1 Einführung von Novell Über das Buch, die Leser und die Autoren 13

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1 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung von Novell 11 2 Über das Buch, die Leser und die Autoren 13 3 GroupWise ein wertvolles Werkzeug im Unternehmen Eine allgemeine Mailbox wird von einem Team überwacht Automatische Registrierung Getting Things Done - Durcharbeiten Getting Things Done - Organisieren Automatisierte Informationsverteilung Katapult 23 4 Entwerfen Sie Ihren persönlichen GroupWise-Desktop! Felder-Ansicht, Navigationsleiste und Farbschema Neue Features im Hauptfenster von GroupWise Neu in der Ordnerliste: Favoriten + Kalender + Kontaktlisten Basisordner - mehr als nur ein Begrüßungsbildschirm Die Vorteile der Felder-Ansicht nutzen Webseiten zu Ihren GroupWise Feldern hinzufügen RSS-Feeds zu Ihren GroupWise Feldern hinzufügen Mehr Feldoptionen - Freigabe, Voransicht & Ungelesene Einträge Alles in der Basisansicht zusammenfassen Umschalten von der klassischen Groupwise-Anzeige zur neuen Felder- Ansicht (und wenn nötig auch zurück) Besserer Überblick mit Gruppenkennungen Neue Suchen Option kombiniert Filtern & Suchen Klicken lohnt sich, besonders der Rechtsklick Wollen Sie alle Ihre Ordner wirklich immer sehen? Wie man Objekte in versteckte Ordner verschiebt Zeige nicht die vollständige Ordnerliste, zeige nur meinen Aktenschrank Drittherstellerlösungen zur Erweiterung Ihrer Mailbox-Ansichten 44 5 Mit Ordnern wird vieles einfacher Neu in der Ordnerliste: Favoriten + Kalender + Kontaktliste Mit einem Klick eine Kategorie hinzufügen oder die Diskursabfolge ansehen Der Blitzvorschau neues Leben einhauchen Verschaffen Sie sich einen besseren Überblick mit der Blitzvorschau Nutzen Sie Checklistenoptionen in Ihrer Mailbox Mehr über Gruppenkennungen - Für eine besserer Übersicht Ein- oder Ausblenden von Spalten in der Ordneransicht Die Zusammenfassung: Ein anderer Blick auf Ihre Mailbox Schnell auf dem neusten Stand mit der Nachrichtenvorschau Diskursabfolge Listendruck 57 5

2 6 29. Geheimnisse bei der Erstellung persönlicher Ordner Eigenes Design - Ordnereinstellungen Speichern von wieder verwendbaren Ordner-Anzeigeeinstellungen Ordner- und Anzeigeeinstellungen per XML-Datei verteilen Sie können Ihre Ordner, wenn gewünscht, weltweit freigeben! Freigegebene Ordner richtig akzeptieren Unterordner freigeben funktioniert nicht, aber Freigegebene Ordner - die besten Praktiken Drei Wege um Inhalte zu finden - Suchergebnisse im Vergleich Drei Wege um Inhalte zu finden - Suchfunktionalität im Vergleich Suchergebnisordner- schneller Zugriff auf Ihre Informationen Von der Suche zum Suchergebnisordner Erstellen eines Suchergebnisordners Nutzen Sie RSS Feeds, um immer auf dem aktuellen Stand zu sein Verwendung von GroupWise RSS und Ihrem Lieblingsbrowser Verbinden Sie die Stärken von Teaming mit GroupWise Verwendung von IMAP Ordnern Mit NNTP Ordnern eine Fülle an Informationen erhalten Wie Ihnen Systemordner bei der Organisation helfen Der Ordner Ausgangsnachrichten ist ein Systemordner, wie schon in GW4.x Zu Ihren Diensten: der Eintragszähler Ordner manuell oder automatisch Sortieren Ordner mit der rechten Maustaste verschieben Ordnermanagement mit Drittherstellerlösungen 86 6 Die erweiterten Optionen von Mail, Termin und Aufgabe Nahaufnahme Neue Objekteigenschaften in GroupWise Zwei weitere coole Features: Mein Betreff und Kategorien Standardaktionen in GroupWise Mehr Standardaktionen in GroupWise Änderung der Formatierung Ihrer Antworten Die Unterschiede zwischen interner und externer Nachricht Aktivieren von Statusverfolgung und Rückmeldungen für interne Nachrichten Nachrichtenstatus in den Nachrichteneigenschaften ansehen Empfangsbestätigung für Internet-Mail aktivieren Benachrichtigungen erhalten, wenn Termine abgelehnt werden Verfolgung von Nachrichten an externe Mailboxen Standards für die Statusverfolgung einstellen Internet Mails finden und filtern Umwandeln Ihrer Objekte mit der Ändern in-option Die Unterschiede zwischen Text und HTML-Nachrichten Die Herausforderungen und Gefahren von HTML-Nachrichten Erstellen oder Betrachten von Textnachrichten Beste Praktiken bei der Erstellung von HTML Nachrichten Bilder in HTML Nachrichten einbetten Die GroupWise Unterwelt - Anzeige von Systemanhängen Anzeigen der schmutzigen Details Ihrer Mailbox-Objekte Der Umgang mit Mail Vorlagen - Neu Senden 111

