H A N D B U C H. Bachmann Support 06/ 03.

Transkript

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2 1. Einstieg 1. Einstieg 01. Grundsätzliches MiniBüro / Pro ist auch ohne FileMaker Pro lauffähig. Einzelplatz-Version. MiniBüro ProFlex ist mit FileMaker Pro ab Version 6.0 lauffähig. Einfaches Arbeiten im Netzwerk oder via Internet möglich. Unter Macintosh und Windows lauffähig. Änderungen an Formularen, zusätzliche Informationen (z.b. AHV-Nr), weitere Listen, zusätzliche Datenbanken lassen sich nur mit der ProFlex Version einfach und schnell realisieren. Rufen Sie uns unter an oder senden Sie uns ein an info@minibuero.ch 02. Definitionen Generell befinden sie sich im Blättern- und Ändern-Modus. Das heisst alle Eingaben werden automatisch gespeichert. Um Daten zu selektieren, zu suchen klicken Sie zuerst auf die Taste suchen Als Datensatz bezeichnet man z.b. eine Adresse. In der Liste werden mehrere Datensätze angezeigt. Mit Klick auf farbiges Quadrat, am Anfang der Zeile, springen Sie zum Datensatz-Detail (1 Datensatz). Auf der linken Seite können Sie mit Klick auf das Karteisymbol durch die ganze Kartei blättern. 03. Menuleiste / Tastatur / Maus Befehle in der Menu-Leiste brauchen Sie nur für das Löschen von Adressen, Offerten, u.s.w. Weiter stehen im Menu Scripts verschiedene Kurzbefehle bereit, die auch mit der Tastatur ausgeführt werden können. CTRL + 1 (APFEL + 1 bei Mac) ist in allen Dateien der Befehl zurück zum Starter. Z.B: in der Adressdatei erstellt der Befehl CTRL + 6 einen Serienbrief mit der aktuellen Adressauswahl (APFEL + 6 bei Mac). Alle Funktionen werden mit den weissen Tasten und den verschiedenen Reitern Adressen, Briefe,... ausgelöst. Verwenden Sie keinesfalls Drucken in der Menu-Leiste. Dieser Befehl würde lediglich den aktuellen Bildschirminhalt drucken. 2

3 1. Einstieg 04. Tastenbeschreibungen TAB: springt zum nächsten Feld SHIFT+TAB: springt zum vorherigen Feld ALT+TAB: Tabulatorsprung innerhalb Textfeld Windows CTRL+ - CTRL+ SHIFT+ N CTRL+ 1 Macintosh Apfel+ - Apfel+ SHIFT+ N Apfel+ 1 Datum einsetzen Name einsetzen Zurück zum Start Datum einsetzen Name einsetzen Zurück zum Start 05. Suchen Bei jeder Suche wird in allen Datensätzen gesucht. Um alle zu finden mit Name Bachmann und in Zürich leben: - Suchen klicken - Mit Maus oder TAB-Taste zum Feld Namen springen - Bachmann tippen, im Feld Ort Zürich eingeben. - ENTER oder Zeilenschaltung drücken Um alle Meier und zusätzlich alle aus Personen aus Uster zu finden (dies oder das): - Suchen klicken - Mit Maus oder TAB-Taste zum Feld Namen springen - Meier tippen - Im Menü Abfrage: Neue Abfrage hinzufügen - Im Feld Ort Uster eingeben. - ENTER oder Zeilenschaltung drücken 3

