Einleitung Grundlage für die Erstellung der Berichte ist Ihr genehmigter Projektantrag.

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1 Leonardo da Vinci Innovationstransfer (TOI) Vorgehen zur Einreichung von Zwischen- und Schlussberichten Einleitung Grundlage für die Erstellung der Berichte ist Ihr genehmigter Projektantrag. Der Zwischenbericht bezieht sich auf die ersten 12 Monate (sie haben 1 Monat zur Erstellung des Zwischenberichts, also Reporting mindestens über 11 Monate. Der Schlussbericht gibt über die gesamte vertragliche Projektlaufzeit Auskunft. Sie finden die grundlegenden formalen Anforderungen für Zwischen- und Schlussberichte sowie die Richtlinien und Bestimmungen zur Förderfähigkeit der Kosten: - Im Leitfaden der jeweiligen Antragsrunde Allgemeine Informationen, Teil 1, Kapitel 4F (bitte beachten Sie, dass die Schweizer Zuschüsse der ch Stiftung gelten) - Im Vertrag mit der ch Stiftung 1. Wie viele Berichtsexemplare inklusive der Beilagen müssen der ch Stiftung zugestellt werden? Ein vollständiges, ausgedrucktes und unterzeichnetes Berichtsexemplar (Inhalt und Finanzen) sowie elektronisch auf CD-ROM und/oder USB-Stick - für den Zwischenbericht: in einfacher Ausführung - für den Schlussbericht: in zweifacher Ausführung Im Folgenden wird der Begriff Bericht verwendet und deckt beide Berichtstypen, Zwischen- und Schlussbericht, ab. 2. Was muss ich beim Ausfüllen der Report Form beachten? - Allgemeine vorausgefüllte Projektangaben auf ihre Richtigkeit prüfen. - Berichtsformular in der Sprache des Projektantrags ausfüllen. - Alle Pflichtfelder (rot umrandet) vollständig ausfüllen (grau hinterlegte Felder sind Lesefelder, die nicht ausgefüllt werden müssen). Falls zutreffend, anders farblich hinterlegte Felder ausfüllen. - Grobe Abweichungen vom Antragsformular nachvollziehbar erklären. - Falls zutreffend, bitte Projektwebseite und Passwort für die geschützten Bereiche angeben (1 Zugang beim Zwischenbericht, 2 Zugänge beim Schlussbericht) - Machen Sie die Angaben zum Teil K. Financial Report anhand der ausgefüllten Finanztabellen (siehe 4.). Hinweis: - Projektaufschaltung in der Projektdatenbank ADAM vornehmen und aktualisieren ( 3. Report Form online einreichen (siehe Anhang B) 4. Was muss ich beim Vervollständigen der Finanztabellen berücksichtigen? - Alle Pflichtfelder (in weiss) ausfüllen. Die orangefarbenen Felder sind für Überschriften vorgesehen, die gelben Felder sind mit einer automatischen Rechenfunktion hinterlegt. - Keine Änderungen in der Vorlage vornehmen (Referenzen, Formeln, Titel, Zellenformat). - Partnernummern einheitlich in Form von Ziffern 0 bis n angegeben. Orientieren Sie sich an der Annex IV List of partners Ihres Vertrags mit der ch Stiftung. - Dokumentieren Sie auf einem gesonderten Zusatzblatt, welche Methode jeweils zur Berechnung der Personalkosten im Rahmen des Projekts angewandt wurde.

