2.1 Bedeutung und Arten der Belege. Die Buchung von Geschäftsvorfällen erfolgt auf der Grundlage von Belegen.

Transkript

1 Lektion 2 2 Sie können nach dieser Lektion die Notwendigkeit einer Buchung auf der Grundlage von Belegen begründen, Belegarten nennen und erklären, die Bearbeitung der Belege in der richtigen Reihenfolge erläutern. 2.1 Bedeutung und Arten der Belege Die Buchung von Geschäftsvorfällen erfolgt auf der Grundlage von Belegen Belegprinzip Die Buchführung muss klar, übersichtlich und so beschaffen sein, dass sich ein sachverständiger Dritter binnen angemessener Zeit einen Überblick über die Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens verschaffen kann ( 238 Abs. 1 Satz 2 HGB). Buchungen müssen mit den Angaben der zugrunde liegenden Belege übereinstimmen. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Entwicklung verfolgen lassen ( 238 Abs. 1 Satz 3 HGB). Nach 238 Abs. 2 HGB ist der Kaufmann verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten. Somit sind Belege beweiskräftige schriftliche Aufzeichnungen (Urkunden) über wirtschaftliche Vorgänge verschiedenster Art (Geschäftsvorfälle), die Grundlage für die Buchung eines Geschäftsvorfalls; es gilt daher der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg! Damit Belege die Dokumentations- und Nachweisfunktion erfüllen können, müssen grundsätzlich folgende Bestandteile enthalten sein: BESTANDTEILE EINES BELEGS Belegnummer (oder Ordnungsnummer für die Ablage) Belegtext (Geschäftsvorfall) Betrag (oder Mengen- und Wertangaben, aus denen sich der Betrag ermitteln lässt) Kontierung (Kontolastschrift und Kontogutschrift) Belegausstellungsdatum und Belegbuchungsdatum Unterschriften der Verantwortlichen (z. B. Aussteller, Buchhalter) 24 BIL01

2 Lektion 2 Eine Rechnung ist nach 14 Abs. 1 Satz 1 UStG jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg zu übermitteln. Rechnungen müssen neben den Angaben zu Lieferdatum, Menge der gelieferten Waren oder Dienstleistungen mit Nettopreis und fälliger Umsatzsteuer ab Juli 2004 auch zwingend folgende Angaben enthalten: die vollständigen Namen und Anschriften des Lieferanten und des Empfängers Auch auf Restaurantbelegen muss der Name des Restaurantinhabers stehen. die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Die USt-ID vergibt das Bundesamt für Finanzen in Saarlouis, Fax ( ) Unternehmer mit Agenturgeschäft (z. B. Tankstellen oder Reisebüros) müssen die Steuernummer von Anbietern wie Aral oder TUI nennen. die fortlaufende unverwechselbare Rechnungsnummer Zulässig sind Zahlen- oder Buchstabenreihen sowie Kombinationen aus beiden. das Ausstellungsdatum der Rechnung den anzuwendenden Umsatzsteuersatz z. B. von 19 % oder 7 % oder 0 % Belege ohne Pflichtangaben berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug und werden von der Finanzverwaltung nicht akzeptiert. Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 150 nicht übersteigt (sog. Kleinbetragsrechnung), muss nach 33 UStDV mindestens folgende Angaben enthalten: 1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, 2. das Ausstellungsdatum, 3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und 4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. Auch bei Rechnungen über Kleinbeträge im Sinne des 33 UStDV kann der Unternehmer den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen, wenn er den Rechnungsbetrag in Entgelt und Steuerbetrag aufteilt ( 35 UStDV). Unternehmer haben ein Duplikat der ausgestellten und empfangenen Rechnungen 10 Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnungen ausgestellt wurden ( 15 b UStG). Verstöße gegen die Aufbewahrungsfrist können mit einer Geldbuße von bis zu geahndet werden ( 26 a UStG). BIL01 25