4 1. Einstieg 05. Suchen erweitert Suchen nach... Findet...! Doppelte Werte! = Meier Alle Meier, keine Meierhofer = (leer) kein Inhalt Bereich >1.1 ab 1.1. diesen Jahres <= bis und mit M@@er Mayer, Meier,... *mann Bachmann, Kaufmann,... Beachten sie im Suchmodus auf der linken Seite Symbole Die Suche kann auch umgekehrt werden. Markieren Sie das Feld ohne (im Statusbereich auf der linken Seite). Das Suchergebnis kann auch umgekehrt werden im Menu Datensätze mit Menupunkt Ausschluss anzeigen Um zum Beispiel einige Adressen manuell auszuwählen: - alle Adressen anzeigen in Liste - gewünschte Adressen ausschliessen (Taste x am Zeilenende) - zum Schluss im Menu Datensätze mit Menupunkt Ausschluss anzeigen 06. Direkt-Hilfe Klick auf den Reiter? zeigt die Soforthilfe und Tipps. In den meisten Bildschirmmasken und -listen findet man diese. 07. Speichern... MiniBüro ist eine Datenbank und basiert nicht auf einem Dateien-System wie zum Beispiel Word oder Excel von Microsoft. Dieses System basiert auf FileMaker Pro und es ist grundsätzlich nicht notwendig zu speichern. Alle Eingaben werden sofort gespeichert. Daher ist es umso wichtiger, regelmässig Backup, eine Sicherungskopie der geschlossenen Datenbanken (MiniBüro beenden) zu machen. 08. Adresse, LS,... löschen z.b. Eine Adresse löschen: - Adresse suchen - Im Menü Datensätze: Datensatz löschen auswählen Mehrere Adressen löschen: - Adressen suchen - Im Menü Datensätze: Gefundene/Alle Datensätze löschen anklicken Alternativ kann auch mit folgenden Tasten gelöscht werden: CTRL + E (Apfel + E bei Mac) Achtung: Die Befehle Alle Datensätze löschen und Datensätze löschen sind unwiderruflich! 4

5 1. Einstieg 09. Fenster Positionen zurücksetzen Im Starter: Im Menü Scripts: Service: Alle Fenster anpassen anklicken 5

6 2. Adresse 2. Adresse Adresse löschen - Adresse suchen - Im Menü Datensätze: Datensatz löschen auswählen Alternativ kann auch mit folgenden Tasten gelöscht werden: CTRL + E (Apfel + E bei Mac) Achtung: Die Befehle Alle Datensätze löschen und Datensätze löschen sind unwiderruflich! Einzeletiketten drucken Bei Einzeletikettendruck empfehlen wir die Etiketten von unten her aufzufüllen. Allfällige Druckerprobleme können damit vermieden werden. Neue Adresse erfassen - Klicken Sie im Starter auf die Taste Adressen - Klicken Sie auf die Taste neu - Geben Sie nun die Firmenbezeichnung oder Organisation ein. - Drücken Sie auf der Tastatur die Tabulatortaste TAB, um zum nächsten Feld zu gelangen. - Alle Eingaben werden automatisch gespeichert. Postfach Geben Sie Strasse und Postfach ein - getrennt durch eine Zeilenschaltung. Das Postfach wird jetzt im Adressmuster oben rechts angezeigt. Spezielle Adressformatierung Bei internationalen Adressen mit Landesangabe schreiben Sie ins PLZ-Feld z.b. A-6100 statt nur A-6100 Seefeld in Tirol Alternativ kann das Land auch ins Feld Ort geschrieben werden. Geben Sie nach dem Ort die Zeilenschaltung, dann das Land ein. Seefeld in Tirol Oesterreich 6

