ELEKTRONISCHES ANMELDEVERFAHREN

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1 ELEKTRONISCHES ANMELDEVERFAHREN

2 INHALTSVERZEICHNIS Inhalt Zweck / Zielsetzung 1 Grafische Übersicht 2 Ausschreibung 3 Anmeldeformular 4 Mündliche / schriftliche Anmeldung 6 Mutationen / Abmeldungen 7 Tücken beim Antworten auf ein (Formular) 8 Teilnehmer- / Inkassoliste 9 Datenexport ab der Anmeldedatenbank 10 Bearbeiten Teilnehmer-/Inkassoliste 13 Schlussbemerkungen 17 Hinweis Aus Gründen der sprachlichen Vereinfachung und der besseren Lesbarkeit wird lediglich die männliche Form verwendet. Die Ausführungen beziehen sich gleichermaßen auf weibliche und männliche Personen.

3 Zweck / Zielsetzung Mit dem elektronischen Anmeldeverfahren wird dem Anlassleiter die Möglichkeit geboten, nach Ablauf der Anmeldefrist, eine Teilnehmerliste Inkassoliste für alle per Internet erfolgten Anmeldungen zu generieren. Das Ausfüllen des Anmeldeformulars soll möglichst einfach und ohne grossen Erfassungsaufwand erfolgen, indem alle dem Altersforum bekannten Informationen (Adressdaten / Telefonnummern / etc.) im Formular dem Teilnehmer vorabgefüllt werden, und er/sie nur noch die zusätzlichen Angaben wie Menü (Fleisch, Vegi, ), Vorhandensein von Museumspass/Raiffeisenkarte, ½-Tax Abonnement, etc. ergänzen muss. Jeder Teilnehmer erhält als Bestätigung der Anmeldung eine Kopie derselben per zugestellt. Mündliche und schriftliche Anmeldungen, vor allem für Teilnehmer ohne Internetanschluss, sollen ebenfalls möglich sein und können durch den Anlasseiter erfasst und verwaltet. 14. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 1

4 Grafische Übersicht 14. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 2

5 Ausschreibung ALLGEMEINES Für die Ausschreibung von Anlässen werden standardisierte Ausschreibungsformulare zur Verfügung gestellt, welche durch den Anlassleiter ausgefüllt und dem Web-Master für die finale Ausschreibung im Internet und als Flyer für den zweimonatigen Versand / Anschlagbrett am Freitagstreff dienen. Nähere Angaben siehe Merkblatt Vorlagen für die Ausschreibung von Anlässen. ANMELDEFORMULAR Das Anmeldeformular enthält alle für den Anlassleiter notwendigen Daten Teilnehmer (vollständige Adressangaben, Telefonnummer, -Adresse, etc. gemäss Mitgliederliste) Anzahl Personen (1-2 bei Ehepaaren) individuell je Anlass o Menüwahl (Fleisch oder vegetarisch) o ½-Tax oder General-Abonnement (bei Bahnfahrten) o Museumspass/Raiffeisenkarte (beim Besuch von Museen) Das korrekte (vollständige) Ausfüllen des Formulars wird geprüft, sodass (praktisch) keine Rückfragen erforderlich sind. Datenbank Die Anmeldedaten werden in einer Datenbank auf dem Datenserver des Vereins gespeichert und können jederzeit ausgewertet werden. Bei der Speicherung wird zusätzlich das Erfassungsdatum (Datum/Zeit) mitgespeichert. INKASSOLISTE Aufgrund der Anmeldedaten kann eine Inkassoliste erstellt werden, sofern die Teilnahmekosten (oder einen Teil davon), durch den Anlassleiter am Anlasstag eingezogen werden. Die zu entrichtenden Beträge errechnen sich aufgrund der Anzahl Teilnehmer, unter Berücksichtigung allfälliger Vergünstigungen (Museumspass/Raiffeisenkarte, ½-Tax Abonnement, GA, etc.). PUBLIKATION INTERNET Das Anmeldeformular ist ein fester Bestandteil der Anlassausschreibung im Internet und kann bis zum Ablauf der Anmeldefrist über die entsprechende Seite direkt aufgerufen werden. 14. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 3

6 Anmeldeformular ALLGEMEINES Das Ausfüllen des Anmeldeformulars erfolgt in 2 Schritten: 1. Login (Angabe Name / Vorname des Mitgliedes) 2. Anmeldeformular Um das Ausfüllen des Formulars möglichst benutzerfreundlich zu gestalten, werden die dem Altersforum bekannten Adressdaten im Formular maschinell ausgefüllt. LOGIN (1. TEIL DER ANMELDUNG) Formular: 1 Vorname Angabe des eigenen Vornamens. Bei Paaren (z.b. Hans + Vreni) genügt es, nur einer der beiden Namen anzugeben (z.b. Hans). 2 Nachname Angabe des Familiennamens. Bei Doppelnamen (z.b. Nünlist-Wobmann, Nünlist Wobmann) genügt die Angabe des ersten Namens (Nünlist). Besonderheit Das Ausfüllen des Logins ist zwingend. Beim Altersforum (noch) nicht registrierte Personen müssen ebenfalls ihren Vor- und Nachnamen angeben. ANMELDEFORMULAR (2. TEIL DER ANMELDUNG) Formular (Beispiel): 14. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 4

7 1 Adressdaten Das Anlassdatum sowie die aufgrund des Login ermittelten Adressdaten werden automatisch ausgefüllt und müssen vom Teilnehmer nur noch auf deren Korrektheit überprüft werden. 2 Anmeldedaten Individueller Teil der Anmeldung, welche je nach Anlass unterschiedlich sein kann. In der Regel gelangt hier die Drop Down zur Anwendung Beispiel Drop Down: 2 Bemerkungen Möglichkeit für den Teilnehmer, eine persönliche Bemerkung / Frage / etc. der Anmeldung beizufügen. 2 Sicherheitscode Der Sicherheitscode wird dynamisch bei der Ausgabe des Formulars generiert und als Bild angezeigt. Der Sicherheitscode hilft zu verhindern, dass Formulare missbräuchlich (durch Roboter / Maschinen) ausgefüllt werden. Plausibilitätsprüfung Eine eigentliche Plausibilitätsprüfung (z.b. Anzahl angemeldeter Personen : Anzahl Mittagessen) findet nicht statt. Massgebend ist jeweils die Anzahl der angemeldeten Person. Anhand dieser Anzahl wird der allfällige Inkassobetrag berechnet. 14. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 5

8 Mündliche / schriftliche Anmeldung Nicht alle Mitglieder verfügen über einen Internetanschluss oder sind gewillt, Anmeldungen über das Internet zu tätigen. Diesen Mitgliedern stehen alternativ weiterhin folgende Anmeldemöglichkeiten offen: mündliche Anmeldung schriftliche Anmeldung o per o per Post o Abgabe Anmeldetalon am Freitagstreff Es ist dem Anlassleiter überlassen, ob er/sie diese Anmeldungen über das offizielle Formular erfasst, oder aber die elektronisch zur Verfügung gestellte Teilnehmer-/Inkassoliste manuell mit dieser/diesen Anmeldung/-en ergänzen will. Persönlich empfehle ich die Erfassung der Anmeldungen über das offizielle Formular, da der Erfassungsaufwand deutlich geringer ausfällt, als das manuelle Nacherfassen der übrigen Anmeldungen. Wie vorgängig beschrieben, genügt es beim Login den Vor- und Nachnamen einzugeben, und sämtliche Adressdaten werden vom System maschinell zur Verfügung gestellt. Teilnehmer mit eigener -Adresse Einige Teilnehmer verfügen wohl über eine -Adresse, machen davon aber nicht unbedingt Gebrauch. Bei diesen kann die vorgeschlagene -Adresse unverändert übernommen werden, was den Vorteil hat, dass diese Teilnehmer automatisch ein Bestätigungs- erhalten, was sie u.u. auch dazu animieren dürfte, künftige Anmeldungen selber über das Internet zu erfassen. Teilnehmer ohne eigene -Adresse Beim Login werden auch die Adressen von Mitgliedern gefunden und im Formular ausgefüllt, die über keine -Adresse verfügen. Die elektronische Anmeldung verlangt jedoch zwingend die Eingabe einer gültigen -Adresse. Hier stehen dem Anlassleiter 2 Möglichkeiten zur Verfügung: Erfassung mit seiner persönlichen -Adresse Der Anlassleiter erhält in diesem Falle 2 s, nämlich das Bestätigungs- (an sein eigene Adresse, da er als Absender vermerkt ist) und die eigentliche Anmeldung. Erfassung mit der -Adresse des Webmasters webmaster@afobasi.ch. Der Anlassleiter erhält in diesem Falle nur 1 , nämlich die Anmeldung. Das Bestätigungs- wird dem Webmaster zugestellt. 14. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 6