3 26 BIL01

4 Lektion Belegarten Belege können nach verschiedenen Kriterien eingeteilt werden: BELEGARTEN Natürliche Belege (geborene Belege) entstehen durch den Geschäftsablauf Fremdbelege (externe Belege) werden von anderen Unternehmen ausgestellt. Beispiele: Eingangsrechnungen Quittungen, Kassenzettel Bankbelege (z. B. Kontoauszüge) Postbelege (Kontoauszüge der Postbank, Einzahlungsscheine usw.) Frachtbriefe Lieferscheine u. a. m. Eigenbelege (interne Belege) werden im Unternehmen selbst erstellt. Beispiele: Durchschriften von Ausgangsrechnungen Quittungsdurchschriften Lohn- und Gehaltslisten Materialentnahmescheine Belege über Privatentnahmen (Eigenverbrauch) Belege über Storno- und Abschlussbuchungen u. a. m. Künstliche (Not- oder Ersatz-) Belege (gekorene Belege) müssen den Zeitpunkt, den Grund, die Höhe der Ausgabe sowie die Unterschrift des Verantwortlichen enthalten. Beispiele: Taxifahrten Ferngespräche aus Telefonzellen u. a. m. Als weitere Belegarten können unterschieden werden: Eingangsbelege Ausgangsbelege Einzelbelege Sammelbelege Belege, die von außen in das Unternehmen gelangen (z. B. Rechnungen von Lieferanten) Belege, die vom Unternehmen nach außen gelangen (z. B. Rechnung an Kunden) Belege über jeden einzelnen Geschäftsvorfall (z. B. Materialentnahmeschein) Belege über eine Mehrzahl von Geschäftsvorfällen (z. B. Lohnlisten) 2.2 Bearbeitung der Belege Die Bearbeitung der Belege umfasst folgende Arbeitsstufen: 1. Vorbereitung der Belege 2. Buchung der Belege 3. Ablage und Aufbewahrung der Belege BIL01 27

5 2.2.1 Vorbereitung der Belege Es entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung, dass die Belege sorgfältig auf die Buchung vorbereitet werden. Nur Belege, die buchungsreif sind und folgende Arbeitsstufen durchlaufen haben, stellen eine Buchungsgrundlage dar: 1. Überprüfung der Belege auf ihre formale, rechnerische und sachliche Richtigkeit. 2. Bestimmung des relevanten Buchungsbeleges, wenn mehrere Belege für die Buchung eines Geschäftsvorfalls vorhanden sind (z. B. bei Banküberweisungen können der Überweisungsvordruck oder der Kontoauszug als Buchungsbelege dienen). 3. Sortieren der Belege nach Buchungskreisen, z. B. BELEGE Kassenbelege Bankbelege Postbankbelege Eingangsrechnungen Durchschriften von Ausgangsrechnungen Lohn- und Gehaltslisten BUCHUNGSKREISE Kasse Bank Postbank Eingangsrechnungen Ausgangsrechnungen Sonstiges (z. B. Lohn- und Gehaltsrechnung) Durch die Zusammenfassung von Buchungen auf den Sachkonten wird ein rationelles Buchen ermöglicht. Beispiel: Bei 20 Ausgangsrechnungen werden 20 Kundenkonten belastet; es erfolgt aber nur 1 Gutschrift auf dem Konto Warenverkauf bzw. Umsatzerlöse. 4. Fortlaufende Nummerierung der Belege innerhalb der einzelnen Buchungskreise, z. B. ER 125 (ER = Eingangsrechnung) AR 77 (AR = Ausgangsrechnung) 5. Vorkontierung der Belege, das heißt, mithilfe eines Buchungsstempels werden die Buchungssätze auf den Belegen ausgegeben. Beispiel: Buchungsstempel auf einer Eingangsrechnung KONTO [IKR] SOLL [ ] [2000] Rohstoffe 1.000,00 [2600] Vorsteuer 190,00 HABEN [ ] [4400] Verbindlichkeiten alul 1.190,00 Gebucht: J IX/7, Ro 28 BIL01