7 3. Auftrag / Offerte / Lieferschein / Bestellung 3. Auftrag / Offerte / Lieferschein / Bestellung Auftrag/Offerte/Lieferschein/Bestellungen löschen - Offerte/Auftrag/Lieferschein suchen - Im Menü Datensätze: Datensatz löschen auswählen Achtung: Die Befehle Alle Datensätze löschen, Gefundene Datensätze löschen und Datensätze löschen sind unwiderruflich! Auftragsbestätigung von bestehender Offerte erstellen - Gewünschte Offerte suchen - drucken: Auftragsbestätigung klicken - Frage: Duplizieren und als Auftragsbestätigung benennen? - Ok klicken - Ergänzen Sie nötigenfalls Kopf- und Fusstext - drucken: Auftragsbestätigung klicken Bestellung erstellen Erfassen oder suchen Sie zunächst in Adressen nach der gewünschten Person oder Firma. Auf Reiter Offerte/AB/LS klicken. Neue Offerte... erstellen? Ok klicken. Titel Bestellung wählen. Fügen Sie Zeile um Zeile Anzahl, Einheit, Beschreibung, Preis ein. Lieferschein von bestehender Offerte/Auftragsbestätigung erstellen - Gewünschte Offerte/Auftragsbestätigung suchen - drucken: Lieferschein anklicken - Frage: Duplizieren und Lieferschein benennen? - Ok klicken - Löschen Sie nicht benötigte Zeilen wie Porto, Rabatt, Lieferkosten u.s.w. mit Klick auf x (neben Anzahl-Feld) - Ergänzen Sie nötigenfalls Kopf- und Fusstext - drucken: Lieferschein anklicken 7

8 3. Auftrag / Offerte / Lieferschein / Bestellung Offerte erstellen Erfassen oder suchen Sie zunächst in Adressen nach der gewünschten Person oder Firma. Auf Reiter Offerte/Auftrag klicken. Neue Offerte erstellen? Ok klicken. Fügen Sie Zeile um Zeile Anzahl, Einheit, Beschreibung, Preis ein. Um diese Offerte dann zu verrechnen, auf Reiter Rechnung klicken und bestätigen. Unterschiedliche Währungen Mit MiniBüro können Sie Aufträge/Offerten/Bestellungen und Rechnungen in CHF und erstellen. Klicken Sie die Währung an (oberhalb Artikel-Preis), und ändern Sie den Währungskürzel. MiniBüro rundet die Beträge entsprechend. 8

9 4. Rechnung 4. Rechnung Mehrere Einzelrechnungen erstellen - Suchen Sie die zu verrechnenden Lieferscheine, Auftragsbestätigungen,... - Wechseln Sie dazu zur Ansicht Liste - Selektieren Sie z.b. mit Taste offene und schliessen nicht gewünschte aus (mit Taste x am Zeilenende) - Klicken Sie auf die Taste diese verrechnen Jetzt wird aus jedem Lieferschein, jeder Auftragsbestätigung eine einzelne Rechnung erstellt Rechnung erstellen von Offerte / Auftrag / Lieferschein Erfassen oder suchen Sie zunächst in Offerte/AB/LS nach der gewünschten Offerte/Auftrag/Lieferschein. Auf Reiter Rechnung klicken. Neue Rechnung erstellen? Ok klicken. Jetzt Rechnung ausdrucken mit Taste drucken: Rechnung Teilrechnung Beispiel: Teilrechnung von bestehender Auftragsbestätigung erstellen: - Auftragsbestätigung duplizieren - Alle bei der Teilrechnung nicht zu verrechnenden Positionen löschen (Klick auf x ) - Reiter Rechnung, bei Meldung neue Rechnung ok auswählen - Suchen Sie nochmals die erste Auftragsbestätigung und duplizieren Sie diese nochmals, löschen die bereits verrechneten Positionen - Nochmals Reiter Rechnung klicken für die zweite Teilrechnung 2.Variante -Suchen Sie im Fenster Adressen gewünschten Kunden -Reiter Rechnung anklicken -Neue Rechnung anklicken -Füllen Sie die erste Rechnungszeile z.b. mit Text Teilrechnung von Aufragsbestätigung Teilbetrag eingeben: z.b: drucken Rechnung Restzahlung: -Suchen Sie die Auftagsbestätigung - Reiter Rechnung anklicken, bei Meldung neue Rechnung ok auswählen -Zusätzliche Rechnungszeile: Teilzahlung vom Betrag eingeben mit negativem Vorzeichen