3 75. Der Umgang mit Mail Vorlagen - GroupWise Ansichten Leitkarten-Option in GroupWise - Einfacher Workflow Rechtschreibprüfung Blitzkorrektur - Ein weiteres nützliches Werkzeug Blitzkorrektur - ein tieferer Einblick Automatische Rechtschreibprüfung beim Senden einer Nachricht Rechtschreibprüfung beim Schreiben Schnell zwischen Rechtschreibprüfungs-Sprachen wechseln Benutzen Sie Ihre Lieblingstextverarbeitung, Rechtschreibeprüfung & Anzeige Zwischenspeichern von Entwürfen Nichts geht mit der Automatischen Speicherung verloren Anhänge - Geänderte Kopie von Inhalte speichern als TXT, RTF und EML Dateien oder GWI Verknüpfungen Drittherstellerlösungen zur Erstellung neuer Nachrichten Die Signatur oder elektronische Visitenkarte Erstellen Sie Ihre eigene Signatur und elektronische Visitenkarte Erstellen und verwalten Sie Ihre Signaturen - Ein Überblick Erstellen einer HTML-Signatur Erstellen und Speichern mehrere Signaturen Selbst erstellte Signaturen verwenden Hinzufügen einer elektronischen Visitenkarte (vcard) Beispiel einer vcard aus einem GroupWise Adressbuch Wie Sie Ihre eigene vcard erstellen Den persönlichen Adressbucheintrag als vcard nutzen Drittherstellerlösungen für Signaturen & Disclaimers Organisieren Sie Ihr Leben mit dem GroupWise Kalender Coole Kalenderoptionen - Ganztägiges Ereignis & mehr Persönliche Kalender liefern eine viel bessere Übersicht! Neue Termineigenschaften in GroupWise Automatische Annahme von Gruppenterminen Freigabe von Kalenderordnern - ein beeindruckendes Feature! Alle Unterkalender in einer Gesamtansicht Eine neue Kalenderansicht - Die Feldansicht Tag-, Woche-, Monat-, Jahransichten und mehr??? Sie mögen die Monatsansicht nicht? Erweitern Sie die Wochenansicht! Weniger Grau - Mehr Farbe & Möglichkeiten in Ihrem Kalender Eine vollkommen andere Kalenderansicht Kalenderansicht als Text oder Grafik Zeitintervall in der Kalenderansicht Wochennummern anzeigen & andere nützliche Kalenderoptionen Zusätzliche Zeitzonen im Kalender darstellen Als 'Privat' kennzeichnen - für die wirklich privaten Termine Mehr Kontrolle über Ihre Zeit - Termine als belegt anzeigen ICS- oder Termindateien in Ihren Kalender importieren Neu Senden, um bestehende Besprechungstermine zu ändern Teilnehmerliste eines bestehenden Termins ändern 159 7

4 119. Personalisieren und Hinzufügen von Anhängen zu Terminen Terminzeitensuche - in das Leben anderer schauen! Ein etwas anderer Blick auf die Kalender vieler anderer Benutzer Vollständiger Zugriff auf Mehrfachbenutzerkalender via Vertreterzugriff Abonnieren von veröffentlichen Kalendern via Internet Veröffentlichen Sie Ihren eigenen Kalender im Internet Zugriff auf Ihren veröffentlichen Kalender im Internet Terminzeitensuche über das Internet Viele Termine auf einmal? Wiederkehrendes Ereignis Wiederkehrende Termine mittels Beispiel Wiederkehrende Termine mittels Formel Wiederkehrende Termine - der einfache Weg! Wiederkehrende Termine Einer für Alle Achtung! Drucken des Kalenders Mehr Effektivität mit Drittherstellerwerkzeugen Verwalten Sie Ihr Arbeitspensum Verwenden Sie die Aufgabenverwaltung! Die Aufgabenverwaltung in GroupWise 8 - Checkliste = Jobliste Erstellen und Hinzufügen von Einträgen zur Jobliste Einträge in Ihrer Jobliste sortieren Fälligkeitsdatum und Status zu einem Jobeintrag hinzufügen Joblisteneinträge als erledigt markieren und ausblenden Eine Aufgabe besteht aus Teilaufgaben Bleiben Sie in Kontakt mit der Kontaktverwaltung Die neue Kontaktverwaltung in GroupWise Kontakte suchen Die Adressauswahl - Ihr erster Kontaktpunkt Kontakte - mehr als ein einfaches Adressbuch Kontakte der Verlauf zu einem Kontakt Das gute, alte Adressbuch ein Klassiker! Suchfolge für Namensergänzung - welch ein Segen! Das Primärbuch - Segen oder Fluch? Erstellen & Verwalten von Verteilerlisten Machen Sie es zum Teil Ihres Basisordeners - das Feld Kontakte! Kontaktordner effektiv nutzen in der Navigationsleiste Die neue Adresskartenansicht - Notizen & Verlauf Kontaktdetails - Name, & Telefonnummern Kontaktdetails - Büro & Persönlich - Geburtstag & Internet Kontaktdetails mehr als eine Adresse & Kartenansicht Kontaktdetails - Erweiterte & benutzerdefinierte Felder Kontakte speichern - als vcard speichern - Kontaktinformationen versenden Kontakte verwalten - Kopieren & Einfügen Import und Export - Unterstützung von NAB und VCF Import/Export von Kontakten - Export in CSV - Import in CSV Drucken von Adressetiketten und Listen Erfolgsrezept für die Verwendung des Adressbuches Drittherstellerlösungen zum Adressbuch 212 8

5 11 Vertretungszugriff Holen Sie sich Zugang zu mehr Den Vertretungzugriff erlauben - Setzen von Zugriffrechten Vorschläge für das Einrichten von Vertreterzugriffen Mehrfachbenutzerkalender erst durch den Vertreterzugriff nutzbar Drittherstellerlösungen für den Vertretungszugriff Regeln: Lassen Sie GroupWise die Arbeit machen Vermeiden von Endlosschleifen in Regeln Die ultimative Urlaubs- oder Abwesenheitsregel ( für Groupwise 7 und ältere Systeme) Nicht im Büro? Nutzen Sie die Urlaubsregel! Automatisches Annehmen von Terminen Unterscheiden von internen und Internet-Mails in Regeln Verschieben von erledigten Nachrichten mit Regeln Automatische Informationsverteilung Kombination von In Ordner verschieben im Umfeld freigegebener Ordner Weiterleiten & Delegieren Mit Regeln automatisch Kategorien zuweisen Drittherstellerlösungen zur Erweiterung von Regeln Dokumentmanagement Sicherheit im Dokumentenmanagement DMS Ordner in GroupWise Ändern der Eigenschaften von Autorisiert und Standardbibiothek Erstellen von Dokumenten in GroupWise Aus einer Anwendung Dokumente in DMS erstellen und speichern Zusätzliche Features mit Speichern unter Dokumenteigenschaften oder Dokumentprofil Das Dokumentprofil die Eigenschaften eines Dokuments Dokumentprofil - Version, Freigabe & Aktivitätsprotokoll Dokumentstatus ansehen und ändern Erstellen verschiedener Versionen eines Dokumentes Erstellen neuer Dokument-Versionen Die Versionsliste eines Dokuments nutzen Zugriffsrechte auf Dokumente - Wer sieht was? Freigabe von Dokumenten für andere in Ihrem Unternehmen Standard-Freigaberechte für Dokumente Finden von Dokumenten in GroupWise Dokumente auslagern Dokumente einlagern Importieren von Dokumenten in eine GroupWise-Bibliothek In DMS gespeicherte Dokumente versenden Dokumentgruppen verwalten - Kopieren und Verschieben Dokumentgruppen verwalten - Eigenschaften ändern Gruppen von Dokumenten verwalten - Ändern der Freigabe 265 9

6 14 Verwalten Ihrer Mailbox Größe und des Archivs Der Unterschied zwischen Löschen und Tilgen Umgang mit der Mailbox Größenbegrenzung Informationen zur Maiboxgrößen Überschreiten der Mailboxgrößenbegrenzung GroupWise WebAccess und Mailboxgrößenbegrenzung Größenbegrenzung bei Anhängen Manuelles Löschen oder Tilgen von Nachrichten Archivieren von Nachrichten Wie ein persönliches PostOffice Der Zugriff auf das Archiv - Wiederherstellen von Nachrichten Automatisches Archivieren oder Löschen von Nachrichten GWCheck repariert auch Ihr Archiv! Anhänge entfernen kann Platz sparen Bewährte Verfahren zur Archivierung Drittherstellerlösungen: Archivierung verbessert und erweitert Ende - Ihr Feedback ist uns wichtig! Hilfe, Über GroupWise, Training & Übungen 286 A Sight Seeing Tour through Your GroupWise Environment 287 A.1 Adding Structure to an Unstructured World - Take a Look at the Real Strength of GroupWise 288 A.2 Open Your GroupWise Mailbox and What Do You See? 289 A.3 Introducing the User Database 290 A.4 Retrieving Content from the Message Database 291 A.5 No Valuable Space Wasted with Overflow Directories 292 A.6 Communicating with the Outside World 293 A.7 Combining Everything in One Smart GroupWise System 294 A.8 The Past, Present and Future of GroupWise 295 B Der GroupWise Powerguide - Thema List 296 C Schnelltasten 303 D Symbolen neben Nachrichten 307 Index