6 Lektion Buchung der Belege Nachdem die Belege vorkontiert worden sind, werden sie im Grund- und Hauptbuch gebucht. Eine Buchung ist also die Eintragung eines Geschäftsvorfalls anhand eines Belegs in die Bücher. Dabei sind die Belegart (Buchungskreis) und die Belegnummer anzugeben. Auch auf dem Beleg wird dieser Belegvermerk (z. B. ER 125) und nach jeder Buchung auch ein Buchungsvermerk eingetragen, der das Buchungsdatum (z. B ), die betreffende Journal-(Grundbuch- )seite (z. B. J IX/7 = Journal [Grundbuch] für September auf Seite 7) sowie das Kurzzeichen des Buchhalters (Ro = Roth) enthält. Damit wird der Beleg zum Bindeglied zwischen dem eingetretenen Geschäftsvorfall und der daraus resultierenden Buchung Ablage und Aufbewahrung der Belege Belege sind ordnungsgemäß abzulegen und aufzubewahren. Aufbewahrungsformen Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die Buchungsbelege geordnet, d. h. nach Belegnummern und getrennt nach Belegarten in Belegkreisen (Kassenbelege, Eingangsrechnungen usw.) aufzubewahren ( 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB). Zu unterscheiden sind grundsätzlich zwei Gruppen von Belegen: Belege in physischer (materieller) Form (z. B. Papier) und Belege in elektronischer (digitalisierter) Form (z. B. Abwicklung des Zahlungsverkehrs mittels Electronic Banking oder Electronic Data Interchange mit ausgewählten Kunden und Lieferanten). Beispiel: Beispielsweise können mit QuickBooks im Bereich des Finanzmanagements über einen Internetzugang direkt der Kontostand des eigenen Bankkontos abgefragt, Überweisungen getätigt und Kontoauszüge elektronisch übertragen werden. BIL01 29

7 Abb. 2.1: Elektronischer Zahlungsverkehr (Telebanking) Die aufzubewahrenden Unterlagen können auch als Wiedergabe auf einem Bildträger (z. B. Mikrofilm) oder auf anderen Datenträgern (z. B. Magnetplatten) festgehalten werden, wenn sichergestellt ist, dass die Unterlagen (z. B. Belege) wieder lesbar gemacht werden können ( 257 Abs. 3 HGB, 261 HGB). Eine ordnungswidrige Belegführung kann gegebenenfalls den Straftatbestand der Steuerhinterziehung ( 370 AO) oder leichtfertigen Steuerverkürzung ( 378 AO) oder Steuergefährdung ( 379 AO) herbeiführen. Aufbewahrungsfrist Die Buchungsbelege sind nach dem Handels- und Steuerrecht 10 Jahre aufzubewahren ( 257 Abs. 4 HGB, 147 Abs. 3 AO). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres (also nicht des evtl. abweichenden Geschäfts- oder Wirtschaftsjahres), in dem der Buchungsbeleg entstanden ist ( 257 Abs. 5 HGB, 147 Abs. 4 AO). 30 BIL01

8 Lektion 2 Zusammenfassung BELEGORGANISATION ist die Grundlage für eine ordnungsgemäße Buchführung Keine Buchung ohne Beleg! Im Wesentlichen unterscheiden wir folgende Arten von Belegen: Bei der Bearbeitung der Belege werden generell drei Arbeitsschritte durchlaufen: BELEGBEARBEITUNG Vorbereitung der Belege Buchung der Belege Ablage und Aufbewahrung der Belege Kontrollieren Buchungsrelevanz Sortieren Nummerieren Vorkontieren Belegvermerk Buchungsvermerk Ablage 10 Jahre aufbewahren BIL01 31

9 Wiederholungsaufgaben 2.1 Wozu sind Belege notwendig? 2.2 a) Lesen Sie zu den folgenden Stichworten die gesetzlichen Grundlagen unter den angegebenen Fundstellen nach: Stichwort Rechnung (Definition) Pflicht zur Rechnungsstellung Gutschrift Elektronische Rechnung Inhalt von Rechnungen (allgemein) Aufbewahrung von Rechnungen Ordnungswidrigkeiten bei Rechnungsstellung Kleinbetragsrechnungen Fundstelle 14 Abs. 1 S. 1 UStG 14 Abs. 2 UStG 14 Abs. 2 S. 2 UStG 14 Abs. 3 UStG, Abschnitt 184 a UStR 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 1-8 UStG, 31, 32 UStDV 14 b UStG, Abschnitt 190 b UStR 26 a UStG 33, 35 UStDV b) Vervollständigen Sie die folgenden Merksätze zum Thema Rechnungen: 1. Falls nicht alle gesetzlichen Erfordernisse für Rechnungen oder Kleinbetragsrechnungen erfüllt sind, ist der ausgeschlossen. 2. Unternehmer müssen gegenüber anderen Unternehmern oder juristischen Personen innerhalb von Monaten Rechnungen ausstellen, sonst kann dies mit einer Geldbuße von bis zu bestraft werden. 3. Beim Versand elektronischer Rechnungen ist meist eine erforderlich. Der Leistungsempfänger muss mit der elektronischen Abrechnung einverstanden sein. 4. Rechnungen für den unternehmerischen Bereich müssen Jahre aufbewahrt werden. Bei Werklieferungen usw. für private Zwecke beträgt die Aufbewahrungsfrist Jahre, sonst drohen Bußgelder. 5. Fehlen Pflichtangaben auf der Rechnung, kann der Unternehmer diese unter Bezugnahme auf die ursprüngliche auch nachträglich korrigieren. 2.3 Welche Belegarten unterscheidet man? 2.4 Welche Arbeitsstufen umfasst die Bearbeitung der Belege? 2.5 Welche Arbeitsstufen unterscheidet man bei der Buchungsvorbereitung? 2.6 Welche Vorteile hat das Buchen nach Buchungskreisen? 2.7 Nennen Sie sechs Buchungskreise und die zugehörigen Belege. 2.8 Wodurch unterscheidet sich der Belegvermerk von dem Buchungsvermerk? 2.9 Wie können Belege aufbewahrt werden? 32 BIL01

10 Lektion Wie lange sind Belege aufzubewahren? 2.11 Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist? 2.12 Sind auch Privatpersonen gesetzlich verpflichtet, Belege aufzubewahren? 2.13 Was sollten Empfänger papierloser Rechnungen (Online-Rechnungen) beachten, damit der Vorsteuerabzug nicht gefährdet wird? 2.14 Erstellen Sie als Sachbearbeiter/in einen Zahlungsbeleg über den Erhalt einer Barzahlung in Höhe von (brutto) des Kunden Martin Martini aus Saarburg für den Kauf eines Multimedia-PCs. Die Geschäftsführerin des Bürocenters Global Office OHG in Trier, Bea Herzog, quittiert selbst den Beleg. Tipp: Zur Arbeitserleichterung können Sie auch Vorlagen in Form von Quittung- Blocks verwenden, die Sie z. B. in Schreibwarenläden erwerben können. Im Internet können Sie unter auch online eine Quittung (siehe folgendes Blanko-Formular) erstellen und ausdrucken Der Wechsel ist ein natürlicher Beleg, der sowohl ein Eigenbeleg ( Besitzwechsel ) als auch ein Fremdbeleg ( Schuldwechsel ) sein kann. Was ist ein Wechsel im Sinne der Finanzwirtschaft? Eine umfassende Begriffserklärung erhalten Sie z. B. im Internet in dem Online-Lexikon Wikipedia unter de.wikipedia.org/wiki/wechsel. Tipp: Beim Googeln von Definitionen können Sie in das Web-Suchfeld auch direkt folgende Suchanweisung angeben: define: Wechsel Als Buchhalter der Fischer GmbH & Co. KG wird Ihnen am die auf der nächsten Seite abgebildete Rechnungskopie vorgelegt. a) Um welche Belegart handelt es sich hierbei? b) Wie lange muss dieser Beleg aufbewahrt werden? c) Vorkontieren Sie diesen Beleg. d) Wie lässt sich generell feststellen, ob ein Beleg gebucht wurde? e) Enthält der abgebildete Beleg alle steuerrechtlichen Mindestangaben? BIL01 33

11 34 BIL01