10 4. Rechnung Teilzahlung - Ändern Sie beim Buchen der Rechnung den zu buchenden Betrag - Deaktivieren Sie die erledigt -Markierung in der Rechnung - Wiederholen Sie dies bis alle restlichen Teilzahlungen erledigt sind. 2. Variante - Ändern Sie beim Buchen der Rechnung den zu buchenden Betrag - Wechseln Sie zurück zu Rechnung - Klicken Sie Taste neue Rechnung für... - Geben Sie in der ersten Rechnungszeile den Text Restzahlung von Rechnung 1234 und den entsprechenden Restbetrag ein (allenfalls inkl. anklicken) - Tragen Sie das alte Rechnungsdatum manuell ein 10

11 5. Brief 5. Brief Bestellung 1. Variante: Schreiben Sie einen Brief mit Titel Bestellung 2. Variante: Im Modul Offerte/Auftrag/Liefersch. eine neue Offerte erstellen und Titel ändern: Bestellung statt Offerte. Serienbrief erstellen - In Adressen gewünschte Empfängeradressen suchen - Zur Liste wechseln - Einzelne Adressen können jetzt noch manuell ausgeschlossen (nicht gelöscht) werden. Dazu auf Taste x klicken - Taste Serienbrief klicken - Brief schreiben - Taste Drucken klicken - Nach dem Drucken können Sie den Brief speichern 11

12 6. Internet 6. Internet Adresse zu Telefonnummer suchen Tel anklicken (nicht direkt die Telefonnummer). Ihr Internetbrowser wird geöffnet, auf TelSearch wird nach der Adresse zur betreffenden Telefonnummer gesucht. Achtung: TelSearch ist eine Datenbank, die nur Adressdaten aus der Schweiz beinhaltet. Es muss eine Verbindung zum Internet bestehen. aus Adresse anklicken (nicht die Adresse) - das Standard- -Programm wird geöffnet - der gewünschte Empfänger wird eingesetzt. Google Suche Google anklicken: Im Starter oder in Adressen wird nach Firma oder Vor-/Nachname gesucht. Diese Funktion ist wertvoll, wenn Sie neue Interessenten/Kunden erfassen und Sie schon während dem ersten Gespräch (nach Eingabe der Firma) bereits genauere Infos vom Internet sehen. Ihr Gesprächspartner wird staunen :-) Homepage-Verbindung www anklicken (nicht direkt die Internetadresse) 12

13 7. Kassa 7. Kassa Buchungen, ohne Aktivkonto z.b. Kasse, Bank oder Post Buchung, welche kein Aktivkonto betreffen müssen wie folgt gebucht werden: Datum, Buchungstext, Beleg Nr., KontoNr. Ein und Aus und den Betrag nur bei Einnahmen eintragen. Für die Bilanz wird automatisch richtig gerechnet. Datensatz ausschliessen Rotes x = Buchung wird ausgeschlossen, nicht gelöscht! Debitorenbuchung (ein Kunde bezahlt eine Rechnung) Kunde bezahlt seine offene Rechnung. - Reiter Rechnungen, Listenansicht offene Rechnung. - Bankdatum und Rechn. Bezahlt einsetzen auf x klicken - Fenster Neue Buchung öffnet sich. - Datum, Buchungstext, Aus Konto Nr., Betrag inkl. MWST wird übernommen. - Ein-Konto (z.b. Kasse/Bank/..) eintragen und buchen Knopf betätigen. - MWST Betrag überprüfen/ändern und den Knopf buchen betätigen. - Auf Fertig klicken und die Kassaübersicht erscheint. 13

