Leistungen erfassen auswerten abrechnen

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1 Leistungen erfassen auswerten abrechnen 1

2 erfassen, auswerten, abrechnen Arbeitszeit ist für Dienstleister die entscheidende wirtschaftliche Ressource. leistungswerk hilft Ihnen diese Ressource bestmöglich zu planen, zu steuern und auszuwerten. leistungswerk bietet effiziente Werkzeuge für die Erfassung, Analyse und Abrechnung Ihrer Dienstleistungen. Mit flexiblen Schnittstellen integriert sich leistungswerk in Ihre bestehenden Prozesse und IT Infrastruktur. Kundendaten können mit vorhandenen Systemen synchronisiert und fakturierte Stunden automatisch in Ihr Rechnungswesen übernommen werden. Benutzerverwaltung Auftragsverwaltung Mitarbeiter Strukturen Leistungen Ressourcenplanung Leistungserfassung Kundenverwaltung Kunden Aufträge Faktura Datenstrukturverarbeitung -Analyse Projektauswertung 2

3 »leistungswerk bietet effiziente Werkzeuge für die Erfassung, Analyse und Abrechnung Ihrer Dienst leistung.«der Prozess Auch wenn sich die Prozesse in verschiedenen Unternehmen erheblich unterscheiden, lässt sich doch ein einfacher wiederholender Ablauf herauskristallisieren: In einer Besprechung werden Aufgaben und Termine an Mitarbeiter verteilt. Die Mitarbeiter bearbeiten diese Aufgaben. Arbeitszeit entfällt auf die Aufgaben. Die Arbeitszeit wird gegenüber dem Auftraggeber abgerechnet. Der Aufgabensteller muss sich darüber im Klaren sein, wer die Kosten der Bearbeitung tragen wird (Wohin wird gebucht?). Der Mitarbeiter findet in seinem System seine Aufgaben und muss nur die Bearbeitungsdauer ergänzen. Der Projektleiter sieht den Stand der Bearbeitung und das Verhältnis von Budget und angefallenen Kosten. Bei der Abrechnung werden alle offenen Posten angezeigt, aus denen automatisch eine Rechnung erstellt werden kann. leistungswerk hilft diesen Ablauf zu optimieren, indem bei der Erstellung einer Aufgabe schon alle wichtigen Informationen erfasst werden. 3

4 Einfache Erfassung Genaue Daten Bessere Abrechnung. Leistungserfassung Das Hauptaugenmerk bei leistungswerk liegt auf der einfachen Erfassung der geleisteten Stunden. Denn je einfacher die Erfassung ist, desto aussagekräftiger sind die Zahlen, die Sie aus dem System bekommen. Dazu unterstützt Sie leistungswerk als freund licher Assistent. Mit Eingabehilfen wie Autovervollständigung und Volltextsuche. leistungswerk merkt sich, was Sie an gleicher Stelle gestern schon eingegeben haben, damit Sie es nicht noch einmal tun müssen. Erfasste Stunden können übersichtlich dar gestellt werden, damit Sie keine Stunde vergessen. 4

5 Projektsteuerung Projekt Mit leistungswerk behalten Sie den aktuel l en Stand Ihrer Projekte immer im Auge. Projektleiter sehen auf einen Blick den Soll/ Ist Stand ihrer Projekte, genau wie Mitarbeiter ihre erfassten Stunden. Der aktuelle Stand von Projekten läßt sich grafisch darstellen oder auch als Microsoft Office Dokument exportieren. Mit leistungswerk können Sie die Auslastung Ihrer Ressourcen im Voraus planen und jedem einzelnen Mitarbeiter in einem Projekt Stundenbudgets vorgeben. Ressourcenanfragen können über zentrale Disponenten gesteuert werden. Die Ressourcenplanung berücksichtigt natürlich auch Urlaub, Krankheit und Feiertage. wird disponiert wird faktoriert Rechnung 5

6 Abrechnung Bei der Rechnungserstellung hilft Ihnen leistungswerk mit übersichtlichen Darstellungen nicht abgerechneter Leistungen und einfach zu verwaltenden Rechnungsvorlagen. Die Rechnungserstellung kann komplexe Prozesse im Vier Augen Prinzip abbilden, wenn Sie Ihren Rechnungsausgang zentral steuern wollen. Darüberhinaus können Sie auch bei der Abrechnung den Preis einzelner Leistungen einfach überschreiben und leistungswerk aktualisiert alle abhängigen Kennzahlen automatisch. Bei der Preisfindung unterstützt Sie leistungs WERK mit der Möglichkeit Preise individuell für einzelne Mitarbeiter, Leistungsarten oder einzelne Projekte zu definie ren. 6

7 Die Zeiten der Projektnummern sind vorbei. Mehrere Mandanten Kunde Projekt Auftragnehmer Mit leistungswerk können Sie Verbünde mehrer Gesellschaften abbilden, bei denen Mitarbeiter unterschiedlicher Arbeitgeber gemeinsam an Projekten arbeiten. Projekt Subunternehmer Rechnung Rechnung In der Projektsteuerung erscheinen alle Mitarbeiter wie ein gemeinsames Team. Bei der Abrechnung können aber nicht nur die Kundenrechnung, sondern auch alle internen Verrechnungen einfach erstellt werden. Dabei können Sie die Verrechnungssätze auf allen Rechnungen individuell anpassen oder auch unterschiedliche Abrechungsdaten wählen. Dies macht sich auch bezahlt, wenn Sie mit freien Mitarbeitern arbeiten. 7

8 Sicherheit leistungswerk bietet Ihnen ein differenziertes Sicherheitssystem, das jedem Mitarbei ter nur die Zahlen liefert, die er sehen darf. Rechte können auf der Ebene von Programmfunktionen wie Rechnungserstellung oder Auftragsbearbeitung vergeben werden. Im Detail kann leistungswerk Zugriffsrechte auf einzelne Felder von Objekten wie zum Beispiel das vereinbarte Honorar eines Auftrags oder die internen Kosten einer geleisteten Stunde abbilden. Die Zugriffsrechte für einzelne Mitarbeiter können aber auch davon abhängen, welche Rolle der Mitarbeiter in einem bestimmten Projekt einnimmt. So kann ein Mitarbeiter, als Projektleiter Buchungen anderer Mitarbeiter zu diesem Projekt einsehen, während er auf Projekte, denen er nicht zugeordnet ist, nicht zugreifen kann. 8

9 Schnittstellen Kundendaten Kundendaten können aus vorhandenen Systemen wie Lotus Notes oder dem globalen Adressbuch einer Windows Domäne importiert werden. Schnittstellen zu anderen Systemen lassen sich mit der modularen Architektur von leistungswerk einfach und schnell realisieren. Rechnungswesen Fakturierte Leistungen lassen sich einfach in Buchhaltungsysteme wie DATEV oder Lexware übernehmen. Wenn Sie keine eigene Buchhaltung haben, können Sie den Datenexport aus leistungswerk einfach an Ihr Steuerbüro versenden. Benutzerdaten leistungswerk kann Benutzerkonten aus einem Microsoft Active Directory oder Open Directory Service zur Authentifizierung der Benutzer verwenden. Damit brauchen Ihre Mitarbeiter kein extra Passwort für leistungs WERK. 9

10 10 Für den großen Überblick über Ihr Unternehmen bringt leistungswerk das Analysewerkzeug zahlenwerk mit. Die einzigartig einfache Bedienung erlaubt Ihnen die schnel le Erstellung von Analysen, um herauszufinden, welche Projekte gut oder schlecht gelaufen sind und auch warum.

11 Kontakt & Team Wir vereinbaren gerne einen Termin mit Ihnen, um Ihnen persönlich zu zeigen, wie einfach Projektsteuerung und analyse für Ihr Unternehmen sein kann. Martin Schweikert Geschäftsführer Telefon: 0761/ info@rechenkombinat.de RechenKombinat Datenverarbeitung beginnt im Kopf Talstraße 1a Freiburg im Breisgau Telefon: 0761/ Telefax: 0761/

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