwaltung) Aufmaß-Journal Aufmaß Arbeitsanweisung Auf Knopfdruck folgende Funktionen: Liefermenge auf 0 setzen Liefermenge auf nicht gelieferte Menge setzen Gelieferte Menge negativ setzen (Gutschrift) Menge aus Aufmaß-Zeilen neu ermitteln Textbausteine vereinfachen die Auftragsabwicklung. Textbausteine können für Beschreibungstexte, Kopf- und Fußtexte bei Belegen oder Verarbeitungstexte erstellt werden. Automatische Anzeige der letzten Angebotsnummer mit Datum Nächster Kontakt Wartungstermin Rechnungsnummer mit Datum und Betrag Rechnungsausgleich Auf Knopfdruck Listen der aktuellen Angebote, Wartungstermine etc. 10

11 Auswertungen Listen/Statistiken Offene Posten-Liste Mahnungen MIS Management Informations System Ausgangsrechnungs- Journal Export Finanzbuchhaltung Alle Listen mit dem Formulargenerator individuell anpassbar (außer Ausgangsrechnungsjournal) Übersichtlich und einfach zu erstellen Verschiedene Sortier- und Filterkriterien Zugriff auf Auswertung über die Benutzerverwaltung beschränkt Offene Posten-Liste sortiert nach Kunden-Nr., Kundenname oder offener Betrag Kontoauszug je Kunde wahlweise inkl. Saldo 0 Mahnungen mit frei formatierbaren Vorlagen Auswertungen von Projekten/Verkauf, Umsätzen und Deckung sowie Projektpositionen Umsätze: Kunden, Artikel, Warengruppen, Ausgangsrechnungen Deckung: Kunden, Artikel, Warengruppen Zeitraum: monatsweise oder Jahresgesamtaufstellung, rückwirkend bis 5 Jahre Verschiedene Filter- und Sortierkriterien Grafische Darstellung Wahlweise Artikel ohne Umsätze mitzudrucken Projekte: Listen offener Angebote und Wartungstermine Belegstatistik sortiert nach Projektnummer, Termin oder Umsatz Filter: Projektnummer, Termin, interner Status Zusätzliche Filter auf Belege: Projekte ohne Belegdruck, alle Belege, offene Angebote, bestätigte Aufträge, auftragsbezogene Lieferantenbestellungen, Teilrechnungen, Lagerbewegung ohne Faktura, Lagerbewegung und Faktura Projekt nicht abgeschlossen, alle Fakturen Inkl. Projekten zugeordnete Eingangsrechnungen (Einkauf oder Eingangsrechnungsbuch) Inkl. Nachkalkulation (Nachkalkulation) Projektpositionen: dient der Auswertung von Artikelpositionen, die in noch nicht abgeschlossen sind, Auftragsdisposition Sortiert nach Projektnummer, Termin oder Umsatz Filter: Projektnummer, Termin, interner Status Zusätzliche Filter auf Projektpositionen: offene Lieferungen, gelieferte Positionen ungleich fakturierte, Menge ungleich fakturierte Menge, abgeschlossen/fertig Filter auf Artikel-Nummer Ausgangsrechnungsjournal mit oder ohne Artikel mit Überleitung in die Tabellenkalkulation, freie Wahl des Zeitraums, integrierte Jahreshochrechnung Export von Rechnungen/Gutschriften Export der Debitorendaten Export in jede Finanzbuchhaltung mit Schnittstelle auf Anfrage möglich 11

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13 UltiMate Zusatzmodule Um Ihnen eine kompakte, praxisorientierte und vor allem individuell anpassbare Lösung für alle Bereiche bieten zu können, stellen wir Ihnen eine reiche Auswahl an Zusatzmodulen und Softwareerweiterungen zur Verfügung. Sie können selbst entscheiden, welche Anwendungsbereiche Sie einsetzen wollen, welche Funktionen Sie brauchen. Das Basispaket kann auch zu jedem späteren Zeitpunkt erweitert werden und so mit Ihrem Unternehmen mitwachsen. Lagerverwaltung Warenwirtschaft Einkauf Marketing Preisgestaltung Mehrlagerfähigkeit und Lagerposten Seriennummern Chargenlogik Bestellvorschlag lt. Mindestbestand Lagerstandslisten Inventur Import von extern erfassten Lagerbewegungen per Scanner Bestellvorschlag lt. Mindestbestand Verwaltung mehrerer Lieferanten pro Artikel Automatische Umwandlung einer Bestellung in den Warenzugang Direktes Buchen der Wareneingänge auf einen Auftrag Eingangsrechnungsjournal Import von extern erfassten Lagerbewegungen per Scanner (Barcode- Lager) Erfassung von Eingangsrechnungen mit Zahlungsziel Direktes Verknüpfen der Eingangsrechnung mit einem Auftrag Journal mit freier Eingabe des Zeitraums Auswertung offener Zahlungen Workflow Listen mit Kundendaten, wahlweise mit oder ohne Archivzeilen der Dokumentenverwaltung. Sortierung Kunden-Nr., Name, PLZ, Kundentyp/PLZ Filter auf Kunden-Nr, Kundentyp und Eingabefeld 6 Ideal als Marketingunterlage und zum Nachfassen von offenen Angeboten oder Interessenten Newsletter 12 individuell bestimmbare Verteilergruppen gliedern Ihre Mailingaktionen übersichtlich. Alle Verteilergruppen können miteinander kombiniert werden. Per Knopfdruck Überprüfung der ausgewählten Kundendaten auf Ihre Vollständigkeit (Angabe der -adresse etc.) Verwendung von Textbausteinen Versand der s einzeln oder gesammelt Probe- Staffelpreise im Verkauf Preise für jede Mengeneinheit Bis zu 45 Preislisten pro Artikel Kunden-Fixpreise auf best. Artikel oder Warengruppen Kundenrabatt auf best. Artikel oder Warengruppen Zeitliche Einschränkung für Aktionspreise 13

14 Provisionsabrechnung Nachkalkulation Barcode-Verkauf-Lager Termin-Belege Schnittstelle Fibu Fremdsprache Fremdwährung und fremdsprachige Belege Phone-Demon Erfassen eingehender Telefonanrufe Auftragsbezogen Pro Auftrag oder Artikelposition Abhängig vom Deckungsbeitrag Überprüfung von Soll- und Istzuständen Mengenermittlung unabhängig von Lieferscheinen Zusätzliche Leistungen werden automatisch oder wahlweise analog erfasst, automatisch über Leistungsabrechnung (Leistungsabrechnung) Deckungsbeitragsrechnung Artikelerfassung mit Scanner Import von extern erfassten Lagerbewegungen bzw. Aufträgen Stapeldruck von Lieferscheinen oder Rechnungen nach Terminen Für Wartungs- oder periodische Rechnungen Monatlich, quartalsweise oder jährlich Export von Rechnungen/Gutschriften Export der Debitorendaten Export in jede Finanzbuchhaltung mit Schnittstelle möglich Definition der Fremdsprache und Währung am Kunden Artikelbeschreibungstexte fremdsprachig Textbausteine fremdsprachig Verkaufsbelege in der ausgewählten Fremdwährung Bildschirmanzeige der letzen Anrufe mit Nummer, Datum und Uhrzeit Protokollliste Automatische Anzeige der Kundendaten in UltiMate - wawi.net Entsprechende Telefonanlage Voraussetzung Systemvoraussetzungen Hardware und Software Standard-PC mit Microsoft Windows-Betriebssystem ab MS Windows 2000 Windows-Drucker Bildschirmauflösung mind. 1024x768 Internetzugang am PC (für Inanspruchnahme von Wartungsdienstleistungen) Irrtümer und Druckfehler vorbehalten. Es gelten ausschließlich die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der VSE GmbH, abrufbar im Internet auf 14

15 VSE GmbH Softwareproduktion und Handel i Speisinger Straße 11/1-2 A-1130 Wien Tel.: (0043) Fax: (0043) office@vse.at