14 7. Kassa Kontoplan Der Kontoplan kann jederzeit Ihren Bedürfnissen entsprechend abgeändert werden. Achtung: Um die Bilanz zu erstellen, müssen die Konto Nr, der Kontoname und die Kontoart zwingend ausgefüllt sein. Definition der Klassen Nr. KMU-Kontoplan: Klasse 1 = Aktiven Klasse 2 = Passiven Klasse 3 = Betriebsertrag aus Lieferungen und Leistungen Klasse 4 = Material- und Warenaufwand Klasse 5 = Personalaufwand Klasse 6 = Sonstiger Betriebsaufwand Klasse 7 = Betriebliche Nebenerfolge Klasse 8 = Neutraler Erfolg Klasse 9 = Abschluss Definition der Klassen Nr. Gewerbe-, Industrie- und Handelsbetriebe: Klasse 1 = Aktiven Klasse 2 = Passiven Klasse 3 = Waren- und Materialaufwand Klasse 4 = übriger Betriebsaufwand Klasse 5 = Klasse 6 = Betriebsertrag Klasse 7 = Neutraler Aufwand und Ertrag Klasse 8 = Abschlusskonten Kreditor Umsatzsteuer Eine Kundenrechnung (Debitor) wird z.b. mit 7.6% MWST verrechnet. Da der MWST-Betrag bei der Eidg. Steuerverwaltung MWST abgeliefert wird, muss der MWST-Betrag als Kreditor Umsatzsteuer eingetragen werden. Kreditorenbuchung Z.B. Lieferantenrechnung wird bezahlt. - Im Starter auf Kassa klicken. - Neue Buchung klicken - Bankdatum, Buchungstext, Ein- und Auskonto, Betrag inkl. MWST einsetzen. - Buchen anklicken. - Debitor Vorsteuer buchen. Betrag eingeben oder übernehmen. - MWST buchen. - Fertig klicken. - Übersicht Kassa erscheint. 14

15 7. Kassa Saldovortrag - Im Starter auf Kassa klicken. - Neue Buchung klicken - Valutadatum (Bankdatum) z.b , Buchungstext =Saldovortrag, Konto Ein z.b Bank und Konto Aus z.b Bilanz Suchenknopf Suchenknopf bedeutet immer Suchen im aktuellen Jahr. Klick auf Kasse/Bank/Post = aktuellen Jahr. Umschalttaste (Shift) + Klick auf Suchen oder Kasse/Post/Bank = Suchen/Anzeige vom letzten Jahr. dito Diesen Monat Umschalttaste (Shift) + Klick auf Diesen Monat sucht letzten Monat. Umbuchungen / Kontoübertrag (z.b. Bank auf Kasse) Umbuchungen in denselben Klassenkonten müssen über ein Zwischen-, Durchlaufs- oder Hilfskonti, nachfolgend Hilfskonto genannt, erfolgen. Das Hilfskonto kann im Kontoplan frei gewählt werden. Würde nun ein Hilfskonto mit der Konto Nr gewählt werden, hiesse der Buchungssatz bei einer Umbuchung von z.b. CHF von der Bank auf die Kasse wie folgt: Hilfskonto Nr an Bank Nr = Ausgabe Kasse Nr an Hilfskonto Nr = Einnahme Unterstrichene Titel = Sortiermöglichkeiten Erster Klick auf unterstrichenen Titel = absteigende Sortierung Zweiter Klick auf denselben unterstrichenen Titel = aufsteigende Sortierung 15

16 9. Update 9. Update Anleitung Update -Bisherigen MiniBüro-Ordner duplizieren -Ordner umbenennen zu MiniBüroalt (ohne Leerschlag, gross-/kleinschreibung egal) -Diesen Ordner in neuen MiniBüro-Ordner verschieben. - Falls nötig alte Dateiendungen ersetzten (Neues MB Adresse.USR, bisheriges z.b. Adresse.MBU) -"Neues MB" starten -Im Script Menu (im Starter): "Update!" auswählen. -Folgen Sie den Anweisungen am Bildschirm -Überprüfen Sie die Einstellungen in Offerten und Rechnungen -Nach dem Import kann der Ordner MiniBüroalt gelöscht werden 16