2 - Falls Sie weitere Ausgabenposten in den Finanztabellen näher erklären möchten, nutzen Sie dafür ein Extrablatt, welches sie den ausgefüllten Finanztabellen beilegen und mit der Referenznummer kennzeichnen (zum Beispiel: J3-023). - Alle Kosten sind in EURO zu deklarieren. Es gilt der durchschnittliche Monatskurs zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung. Hinweis: - Mehrwertsteuer ist nur dann förderfähig, wenn die Einrichtung nachweisen kann, dass sie nicht von der Mehrwertsteuer befreit ist (siehe auch Formular zur Mehrwertsteuererklärung). - Alle Einnahmen (Zinsen, Vermarktung von Produkten, etc.) sind in Total Project Costs auszuweisen. 5. Mailversand - Bitte schicken Sie den inhaltlichen (PDF-Format) und finanziellen Bericht (Excel-Format) in elektronischer Form an leonardo@chstiftung.ch. - Bitte kennzeichnen Sie den Mailbetreff wie folgt: Projektnummer_Zwischenbericht oder Projektnummer_Schlussbericht 6. Welche Belege zu den Ausgaben und Projektinhalten muss ich in welcher Form zusammen mit den Papierversionen der Report Form und der Finanztabellen liefern? - Beilagen sind eindeutig gekennzeichnet und zuordenbar o Setzt sich der Betrag einer Kostenkategorie aus mehreren Belegen zusammen (z.b. Reise- und Aufenthaltskosten), stellen Sie klar vollziehbar dar, aus welchen Teilbeträgen sich die Summe zusammensetzt und welche Belege dafür gelten. - Belege müssen für folgende Kostenkategorien eingereicht werden o Tranchenüberweisung (Tabelle J.2 ( c ) ) o Reise- und Aufenthaltskosten (Tabelle J.4) o Infrastrukturkosten (Tabelle J.5) o Sonstige Kosten (Tabelle J.6) o Kosten für Unterverträge (Tabelle J.7) - Es sind die Kopien der Belege einzureichen. - Alle Belege sind eindeutig gekennzeichnet (d.h. die Nummer in der Finanztabelle Invoice reference number stimmt mit der Belegnummer überein). - Sind Belege in einer anderen Sprache als D/F/I/E ausgewiesen, so sind Erklärungen in einer der genannten Sprachen aufgeführt, die die Ausgabeart und die Leistung nachvollziehbar darlegen. - Sind Belege in einer anderen Währung als EURO ausgewiesen, so sind der verwendete Wechselkurs und der EURO-Betrag auf dem Beleg aufzuführen. - Nachweis der Banküberweisung an die Partner in Form von Kopien der entsprechenden Bankbelege oder durch unterschriebene Empfangsbestätigungen der Partnereinrichtungen beilegen. Ausdrucke aus der Finanzbuchhaltung reichen nicht. - Unterverträge sind in vollständiger Form einzureichen. - Weitere Belege, wie Produkte, Disseminationsmassnahmen, Sitzungsprotokolle oder Evaluationsberichte können auf CD-ROM oder USB-Stick beigelegt werden. - Wichtig: - Nicht verständliche Belege (unleserlich oder in einer anderen Sprache als D/F/I/E) werden als nicht prüfbar und demnach als nicht förderfähig ausgewiesen. - Alle Originalbelege der Ausgaben sind für den Fall einer vertieften Kontrolle (Finanzaudit) bereitzuhalten und während 5 Jahren nach Projektabschluss aufzubewahren. Bei den Belegen Ihrer Partner kann es sich um zertifizierte Kopien handeln. 2

3 7. Senden Sie alle Unterlagen per Post an die ch Stiftung: - Bericht und Finanztabellen in einfacher (Zwischenbericht), bzw. zweifacher Version (Schlussbericht) ausdrucken und unterschreiben (Declaration of conformity). - Belege und Zusatzblätter in einfacher (Zwischenbericht), bzw. zweifacher Version (Schlussbericht) beilegen (USB-Stick, CD-ROM). - o Senden Sie das jeweilige Berichtsformular und die Finanztabellen mit Anhängen per Post an die ch Stiftung ch Stiftung Leonardo da Vinci Dornarcherstrasse 28A 4501 Solothurn 3

4 Anhang A Checkliste Einreichung Zwischen- und Schlussbericht Bitte beachten Sie, dass die Zahlen in der Report Form mit denen in den Finanztabellen übereinstimmen. Inhalt Alle Abschnitte des inhaltlichen Berichts sind ausgefüllt Bericht ist original von der zeichnungsberechtigten Person (nicht Kontaktperson) unterschrieben Produkte in einfacher Ausfertigung (Zwischenbericht) und in zweifacher Ausfertigung (Schlussbericht) beigelegt Produkte sind gleich benannt wie im Projektantrag! Falls zutreffend, sind Webseiten inklusive Login-Daten angegeben (1 Zugang für den Zwischenbericht, 2 Zugänge für den Schlussbericht) ADAM-Eintrag ist aktualisiert (Zwischenbericht Status fortlaufend, Schlussbericht Status abgeschlossen ) Finanzen Alle Abschnitte der Finanztabellen sind ausgefüllt Finanztabellen sind original von der zeichnungsberechtigten Person (legal representative) unterschrieben Alle Partner tragen die gleiche Nummer wie in Annex IV Ihres Vertrags mit der ch Stiftung Unterverträge inklusive Angebote und Rechnungen sind beigelegt Belege sind nach Kostenkategorie und Partner geordnet Jeder Beleg trägt eine Referenznummer, die mit der Kostenangabe in der Finanztabelle übereinstimmt Übersichtstabellen für Kostenkategorien, die sich aus mehreren Teilen zusammensetzen, sind erstellt Wechselkursnachweise liegen bei InforEuro - Financial Programming and Budget Versand Bericht online einreichen und in PDF-Format an leonardo@chstiftung.ch Für den Zwischenbericht: Bericht und Finanztabellen in einfacher Version ausdrucken und unterschreiben Für den Schlussbericht: Bericht und Finanztabellen in zweifacher Version ausdrucken und unterschreiben Anhang: Belege, Zusatzblätter, CD-ROM oder USB-Stick Deadline einhalten! Zwischenbericht: 12 Monate nach dem im Vertrag (Artikel V) festgelegten Startdatum. Schlussbericht: 2 Monate nach dem im Vertrag festgelegten Projektende (Artikel V). 4

5 Anhang B Anleitung zur Online-Einreichung der Zwischen- und Schlussberichte Übermittlung des Berichtes Öffnen Sie das Berichtsformular über den oben angegebenen Link (mit Adobe Acrobat Reader ab Version kann kostenlos unter heruntergeladen werden). Füllen Sie das Formular aus und validieren Sie es über den Button. Durch diese Aktion wird die Vollständigkeit der Pflichtangaben überprüft und Sie bekommen eine entsprechende Rückmeldung zu Ihren Eingaben. Rot umrandete Felder sind Pflichtfelder, die zur Validierung des Formulars ausgefüllt sein müssen. Grau hinterlegte Felder sind Lesefelder, die Sie nicht auszufüllen brauchen. Die anders farblich hinterlegten Felder sollten ausgefüllt werden, falls zutreffend. Denken Sie bitte daran, das Formular in regelmässigen Abständen lokal auf Ihrem PC zu speichern. Erst nach vollständigem und ordnungsgemäßem Ausfüllen können Sie den Bericht an die ch Stiftung übermitteln. Dies muss grundsätzlich auf zwei Arten erfolgen: 1 elektronische Übermittlung der Daten 1a) Standardverfahren - Der Bericht wird elektronisch übermittelt. Die Standardmethode für die Übermittlung ist die Online-Übermittlung. Dazu müssen Sie auf den entsprechenden Button Online einreichen auf der letzten Seite der Berichtsform klicken. Damit die Übermittlung gelingt, muss eine Internetverbindung vorhanden sein. 1b) Notlösung - Sollten Sie Schwierigkeiten haben, den Bericht auf dem Standardwege Online zu übersenden, können Sie alternativ den Inhalt des Berichts per verschicken. Dazu müssen Sie auf den entsprechenden Button Anhang erstellen auf der letzten Seite des Berichtsformulars klicken. 5

6 Es öffnet sich ein neues Fenster. Dort wählen Sie bitte aus, wie Sie die versenden möchten. Wählen Sie die Option Desktop- -Anwendung, wenn Sie eine -Anwendung wie Microsoft Outlook Express, Microsoft Outlook, Eudora oder Mail verwenden. Klicken Sie anschließend auf OK. Es wird eine erzeugt, die einen Dateianhang in xml-format hat. Bitte senden Sie diese an die im Empfängerfeld eingetragene Adresse. Wählen Sie die Option Internet- , wenn Sie einen Internet- -Dienst wie Yahoo oder Microsoft Hotmail verwenden. Klicken Sie anschließend auf OK. Es wird eine xml-datei erzeugt, die Sie bitte auf Ihrem Rechner speichern. Diese erzeugte xml-datei fügen Sie bitte als Anhang Ihrer bei und schicken die anschliessend an Bitte vermeiden Sie es, Ihren Bericht mehrfach elektronisch zu übermitteln. 2) Übermittlung der Dokumente per Post Nachwievor muss der Bericht zusätzlich in Papierversion und von Ihnen unterschrieben der ch Stiftung zugesendet werden (1 Version für den Zwischenbericht, 2 Versionen für den Schlussbericht). Sie drucken die Papierversion aus dem Formular heraus, indem Sie auf den entsprechenden Button Formular ausdrucken auf der letzten Seite der Berichtsform klicken. 6