9 Mutationen / Abmeldungen Mutationen und/oder Abmeldungen erfolgen in der Regel mündlich oder schriftlich ( ) direkt an den Anlassleiter. Allfällige Modifikationen der Datenbank wie löschen der Anmeldung anpassen der Anmeldung erfolgen somit nicht automatisch und müssen, sofern gewünscht, dem Web-Master zu Kenntnis gebracht werden. Dieser hat die Möglichkeit, entsprechende Datenbankanpassungen vorzunehmen. Ist dies nicht möglich, so muss der Anlassleiter die ab der Anmeldedatenbank generierte Teilnehmer-/Inkassoliste selber anpassen. 14. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 7

10 Tücken beim Antworten auf ein (Formular) Bitte beachten: der Absender eines Anmelde-/Kontaktformulars ist für den Empfänger (Weiterleitungsadresse) immer die Adresse der eigentliche Absender wird im Formular jedoch als aufgeführt -Programme (z.b. MS Outlook) bieten die Möglichkeit, auf ein eingegangenes zu antworten. Dabei wird automatisch die Absenderadresse (d.h. als Empfänger-Adresse eingesetzt. Es bieten sich folgende 2 Möglichkeiten einer korrekten Beantwortung: o die vorgeschlagene Adresse durch die eigentliche Absender-Adresse ( ) zu ersetzten (überschreiben / cut and paste ) oder aber o auf -Adresse des Formulars klicken. Das -Programm übernimmt die E- Mailadresse automatisch. 14. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 8

11 Teilnehmer- / Inkassoliste Die Teilnehmer- / Inkassoliste wird aufgrund der in der entsprechenden Datenbank gespeicherten Anmeldungen aufbereitet und kann als CSV-Datei heruntergeladen werden. Bei der CSV-Datei handelt es sich um eine Textdatei zum Austausch einfach strukturierter Daten. Eine CSV-Datei kann in die gängigsten Tabellenkalkulationsprogramme (Excel / Calc) eingelesen und dort weiter verarbeitet werden. Dabei gilt zu beachten, dass die Datei als Excel- oder als Calc-Datei abgespeichert werden, ansonsten allfällige Formatierungen verloren gehen. Bitte beachten: Bitte verwende die für diesen Anlass mitgeteilte Link-Adresse, da es sich um ein exklusiv für den Anlass entwickeltes Extrakt Programm handelt. Exportiere die Daten für die definitive Teilnehmer-/Inkassoliste erst nach Anmeldeschluss. Dadurch bist du sicher, dass du über die vollständigen und aktuellen Anmeldedaten verfügst. Manuelle Anpassungen sollten erst dann getätigt werden. Exportierte Daten (CSV-Datei) müssen im Format Excel (Microsoft Office) oder als Calc (OpenOffice) abgespeichert werden. Bei CSV-Dateien (reine Textdateien) gehen allfällige Formatierungen, Berechnungsformeln, etc. verloren. 14. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 9

12 Datenexport ab der Anmeldedatenbank Das Datenbank Extrakt Programm wird durch den Web-Master, zusammen mit der Internet- Ausschreibung bereitgestellt, und dem/der Anlassleiterin per mitgeteilt. Dabei handelt es sich um eine sogenannte Link-Adresse, welche durch Doppelklick oder durch Kopieren in die Eingabezeile des Browsers den Datenexport startet. Beispiel eine Link-Adresse: 1. Durch Doppelklick kann der Internet-Browser automatisch gestartet und das Programm ausgeführt werden. Sollte dies nicht funktionieren, so kann obige Adresse in die Eingabezeile der Internet-Browser kopiert und so das Programm ausgeführt werden: DOWNLOAD CSV-DATEI Wie vorgängig erwähnt, wird der Download der Anmeldedaten über den Internet-Browser gestartet. Der Dialog gestaltet sich dabei unterschiedlich, je nach dem mit welchem Internet-Browser und Version dies erfolgt. Hier 4 Beispiele von gängigen Internet-Browsern: 14. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 10

13 Internet Explorer (Microsoft) Beim Internet Explorer (Version 11) öffnet sich am unteren Bildrand ein Dialogfenster, wo entschieden werden muss, ob Firefox 1 [Öffnen] die CSV-Datei wird direkt mit dem eingestelltem Tabellenkalkulationsprogramm geöffnet 2 [Speichern] speichern unter auswählen und die Datei am gewünschten Speicherort speichern. Bei Browser Firefox (Version 31.0) wird ebenfalls ein Dialogfenster eingeblendet, bei welchem Firefox wissen möchte, wie mit der Datei verfahren werden soll: 14. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 11

14 1 [Öffnen mit] Angezeigt wird/werden das/die auf dem PC installierten Tabellenkalkulationsprogramme. Wähle dasjenige aus, mit welchem du die CSV-Datei bearbeiten möchtest. 2 [Speichern] speichern unter auswählen und die Datei an dem gewünschten Speicherort zwischenspeichern. Google Chorme Bei Verwendung des Internet-Browser Google Chrome muss die CSV-Datei zuerst zwischengespeichert werden. Ein damit verbundenes Starten der Tabellenkalkulation ist (offenbar) nicht möglich. Safari (Mac) Es existieren noch weitere Browser, so z.b. Safari, welcher vorwiegend (ausschliesslich) auf dem Betriebssystem von Mac-Computern läuft. 14. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 12

15 Bearbeiten Teilnehmer-/Inkassoliste VERFAHREN MIT EXCEL (MS-OFFICE) (Sofern Datei beim Herunterladen mit Excel bereits geöffnet wurde, mit Pt. 3 fortfahren) 1. Starten des Tabellenkalkulationsprogramms Excel (von Microsoft), sofern dasselbe nicht schon beim Download (siehe vorgängige Beschreibungen) automatisch gestartet wurde. 2. Öffnen der vorgängig heruntergeladenen und zwischengespeicherten CSV-Datei 3. Bearbeiten der Teilnehmer-/Inkassoliste o löschen nicht benötigter Spalten o einfügen zusätzlicher Spalten o Sortierung der Tabelle nach eigenem Gutdünken o Summenbildung bei Spalten (z.b. Anzahl Teilnehmer / Betrag / etc.) o beliebige Formatierung (farbliche Markierungen / Fettschrift /.) 4. Drucken Teilnehmer-/Inkassoliste 5. Speichern Teilnehmer-/Inkassoliste als XLS / XLSX Datei, damit Formatierungen nicht verloren gehen! Tabelle mit der Funktion speichern unter im gewünschten Dateiverzeichnis speichern o Excel Arbeitsmappe (*.xls) MS-Office bis 2003 o Excel-Arbeitsmappe (*.xlsx) MS-Office ab August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 13

16 VERFAHREN MIT CALC (OPEN OFFICE) (Sofern Datei beim Herunterladen mit Calc bereits geöffnet wurde, mit Pt. 3 fortfahren) 1. Starten des Tabellenkalkulationsprogramms Calc sofern dasselbe nicht schon beim Download (siehe vorgängige Beschreibungen) automatisch gestartet wurde. 14. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 14

17 2. Öffnen der vorgängig heruntergeladenen und zwischengespeicherter CSV-Datei 1 Zeichensatz: Auswahl [Westeuropa (Windows-1252/WinLatin 1], damit Umlaute korrekt dargestellt werden. 2 Sprache: Auswahl Standard Deutsch (Schweiz) auswählen 3 Trennoptionen: bitte darauf achten, dass Semikolon ( ; ) ausgewählt ist 4 Texttrenner: bitte darauf achten, dass Hochkomma ( ) ausgewählt ist 5 Kontrolle der korrekten Darstellung und allenfalls vorgängige Einstellungen nochmals überprüfen! [ OK ] 3. Bearbeiten der Teilnehmer-/Inkassoliste o löschen nicht benötigter Spalten o einfügen zusätzlicher Spalten o Sortierung der Tabelle nach eigenem Gutdünken o Summenbildung bei Spalten (z.b. Anzahl Teilnehmer / Betrag / etc.) o beliebige Formatierung (farbliche Markierungen / Fettschrift /.) 14. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 15

18 4. Drucken Teilnehmer-/Inkassoliste 5. Speichern Teilnehmer-/Inkassoliste als ODF-Tabellendokument Datei, damit Formatierungen nicht verloren gehen! Tabelle mit der Funktion speichern unter im gewünschten Dateiverzeichnis speichern o ODF Tabellendokument (.ods) (*.ods) 14. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 16

19 Schlussbemerkungen Die Teilnehmer- / Inkassoliste kann auch für die Schlussabrechnung und den bericht verwendet werden. Für weitergehende Fragen, Probleme, etc. wende dich bitte an Webmaster Altersforum Bassersdorf Peter Nünlist Brunnenstrasse Bassersdorf Telefon: 079 / pnuenlist@sunrise.ch 14. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 17