Version Installation von XNotar XNotar-Administration.. NotarNet GmbH

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1 Version Installation von XNotar XNotar-Administration. NotarNet GmbH

2 Seite 1 Voraussetzungen Lizenzen JAVA Laufzeitumgebung Notarnetzanschluss/Registerbox Systeminformationen Installation von XNotar und SigNotar Programmordner ElRv Datenordner Installation der Programmkomponenten Anlegen von Notaren Reiter Adresse Reiter Allgemein Allgemeine Einstellungen in XNotar ElRv Datenordner ändern Aktive Module auswählen Die Aktualisierung auf Beta Versionen aktivieren Verbindungseinstellungen / Verwendung von Proxy Servern Updates: Aktualisierung der ElRv-Software Einleitung Online Update über Start Programme Elektronischer Rechtsverkehr Offline Update über ElRv Setup Fehler beim Online Update Programmänderungen Nutzung des EGVP-Moduls in XNotar Import eines EGVP Postfaches Automatischer Import eines bestehenden EGVP Postfachs Manueller Import eines bestehenden Postfaches Import eines EGVP Postfaches aus dem Notarportal Erneuerung des Zertifikats des EGVP Postfachs im Notarportal Einstellungen zum EGVP Modul Speicherung der PIN Nachrichten automatisch abrufen Option: Nachrichten sofort versenden Im Notarmodus die Nachrichten immer in den Postausgang legen 30 NotarNet GmbH, Köln Stand:

3 5.3.4 Nachrichtenversand über EGVP Client Postausgang Posteingang Verwendung des EGVP-Clients Installation des EGVP Clients Einrichtung des Importverzeichnisses für Fachdaten Einrichtung des Exportverzeichnisses für (strukturierte) Eintragungsmitteilungen Überblick über die gesamte Ordnerstruktur Datenschutzerklärung für XNotar und SigNotar Kontaktdaten Support: support@notarnet.de Hotline: NotarNet GmbH, Köln Stand:

4 1 Voraussetzungen Das Programm XNotar ermöglicht die Erfassung, Aufbereitung, Weiterverarbeitung und Versand von Daten für elektronische Anmeldungen zum Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts- und Vereinsregister, für elektronische Anträge an das Grundbuchamt (soweit justizseitig zugelassen) sowie für Eintragungsanträge an das Zentrale Vorsorgeregister. Das in XNotar integrierte Programm SigNotar ermöglicht die Erstellung einfacher elektronischer Zeugnisse nach 39a BeurkG, insbesondere elektronisch beglaubigter Abschriften für die elektronischen Anmeldungen und Anträge mit XNotar, aber auch Ausdrucke elektronischer Dokumente nach 42 Abs. 4 BeurkG. Ab der Versionsreihe 3.5 übermittelt XNotar Anmeldungen und Einreichungen an die Registergerichte und elektronische Grundbuchanträge über das EGVP selbst. Der EGVP-Client der Justiz ist nicht mehr erforderlich. 1.1 Lizenzen Für jede Notarin bzw. jeden Notar ist eine Lizenz für XNotar und SigNotar erforderlich. Nach dem Start der Anwendung müssen gültige Registriernummern (eine für SigNotar und eine für XNotar) eingegeben werden. Die Registriernummern werden unmittelbar nach der Bestellung des ElRv-Softwarepaketes mitgeteilt. 1.2 JAVA-Laufzeitumgebung XNotar ist eine Java-Anwendung und benötigt eine Java-Laufzeit-Umgebung. In XNotar 3.5 ist eine eigene Laufzeitumgebung enthalten. Die Nutzung des EGVP-Moduls in XNotar ist nur mit dieser eigenen Laufzeitumgebung möglich. 1.3 Notarnetzanschluss/Registerbox Voraussetzung für die Nutzung des EGVP-Moduls in XNotar ist der Anschluss des Arbeitsplatzes an die Registerbox oder das Notarnetz. Hinweis: Wird im Notariat eine Registerbox eingesetzt, muss soweit noch nicht geschehen - eine IP-Route zur Registerbox eingestellt werden. Dies erfolgt regelmäßig an den betroffenen Arbeitsplätzen. NotarNet GmbH, Köln Stand:

5 Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Anleitung zur Inbetriebnahme der Registerbox, die Sie mit der Registerbox erhalten haben. Bitte wenden Sie sich ggf. an Ihren Systembetreuer. 1.4 Systeminformationen XNotar übermittelt seit der Version elektronisch Informationen über die vorhandene Hard- und Software. Details ergeben sich aus der Datenschutzerklärung am Ende dieses Dokumentes. 2 Installation von XNotar und SigNotar Die Installationsdatei für XNotar einschließlich Dokumentation wird als Download unter bereitgestellt. Der direkte Download-Link lautet Die folgenden Meldungen variieren je nach verwendetem Internet-Browser. Die Installation wird über die Datei elrv-setup.exe gestartet. NotarNet GmbH, Köln Stand:

6 Der Hinweis zu ausführbaren Dateien (variiert nach Betriebssystem) sollte gelesen und mit OK bestätigt werden. Danach startet die eigentliche Installation. Die Sicherheitswarnung ist unbedenklich. NotarNet GmbH, Köln Stand:

7 Über die Schaltfläche Weiter wird die nächste Maske aufgerufen, die Vertragsbedingungen enthält. Nach Setzen des Hakens vor Akzeptieren und Fortsetzen mit Weiter öffnet sich eine Maske, die weitere Informationen zur Installation enthält. 2.1 Programmordner Soweit aufgrund früherer Installationen XNotar der Programmordner nicht bekannt ist insbesondere bei der erstmaligen Installation - wird sodann ein Installations-Verzeichnis abgefragt. Es wird empfohlen, die Voreinstellungen (C:\Programme\ElRv\XNotar) zu verwenden. XNotar ist darauf ausgerichtet, dass die Installation lokal auf einem Arbeitsplatz vorgenommen wird. Ist der Programmpfad aus einer früheren Installation bekannt, wird die folgende Auswahl übersprungen und das Verzeichnis der letzten Installation genutzt: NotarNet GmbH, Köln Stand:

8 Über die Schaltfläche Durchsuchen kann bei Bedarf auch ein anderer Pfad ausgewählt werden. Danach wird die Installation mit Weiter fortgesetzt. Es werden dabei jeweils ein Ordner mit der Bezeichnung Elektronischer Rechtsverkehr auf dem Desktop und im Startmenü unter Alle Programme mit folgenden Programmverknüpfungen angelegt: XNotar Update XNotar Über diesen Menüpunkt erfolgt die Online-Aktualisierung der Programme XNotar und SigNotar (siehe 4.2). 2.2 ElRv-Datenordner Der ElRv-Datenordner dient der Ablage der durch die Programme XNotar und SigNotar erstellten Daten. Soweit aufgrund früherer Installationen XNotar der ElRv-Ordner nicht bekannt ist insbesondere bei der erstmaligen Installation ist dieser sodann anzugeben. Der ElRv-Datenordner muss von allen Arbeitsplätzen, die mit den Softwarekomponenten arbeiten, erreichbar sein. Er sollte daher ein Netzwerkordner sein. Es empfiehlt sich hierzu, den ElRv-Datenordner direkt in der Ebene unter dem Netz-Laufwerk anzulegen. NotarNet GmbH, Köln Stand:

9 Vorgeschlagen wird regelmäßig ein Pfad auf C:\, der mittels der Schaltfläche Durchsuchen korrigiert werden kann. Der Ordner ElRv-Daten selbst wird automatisch angelegt. Auch hier wird die Installation mit Weiter fortgesetzt. Ist der ElRv-Datenordner aus einer früheren Installation bekannt, wird die Auswahl übersprungen und der ElRv-Datenordner der letzten Installation genutzt Installation der Programmkomponenten Die Programmkomponenten werden nun installiert. 1 Es kommt möglicherweise zu einer Fehlermeldung, wenn der ElRv-Datenordner bei Netzwerkinstallationen wegen eingeschränkter Zugriffsrechte während der Installation nicht unmittelbar verfügbar ist. Regelmäßig reicht es dann aus, dass über Durchsuchen der Netzwerkordner einmalig geöffnet wird. NotarNet GmbH, Köln Stand:

10 Die erfolgreiche Installation wird mit Ende abgeschlossen. Beim ersten Start von XNotar wird der Nutzer aufgefordert, einen Notar anzulegen, wenn dieser nicht aus einer früheren Installation bekannt ist. Das Anlegen von Notaren in XNotar und deren Übernahme nach SigNotar wird nachfolgend beschrieben. 3 Verwaltung 3.1 Anlegen von Notaren Die Notardaten werden in XNotar unter Verwaltung -> Notar eingegeben. Das Anlegen des Notars ist nur an einem Arbeitsplatz erforderlich. Da die Informationen auf dem ElRv-Datenordner (auf einem Netzlaufwerk) abgelegt werden, sind diese auf den weiteren Arbeitsplätzen mit Angabe des ElRv- Datenordners sofort verfügbar. Die Verwaltung von Notaren erfolgt über den Menüpunkt Verwaltung in der Navigationsleiste links. Hier können (weitere) Notare hinzugefügt oder gelöscht und deren Daten und Einstellungen geändert werden. NotarNet GmbH, Köln Stand:

11 Beim Hinzufügen und Bearbeiten stehen folgende Karteireiter zur Verfügung: Adresse Allgemein HR (= Handelsregister) ZVR (= Zentrales Vorsorgeregister) GB (= Grundbuch) Favoriten Vorlagen Kommunikation Reiter Adresse Zur Anlage eines Notars sind zunächst die Adressdaten des Notars einzugeben. Hierbei ist zu beachten, dass Vorname und Nachname des Notars exakt mit den Angaben des mit der Lizenz zugesandten Schreibens zur Registrierung übereinstimmen müssen, da diese Angaben in den Registriernummern verschlüsselt sind. Im Karteireiter Adresse sind Pflichtfelder fett dargestellt. Nach dem Ausfüllen der Eingabefelder kann der Vorgang mit Weiter oder Abbrechen fortgeführt werden. NotarNet GmbH, Köln Stand:

12 Das Verzeichnis, in dem die Programme die Daten zu dem Notar abspeichern, liegt unterhalb des ELRV-Datenordners und wird mit dem Nachnamen des Notars bezeichnet. Sofern das Verzeichnis bereits existiert, wird abgefragt, ob dieses Verzeichnis verwendet werden soll. Dies kann passieren, wenn in einem Notariat mehrere Notare den gleichen Nachnamen führen oder der Notar schon einmal angelegt wurde. Wenn der Notar lediglich erneut angelegt wird (beispielsweise wegen einer versehentlichen Löschung), ist die in der obigen Abbildung enthaltene Frage mit Ja zu beantworten. Für den Fall der Namensgleichheit wird hier Nein ausgewählt. XNotar legt dann einen Notarordner mit dem gleichen Namen an und hängt eine Zahl (beim ersten: 1) an (z.b. Meyer und Meyer1). Damit bleibt auch nachvollziehbar, welcher Notar welchen Ordner verwendet Reiter Allgemein Im Karteireiter Allgemein sind die Registriernummern für XNotar und Sig- Notar einzutragen. ElRv-Hinweis: Die Registriernummern von XNotar und SigNotar müssen während der Notaranlage gleichzeitig angegeben werden, weil nur in diesem Fall die Übergabe der Daten an SigNotar erfolgt. NotarNet GmbH, Köln Stand:

13 Unter den Registriernummern sind die relevanten Systemordner aufgeführt. XNotar-Datenordner: In dem Ordner werden von XNotar erzeugte Daten gespeichert. Der Ordner enthält weitere Unterordner für die einzelnen Module von XNotar siehe Ziffer 7 -. EGVP-Importverzeichnis Fachdaten: Dieser Ordner ist bei Verwendung des in XNotar enthaltenen EGVP-Moduls nicht mehr relevant. Wenn die in XNotar enthaltene Komponente SigNotar als Signatursoftware eingesetzt wird, darf beim Signaturformat von der Standardeinstellung separate Signaturdatei mit SigNotar-entsprechender Namenskonvention nicht abgewichen werden. Ein abweichendes Signaturformat kommt nur in Betracht, wenn eine andere Signaturanwendungskomponente als SigNotar verwendet wird und diese eine andere Datenstrukturen schreibt (z.b. Containerdateien mit integrierten Inhalts- und Signaturdaten). Unter Dokumentenname kann eine Konvention für die Bezeichnung des Dateinamens der neu mit SigNotar (über den Button Hinzufügen in Sig- Notar innerhalb der Abarbeitung in XNotar) erstellten Dokumente eingestellt werden. Es müssen dabei nicht alle sechs Auswahlfelder belegt werden. Wird Dateien beim Versand am Ursprungsort löschen gewählt, werden die Dokumente des Vorgangs beim Versand in den SigNotar-Ordnern gelöscht. Wird ein Dokument noch einmal benötigt, findet sich eine Kopie im Notarordner unter HR. Der Unterordner enthält das Aktenzeichen des Vorgangs im Namen. NotarNet GmbH, Köln Stand:

14 Die Daten des Notars, inklusive der Registriernummer für SigNotar, werden nach Anlage des Notars an SigNotar übergeben. Beim nächsten Programmstart von SigNotar wird die Information über einen neuen Notar dort eingelesen und in SigNotar ein Notar angelegt. 3.2 Allgemeine Einstellungen in XNotar Im Menüpunkt Verwaltung - Allgemein können allgemeine Einstellungen in XNotar vorgenommen werden. Diese betreffen alle angelegten Notarinnen oder Notare ElRv-Datenordner ändern Der ElRv-Datenordner ist der (Netzwerk-)Ordner, in dem die Daten- und Systemdateien für XNotar liegen. Der ElRv-Datenordner wird bereits bei der Installation von XNotar und SigNotar festgelegt und sollte in der Regel nicht geändert werden. Die Möglichkeit der Änderung des ElRv-Datenorders ist jedoch gegeben, um die Installation an ggf. geänderte Anforderungen oder eine bei der Installation fehlerhafte Angabe anzupassen, ohne XNotar und SigNotar neu zu installieren. Bei der Änderung des Wertes werden keine Dateien verschoben, dies ist manuell durchzuführen Aktive Module auswählen Die Auswahlboxen für HR, ZVR und GB können einzeln (de-)aktiviert werden. Durch Setzen bzw. Entfernen des Hakens vor dem entsprechenden Modul wird dieses aktiviert oder deaktiviert. In Folge wird das jeweilige Modul auf der XNotar-Startseite entweder wieder oder nicht mehr angeboten. NotarNet GmbH, Köln Stand:

15 3.2.3 Die Aktualisierung auf Beta-Versionen aktivieren Durch Setzen des Hakens bei Auch auf Pilotversionen aktualisieren wird die Update-Funktion von XNotar so konfiguriert, dass bei Update XNotar bereits Versionen geladen werden, die noch nicht allgemein freigegeben sind, sondern sich noch in der Pilotphase befinden. ELRV-Hinweis: An dieser Stelle möchten wir uns auch bei den Piloten für ihre unermüdliche Hilfe bei der Verbesserung unserer Software bedanken. Durch diese Mithilfe gelingt es uns, von Version zu Version einen reibungsfreieren Arbeitsablauf in den Notariaten zu gestalten, da unerwartete Reaktionen in einzelnen Programmbereichen im normalen Arbeitsumfeld aufgedeckt und über den Support an die Entwicklung weitergegeben werden, bevor diese flächendeckend zu Störungen führen können Verbindungseinstellungen / Verwendung von Proxy-Servern In der Maske Verbindung können die Daten eines Proxy-Servers angegeben werden XNotar 3.5 verwendet nunmehr die allgemeinen Proxy- Einstellungen des Arbeitsplatzrechners. Sofern aus Vorinstallationen in XNotar unter Verwaltung -> Allgemein -> Reiter Verbindung ein Proxyserver eingetragen ist, entfernen Sie bitte diesen Eintrag. Sollte nicht bekannt sein, ob im Büro ein Proxyserver verwendet wird (Ausnahmefall), kann dies im Standardbrowser (hier am Beispiel des Internet- Explorers erklärt) unter Menüleiste Extras Internetoptionen nachgeprüft werden. NotarNet GmbH, Köln Stand:

16 Sofern ein Proxy-Servern eingesetzt wird, muss für die Nutzung des EGVP- Moduls progov-osci.bnotk.de als Ausnahme für den Proxy-Server in den Internetoptionen erfasst werden. NotarNet GmbH, Köln Stand:

17 4 Updates: Aktualisierung der ElRv-Software 4.1 Einleitung Liegt ein neues Update vor, wird beim Start von XNotar darauf hingewiesen: Update vornehmen startet das Online-Update. Bei Auswahl von Später wird mit der installierten Version ohne Update weitergearbeitet. Der Hinweis erfolgt beim nächsten Start erneut. 4.2 Online-Update über Start - Programme - Elektronischer Rechtsverkehr Die Aktualisierung erfolgt über Klick auf Start Alle Programme Elektronischer Rechtsverkehr und dann Update XNotar. Der Update-Vorgang erfolgt sodann automatisch. ElRv-Hinweis: Es wurde in Einzelfällen beobachtet, dass trotz korrekter Einstellungen die Updatefunktion nicht funktioniert. In diesem Fall empfehlen wir den Einsatz des Offline- Updates (siehe 4.3) NotarNet GmbH, Köln Stand:

18 4.3 Offline-Update über ElRv-Setup Sofern die Programmaktualisierung von XNotar/SigNotar gemäß 4.2 (Online- Update) nicht zuverlässig funktioniert, kann alternativ die aktuelle Programmversion wie bei einer Erstinstallation (siehe 2) heruntergeladen und über die bestehende Installation installiert werden. Der direkte Downloadlink zur aktuellen Programmversion lautet Alternativ kann der Download-Link unter aufgerufen werden. Die Installation erfolgt grundsätzlich wie zuvor in 2 beschrieben. 4.4 Fehler beim Online-Update Kann die Programmaktualisierung nicht erfolgreich durchgeführt werden, erscheint eine Meldung: In diesem Fall sind die Einstellungen in XNotar wie beschrieben zu prüfen oder ist ein Offline-Update entsprechen 4.3 vorzunehmen. 4.5 Programmänderungen Wurde ein Update vorgenommen, erscheint beim nächsten Programmstart ein Hinweisfenster: Bestätigt man die Frage die Frage mit Ja, öffnet sich der Standard-Internet- Browser und es wird die FAQ-Seite zu den Programmversionen aufgerufen, in der die wesentlichen Änderungen in XNotar dargestellt werden. NotarNet GmbH, Köln Stand:

19 5 Nutzung des EGVP-Moduls in XNotar 5.1 Import eines EGVP-Postfaches Ab der Versionsreihe 3.5 übermittelt XNotar Anmeldungen und Einreichungen an die Registergerichte und elektronische Grundbuchanträge über das EGVP selbst. Der EGVP-Client der Justiz ist nicht mehr erforderlich. Ein bestehendes EGVP-Postfach des Notars kann weiterverwendet und nach XNotar importiert werden. Eine Neuanlage und/oder Pflege eines EGVP- Postfaches erfolgt künftig über das Notarportal der Bundesnotarkammer ( s. hierzu Ziff Solange kein EGVP-Postfach in XNotar angelegt wurde insbesondere nach der erstmaligen Installation von XNotar erfolgt ein Hinweis: Klick auf Ja öffnet einen Import-Wizard (s.a. Ziffer 5.1.1). Die dafür notwendigen Einstellungen können auch unter Verwaltung -> Notar -> Reiter Kommunikation vorgenommen werden. NotarNet GmbH, Köln Stand:

20 Installieren Sie XNotar 3.5 optimalerweise zunächst an einem Arbeitsplatz, an dem der EGVP-Client mit dem EGVP-Postfach des Notars installiert ist. War der Import des Postfachs erfolgreich, wird das Menü um die Einträge Posteingang und Postausgang erweitert. Außerdem findet sich im unteren Bereich eine Übersicht über die offenen Nachrichten. NotarNet GmbH, Köln Stand:

21 5.1.1 Automatischer Import eines bestehenden EGVP-Postfachs Mit EGVP-Daten importieren kann ein bestehendes EGVP-Postfach in XNotar übernommen werden. Ist der bisherige EGVP-Client mit dem EGVP-Postfach des Notars auf dem Arbeitsplatz installiert, zeigt XNotar dieses an: Sind mehrere Postfächer vorhanden (beispielsweise in einer Sozietät), kann das zutreffende Postfach über ein Auswahlmenü ausgewählt werden: Anschließend ist die PIN des EGVP-Postfaches anzugeben. Mit Import starten wird in XNotar ein Postfach mit den Einrichtungsdaten des bestehenden EGVP-Postfaches angelegt. Es werden keine Nachrichten aus dem EGVP- Client importiert. Nach dem Import erfolgt eine Meldung. NotarNet GmbH, Köln Stand:

22 Anschließend wird die Gültigkeit des Postfaches geprüft und bestätigt: Für den automatischen Import sucht XNotar im Benutzerverzeichnis die Datei govello20.properties, in welcher der Pfad zu den EGVP-Daten abgelegt ist. Diese Datei wurde bei der Installation des EGVP-Client angelegt. Anschließend werden die Visitenkarte und die Zertifikate/Schlüssel des Postfaches im ausgewählten Postfach gesucht und nach XNotar importiert Manueller Import eines bestehenden Postfaches Kann XNotar ein bestehendes EGVP-Postfach nicht automatisch finden, kann dieses manuell ausgewählt werden. Der manuelle Import ist nur im Ausnahmefall erforderlich. Bevorzugt sollte der automatische Import (s. Ziffer 5.1.1) an einem Arbeitsplatz erfolgen, an dem der EGVP-Client installiert und in Benutzung ist. Zuerst muss das Verzeichnis ausgewählt werden, welches das EGVP-Postfach enthält. Ist dieses nicht bekannt, kann es bei geöffnetem EGVP-Client im Fenstertitel abgelesen werden. NotarNet GmbH, Köln Stand:

23 In diesem Verzeichnis findet sich ein Unterverzeichnis mit dem Namen postfach_mailbox_ xx 2, dieses wird ausgewählt. Sind mehrere Postfächer vorhanden, kann lfd. Nr. des Postfaches der Auswahl beim Öffnen im EGVP-Client entnommen werden: Ist der bisherige EGVP-Client mit dem EGVP-Postfach des Notars auf dem Arbeitsplatz nicht installiert, wird beim Nachrichtenimport eine Dateiauswahl ermöglicht: 2 XX = lfd. Nr. des Postfaches NotarNet GmbH, Köln Stand:

24 Navigieren Sie in dem Dateiexplorer zu dem Verzeichnis, welches das EGVP- Postfach enthält, und wählen das zutreffende Postfach aus: Die weiteren Schritte sind wie beim automatischen Import (s. Ziffer 5.1.1) Import eines EGVP-Postfaches aus dem Notarportal Erstellen eines Postfaches im Notarportal Die Verwaltung der EGVP-Postfächer erfolgt für Notar künftig im Notarportal ( mit den zentralen Logindaten der BNotK zum ZTR, ZVR etc.). NotarNet GmbH, Köln Stand:

25 Wählt man Neue Registrierung durchführen öffnet sich eine Maske mit den persönlichen Daten des Notars aus dem Notarverzeichnis. Änderungen sind an dieser Stelle (außer der Mobiltelefonnr) nicht möglich. Ggf. sind diese vorher im Reiter Eigene Daten anzupassen. Für die Erstellung eines EGVP-Postfaches ist eine PIN einzugeben (mit Wiederholung). Durch Betätigen des Buttons Abschicken wird ein neues EGVP- Postfach mit den Daten des Notars erstellt. Es erfolgt eine Bestätigungsmaske. Hier muss dann die ZIP-Datei mit den Zertifikatsdaten und der Visitenkarte des Postfaches heruntergeladen und gespeichert werden: NotarNet GmbH, Köln Stand:

26 Die Zip-Datei enthält das Zertifikat (.cer), den privaten Schlüssel (.p12) und die Visitenkarte des neuen Postfachs enthält. Geht der private Schlüssel verloren, kann das Postfach nicht verwendet werden. Es können keine Änderungen am Postfach mehr vorgenommen werden. Der Schlüssel kann nicht wiederhergestellt werden Import des im Notarportal erstellten ZIP-Containers in XNotar Der wie vorstehend beschrieben erstellte ZIP-Container mit den Daten des neu erstellten EGVP-Postfaches muss sodann in XNotar zur Verwendung des Postfaches importiert werden. Hierzu wählt man Verwaltung -> Notar -> Reiter Kommunikation Zertifikat (Portal) importieren aus. In der Dateiauswahl navigiert man in das Verzeichnis, in dem man zuvor den ZIP-Container gespeichert hat und wählt diesen aus: NotarNet GmbH, Köln Stand:

27 Anschließend wird die PIN des EGVP-Postfaches abgefragt. Die weiteren Abläufe sind wie beim automatischen Import (s. Ziffer 5.1.1) Erneuerung des Zertifikats des EGVP-Postfachs im Notarportal Die Gültigkeit eines Zertifikats wird bei jedem Start von XNotar geprüft. Ist die Restgültigkeitsdauer kürzer als 90 Tage, wird auf eine notwendige Erneuerung hingewiesen. Das Zertifikat zu einem EGVP-Postfach kann im Notarportal erneuert werden, soweit es dort registriert ist. Gehen Sie im Notarportal -> Reiter EGVP mit Maus auf Aktionen bei dem Postfacheintrag und wählen Sie Zertifikat ersetzen : NotarNet GmbH, Köln Stand:

28 Es öffnet sich eine Maske EGVP-Registrierungen verwalten. Hier ist der bisherige private Schlüssel (*.p12) nebst der dazugehörigen PIN zu übermitteln. Dies erfolgt über Durchsuchen unter Bisherige Daten : Es öffnet sich ein Dateiauswahldialog. Sofern das bisherige Postfach in XNotar eingebunden war, kann man die Schlüsseldatei (*.p12) im Ordner ElRv-Daten/[Notarname]/OSCI/[User-ID]/Zertifikate finden: NotarNet GmbH, Köln Stand:

29 Anschließend ist unter Künftige Daten eine PIN (mit Wiederholung) einzugeben. Diese kann mit der bisherigen übereinstimmen oder abweichend gewählt werden. Mit Abschicken wird eine neue ZIP-Datei erzeugt. Diese muss nunmehr heruntergeladen werden und kann anschließend in XNotar unter Verwaltung -> Notar -> Kommunikation über Zertifikat (Portal) importieren nach XNotar importiert werden. Folgende Frage ist in diesem Fall mit Ja zu bestätigen: Im Übrigen entspricht die Vorgehensweise dem erstmaligen Import aus dem Notarportal gem. Ziffer Einstellungen zum EGVP-Modul Einstellungen zum EGVP-Modul erfolgen notarbezogen im Reiter Kommunikation (Verwaltung -> Notar -> Bearbeiten) 5.3 Speicherung der PIN Für die Nutzung des EGVP-Postfaches ist weiterhin dessen PIN erforderlich. Diese war im EGVP-Client bisher beim Öffnen des Postfaches einzugeben: NotarNet GmbH, Köln Stand:

30 Die PIN kann in XNotar gespeichert werden. Die Speicherung erfolgt verschlüsselt. Wird die PIN nicht in XNotar gespeichert, ist diese bei jedem Versand- oder Empfangsvorgang anzugeben Nachrichten automatisch abrufen Der Empfang von Nachrichten kann automatisch beim Start und anschließend in Intervallen durchgeführt werden. Das kleinstmögliche Zeitintervall beträgt 15 Minuten. Ein manueller Abruf im Posteingang ist auch in kürzeren Zeitabständen möglich. Das automatische Abrufen von Nachrichten kann die Performance von XNotar beeinträchtigen Option: Nachrichten sofort versenden Die Einstellung Nachrichten sofort versenden bewirkt, dass Nachrichten (Registeranmeldungen, Grundbuchanträge, sonstige Nachrichten) sofort an den Empfänger übermittelt werden, wenn in der Weiterverarbeitung des Fachmoduls der Versand angestoßen wird, z. B. bei einer Registeranmeldung durch Betätigen des Buttons Anmeldung senden : NotarNet GmbH, Köln Stand:

31 Ist die Option Nachrichten sofort versenden nicht aktiviert, wird jedes Mal nachgefragt, ob die Nachricht gesendet oder in den Postausgang für einen späteren Versand gelegt werden soll. Registeranmeldungen und Grundbuchanträge, die in den Postausgang gelegt wurden, können bis zu einem endgültigen Versand noch bearbeitet werden Im Notarmodus die Nachrichten immer in den Postausgang legen Möchte der Notar die Anmeldungen grundsätzlich nicht selbst versenden, können diese ohne die Zwischenabfrage (s. o.) im Notarmodus direkt in den Postausgang gelegt werden. Der Button in der Maske Weiterverarbeitung lautet dann Postausgang : NotarNet GmbH, Köln Stand:

32 5.3.4 Nachrichtenversand über EGVP-Client Soll der Nachrichtenversand wie bisher mit dem EGVP-Client erfolgen, ist hierzu die Option Nachrichtenversand über EGVP-Client zu aktivieren. Es erfolgt keine Datenübernahme von Nachrichten, die sich bereits im Postfach befinden, weder beim Wechsel auf XNotar-OSCI noch beim Wechsel zum EGVP- Client. Hinweis: Der durch die Justiz auf bereitgestellte EGVP-Client wird ab nicht mehr zur Verfügung stehen. 5.4 Postausgang Im Postausgang sind alle Nachrichten enthalten, die mit XNotar gesendet wurden oder bereit für den Versand sind. NotarNet GmbH, Köln Stand:

33 Die Nachrichten können nach Modul gefiltert werden. Wird ein Vorgang abgeschlossen, werden auch die zugehörigen Nachrichten archiviert. Solche Nachrichten kann man durch Auswahl des Archivierungsjahres in der Übersicht anzeigen. Bei Nachrichten, die versandt wurden, ist der Zeitpunkt des Eingangs auf dem Server eingetragen. In der Spalte Abholstatus sieht man, ob die Nachricht vom Empfänger bereits abgeholt wurde. Dieser Status kann mittels des Buttons Prüfen aktualisiert werden. Senden versendet alle Nachrichten, die noch im Postausgang stehen. Markierte Senden versendet die markierte (blau hinterlegte) Nachricht Nachricht öffnen öffnet eine Detailansicht der Nachricht. NotarNet GmbH, Köln Stand:

34 Hier sieht man Empfänger und die Bestandteile der Nachricht. Diese können komplett oder einzeln gedruckt werden. Anhänge/Nachrichten können über die Button rechts neben dem Bereich Anhänge bzw. Nachrichten geöffnet, gedruckt, gespeichert oder per versendet 3 werden. Anhang öffnen Anhang/Nachricht speichern Anhang/Nachricht drucken Anhang per mit Standardanwendung versenden Der strukturierte Inhalt für Registergericht oder Grundbuchamt ist im Anhang nachricht.xml enthalten. Im Sendeprotokoll ist der Eingang auf dem EGVP-Server (Intermediär) dokumentiert. 3 Voraussetzung ist, dass das Betriebssystem die MAPI-Schnittstelle unterstützt NotarNet GmbH, Köln Stand:

35 5.5 Posteingang Alle Nachrichten, die an das EGVP-Postfach des Notars geschickt werden, werden im Posteingang aufgelistet. Neue Nachrichten werden entweder automatisch mit der entsprechenden Einstellung in der Verwaltung oder über Nachrichten abrufen empfangen. Über den Button kann zudem eine einzelne Nachricht unter Angabe der Nachrichten-ID abgerufen werden. Denkbare Anwendungsfälle sind versehentlich gelöschte Nachrichten oder der erneute Empfang von Nachrichten, die bereits in einer anderen Empfangssoftware z. B. der EGVP-Client empfangen wurden, erneut zu empfangen. NotarNet GmbH, Köln Stand:

36 Die Nachrichten-ID kann bspw. einer -Benachrichtigung des Intermediärs entnommen werden. Auch im Posteingang können die Nachrichten nach Modul gefiltert werden. Die Zuordnung zu einem Vorgang wird mittels Vorgang zuordnen getroffen. Es wird eine Liste der Vorgänge angezeigt, aus welcher ein Vorgang ausgewählt wird. Abhängig vom Vorgangstyp wird der Typ der Nachricht gesetzt. Eine Nachricht kann abhängig vom Lesestatus als gelesen oder ungelesen markiert werden. Die Anzahl der ungelesenen Nachrichten ist auch im Menü ersichtlich. Wird ein Vorgang abgeschlossen, werden auch die zugehörigen Nachrichten archiviert. Eine sonstige Nachricht kann auch explizit archiviert werden. Archivierte Nachrichten kann man durch Auswahl des Archivierungsjahres wieder in der Übersicht anzeigen und ggf. auch dearchivieren. Nachricht öffnen öffnet die Detailansicht der Nachricht. NotarNet GmbH, Köln Stand:

37 In dieser Ansicht sind Inhalt und Anhänge der Nachricht ersichtlich. Wie im Postausgang können Anhänge/Nachrichten über die Button rechts neben dem Bereich Anhänge bzw. Nachrichten geöffnet, gedruckt, gespeichert oder per versendet 4 werden. Anhang öffnen Anhang/Nachricht speichern Anhang/Nachricht drucken Anhang per mit Standardanwendung versenden Über die Button unterhalb der Anhänge können folgende Aktionen durchgeführt werden: Druckt die Nachricht Markiert die Nachricht als ungelesen Ordnet die Nachricht einem Register- oder Grundbuchvorgang zu oder löst eine irrtümliche Zuordnung Die komplette Nachricht inklusive aller Bestandteile wird in einer Ordnerstruktur gespeichert Alle Bestandteile der Nachricht werden noch einmal vom Server abgeholt und lokal gespei- 4 Voraussetzung ist, dass das Betriebssystem die MAPI-Schnittstelle unterstützt NotarNet GmbH, Köln Stand:

38 chert. Dies ist nur solange möglich, wie die Nachricht noch nicht auf dem Server gelöscht wurde (derzeit 1 Jahr Vorhaltezeit). Das Prüfprotokoll zeigt die Zeitpunkte von Einreichung und Abholung der Nachricht sowie Details zu den Zertifikaten von Sender und Empfänger. Die EGVP-Zertifikate von Empfänger, Absender und Intermediär werden angezeigt Auf eine Nachricht kann im Posteingang geantwortet werden. Dabei können auch ein Anschreiben und Anhänge übermittelt werden. Die Antwortfunktion sollte regelmäßig nicht für Nachrichten an Registergerichte oder Grundbuchämter verwendet werden. Erstellen Sie bitte hierfür neue Vorgänge im Register- oder Grundbuchmodul, ggf. unter Nutzung der Funktion Vorgang duplizieren und Verwendung der Mitteilungsart sonstige Anmeldung/Mitteilung (HR) bzw. sonstiger Antrag (GB). Die Antwort wird immer als sonstige Nachricht ohne strukturierten Inhalt erstellt. Eine automatisierte Übernahme in das Fachsystem bei Registergericht oder Grundbuchamt ist nicht möglich. Es ist immer eine Bearbeitung durch einen Sachbearbeiter erforderlich. 6 Verwendung des EGVP-Clients Die unter Ziffer 6 gemachten Angaben sind nur relevant, wenn der EGVP- Client der Justiz und nicht das EGVP-Modul von XNotar für Versand und Empfang von EGVP-Nachrichten verwendet werden soll. Hinweis: Der durch die Justiz auf bereitgestellte EGVP-Client wird ab nicht mehr zur Verfügung stehen. NotarNet GmbH, Köln Stand:

39 6.1 Installation des EGVP-Clients Umfassende Hinweise zur Installation des EGVP-Clients sind unter dargestellt. Der EGVP-Client kann dort im Bereich Downloads heruntergeladen werden. Ein Kurzanleitung zur Installation ist unter nleitung.pdf abrufbar. 6.2 Einrichtung des Importverzeichnisses für Fachdaten Voraussetzung für eine erfolgreiche Übergabe der in XNotar eingegebenen Daten an den EGVP-Client ist, dass in EGVP ein Pfad zum Abholen der Nachrichten eingestellt wird, der dem in XNotar eingestellten Pfad zur Abgabe der Nachrichten entspricht. In XNotar findet sich dieser Pfad unter Verwaltung Notar Allgemein. Dieser Pfad muss im EGVP eingestellt werden, damit die Nachrichten von XNotar ordnungsgemäß übernommen werden können. Hierzu ist der EGVP- Client mit dem betroffenen Postfach zu öffnen. Über die Menüleiste Optionen Importeinstellungen kann die Einstellung für den OSCI-Import gewählt werden. NotarNet GmbH, Köln Stand:

40 Über die Schaltfläche Auswählen wird ein Explorer geöffnet, in dem der entsprechende Pfad eingestellt werden kann. ElRv-Hinweis: Im Maskenbereich Automatisierter Import kann die Option Fachdaten aus dem Importverzeichnis automatisch in OSCI-Nachrichten konvertieren und in den Postausgang importieren gesetzt werden. Als Intervall werden fünf Minuten empfohlen. Ist die Option deaktiviert, muss der Import jeweils manuell vorgenommen werden. Durch die Einrichtung des Importverzeichnisses Fachdaten werden für den betroffenen Notar unter dessen Notarordner die Ordner FehlerhafteNachricht, GesendetNachrichten und Nachrichten angelegt. Über den Ordner Nachrichten findet sodann die Kommunikation zwischen XNotar und EGVP statt (siehe 7). 6.3 Einrichtung des Exportverzeichnisses für (strukturierte) Eintragungsmitteilungen Strukturierte Eintragungsmitteilungen, die über EGVP an den Notar gesendet werden, können nach XNotar exportiert werden. Voraussetzung hierfür ist, dass in XNotar und dem EGVP-Client ein Pfad für den Export der Nachrichten eingestellt wird. In XNotar wird dieser Pfad unter Verwaltung > Notar NotarNet GmbH, Köln Stand:

41 > HR (bzw. GB) eingestellt. Soweit der Ordner noch nicht vorhanden ist, wird dieser von XNotar erstellt. Hierzu ist der EGVP-Client mit dem betroffenen Postfach zu öffnen. Über die Menüleiste Optionen Exporteinstellungen kann die Einstellung gewählt werden. NotarNet GmbH, Köln Stand:

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43 7 Überblick über die gesamte Ordnerstruktur Nachstehend wird die Ordner-Struktur des ElRv-Datenordners von XNotar dargestellt: Der Ordner ElRv-Daten befindet sich bei Einsatz in einem Netz auf dem von allen Usern genutzten Netzlaufwerk, günstigerweise in der ersten Ebene. Der Unterordner.system enthält Steuerungsdaten für XNotar. Manuelle Änderungen oder Löschungen können zu Fehlfunktionen von XNotar führen. Der Unterordner OSCI enthält die Postfachdaten für das EGVP-Modul von XNotar Innerhalb des Ordners ElRv-Daten sind auf gleicher Ebene lediglich die Notar-Ordner sowie die Ordner.system und SigNotarRtfSamples erforderlich. Hier sind zusätzlich die users.snu und XNotar.properties hinterlegt. Die darin enthaltenen Daten benötigen die Programme zur Zuordnung der Daten zu den Notaren. NotarNet GmbH, Köln Stand:

44 Für jeden Notar werden folgende Ordner angelegt: 1. Auf_CD_brennen 2. EingangsNachrichten, FehlerhafteNachricht GesendeteNachrichten Nachrichten 5 3. OSCI (wenn das EGVP-Modul von XNotar für den Nachrichtenversandund empfang genutzt wird). 4. SigNotar 5. XNotar Im Ordner Auf_CD_brennen werden Anmeldungen bzw. Anträge gespeichert, die in XNotar zu einer ausnahmsweisen Ersatzeinreichung per CD exportiert wurden. Der Ordner SigNotar enthält auf gleicher Ebene die Ordner Signiert, TiffVorlagen, Unsigniert, Vermerkvorlagen, Vertretung und Zwischenablage, in denen sich im Zeitpunkt der Einrichtung ebenfalls keinerlei Daten befinden (lediglich im Ordner Vermerkvorlagen sind Mustervermerke hinterlegt). In diesen Ordnern werden die mit SigNotar erstellten Dokumente gespeichert. 5 Die Ordner FehlerhafteNachricht, GesendeteNachrichten, Eingangsnachrichten und Nachrichten werden ggf. beim Festlegen des Importverzeichnisses (siehe 6.2) vom EGVP-Client angelegt und dienen dem Datenaustausch mit diesem. Im Ordner FehlerhafteNachricht werden etwaige Nachrichten abgelegt, bei denen der Import im EGVP-Client gescheitert ist. Diese Ordner werden nicht benötigt, wenn das EGVP- Modul von XNotar genutzt wird. Im Ordner Nachrichten liegt im Regelfall ausschließlich die Datei userid.txt. Diese Textdatei beinhaltet die govello/safe-id des verwendeten EGVP-Postfaches. Sollte aus irgendeinem Grunde die Dateigröße der userid.txt leer sein (=0 KB betragen), sollte der Ordner Nachrichten komplett gelöscht und für diesen Notar das Importverzeichnis Fachdaten erneut angelegt werden. Im Ordner Nachrichten werden die Anmeldungen und Grundbuchanträge, die mit XNotar an EGVP übergeben wurden, so lange gespeichert, bis diese im EGVP-Client importiert wurden. Ggf. zusätzlich vorhandene Ordner bzw. Dokumente müssen entfernt werden, da sonst keine Übergabe der Daten an den EGVP-Client erfolgt. Im Ordner "GesendeteNachrichten" werden die Eingangsbestätigungen des EGVP- Intermediärs abgelegt. Im Ordner Eingangsnachrichten werden die an den Notar übermittelten strukturierter Eintragungsmitteilungen gespeichert. NotarNet GmbH, Köln Stand:

45 Zum Ordner XNotar gehören auf gleicher Ebene die Ordner.system, GB, HR, SN und ZVR sowie die Datei notar.config. Die Datei notar.config und der Ordner.system werden für die XNotar-interne Datenablage bzw. Steuerung verwendet. Sie dürfen nicht manuell geändert oder gelöscht werden! Im Ordner OSCI findet sich ein Unterordner für das OSCI- Postfach. Dieses ist mit der User- ID (safe-/govello-id) benannt. In den Unterordnern Eingang, Ausgang und Archiv sind die empfangenen, gesendeten bzw. archivierten Nachrichten abgelegt. Jede Nachricht in einer eigenen Ordnerstruktur. Das Zertifikat des Notars findet sich im Unterordner Zertifikate. Der Ordner log enthält Protokolle über die vorgenommenen Versandvorgänge. Der Ordner SigNotarRtfSamples enthält die Standard-Sammlung der Vermerkvorlagen. Falls eine Vermerkvorlage eines Notars versehentlich zerstört oder falsch abgespeichert wurde, kann der Ursprungszustand durch Kopieren des betroffenen Vermerks in den Ordner Vermerkvorlagen wieder hergestellt werden. NotarNet GmbH, Köln Stand:

46 8 Datenschutzerklärung für XNotar und Sig- Notar NotarNet GmbH - Stand: 7. Mai 2012 Die NotarNet GmbH ist bemüht, ihre Produkte stets zu verbessern. Um dies in optimaler Weise tun zu können, benötigen wir Informationen über die in Ihrem Notariat vorhandene Hard- und Software. Zu diesem Zweck erhebt XNotar ab der Version von allen Computern, auf denen XNotar installiert ist, nachfolgende Daten: XNotar, SigNotar, SecSigner (Versionsnummer, Datum/Uhrzeit des letzten Updates, zuletzt genutzter Arbeitsplatzmodus, Pilotnutzer, Anzahl Installationen im Notariat) Kartenleser für Signaturkarten (Produkt, Firmwareversion) Java (Version, RAM und Anzahl CPU in Java Virtual Machine) Systemressourcen des Arbeitsplatzrechners (Betriebssystem, Anzahl und Model der CPU, Größe des Arbeitsspeichers, Bildschirmauflösung) Installierte Programme (Standard-Internetbrowser, Version (soweit installiert): Microsoft Word/Outlook/Internet-Explorer, Mozilla Firefox/Thunderbird/Lightning, Google-Chrome) Die vorgenannten Daten werden von XNotar in unregelmäßigen Abständen automatisch an die NotarNet GmbH übermittelt, in der Regel im Rahmen der Installation einer neuen Version (Update). Hierüber werden Sie bei jedem Datenversand informiert. Der Versand löst möglicherweise eine Meldung Ihrer Firewall aus. Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt. Weitere Daten als die vorgenannten werden nicht an die NotarNet GmbH übermittelt. Insbesondere werden keinerlei personenbezogene Daten (z.b. Name, Ort, Registrierungs-Schlüssel, IP-Adresse) übermittelt. Eine auch nachträgliche Zuordnung der an die NotarNet GmbH übermittelten Daten zu einzelnen Notaren oder Notariaten ist nicht möglich. Die übermittelten Daten werden statistisch ausgewertet, der übermittelte Datensatz wird anschließend gelöscht. Sie können die automatische Übermittlung der Daten unter Verwaltung Allgemein Systeminformationen versenden deaktivieren. NotarNet GmbH, Köln Stand: