Projektstrukturierung

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1 Projektarbeit Projektmanagement Gruppe 3 Feldbaumer, Gaar, Polsinger, Russ, Tölle Projektstrukturierung Verwendete Literatur: BOHINC, Tomas; Grundlagen des Projektmanagements;3. Auflage 2012, GABAL Verlag GmbH, Offenbach 2010 BURGHARDT, Manfred; Projektmanagement; 5. Auflage 2000,Publicis MCD Verlag, Erlangen und München 2000 CRONENBROECK, Wolfgang; 1. Auflage; Cornelsen Verlag Scriptor GmbH&Co KG; Berlin 2004 WISCHNEWSKI, Erik; Aktives Projektmanagement für das Bauwesen; 4. Auflage Februar 2003; Friedr. Vieweg&Sohn Verlagsgesellschaft mbh, Braunschweig/Wiesbaden 2003 KYREIN, Prof. Dipl. oec.pupl; Immobilien Projektmanagement, Projektentwicklung und steuerung; 2. Auflage; Immobilien Informationsverlag Rudolf Müller GmbH&Co. KG, Köln 2002 KALUSCHE, Dr.-Ing. Wolfdietrich, Projektmanagement für Bauherren und Planer; München- Wien-Oldenbourg 2002; Oldenbourg Wissenschaftsverlag GmbH, München 2002 Konzept: Ein sachlich gut recherchierter Fachartikel ist als Zielvorgabe gegeben. Darauf hinsteuernd wird unter Zuhilfenahme einschlägiger Literatur ein gut verständlicher und strukturierter Artikel erstellt. Als Thema wird die Projektstrukturierung als Teil des Projektmanagements näher beschrieben und erklärt. Darauf basierend wird ein vorläufiges Inhaltsverzeichnis erstellt, hier lässt sich schon gut die Vorgangsweise und Herangehensweise darstellen. Ziel ist es, einen klar definierten und verständlichen Überblick über das Thema Projektstrukturierung zu geben und seine Rolle innerhalb des Projektmanagement zu erläutern. Dieser Artikel wird im openpm.info veröffentlicht. 1

2 Inhaltsverzeichnis: VORWORT DEFINITION PROJEKTSTRUKTURI RUKTURIERUNG ROLLE INNERHALB DES PROJEKTMANAGEMENTS DER PROJEKTSTRUKTURPLAN Projektstrukturplanung Gliederungsgesichtspunkte Typen von Projektstrukturplänen Objektorientierter Projektstrukturplan Abbildung 1: Beispiel für einen Objektorientierten Projektstrukturplan Funktionsorientierter Projektstrukturplan Abbildung 2: Beispiel für einen Funktionsorientierten Projektstrukturplan Ablauforientierter Projektstrukturplan Erstellung AUFBAU Baumstruktur: Mind Mappings Netzplan BEGRIFFSERKLÄRUNGEN Arbeitspaket Vorgang Aktivitäten NUTZEN FÜR DAS PROJEKTMANAGEMENT

3 BEISPIEL AUS DER BAUWIRTSCHAFTLICHEN PRAXIS Schritt 1: Brainstorming Schritt 2: Mindmap Rechtliche Aspekte: Wirtschaftliche Aspekte: Technische Aspekte: Projektbeteiligte am K1-Tower (Stakeholder): Schritt 3: Projektstrukturplan (Work-Breakdown-Structure)

4 Vorwort Der folgende Artikel soll einen guten und informativen Überblick über das Thema Projektstrukturierung bieten. Die Projektstrukturierung ist innerhalb des Projektmanagements ein immanent wichtiger Prozess der die ersten Ideen und Vorgänge eines Projektes in einer klaren und strukturierten Übersicht darstellen soll und diese Vorgänge in Arbeitspakete verpackt. Ein Bauprojekt ist sehr komplex, mit vielen Beteiligten auf Auftragnehmer- und Auftraggeber Seite, das Problem bei solchen Projekten ist die geringe Beeinflussbarkeit im späteren Verlauf, sprich in der Ausführungsphase, hier sollten alle grundlegenden und speziellen Umstände erfasst worden sein die die Charakteristik dieses Projektes ausmacht. Gerade im Bauwesen ist deshalb eine verhältnismäßig exakte Vorbereitung notwendig, um Kosten zu kalkulieren und die einzelnen Gewerke miteinander technisch abzustimmen. Der Planungsphase wird hier besonderes Augenmerk geschenkt, von den rechtlichen Umständen der Grundstückserwerbung bis zum Hochbau und des technischen Ausbaues sowie der Gewährleistungsfrist sind viele unterschiedliche rechtliche und technische Aspekte zu bedenken. Das Projektmanagement im Bauwesen lebt in der Entwurfs- und Planungsphase, hier sind exakte und umsichtige Prognosen zu erstellen um Bauherren und Ausführende klar zu definieren und ihnen die dem Bauvertrag zustehenden Leistungen zukommen zu lassen. Das Projektmanagement im Bauwesen ist in diesem Fall gefordert während der ersten Entwurfsund Planungsphase Strukturen zu schaffen um ein Bauprojekt problemlos abzuwickeln. Es ist von entscheidender Bedeutung das ein Projekt nachvollziehbar und übersichtlich gegliedert werden kann um hier kalkulatorische und arbeitstechnische Klassifizierungen vornehmen zu können. Es handelt sich bei einem Projektstrukturplan um die Verwirklichung und Verfeinerung einer Mindmap (Baumstruktur die mit Linien und Feldern Beziehungen zwischen einzelnen Projektphasen und Erfordernisse der Umsetzung darstellt), diese Mindmap entspringt meistens dem Brainstorming aller Projektbeteiligter. Durch das Brainstorming wird erstmals eine Idee niedergeschrieben, die zum Ziel hat ein Projekt klar in seine Bestandteile zu zerlegen, diese Ideen und Schlagwörter werden nun zu Fragmenten zusammengefasst, diese Fragmente werden nun mit realen Arbeitsprozessen und Gewerken hinterlegt die notwendig sind um ein Bauprojekt umzusetzen. Die Kunst besteht hierbei ausreichend genau zu sein und doch keinen Projektstrukturplan zu erschaffen der bis ins kleinste Detail jeden Handgriff mit Ort/Datum/Zeit definiert, denn dann kann der Projektstrukturplan schnell einen negativen Effekt entwickeln der Terminpläne und Übersicht zerstört. Hier sind spezifische Zuteilungen notwendig die dann einzelnen Abschnitten des Projektes zugeordnet werden können ohne jedoch bis zur untersten Ebene zu gehen. 4

5 Der Projektstrukturplan soll der rote Faden sein, mit dem das Projektmanagement seine Organisation und Kontrolle gegenüber anderen Instanzen darstellen kann. Ein Projektstrukturplan kann auch als Grundlage für das Leistungsverzeichnis dienen, als Hilfestellung für die Erstellung eines Terminplanes und Basis anderer organisatorischer Variablen im Bauprojekt. Dieser Artikel zeigt nun einige Begriffe und Grundlagen eines Projektstrukturplanes auf, mit fachspezifischen Definitionen wird gespart um ein hohes allgemeines Verständnis über diesen komplexen Vorgang innerhalb des Projektmanagements zu verstehen. 5

6 Definition Projektstrukturierung Nachfolgend einige, der Fachliteratur entnommene, Definitionen des Begriffes Projektstrukturierung. Hierbei wird ersichtlich das es unterschiedliche Ansätze zur Beschreibung gibt, eine allgemeingültige Definition gibt es nicht, da das Projektmanagement auch in anderen Branchen und Fachbereichen tätig ist. Bei den folgenden Definitionen ist die Projektstrukturierung im Projektmanagement des Bauwesens gemeint: Der Projektstrukturplan bricht das globale Ziel des Projektes in operative Ziele für die Mitarbeiter herunter. Methoden zur Erstellung einer Projektstruktur. Die jeweils kleinste Planungseinheit heißt Vorgang. Die Vorgänge werden zu den übergeordneten Arbeitspaketen zusammengefasst. Besondere Bedeutung bekommt die Feingliederung des Projektes. Abschließend wird diskutiert welche Planungstiefe noch sinnvoll ist, um ein günstiges Nutzen- Aufwand-Verhältnis zu erzielen. 1 -Der Projektleiter kann durch einen erstellten Projektstrukturplan klare Aufgaben und Ziele den Projektmitarbeitern zuordnen. werden unter Projektstrukturierung die ziel-, handlungs- und ergebnisorientierte Gliederung des Projektes als Ganzes (System) in seine einzelnen Bestandteile (Elemente) und die Definition ihrer wesentlichen Beziehungen untereinander (Struktur) verstanden. Die Gliederung erfolgt anhand des Projektinhalts bzw. der Projektaufgaben in Form von beschreibenden Informationen. Bei der Struktur wird zwischen Aufbau- und Ablaufstruktur unterschieden. Für die Definition und zeichnerische Darstellung der Aufbaustruktur wird i.a. eine hierarchische Baumstruktur verwenden. Die Ablaufstruktur wird im Ablauf- und Netzplan festgelegt. Die Berücksichtigung der verschiedenen, für die Projektrealisierung relevanten Gesichtspunkte (wie z.b. objekt-, funktions-, verrichtungs-, zuständigkeits-,unterlagen-, kostenorientiert) kann insbesondere bei komplexen Projekten zu mehreren Projektstrukturplänen führen (mehrdimensionale Projektstrukturierung). Meist jedoch nur ein einziger, hierarchischer Projektstrukturplan (PSP) verwendet, in dem die verschiedenen o.g. Sichtweisen zusammengeführt und die einzelnen Projektaufgaben Ebenenweise aus der einen oder anderen Sicht definiert und beschrieben werden (gemischtorientiert). Der Projektstrukturplan ist zentrales Ordnungs- und Kommunikationsinstrument im Projekt. Er stellt den Projektgegenstand und die Arbeitsinhalte in ihrer Gesamtheit dar, deckt Unklarheiten in der Zieldefinition auf, bestimmt alle Arbeitseinheiten (Teilaufgaben bzw. Arbeitspakete) und deren Zusammengehörigkeit, schafft Transparenz und fördert eine gemeinsame durchgängige Sichtweise des Projekts. In Arbeitspaketbeschreibungen werden Arbeitsinhalte, -ziele, -ergebnisse, Verantwortliche, Termine und Dauern, Einsatzmittel, 1 WISCHNEWSKI, Erik; Aktives Projektmanagement für das Bauwesen; 4. Auflage Februar 2003; Friedr. Vieweg&Sohn Verlagsgesellschaft mbh, Braunschweig/Wiesbaden

7 erforderliche Vorarbeiten, Voraussetzungen, zu verwendende Unterlagen, Kosten etc. festgelegt. 2 Zusammenfassend wird gezeigt, dass eine systematische Erfassung aller das Projekt betreffender Aufgaben mit Untergliederung des Projektes zu plan- und kontrollierbaren Arbeitspaketen am zielführendsten ist. Es ist die Basis für weitere Aktivitäten des Projektmanagements wie Terminplanung, Aufgabenverteilung usw. 3 2 Motzel/Pannenbäcker, Projektmanagement-Kanon, 3.1.,Köln Aus Patzak, G. und Rattay, G.: Projektmanagement, 1996, S.166 7

8 Rolle innerhalb des Projektmanagements Im nachfolgenden Kapitel wird, gemäß der Analogie dieses Artikels, zunächst wieder eine Definition laut Fachliteratur erwähnt, danach das Resümee der Autoren dieses Artikels: Die PS lässt sich als unsichtbare Ordnung bezeichnen. Im Grundsatz geht es um die von vornherein vollständige und einheitliche Gliederung des Projektes in sachlicher, zeitlicher und organisatorischer Hinsicht. Erforderliche Hilfsmittel sind ein Projektstrukturplan, Leistungsübersichten sowie Ordnungs- und Kennzeichnungssysteme. Die PS ist Grundlage der Projektentwicklung und Projektsteuerung (-Controlling) In den Handlungsbereichen des Projektmanagements nimmt die Projektstrukturierung den ersten Platz ein: 4 I Projektvorbereitung - Entwickeln, Vorschlagen und Festlegen der Projektziele und der Projektorganisation durch ein projektspezifisch zu erstellendes Organisationshandbuch. Auch bei den weiteren Handlungsfeldern steht die Dokumentation im Projektplan und im Organisationshandbuch an erster Stelle: II. Planung - Fortschreiben des Organisationshandbuches - III. Ausführungsvorbereitung - Fortschreiben des Organisationshandbuches - IV. Ausführung - Fortschreiben des Organisationshandbuches - V. Projektabschluss - Fortschreiben des Organisationshandbuches - 4 KALUSCHE, Dr.-Ing. Wolfdietrich, Projektmanagement für Bauherren und Planer; München-Wien-Oldenbourg 2002; Oldenbourg Wissenschaftsverlag GmbH, München

9 Im Buch Aktives PM im Bauwesen sieht der Autor die Rolle der Projektstrukturierung innerhalb des großen Begriffes Projektplanung : Die Erarbeitung der benötigten Planungsunterlagen erfolgt durch eine vom Projektleiter einberufene Arbeitsgruppe, die in mehreren Klausursitzungen den PSP, die Arbeitspaketbeschreibungen und das Mengengerüst sowie die Termine und den Netzplan erstellen. 5 Projektstruktur spielt beim Projektmanagement eine wesentliche Rolle. Ohne einer schlüssigen Strukturierung des Projektes können das gesamte Projekte oder seine Teilgebiete nur schwer gesteuert, überwacht und Kontrolliert werden und diese Punkte sind wesentlich um ein Projekt nach geltenden Projektmanagementregeln umzusetzen zu können. Die Erarbeitung einer Projektstruktur nimmt den ersten Handlungsbereich eines Projekts ein. Am Anfang der Projektvorbereitung steht das entwickeln, vorschlagen und festlegen von den Projektzielen. Anhand dieser Ziele gilt es einen grundlegenden Projektstrukturplan zu erstellen. In den weiterführenden Projektphasen wird auf das Grundsystem der Projektvorbereitung der Plan erweitert und fortgesetzt. Die Aufgabe bzw. Rolle des Projektstrukturplan ist es eine für alle angewendeten Controlling Werkzeuge eine Struktur vorzugeben welche Nachträgliche Prüfungen erleichtert und übersichtlich macht. Für alle am Projekt beteiligten gilt es für die Tätigkeit welche sie ausgeführt haben den jeweiligen Platz im Strukturplan zu finden und die erbrachte Leistung dort abzulegen. So wird jede Tätigkeit aufgefangen und kann nicht in einem Chaos an Kleinstleistungen und Tätigkeiten eines großen Sammelspeichers untergehen. Dabei muss von jedem Beteiligten die Organisation und Hierarchie strengstens einhalten werden um Verluste und Ressourcenverschwendung zu verhindern. Eine ordentliche Projektstruktur erleichtert dem Controller die Arbeit wesentlich. Die von den Beteiligten erbrachte Arbeitsleistung und Aufwendungen werden den einzelnen Paketen zugeordnet und können leicht nachvollzogen und mit den gegenüberstehenden Ergebnissen und Lösungen verglichen werden. 5 WISCHNEWSKI, Erik; Aktives Projektmanagement für das Bauwesen; 4. Auflage Februar 2003; Friedr. Vieweg&Sohn Verlagsgesellschaft mbh, Braunschweig/Wiesbaden

10 Der Projektstrukturplan Projektstrukturplanung Der Projektstrukturplan (PSP) ist das Ergebnis einer Gliederung eines Projektes. Zuerst wird ein Projekt in einzelne Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete unterteilt. Eine Teilprojektbildung ist nur bei größeren Projekten nötig und wird von je einem Teilprojektleiter geführt. Arbeitspakete sind Teile des Projekts und stellen die unterste Ebene eines Projektstrukturplanes dar. Aus den Arbeitspaketen lassen sich Vorgangs- und Mengenlisten ableiten und ermöglichen eine Trennung der Arbeitseinheiten. Der Zweck des Projektstrukturplans (PSP) ist es eine hierarchische und ergebnisorientierte Gliederung der Projektinhalte zu erreichen. Außerdem wird das Gesamtprojekt in lösbare Teilprojekte und Arbeitspakete unterteilt und bildet somit auch die Grundlage für die nachfolgende Terminund Kostenplanung. Durch die Gliederung ist es leichter Mitarbeiter und Verantwortlichkeiten den einzelnen Gewerken zuzuordnen und somit effizientes Arbeiten zu gewährleisten. Die Erstellung eines Projektstrukturplans ist nach heutigem Erkenntnisstand des Projektmanagements eine der zentralen Aufgaben der Projektplanung. Die Erkenntnisse aus dem Projektstrukturplan fließen in das Risikomanagement mit ein. Der Projektstrukturplan ist essentiell und wird deshalb auch als Plan der Pläne bezeichnet. Ein hinreichend detaillierter Projektstrukturplan bildet das Fundament für die gesamte weitere Projektplanung und ist die Basis für den Erfolg eines Projektes. 1 Gliederungsgesichtspunkte Das wichtigste Ziel ist es, dass die relevanten Tätigkeiten vollständig und einmalig erfasst werden. Um dieses Ziel zu erreichen, wird ausgehend von der obersten Ebene, dem Projekt selbst, bei der Erstellung der jeweils nächsttieferen Ebene ein für jede Ebene einheitliches Gliederungsprinzip angewendet. Die Einteilung des Projektstrukturplanes soll so aussehen, dass keine/wenige Überschneidungen und Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitspaketen auftreten. Um die Arbeitspakete zu definieren sind daher diverse Gesichtspunkte zu berücksichtigen: 2 Organisatorische Zuständigkeit Zeitlicher Ablauf Kalkulatorische Vorgaben Technische Aspekte 10

11 Arbeitspakete müssen eindeutig und einer einzigen organisatorischen Einheit zugeordnet werden können, damit eine klare Verantwortung für das jeweilige Arbeitspaket geregelt ist und eine Kompetenzüberschreitung vermieden wird. Der zeitliche Ablauf eines Arbeitstaktes muss ebenfalls bedacht werden. Typen von Projektstrukturplänen 3 Der Projektstrukturplan wird nach verschiedenen Orientierungen aufgebaut sein. Man unterscheidet 3 Arten von Projektstrukturplänen: Objektorientierter Projektstrukturplan Funktionsorientierter Projektstrukturplan Ablauforientierter Projektstrukturplan Objektorientierter Projektstrukturplan Der objektorientierte Projektstrukturplan richtet sich bei der Gliederung nach den Bestandteilen des zu erstellenden Systems, d.h. er orientiert sich an Komponenten, Einzelteilen und Modulen. Außerdem berücksichtigt er auch alle Zwischenergebnisse wie Prototypen oder Übergangslösungen in der Planung. Der objektorientierte Projektstrukturplan hat große Ähnlichkeit mit dem Produktstrukturplan, dadurch kann man diese beiden Strukturpläne leicht miteinander vermischen. Man sollte darum keinen reinen objektorientierten Projektstrukturplan verwenden, da keine strikte Trennung (von den Projektplanern) zwischen den Begriffen Projekt und Produkt gemacht wird. Abbildung 1: Beispiel für einen Objektorientierten Projektstrukturplan4 11

12 Funktionsorientierter Projektstrukturplan Der funktionsorientierte Projektstrukturplan gliedert die Arbeitspakete in die zu erfüllenden Aufgaben des Projektes. Daher wird er auch aufgabenorientierter Projektstrukturplan genannt. Die Gliederung kann in Aufgabenbereiche wie Planung, Analyse, Realisierung und Implementierung erfolgen. Abbildung 2: Beispiel für einen Funktionsorientierten Projektstrukturplan5 Ablauforientierter Projektstrukturplan Der ablauforientierte Projektstrukturplan strukturiert alle Aufgaben in der logischen Reihenfolge ihrer Abfolge. Die Arbeitspakete werden nach dem Entwicklungsprozess bestimmt und danach strukturiert. Die oberste Ebene spiegelt die Prozessabschnitte, die unteren Ebenen die jeweiligen Prozessschritte wider. Diese Form des Projektstrukturplans findet hauptsächlich dort Anwendung, wo der Prozessablauf Schritt für Schritt erfolgt. In der Praxis treten oft Mischformen der 3 Grundtypen auf. 12

13 Erstellung 6 Für die Erstellung von Projektstrukturplänen sind drei Methoden etabliert: Top-Down-Ansatz Bottom-Up-Ansatz Yo-Yo-Verfahren Eine häufige Vorgehensweise bei der Erstellung eines Projektstrukturplans (PSP) ist das Top- Down-Verfahren, hierbei profitiert man von den Erfahrungen mit ähnlichen Projekten oder wenn die Inhalte des Projektes weitreichend bekannt sind. Der Projektstrukturplan (PSP) wird durch Zerlegung vom Projekt bis zu den Arbeitspaketen gebildet. Benennung des Projekts Auswahl der geeigneten Orientierungsmethode für die zweite Ebene Zerlegung des Gesamtprojekts in Teilprojekte oder Teilaufgaben Auflistung der Aufgaben bzw. Strukturelemente der zweiten Ebene Auswahl der jeweils geeigneten Orientierungsmethode für jedes Element der zweiten Ebene Weitere Zerlegung, bis Arbeitspakete vorliegen. 1 Vgl. und Manfred Burghardt, Projektmanagement Leitfaden für die Planung,Überwachung und Steuerung von Entwicklungsprojekten, 5.Auflage,2000, Publicis MCD Verlag, ISBN , S Vgl. und Manfred Burghardt, Projektmanagement Leitfaden für die Planung,Überwachung und Steuerung von Entwicklungsprojekten, 5.Auflage,2000, Publicis MCD Verlag, ISBN , S Vgl Manfred Burghardt, Projektmanagement Leitfaden für die Planung,Überwachung und Steuerung von Entwicklungsprojekten, 5.Auflage,2000, Publicis MCD Verlag, ISBN , S.142 ff 4,5 =6&cHash=c5012a07d75b7202cf59d11b64e4cf73 6 Vgl. 13

14 Aufbau Die Erklärung des systematischen Aufbaues: Werkzeug der Projektstrukturierung ist der Projektstrukturplan. Als einfache erste Definition: Der Projektstrukturplan (PSP) (engl. work breakdown structure; abgekürzt WBS) ist das Ergebnis einer Gliederung des Projekts in plan- und kontrollierbare Elemente. Ein Projekt wird im Rahmen der Strukturierung in Teilaufgaben und Arbeitspakete unterteilt. Teilaufgaben sind Elemente, die weiter unterteilt werden müssen, Arbeitspakete sind Elemente, die sich auf der untersten Ebene befinden und nicht weiter unterteilt werden. Die Erstellung eines Projektstrukturplans ist nach heutigem Erkenntnisstand des Projektmanagements eine der zentralen Aufgaben der Projektplanung. Der PSP ist die Grundlage für die Termin- und Ablaufplanung, die Ressourceneinplanung und die Kostenplanung. Zudem fließen die Erkenntnisse aus dem PSP in das Risikomanagement ein. Weil er als Grundlagenplanung für ein Projekt angesehen werden kann, wird der PSP gerne als "Plan der Pläne" bezeichnet. 6 7 Baumstruktur: Der PSP gliedert ein Projekt in mehrere Ebenen, als zweckmäßig erwiesen hat sich das diese phasenorientiert aufgebaut sein soll. Im Bauwesen wäre das für die erste Ebene: - Management - Innenausbau - Vorphase - Außenanlagen - Rohbau - Abnahme Die Arbeitspakete werden dann jeweils mit Bezeichnungen die aus zwei Teilen besteht benannt. Und zwar nach dem Objekt und dem Verb. Zum Beispiel: Objekt: Verb: - Erdgeschoss - bauen Das Arbeitspaket würde dann Erdgeschoss bauen heißen. - Wird grundsätzlich immer das Objekt differenziert, so erhält man einen objektorientierten PSP - Wird grundsätzlich immer das Verb (die Funktion) differenziert, so erhält man einen funktionsorientierten PSP 6 Erhard Motzel: Projektmanagement-Lexikon. 2. Auflage. Wiley-Verlag, Weinheim 2010, S. 194f. 7 Vgl. Ebda 14

15 Mind Mappings Mind Mapping bedeutet das Anfertigen einer Erinnerungskarte Der Hintergrund hierbei ist, dass sich das Gehirn die dabei entstehenden Linien- und Schriftmuster besser einprägen kann als eine nüchterne Tabelle oder ähnlich Regelmäßiges. Kommen wir zurück zur Erklärung der PSP, hierzu werden einige Begriffe im Zusammenhang mit der Erstellung eines PSP erklärt: Netzplan Die Vernetzung kann sich auf das gesamte Projekt beziehen oder einen Teil davon. Der Netzplan dient auch und vor allem als Terminsteuerungselement. 15

16 Begriffserklärungen Welche Begriffe werden innerhalb der Projektstrukturierung zum Aufbau eines PSP verwendet? Nachfolgend einige Erklärungen und Darstellungen: Arbeitspaket Durch das erste Gebot: Strenge Projektstruktur soll vermieden werden das sich die Baumstruktur in völlige Destrukturierung auflöst durch zu viele Ebenen. Die praktische Grenze liegt bei 200 Arbeitspaketen. Im Durchschnitt werden die meistens Projekte um die 100 Arbeitspakete umfassen. Die unterste Planungseinheit heißt Vorgang. Die übergeordnete Planungseinheit heißt Summenarbeitspaket, Sammelvorgang oder Hauptaufgabe. 8 Vorgang Die Arbeitspakete der untersten Ebene heißen Vorgänge. Die Vorgänge sind die eigentlichen Informationsträger, die es zu planen und zu verfolgen gilt. Ein Vorgang kann jeder Ebene angehören. Innerhalb eines Projektes kann es also Vorgänge in der zweiten Ebene genauso wie in der fünften Ebene geben. Es kann allerdings dazu kommen das Vorgänge allzu differenziert betrachtet werden: Je mehr Vorgänge geschaffen werden, umso komplexer die Abhängigkeiten, umso notwendiger eine bis ins letzte Detail ausgeklügelte Netzplanung. Der damit verbundene Aufwand ist extrem hoch, teilweise sogar unverhältnismäßig groß. Aktivitäten Für die Vorgänge überlegt sich der Vorgangsverantwortliche als nächstes die Untergliederung in Aktivitäten. Zur Erhöhung der Genauigkeit wird jeder Aktivität ein Gewicht (Aufwand) zugeordnet. Dieses Gewicht wird aufwandorientiert vergeben. Die Genauigkeit erhöht sich nochmals um den Faktor zwei. Mit Hilfe der Aktivitäten erreicht man bei der Schätzung des Fortschrittgrades für einen Vorgang eine Genauigkeit von 0,5% bis 2%. 8 Vgl.: WISCHNEWSKI, Erik; Aktives Projektmanagement für das Bauwesen; 4. Auflage Februar 2003; Friedr. Vieweg&Sohn Verlagsgesellschaft mbh, Braunschweig/Wiesbaden

17 Nutzen für das Projektmanagement Man strukturiert das Projekt um eine klare Vorstellung über die zu erledigenden Arbeitsschritte zu erhalten, dies trägt besonders zu einer reibungslosen Projektabwicklung bei und ist unerlässlich bei größeren Projekten. Jedoch schadet es auch nicht bei kleineren gut organisiert zu sein. Das Werkzeug, dass am häufigsten in der Projektstrukturierung angewandt wird, ist der Projektstrukturplan (PSP), dieser wird als Organigramm dargestellt und ist der Masterplan, von dem alle anderen Pläne z.b. dem Ablauf- und Terminplanung ausgehen. Es ist daher erforderlich, dass möglichst frühzeitig ein solcher Projektstrukturplan mit sämtlichen Aufgaben möglichst vollständig erstellt wird. Der Zweck eines solchen Planes ist die Zerlegung des großen Projektes in kleine delegierbare Arbeitsaufgaben. Bei den einzelnen Arbeitsaufgaben werden auch allerhand andere Informationen hinzugefügt, neben des Verantwortlichen und wichtiger Projektbeteiligten findet man dort auch Beginn und Ende des Projektes sowie die Kosten. Dies trägt einiges zu einer reibungslosen Kommunikation des Teams bei. Außerdem wird die weitere Erstellung von Plänen, sowie die Verteilung der Arbeitspakete und Teilaufgaben unterstützt Ein gut organisierter Projektstrukturplan ist erleichtert dem Projektleiter und seinem Team die Arbeit ungemein. Er liefert einen guten Überblick über die zu erledigenden Arbeiten, außerdem erkennt man Lücken bzw. fehlende Aufgaben und Überschneidungen leichter. Durch die Zusatzinformationen ist klar wer der direkte Vorgesetzte und Verantwortliche sowie die Projektbeteiligte sind. Der Projektstrukturplan wird auch für Diagnosen, Projektsteuerung und Projektdokumentation hergenommen. 17

18 Beispiel aus der Bauwirtschaftlichen Praxis Vorgabe: Erstellen Sie für das Hochbauprojekt "K1-Tower", der unlängst direkt neben der FH fertiggestellt wurde, einen Projektstrukturplan. Zeigen Sie dabei insbesondere auch den Übergang vom Brainstorming über die Projektstruktur (mit einer Mindmap) den Übergang zu einem strukturierten Projektstrukturplan mit allen Arbeitspaketen im Sinne einer Workbreakdown-Structure (WBS). Treffen Sie dabei die Annahmen, wie Sie die Planung und die Ausführung abwickeln wollen (Generalplaner oder Einzelplaner, GU oder Einzelvergabe, etc.) selbst. Es wird im Folgenden ein reales Projekt der freien Wirtschaft (K1-Tower, Graz-Eggenberg) exemplarisch behandelt um einen Projektstrukturplan her- und darzustellen. Es wird in diesem Kapitel zunächst - als Basis ein erster Ideensammelwettbewerb (Brainstorming) durchgeführt, um Grundlegende notwendige Projektbestandteile zu identifizieren, danach - als erste Struktur eine Mindmap und dann, als finaler Abschluss,: - Der Projektstrukturplan (Work-Breakdown-Structure) des Hochbauprojektes K1- Tower 18

19 Schritt 1: Brainstorming Es kann dies der erste Prozess sein um notwendige Schritte/Arbeitspakete für ein Hochbauprojekt zu definieren. Brainstorming wird wie folgt definiert: Brainstorming ist eine von Alex F. Osborn 1939 erfundene und von Charles Hutchison Clark weiterentwickelte Methode zur Ideenfindung, die die Erzeugung von neuen, ungewöhnlichen Ideen in einer Gruppe von Menschen fördern soll. Er benannte sie nach der Idee dieser Methode, nämlich using the brain to storm a problem (wörtlich: Das Gehirn verwenden zum Sturm auf ein Problem). Hilbert Meyer verwendet in UnterrichtsMethoden als Übersetzungsangebot den Begriff Kopfsalat, der VDS schlägt Denkrunde und Ideensammlung vor. 9 Der eigentliche Sinn des Brainstormings ist es, ohne genauer Zielvorgabe lose Gedanken zum Hochbauprojekt und dessen erforderliche Arbeitspakete zu kreieren. Allerdings ist diese Methode nur als Tippgeber zu betrachten. Brainstorming hilft bei Aufgabenstellungen einfacher Komplexität, geeignet für Zielformulierungen und Aussagen mit symbolhaftem Charakter. Es gibt zwei Phasen im Brainstorming: Phase 1: Teilnehmer nennen spontan Gedanken zur Lösungsfindung, wobei sie sich im optimalsten Fall gegenseitig ergänzen und neue Gesichtspunkte definieren. Diese Gedanken werden schriftlich niedergeschrieben und mit Linien miteinander verbunden, falls sich Zusammenhänge bilden lassen. Wichtigster Grundsatz: Keine Kritik, keine Wertung oder Beurteilung der Ideen. Phase 2: Die Ergebnisse werden sortiert und thematisch Zusammengefasst, problemferne Ideen werden, wenn sie nicht als Ansatz für weitere Impulse dienen können, aussortiert. Die Ergebnisse werden grafisch dargestellt und dienen als Grundlage für eine weitere Vertiefung in Form einer Mindmap. Hier im Artikel wird die Brainstorm-Unterlage übergangen um gleich zur Mindmap weiterzugehen, die in der Mindmap dargestellten Ebenen mit ihren Hauptthemen (Recht, Wirtschaft, Technik) und ihren weiteren Verästelungen innerhalb der Hauptthemen (Recht Bauverträge, Wirtschaft Nutzeridentifikation, Technik Rohbau/Ausbau) lassen einen recht guten Rückschluss auf das Brainstorming zu! 9 Entnommen aus: 19

20 Schritt 2: Mindmap Die Übersicht über die Mindmap Projekt K1-Tower : Aus Gründen der Übersichtlichkeit werden nun folgend die einzelnen Hauptthemen und deren Unterpunkte exemplarisch hervorgehoben um einen besseren Überblick über die einzelnen Aspekte eines Hochbauprojektes zu bekommen. Rechtliche Aspekte: 20

21 Wirtschaftliche Aspekte: Technische Aspekte: -Unterpunkt Technische Ausführung 21

22 -Unterpunkt: Stadtplanung und Architektur -Unterpunkte: Bebauungsplan, Ausschreibung, Entwicklungsabschnitte sowie Externe und Interne Erschließung 22

23 Projektbeteiligte am K1-Tower (Stakeholder): Übersicht: Einzelne Beteiligte: 23

24 10 Zusammenfassend ergibt sich schon ein recht genaues und strukturiertes Bild eines Hochbauprojektes und dessen Bestandteile, die Mindmap dient im weiteren Schritt als Grundlage für die Ausarbeitung des Projektstrukturplanes (PSP), 10 Erstellt mithilfe der Website: 24

25 Schritt 3: Projektstrukturplan (Work-Breakdown-Structure) Der Projektstrukturplan befasst sich hier mit dem Punkten Recht, Wirtschaft und Technik. Das Projekt mit seinen Gewerken wird einzeln an Unternehmen vergeben: Baumeister: Planung und örtliche Bauaufsicht: Statik: Elektroplanung: Haustechnik: Porr Bau GmbH Architekturbüro LFZT GmbH ABES Wagner&Partner ZT GmbH Auer&Ofenluger GmbH HÜBL Haustechnik GmbH Im folgenden Bild ist die erste und zweite Ebene des PSP dargestellt für das Hochbauprojekt K1-Tower: 25

26 Nun wird in den einzelnen Unterebenen differenziert, beginnend bei Hauptthema Recht und den drei Unterpunkten Konzept, Prüfung, Verträge: 26

27 # 27

28 Nun dieselbe Analogie bei Hauptthema Wirtschaft : 28

29 Diese Aufteilung und Zuordnung von Hauptthemen Unterthemen und bis hin zu Arbeitspakten lässt sich nun am besten im beigefügten.pdf besser verfolgen. Wir hoffen mit diesem Praxisbeispiel eine gelungene Darstellung der - Erzeugung, - Darstellung und - Verwertung eines Projektstrukturplanes gegeben zu haben. 29